›
›

Soạn thảo văn bản với MS Word

pdf 118 trang ngocly 3110
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Soạn thảo văn bản với MS Word", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfsoan_thao_van_ban_voi_ms_word.pdf

Nội dung text: Soạn thảo văn bản với MS Word

  1. Soạn thảo văn bản với MS Word
  2. Nội dung Bài 1: Làm quen với MS Word Bài 2: Các thao tác soạn thảo Bài 3: Thao tác định dạng văn bản Bài 4: Bảng biểu, biểu đồ và hình ảnh Bài 5: Trộn thư và in ấn & Một số tính năng khác
  3. Giới thiệu về MS Word  Là một phần mềm trong bộ sản phẩm MS Office của Microsoft, ra đời năm 1980  Phiên bản mới nhất MS Word 2007  Là phần mềm soạn thảo sử dụng rộng rãi nhất hiện nay
  4. Bài 1: Làm quen với MS Word  Khởi động và thoát khỏi MS Word  Các thành phần cửa sổ Word  Thao tác tạo mới, ghi lưu, mở, đóng tài liệu.  Thay đổi chế độ hiển thị trang  Sử dụng công cụ Zoom khung nhìn tài liệu.  Hiển thị/che dấu thanh công cụ
  5. Khởi động MS Word  Cách 1: Vào Start\ All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Word  Cách 2: Click vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền Desktop (nếu có)
  6. Các thành phần cửa sổ Word Thu nhỏ màn hình về Taskbar Thu nhỏ hoặc phóng to cửa sổ Thanh công Thanh công Ask A cụ Standard cụ Formatting Question box Thoát Word Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Đóng tài liệu đang làm việc Thanh cuốn dọc Thước ngang Bảng tác vụ (Task Pane) Thước dọc Vùng soạn thảo Thanh cuốn Nút hiển thị tài liệu ngang Thanh công cụ vẽ Thanh trạng thái
  7. Màn hình làm việc chính  Làm quen với các loại con trỏ  Con trỏ nhập văn bản  Con trỏ (hay con chạy - cursor) nhập văn bản là thanh đứng màu đen, nhấp nháy.  Chỉ ra vị trí thêm vào văn bản. Ở dòng thứ mấy, cột thứmấy (hãy di chuyển và xem dưới thanh trạng thái).  Chỉ di chuyển được trong phạm vi vùng soạn thảo.  Di chuyển bằng các phím mũi tên hoặc dùng chuột  Con trỏ chuột  Ở dạng chữ I nét mảnh, không nhấp nháy. Di chuyển bằng cách di chuột.  Di chuyển đến các thanh công cụ con trỏ chuột có hình mũi tên màu trắng.
  8. Thoát khỏi MS Word  C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4  C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word.  C3: Vào menu File/Exit  Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1hộp thoại, như sau, khi đó chọn:  Yes: nếu muốn ghi tệp trước khi thoát,  No: thoát không ghi tệp,  Cancel: huỷ lệnh thoát.
  9. Ghi lưu tài liệu lên đĩa  C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.  C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S  C3: Vào menu File/Save  Lần đầu tiên ghi lưu tệp tin, hộp thoại Save As được mở ra (như hình sau):
  10. Ghi lưu tài liệu lên đĩa 1. Chọn nơi ghi tệp trong hộp Save in 3. Bấm nút Save để ghi tệp 2. Gõ tên tệp tin Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
  11. Ghi lưu tài liệu lên đĩa  Khi ghi lưu một tài liệu cần lưu ý:  Nơi lưu tài liệu: Thư mục lưu tài liệu được hiện trong ô Save in.  Đặt tên tệp tin tài liệu: nhập tên tài liệu trong ô File name ( không chứa: \ / : * ? " |)  Kiểu tài liệu: lựa chọn trong ô Save as type. Theo mặc định “Word Document”, có phần mở rộng là “.doc”.  Nếu tệp đã được ghi luu từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word không thực hiện việc gì).
  12. Ghi lưu tài liệu với một tên khác  Dùng khi muốn lưu tài liệu thành một bản mới.  Chọn: File -> Save As  Trong vùng File name, nhập tên khác cho tệp tin và nhấn nút Save as. Chú ý: Khi ghi tệp với 1 tên khác thì 1. Chọn nơi ghi tệp tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra 2. Gõ tên mới cho tệp có cùng nội dung 3. Bấm nút với tệp cũ Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
  13. Tạo thư mục mới để lưu tài liệu
  14. Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành  Cách 1: Nhấn nút Close Windows ( phân biệt với nút Close đóng chương trình Word bên trên)  Cách 2: Chọn File -> Close  Chú ý:  Nếu trước đó đã ghi lưu: cửa sổ tài liệu biến mất.  Nếu trước đó chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu.
  15. Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành  Có 3 nút Yes, No, Cancel  Yes – Đóng và ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện.  No - Đóng và không ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện (cẩn thận !)  Cancel – Hoãn lại không đóng nữa, tiếp tục làm việc với cửa sổ tàì liệu đó.
  16. Một số tiện ích trong hộp thoại Save as  Quay lại thư mục vừa xem  Chuyển đến thư mục cha của thư mục hiện hành  Tạo thư mục mới trong thư mục hiện hành  Truy cập đến các tệp mới được mở gần nhất  Chuyển nhanh đến thư mục Desktop  Chuyển nhanh đến thư mục My Documents  Chuyển nhanh đến mục My Computer  Chuyển nhanh đến mục My Network places
  17. Mở một tài liệu đã có trên đĩa  Bước 1: Mở hộp thoại Open  Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ  Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O  Hoặc - Chọn File -> Open  Bước 2:  Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào nút mở rộng xuống để hiện cây thư mục; chọn tiếp trong cây  Hoặc - Di chuyển từng cấp trên cây thư mục, dùng nút Up (đi lên) và mở thư mục con (đi xuống)  Hoặc - Dùng các nút biểu tượng My Documents, Desktop, My Recent Document
  18. Mở một tài liệu đã có trên đĩa  Bước 3: Nhắp chuột chọn tài liệu, nhấn Open 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở Bấm nút 3. Bấm nút Open Cancel để hủy để mở tệp lệnh mở tệp
  19. Mở nhiều tài liệu đã có sẵn  Thực hiện: Bước 1 và 2 tương tự như mở một tài liệu, nhưng bước 3 cần thực hiện:  Nếu các tệp tin muốn mở liền kề nhau:  Nhắp chọn tệp đầu tiên  Nhấn giữ phím Shift  Nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách  Nếu các tệp tin không liền kề nhau:  Nhắp chọn tệp đầu tiên  Nhấn và giữ phím Ctrl  Lần lượt nhắp chọn các tệp còn lại
  20. Mở nhiều tài liệu đã có sẵn Mở các tài liệu rời rạc
  21. Tạo một tài liệu mới  Khi khởi động, MS-Word tự động tạo sẵn một tài liệu trắng, có tên mặc định là Document1  Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu mặc định  C1: Nhấn nút lệnh New Blank Document trên thanh công cụ  C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N
  22. Tạo một tài liệu mới  Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu khác  MS Word làm sẵn nhiều khuôn mẫu tài liệu khác nhau  Ta cũng có thể làm thêm một số khuôn mẫu tài liệu của riêng mình và lưu vào Word.  Để tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu đã làm: chọn File-> New. Hộp thoại Template sẽ xuất hiện  Chọn một mẫu ở Task Panel bên phải
  23. Di chuyển giữa các tài liệu đang mở  MS-Word cho phép mở và soạn thảo nhiều tài liệu đồng thời.  Mỗi tài liệu được hiển thị và soạn thảo trong một cửa sổ riêng. Cách 1:  Mở nhóm lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở.  Nhắp chuột chọn tài liệu cần đến trong danh sách
  24. Di chuyển giữa các tài liệu đang mở Cách 2:  Thanh tác vụ dưới đáy màn hình có nhiều cửa sổ Word thu nhỏ  Nhắp chuột vào cửa sổ tài liệu nào thì sẽ chuyển đến tài liệu đó.
  25. Thay đổi chế độ hiển thị trang  Có 5 chế độ hiển thị trang tài liệu: Normal, Web Layout, Print Layout, Reading layout, Outline.  2 cách thay đổi chế độ  Chọn từ thực đơn lệnh View  Nhấn vào các nút ở góc trái (phía dưới của cửa sổ soạn thảo) Web Layout Outline Normal Print Layout Reading Layout
  26. Công cụ phóng to, thu nhỏ khung nhìn tài liệu  Giúp người soạn thảo dễ quan sát và theo dõi tài liệu  Không làm thay đổi kích thước kí tự khi in ấn  Thao tác thực hiện: Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to/thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con số vào ô này và nhấn nút Enter.
  27. Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ  Ý nghĩa của thanh công cụ?  Giúp người soạn thảo thao tác nhanh.  Một số thanh công cụ thường dùng  Thanh công cụ cơ bản - Standard  Thanh công cụ định dạng - Formatting  Thanh công cụ đồ họa - Drawing  Hiện thanh công cụ: Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ(nếu thanh chưa được đánh dấu )  Che dấu thanh công cụ : Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ (để bỏ đánh dấu )
  28. Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ  Di chuyển các thanh công cụ  Nhấn chuột vào đầu mút trái của thành công cụ cần di chuyển, con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn góc, kéo và rê chuột đến vị trí mới
  29. Thay đổi tên người tạo tệp  Tools -> Options -> User Information  Gõ tên vào ô Name, địa chỉ email vào ô Mailing Address – nhấn OK
  30. Bài 2: Các thao tác soạn thảo  Bảng mã và font chữ Tiếng Việt  Nhập văn bản  Làm việc với văn bản (Thao tác chọn, sao chép, di chuyển, xóa)  Tìm kiếm, thay thế văn bản
  31. Mã và phông chữ tiếng Việt  Có nhiều bộ mã tiếng Việt khác nhau  Kèm với bộ mã là những phông chữ tương ứng để hiển thị và in ấn  Bộ mã TCVN3:  Font bắt đầu bằng dấu chấm và 2 chữ Vn. Font chữ hoa kết thúc bằng chữ H.  Ví dụ: .VnTime; .VnTimeH, .VnArial, .VnArialH.
  32. Mã và phông chữ tiếng Việt  Bộ mã và phông VNI:  thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và ở nước ngoài  các bộ phông VNI thường được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI. Ví dụ: VNI-Time, VNI-hobo,  Bộ mã tiếng Việt Unicode -16 bit  là bộ mã theo chuẩn Unicode  Font Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows. Ví dụ: Times New Roman, Arial, Tohoma, Verdana, Courier
  33. Mã và phông chữ tiếng Việt  Để nhập được tiếng việt cần thiết phải có  Font chữ tiếng Việt đã được cài đặt  Bộ gõ tiếng Việt (thông dụng Vietkey, Unikey)  Chú ý: Khi chọn loại font trong ứng dụng thì phải chọn bảng mã tương ứng ở bộ gõ, lúc đó mới gõ được tiếng Việt
  34. Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI • Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex - f = huyền - aw = ă - s = sắc - ee = ê - oo = ô - r = hỏi - r = hỏi - w, uw, [ = ư - x = ngã - ow,] = ơ - dd = đ - j = nặng - dd = đ - z = khử dấu - aa = â (xoá dấu)
  35. Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI  Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI
  36. Nhập văn bản  Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản  Viết chữ hoa đầu câu:  Nhập các dấu trong văn bản:  Dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy: đi liền với từ trước.  Cặp dấu nháy đơn, nháy kép, dấu móc: đi liền với kí tự đầu và cuối.  Sau dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy phải có một khoảng trống.  Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp
  37. Chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè (Overtype)  Ở chế độ chèn  Ở chế độ ghi đè  Kích đúp chuột/nhấn Insert để chuyển đổi giữa Insert Mode/Overtype Mode
  38. Các thành phần của Tài liệu  Có thể chứa văn bản (text), bảng biểu (table), hình ảnh (picture)  Từ (word) : Gồm nhiều tự liền nhau, kết thúc một từ là khoảng trắng (space) hoặc dấu câu.  Câu (sentence) : Gồm một số từ liên tiếp, kết thúc bằng dấu chấm câu.  Đoạn (Paragraph) : gồm một hay nhiều câu, kết thúc bằng nhấn phím Enter  Dòng (line) Gồm nhiều từ năm trên một dòng  Trang (page): Một tờ giấy chứa nội dung văn bản  Phân đoạn (section): Là những phần của văn bản có định dạng về trang in, định dạng cột. Một tài liêu có thể có 1 hay nhiêu section
  39. Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có trên bàn phím  Các ký tự hiển thị ở hàng trên của phím số như: @, $, %, nhấn phím Shift + .  Các ký hiệu khác, chẳng hạn, αβχϕλ, cần thực hiện:  Đặt con trỏ nhập tại vị trí cần chèn.  Insert Symbol.  Trong hộp Font, chọn bảng phông chữ,  o Nhắp chuột vào kí tự cần chèn, nhấn nút Insert.  Nhấn nút Close đểđóng hộp thoại Insert.
  40. Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có trên bàn phím
  41. Tạo chỉ số mũ trên và chỉ số dưới  Cách nhập chỉ số trên:  Nhấn tổ hợp 3 phím Ctrl + Shift + =, con trỏ nhập thu nhỏ kích thước  Nhập con số của chỉ số trên, chẳng hạn, số 2 trong x2  Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + Shift + =  Cách nhập chỉ số dưới:  Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + = , con trỏ nhập thu nhỏ kích thước.  Nhập con số của chỉ số dưới  Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + =
  42. Chọn văn bản  Chọn một từ: Nhắp đúp chuột vào từ  Chọn một câu: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại một kí tự bất kỳ của câu  Chọn một dòng: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái của dòng  Chọn một đoạn văn bản (Paragraph): Đoạn văn bản là phần nằm giữa hai dấu Enter. Nhắp đúp chuột vào khoảng trống bên trái dòng hoặc nhấp 3 lần chuột vào một ký tự bất kỳ của đoạn
  43. Chọn văn bản  Chọn khối kí tự Cách 1: Sử dụng chuột  Nhấn chuột vào bên cạnh khối ký tự muốn chọn  Nhấn và di chuột sang vùng khối ký tự muốn chọn  Cách 2: Sử dụng bàn phím  Dùng các phím mũi tên di chuyển đến vị trí bên cạnh khối muốn chọn Nhấn và giữa phím Shift  Nhấn một trong các phím mũi tên sang phải (xuống dưới, trái, phải) tùy theo hướng lựa chọn.  Chọn toàn bộ văn bản  Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản.
  44. Chọn văn bản  Chon khối hình chữ nhật  Để chọn một khối ký tự hình chữ nhật bất kỳ cần thực hiện:  đặt con trỏ nhập tại vị trí phía trên bên trái.  bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+F8  di chuột tạo hình chữ nhật cho khối kí tự được chọn  Chú ý:  Đề phòng mất văn bản  Khi văn bản đã được đánh dấu, chí cần nhấn một phím bất kỳ là toàn bộ phần văn bản đã được chọn sẽ bị xoá.  Phục hồi dữ liệu bằng cách nhấn nút lệnh Undo trên thanh công cụ
  45. Huỷ chọn văn bản  Thu nhỏ vùng chọn  Là thao tác huỷ chọn một phần văn bản được đánh dấu chọn ngay khi vừa chọn.  Khi vừa chọn xong, thực hiện di chuột ngược chiều thao tác chọn, vùng chọn sẽ được thu nhỏ.  Hủy toàn bộ vùng chọn  Nhắp phím chuột lên vị trí bất kỳ trên vùng soạn thảo  Hoặc bấm vào một phím mũi tên (không bấm các phím chữ hoặc phím Spacebar)
  46. Sao chép văn bản  Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở  Chọn văn bản cần sao chép.  Nhấn nút Copy trên thanh công cụ hoặc mởbảng lệnh Edit, chọn lệnh Copy.  Di chuyển con trỏ nhập đến trí cần dán nội dung  Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste.  Có thể dán nội dung đã copy nhiều lần
  47. Thanh công cụ Clipboard  Khi chọn văn bản và nhấn nút COPY, một bản sao nội dung văn bản được tạo ra trong Clipboard. Clipboard có thể lưu trữ tối đa 24 văn bản khác nhau  Xuất hiện khi thực hiện sao chép nhiều lần  Có thể lựa chọn bản sao bằng cách chọn ở danh sách trên thanh Clipboard  Muốn xoá hết các bản sao trong Clipboard, nhấn nút Clear All
  48. Thanh công cụ Clipboard  Hiển thị thanh Clipboard: vào Edit\Office Clipboard
  49. Thao tác sao chép và dán giữa nhiều tài liệu đang mở  Chọn văn bản.  Thực hiện tạo bản sao bằng nút Copy.  Mở bảng chọn Window, nhắp chuột vào tên cửa sổ tài liệu cần dán.  Thực hiện dán nội dung vào tài liệu mới bằng nút Paste
  50. Di chuyển văn bản  Chọn văn bản.  Nhấn nút Cut trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Cut.  Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần dán nội dung.  Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste.  Thao tác nhanh: sử dụng phím tắt  Lệnh sao chép dữ liệu (Copy): Ctrl + C  Lệnh cắt dữ liệu (Cut): Ctrl + X  Lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V
  51. Xoá văn bản  Chọn văn bản.  Nhấn phím Delete hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Clear.  Khôi phục sau khi xóa nhờ nút Undo
  52. Sử dụng chức năng Undo/Redo  Chức năng Undo  Chức năng Undo  Cho phép khôi phục lại tình trạng văn bản trước khi thực hiện một số thao tác.  Có thể sử dụng Undo nhiều lần.  Chức năng Redo  Cho phép trả lại trạng thái đã có trước khi thực hiện Undo.
  53. Tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu  Mở bảng chọn Edit\ Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl + F). Cửa sổ tìm kiếm Find hiện ra:  Từ tìm kiếm: nhập từ / cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what.  Phạm vi tìm kiếm: nhắp chuột vào hình mũi tên trỏxuống của hộp Search (nằm trong vùng Search Option)  All: tìm trong toàn bộ văn bản  Up: tìm trong đoạn văn bản phía trên (kể từ vị trí con trỏ nhập văn bản hiện tại)  Dowm: tìm trong đoạn văn bản phía dưới (kể từ vịtrí con trỏ nhập văn bản hiện tại)
  54. Thay thế một cụm từ trong văn bản  Mở bảng chọn Edit\ Replace (hoặc phím tắt Ctrl + H), xuất hiện hộp thoại Find and Replace  Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What, trong ví dụ là "hà nội".  Gõ từ cần thay thế vào hộp Replace With, trong ví dụ là "Hà Nội".  Chọn phạm vi tìm kiếm trong ô Search: tương tự như hộp thoại Find  Hạn chế các đặc điểm cần tìm: tương tự như hộp thoại Find
  55. Bài 3: Các thao tác định dạng  Định dạng ký tự  Định dạng đoạn văn bản  Định dạng trang  Đặt Tabstop  Định dạng Bullets and Numbering  Chia cột văn bản. Tạo hiệu ứng DropCap  Định dạng tài liệu
  56. Định dạng phông chữ  Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng  Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống của ô font. Chọn phông chữ phù hợp từ danh sách liệt kê các font (Times New Roman, Arial, ).
  57. Thay đối cỡ chữ  Trường hợp vùng văn bản có cùng một cỡ chữ  Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ.  Chọn hoặc nhập cỡ chữ vào ô Size trên thanh công cụ  Trường hợp vùng văn bản không cùng một cỡ chữ  Muốn cùng tăng (hoặc giảm) đồng thời cỡ chữ của các đoạn văn bản có kích thước khác nhau.  Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ.  Nhấn tổ hợp phím Ctrl+[ để giảm đều cỡ chữ. (còn tổ hợp phím Ctrl+] là để tăng đều cỡ chữ).
  58. Tạo chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân  Đánh dấu chọn phần văn bản cần tạo hiệu ứng.  Sau đó, có thể dùng chuột hay bàn phím để tạo hiệu ứng. Thực hiện một trong các cách sau  Đặt in nghiêng: Nhấn nút I trên thanh Formatting hoặc Ctl +I  Đặt in đậm: Nhấn nút B trên thanh Formatting hoặc Ctl +B  Đặt gạch chân: Nhấn nút U trên thanh Formatting hoặc Ctl +U
  59. Định dạng font chữ thông qua hộp thoại Font  Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng  Mở bảng lệnh Format, chọn Font  Hộp thoại Font có 3 thẻ chức năng chính:  Thẻ Font:  Thẻ Character Spacing:  Thẻ Text Effects
  60. Thay đổi màu cho văn bản  Chọn đoạn văn bản muốn đổi màu chữ.  Nhấn vào nút Font Color trên thanh công cụ Formatting để áp dụng màu hiện hành  Hoặc nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh chữ A để mở bảng màu rồi chọn một màu khác  Sử dụng bút đánh dấu văn bản  Có thể đánh dấu tài liệu bằng nhiều màu sắc khác nhau  Nút Highlight nằm trên thanh công cụ Formatting.
  61. Thay đổi nền văn bản  Chọn văn bản muốn đổi nền.  Mở bảng lệnh Format\Border and Shading. Trong hộp thoại đó, chọn phần Shading  Muốn văn bản đổi màu nền, chúng ta nhấn chọn màu trong bảng màu Fill.  Nhấn nút OK để hoàn tất việc thay đổi nền.
  62. Sao chép định dạng  Sử dụng nút Format Painter trên thanh công cụ Formatting.Thực hiện:  Chọn vùng văn bản gốc muốn sao chép định dạng.  Nhấn nút Format Painter. Con trỏ chuột sẽ có hình một cái chổi quét sơn  Nếu muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format Painter trước khi đánh dấu chọn văn bản áp dụng định dạng  Khi kết thúc thì nhấn lại nút Format Painter để trở vềtrạng thái soạn thảo bình thường  Huỷ bỏ việc áp dụng định dạng bằng cách nhấn phím Esc hay nhấn lại vào nút Format Painter một lần nữa
  63. Định dạng đoạn văn bản  Chọn đoạn văn bản (những đoạn) muốn định dạng.  Vào menu Format\Paragraph
  64. Định dạng đoạn văn bản  Spacing : Thay đổi khoảng cách giữa hai đoạn văn bản:  Khoảng cách trước đoạn: Spacing before (pt)  Khoảng cách sau đoạn: Spacing after (pt)  Line spacing : Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.  Single : Khoảng cách dòng bình thường.  1.5 lines : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau 1.5 lần độ cao của dòng.  Double (gấp đôi) : Khoảng cách giữa các dòng cách 2 lần độ cao của dòng.  At least (ít nhất) : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau một khoảng nhỏ nhất qui định trong At.  Exactly : Khoảng cách giữa các dòng được xác định chính xác trong mục At.  Multiple : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau bằng số lần khoảng cách dòng đơn xác định trong At.
  65. Định dạng đoạn văn bản Indentation: Chỉnh lề cho đoạn.  Left : Xác định khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản.  Right : Xác định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản.  Special : Một số cách chỉnh lề khác.  (None) : Không thay đổi.  First line : Dòng đầu của đoạn được thụt vào.  Hanging : Tất cả dòng trong đoạn thụt vào một khoảng xác định so với dòng đầu của đoạn.
  66. Đặt Tab stop  Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab  Nhấn vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút trái của thanh thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp. Có các loại Tab sau:  Trái : Văn bản sẽ dóng bên trái
  67. Đặt Tab stop  Giữa : Văn bản dóng ở giữa  Phải : văn bản xuất hiện bên phải
  68. Đặt Tab stop  Thập phân : dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân.
  69. Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước  Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab  Mở bảng chọn Format\Tabs  Trong ô Tab stop position, đặt vị trí cho dấu Tab mới hoặc chọn dấu Tab đã có.  Trong vùng Alignment, chọn kiểu căn lề cho đoạn văn bản sau dấu Tab  Chọn kí hiệu đặt trước dấu Tab tại vùng Leader.  Nhấn nút Set để đặt vị trí Tab mới.
  70. Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước
  71. Áp dụng chữ hoa đầu đoạn (Drop Cap)  Thực hiện:  Nhập một đoạn văn bản.  Đặt con trỏ nhập văn bản ở vị trí bất kỳ thuộc đoạn văn bản đó  Mở bảng lệnh Format, chọn lệnh Drop Cap  Hộp thoại Drop Cap xuất hiện:  Chọn kiểu chữ: None: không đặt chữ hoa đầu đoạn. Dropped: chữ cái đầu đoạn được căn lề như phần văn bản còn lại. In Margin: chữ cái đó nằm ngoài lềđoạn văn bản.
  72. Danh sách liệt kê  Có 2 kiểu danh sách liệt kê:  Có thứ tự (đánh số): ví dụ: a,b,c hay 1,2,3  Không có thứ tự (gạch đầu dòng): ví dụ: các dấu hoa thị, gạch đầu dòng  Có 2 cách tạo danh sách:  Sử dụng nút Bullets Hay nút Numbering trên thanh công cụ Formatting  Chọn thực đơn lệnh Format và chọn mục lệnh Bullets and Numbering.
  73. Tạo các danh sách con  Sử dụng phím TAB hoặc kích nút Decrease Indent trên thanh công cụ Formatting để lùi vào một mức  Muốn đặt ngược lại, sử dụng phím SHIFT+TAB hoặc kích nút Increase Indent trên thanh công cụ Formatting.
  74. Chia cột văn bản
  75. Chia cột văn bản  Đánh dấu chọn văn bản  Chọn lệnh Format/Columns:
  76. Tạo Border cho đoạn văn bản  Chọn đoạn văn bản càn tạo đường viền  Chọn Format \ Borders and Shading, chọn thẻ Border
  77. Xoá tất cả các định dạng  Xoá định dạng đoạn: Ctrl + Q hoặc vào nhóm lệnh Edit chọn Clear\Format  Xoá định dạng ký tự: Ctrl + Spacebar
  78. Định dạng trang  Thay đổi khổ giấy  Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn lệnh Page Setup  Nhắp chọn thẻ Page  Chọn khổ giấy in trong phần Paper Size (A4)
  79. Thay đổi mép lề tài liệu: lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới  Chọn chiều nhập văn bản và in: Portrait – dọc, Landscape - ngang.  Nhập các giá trị cho các vùng: Top - lề trên Bottom - lề dưới Left - lề trái Right - lề phải  Đặt lề cho tài liệu được đóng gáy (Gutter margin) : Nhập giá trị vào ô Gutter để đặt độ rộng khi đóng gáy tài liệu.  Nhấn nút OK để hoàn thành việc chọn
  80. Chèn/Hủy dấu ngắt trang – Page Break  Chèn dấu ngắt trang  Khi soạn thảo hết trang, Word tựđộng chèn một dấu ngắt trang để sang trang mới. Nếu chưa hết trang muốn sang trang mới, cần thực hiện:  Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí cần sang trang. Mởbảng chọn Insert, chọn lệnh Break  Hủy dấu ngắt trang  Đặt con trỏ tại dòng cuối của trang trên và nhấn phím Delete liên tục cho đến khi các dòng của trang dưới được di chuyển lên trang trên.
  81. Chèn/Hủy dấu ngắt section – section Break
  82. Tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề chân trang (Footer)  Mở bảng chọn View, chọn lệnh Header and Footer  Phần không gian dành cho Header and Footer sẽ nổi rõ để nhập nội dung vào. Đồng thời, MS-Word tựđộng hiển thị thanh công cụ Header and Footer
  83. Tạo khung cho trang văn bản B1: Dùng lệnh Format\Border and shading B2: Chọn thẻ Page Border B3: Chọn kiểu khung ở ô Art B4: Chọn nút Options để hiệu chỉnh khung so với văn bản
  84. Thiết lập cách đánh số trang tự động cho tài liệu  Chọn lệnh Insert\ Page Number làm xuất hiện hộp thoại Page Numbers  Position: chọn vị trí hiển thị số thứ tự trang  Alignment: căn lề cho đánh số trang (trái, phải, giữa)  Show number on first page: đánh dấu nếu muốn hiển thịđánh số ở trang đầu tiên của tài liệu (trang bìa).  Để đánh số thứ tự trang bắt đầu từ một số khác 1  Mở bảng chọn Insert, chọn lệnh Page Number.  Nhấn nút Format.  Trong hộp Start at, nhập số chỉđầu tiên
  85. Chỉnh sửa/xoá bỏ số trang tự động của tài liệu  Số trang của văn bản sau khi chèn sẽ được đặt vào vùng Header and Footer của văn bản.  Thực hiện chỉnh sửa/xoá bỏ số trang  Nhắp đúp lên số trang làm xuất hiện Header and Footer  Chỉnh sửa số trang hoặc xoá bỏ số trang.  Đóng Header and Footer để quay trở về soạn thảo
  86. Bài 4: Bảng biểu, hình ảnh Nội dung trình bày  Bảng:  tạo mới, xoá bỏ bảng biểu; thêm, bớt cột và dòng.  nhập, chỉnh sửa nội dung cho bảng  định dạng đường viền, đặt màu nền.  Thao tác chọn trong bảng  Hình ảnh, biểu đồ:  thêm hình ảnh, hình vẽ và biểu đồ vào tài liệu.  thêm các mẫu chữ nghệ thuật, hình học sẵn có.  định dạng màu nét vẽ, tô nền cho hình ảnh, hình vẽ và biểu đồ.  co dãn kích thước hình ảnh.  di chuyển, sao chép, cắt dán, xoá hình ảnh.
  87. Tạo bảng biểu  Bảng được tạo thành từ các dòng (row) và các cột (column), giao của một cột và một hàng là một ô (cell)  Trong một ô, chúng ta có thể nhập văn bản, chèn hình ảnh hoặc chèn bảng  Cách nhanh nhất để tạo bảng  Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn tạo bảng.  Nhấn chuột vào biểu tượng Insert table trên thanh công cụ  Giữ phím chuột và kéo di chuột xuống phía dưới. Có thểđiều chỉnh tăng/giảm số dòng và số cột.  Thả phím chuột để kết thúc việc tạo bảng.
  88. Tạo bảng biểu  Tạo bảng bằng lệnh Insert Table  Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn nhập bảng.  Nhắp chọn thực đơn lệnh Table\Insert Table  Nhập số cột ô Number of columns, số dòng vào ô Number of rows  Nhấn nút OK để tạo bảng.
  89. Nhập nội dung vào bảng, chỉnh sửa nội dung  Nhấn chuột vào một ô bất kỳ để nhập nội dung.  Di chuyển giữa các ô: dùng phím Tab và các phím định hướng trên bàn phím.  Chỉnh sửa nội dung trong ô tương tự chỉnh sửa văn bản
  90. Thao tác chọn một dòng, một cột, một ô, bảng  Chọn một dòng: nhấn chuột vào lề trái của dòng  Chọn một cột: di chuyển con trỏ chuột đến mép lề trên đỉnh cột, khi con trỏ có dạng mũi tên màu đen thì nhấn chuột.  Chọn một ô: Di chuyển con trỏ chuột đến lề trái của ô cho đến khi hiển thị hình mũi tên màu đen thì nhấn chuột.  Chọn nhiều ô: Tương tự như chọn một ô nhưng cần giữ và kéo chuột sang tất cả các ô cần chọn.
  91. Thao tác chọn dòng, cột, ô, bảng  Chọn nhiều dòng: nhấn chọn dòng đầu tiên, giữ phím và kéo di chuột xuống các dòng phía dưới.  Chọn nhiều cột: nhấn chọn cột đầu tiên, giữ phím và kéo di chuột sang các cột bên cạnh.  Chọn bảng: - Đưa con trỏ chuột vào bảng - Chọn chữ thập phía trên góc trái của bảng
  92. Thêm dòng  Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn thêm dòng vào bên cạnh.  Nhắp chọn thực đơn Table\Insert.  Chọn Rows Above: dòng mới thêm sẽ được chèn vào phía trên dòng chứa con trỏ nhập văn bản.  Chọn Rows Below: dòng mới thêm sẽđược chèn vào phía dưới dòng chứa con trỏ nhập văn bản.
  93. Thêm cột  Đặt con trỏ nhập văn bản tại cột bên cạnh cột cần thêm  Nhắp chọn thực đơn lệnh Table\Insert.  Chọn Column to the Left: cột mới thêm sẽ được chèn vào bên trái cột chứa con trỏ nhập văn bản.  Chọn Column to the Right: cột mới thêm sẽđược chèn vào bên phải cột chứa con trỏ nhập văn bản
  94. Xóa bảng, cột, dòng Thêm, xóa ô  Xóa bảng: Đặt con trỏ soạn thảo vào bảng, Vào Table, chọn Delete\table  Xoá cột, dòng  Đánh dấu chọn các dòng/cột cần xoá  Mở bảng chọn Table, trỏ tới dòng Delete rồi nhấn lệnh Columns hoặc Rows.  Thêm và xoá ô  Thêm/xoá ô: tương tự thao tác thêm/xóa dòng (cột), nhưng trước khi thực hiện lệnh, MS-Word hiển thị hộp thoại xác định cách thức dịch chuyển những ô khác trong dòng:
  95. Thêm và xoá ô  Shift Cells Right: chèn ô, dịch ô trong hàng sang phải  Shift cells down: chèn ô, dịch ô trong cột xuống dưới.  Insert entire row: Chèn thêm một dòng mới.  Insert entire column: Chèn thêm một cột mới.  Shift Cells Left: xoá ô, dịch ô trong hàng sang trái.  Shift cells down: xoá ô, dịch ô trong cột lên trên.  Delete entire row: Xoá cả dòng chứa ô.  Delete entire column: Xoá cả cột chứa ô.
  96. Thay đổi chiều rộng cột  Cách 1  Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên phải của cột  Khi con trỏ chuột chuyển sang hình thì kéo - thả để điều chỉnh độ rộng, hẹp.
  97. Thay đổi chiều rộng cột  Cách 2:  Di chuyển chuột lên thanh thước đến các nút lề cột  Khi con trỏ chuột chuyển sang hình mũi tên hai chiều thì kéo- thả nút lề để điều chỉnh độ rộng, hẹp.
  98. Thay đổi chiều cao dòng  Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên dưới của dòng  Khi nó chuyển sang hình mũi tên co dãn thì kéo - thảcon trỏ chuột đểđiều chỉnh độ rộng, hẹp.
  99. Nhập và tách ô (Merge and Split)  Thao tác nhập nhiều ô  Chọn các ô kề nhau cần nhập thành 1 ô.  Nhắp chọn thực đơn Table\Merge Cells.  Thao tách ô  Chọn ô cần tách  Chọn Table\Split cells
  100. Sử dụng thanh công cụ Tables and Border  Nhấn nút Tables and Borders có hình trên thanh công cụ Standard.  dùng để chia các ô, các cột, các dòng của bảng thành nhiều phần khác nhau.  dùng để tẩy bỏ một đường thẳng trong bảng :  dùng để chọn kiểu đường thẳng  chọn độ đậm của đường thẳng  định dạng màu cho đường
  101. Sử dụng thanh công cụ Tables and Border  kẻ khung cho các ô  tô mầu nền cho tài liệu  chèn thêm bảng mới  nhập các ô  chia các ô  định dạng căn lề văn bản  Thay đổi hướng văn bản  sắp xếp văn bản trong các cột theo chiều tăng dần
  102. Thay đổi hướng văn bản trong ô  Chọn ô cần chỉnh hướng văn bản  Nhắp chọn thực đơn lệnh FormatText Direction  Chọn hướng văn bản trong vùng Orientation
  103. Căn chỉnh văn bản thuộc bảng biểu  Chọn các ô cần căn chỉnh lề.  Nhắp phải chuột vào vùng được chọn.  Muốn áp dụng kiểu căn lề nào thì di chuyển con trỏ chuột đến nút có hình vẽ tương ứng và nhắp chuột
  104. Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu  Nếu áp dụng thay đổi cho toàn bảng, nhấn chuột vào vị trí bất kỳ thuộc bảng. Nếu chỉ áp dụng cho một vài ô, đánh dấu chọn các ô đó.  Mở Format\ Border and Shading, chọn thẻ Border  Lựa chọn hiệu ứng (kiểu dáng, màu sắc, độ đậm nhạt) thích hợp.  Nhấn vào các nút tương ứng xung quanh ô Preview để thiết đặt vị trí sẽ áp dụng các thuộc tính vừa chọn  Kiểm tra lại trong Apply to xem hiệu ứng được áp dụng cho cả bảng (Table) hay chỉ áp dụng cho vài ô (Cells)  Nhấn OK để kết thúc. Vẽđường viền cho bảng
  105. Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu
  106. Tô màu nền cho các ô trong bảng  Trong hộp thoại Border and Shading, nhấn chọn thẻ Shading chọn màu nền cho bảng biểu ở mục Fill
  107. Thêm hình vẽ vào tài liệu  Thêm hình ảnh từ Clip Art  Mở bảng lệnh Insert, chọn lệnh Picture, chọn Clip Art.  Cửa sổ Insert ClipArt hiện ra như sau
  108. Thêm hình vẽ vào tài liệu  Nhấn chuột vào một danh mục ở hộp Search in để tìm hình vẽ thích hợp.  Nhấn chuột vào hình cần chèn (có thể xem trước ảnh).  Chọn lệnh Insert để chèn vào tài liệu
  109. Tạo chữ nghệ thuật - Word Art – trên tài liệu  Nhắp chọn thực đơn Insert Picture / Word Art.  Trong cửa sổ WordArt Gallery, nhắp chọn mẫu  Nhập nội dung chữ nghệ thuật
  110. Thêm các hình hình học sẵn có vào tài liệu  Các hình học có sẵn (AutoShape).  Chỉ có thể chèn hình nếu đang hiển thịở kiểu Print layout.  Cần hiển thị thanh công cụ Drawing trước bằng cách nhấn chọn nút Drawing.
  111. Vẽ các đối tượng hình học  Sử dụng thanh công cụ Drawing để vẽ
  112. Bài 5 : In ấn và trộn thư Nội dung trình bày  Xem tài liệu trước khi in  In ấn tài liệu  Trộn thư
  113. Xem tài liệu trước khi in  Mở bảng chọn File, chọn lệnh Print Preview hoặc nhấn vào nút trên thanh công cụ Standard.  Chỉnh lại bố cục của văn bản sao cho thích hợp.  Tăng hay giảm tỉ lệ để xem nhiều trang. Có thể chỉnh sửa nội dung trong lúc xem bằng cách nhấn nút có hình trên thanh công cụ.  Thoát khỏi chế độ Preview chọn nút Close.
  114. In ấn trong MS-Word  Mở bảng chọn File, chọn Print  Giải thích các mục chọn:  Name: Chọn máy in (máy in laser, in màu, máy in qua mạng )  Để lựa chọn trang in, nhấn vào một trong các lựa chọn  sau trong vùng Page range: All: In tất cả các trang từ trang đầu đến trang cuối.  Current Page: Chỉ in trang hiện tại đang đặt con trỏ nhập văn bản.  Pages: Chỉ in một số trang xác định, tách nhau bởi dấu phẩy. Ví dụ: 1,3,6-25
  115. In ấn trong MS-Word  Nhập số bản in vào ô Number of copies trong vùng Copies (nếu muốn in nhiều bản)  Để in ra các trang chẵn hoặc lẻ, chọn Even pages hoặc Odd pages trong ô Print (nằm phía góc trái, bên dưới hộp thoại
  116. Giới thiệu tiện ích trộn thư  Giới thiệu  Trộn thư (trộn văn bản) là tiện ích cho công việc thường xuyên phải tạo giấy mời, thư từ cùng một nội dung cho nhiều người, nhiều cơ quan, ở các địa chỉ khác nhau  Ví dụ: cần tạo giấy mời cho một danh sách các người nhận với nội dung sau: GIẤY MỜI Kính gửi Ông/ Bà: (phần tên sẽđược tựđộng điền) Cơ quan: (phần địa chỉ sẽđược tựđộng điền) Mời Ông / Bà đến dự buổi hội thảo về Mạng máy tính không dây.
  117. Một số nội dung khác  Auto text  Kiểm tra ngữ pháp Tiếng anh, Bật tắt chế độ kiểm tra ngữ pháp tiếng anh  Đếm từ trong MS Word  Bảo vệ tài liệu  Áp dụng Style, làm mục lục
  118. End Hướng dẫn: 1/. Hoàng Văn Nghĩa Ngành: Công nghệ thông tin Email 1: WNghia@yahoo.com Email 2: Chunghia1985@gmail.com ĐT: 0962758661.