Tự học Microsoft PowerPoint 2010

339 trang ngocly 2520

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tự học Microsoft PowerPoint 2010", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

tu_hoc_microsoft_powerpoint_2010.pdf

Nội dung text: Tự học Microsoft PowerPoint 2010

Upload by Tự học Microsoft PowerPoint 2010 Nội dung đầy đủ Trình bày trực quan Hướng dẫn từng bước Vừa học vừa làm
Mục lục Lời nói đầu Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010 1 1. Các điểm mới trong PowerPoint 2010 2 Ribbon mới 2 Ngăn File thay cho nút Office 3 Hỗ trợ làm việc cộng tác 3 Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình 4 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình 5 Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình 5 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi 6 Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình 6 Tích hợp sẵn tính năng chuyển sang định dạng PDF/XPS 9 Chụp ảnh màn hình 10 Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh 10 Xóa các phần không cần thiết trong hình 10 Hỗ trợ tùy biến Ribbon 11 Nâng cấp SmartArt 12 Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới 12 Sao chép hiệu ứng 12 Tăng tính di động cho các bài thuyết trình 13 Broadcast bài thuyết trình 13 Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser 14 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 15 Khởi động PowerPoint 2010 15 Thoát PowerPoint 15 3. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint 16 4. Thay đổi kiểu hiển thị trong cửa sổ chương trình 19
5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh 21 6. Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc 23 7. Thanh thước ngang và dọc 23 8. Các đường lưới 24 9. Đường trợ giúpkhi vẽ 25 10. Xem bài thuyết trình ở các chế độ màu sắc khác nhau 26 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ 27 12. Sắp xếp các cửa sổ 28 13. Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ 28 14. Sử dụng trình trợ giúp 29 15. Hỏi đáp 31 Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)? 31 Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau: 34 Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác? 37 Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint? 38 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái? 40 Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản 41 1. Tạo bài thuyết trình 43 Tạo bài thuyết trình rỗng 43 Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn 44 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn 47 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài 47 2. Lưu bài thuyết trình 48 Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên 48 Lưu bài thuyết trình các lần sau 49 Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác 50 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video 53 Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS 55 Tùy chọn lưu trữ 57
3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã 59 Thiết lập mật mã bảo vệ 59 Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình 63 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings 63 5. Các thao tác với slide 64 Chèn slide mới 66 Sao chép slide 66 Thay đổi layout cho slide 68 Thay đổi vị trí các slide 68 Xóa slide 69 Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định 70 Nhóm các slide vào các section 70 Đặt tên cho section 71 Xóa section 71 6. Mở và đóng bài thuyết trình 72 Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên đĩa 72 Đóng bài thuyết trình 74 7. Hỏi đáp 75 Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tập tin Outline? 75 Câu 2. Cho biết cách sao chép slide giữa các bài thuyết trình? 77 Chương 3 Xây dựng nội dung bài thuyết trình 82 1. Tạo bài thuyết trình mới 83 2. Tạo slide tựa đề 85 3. Tạo slide chứa văn bản 86 4. Tạo slide có hai cột nội dung 88 5. Chèn hình vào slide 91 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide 93 7. Chụp hình màn hình đưa vào slide 95 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide 96 9. Chèn SmartArt vào slide 98
10. Nhúng âm thanh vào slide 103 11. Nhúng đoạn phim vào slide 106 12. Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide 108 13. Chèn bảng biểu vào slide 111 14. Chèn biểu đồ vào slide 114 15. Hỏi đáp 118 Câu 1. Trình bày cách chèn một bảng biểu từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết? 118 Câu 2. Cho biết cách tạo nhanh một Photo Album từ bộ sưu tập hình bằng chương trình PowerPoint 2010? 120 Câu 3. Thiết lập thuộc tính mặc định về đường kẽ (outline) và màu nền (fill) của shape trên slide như thế nào? 122 Câu 4. Tạo các công thức trong PowerPoint như thế nào? 124 Chương 4 Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 128 1. Sử dụng các mẫu định dạng 129 Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình 129 Tùy biến Theme 131 2. Sử dụng hình và màu làm nền cho slide 134 Dùng hình làm nền cho slide 135 Dùng màu làm nền cho slide 137 Tô nền slide kiểu Gradient 138 Xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide 139 3. Làm việc với Slide Master 140 Sắp xếp và định dạng placeholder trên các slide master 141 Thêm và xóa placeholder 142 Chèn và xóa slide layout 143 Chèn và xóa slide master 145 Áp dụng theme và nền cho slide master 146 Thiết lập kích thước và chiều hướng của slide 147 Đóng cửa sổ slide master trở về chế độ soạn thảo 148 4. Định dạng văn bản 149 Sao chép định dạng 150
5. Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video 152 Xoay 152 Cắt tỉa 154 Di chuyển 156 Thay đổi kích thước 157 Thêm chú thích cho các đối tượng trên slide 158 Hiệu chỉnh hình ảnh 159 Thay đổi kiểu định dạng đường kẽ và màu nền của Shape 164 Thay đổi kiểu WordArt 167 Áp dụng kiểu định dạng và hiệu ứng cho SmartArt 168 Cắt và nén media 170 6. Định dạng bảng biểu 173 Thay đổi kiểu định dạng của bảng 173 Thêm hoặc xóa dòng, cột của bảng 174 7. Định dạng đồ thị 175 Cập nhật thông tin cho đồ thị 175 Tùy biến định dạng đồ thị 176 8. Tồ chức các slide trong bài thuyết trình 178 9. Hỏi đáp 180 Câu 1. Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác nhau trong một bài thuyết trình? 180 Câu 2. Cho biết cách sao chép nhanh tất cả các hình có trong bài thuyết trình 182 Câu 3. Hướng dẫn cách tạo watermarke cho các slide? 185 Câu 4. Xin cho biết cách tạo một mẫu template? 190 Chương 5 Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 195 1. Hiệu ứng cho văn bản 197 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn bản 200 2. Sao chép hiệu ứng 204 3. Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho 205 4. Hiệu ứng cho hình ảnh, shape 206 Áp dụng hiệu ứng 206 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh 207
Hiệu ứng di chuyển đối tượng theo đường đi dựng sẵn 208 5. Hiệu ứng cho SmartArt 210 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu danh sách 211 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu Picture 212 6. Thiết lập hiệu ứng và tùy chọn cho âm thanh và đoạn phim 213 Thêm và xóa bookmark 213 Thiết lập các tùy chọn cho âm thanh 214 Thiết lập các tùy chọn cho phim 217 Sử dụng trigger 218 7. Hiệu ứng cho bảng biểu 219 8. Hiệu ứng cho đồ thị 220 9. Xóa bỏ hiệu ứng của các đối tượng trên slide 222 10. Hiệu ứng chuyển slide 223 Áp dụng hiệu ứng chuyển slide 223 Xóa bỏ hiệu ứng chuyển slide 224 11. Tự động hoá bài thuyết trình 225 12. Tạo các siêu liên kết và các nút lệnh điều hướng trong bài thuyết trình 227 Liên kết đến một slide khác trong cùng bài thuyết trình 227 Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình 228 Liên kết đến một địa chỉ thư điện tử 230 Tạo liên kết đến địa chỉ Web hoặc máy chủ FTP 231 Tạo liên kết đến tập tin đang lưu trên đĩa hoặc trên mạng nội bộ 233 Liên kết đến một ứng dụng và tạo một tài liệu mới 236 Thay đổi màu của đoạn văn bản có siêu liên kết 237 Nhấn mạnh hyperlink với âm thanh 238 Hiệu chỉnh hoặc xóa hyperlink 239 13. Hỏi đáp 241 Câu 1. Trình bày cách thiết lập nhanh các hiệu ứng cho tất cả các slide? 241 Câu 2. Trình bày cách tạo nhanh bộ nút điều hướng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình? 242 Câu 3. Có cách nào không cho hiệu đường gạch dưới của văn bản có hyperlink hay không? 245
Câu 4. Muốn chèn Logo công ty vào tất cả các Slide trong một bài báo cáo có rất nhiều slide thì phải làm sao? 247 Câu 5. Có cách nào cho một bản nhạc phát từ đầu đến cuối bài thuyết trình hay không? 248 Chương 6 Chuẩn bị thuyết trình 249 1. Tạo tiêu đề đầu và chân trang 250 Tùy chỉnh Header & Footer trong Slide Master 253 2. Ghi chú và nhận xét cho các slide 254 Ghi chú cho slide 254 Làm việc với Comment 256 3. Chuyển định dạng của bài thuyết trình 259 Lưu bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở về trước 259 Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS 259 Chuyển bài thuyết trình sang video 260 Chuyển Handout sang Word 261 4. In bài thuyết trình 262 In tài liệu dành cho diễn giả 262 In tài liệu dành cho khán giả 269 5. Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa 274 6. Tùy biến nội dung cho các buổi báo cáo 277 Ẩn/ hiệncác slide 277 Tùy biến nội dung báo cáo 278 7. Thiết lập tuỳ chọn cho các kiểu báo cáo 281 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có người thuyết trình 281 Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tương tác người xem và tự hành 282 8. Kiểm tra bài thuyết trình 285 Kiểm tra các thông tin cá nhân có trong bài thuyết trình 285 Kiểm tra tính tương thích về tính năng sử dụng trong báo cáo giữa các phiên bản 285 Đánh dấu hoàn thành vào bài báo cáo 287 9. Hỏi đáp 288 Câu 1. Làm sao để in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên? 288 Câu 2. Làm sao loại bỏ nhanh các hiệu ứng và hoạt cảnh khi trình chiếu bài thuyết trình? 290
Chương 7 Trình chiếu bài thuyết trình 291 1. Trình chiếu bài thuyết trình 292 Thiết lập các tùy chọn cho chế độ Slide Show 292 Trình chiếu bài thuyết trình 293 Trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng internet đến người xem từ xa 294 2. Sử dụng các nút điều khiển trong chế độ Slide Show 298 Di chuyển đến một slide xác định 299 Sử dụng các tổ hợp phím tắt 300 Chuyển đến một Custom Show 302 3. Tạo chú giải trong khi trình chiếu bài thuyết trình 303 Các tùy chọn con trỏ 303 Sử dụng con trỏ chuột Laser 303 Làm nổi nội dung trên slide trình chiếu 304 4. Trình chiếu bài thuyết trình với nhiều màn hình 306 Bật tính năng hỗ trợ nhiều màn hình 306 Trình chiếu bài thuyết trình với nhiều màn hình 307 5. Hỏi đáp 309 Câu 1. Tập tin PowerPoint Show (PPSX) có cần chương trình PowerPoint hoặc PowerPoint Viewer để chạy hay không? Chúng ta có thể hiệu chỉnh tập tin PPSX hay không? 309 Câu 2. Làm sao để nhấp phải chuột thì sẽ lùi về slide trước trong chế độ Slide Show? 309 Câu 3. Có cách nào khoá hiệu lệnh chuột và bàn phím để điều khiển trong khi trình chiếu? 310 Câu 4. Có thể nhập văn bản trong khi Slide Show không? 311 Câu 5. Có cách nào không cho tựa đề của các slide không hiển thị nhưng vẫn có trong lệnh Go to Slide trong khi trình chiếu? 314 Phụ lục 1. Cách tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp 317 1. Một bài trình diễn hiệu quả 317 2. Kế hoạch phát triển bài trình diễn 317 Bước 1: Xác định đối tượng khán giả và mục tiêu bài trình diễn 318 Bước 2: Lựa chọn phương pháp báo cáo 319 Bước 3: Lựa chọn phương pháp truyền đạt thông tin 319
Bước 4: Chọn bộ định dạng phù hợp hoàn cảnh 320 Bước 5: Phát triển nội dung 321 Bước 6: Tạo các hình ảnh trực quan 321 Bước 7: Thêm các hiệu ứng đa phương tiện 322 Bước 8: Tạo các bản in phát cho khán giả và ghi chú cho slide 322 Bước 9: Kiểm tra lại bài và báo cáo thử 322 Bước 10: Phát hành bài báo cáo 323 Bước 11: Tiến đến thành công và cải tiến bài báo cáo 323 3. Giữ cho khán giả luôn cảm thấy thích thú 324 Các kỹ thuật diễn thuyết 324 Các gợi ý về nội dung 324 Phụ lục 2. Tài nguyên Internet 326 1. Template, Themes và Background 326 2. Add-Ins và tài liệu tham khảo 326
Lời nói đầu Bạn đọc thân mến, PowerPoint là một công cụ biên tập và trình diễn báo cáo trên máy tính phổ biến nhất hiện nay. Ở Việt Nam, PowerPoint cũng đã được áp dụng rất nhiều trong các buổi hội thảo, các cuộc họp, các buổi giới thiệu dự án hoặc sản phẩm, báo cáo trong nội bộ công ty hoặc phục vụ cho công tác giảng dạy. PowerPoint 2010 được bổ sung nhiều tính năng mới với sự cải tiến giao diện Ribbon thuận lợi hơn cho người sử dụng. Do vậy, những người đã từng sử dụng thành thạo hoặc những người mới bắt đầu tìm hiểu PowerPoint đều phải học qua cách sử dụng chương trình này. Tuy nhiên, những người đã thành thạo PowerPoint sẽ tốn ít thời gian hơn so với những người mới bắt đầu. Tài liệu này có 7 chương và các phụ lục. Các chương được tổ chức theo từng nhóm nội dung lớn tương ứng với quá trình xây dựng bài thuyết trình của bạn trong PowerPoint. Do vậy, các bạn mới bắt đầu học nên đọc tài liệu từ đầu đến cuối để có cái nhìn và sự hiểu biết tổng quát về chương trình này. Các bạn đã am tường PowerPoint thì chỉ cần đọc qua các nội dung mới trong phiên bản PowerPoint 2010 và xem thêm những vấn đề mà mình quan tâm. Tài liệu được thiết kế theo hướng vừa học vừa làm và chú trọng vào thực hành nên các bạn phải cố gắng hoàn thành từng phần trong tài liệu. Khi đọc xong tài liệu là các bạn đã nắm trong tay một công cụ biên soạn và trình diễn bài thuyết trình chuyên nghiệp nhất thế giới. Các tập tin hình ảnh, video, audio, dùng cho các bài thực hành trong tài liệu này có thể tải tại địa chỉ Hy vọng tài liệu này sẽ giúp ích cho bạn đọc nhanh chóng tiếp cận và sử dụng thành thạo các tính năng của chương trình PowerPoint để áp dụng vào công việc thực tế của mình. Do tài liệu được biên soạn trong thời gian rất ngắn nên không thể tránh được những điểm thiếu sót và chưa hoàn thiện. Các ý kiến đóng góp xin vui lòng gửi về: TP. HCM, ngày 30 tháng 01 năm 2010
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010 Nội dung 1. Các điểm mới trong PowerPoint 2010 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 3. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint 4. Thay đổi kiểu hiển thị trong cửa sổ chương trình 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh 6. Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc 7. Thanh thước ngang và dọc 8. Các đường lưới 9. Đường trợ giúpkhi vẽ 10. Xem bài thuyết trình ở các chế độ màu sắc khác nhau 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ 12. Sắp xếp các cửa sổ 13. Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ 14. Sử dụng trình trợ giúp 15. Hỏi đáp Trang 1
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 1 owerPoint 2010 là một phần của bộ Microsoft Office 2010. Cũng giống như Word (chương P trình xử lý văn bản), Excel (bảng tính), Outlook (trình quản lý e-mail và quản lý công việc cá nhân) và Access (cơ sở dữ liệu), PowerPoint giúp chúng ta tạo nên các bài thuyết trình sinh động và lôi cuốn. Khi thuyết trình, chúng ta có thể dùng các loại dụng cụ hỗ trợ như:slide 35mm, phim chiếu cho máy overhead, các slide trên máy tính, bản thuyết trình được in ra giấy, các bản ghi chú của người thuyết trình. PowerPoint có thể tạo ra tất cả các loại dụng cụ trên và có thể kèm theo các hiệu ứng hấp dẫn và thu hút người nghe. Do PowerPoint được tích hợp rất chặt chẽ với các thành phần khác của bộ Microsoft Office 2010, nên chúng ta có thể chia sẽ thông tin giữa các ứng dụng này rất dễ dàng. Ví dụ, chúng ta có thể vẽ biểu đồ trong Excel và có thể chèn biểu đồ này vào slide của PowerPoint hoặc chúng ta có thể chép các đoạn văn bản của Word để đưa vào slide, 1. Các điểm mới trong PowerPoint 2010 Cũng giống như các chương trình khác của bộ Office 2010, giao diện PowerPoint 2010 được phát triển lên từ phiên bản 2007. Giao diện Ribbon mang lại nhiều tiện lợi trong việc thao tác cho người dùng và với nhiều tính năng mới sẽ giúp tạo nên những bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn một cách nhanh chóng. Dưới đây là một số tính năng mới mà bạn sẽ gặp trong quá trình sử dụng phiên bản này. Ribbon mới PowerPoint 2010 xây dựng Ribbon có các nút lệnh đồ họa dễ nhận biết được chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thống thực đơn xổ xuống trước đây. Mỗi tab giống như một thanh công cụ với các nút lệnh và danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng. Các tab không dễ tùy biến dễ như các thang công cụ ở các phiên bản trước, nhưng PowerPoint 2010 có thêm một thanh công cụ gọi là Quick Access Toolbar (QAT - thanh công cụ truy cập nhanh) giúp người dùng có thể tùy biến và gắn thêm các nút lệnh thường dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thêm vào QAT bất kỳ nút lệnh nào bằng cách nhấp phải chuột vào nó và chọn Add to Quick Access Toolbar. Trang 2
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Ribbon xuất hiện thêm ngăn Transitions giúp việc áp dụng hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác được nhanh và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp người dùng dễ dàng phóng to hay thu gọn Ribbon. Tab đang chọn Quick Access Toolbar Hình 1. Ribbonđược tổ chức lại Ngăn File thay cho nút Office Ngăn File chứa các lệnh liên quan đếnbài thuyết trình đang soạn thảo như thuộc tính tập tin, thiết lập mật mã bảo vệ, lưu trữ, in ấn và chia sẽ bài thuyết trình. Hình 2. Ngăn File mới Hỗ trợ làm việc cộng tác PowerPoint 2010 cho phép nhiều người cùng biên soạn hay hiệu chỉnh bài thuyết trình một cách đồng thời. Chúng ta có sử dụng máy chủ SharePoint của công ty hoặc các trang web hỗ trợ ứng dụng web PowerPoint như là Windows Live để lưu trữ bài thuyết trình. Khi đó, nhiều người có thể truy cập vào hiệu chỉnh bài thuyết trình và các điều chỉnh sẽ được đồng bộ một cách tự động. Trang 3
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 3. Nhiều người cùng làm việc trên một bài thuyết trình Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình Nhóm các slide trong các bài thuyết trình lớn thành các section sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng thuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều người cùng tham gia biên soạn trên một bài thuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo section sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rất nhiều. Chúng ta có thể đặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các section. Hình 4. Chia bài thuyết trình thành nhiều section Trang 4
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình Chúng ta có thể so sánh nội dung các bài thuyết trình với nhau và phối hợp chúng lại bằng cách sử dụng tính năng mới Compare trong PowerPoint 2010. Chúng ta có thể quản lý và lựa chọn những thay đổi hoặc hiệu chỉnh mà mình muốn đưa vào bài thuyết trình cuối cùng. Tính năng Compare sẽ giúp chúng ta giảng đáng kể thời gian đồng bộ các sự hiệu chỉnh trong nhiều phiên bản của cùng một bài thuyết trình. Hình 5. So sánh và phối hợp nội dung trong các bài thuyết trình Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình Chức năng mới Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo các bài thuyết trình khác hoặc xem trước các hiệu ứng, các đoạn phim hoặc âm thanh trên cùng một màn hình. Trang 5
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 6. Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi Với tài khoản Windows Live, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng web PowerPoint, Word và Excel miễn phí. Chúng ta có thể biên soạn bài thuyết trình trực tuyến ngay trong trình duyệt web. Hình 7. Soạn thảo bài thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint Web App Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình Trong phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh hơn về đa phương tiện trong bài thuyết trình. Cụ thể, chúng ta có thể nhúng, cắt xén áp dụng các hiệu ứng định dạng lên các hình ảnh và đoạn phim ngay trong bài thuyết trình. Cắt xén video Tính năng cắt xén video trong PowerPoint 2010 giúp loại bỏ các phần không cần thiết và giúp nội dung bài thuyết trình tập trung hơn. Trang 6
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 8. Cắt xén video Chèn video từ các nguồn trên mạng Chèn video từ các nguồn trên mạng cũng là một tính năng nổi bật của PowerPoint 2010. Tập tin video này có thể do chúng ta tải lên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc bạn sưu tầm được. Có nhiều dịch vũ lưu trữ, chia sẽ video trực tuyến hoàn toàn miễn phí như YouTube, Yahoo Video, Clip.vn, Google Videos, Mội tập tin video lưu trữ trên các trang này thông thường sẽ có đoạn mã dùng để nhúng vào các trang web khác.Ví dụ, với trang Yahoo Video, bạn sao chép đoạn mã trong ô Embed. Sau đó, trên giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site Tại vùng trống của cửa sổ Insert Video From Online Video Site, bạn dán đoạn mã đã lấy được khi nãy vào. Xong, nhấn Insert. Như vậy là đoạn video đã được chèn vào bài thuyết trình. Tuy nhiên để xem được đoạn video thì máy tính phải có kết nối Internet. Trang 7
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 9. Chèn video từ các nguồn trên mạng Nhúng video Những đoạn phim, bài nhạc được nhúng vào sẽ trở thành một thành phần của bài thuyết trình. Chúng ta khỏi phải bận tâm tới việc sao chép các tập tin này gửi kèm theo bài thuyết trình. Ngoài ra, PowerPoint còn cho phép xuất bản bài thuyết trình sang định dạng video để có thể chép ra CD/ DVD, đính kèm theo e-mail hoặc gửi lên web. Hình 10. Nhúng video vào bài thuyết trình Trang 8
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Tính năng chuyển định dạng bài thuyết trình sang các định dạng video giúp việc chia sẽ được dễ dàng hơn. PowerPoint cho phép xuất ra định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác nhau từ video cho các loại thiết bị di động cho đến các video có độ phân giải cao. Hình 11. Xuất bài thuyết trình sang video Tích hợp sẵn tính năng chuyển sang định dạng PDF/XPS Phiên bản Office 2007 đã hỗ trợ tính năng xuất bản bài thuyết trình sang định dạng PDF/ XPS. Tuy nhiên tính năng đó là tùy chọn và người dùng phải tải thêm gói cài đặt về cài váo máy. Phiên bản Office 2010 đã tích hợp sẵn tính năng chuyển định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS. Hình 12. Tích hợp sẵn tính năng xuất bản bài thuyết trình sang PDF/XPS Trang 9
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Chụp ảnh màn hình Đây là một tính năng mới rất hay và thú vị, nó giúp chúng ta có thể chụp được các hình ảnh hiện có trên màn và đưa vào bài thuyết trình rất nhanh chóng và tiện lợi. Hình 13. Nút lệnh Screenshot Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh Với phiên bản PowerPoint 2010, bạn có thể áp dụng nhiều hiệu ứng mỹ thuật khác nhau cho các hình ảnh. Hình 14. Các hiệu ứng mỹ thuật Xóa các phần không cần thiết trong hình Một tính năng mới bổ sung vào PowerPoint 2010 đó chính là cho phép loại bỏ nền của các hình ngay trong chương trình. Trang 10
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 15. Loại bỏ nền hình Hỗ trợ tùy biến Ribbon Với giao diện người dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến thanh công cụ Ribbon dễ dàng hơn bao giờ hết. Hình 16. Tùy biến Ribbon Trang 11
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Nâng cấp SmartArt SmartArt trong PowerPoint 2007 đã tuyệt vời thì trong phiên bản 2010 càng độc đa hơn với nhóm Picture có rất nhiều mẫu dựng sẵng giúp cho việc minh họa trong bài thuyết trình càng dễ dàng và trực quan hơn. Hình 17. SmartArt Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới PowerPoint 2010 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng chuyển slide mới, đặc biệt là các hiệu ứng 3-D rất đẹp mắt và sinh động. Hình 18. Hiệu ứng chuyển slide 3-D Sao chép hiệu ứng Việc áp dụng các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide trong PowerPoint 2010 sẽ nhanh hơn rất nhiều nhờ công cụ sao chép hiệu ứng Animation Painter. Trang 12
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 19. Sao chép hiệu ứng với Animation Painter Tăng tính di động cho các bài thuyết trình Với công cụ Compress Media, PowerPoint 2010 sẽ nén các đoạn video, các âm thanh nhúng trong bài thuyết trình làm cho dung lượng bài thuyết trình được nhỏ hơn và từ đó thuận tiện hơn cho việc chia sẽ và giúp cho việc trình chiếu được tốt hơn. Hình 20. Compress Media Broadcast bài thuyết trình Broadcast bài thuyết trình trực tiếp đến các khán giả từ xa thông qua dịch vụ Windows Live hoặc máy chủ SharePoint ngay trong công ty. Khán giả có thể theo dõi bài thuyết trình trực tiếp thông qua trình duyệt và nghe âm thanh thông qua điện thoại. Trang 13
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 21. Broadcast bài thuyết trình và xem bài thuyết trình trên trình duyệt Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser Khi muốn nhấn mạnh những nội dung đang trình bày trên slide, chúng ta có thể biến con trỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách giữ phím Ctrl và nhấp trái chuột trong chế độ Slide Show. Hình 22. Con trỏ Laser Trang 14
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 Khởi động PowerPoint 2010 Tùy theo phiên bản Windows mà bạn đang sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint sẽ khác nhau đôi chút. Trong Windows XP, Windows Vista và Windows 7 thì đường dẫn truy cập đến chương trình là giống nhau. Các bước khởi động như sau: 1. Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start 2. Chọn All Programs 3. Chọn Microsoft Office 4. Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010 Hình 23. Giao diện chính của chương trình PowerPoint 2007 Thoát PowerPoint Thoát chương trình PowerPoint rất đơn giản, bạn làm theo các cách sau : • Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) ở góc trên cùng bên phải cửa sổ PowerPoint, hoặc • Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit, hoặc • Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt Khi có sự thay đổi trong nội dung bài thuyết trình mà bạn chưa lưu lại thì PowerPoint sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở bạn. Trang 15
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 • Chọn Save: sẽ lưu lại các thay đổi trước khi thoát PowerPoint • Chọn Don’t Save: sẽ thoát PowerPoint mà không lưu lại các thay đổi • Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint Hình 24. Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu các thông tin trong bài thuyết trình 3. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint Giao diện của PowerPoint 2010 không có nhiều thay đổi so với phiên bản 2007. Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint như sau: Ngăn File Thanh trạng thái Khu vực Close soạn thảo Maximize/Restore Quick Access toolbar Title bar gọi là slide Minimize Ngăn Outline Ngăn Slides Hình 25. Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint Thanh tiêu đề (Title bar):Thể hiện tên của chương trình đang chạy là PowerPoint và tên của bài trình diễn hiện hành. Nếu cửa sổ chưa toàn màn hình thì ta có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ. Trang 16
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Ribbon:Chức năng của Ribbon là sự kết hợp của thanh thực đơn và các thanh công cụ, được trình bày trong các ngăn (tab) chứa nút và danh sách lệnh. Quick Access Toolbar:Chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất. Bạn có thể thêm/ bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng. Nút Minimize:Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ của ứng dụng trên taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng. Nút Maximize/Restore:Khi cửa sổ ở chế độ toàn màn hình, khi chọn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ lại, nếu cửa sổ chưa toàn màn hình thì khi chọn nút này sẽ phóng to cửa sổ thành toàn màn hình Nút Close:Đóng ứng dụng lại. Bạn có thể nhận được thông báo lưu lại các thay đổi của bài trình diễn. Khu vực soạn thảo bài trình diễn:Hiển thị slide hiện hành. Ngăn Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin về bài trình diễn và cung cấp các nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị và phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo. Ribbon Ribbon được tổ chức thành nhiều ngăn theo chức năng trong quá trình xây dựng bài thuyết trình. Trong mỗi ngăn lệnh lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng các chức năng của chương trình. Ngăn lệnh theo ngữ cảnh Các ngăn chứa lệnh (Tabs) Nhóm lệnh Mở hộp thoại Hình 26. Ngăn Home trên Ribbon File:Mở thực đơn Filetừ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình. Home:Chứa các nút lệnh thường xuyên sử sụng trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình như là các về lệnh sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thế Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ như là bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh, Trang 17
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 27. Ngăn Insert Design:Thực hiện các lệnh về định dạng kíc cở và chiều hướng của các slide, handout, áp dụng các mẫu định dạng và các kiểu hình nền cho slide. Hình 28. Ngăn Design Transitions: PowerPoint 2010 tổ chức Transitions thành một ngăn mới trên Ribbon giúp chúng ta có thể áp dụng và thiết lập các thông số cho các hiệu ứng chuyển slide rất nhanh chóng và thuận lợi. Ngoài ra, chúng ta có thể xem trước hiệu ứng chuyển slide ngay trong chế độ soạn thảo. Hình 29. Ngăn Transitions Animations: Danh mục các hiệu ứng áp dụng cho các đối tượng trên slide, sao chép hiệu ứng giữa các đối tượng, thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng. Hình 30. Ngăn Animations Slide Show: Chuẩn bị các thiết lập cho bài thuyết trình trước khi trình diễn, tùy biến về mặt nội dung của bài thuyết trình trong các tình huống báo cáo, broadcast bài thuyết trình cho các khán giả theo dõi từ xa và thiết lập các thông số cho các màn hình hiển thị khi trình diễn. Hình 31. Ngăn Slide Show Review: Ghi chú cho các slide trong bài thuyết trình, so sánh và trộn nội dung giữa các bài thuyết trình và công cụ kiểm tra lỗi chính tả. Hình 32. Ngăn Review View: Chuyển đổi qua lại giữa các chế độ hiển thị, cho hiển thị hoặc ẩn thanh thước, các đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng sọan thảo, chuyển đổi giữa các chế độ màu hiển thị, sắp xếp các cửa sổ, Trang 18
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 33. Ngăn View Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở ngăn này nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer. Hình 34. Ngăn Developer Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tiện ích cho PowerPoint. Hình 35. Ngăn Add-Ins 4. Thay đổi kiểu hiển thị trong cửa sổ chương trình PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị đó là nhóm Presentation Views dùng trong quá trình sọan thảo và nhóm Master Views dùng trong quá trình thiết kế slide, bố cục bản in và trang chú slide thích. Mỗi kiểu hiển thị có công dụng riêng trong quá trình soạn thảo, thiết kế, chỉnh sửa hoặc trình chiếu bài thuyết trình. Normal Slide Show Slide Sorter Reading View Trang 19
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 36. Các kiểu hiển thị cửa sổ làm việc Nhóm Presentation Views có các kiểu hiển thị sau: • Normal: Chế độ này dùng rất nhiều trong quá trình biên soạn bài thuyết trình • Slide Sorter: Chế độ này giúp xem tổng thể bài trình diễn, bố cục, cũng như trình tự các slide trong bài thuyết trình. • Notes Page: Chế độ này giúp ta thêm các ghi chú vào slide (các ghi chú này sẽ không hiển thị khi trình chiếu) • Reading View: Xem trước bài thuyết trình trong giao diện soạn thảo Muốn chuyển qua lại giữa các chế độ hiển thị thì bạn vào ngăn View trênRibbon, sau đó chọn kiểu hiển thị mong muốn hoặc chọn kiểu hiển thị trực tiếp từ góc dưới bên phải thanh trạng thái. Dưới đây là các hình minh họa của các kiểu hiển thị: Normal Slide Sorter Reading Slide View Show Hình 37. Các kiểu hiển thị Nhóm Master Views Trang 20
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 • Slide Master: Lưu trữ thông tin về thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục, cho các slide • Handout Master: Thiết lập các thông số cho các trang in handout như chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các header, footer, hộp hiển thị ngày tháng và số trang trên handout, • Notes Master: Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide tương tự như handout. Hình 38. Slide Master và Handout Master Slide Show: Ngoài hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint còn một kiểu hiển thị nữa được sử dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show. Slide Show là chế độ trình chiếu toàn màn hình, các slide sẽ lần lượt xuất hiện theo thứ tự được sắp sếp trong bài thuyết trình. Phím tắt: Nhấn phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tổ hợp phím để bắt đầu trình chiếu từ slide hiện hành. 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh Bạn có thể thêm nhanh các nút lệnh được tích hợp sẵn cho QAT bằng cách nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) trên QAT. Sau đó, bạn chọn hoặc bỏ chọn các nút lệnh cho hiện hoặc ẩn trên QAT. Trang 21
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 39. Thêm hoặc bớt nhanh các nút lệnh trên QAT Bạn cũng có thể thêm các nút lệnh khác vào QAT theo hướng dẫn sau: 1. Chọn nút Office | Options | Hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 2. Chọn Quick Access Toolbar từ danh sách bên trái 3. Chọn các nhóm lệnh từ hộp Choose commands from . Sau đó, bạn chọn các nút lệnh từ hộp bên dưới và nhấn nút Add >> để thêm vào hộp danh sách bên phải. 4. Nếu bạn muốn bỏ một nút lệnh nào đó khỏi QAT thì chọn nó từ hộp Customize Quick Access Toolbar bên phải và nhấn nút Remove. 5. Để trả QAT về trạng thái mặc định thì nhấn nút Resetvà chọn Reset only Quick Access Toolbar. 6. Bạn chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon thì QAT sẽ xuất hiện bên dưới Ribbon. 7. Để hoàn tất việc tùy biến QAT thì nhấn nút OK. Trang 22
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 40. Tùy biến QAT 6. Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng soạn thảo trong cửa sổ PowerPoint 2010 bằng cách sử dụng thanh Zoom trên thanh trạng thái hoặc dùng hộp thoại Zoom. Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng làm việc trong khoảng từ 10% đến 400%. Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có được vùng làm việc tốt nhất. Điều chỉnh vùng làm việc vừa vặn theo cửa sổ hiện hành Mở hộp Zoom Tỷ lệ hiện hành Thu nhỏ Phóng to Hình 41. Hộp thọai Zoom và thanh Zoom trên thanh trạng thái Để gọi hộp thoại Zoom thì bạn chọn Ribbon | View | chọn Zoom. Cách nhanh hơn là bạn nhấp chuột vào nút chỉ số phần trăm trên thanh trạng thái hoặc nhấn tổ hợp phím . 7. Thanh thước ngang và dọc Trang 23
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Các thanh thước ngang và dọc giúp chúng ta trong việc bố trí các thành phần trên slide chính xác hơn. Bạn vào chọn ngăn View trên Ribbon, sau đó chọn Rulers tại nhóm Show. Thanh thước ngang Thanh thước dọc Hình 42. Thanh thước dọc và ngang Thanh thước ngang và dọc chỉ có trong kiểu hiển thị Normal và Notes Page và đơn vị tính trên thanh thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings trong Control Panel của Windows. Bạn có thể tắt bớt thanh thước dọc bằng cách vào File | Options | chọn Advance | tìm đến mục Display | bỏ chọn Show vertical ruler. Hình 43. Tùy chọn thanh thước dọc 8. Các đường lưới Các đường lưới (gridlines) chia slide thành các ô vuông có kích thước bằng nhau giúp chúng ta canh chỉnh các đối tượng dễ dàng vàcác đường này sẽ không hiển thị khi in ra giấy. Những cách bật/ tắt các đường lưới: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím . Cách 2: View | nhóm Show| chọn Gridlines. Cách3: Home | nhóm Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn View Gridlines. Trang 24
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Các đường lưới Hình 44. Các đường lưới trên slide Hộp thoại Grid and Guides cho phép thiết lập khoảng cách giữa các đường lưới cũng như nhiều tùy chọn khác.Có nhiều cách mở hộp thoại Grid and Guides: • Cách 1: Home | nhóm Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn Grid Settings • Cách 2: View | nhóm Show | chọn Grid Setting ( ) Bắt dính đối tượng vào đường lưới Bắt dính đối tượng vào đối tượng khác Thiết lập khoảng cách giữa các chấm lưới Bật/ tắt đường lưới Bật/ tắt đường trợ giúp khi vẽ Hình 45. Hộp thoại Grid and Guides 9. Đường trợ giúpkhi vẽ Đường trợ giúpkhi vẽ (guides) cũng giống như các đường lưới trên slide nhưng ta có thể kéo và thả chúng đến các vị trí mong muốn. Các đường trợ giúp này giúp chúng ta dễ dàng trong việc canh chỉnh vị trí của các đối tượng trên slide và chúng sẽ không được hiển thị khi in ra giấy. Trang 25
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 46. Các đường trợ giúp ngang và dọc Để bật đường trợ giúp khi vẽ bạn vào View | nhóm Show | chọn Guides. Bạn có thể tạo thêm các đường trợ giúp bằng cách giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột kéo đường trợ giúp ngang/ dọc đến vị trí mới và nhả chuột. Hình 47. Bật/ tắt đường trợ giúp khi vẽ Xóa bớt các đường trợ giúp bằng cách dùng chuột kéo chúng ra khỏi diện tích của slide. 10. Xem bài thuyết trình ở các chế độ màu sắc khác nhau Khi soạn thảo bài thuyết trình, chúng ta thường soạn thảo trong chế độ đầy đủ màu (Color View). Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra bài thuyết trình trên màn hình ở chế xem đen/ trắng (Black and White) hoặc tông màu xám (Grayscale) trước khi bạn muốn in ra giấy trên máy in trắng đen. Để chuyển đổi qua lại giữa các chế độ màu hiển thị, bạn nhấp chuột vào ngăn View | nhóm Color/ Grayscale | chọn kiểu hiển thị là Color, Grayscale hoặc Black and White Trang 26
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 48. Các tùy chọn trong kiểu hiển thị Grayscale Sau khi kiểm tra bài thuyết trình trong các chế độ màu sắc khác nhau, bạn nhấp chuột vào nút Back To Color View để màn hình trở về chế độ đầy đủ màu sắc. Các tùy chọn kiểu màu Black and White hoặc Grayscale không làm ảnh hưởng đến các màu sắc đang có trên các slide mà chúng chỉ có tác dụng khi in ra giấy trong chế độ Black and White hoặc Grayscale. Hình 49. Slide xem trong chế độ Black with White Fill 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ Tính năng xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ rất hữu ích khi chúng ta muốn tham khảo, sao chép, so sánh, thông tin của các slide khác trong bài khi đạng biên soạn nội dung cho một slide mới. Để mở thêm một cửa sổ mới cho bài thuyết trình, bạn vào View | nhóm Window | chọn New Window. Trang 27
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 50. Xem củng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ Mỗi cửa sổ hiển thị sẽ được đánh số phía sau tên bài thuyết trình trên thanh tựa đề của cửa sổ PowerPoint. 12. Sắp xếp các cửa sổ Khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng một lúc bằng cách nhân bản hoặc do mởnhiều tập tin PowerPoint, bạn có thể dùng chức năng sắp xếp các cửa sổ để dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi cửa sổ, biên soạn, hoặc so sánh nội dung giữa các bài thuyết trình. Có hai kiểu sắp xếp cửa sổ như sau: Kiểu Arrange All: Vào View | nhóm Window | chọn Arrange All. Các cửa sổ sẽ được dàn ra trên màn hình và không bị chồng lên nhau. Kiểu Cascade: Vào View | nhóm Window | chọn Cascade. Các cửa sổ được sắp xếp theo cách xếp chồng lên nhau, mỗi cửa sổ chỉ thấy thanh tựa đề. Hình 51. Sắp xếp các cửa sổ theo kiểu Arrange All và Cascade Các lệnh sắp xếp này sẽ không có tác dụng đối với các cửa sổ PowerPoint thu nhỏ nằm trên thanh Taskbar của Windows. 13. Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ làm việc của PowerPoint bằng cách vào ngăn View | nhóm Window | chọn Switch Windows | chọn tên tập tin PowerPoint cần xem. Trang 28
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 52. Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ 14. Sử dụng trình trợ giúp Trình trợ giúp của PowerPoint giống như một quyển sách tham khảo toàn diện nhất. Bạn có thể tìm kiếm các hướng dẫn từ trình trợ giúp này mỗi khi gặp khó khăn trong việc sử dụng các chức năng của chương trình. Trình trợ giúp sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước rất dễ theo dõi và dễ hiểu, tuy nhiên bạn cần phải thành thạo tiếng Anh mới có thể sử dụng tốt nguồn tài nguyên này. Để mở trình trợ giúp của PowerPoint, bạn nhấn phím F1 hoặc nhấp nút Help trong cửa sổ chương trình PowerPoint. Nút Help Nhập từ khóa của phần muốn trợ giúp Các phần trợ giúp được bố cục theo các chủ đề Hình 53. Cửa sổ phần trợ giúp của PowerPoint Hình 54. Bảng 1. Thanh thực đơn của cửa sổ Help Nút Tên nút Mô tả Back and Đi tới và lùi trong các bài hướng dẫn mà bạn đã xem giống như Forward trình duyệt Stop Dừng tải nội dung muốn xem, rất hữu ích khi việc tải quá chậm và bạn muốn hủy lệnh tải (thông thường là nội dung từ Internet). Trang 29
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Refresh Tải lại nội dung từ Internet Home Trở về danh mục chủ đề mặc định của trình trợ giúp. Print In nội dung bài hướng dẫn hiện hành. Change Font Mở danh mục các lựa chọn kích thước chữ trong bài hướng. Size Show Table of Tắt/ mở khung mục lục các bài hướng dẫn bên trái cửa sổ Help. Contents Keep on Top Giữ cửa sổ Help luôn nằm trên tất cả các cửa sổ khác. Trang 30
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 15. Hỏi đáp Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)? Yêu cầu QAT sẽ có các nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, Copy, Paste, Pulish as PDF or XPS và chia làm 2 nhóm ngăn cách nhau bởi một đường ranh giới (separator) trước nút Copy. Trả lời: Chúng ta có thể tùy biến QAT của PowerPoint cho một tập tin cụ thể hay cho tất cả các tập tin trong chương trình. Các bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Trên cửa sổ chương trình bạn nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) 3. Bạn tích chọn các nút lệnh sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo. Hình 55. Chọn các nút lệnh vào QAT 4. Các nút lệnh còn lại không có sẵn cho bạn chọn, do vậy bạn chọn ngăn Home trên Ribbon, đến nhóm Clipboard và nhấp phải chuột lên nút Copy và chọn Add to Quick Access Toolbar. Trang 31
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 56. Thêm nhanh các nút lệnh từ Ribbon vào QAT 5. Thực hiện lại bước 4 để thêm nút Paste vào QAT. Tuy nhiên để thêm seperator và nút Pulish as PDF or XPS thì không thể thêm vào QAT theo các cách trên được. Bạn hãy vào File, chọn Options. Hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện. Hình 57. Hộp thoại PowerPoint Options 6. Chọn nhóm Quick Access Toolbar, từ khung Choose commands from bên trái, chọn và nhấn nút Add để thêm vào khung Customize Quick Access Toolbar bên phải. 7. Bạn thấy nút lệnh Publish as PDF or XPS nằm trong ngăn File trên Ribbon. Do vậy, bạn chọn File Tab từ hộp Choose commands from để các nút lệnh trong nhóm này được liệt kê trong hộp bên dưới. Hình 58. Các lệnh trong File Tab 8. Bạn chọn nút Publish as PDF or XPS và nhấn nút Add để thêm vào QAT. 9. Tại khung Customize Quick Access Toolbar: Trang 32
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 • Chọn For all documents (default) thì thanh QAT tùy biến này sẽ có tác dụng cho tất cả chương trình PowerPoint. • Chọn “Tên tập tin thuyết trình.pptx” thì QAT chỉ có tác dụng cho tập tin này. • Bạn chọn các nút lệnh trong khung và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để sắp xếp theo thứ tự yêu cầu. Hình 59. Sắp xếp các nút lệnh 10. Nhấn nút OK để hoàn tất các tùy chỉnh QAT. Kết quả QAT như sau: Hình 60. QAT sau khi tùy biến 11. Muốn phục hồi QAT về trạng thái mặc định giống như khi mới cài đặt thì bạn vào PowerPoint Options, chọn Quick Access Toolbar, chọn nút Reset tại Customizations và chọn: Hình 61. Hủy bỏ các tùy biến trong QAT • Reset only Quick Access Toolbar: chọn sẽ trả QAT về trạng thái mặc định • Reset all customizations: chọn sẽ hủy bỏ tất cả các tùy biến trong PowerPoint kể cả tùy biến Ribbon. Trang 33
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau: Hình 62. Tạo ngăn “Lệnh của tui” trên Ribbon Trả lời: PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon với giao diện người dùng rất dễ sử dụng và nhanh chóng. Các bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon. Hình 63. Tùy biến Riboon 3. Nhấn vào nút New Tab, một Tab mới được tạo thêm trong danh sách Main Tabs ở trên. Bạn nhấp phải chuột lên Tab vừa tạo và chọn lệnh Rename để đặt tên lại. Trang 34
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 64. Đặt tên lại cho Tab 4. Nhấp phải chuột lên New Group (Custom) và chọn Rename để đặt tên lại là “Cắt, dán” và nhấp OK để đóng hộp Rename. Hình 65. Đổi tên cho Group 5. Chọn lại ngăn “Lệnh của tui” và nhấp chuột 3 lần nút New Group ở bên dưới để thêm vào 3 nhóm lệnh nữa. Sau đó làm theo bước 4 để lần lượt đổi tên là “Định dạng”, “Chèn slide, đối tượng”, “Hiệu ứng”. Trang 35
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 66. Chèn các nhóm vào Tab mới 6. Để thêm các nút lệnh vào các nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau: • Chọn Choose commands from bên khung bên trái để liệt kê các lệnh thông dụng • Chọn nút lệnh cần đưa vào “Lệnh của tui” • Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh đang chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải. • Nhấn nút Add để thêm các lệnh vào các nhóm hoặc nhấn nút Remove để loại bỏ nút không cần khỏi các nhóm. • Thực hiện lại qui trình này để thêm tất cả các nút lệnh vào các nhóm theo yêu cầu câu hỏi. • Nhấn nút Move Up và Move Down để sắp xếp các nút lệnh theo trình tự yêu cầu. Hình 67. Thêm các nút lệnh vào các nhóm tương ứng 7. Chọn ngăn “Lệnh của tui” và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để đưa ngăn này lên trước ngăn Home. Trang 36
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 8. Theo yêu cầu của câu hỏi thì nhóm lệnh “Định dạng” không có các nhãn bên dưới các nút lệnh. Do vậy, bạn nhấp phải chuột lên nhóm lệnh này rồi chọn Hide Command Labels. Hình 68. Ẩn nhãn bên dưới nút lệnh Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác? Trả lời: Giả sử bạn đã tùy biến rất nhiều cho Ribbon và QAT từ máy tính ở công ty và bạn muốn chuyển các tùy biến rất tiện lợi này sang Office trong máy tính ở nhà. Trong PowerPoint 2010 nói riêng và Office 2010 nói chung thì yêu cầu này thực hiện rất đơn giản. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào máy tính công ty, khởi động PowerPoint 2010. 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export và chọn Export all customizations. Hình 69. Lệnh Inport/Export 4. Hộp thoại File Save xuất hiện • Tìm nơi lưu tập tin tại Save in • Đặt tên tập tin tại File name • Save as type để mặc định là Exported Office UI file (*.exportedUI) • Nhấn nút Save để lưu. Trang 37
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 70. Lưu tập tin UI 5. Chép tập tin vừa xuất ra, mở PowerPoint 2010 ở máy tại nhà. Sau đó, bạn vào hộp thoại PowerPoint Options rồi chọn nút lệnh Import/Export trong khung Customize Ribbon. Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file. Trong hộp thoại File Open: • Tìm đến tập tin UI tại hộp Look in • Chọn tên tập UI • Nhấn nút Open để nhập tùy biến Ribbon và QAT vào Office 6. Nhấn nút OK đóng hộp thoại PowerPoint Options. Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint? • Thay đổi tông màu (Color scheme) của chương trình. • Tắt tính năng kiểm tra chính tả của văn bản. • Điều chỉnh Recent Presentations lại còn 10. Trả lời: Các bước thực hiện như sau: 1. Mở chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn nhóm General, tại User Interface options, tại hộp Color scheme bạn chọn lại tông màu cho chương trình. Trang 38
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Hình 71. Chọn Color scheme 4. Chọn nhóm Proofing, tại When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type. Hình 72. Bỏ tùy chọn kiểm tra chính tả 5. Vào nhóm Advanced, nhóm Display và điều chỉnh tại hộp Show this number of Recent Documents thành 10. Hình 73. Tùy chọn Recent Documents 6. Nhấn OK hoàn tất. Trang 39
Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái? Trả lời: Nhấp phải chuột lên thanh trạng thái, từ đó chọn hoặc bỏ chọn các thông tin cho thanh trạng thái. Hình 74. Các tùy chọn cho thanh trạng thái Trang 40
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản Nội dung 1. Tạo bài thuyết trình 2. Lưu bài thuyết trình 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings 5. Các thao tác với slide 6. Mở và đóng bài thuyết trình 7. Hỏi đáp Trang 41
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang 42
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản 2 hương này trình bày cách tạo một bài thuyết trình mới dựa vào các mẫu thiết kế sẵn của C PowerPoint cũng như từ các mẫu định dạng do người dùng thiết kế. Ngoài ra, chương này cũng trình bày một số thao tác cơ bản đối với bài thuyết trình như lưu trữ, chọn định dạng tập tin và thiết lập mật mã để bảo vệ bài thuyết trình. 1. Tạo bài thuyết trình PowerPoint cung cấp nhiều cách thức để tạo một bài thuyết trình mới. Chúng ta sẽ lần lượt xem qua các cách này. Tạo bài thuyết trình rỗng Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng (blank) đã mặc định được tạo ra, đây chính là cách tạo bài thuyết trình mặc định của PowerPoint và bạn chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide. Khi bạn đang trong cửa sổ PowerPoint và bạn muốn tạo thêm một bài thuyết trình rỗng nữa, bạn làm theo các bước sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn Blank presentation 4. Nhấn nút Create để tạo mới. Phím tắt: Dùng tổ hợp phím tắt để tạo nhanh bài thuyết trình rỗng Trang 43
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 75. Hộp thoại New Presentation Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn PowerPoint Template là các mẫu định dạng đã được thiết kế sẵn (template) kèm theo trong bộ Office hoặc do chúng ta tải từ Internet. Template có thể chứa các layout, theme color, theme font, theme effect, các kiểu nền của slide và có thể chứa cả các nội dung mẫu. PowerPoint cung cấp rất nhiều template và được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế. Chúng ta có thể tự mình thiết kế các template để sử dụng lại nhiều lần hoặc chia sẽ cho người khác. Ngoài ra, trên internet có rất nhiều trang web chuyên cung cấp các kiểu template đẹp và được cập nhật thường xuyên như là: office.com, powerbacks.com, templateswise.com, Dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint Các mẫu trong phần này không nhiều vì PowerPoint còn cho phép bạn chọn mẫu từ các nguồn khác, đặc biệt là từ Internet. Các bước thực hiện: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn Sample templates 4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ. 5. Nhấn nút Create để tạo mới bài thuyết trình Trang 44
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 76. Một số Sample templates Dùng các mẫu từ trang web office.com Trang web office.com cập nhật thường xuyên các mẫu thiết kế mới và đẹp, do vậy bạn có thể tạo bài thuyết trình mới sử dụng mẫu từ nguồn này. Các bước thực hiện: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Di chuyển đến Office.com templates. Tại đây, các mẫu được nhóm lại theo nội dung của chúng. 4. Ví dụ chọn nhóm là Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu là Business và đợi trong giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách các mẫu từ Internet. 5. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ. 6. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút Download để tải về và tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này. Trang 45
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 77. Chọn mẫu từ trang office.com Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa Khi PowerPoint đã từng tải một mẫu thiết kế mới từ Internet về máy thì nó sẽ tự động lưu mẫu đó vào danh mục My Templates để bạn có thể sử dụng lại sau này. Làm theo các bước sau để sử dụng một mẫu đang lưu trên đĩa: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn My templates 4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ. 5. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút OK để tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này. Hình 78. Các mẫu đang lưu trên đĩa Trang 46
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn Bạn có sẵn một bài thuyết trình mà nội dung của nó tương tự với bài mà bạn sắp tạo. Khi đó, bạn nên tạo bài thuyết trình mới dựa trên bài sẵn có đó để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn New from Existing 4. Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó. 5. Nhấn nút CreateNew để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin có sẵn. Hình 79. Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài Ngoài những cách trên, PowerPoint còn cho phép tạo bài thuyết trình từ các tập tin của các ứng dụng khác. Chẳng hạn như, chúng ta biên soạn trước dàn bài của bài thuyết trình trong các trình soạn thảo văn bản Word, WordPad, NotePad, Sau đó, PowerPoint nhập các dàn bài này vào thành các slide và bạn chỉ cần bổ sung thêm các hình ảnh, video, âm thanh, là đã có một bài thuyết trình hoàn chỉnh. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện 3. Tại Files of type chọn kiểu tập tin là All Outlines. 4. Chọn tập tin Outline mong muốn và chọn Open để mở Trang 47
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 80. Tạo nhanh bài thuyết trình từ tập tin outline Cấu trúc Outline: Outline là tập tin chỉ chứa văn bản, các slide cách nhau bằng một ký hiệu xuống dòng (Enter). Trên mỗi slide, tựa đề slide viết bình thường và các nội dung trên slide thì phải Tab thụt đầu dòng. 2. Lưu bài thuyết trình Trong suốt quá trình biên soạn bài thuyết trình, chúng ta phải thường xuyên thực hiện lệnh lưu tập tin để tránh các sự cố bất ngờ xảy ra có thể làm mất đi các slide mà ta vừa biên soạn. Tùy theo thời điểm thực hiện lệnh lưu mà PowerPoint thực hiện các hoạt động khác nhau, sau đây là một số trường hợp. Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên Lần đầu tiên thực hiện lệnh lưu tập tin bài thuyết trình thì PowerPoint sẽ mở hộp thoại Save As. Từ hộp thoại này bạn hãy đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin và chọn vị trí trên ổ đĩa để lưu trữ. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện 3. Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn đặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ được dùng để thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu). 4. Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type. Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là Trang 48
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản PowerPoint Presentation (*.pptx). • PowerPoint mặc định kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx), đây là kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 và 2010. • Chúng ta có thể lưu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) để các phiên bản PowerPoint 2003 trở về trước có thể mở được bài thuyết trình tạo trên PowerPoint 2010. Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng đặc thù của PowerPoint 2010 sẽ không hoạt động. 5. Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin 6. Nhấn nút Save để lưu Hình 81. Hộp thoại Save As Qui định về đặt tên tập tin: Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự và bạn có thể dùng tất cả các loại ký tự để đặt tên ngoại trừ các ký tự sau ,?, *, /, và \. Lưu bài thuyết trình các lần sau Sau khi đã lưu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh, thêm nội dung và muốn lưu bài thuyết trình lại thì bạn có thể làm theo một trong các cách sau: • VàoFile | chọn nút Save, hoặc • Nhấn nút Save ( ) trên Quick Access Toolbar, hoặc • Nhấn tổ hợp phím tắt Trang 49
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 82. Lưu bài thuyết trình Thêm nút lệnh vào QAT: Để thêm nút Save vào thanh Quick Access Toolbar bạn nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) và chọn nút Save. Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác Khi lưu bài thuyết trình, bạn có thể chọn các kiểu định dạng tập tin từ hộp Save as type trong hộp thoại Save As. PowerPoint cung cấp rất nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lưu bài thuyết trình sang định dạng hình ảnh như JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn bài thuyết trình trong bộ OpenOffice), và thậm chí là lưu bài thuyết trình sang định dạng phim, Thực hiện các bước sau để lưu bài thuyết trình sang các định dạng khác: 1. Mở bài thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác. 2. Vào ngăn File 3. Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện 4. Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác. 5. Nhấn nút Save để thực hiện lệnh. Hình 83. Lưu tập tin dưới định dạng khác Trang 50
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Bảng 2. Các kiểu định dạng của tập tin mà PowerPoint 2010 hỗ trợ Định dạng Phần mở Ghi chú rộng PowerPoint .pptx Mặc định, chỉ có thể mở bằng PowerPoint 2007 và Presentation 2010 (hoặc phải cài thêm phần bổ sung cho các phiên bản củ thì mới mở được). Định dạng tập tin theo chuẩn XML. PowerPoint Macro- .pptm Như trên nhưng có cho phép lưu mã Macro và VBA Enabled Presentation PowerPoint 97-2003 .ppt Định dạng tương thích ngược với các phiên bản Presentation PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), hoặc 2003. PDF .pdf Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF and XPS từ trang web Office Online. XPS .xps Tương tự PDF nhưng đây là định dạng của Microsoft. Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS. PowerPoint Template .potx Tập tin mẫu định dạng (template) của PowerPoint 2007 PowerPoint Macro- .potm Như trên nhưng có thể lưu mã Macro và VBA Enabled Template PowerPoint 97-2003 .pot Tập tin mẫu định dạng (template) của các phiên bản Template PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), hoặc 2003. Office Theme .thmx Giống như template, nhưng nó chỉ chứa các thiết lập định dạng (theme) như (fonts, màu sắc, và các hiệu ứng). PowerPoint Show .pps, .ppsx Giống như một tập tin PowerPoint bình thường nhưng mở sẽ ở chế độ Slide Show; rất hữu ích khi phân phối cho người xem. PowerPoint Macro- .ppsm Giống như trên nhưng có thể lưu mã Macro và VBA Enabled Show PowerPoint 97-2003 .ppt Định dạng có thể mở trong các phiên bản PowerPoint Show 97 đến PowerPoint 2003 PowerPoint Add-In .ppam Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo thêm bằng VBA. PowerPoint 97-2003 .ppa Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo Add-In thêm bằng VBA và có thể mở trong các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003. Single File Web Page .mht, .mhtml Lưu toàn bộ các thành phần của tập tin trình diễn trong một file duy nhất và có thể mở bằng trình duyệt web. Thích hợp khi muốn đưa lên trang web hoặc gửi e-mail Trang 51
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Web Page .htm, .html Lưu tập tin dưới định dạng HTML, các hình ảnh sẽ lưu thành các tập tin riêng. Định dạng này thích hợp cho việc đưa lên trang web. PowerPoint XML .xml Lưu tập tin dưới định dạng XML Presentation Windows Media Video wmv Lưu bài thuyết trình sang định dạng video. PowerPoint 2010 có thể lưu sang phim với các mức chất lượng như High Quality (1024x768, 30fps); Medium Quality (640x480, 24fps); và Low Quality (320X240, 15fps). Định dạng phim WMV có thể chơi trên Windows Media Player và nhiều chương trình phổ biến khác. GIF (Graphics .gif Hình động, giới hạn trong 256 màu Interchange Format) JPEG (Joint .jpg Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web Photographic Experts Group) File Format PNG (Portable .png Hình tĩnh, độ phân giải cao, nó bao gồm các ưu điểm Network Graphics) của hình GIF và JPG. Format TIFF (Tagged Image .tif Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải rất cao File Format) Device Independent .bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows Bitmap Windows Metafile .wmf Hình tĩnh, họ định dạng vector vì thế có thể điều chỉnh kích thước mà không làm vỡ hình (không tương thích với máy chạy hệ điều hành Mac). Enhanced Windows .emf Phiên bản cải tiến của WMF. Metafile Outline/RTF .rtf Định dạng toàn văn bản, loại bỏ tất cả các thành phần khác. Chỉ chứa các Text trên slide nằm trong (placeholders) mới được chuyển outline, các Text trong phần Notes không được lưu. PowerPoint Picture .pptx Lưu bài thuyết trình trong PowerPoint 2010 hoặc Presentation 2007 sang định dạng hình sẽ giúp giảm kích thước tập tin. Tuy nhiên, một số thông tin sẽ bị mất. OpenDocument .odp Lưu tập tin PowerPoint 2010 sang định dạng ODP sẽ Presentation giúp chúng ta có thể mở tập tin bằng các trình biên soạn bài thuyết trình khác như là Google Docs và OpenOffice.org Impress. Tất nhiên, bạn có thể dùng PowerPoint 2010 để mở các tập tin .odp. Tuy nhiên, một số thông tin có thể bị mất khi lưu. Trang 52
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản PowerPoint 2010 không hỗ trợ các định dạng sau: • Định dạng từ PowerPoint 95 trở về trước. • Các tập tin (.ppz) tạo bởi Pack and Go Wizard. Bảng 3. Các tính năng mới trong PowerPoint 2010 mà các phiên bản từ PowerPoint 2003 trở về trước không hỗ trợ Khi mở tập tin trong PowerPoint 2010 trong Tính năng mới trong PowerPoint 2010 các phiên bản từ PowerPoint 2003 trở về trước Hình ảnh SmartArt Chuyển thành hình không cho phép hiệu chỉnh Đồ thị (trừ Microsoft Graph charts) Chuyển thành đối tượng OLE có thể hiệu chỉnh, nhưng các đồ thị có thể bị biến dạng đôi chút khi mở lại trên PowerPoint 2010. Các mẫu slide tự tạo (Slide Layouts) Chuyển thành multiple masters (nhiều slide master) Các kiểu đổ bóng Các kiểu bóng mềm (soft shadows) sẽ chuyển thành các kiểu đổ bóng đơn giản (hard shadows) Font chữ cho Heading và phần nội dung Chuyển thành font chữ bình thường Các hình vẽ (shape), hình ảnh (picture), đối Chuyển thành hình không hiệu chỉnh được tượng (objects), hiệu ứng hoạt hình, các hiệu trong các phiên bản trước ứng mới Hiệu ứng 2-D hoặc 3-D cho văn bản Gradient cho các hình vẽ hoặc văn bản Gạch ngang chữ bằng nét đơn hoặc kép Tô nền bằng gradient, picture, và texture cho văn bản Đỗ bóng,hiệu ứng tương phản, hầu hết các hiệu ứng 3-D Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến khán giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint cho phép chuyển bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng như Windows Media Video (.wmv) và chúng ta có thể dùng các công cụ xử lý phim để chuyển đổi sang các định dạng video khác như .avi, .mov, Trang 53
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Một điểm rất hay khi chuyển bài thuyết trình sang định dạng video là tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động chuyển theo kể cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình. Hình 84. Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Các bước thực hiện như sau: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video. 2. Vào ngăn File 3. Chọn lệnh Share 4. Tại nhóm File Types, chọn Create a Video 5. Chọn chất lượng video tại hộp xổ xuống phía bên phải cửa sổ Share. Có 3 lựa chọn cho bạn: • Computer & HD Displays: Để tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất. Kiểu kết xuất này có thể dùng để phát trên màn hình máy tính, máy chiếu hoặc các thiết bị hiển thị có độ phân giải cao. • Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin có kích thước vừa phải. Kiểu kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng Trang 54
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản internet hay chép ra đĩa DVD. • Poratble Devices: Xuất ra video có chất lượng thấp nhất và tập tin sẽ có kích thước nhỏ nhất. Loại kết xuất này thích hợp để tải vào các thiết bị di động như Zune, các PDA hay Smart Phone 6. Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có các tùy chọn sau: • Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng và ghi lại các hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này. • Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn đã hoàn tất việc lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser trong bài thuyết trình. Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser. 7. Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện 8. Đặt tên tập tin, chọn nơi lưu trữ và nhấn nút Save để bắt đầu chuyển đổi. Thay đổi thời gian chuyển slide: Thời gian chuyển slide mặc định là 5 giây. Thay đổi giá trị mặc định này hãy điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong cửa sổ Create a Video. Hình 85. Xem bài thuyết trình trong Windows Media Player Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS Đôi khi chúng ta muốn cố định các định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn phát cho khán giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS. Bộ Microsoft Office 2010 tích hợp Trang 55
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản sẵn công cụ chuyển đổi sang định dạng PDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng. 9 Portable Document Format (PDF) là định dạng dữ liệu dùng để chiasẽ phổ biến nhất hiện nay. Định dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bị thay đổi khi xem hoặc in ấn và khá khó khăn khi muốn thay đổi dữ liệu mà nó lưu trữ.Định dạng PDF cũng rất hữu ích cho các tài liệu xuất bản thương mại khi mang đi in ấn. 9 XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năng tương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng. Hình 86. Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS Các bước chuyển PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS. 2. Vào File 3. Chọnlệnh Share 4. Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document 5. Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện 6. Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name • Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi chuyển sẽ được mở lên. • Tại Optimize for có hai lựa chọn: Standard: khi muốn phát hành trực tuyến với chất lượng cao về hình ảnh hoặc dùng cho việc in ấn(kích thước tập tin lớn). Minimum size: dùng cho việc đọc trực tuyến là chủ yếu vì khi in ra các hình sẽ bị mờ (kích thước tập tin nhỏ). Trang 56
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản 7. Nhấn nút Option để thiết lập thêm các tùy chọn: • Tại Range: chọn các slide cần chuyển đổi hoặc có thể chọn từ custom show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình. • Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như kiểu handout, slide, notes pages hoặc là outline. Ngoài ra còn có các tùy chọn khác như kẽ khung cho slide, in các slide bị ẩn, in các thông tin chú thích hay thông tin chỉnh sửa • Tại Include non-printing information: 9 Chọn Document properties thì các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS. 9 Chọn Document structure tags for accessibility: đưa các thông tin về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS. • PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và qui định cách chuyển văn bản thành dạng chữ bipmap (làm tăng kích thước tập tin) nếu các font không thể nhúng vào tập tin PDF được. 8. Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn và đóng cửa sổ Options 9. Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi. Hình 87. Các tùy chọn khi chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS Tùy chọn lưu trữ Có một số tùy chọn khi lưu trữ đáng chú ý như thiết lập kiểu định dạng mặc định, thiết lập thời gian lưu tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố, qui định thư mục lưu trữ mặc định, thiết lập nhúng font chữ ngay trong bài thuyết trình, Trang 57
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Thay đổi định dạng tập tin mặc định Để thay đổi định dạng tập tin lưu trữ mặc định của PowerPoint hãy làm theo các bước sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ 4. Tại Save files in this format bạn chọn kiểu định dạng mặc định từ hộp xổ xuống kế bên. 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Kể từ thời điểm này các tập tin mới tạo khi được lưu sẽ mặc định chọn kiểu định dạng tập tin này. Hình 88. Tùy chọn lưu trữ Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ 4. Chọn Save AutoRecover information every minutes và thiết lập lại khoảng thời gian mà PowerPoint sẽ thực hiện lệnh lưu trữ. 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Trang 58
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ 4. Tại Default file location nhập vào đường dẫn đến thư mục cần lưu trữ mặc định. 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Nhúng font kèm theo bài thuyết trình Nhúng các font chữ đặc biệt mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình là rất cần thiết vì có thể những người khác chưa cài đặt các font chữ này vào máy của họ. Các bước để thực hiện như sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ 4. Chọn Embed font in the file và chọn tiếp Embed all characters để cho phép những người khác có thể hiệu chỉnh với những font đặc biệt trong bài thuyết trình. 5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã Khi tập tin trình diễn có chứa các thông tin nhạy cảm thì bạn có thể dùng chức năng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint. Có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password) và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có thể sử dụng cả hai nếu thấy cần thiết. Thiết lập mật mã bảo vệ Bạn làm theo các bước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình: 1. Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint 2. Vào ngăn File 3. Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện 4. Đặt tên tập tin tại hộp File name 5. Vào Tools và chọn General Options hộp thoại General Options xuất hiện 6. Thiết lập mật mã: • Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi mở tập tin thì bạn hãy đặtmật mã vào hộp Password for open • Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi muốn hiệu chỉnh tập tin Trang 59
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản thì bạn hãy đặt mật mã vào hộp Password ro modify 7. Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password. 8. Nhấn OK khi hoàn tất đặt mật mã 9. Nhấn nút Save để lưu bài thuyết trình với các mật mã vừa thiết lập. Hình 89. Hộp thoại Save As với General Options Nếu chọn sẽ loại bỏ các thông tin cá nhân của người dùng trong tập tin. Thiết lập các tùy chọn đối với mã Macro và VBA Hình 90. Hộp thoại General Options Trang 60
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 91. Hộp thoại xác nhận mật mã Thiết lập Macro Security: Khi chọn nút Macro Security trong hộp thoại General Option ở phần trên, hộp thoại Trust Center xuất hiện và có các tùy chọn sau: Disable all macros without notification: Khóa tất cả macro và không có thông báo Disable all macros with notification: Khóa tất cả macro và kèm theo thông báo Disable all macros except digitally signed macros: Khóa tất cả các macro ngoại trừ các macro đã có chữ ký điện tử. Enable all macros (not recommendedl potentially dangerous code can run): Cho phép tất cả các macro chạy, nguy cơ nhiễm virus khá cao. Trust access to the VBA project object model:Xác thực quyền truy cập váo các đối tượng trong VBA project. Cách khác để truy cập hộp thoại Trust Center là vào File | Options | Trust Center | Trust Center Settings | chọn Macro Settings. Trang 61
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 92. Hộp thoại Trust Center Ngoài cách đặt mật mã bảo vệ theo cách cũ nêu trên, PowerPoint 2010 đã đơn giản hóa công việc này rất nhiều với tính năng Protect Presentation. Các bước thực hiện như sau: 1. Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint 2. Vào ngăn File 3. Chọn Info, chọn Protect Presentation 4. Chọn Encrypt with Password 5. Hộp thoại Encrypt Document xuất hiện yêu cầu bạn nhập mật mã vào 6. Nhấn OK và xác nhận lại mật mã vừa nhập 7. Nhấn OK lần nữa 8. Nhấn Save để lưu các thiết lập vừa thực hiện Hình 93. Bảo vệ bài thuyết trình với Protect Presentation Trang 62
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình Khi chia sẽ bài thuyết trình và cho phép người sử dụng mở xem và hiệu chỉnh, chúng ta không nên đặt mật mã. Các hướng dẫn dưới đây chỉ áp dụng cho trường hợp bạn đã biết các mật mã mở và hiệu chỉnh tập tin. Thực hiện các bước sau để gỡ bỏ mật mã mở và mật mã hiệu chỉnh tập tin: 1. Mở bài thuyết trình đang có mật mã bảo vệ và khai báo các mật mã vào hộp Password khi có yêu cầu. 2. Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào ngăn File 3. Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện. 4. Vào Tools chọn General Options , hộp thoại General Options xuất hiện 5. Xóa bỏ đi các mật mã đang có trong Password to open và Password to modify 6. Nhấn OK để đóng hộp General Options 7. Nhấn nút Save và xác nhận ghi đè lên tập tin đang có. Khi chỉ có một loại mật mã mở tập tin được áp dụng để bảo vệ tập tin thì chúng ta có thể áp dụng cách sau đây để gỡ bỏ: 1. Mở tập tin muốn xóa bỏ mật mã bảo vệ 2. Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào File 3. Chọn Info, chọn Protect Presentation 4. Chọn Encrypt with Password 5. Xoá bỏ mật mã đang có trong hộp thoại Encrypt Document 6. Nhấn OK để đóng hộp thoại Encrypt Document 7. Nhấn Save để lưu các thiết lập vừa thực hiện 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings File Block Settings giúp chúng ta thiết lập cách thức mà PowerPoint sẽ hành xử khi mở các kiểu tập tin PowerPoint ở các phiên bản cũ hơn PowerPoint 2010 (từ Office 2007 trở về trước). File Block Settings cung cấp 3 tùy chọn như sau: • Do not open sellected file types: không cho phép mở tập tin • Open sellected file types in Protected View: cho phép mở tập tin trong chế độ bảo vệ nhưng không cho phép chỉnh sửa nội dung. • Open sellected file types in Protected View and allow editing: cho phép mở tập tin trong chế độ bảo vệ và cho phép chỉnh sửa nội dung. Trang 63
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 94. File Block Settings Thực hiện các bước sau để thiết lập các tùy chọn cho các kiểu tập tin: 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPointOptions xuất hiện 3. Chọn Trust Center và nhấn nút Trust Center Settings 4. Chọn File Block Settings từ danh sách bên trái cửa sổ Trust Center 5. Nhấp chọn hoặc bỏ chọn vào Open và/ hoặc Save chocác kiểu tập tin để khóa hoặc cho phép kiểu tập tin này được hoạt động trong PowerPoint. 6. Nhấp OK để đóng hộp thoại Trust Center 7. Nhấn OK lần nữa để đóng hộp thoại PowerPointOptions 5. Các thao tác với slide Khi tạo mới bài thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn bản trống gọi là các placeholder. Đây là các placeholder dùng để nhập văn bản. Ngoài ra, PowerPoint còn có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, đồ thị, Trang 64
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Ngăn Slides Các placeholder Hình 95. Slide tựa đề bài thuyết trình với hai placeholder Có nhiều kiểu bố trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dựng sẵn được gọi là các layout. Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà ta chọn kiểu layout phù hợp. Hình 96. Các kiểu layout của slide Chúng ta sẽ thực hiện một số thao tác về chèn slide mới, sao chép slide, xóa slide, chọn layout cho slide, sắp xếp các slide, phân chia các slide thành các nhóm (section), Trang 65
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Chèn slide mới Thực hiện theo các bước sau để chèn thêm slide mới vào bài thuyết trình: 1. Chọn ngăn Slides trong chế độ Normal Viewvà nhấp chuột vào dưới slide đầu tiên do PowerPoint tự tạo ra khi bạn tạo bài thuyết trình mới. Khi đó, bạn sẽ thấy một đường nằm ngang nhấp nháy cho biết đó là vị trí mà slide mới sẽ được chèn vào. 2. Vào ngăn Homechọnnhóm Slides 3. Nhấn nút New Slide, hộp chứa các kiểu layout xuất hiện 4. Nhấp chuột chọn một kiểu layout, slide mới sẽ được chèn vào bài thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn. Hình 97. Chèn slide Sao chép slide Thực hiện theo các bước sau để nhân bản các slide đang chọn: 1. Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép 2. Nhấp phải chuột lên một trong số các slide đang chọn để mở thực đơn ngữ cảnh 3. Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh Trang 66
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 98. Nhân bản slide Chọn nhiều slide: • Nếu các slide chọn là liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên rồi giữ phím Shift và nhấp chuột vào slide cuối cùng. • Nếu các slide chọn là không liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột chọn các slide khác. Trang 67
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Thay đổi layout cho slide Để thay đổi layout của slide, bạn làm theo các bước sau: 1. Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép 2. Chọn slide cần thay đổi layout 3. Vào ngăn Home | nhóm Slides | nhấn nút Layout 4. Chọn kiểu layout mới cho slide Hình 99. Thay dổi layout cho slide Thay đổi vị trí các slide Thực hiện các bước sau sắp xếp hoặc thay đổi vị trí các slide trong bài thuyết trình: 1. Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn sắp xếp 2. Dùng chuột kéo slide đến vị trí mới trong ngăn Slides và thả chuột 3. Slide sẽ xuất hiện ở vị trí mới Trang 68
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 100. Sắp xếp slide Xóa slide Thực hiện các bước sau để xóa các slide: 1. Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn xóa 2. Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide Hình 101. Xóa slide Trang 69
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định: 1. Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout.Ví dụ: placeholder trong slide bên dưới bị lệch và chúng ta cần trả nó về đúng vị trí mặc định của layout. 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides 3. Nhấn nút Reset Hình 102. Trả layout về thiết lập mặc định Nhóm các slide vào các section Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định: 1. Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section mới 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides 3. Nhấn nút Setion và chọn Add Section Trang 70
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 103. Chèn section Đặt tên cho section Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau: 1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides 3. Nhấn nút Setion và chọn Rename Section 4. Đặt tên mới cho Section và nhấn nút Rename để đổi tên. Hình 104. Đặt tên cho Section Xóa section Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau: 1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides Trang 71
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản 3. Nhấn nút Setion và chọn Remove Section Hình 105. Xóa section 6. Mở và đóng bài thuyết trình Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên đĩa PowerPoint lưu lại đường dẫn đến nơi lưu các tập tin mà bạn làm việc gần đây trong mục Recent Presentations. Hình 106. Danh mục các bài thuyết trình gần đây trong Recent Presentations Trang 72
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Bạn có thể tìm thấy danh mục các bài thuyết trình mới mở gần đây theo hướng dẫn sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh Recent, hộp Recent Presentations xuất hiện bên phải 3. Chọn tên bài thuyết trình cần mở từ danh sách Nếu bài thuyết trình muốn mở không có trong danh sách hiện hành thì bạn làm theo các bước sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện 3. Tại Look in, tìm đến thư mục lưu trữ bài thuyết trình 4. Chọn tên tập tin muốn mở và nhấn nút Open Hình 107. Hộp thoại Open Tổ hợp phím tắt: Để mở nhanh hộp thoại Open bạn nhấn tổ hợp phím tắt . Trang 73
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Bảng 4. Các tùy chọn Open Nút Mục đích Open Chế độ mở bài thuyết trình mặc định. Open Read-Only Mở bài thuyết trình dưới dạng chỉ đọc, các thay đổi và hiệu chỉnh trong bài muốn lưu thì phải lưu thành một tập tin khác. Open Copy Mở bài thuyết trình dưới dạng một bản sao. Open in Browser Chỉ có tác dụng khi chọn một bài thuyết trình lưu dưới dạng trang web. Open in Protected View Mở bài thuyết trình trong chế độ bảo vệ không cho hiệu chỉnh Open and Repair Mở bài thuyết trình và kiểm các tra lỗi và sẽ sửa lỗi nếu có. Đóng bài thuyết trình Khi đóng chương trình PowerPoint, tất cả các tập tin đang mở sẽ tự động đóng theo.Nếu bạn chỉ muốn đóng một bài thuyết trình cụ thể nào đó thì bạn hãy chọn bài thuyết trình đó, sau đó vào ngăn File và chọn Close. Nếu tập tin chưa được lưu thì PowerPoint sẽ thông báo nhắc nhở bạn. Tổ hợp phím tắt: Để đóng nhanh bài thuyết trình hiện hành trong cửa sổ PowerPoint bạn nhấn tổ hợp phím tắt . Trang 74
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản 7. Hỏi đáp Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tập tin Outline? Cho biết cách tạo tập tin outline cho bài thuyết trình bằng trình soạn thảo văn bản và nhập vào PowerPoint để được các slide như sau: Hình 108. Nội dung trên các slide sau khi nhập vào PowerPoint Trả lời: Chúng ta sử dụng trình biên soạn Notepad để nhập Outline cho bài thuyết trình. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào Start, chọn All Programs, chọn Accessories, chọn chương trình Notepad để khởi động. 2. Tại dòng đầu tiên, nhập vào Workbook, nhấn Enter để xuống dòng. Đây sẽ là tựa đề (title slide) cho slide PowerPoint. • Nhấp phím Tab để thụt đầu dòng để bắt đầu nhập ý thứ nhất cho tựa đề Workbook ở trên. • Sau khi nhập xong dòng thứ 2 thì nhấn Enter, sau đó nhấn Tab tiếp để nhập ý thứ 2 trong tựa đề nói về Workbook. Làm tương tự cho ý thứ 3. Nhấn Enter sau khi nhập xong. Hình 109. Đã nhập xong Outline của slide thứ nhất 3. Tại dòng thứ 5, bạn nhập vào Wordsheet. Lưu ý, bạn thụt đầu dòng vì ở đây chúng ta muốn tạo slide mới có tựa đề là Worksheet. Sau đó, tương tự bước 2 bạn nhập các ý Trang 75
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản cho slide này. Sau cùng bạn đã tạo được một Outline gồm 3 slide cho PowerPoint có cấu trúc như hình sau. Hình 110. Outline bài thuyết trình 4. Bạn lưu Outline này với tên là SampleOutline.txt. Vì là tiếng Việt nên bạn phải chọn tại hộp Encoding là kiểu Unicode. Hình 111. Lưu Outline 5. Sau khi đã có tập tin Outline. Bạn mở chương trình PowerPoint và vào File, chọn Open. Trong hộp thoại Open: • Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin Outline • Files of type: chọn kiểu All Outlines (*.txt, *.rtf, *.doc, *.wpd, *.wps, *.docx, *.docm) • Chọn tên tập tin và nhấn Open để nhập Outline vào các slide của PowerPoint. Trang 76
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Câu 2. Cho biết cách sao chép slide giữa các bài thuyết trình? Trả lời: Chúng ta có thể sao chép các slide từ bài thuyết trình này sang bài thuyết trình khác và ngược lại nhằm tiết kiệm thời gian biên soạn lại các nội dung đã có sẵn. Cách 1. Sao chép thủ công Các bước thực hiện như sau: 1. Mở hai tập tin PowerPoint cần sao chép các slide cho nhau. Ví dụ, chúng ta sẽ sao chép 3 slide từ tập tin PowerPoint 2010Sample.pptx (A) sang tập tin QA.pptx (B). Hình 112. Hai tập tin cần sao chép slide cho nhau 2. Chọn các slide từ tập tin A, ví dụ bạn chọn các slide số 6, 9 và 10 bằng cách giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột lên các slide cần chọn. • Nhấn tổ hợp để sao chép các slide đang chọn vào bộ nhớ máy tính. • Hoặc nhấp phải chuột lên một trong các slide đang chọn và nhấn lệnh Copy. Trang 77
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 113. Sao chép slide 3. Chuyển sang tập tin B, nhấp chuột vào phía dưới slide đầu tiên để chọn nơi sẽ dán các slide vào. • Nhấn tổ hợp phím để dán các slide vào tập tin B. • Hoặc vào ngăn Home, nhóm Clipboard và nhấn nút Paste. • Khi đó, các slide từ tập tin A đã được chép sang tập tin B theo định dạng của tập tin B. Hình 114. Các slide đã chép vào tập tin B 4. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng của các slide khi dán vào tập tin B thì vào ngăn Home, nhóm Clipboard, chọn mũi tên nhỏ bên dưới nút Paste và chọn lệnh Keep Source Formating (K). Trang 78
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 115. Sao chép giữ nguyên định dạng của slide nguồn Cách 2. Tận dụng chức năng Compare của PowerPoint. Các bước thực hiện như sau: 1. Mở tập tin đích QA.pptx. 2. Vào ngăn Review, nhóm Compare và chọn lệnh Compare Hình 116. Lệnh Compare 3. Trong hộp thoại Choose File to Merge with Current Presentation • Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin PowerPoint 2010Sample.pptx • Chọn tập tin và nhấn nút Merge Trang 79
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Hình 117. Chọn tập tin cần Merge 4. Trong cửa sổ tập tin QA.pptx • Chọn trỏ chuột phía dưới slide thứ nhất trong khung Slides • Nhấp chuột vào biểu tượng nhỏ nằm phía dưới khung Slides • Chọn All slides inserted at this position Hình 118. Danh mục các slide khác nhau giữa 2 tập tin 5. Khi đó, tất cả các slide của tập tin A đã được chèn vào tập tin B. Bạn chọn và xóa đi những slide không cần thiết. Trang 80
Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang 81
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Chương 3 Xây dựng nội dung bài thuyết trình Nội dung 1. Tạo bài thuyết trình mới 2. Tạo slide tựa đề 3. Tạo slide chứa văn bản 4. Tạo slide có hai cột nội dung 5. Chèn hình vào slide 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide 7. Chụp hình màn hình đưa vào slide 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide 9. Chèn SmartArt vào slide 10. Nhúng âm thanh vào slide 11. Nhúng đoạn phim vào slide 12. Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide 13. Chèn bảng biểu vào slide 14. Chèn biểu đồ vào slide 15. Hỏi đáp Trang 82
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 3 hương này sẽ trình bày từng bước xây dựng một bài trình diễn với đầy đủ tất cả các thành C phần thông dụng nhất mà PowerPoint cung cấp. Trong chương này, đối với các bạn còn mới với phần mềm PowerPoint thì nên học và thực hành các mục từ đầu đến cuối chương. Đối với các bạn đã thành thạo thì chỉ cần đọc các phần mà mình chưa biết. Bài thực hành xuyên suốt chương này cũng chính là bài giới thiệu về phần mềm Powerpoint 2010. Các nguyên liệu cần thiết cho chương này như là các hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, các bạn có thể tải về từ địa chỉ sau 1. Tạo bài thuyết trình mới Tạo nhanh bài thuyết trình mới để chuẩn bị cho các phần thực hành trong chương: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn Blank presentation và nhấn nút Create để tạo mới. 4. Vào File chọn Save, hộp thoại Save As xuất hiện 5. Tại hộp File name đặt tên tập tin là ThuchanhPowerPoint2010.pptx và chọn thư mục lưu trữ tại Save in. 6. Nhấn Save để lưu bài thuyết trình lại. Trang 83
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 119. Tạo bài thuyết trình mới Hình 120. Slide đầu tiên của bài thuyết trình mới vừa tạo Trang 84
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 121. Hộp thoại Save As 2. Tạo slide tựa đề Khi một bài thuyết trình mới được tạo thì mặc nhiên có sẵn một slide tựa đề. Slide tựa đề thông thường là slide đầu tiên của bài thuyết trình, slide tựa đề thường chứa các thông tin về tựa đề của bài thuyết trình, thông tin tác giả, ngày tháng, Ngoài ra, chúng ta có thể thêm logo công ty, hình ảnh vào slide tựa đề. Tuy nhiên lưu ý là không nên đưa quá nhiều nội dung vào slide tựa đề. Các bước thực hành như sau: 1. Nhấn chuột vào placeholder Click to add title để nhập tựa đề “PowerPoint 2010” cho slide. Hình 122. Nhập tựa đề cho bài thuyết trình 2. Dấu nhắc sẽ nhấp nháy như hình bên dưới và bạn hãy nhập tựa đề cho slide này là “PowerPoint 2010” Trang 85
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 123. Dấu nhắc tại placeholder 3. Nhấp chuột vào placeholder Click to add subtitle để nhập tựa đề phụ, thông thường đây là các diễn giải về nội dung chi tiết cho tựa đề của bài thuyết trình. Nhập vào cụm từ sau “Giới thiệu các tính năng của chương trình”. Hình 124. Nhập tựa đề phụ 4. Nhấp chuột vào vùng trống bên ngoài các placeholder để hoàn tất việc nhập văn bản cho tựa đề chính và tựa đề phụ. Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn sẽ nhận được kết quả như hình sau. Hình 125. Nhấp chuột ngoài vùng placeholder để hoàn tất Slide tựa đề 3. Tạo slide chứa văn bản Trang 86
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Sile tiếp theo chúng ta sẽ giới thiệu đến khán giả những tính năng mới trong phiên bản PowerPoint 2010. Slide này chỉ cần có hai placeholder dùng để nhập tựa đề và các tính năng mới dưới dạng văn bản. Do vậy, bạn hãy chèn slide mới với kiểu layout là Title and Content. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide 2. Chọn kiểu layout là Title and Content Hình 126. Chọn layout Title and Content 3. Tại khung tựa đề của slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau đó nhập vào tựa slide là “Những điểm mới của PowerPoint 2010”. Hình 127. Nhập nội dung cho slide mới 4. Nhấp chuột vào placeholder Click to add text và nhập vào nội dung cho slide như slide sau: Trang 87
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 128. Nhập nội dung cho slide 5. Nhấn phím ENTER xuống dòng, khi đó slide giống như hình sau. Sau đó nhập tiếp các nội dung còn lại cho slide như hình bên dưới. Hình 129. Xuống dòng và nhập tiếp nội dung cho slide 4. Tạo slide có hai cột nội dung Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides và chọn New Slide. 2. Chọn kiểu layout là Two Content Trang 88
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 130. Slide có hai cột nội dung 3. Tại khung tựa đề của slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau đó nhập vào tựa slide là “Những kiểu hiển thị”. Hình 131. Slide có hai cột nội dung 4. Như đã trình bày ở chương trước, trong PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị cửa sổ màn hình chính đó là nhóm Presentation Views và nhóm Master Views. • Nhấp chuột vào placeholder bên trái và nhập vào Presentation Views • Nhấn phím Enter xuống dòng • Vào Home | nhóm Paragraph | nhấn nút Increase List Level để thụt đầu dòng để chuẩn bị nhập danh sách các kiểu thị trong nhóm Presentation Views. Trang 89
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 132. Nhập nội dung cho cột bên trái của slide 5. Nhập vào danh sách các kiểu hiển thị trong nhóm Presentation Views là Normal, Slide Sorter, Notes Page và Reading View như hình sau: Hình 133. Nhập các kiểu hiển thị của nhóm Presentation Views 6. Tương tự, nhập Master Views vào cột bên phải của slide và các kiểu hiển thị Slide Master, Handout Master và NotesMaster vào slide như hình sau: Hình 134. Nhập nội dung cho cột bên phải của slide Trang 90
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 5. Chèn hình vào slide Ở phần trước chúng ta đã học cách chèn slide mới và nhập văn bản vào các placeholder trên slide. Phần này, chúng ta sẽ thực hiện chèn hình hai hình đang lưu trên máy vào slide. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide. 2. Chọn kiểu layout là Two Content Hình 135. Chọn kiểu layout hỗ trợ chèn hình 3. Nhập tựa đề vào slide là “Chèn hình vào slide”. Nhấp chuột vào biểu tượngInsert Picture from File bên cột bên trái.Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Insert Picture from File. Hình 136. Lệnh Insert Picture from File 4. Cửa sổ Insert Picture xuất hiện, bạn tìm đến thư mục lưu trữ hình trên máy của mình và nhấp chuột chọn một hình nào đó, sau đó nhấn nút Insert để chèn hình vào Slide. Trang 91
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 137. Chọn hình chèn vào slide 5. Tương tự, nhấp chuột vào biểu tượng Insert Picture from File bên cột bên phải và chèn một hình khác. Hình 138. Chèn hình vào slide 6. Khi hình đã chèn vào slide, bạn chọn hình đó cho xuất hiện 8 ô vuông nhỏ xung quanh hình, đưa chuột vào ô ở một góc nào đó và giữ trái chuột kéo ra phía ngoài hình để phóng to hình. Bạn có thể dùng chuột để di chuyển hình đến vị trí mong muốn trong slide. Trang 92
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 139. Thay đổi kích thước và di chuyển hình 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide Phần này chúng ta sẽ thực hiện chèn một slide mới và chèn một hình từ thư viện Clip Art. Chúng ta sẽ chèn một hình về đánh golf vào slide. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide. 2. Chọn kiểu layout là Title and Content Hình 140. Chèn slide mới kiểu Title and Content 3. Nhập tựa đề cho slide là “Chèn Clip Art vào slide”. Nhấp chuột vào biểu tượng Clip Art trong vùng placeholder bên dưới của slide. Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Clip Art. Trang 93
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 141. Nhập tựa đề slide và thực hiện lệnh chèn Clip Art 4. Một ngăn Clip Art xuất hiện bên phải của sổ Normal View. Tại ô Search for bạn nhập vào từ khóa là golf và nhấn nút Go để tìm hình trong thư viện Clip Art. Hình 142. Tìm hình trong Clip Art và chèn vào Slide 5. Kích chuột vào hình trong khung Clip Art để chèn vào slide. Sắp xếp hình và chỉnh độ lớn nhỏ của hình nếu cần. Trang 94
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 143. Kết quả chèn hình từ Clip Art và điều chỉnh kích thước hình 6. Nhấp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải hộp Clip Art để đóng hộp Clip Art Hình 144. Đóng hộp Clip Art 7. Chụp hình màn hình đưa vào slide PowerPoint2010 bổ sung chức năng chụp hình màn hình của các ứng dụng khác đang mở để chèn vào slide. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide. 2. Chọn kiểu layout là Title and Content, nhập tựa đề cho slide là “Chụp hình màn hình đưa vào slide”. Hình 145. Nhập tựa đề cho slide mới Trang 95
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 3. Để chụp hình cửa sổ ứng dụng và chèn vào slide, bạn vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot. Hình 146. Danh sách các cửa sổ ứng dụng khác đang mở 4. Nếu bạn chỉ muốn chụp một phần của cửa sổ ứng dụng nào đó, ví dụ như chụp một phần cửa sổ ứng dụng Excel 2010 thì làm như sau: • Bạn hãy mở ứng dụng Excel và mở tập tin cần chụp hình nội dung để đưa vào PowerPoint. • Trở về slide “Chụp hình màn hình đưa vào slide” và vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot, chọn Screen Clipping. • Dùng chuột quét chọn vùng màn hình Excel cần chụp rồi nhả chuột, kết quả như hình sau. Hình 147. Quét chọn vùng cần chụp 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide Trang 96
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Đôi khi, chúng ta cần thêm các hộp văn bản để nhập thêm thông tin hoặc vẽ thêm các biểu tượng vào slide. Chúng ta sẽ tiếp tục làm việc trên slide ở phần trước và thêm vào slide các Shape, WordArt và Textbox để minh họa thêm nội dung đang trình bày trên slide. Các bước thực hành như sau: 1. Trở lại slide “Chụp hình màn hình đưa vào slide”. Di chuyển hình vừa chụp sang một góc và vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn Shape, chọn kiểu mũi tên Right Arrow. Dùng chuột vẽ một hình mũi tên hướng sang phải trên slide như hình sau. Hình 148. Thêm Shape vào slide 2. Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút Textbox và vẽ một hộp văn bản trên slide. Sau đó, bạn nhập vào “Đây là vùng màn hình Excel vừa chụp bằng công cụ Screenshot của PowerPoint”. Hình 149. Thêm Textbox vào slide 3. Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút WordArt, chọn màu sắc cho WordArt Trang 97
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 150. Chọn màu cho WordArt 4. Nhập chuỗi “Screenshot” tại hộp Your text here. Hình 151. Chèn WordArt 9. Chèn SmartArt vào slide Có rất nhiều kiểu Smart Art dựng sẵn trong PowerPoint 2010. Các kiểu được phân loại vào các nhóm rất thuận tiện cho người dùng tìm kiếm và sử dụng. Hình 152. Các kiểu Smart Art dựng sẵn Trang 98
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Bài này, chúng ta sẽ thực hành chèn một Smart Art thuộc nhóm Picture mới được bổ sung vào PowerPoint 2010. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide. 2. Chọn kiểu layout là Title and Content Hình 153. Chèn slide mới kiểu Title and Content 3. Nhập tựa đề cho slide là “Chèn Smart Art vào slide”. Nhấp chuột vào biểu tượng Smart Art trong vùng placeholder bên dưới của slide. Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Smart Art. Hình 154. Nhập tựa đề cho slide và thực hiện lệnh chèn Smart Art 4. Cửa sổ Choose a SmartArt Graphic xuất hiện. Bạn chọn nhóm kiểu là Picture, chọn kiểu Circular Picture Callout và nhấp nút Ok để chèn vào slide. Trang 99
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 155. Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic 5. Một sơ đồ được chèn vào slide như hình dưới, chúng ta sẽ lần lượt gán các hình vào các vị trí tạo sẵn trên sơ đồ. Các vị trí tạo sẵn này gọi là Shape. Ví dụ, slide này sẽ giới thiệu sản phẩm HD Zune của Microsoft với hình ảnh sản phẩm sẽ để ở vòng tròn lớn nhất và các tính năng của sản phẩm sẽ đặt ở các vòng tròn nhỏ hơn bên cạnh. Hình 156. Nhập nội dung cho các hộp văn bản 6. Chọn biểu tượng Insert Picture from File trong Shape lớn nhất để chèn hình sản phẩm HD Zune vào. Hình 157. Chọn biểu tượng Insert Picture from File Trang 100
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 7. Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn tìm đến thư mục chứa hình. Sau đó, bạn chọn hình HDZune.jpg và nhấn nút Insert. Hình 158. Chọn hình từ cửa sổ Insert Picture Hình 159. Hình HD Zune sau khi chèn vào slide 8. Chọn lên hình HD Zune, hộp Type your text here xuất hiện bên trái. Bạn nhập bên cạnh hình HD Zune là “HD Zune”. Hình 160. Nhập thêm văn bản cho hình Trang 101
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 9. Quét chọn chuỗi HD Zune trong hộp Type your text here. Vào ngăn Home, nhóm Font, chọn Font Color và chọn màu xanh lá cây (Green). Hình 161. Đổi màu font chữ 10. Lần lượt chọn Insert Picture from File trong các Shape nhỏ bên phải và chèn các hình Zune01.jpg, Zune02.jpg, Zune03.jpg vào. Kết quả như hình sau: Hình 162. Chèn các hình minh họa tính năng sản phẩm HD Zune 11. Còn ba tính năng quan trọng nữa của sản phẩm HD Zune cần được giới thiệu. Do vậy, chúng ta sẽ chèn thêm ba Shape nhỏ cho Smart Art. Có nhiều cách thực hiện: • Cách 1: Tại hộp Type your text here, di chuyển xuống dòng cuối cùng và nhấn phím Enter. • Cách 2: Chọn Smart Art trên slide, sau đó vào SmartArt Tools | nhóm Create Graphic | chọn Add Shape | chọn Add Shape Affter để chèn thêm Shape phía dưới các Shape đang có. Trang 102
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Hình 163. Chèn thêm Shape trong hộp Type your text here Hình 164. Chèn thêm Shape trong SmartArt Tools 12. Thực hiện các lệnh tương tự và chèn thêm hai Shape nữa cho Smart Art. Sau đó, bạn chèn thêm các hình Zune04.jpg, Zune05.jpg và Zune06.jpg vào các Shape vừa tạo thêm. Kết quả như hình sau: Hình 165. Slide giới thiệu sản phẩm HD Zune sử dụng Smart Art 10. Nhúng âm thanh vào slide Trang 103
Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Microsoft PowerPoint cho phép bạn chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn định dạng.mp3 hay .wma vào slide vì chúng cho chất lượng tốt và có kích thước tập tin nhỏ. Định dạng tập tin âm thanh dùng cho PowerPoint 2010 • PowerPoint mở rộng khả năng hỗ trợ nhiều định dạng âm thanh so với trước kia. Chúng ta có thể dùng các công cụ để chuyển đổi các định dạng âm thanh lạ về định dạng mà PowerPoint hỗ trợ như là Windows Media Encoder ( msp). • Các định dạng âm thanh PowerPoint hỗ trợ như:.aiff (Audio Interchange File Format), .au (UNIX Audio), .mid hay .midi (Musical Instrument Digital Interface), .mp3 (MPEG Audio Layer 3), .wav (Wave Form), .wma (Windows Media Audio) • Đôi khi phần mở rộng của tập tin âm thanh giống với danh sách ở trên nhưng không thể chèn vào PowerPoint được do codec sử dụng trong tập tin không phù hợp. Cách tốt nhất là nên sử dụng codec của Microsoft khi chuyển đổi các định dạng âm thanhđể đảm bảo tính tương thích. Trong phần này, chúng ta sẽ thực hành chèn một tập tin âm thanh trích từ đoạn phim giới thiệu sản phẩm Zune HD. Do vậy, chúng ta sẽ chèn âm thanh ngay trong slide của phần trước. Các bước thực hành như sau: 1. Từ slide “Chèn Smart Art vào slide” ở phần trên 2. Vào ngăn Insert, nhóm Media, chọn Audio 3. Chọn Audio from File , hộp thoại Insert Audio xuất hiện Hình 166. Chèn Audio và slide Trang 104