›
›

Bài giảng Hệ điều hành - Chương 3: Ms Excel 2010 - Nguyễn Thị Uyên

pdf 183 trang ngocly 360
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Hệ điều hành - Chương 3: Ms Excel 2010 - Nguyễn Thị Uyên", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_he_dieu_hanh_chuong_3_ms_excel_2010_nguyen_thi_uye.pdf

Nội dung text: Bài giảng Hệ điều hành - Chương 3: Ms Excel 2010 - Nguyễn Thị Uyên

  1. CHƢƠNG 3 MS EXCEL 2010 Giảng viên: ThS. Nguyễn Thị Uyên Khoa Công nghệ thông tin – ĐHV Email: [email protected] TRANG: 1
  2. NỘI DUNG A.3.1 Các khái niệm và thao tác cơ bản 3.2A. Lập và định dạng bảng tính 3.3A. Lập công thức và tính toán với hàm 3.4A. Sắp xếp và lọc dữ liệu 08/08/2014 2
  3. 3.1 Các khái niệm và thao tác cơ bản • Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: • Tính toán đại số, phân tích dữ liệu • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách • Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau • Vẽ đồ thị và các sơ đồ • Tự động hóa các công việc bằng các macro • Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. 3
  4.  Khởi động Excel 2010 Cách 1: Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2010 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop  Thoát khỏi Excel (Biểu tƣợng Excel) Cách 1: File Exit. Cách 2: Click vào nút Close ( ). Cách 3: Alt+F4. 4
  5. ệ Giao di n excel 2010 Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh Menu (Menu bar) Thanh công thức (Formula) Ô (Cell) hiện hành Ribbon Tên bảng tính (Sheet Tab) 5
  6. Giao diện excel 2010 Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. HomeReview:InsertPageFormulas:Data:View: : Layout Các:ThiếtLà Chèn Các nơinút Chèn lậpnút :cácchứa lệnhChứa các lệnh côngloại cácthaochế các kiễmđối thức,nút độ đốinút tượng lỗilệnhhiển vớiđặtlệnh chính dữvàođượcthịtên về liệucủa tả,vùngbảngviệc sử hỗtrongbảng dụng hiển(range), tínhtrợ tínhvà thịdịchnhưthường ngoài bảngnhư: :côngtừ, bảng thêmxuyênExcel,tínhphóng cụ biểu, kiểmvà chú cáctrong to, thiếtvẽ thíchtra danh thusơ quá lậptheo đồ,nhỏ, vào sách, intrình đồdõi ấncácchia thị,.phâncônglàm ô, màn ký cácviệc thức,tích hiệu, hình thiết như dữ : lậpđiềuliệu, bảo khiển vệ bảng việc tínhtính. toán của Excel. cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu 6
  7. Cấu trúc của một workbook • Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Một Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet). • Worksheet : một bảng tính gồm các cột và hàng. • Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (220) hàng, được đánh số thứ tự từ 1, 2,3, , 1048575, 1048576 • Cột (Column): Có tối đa là 16.384(214) cột, được đánh số từ A, B, , Z, AA, AB ZZ, AAA, AAB, , XFD. • Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1 • Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10 • Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. 7
  8. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển tới , , , Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+ ,Ctrl +  Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên. Enter Về ô liền kề phía dưới Tab Về ô liền kề bên phải Shift + Enter Về ô liền kề phía trên Home Về cột A trong cùng hàng PageUp Lên một màn hình PageDown Xuống một màn hình Alt + PageDown Sang phải một màn hình Alt + Page Up Sang trái một màn hình Ctrl + Home Tới ô A1 Ctrl + End Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu 8
  9. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home (Editing) Find & Select Go To (F5) Gõ địa chỉ ô cần đến Ô chứa giá trị đặc biệt 9
  10. 3.2 Lập và định dạng bảng tính 3.2.1 Các khái niệm cơ bản trong bảng tính a. Kiểu dữ liệu số • Bao gồm: giá trị số: 0 9 giá trị % giá trị tiền tệ $ giá trị thời gian: ngày, giờ • Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô • Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows: chọn lệnh Start Control Panel Regional and Language Formats Additional Settings Number 10
  11. b. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) • Bắt đầu bằng ký tự chữ (A Z) hoặc dấu nháy trên („) • Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác • Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô (Khi nhập dữ liệu số sai quy cách mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi) 11
  12. c. Công thức (Formula) • Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu + • Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị trên thanh công thức • Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. • Các toán tử gồm: • Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%) • Nối chuỗi (&). Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam” Hà Nội – Việt Nam • So sánh: =, >, =, <> • Các toán hạng gồm: • Hằng số • Hàm và các tham số • Địa chỉ ô, địa chỉ vùng 12
  13. 3.2.2 Nhập dữ liệu vào bảng tính a. Địa chỉ tương đối • Các địa chỉ cột và hàng sẽ thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác. • Cấu trúc: • Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3 13
  14. b. Địa chỉ tuyệt đối • Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác. • Cấu trúc: $ $ • Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2 14
  15. c. Địa chỉ hỗn hợp • Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức. • Cấu trúc: $ • Ví dụ: địa chỉ A$1. • Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức. • Cấu trúc: $ • Ví dụ: địa chỉ $A1. • Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: sử dụng phím F4 15
  16. 3.2.3 Các thao tác với dữ liệu trên bảng tính • Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn • Chọn dãy các ô liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng • Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng). • Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên giữ phím Ctrl chọn các vùng tiếp theo. Dãy các ô liên tiếp Dãy các ô không liên tiếp 16
  17. • Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng • Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng. • Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng. Tên cột Tên hàng 17
  18. • Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo. • Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A • Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ Chọn cả bảng tính 18
  19. • Xóa bằng Delete: • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa • nhấn phím Delete (Del) chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa. • Xóa bằng Clear: • Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa • Home Editing Clear chọn lệnh xóa phù hợp: • Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink) • Clear Formats: xóa định dạng • Clear Contents: xóa nội dung • Clear Comments: xóa chú thích • Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô • Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô 19
  20. • Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động. • Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo. • Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng. Lệnh Undo Lệnh Redo Lệnh Repeat 20
  21. 3.2.4 Định dạng dữ liệu bảng tính 1. Canh lề cho dữ liệu trong ô a. Sử dụng menu lệnh • Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.  Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Number  Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Number 21
  22. Các kiểu dữ liệu Ví dụ mẫu Số chữ số thập phân (<=30) Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, Định dạng số âm 22
  23. b. Sử dụng thanh công cụ Decrease Home nhóm Number Decimal Currency Increase Decimal Percent Style Comma Style • Currency: Định dạng kiểu tiền tệ. • Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm. • Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn. • Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân. • Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân. 23
  24. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Canh chỉnh dữ liệu theo Chọn hướng của dữ chiều ngang liệu Canh chỉnh dữ liệu theo Độ xoay dữ liệu trong chiều dọc ô (từ -90 90) Dữ liệu tự động xuống dòng nếu quá kích thước Lùi vào đầu dòng dữ liệu trong ô Dữ liệu tự động vừa với kích thước của ô Trình tự đọc và canh lề nội dung Trộn các ô thành một ô 24
  25. b. Sử dụng thanh công cụ Orientation Home nhóm Alignment Vertical Increase Indent Horizontal Decrease Indent • Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang. • Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc. • Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu • Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng • Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng • Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng • Merge & Center: Trộn các ô thành một ô và canh giữa 25
  26. 1. Định dạng ký tự a. Sử dụng menu lệnh • Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.  Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Font  Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Font 26
  27. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Chọn kiểu font chữ Chọn kiểu chữ đậm, nghiêng Chọn gạch chân Kích cỡ chữ Có đường kẻ ngang Về dạng bình thường Chỉ số trên Màu chữ Chỉ số dưới Mẫu xem thử 27
  28. b. Sử dụng thanh công cụ Font Size Home nhóm Font Increase Fontsize Font Decrease Fontsize Font Style Border Fill Color Font Color • Font: Chọn kiểu font chữ • Font Style: Chọn kiểu đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U) • Font Size: Chọn cỡ chữ • Increase Font size: Tăng thêm một cỡ chữ • Decrease Font size: Giảm một cỡ chữ • Font Color: Màu chữ; Fill Color: màu nền • Border: Chọn đường viền 28
  29. 2. Kẻ khung cho bảng tính Chọn vùng dữ liệu kẻ khung  Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Border Chọn kiểu đường viền Không kẻ viền khung Chọn màu đường viền Kẻ các đường ngoài Kẻ các đường trong Kẻ đường trực quan theo yêu cầu 29
  30. 3. Tô nền cho bảng tính Chọn vùng dữ liệu cần tô màu nền  Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Fill Không tô màu nền Mẫu màu nền Chọn màu nền Mẫu kiểu nền Hiệu ứng cho màu nền Ví dụ mẫu Bổ sung thêm màu nền 30
  31. 3.2.5 Định dạng bảng tính Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Illustrations: • Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy • ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office • Shapes: chèn một đối tượng đồ họa • SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao • Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình 31
  32.  CHÈN MỘT ĐỐI TƢỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Text: • TextBox: chèn hộp văn bản • Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu đề dưới cho trang in • WordArt: chèn chữ nghệ thuật • Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử • Object: chèn các đối tượng nâng cao • Nhóm Symbols: • Equation: chèn công thức toán học • Symbol: chèn ký tự đặc biệt 32
  33.  TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout • Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền Open 33
  34.  ĐẶT TÊN VÙNG  Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên  Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng • Cách 1: Formulas Defined Names Define Name • Cách 2: Formulas Defined Names Name Manager New • Cách 3: Click phải chuột Define Name  Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name • Name: nhập tên vùng vào hộp • Scope: phạm vi sử dụng • Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần OK. 34
  35.  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt  Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di chuyển  Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển) • Cách 1: Home Clipboard Copy hoặc Cut. • Cách 2: Click phải chuột Copy hoặc Cut • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut) 35
  36.  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt  Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến.  Thực hiện dán vùng dữ liệu: • Cách 1: Home Clipboard Paste • Cách 2: Click phải chuột Paste • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V b. Sử dụng chuột • Chọn vùng dữ liệu giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. 36
  37.  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special)  Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut  Chọn vị trí đích click phải chuột Paste Special . (Hoặc Home click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special) 37
  38.  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Mục Paste: thực hiện dán • All: tất cả • Formulas: công thức • Values: giá trị • Formats: định dạng • Comments: chú thích • Validation: qui định xác thực dữ liệu • All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn • All except borders: tất cả trừ khung viền • Column widths: chiều rộng cột • Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số • Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số 38
  39.  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Mục Operation: dán thêm các phép toán • None: không tính toán • Add: cộng • Subtract: trừ divice • Multiply: nhân • Divide: chia add subtract multiply 39
  40.  CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE c. Dán đặc biệt (Paste Special) • Skip blanks: trừ các ô rỗng • Transpose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại • Paste Link: dán liên kết 40
  41.  SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD • Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung gian Clipboard. • Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu không phân biệt kiểu. • Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu trước đó bị đẩy xuống. • Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi tên cuối nhóm Clipboard 41
  42.  SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD Các thao tác trên Clipboard • Paste All: dán tất cả các mục • Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu • Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard • Thao tác với dữ liệu trong clipboard: • click chọn dữ liệu Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính • click chọn dữ liệu Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard 42
  43. 3.2.4 Định dạng dữ liệu bảng tính a. Chèn hàng  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên.  Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng • Cách 1: Home Cells Insert Insert Sheet Rows • Cách 2: Click phải chuột Insert 43
  44. b. Chèn cột  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái  Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột • Cách 1: Home Cells Insert Insert Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột Insert 44
  45. c. Chèn ô  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống  Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô • Cách 1: Home Cells Insert Insert Cells • Cách 2: Click phải chuột Insert  Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải • Shift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dưới • Entire row: chèn cả dòng Shift cells right • Entire column: chèn cả cột Shift cells down  Bước 4: Kết thúc • OK: thực hiện chèn ô • Cancel: hủy việc chèn ô 45
  46. a. Xóa hàng  Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa.  Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng • Cách 1: Home Cells Delete Delete Sheet Rows • Cách 2: Click phải chuột Delete b. Xóa cột  Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa.  Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột • Cách 1: Home Cells Delete Delete Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột Delete 46
  47. c. Xóa ô  Bước 1: Chọn ô cần xóa.  Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô • Cách 1: Home Cells Delete Delete Cells • Cách 2: Click phải chuột Delete  Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên trái • Shift cells up: xóa và đẩy các ô lên trên • Entire row: xóa cả dòng • Entire column: xóa cả cột Shift cells left Shift cells up  Bước 4: Kết thúc • OK: thực hiện xóa ô • Cancel: hủy việc xóa ô 47
  48. . Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng • Giá trị độ rộng cột từ 0 255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự. • Giá trị chiều cao của dòng từ 0 409 (point), mặc định là 12.75 point. a. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột • Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột • Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần Ký Ký hiệu hiệu điều điều chỉnh chỉnh chiều độ cao rộng hàng cột 48
  49. b. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh  Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước  Bước 2: Home Cells Format  Bước 3: Chọn lệnh phù hợp: • Row Height nhập giá trị quy định chiều cao của hàng • AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu. • Column Width nhập giá trị quy định độ rộng của cột • AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu. • Default Width quy định lại kích thước mặc định 49
  50. . Tăng tốc việc nhập dữ liệu có dạng đặc biệt a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn  Bước 1: nhập giá trị khởi đầu  Bước 2: đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô (Fill handle), con trỏ chuyển thành hình dấu “”. Nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 50
  51. a. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn • Danh sách một số AutoFill có sẵn: Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr, January February, March, April, Text1 text2, text3, text4, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, 51
  52. b. Tự tạo thêm mẫu AutoFill  Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList • Trên Ribbon chọn thẻ File Options Advance • Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences Edit Custom Lists xuất hiện hộp thoại:  Bước 2: Tạo danh sách • Chọn NEW LIST • Nhập danh sách trong hộp List entries • Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách • OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách mới 52
  53. c. Điền dữ liệu theo quy luật  Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ nhất  Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai  Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang. 53
  54. d. Sử dụng chức năng AutoCorrect  File Options Proofing AutoCorrect Options xuất hiện hộp thoại (1) Tích chọn để bật chức năng (2) Gõ cụm từ viết tắt (3) Gõ đoạn văn bản đúng (4) Nhập vào danh sách 54
  55.  SỬ DỤNG LỆNH FILL  Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) sao chép và tất cả các ô cần sao chép dữ liệu đến  Bước 2: Home Editing Fill chọn hướng phù hợp: • Down: sao chép dữ liệu từ trên xuống • Right: sao chép dữ liệu từ phải sang • Up: sao chép dữ liệu từ dưới lên • Left: sao chép dữ liệu từ trái sang 55
  56.  SỬ DỤNG LỆNH FILL • Home Editing Fill Series: sao chép dữ liệu theo quy luật • Series in: điền dữ liệu trong • Rows: theo hàng • Columns: theo cột • Type: kiểu • Linear: cấp số cộng • Growth: cấp số nhân • Date: kiểu thời gian • Date unit: bộ thời gian • Day: ngày • Weekday: tuần • Month: tháng Giá trị bước nhảy Giá trị kết thúc • Year: năm 56
  57. 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILL 57
  58.  LƢU TỆP DƢỚI DẠNG PDF Cách 1: • File Save As Cách 2: • File Save & Send Create PDF/ XPS Document Create PDF/XPS Chọn kiểu PDF Chọn chế độ chuẩn Mở sau khi lưu 58
  59. 3.2.5 Định dạng bảng tính Di chuyển qua lại giữa các Sheet  Cách 1: sử dụng chuột click vào tên Sheet (trên Sheet Tab)  Cách 2: sử dụng tổ hợp phím: • Ctrl + Page Up: đến Sheet liền trước (từ Sheet 2 Sheet 3) • Ctrl + Page Down: về Sheet liền sau (từ Sheet 2 Sheet 1)  Cách 3: sử dụng các nút lệnh trên Sheet Tab Về Sheet đầu Về Sheet liền trước Đến Sheet cuối Sheet hiện hành Thêm Sheet mới Đến Sheet liền sau
  60. Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Phím nhấn Di chuyển  hoặc Tab Sang ô bên phải  hoặc Shifft + Tab Sang ô bên trái  Lên dòng  Xuống dòng Home Ô đầu tiên của dòng (cột A) Ctrl + Home Ô đàu tiên của bảng tính (A1) Ctrl + End Ô cuối cùng của vùng chứa dữ liệu Alt + Page UP Di chuyển qua trái một trang màn hình Alt + Page Down Di chuyển sang phải một trang màn hình Page Up Di chuyển lên một trang màn hình Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình 60
  61.  ĐỔI TÊN BẢNG TÍNH  Cách 1: • Home (Cells) Format Rename sheet  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet cần đổi tên • Rename • Nhập tên Enter Cách 2 Cách 1
  62.  XÓA BẢNG TÍNH  Cách 1: • Home (Cells) Delete Delete sheet  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet muốn xóa • Delete Cách 1 Cách 2 62
  63.  CHÈN THÊM BẢNG TÍNH  Cách 1: • Click vào nút lệnh Insert Worksheet trên sheet tab  Cách 2: • Dùng tổ hợp phím (Shift+F11)  Cách 3: • Home (Cells) Insert Insert sheet  Cách 4: • Click phải chuột lên thanh sheet tab • Insert Worksheet OK 63
  64.  DI CHUYỂN, SAO CHÉP BẢNG TÍNH  Cách 1: • Click chuột lên tên sheet Nhấn giữ và di chyển đến vị trí mới  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet Move or Copy . Chọn vị trí di chuyển hoặc sao chép đến Tích chọn sao chép 64
  65.  ĐỔI MÀU NỀN CHO TÊN BẢNG TÍNH  Cách 1: • Home (Cells) Format Tab Color  Cách 2: • Click phải chuột lên tên sheet • Tab Color chọn màu thích hợp Cách 1 Cách 2 65
  66.  CHÈN SIÊU LIÊN KẾT • Chọn vị trí (ô hoặc dòng văn bản) liên kết • Thực hiện lệnh siêu liên kết  Cách 1: Home (Link) Hyperlink  Cách 2: Click phải chuột Hyperlink  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + K Dòng văn bản liên kết Chọn liên kết đến tệp khác Chọn đường dẫn đến tệp liên kết Chọn liên kết đến Sheet khác trong cùng tệp Chọn tệp liên kết đến Tạo tệp mới để liên kết đến Liên kết đến một địa chỉ Email 66
  67.  CHÈN SIÊU LIÊN KẾT Liên kết đến một WorkSheet khác trong cùng tệp • Sau khi thực hiện lệnh Hyperlink chọn mục Place in This Document Dòng văn bản liên kết Nhập địa chỉ ô liên kết đến Chọn Sheet liên kết đến 67
  68.  LIÊN KẾT THÔNG TIN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH a. Liên kết các sheet trên cùng một tệp • Cú Pháp: = ! • Trong đó: + : là tên của bảng tính cần liên kết đến + : địa chỉ ô chứa dữ liệu liên kết b. Liên kết giữa các sheet không cùng một tệp • Cú Pháp: =[ ] ! (Sau khi liên kết thông tin giữa các bảng tính thì chỉ cần cập nhật thay đổi trên một bảng tính mà đồng thời được lưu trên cả hai) 68
  69. 3.2.6 Các thao tác với trang bảng tính • Chức năng: không gian làm việc lưu các file có liên quan đến nhau trong quá trình làm việc. Do đó thay vì phải mở từng file một ta chỉ cần mở không gian làm việc là các file có liên quan đã được lưu chung sẽ tự động cùng mở. • Các bước thực hiện lệnh lưu: • Bước 1: Mở file cần lưu • Bước 2: View Save Workpace • Bước 3: Nhập tên, chọn vị trí lưu • Save 69
  70.  LÀM QUEN VỚI BIỂU ĐỒ • Biểu đồ là một công cụ rất hữu ích, hiển thị dữ liệu kiểu hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng phong phú giúp việc so sánh, đánh giá các số liệu được trực quan dễ dàng. • Biểu đồ được tạo trên một bảng số liệu vì vậy trước khi xây dựng biểu đồ cần tạo một bảng tính có chứa các dữ liệu cần thiết. • Có nhiều loại biểu đồ với các chức năng khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu so sánh, đánh giá số liệu để lựa chọn cho phù hợp. 70 60 60 2013 50 50 40 40 2010 2012 30 Lúa Đậu 2011 20 Ngô 30 Ngô 2012 10 Đậu 2011 Lúa 20 2013 0 2010 2011 2012 2013 10 Lúa 50 52 55 60 2010 Ngô 40 42 45 38 0 Lúa Ngô Đậu 0 20 40 60 Đậu 30 32 35 18 70
  71. • Bảng sau mô tả các loại biểu đồ và công dụng cơ bản của mỗi loại Stt Loại biểu đồ Chức năng sử dụng 1 So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc. 2 So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang. 3 Xem sự thay đổi của dữ liệu trong một đoạn. 4 Mô tả quan hệ của các phần theo hình Pie. 5 Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan. 71
  72. • Bảng sau mô tả các loại biểu đồ và công dụng cơ bản của mỗi loại Stt Loại biểu đồ Chức năng sử dụng 6 Mô tả quan hệ các giá trị qua một giai đoạn. 7 Mô tả quan hệ dữ liệu theo hình Pie có lỗ ở giữa. 8 Mô tả quan hệ dữ liệu so với với tâm điểm. 9 Mô tả đồ hoạ ba chiều. 10 Tạo điểm sáng các giá trị theo toạ độ. 11 Kết hợp biểu đồ Line và biểu đồ Column. 72
  73. • Các thành phần trong một biểu đồ TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU LƯƠNG THỰC 2010 - 2013 Tiêu đề trục Tấn Tiêu đề của 70 tọa độ biểu đồ 60 50 Đường lưới của biểu đồ 40 Lúa 30 Ngô 20 Đậu Các giá trị của 10 Chú giải của trục tọa độ 0 biểu đồ 2010 2011 2012 2013 Năm 73
  74. • Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ • Chèn biểu đồ: Insert Chart group chọn loại biểu đồ • Bổ sung các thông tin đầy đủ cho biểu đồ • Định dạng cho biểu đồ 70 60 50 40 Lúa Ngô 30 Đậu 20 10 0 2010 2011 2012 2013 74
  75. • Bấm chọn biểu đồ đã tạo • Chart Tool Design (Type) Change Type Chart • Chọn loại biểu đồ khác 75
  76. a. Thiết kế biểu đồ • Chọn biểu đồ cần định dạng Chart Tools Design • Change Chart Type: chọn lại loại biểu đồ • Save As Template: lưu thành biểu đồ mẫu • Switch Row/Column: đảo dữ liệu từ dòng và cột • Select Data: chọn lại vùng dữ liệu vẽ biểu đồ • Chart Style: chọn lại kiểu biểu đồ • Move Chart: chọn lại Sheet hoặc tạo Sheet mới đặt biểu đồ 76
  77. b. Trình bày bố cục biểu đồ • Chọn biểu Chart Tools Layout • Chart title: tiêu đề của biểu đồ • Axes: Hiển thị trục tung, trục hoành • Axis Title: nhãn cho các trục tọa độ • Gridlines: thay đổi đường lưới • Legend: trình bày chú thích • Chart name: Tên biểu đồ • Data Labels: hiển thị nhãn dữ liệu • Background groud: nền biểu đồ • Data Table: hiển thị bảng dữ liệu • Insert group: chèn các đối tượng vào cùng biểu đồ khác vào biểu đồ 77
  78. • Định dạng cho đối tượng trên biểu đồ • Chọn biểu đồ Chart Tools Format • Chọn đối tượng trên biểu đồ cần định dạng lại • Format Selection: định dạng lại đối tượng • Reset to Match Style: trở về kiểu mặc định ban đầu • Shape Style: định dạng lại kiểu cho đối tượng • WordArt Style: định dạng lại kiểu chữ • Arrange: sắp xếp các đối tượng; Size: thay đổi kích thước 78
  79. a. In riêng biểu đồ • Chọn biểu đồ • File Print • Xác định các tùy chọn OK b. In biểu đồ cùng bảng tính • Chọn bảng tính chứa biểu đồ • Thiết lập các tùy chọn in cho bảng tính • Thực hiện in bảng tính: File Print • Xác định các tùy chọn OK 79
  80.  TẠO MỘT WORKBOOK ĐƢỢC CHIA SẺ • Chức năng: cho phép nhiều người có thể truy cập vào một bảng tính chung khi truy cập Internet. • Các bước thực hiện tạo Workbook chia sẻ: • Bước 1: Mở tệp (workbook) muốn chia sẻ • Bước 2: Review Share Workbook • Bước 3: Tích chọn mục Allow changes • OK 80
  81.  LÀM VIỆC VỚI BẢN SAO • Mục đích: để an toàn dữ liệu khi làm việc • Các bước thực hiện: • Mở File nguồn (gốc) • File Save as Đặt tên mới OK • Chia sẻ File mới (mục 3.10) 81
  82.  BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH a. Bảo vệ dữ liệu trên bảng tính • Chỉ cho phép mở, xem và di chuyển trong bảng tính. Không cho xóa hoặc thay đổi dữ liệu đã có trong bảng tính. • Các bước thực hiện: • Mở bảng tính chứa dữ liệu cần bảo vệ • Review Protect sheet • Nhập mật khẩu OK 82
  83.  BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH b. Bảo vệ cấu trúc tệp • Không cho phép thay đổi cấu trúc bảng tính. (Không thực hiện được các thao tác như chèn thêm, xóa, đổi tên các bảng tính trong tệp) • Các bước thực hiện: • Mở tệp • Review Protect Workbook • Nhập mật khẩu OK 83
  84.  BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH c. Ẩn công thức • Chức năng: chỉ cho phép xem kết quả còn không hiện công thức khi di chuyển đến vùng được bảo vệ. • Các bước thực hiện • Bước 1: Chọn vùng cần ẩn công thức • Bước 2: Home Format Format Cells • chọn thẻ Protection • Tích chọn Locked và Hidden • Bước 3: Review Protect sheet • Nhập mật khẩu OK 84
  85.  ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ a. Sử dụng lệnh Zoom • View Zoom group Phóng to kích cỡ lên 400% Trở về kích cỡ mặc định: 100%
  86.  ĐIỀU CHỈNH KÍCH CỠ HIỂN THỊ a. Sử dụng lệnh Zoom • View (Zoom) Zoom: điều chỉnh kích cỡ hiển thị theo các chế độ cho sẵn Chọn kích cỡ hiển thị Tự nhập kích cỡ (giá trị nằm trong khoảng từ 10% 400%
  87. b. Sử dụng thanh Zoom • Di chuyển con trượt đến kích thước cần thiết. Hoặc click chọn vào dấu + để phóng to và dấu – để thu nhỏ tùy ý. Thu nhỏ Phóng to Con trượt 87
  88. c. Lưu lại các chế độ hiển thị • View (Workbook Views) Custom Views Add • Nhập tên chế độ OK 88
  89. 4.2.1. Hiển thị trang in • View Workbook Views group • Normal: hiển thị chế độ thông thường (mặc định) • Page Layout: hiển thị chế độ trang in • Page Break Preview: hiển thị các đường phân cách trang. • Custom Views: hiển thị chế độ xem do người dùng đặt • Full Screen: hiển thị toàn màn hình 89
  90.  CHỨC NĂNG CONSOLIDATE * Function: - Sum: tính tổng - Average: tính trung bình cộng - Max: tính giá trị lớn nhất - Min: tính giá trị nhỏ nhất. - Count: Đếm số bản ghi. • Reference: vùng dữ liệu tham gia tổng hợp. • Browse: thêm vùng dữ liệu nếu dữ liệu ở tệp khác • All reference: hiển thị vùng dữ liệu tham gia tổng hợp. 90
  91.  TẠO CÁC BẢNG PIVOT Để thực hiện việc tạo bảng tổng hợp bằng Pivot Table, bạn thực hiện các bước sau: - Bước 1: Bôi đen bảng CSDL. - Bước 2: Chọn Insert/Pivot Table/Pivot Table. Xuất hiện hộp thoại: Chọn vị trí lưu bảng Chọn vùng dữ Pivot liệu 91
  92. Xuất hiện bảng có dạng: 92
  93. • Một số khái niệm: + Report Filter:Chọn trường lọc dữ liệu trên bảng Pivot. + Column Labels: Kéo trường hiển thị dưới dạng cột trong bảng Pivot. + Row Lables: Kéo trường hiển thị dưới dạng hàng trong bảng Pivot. + Values: Trường tham gia quá trình tính toán (sử dụng các hàm trong Function). 93
  94. Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh theo Chức vụ và Phòng ban, lọc theo giới tính. 94
  95. Chú ý: Có thể thay đổi các trường bằng việc kéo thả, thay đổi hàm tính toán bằng cách tích chọn vào phần Sum of Thực lĩnh trong Values, chọn Value Field Settings. Xuất hiện hộp hội thoại: 95
  96.  TẠO BIỂU ĐỒ PIVOT CHART Pivot Chart là chức năng cho phép tổng hợp dữ liệu dưới dạng biểu đồ. Để thực hiện được chức năng này: • Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ. • Thực hiện Insert/Pivot Table/Pivot Chart Chọn vùng lưu biểu đồ Pivot Chọn vùng dữ liệu 96
  97. + Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotChart chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter. + Axis Field: Chọn trường hiển thị trên biểu đồ theo trục hoành (nằm ngang) + Legend Field: trường hiển thị chú giải theo trục tung (nằm dọc). + Value: Tính toán trên trường để hiển thị dữ liệu trên biểu đồ mặc định là hàm SUM. Bạn có thể chọn hàm khác bằng việc tích vào trường trên vùng Value, chọn Value Field Settings (giống như trong Pivot Table). 97
  98. Mặc định là hàm SUM. Chọn hàm khác bằng việc tích vào trường trên vùng Value, chọn Value Field Settings (giống như trong Pivot Table). Ví dụ: Biểu đồ tổng thực lĩnh theo chức vụ, hiển thị theo phòng ban. 98
  99. 3.3 Lập công thức và các tính toán với hàm 3.3.1 Lập công thức = (danh sách đối số) Trong đó: • Tên hàm do Excel quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường • Các đối số trong hàm được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) (có thể thay đổi trong tùy chọn Control Panel\Regional And Language Option) • Danh sách các đối số có thể là: • Giá trị tự nhập cụ thể • Địa chỉ ô, địa chỉ vùng • Các công thức • Có thể lồng nhiều hàm với nhau. 99
  100. Các bước thực hiện • Chọn vị trí nhập hàm • Nhập hàm:  Cách 1: gõ dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) • gõ tên hàm • nhập danh sách các đối số • kết thúc bằng phím Enter 100
  101. Các bước thực hiện • Chọn vị trí nhập hàm • Nhập hàm:  Cách 2: Formular Insert Functions hoặc chọn nhóm hàm trong • Chọn hàm cần nhập • Nhập các đối số theo yêu cầu • OK 101
  102. 6.1.2. Các lỗi thông dụng 102
  103. Một số nhóm hàm thông dụng Hàm tài chính Hàm logic Hàm tìm kiếm và Hàm toán học và Hàm văn bản Hàm thời gian tham chiếu lượng giác 103
  104. 3.3.2 Các hàm thƣờng dùng trong Excel 104
  105. 1. HÀM SUM • Chức năng: tính tổng • Cú pháp: Sum(number1, [number2], ) Trong đó: + number 1, 2, có thể là: • giá trị số • địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số • công thức, hàm có giá trị số 105
  106. 2. HÀM AVERAGE • Chức năng: tính trung bình • Cú pháp: Average(number1, [number2], ) Trong đó: + number 1, 2, có thể là: • giá trị số • địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số • công thức, hàm có giá trị số 106
  107. 3. HÀM MAX 4. HÀM MIN • Chức năng: đưa ra giá trị lớn nhất. • Chức năng: đưa ra giá trị nhỏ nhất • Cú pháp: • Cú pháp: Max (number1, [number2], ) Min (number1, [number2], ) Trong đó: + number1, number2, có thể là: giá trị số; địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số; công thức, hàm có giá trị số 107
  108. 5. HÀM COUNT 6. HÀM COUNTA • Chức năng: đếm số ô chứa dữ • Chức năng: đếm số ô chứ dữ liệu liệu kiểu số (khác rỗng) • Cú pháp: • Cú pháp: Counta(Value1,[Value2], ) Count(Value1,[Value2], ) Trong đó: + value1, value2, có thể là: dữ liệu nhập vào; địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa dữ liệu; công thức, hàm 108
  109. 7. HÀM COUNTBLANK • Chức năng: đếm số ô không chứa dữ liệu (ô trống, ô rỗng) • Cú pháp: CountBlank(range) Trong đó: + range: là vùng cần đếm 109
  110. 8. HÀM COUNTIF • Chức năng: Hàm đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện. • Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria) Trong đó: • Range: Vùng (danh sách) chứa các giá trị cần đếm • Criteria: điều kiện đếm • Có thể dùng ký tự đại diện như: • dấu “?”: thay thế 1 ký tự; • dấu “*”: thay thế nhiều ký tự 110
  111. 9. HÀM COUNTIFS • Chức năng: đếm số đối tượng thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện • Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, range3, criteria3, ) Trong đó: • range1, range2, range3, : vùng (dãy) các ô chứa giá trị cần đếm. • criteria1, criteria2, criteria3, : điều kiện đếm tương ứng 111
  112. 10. HÀM SUMIF • Chức năng: Hàm tính tổng các đối tượng thỏa mãn điều kiện • Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range]) Trong đó: - Range: vùng (danh sách) chứa các giá trị tham chiếu theo điều kiện - Criteria: điều kiện tính tổng - Sum_range: vùng (danh sách) chứa các giá trị cần tính tổng. Nếu Sum_range trùng với Range thì có thể bỏ qua tham số này. 112
  113. 11. HÀM RANK • Chức năng: Hàm xếp thứ hạng • Cú pháp: RANK(number; ref; [order]) Trong đó: • Number: là giá trị cần xếp thứ hạng trong vùng • Ref: vùng chứa các giá trị cần được đánh giá xếp thứ hạng • Order: kiểu xếp thứ hàng • Order=0: xếp theo chiều giảm dần (giá trị mặc định) • Order=1 : xếp theo chiều tăng dần 113
  114. 1. HÀM AND • Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi tất cả các biểu thức đều đúng, trả về giá trị FALSE khi có ít nhất một biểu thức sai. • Cú pháp: AND(Logical1, [Logical2], ) 2. HÀM OR • Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi có ít nhất một biểu thức đúng, trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức đều sai. • Cú pháp: OR(Logical1, [Logical2], ) 3. HÀM NOT • Chức năng: Phép phủ định, đổi TRUE thành FALSE hoặc FALSE thành TRUE • Cú pháp: NOT(Logical) Trong đó: + Logical: là biểu thức logic, thường chứa các phép so sánh.
  115. Bảng Logic x y OR(x, y) AND(x, y) NOT(x) False False False False True True False True False False False True True False True True True True True False - Ví dụ: B3=24 AND (B3>=23,B3 22) True AND (B3>=23,B3 =23,B3 22) True OR (B3=23,B3 25,B3<22) False
  116. 4. HÀM IF • Chức năng: Thực hiện kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng với từng trường hợp (ĐÚNG/ SAI). • Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) Trong đó: • logical_test: là biểu thức điều kiện, thường chứa các phép so sánh (>, =, , ) trả về giá trị logic. Nếu có nhiều biểu thức điều kiện thì sử dụng hàm AND hoặc OR • value_if_true: giá trị trả về khi điều kiện đúng • value_if_false: giá trị trả về khi điều kiện sai
  117. 4. HÀM IF - Ví dụ 1: Điền giá trị cho cột KẾT QUẢ: + Nếu ĐIỂM TRUNG BÌNH >=5 là “Đỗ”, ngược lại là “Trượt”
  118. 4. HÀM IF - Ví dụ 2: Điền giá trị cho cột HB + Nếu ĐTB>=8 180000 + Nếu ĐTB>=7 và ĐTB<8 100000 + Còn lại là 0 - Chú ý: + Nếu có nhiều giá trị tương ứng với nhiều trường hợp thì sử dụng hàm IF lồng nhau, nhưng không vượt quá 7 cấp. + Số hàm IF lồng nhau = số điều kiện -1.
  119. 1. HÀM LEN • Chức năng: đưa ra độ dài của chuỗi (= số ký tự trong chuỗi, kể cả dấu cách) • Cú pháp: Len(text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự
  120. 2. HÀM LEFT 3. HÀM RIGHT • Chức năng: rút trích ra một số ký tự • Chức năng: rút trích ra một số ký tự tính trong chuỗi, tính từ trái sang. trong chuỗi, tính từ phải sang • Cú pháp: Right(text, [num_chars]) • Cú pháp: Left (text, [num_chars]) Trong đó: + text: chuỗi ký tự + num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0; mặc định là 1 122
  121. 4. HÀM MID • Chức năng: rút trích một số ký tự trong chuỗi, bắt đầu từ vị trí được chỉ ra tính từ trái sang • Cú pháp: Mid(text, start_num, num_chars) Trong đó: + text: chuỗi ký tự + start_num: số thứ tự của ký tự rút trích đầu tiên start_num >0 nếu start_num > độ dài của chuỗi thì kết quả trả về là rỗng + num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0; 123
  122. 5. HÀM UPPER 6. HÀM LOWER • Chức năng: chuyển tất cả các ký • Chức năng: chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành ký tự hoa tự trong chuỗi thành ký tự thường • Cú pháp: Upper(text) • Cú pháp: Lower(text) 124
  123. 7. HÀM PROPER 8. HÀM TRIM • Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) • Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) loại chuyển ký tự đầu tiên của từng từ bỏ các ký tự trắng không cần thiết trong chuỗi thành ký tự hoa. Các ký trong chuỗi tự khác dạng chữ thường. • Cú pháp: Trim(text) • Cú pháp: Proper(text) 125
  124. 9. HÀM SUBSTITUTE • Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác • Cú pháp: Substitute(text, old_text, new_text [,instance_num]) Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc + old_text: chuỗi ký tự cũ cần được thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào + instance_num: số lần thay thế , nếu bỏ qua thì tất cả chuỗi ký tự cũ sẽ được thay thế bằng chuỗi ký tự mới. 126
  125. 10. HÀM REPLACE • Chức năng: thay thế một số ký tự trong chuỗi bằng một số ký tự khác bắt đầu từ vị trí được chỉ ra. • Cú pháp: Replace(old_text, start_num, num_chars, new_text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự gốc + start_num: vị trí bắt đầu thay thế, nếu start_num>số ký tự của chuỗi gốc thì sẽ ghép chuỗi mới vào cuối chuỗi gốc + num_char: số ký tự thay thế + new_text: chuỗi ký tự mới sẽ thay thế vào 127
  126. 11. HÀM REPT • Chức năng: lặp lại một số ký tự với số lần cho trước • Cú pháp: Rept(text, number_times) Trong đó: + text: ký tự được lặp + number_times: số lần lặp 128
  127. 12. HÀM SEARCH • Chức năng: tìm vị trí xuất hiện của một số ký tự trong một chuỗi văn bản, không phân biệt ký tự hoa hay ký tự thường. • Cú pháp: Search(find_text, within_text, [start_num]) Trong đó: + find_text: chuỗi ký tự cần tìm + within_tex: chuỗi văn bản gốc chứa một số ký tự cần tìm + start_num: vị trí bắt đầu tìm, mặc định là 1 Nếu tìm không thấy hàm sẽ báo #Value! 129
  128. 13. HÀM VALUE • Chức năng: chuyển đổi kiểu dữ liệu từ chuỗi sang số. • Cú pháp: Value(text) Trong đó: + text: chuỗi ký tự cần chuyển đổi 130
  129. 1. HÀM ABS • Chức năng: lấy giá trị tuyệt đối của một số • Cú pháp: ABS(Number) 2. HÀM SQRT • Chức năng: lấy giá trị căn bậc 2 của một số • Cú pháp: SQRT(Number) 3. HÀM FACT • Chức năng: tính giai thừa của một số. Giai thừa (n) = 1*2*3* *n • Cú pháp: FACT(Number) Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số; biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số.
  130. 4. HÀM INT • Chức năng: lấy phần nguyên của một số và số nguyên đó phải nhỏ hơn hoặc bằng number. Ví dụ: =INT(8.9) kết quả là 8, INT(-8.9) kết quả là -9. • Cú pháp: INT(Number) 5. HÀM MOD • Chức năng: lấy phần dư của phép chia Number cho divisor • Cú pháp: MOD(Number, divisor) Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số; biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số. + divisor: số chia VD: =MOD(23,4) kết quả là 3.
  131. 6. HÀM ROUND • Chức năng: làm tròn giá trị một số với chỉ số cho trước. • Cú pháp: ROUND(Number, number_digits) Trong đó: + Number: giá trị số cần làm tròn + divisor: chỉ số làm tròn - Nếu divisor =n >0: làm tròn vị trí thứ n số phần thập phân. - Nếu divisor =n=0: làm tròn phần nguyên (mặc định) - Nếu divisor =n <0: làm tròn số trước dấu thập phân (n=-1 làm tròn hàng chục, n=-2 hàng trăm, n=-3 hàng nghìn )
  132. 7. HÀM POWER • Chức năng: tính lũy thừa của một số number với số mũ là power • Cú pháp: POWER(number, power) Trong đó: • number: là cơ số (số được lũy thừa lên) • power: số mũ • Number và power: có thể là số nhập vào; địa chỉ ô chứa giá trị số; công thức hoặc hàm trả về giá trị số. • Ví dụ: =power(-3,2) kết quả là 9. =power(2,-2) kết quả là ¼=0.25
  133. 8. HÀM PRODUCT • Chức năng: tính tích các số • Cú pháp: PRODUCT(number1, number2, ) Trong đó: + number1, number2, là các số cần tính tích (nhân) Ví dụ: =PRODUCT(20,5,-2) kết quả -200, 9. HÀM SUMPRODUCT • Chức năng: tính tổng của các tích • Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,[Array2],[Array3], ) Trong đó: + Array1, Array2, : là các mảng chứa số cần tính.
  134. 1. HÀM NOW • Chức năng: trả về giá trị thời gian ngày và giờ hiện tại của hệ thống máy tính (với định dạng mặc định kiểu dữ liệu Date và Time) • Cú pháp: Now() 2. HÀM TODAY • Chức năng: trả về giá trị ngày hiện tại của hệ thống máy tính (với định dạng mặc định kiểu dữ liệu Date) • Cú pháp: Today()
  135. 3. HÀM DAY • Chức năng: trả về giá trị ngày của tháng (từ 1 đến 31) trong biểu thức • Cú pháp: Day(serial_number) 4. HÀM MONTH • Chức năng: trả về giá trị tháng trong biểu thức (từ 1 đến 12) • Cú pháp: Month(serial_number) 5. HÀM YEAR • Chức năng: trả về giá trị năm trong biểu thức (từ 1900 đến 9999) • Cú pháp: Year(serial_number) Trong đó: + serial_number: biểu thức thời gian
  136. 6. HÀM HOUR • Chức năng: trả về giá trị giờ trong biểu thức(từ 0(12:00AM) đến 23(11:00PM)) • Cú pháp: Hour(serial_number) 7. HÀM MINUTE • Chức năng: trả về giá trị phút trong biểu thức (từ 1 đến 59) • Cú pháp: Minute(serial_number) 8. HÀM SECOND • Chức năng: trả về giá trị giây trong biểu thức (từ 1 đến 59) • Cú pháp: Second(serial_number) Trong đó: + serial_number: biểu thức thời gian
  137. 9. HÀM DATE • Chức năng: chuyển các giá trị số (năm, tháng, ngày) thành dữ liệu kiểu Date • Cú pháp: Date(year, month,day) 10. HÀM TIME • Chức năng: chuyển đổi các giá trị số (giờ, phút, giây) thành dữ liệu kiểu Time • Cú pháp: Time(hour,minute,second)
  138. 11. HÀM WEEKDAY • Chức năng: trả về giá trị số từ 1 đến 7 đại diện cho một Thứ trong tuần của biểu thức thời gian. • Cú pháp: WEEKDAY(serial_number, [return_type]) Trong đó: + Serial_number: là một biểu thức thời gian + Return_type: xác định kiểu trả về (mặc định là 1) Return_type có các giá trị sau:
  139. 12. HÀM WEEKNUM • Chức năng: trả về giá trị Tuần trong năm của biểu thức thời gian • Cú pháp: WEEKNUM(serial_number, [return_type]) Trong đó: + Serial_number: là một biểu thức thời gian + Return_type: xác định kiểu trả về (mặc định là 1)
  140. 1. HÀM VLOOKUP Chức năng: Tìm giá trị ở cột trái nhất của bảng tham chiếu và trả về giá trị tương ứng cùng dòng của cột cần lấy giá trị. Cú pháp: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) Trong đó: -lookup_value: giá trị cần tìm - table_array: bảng tham chiếu -col_index_num: STT của cột cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu -range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau: = 0(FALSE): tìm giá trị chính xác = 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi đó bảng tham chiếu phải sắp xếp tăng dần.
  141. 2. HÀM HLOOKUP Chức năng: Tìm giá trị ở hàng trên cùng của bảng tham chiếu và trả về giá trị tương ứng cùng cột của hàng cần lấy giá trị. Cú pháp: Hlookup(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) Trong đó: -lookup_value: giá trị cần tìm - table_array: bảng tham chiếu -row_index_num: STT của hàng cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu -range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau: = 0(FALSE): tìm giá trị chính xác = 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi đó bảng tham chiếu phải sắp xếp tăng dần.
  142. Ví dụ 1 147
  143. Ví dụ 2 148
  144. Chú ý - Sử dụng hàm Hlookup hay Vlookup là phụ thuộc vào cách thiết lập bảng tham chiếu. - Trên bảng tính phải có hai bảng, bảng dữ liệu và bảng tham chiếu, bảng tham chiếu ít nhất phải có hai hàng (Hlookup) hoặc hai cột (Vlookup) - Nếu không tìm thấy giá trị hàm sẽ báo lỗi #N/A - Nếu col_index_num số cột trong table_array, hàm sẽ báo lỗi #REF! - Bảng tham chiếu trong công thức nên đặt địa chỉ tuyệt đối.
  145. 3. HÀM MATCH Chức năng: đưa ra vị trí của giá trị cần tìm trong vùng dữ liệu được chỉ ra Cú pháp: Match(lookup_value, lookup_array, [match_type]) Trong đó: - lookup_value: giá trị cần tìm - lookup_array: vùng tìm kiếm, chỉ có thể trên một hàng hoặc một cột - match_type: kiểu dò tìm, có ba giá trị sau: = 1(Less than): tìm trong khoảng nhỏ, vùng tìm kiếm sắp xếp tăng dần. = 0 (Exact match): tìm chính xác, vùng tìm kiếm không cần sắp xếp. = -1(Greater than): tìm trong khoảng lớn, vùng tìm sắp xếp giảm dần
  146. Ví dụ 151
  147. 4. HÀM INDEX Chức năng: đưa ra giá trị của ô ứng với dòng và cột được chỉ ra trong bảng dữ liệu cần tìm kiếm Cú pháp: Index(array, row_num,[column_num]) Trong đó: - array: vùng tìm kiếm - row_num: stt của dòng trong bảng tìm kiếm - column_num: stt của cột trong bảng tìm kiếm
  148. 3.4. Sắp xếp và lọc dữ liệu 3.4.1 Sắp xếp dữ liệu • Chức năng: đưa ra giá trị có số thứ tự trong danh sách các giá trị được chỉ ra • Cú pháp: Choose(index_num,value1, [value2], ) Trong đó: - index_num: là số thứ tự của giá trị cần lấy ra trong danh sách - value1, value2, : danh sách các giá trị, từ 1 đến 254.
  149. 7.4. SẮP XẾP CSDL • Bước 1: Chọn vùng CSDL. • Bước 2: Chọn Data\Sort. Xuất hiện hộp hội thoại: 154
  150. 3.4.2 Lọc dữ liệu 1. Chức năng AutoFilter Auto Filter là tính năng cho phép người dùng lọc ra những bản ghi thỏa mãn điều kiện. Để thực hiện lọc ta thực hiện như sau: • Bước 1: Bôi đen vùng CSDL (cả hàng tiêu đề) • Bước 2: Chọn Data/Filter. Tại trường có điều kiện lọc, kích chọn: 155
  151. Auto Filter • + Equals: lọc ra bản ghi có giá trị bằng giá trị bạn gõ vào hộp thoại. • + Does Not Equal: lọc ra các bản ghi có giá trị khác giá trị mà bạn gõ vào hộp thoại • + Greater Than: lọc ra các bản ghi lớn hơn giá trị mà bạn gõ vào • + Greater Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn gõ vào • + Less Than: lọc ra bản ghi có giá trị nhỏ hơn giá trị gõ vào. • + Less Than Or Equal To: lọc ra các bản ghi có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị bạn gõ vào. 156
  152. Auto Filter • + Between: lọc ra những bản ghi nằm trong khoảng giá trị mà bạn gõ vào. • + Top 10: giữ lại 10 bản ghi có giá trị lớn nhất • + Above Average: lọc ra những bản ghi có giá trị lớn hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. • + Below Average: lọc ra những bản ghi có giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của tất cả các bản ghi trong cột. • + Begins With: Lọc ra bản ghi bắt đầu bởi ký tự mà bạn gõ vào. • + Ends With: Lọc ra bản ghi kết thúc bởi ký tự mà bạn gõ vào. • + Contains: Lọc ra bản ghi chứa ký tự mà bạn gõ vào. • + Does Not Contain: Lọc ra bản ghi không chứa ký tự mà bạn gõ vào. 157
  153. Auto Filter + Custom Filter: tùy chọn khác, hiển thị hộp thoại: Tại vị trí 1 tích chọn vào hộp thả, xuất hiện các tùy chọn như trên, gõ giá trị vào vị trí 3, nếu có hai điều kiện đồng thời thì tích chọn And, điều kiện hoặc thì tích chọn Or và chọn tại vị trí 2, gõ giá trị vào vị trí số 4. • * Hủy lọc: • Để hủy tính năng lọc, chọn Data/Filter. 158
  154. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) - Vùng điều kiện có hai loại: điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp. * Vùng điều kiện trực tiếp: Được thành lập bằng cách sau: Gồm tối thiểu hai hàng, hàng đầu tiên phải là tên trường trong CSDL, từ hàng thứ hai trở đi gõ giá trị cần so sánh với nó, có thể kết hợp dấu >, ,>=, <=, =. Nếu điều kiện đồng thời (and) thì giá trị bản ghi của các trường cùng hàng, còn điều kiện hoặc thì phải khác hàng. 159
  155. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 160
  156. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện trực tiếp: Ví dụ 1: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu: 161
  157. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Được thiết lập gồm hai hàng và một cột, hàng đầu tiên lấy tên bất kỳ (không được trùng với bất kỳ tên trường nào trong CSDL), hàng thứ hai là biểu thức logic, có thể kết hợp nhiều hàm, so sánh trên bản ghi đầu tiên của CSDL, kết quả trả về TRUE hoặc FALSE. Ví dụ: + Điều kiện lọc những ra những người có Giới tính là Nữ hoặc Thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 162
  158. ADVANCED FILTER a. Thiết lập vùng điều kiện (criteria range) * Vùng điều kiện gián tiếp: Ví dụ: + Điều kiện lọc ra những người có Họ là “Đỗ” và Thực lĩnh nhỏ hơn 5 triệu: + Điều kiện lọc ra những người ở phòng "Kế hoạch" và Thực lĩnh khác 6 triệu: 163
  159. ADVANCED FILTER b. Sử dụng tính năng Advanced Filter • Bước 1: Bôi đen vùng cơ sở dữ liệu (hàng tiêu đề không được trộn – Merge cell) • Bước 2: Chọn Data/Tại Sort & Filter chọn Advanced. Xuất hiện hộp thoại: 164
  160. ADVANCED FILTER b. Sử dụng tính năng Advanced Filter Action: + Filter the list, in-place: Lọc và để kết quả tại bảng csdl đang chọn. + Copy to another location: Lưu kết quả sau khi lọc sang một vị trí khác, vị trí này được xác định bởi phần Copy to (chỉ cần chọn 1 cell trong vùng trống để lưu) List range: vùng csdl Criteria range: vùng điều kiện (được thiết lập bằng vùng điều kiện gián tiếp hoặc trực tiếp) Unique records only: tích chọn này để giữ lại một bản ghi nếu trùng nhau. Nhấn OK 165
  161. 7.6. CHỨC NĂNG SUBTOTAL • Bước 1: Sắp xếp vùng CSDL, sắp xếp theo trường phân nhóm. • Bước 2: Bôi đen vùng CSDL đã được sắp xếp, chọn Data/Subtotal. Xuất hiện hộp hội thoại: 166
  162. 7.8. NHÓM HÀM CSDL 2. DMAX(database, field, criteria) Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị lớn nhất trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. 3. DMIN(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra giá trị nhỏ nhất trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. 4. DAVERAGE(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Sử dụng để đưa ra trung bình cộng trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. 167
  163. 7.8. NHÓM HÀM CSDL 5. DCOUNT(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, field phải có dữ liệu kiểu số. * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 168
  164. 7.8. NHÓM HÀM CSDL 6. DCOUNTA(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số bản ghi trên trường field theo điều kiện, dữ liệu của trường đếm có thể là kiểu số, ký tự, vv. * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ hoặc thực lĩnh lớn hơn 5 triệu: 169
  165. 7.9. CHỨC NĂNG CONSOLIDATE • Chức năng Consolidate cho phép tổng hợp dữ liệu trên nhiều sheet hoặc trên các sheet của các Book khác nhau. Với điều kiện là CSDL đó có cấu trúc giống nhau, và kết quả được lưu ở một sheet bất kỳ. * Thao tác thực hiện chức năng Consolidate - Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí ô cần để bảng tổng hợp, thực hiện lệnh Data/Tại Data Tools chọn Consolidate. - Bước 2: Xuất hiện hộp hội thoại: 170
  166. 3.5 In bảng tính 1. Thiết lập các thông số cho trang in • Page Layout Page Setup group • Margins: Định dạng lề trang in • Orientation: chiều trang in • Size: Định dạng khổ giấy • Print Area: Thiết lập vùng in • Breaks: Tạo ngắt trang • Background: Tạo hình nền • Print Titles: Thiết lập các thông số cho trang in theo yêu cầu người dùng 171
  167. 2. Thiết lập các thông số cho trang in • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hiện hộp thoại a. Tab Page (Điều khiển hướng in) • Portrait: hướng in trang ngang. • Landscape: hướng in trang dọc. • Adjust to: đặt tỷ lệ % khi in. • Fit to page(s) : tự điều chỉnh tỷ lệ rộng, cao thích hợp số trang yêu cầu). • Page size: chọn khổ giấy in • Print quality: đặt chất lượng in • First page number: số trang đầu tiên 172
  168. Thiết lập các thông số cho trang in • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hiện hộp thoại c. Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) • Custom Header: thiết lập tiêu đề trên • Custom Footer: thiết lập tiêu đề dưới • Diffenrent odd and even page: tiêu đề trang lẻ và trang chẵn khác nhau • Different first page: tiêu đề trang đầu khác các trang sau • Scale with document: tỷ lệ giống trang in • Align with page margins: căn lề theo trang in 173
  169. • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hiện hộp thoại c. Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) Chọn Font chữ Chèn ảnh Chèn số trang Chèn tên bảng tính Chèn tổng số trang Chèn tên tệp Chèn ngày tháng Chèn đường dẫn tệp Chèn giờ 174
  170. • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hiện hộp thoại b. Tab Margins (Điều chỉnh kích thước lề) • Top: khoảng cách lề trên • Left: khoảng cách lề trái • Bottom: khoảng cách lề dưới • Right: khoảng cách lề phải • Header: khoảng cách lề trên đến tiêu đề • Pooter: khoảng cách dưới trên đến tiêu đề • Horizontally: căn giữa trang theo chiều ngang • Vertically: căn giữa trang theo chiều dọc 175
  171. • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hiện hộp thoại d. Tab Sheet (Thiết lập trên bảng tính) • Print area: chọn vùng in • Rows to repeat top: in lặp lại tiêu đề trên • Columns to repeat left: in lặp lại tiêu đề trái • Gridlines: in các đường lưới của bảng tính • Back and Writie: in đen trắng • Draft quality: chất lượng in • Comments: ghi chú • Cell errors as: không hiển thị ô lỗi • Down, Then over: thứ tự in dọc • Over, then down: thứ tự in ngang • Rown and column headings: in tiêu đề hàng và cột 176
  172. 2. In bảng tính File Print Thực hiện lệnh in Số bản sao chép Tên máy in Chọn vùng in Chọn trang in Thứ tự in Hướng in Cỡ giấy in Kích thước trang in 177
  173. 3. Tiêu đề đầu và cuối trang in • Insert (Text) Header & Footer • Header: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề trên • Footer: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề dưới • Page Number: chèn số trang • Number of Pages: chèn tổng số trang • Current Date: chèn ngày tháng hiện tại • Current Time: chèn giờ hiện tại • File Path: chèn đường dẫn tệp • File Name: chèn tên tệp • Sheet Name: chèn tên bảng tính • Picture: chèn ảnh 178
  174. • Insert (Text) Header & Footer • Go to Header: nhảy đến tiêu đề trên • Go to Footer: nhảy đến tiêu đề dưới • Different First Page: tiêu đề trang đầu tiên khác các trang sau • Different Odd & Even Pages: tiêu đề trang lẻ khác tiêu đề trang chẵn • Scale with Document: tỷ lệ giống trang in • Align with Page Margins: Căn chỉnh theo kích thước trang in 179
  175.  Lƣới và các tùy chọn khác • Page Layout Scale to Fit group • Width: tự điều chỉnh tỷ lệ rộng • Height: tự điều chỉnh tỷ lệ cao • Scale: đặt tỷ lệ % khi in • Page Layout Sheet Options group • View (Gridlines): hiển thị đường lưới của bảng tính • Pint (Gridlines): in đường lưới của bảng tính • View (Headings): hiển thị tiêu đề hàng và cột của bảng tính • View (Headings): in tiêu đề hàng và cột của bảng tính 180
  176.  Thiết lập các tùy chọn autocorrect • File Option Proofing Chọn AutoCorrect Options Hiển thị nút tùy chọn AutoCorrect Sửa lỗi hai ký tự viết hoa, tự chuyển một Sửa lỗi, tự viết hoa đầu đoạn Viết hoa tên các ngày Sửa lỗi do sử dụng phím Caps Lock Thay thế từ viết tắt bằng chuỗi văn bản 181
  177.  Điều khiển tính toán • Theo mặc định, khi nhập một công thức, Excel sẽ tự động tính toán kết quả. Khi sửa dữ liệu thì kết quả sẽ tự động cập nhật và sửa lại kết quả. Tuy nhiên việc tự động này có thể điều khiển được như sau:  Cách 1: Formulas Calculation group  Cách 2: File Options Formulas Calculation Options 182
  178. • Automatic: chế độ tự động tính toán • Automatic Except for Data Tables: tự động tính toán trừ bảng dữ liệu • Manual: tính toán do người dùng quyết định • Calculate Now (F9): thực hiện tính toán(thực hiện khi tắt chế độ tự động) • Calculate Sheet (Ctrl+F9): thực hiện tính toán trên bảng tính hiện tại (chỉ thực hiện khi tắt chế độ tự động) 183