›
›

Giáo trình Tin học văn phòng - Trình độ A

pdf 241 trang ngocly 180
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng - Trình độ A", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_tin_hoc_van_phong_trinh_do_a.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tin học văn phòng - Trình độ A

  1. GIÁO TRÌNH TIN HỌCVĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ A BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGƠ LÊ MẠNH HIẾU Tài liệulưuhànhnộibộ
  2. CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ TIN HỌC VÀ CÁC KHÁI NIỆM VỀ CƠNG NGHỆ THƠNG TIN BIÊN SOẠN – TỔNG H ỢP: NGƠ LÊ M ẠNH HIẾU
  3. I. Máy tính điện tử? II. Hệ đếm và đơn vị đo lường thơng tin
  4. 1. Dữ liệu và thơng tin ƒ Những sự kiệnrờirạc và khơng cĩ cấutrúcvàýnghĩarõ ràng ƒ Phải đượcxử lý trở thàn h thơng tincĩ cấutrúcvà ý nghĩa 2. Xử lý dữ kiện: Máy tính xử lý dữ kiện ƒ Dữ kiệnvào(Nhậpliệu) ƒ Dữ kiệnra(Xuấtliệu)
  5. 3. Khái niệm về chương trình được lưutru trữ Máy tính điệntử là thiếtbị xử lý dữ kiện thành thơng tin dướidạng điềukhiểncủamộtchương trình lưutrữ bên trong nĩ a) Các thành phầncơ bảncủahệ thống máy tính Primary Memory Input Processor Output Device (CPU) Device Secondary memory
  6. Phầncứng: Là tàtồn bộ cácmạch điện, lin h kiện, các thành phầncấutạo nên máy tính bao gồm: • CPU (Central Processing Unit): trung tâm xử lý, nĩ quyết định đến tốc độ hoạt động của máy tính. • Mainboard: Là bảng mạch chính trong máy tính, là cầunốigiữacácthiếtbị thành mộtthể thống nhất.
  7. • Bộ nhớ: cĩ 2 loại bộ nhớ - Bộ nhớ chính (BNC):lànơichứachương trình và dữ liệu khi máy tính hoạt động + Rom chứa các thơng số vế máy tính +Ramtương tự như BNC nhưng khi máy ngưng hoạt động thì dữ liệu trong nĩ sẽ mất đi. - Bộ nhớ phụ: là các thiết bị lưu trữ như Flopply Disk, Hard Disk, CD ROM, )
  8. Một vài linh ki ện
  9. • Thiết bị nhập: - Bàn phím (Keyboard)là thiếtbị nhậpxuấtcơ bảnchứa các ký tự a->z, A->Z, 0->9, - Chuột (Mouse) các thao tác trên chuột: Click, Double click, Right Click, Drag (ấnphímvàgiữ trái đồng thờidi chuyểnchuộtmột đoạn). - Máy quét hình (Scanner) hoạt động như máy photocopy • Thiết bị xuất: - Màn hình (Monitor): xuấtdữ liệu ra màn hình - Máy in (Printer): dùng in vănbảnragiấy.
  10. b. Phần Mềm - Là các thành phần trừu tượng như thuật tốn, các lệnh chi tiết để thựchiệnmột cơng việc nào đĩ -Thuật tốn đượcthể hiện trên máy tính gọilàchương trình. -Cácchương trình game, ứng dụng văn phịng, * Các phần mền này được cài đặt vào máy trên hệ điều hành WINDOWS hoặcDOS, .
  11. -Hệ đếmlàcácdạng số liệumàkhingườisử dụng đưa vào máy, máy nhậnvàxử lý theo 1 yêu cầu nào đĩ, máy lưutrữ dữ liệu ở 1dạng cốđịnh nào đĩ theo yêu cầucủa ngườisử dụng (thơng thường là theo mã nhị phân). - Bảng đơn vị đo lường ta sử dụng bảng mã ASCII theo tiêu chuẩnquốctế của hãng Microsoft Windows.
  12. 1. Hệ Các Bảng Mã Của Máy Tính • a. Bảng mãthã thập phân (Dec ima l) •-Gồm từ : 0, 1, , 9 . • b. Bảng mã nhị phân (Binary) •-Gồmtm từ : 0 và 1. • c. Bảng mã Bát phân (Octal) •-Gồm từ : 001, 1, , 7. • d. Bảng mã thập lục phân (Hexadecimal) •-Gồm từ : 0, 1, , 9, A, B, C, D, E, F.
  13. Chuyển đổi từ thập phân sang nhị phân Lấy số Thậppp phân chia lần lược cho 2 (luơn cập nhật kết quả phép chia), chia cho đến khi nào kết quả = 0 thì dừng. Viết ngược dãy số dư là số nhị phân cần tìm. (()X)10 => (ai)2 với các ai là các bít nhị phân. Tương tự cho các hệ bát phân và thậplp lục phân.
  14. Ví dụ: Số 12(10) = ?(2). Dùng phép chia cho 2 liên tiếp, ta cĩ một loạt các số dư như sau:
  15. Chuyển đổitừ nhị phân sang thập phân Lấytừng bít nhị phân từ thấp đếncao(từ phải sang traí) nhân lầnlượcvới2lũythừatăng dầntừ 0->n.Tổng tấtcả các tích đĩlàsố thập phân cần tìm. 0 1 n a0*2 + a1*2 + + an*2 => kết quả Ví dụ: Theo ví dụ têtrênvà cơng thức tacĩ: 1*20 +0*21 +1*22 +1*23 =13
  16. Đơn Vị Đo Lường - 1 byte = 8 bit - 1bitl1 bit lưuutr trữ 2giátr2 giá trị 0ho0 hoặc1c 1 -1 byte lưu trữ được 28 = 256 trạng thái - 1 KB = 210 byte = 1024 byte - 1MB=21 MB = 210 KB = 1024 KB -1 GB = 210 MB = 1024 MB
  17. CHƯƠNG 2 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 7 BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGƠ LÊ MẠNH HIẾU
  18. I. GiỚI THIỆU: •Làthế hệ hệ điều hành kế tiếp của dịng họ hệ điều hành Microsoft Windows • Được phát triển bởi hãng phần mềm Microsoft dành cho các loại máy tính cá nhân, bao gồmmáytínhđể bàn, xách tay, Tablet PC, netbook và các máy tính trung tâm phương tiện(mediacenterPC)chogiađình hoặc doanh nghiệp, • Được phát hành trên tồn thế giới vào ngày 22/10/2009 •Cĩkhả năng hỗ trợ tiếp xúc đa điểm
  19. Màn Hình Windows 7
  20. Các Đối Tượng Trên Màn Hình Wind ows a. Màn hình Desktop là tồn bộ nền màn hình. b. Các Icon chuẩncn của Windows(My computer , User , Network, Control Panel, Recycle Bin) c. Các Icon Short cut của cááhc chương tìtrình ứng dụng của Windows (MS WORD, ) d. Thanh Taskbar nơi hiển thị các tên các chương trình được mở. e. Một số ứng dụng của người sử dụng. f. Nút lệnh Start.
  21. • Recycle Bin: là nơilưutrữ tạmthờicác tập tinvà các đối tượng đã bị xố. Nếu muốnphụchồicácđốitượng đãbị xĩa, bạnchọn đối tượng cầnphục hồi trong cửasổ Recycle Bin, sau đĩ R_Click/ RtRestore. . Network hệ thốnggy máy tính tron g mạng máy tính cục bộ (LAN) • Folder -thư mục lưu trữ dữ liệu
  22. • Shortcuts: biểu tượng tắt ggpiúp bạn truy nhập nhanh chương trình ứng dụng • Biểu tượngyg My Com puter: chức thơng tin hệ thống máy tính hiện hành Nút max Nút min Nút đĩng
  23. 2. Một Số Thao Tác Trên Máy Tính (dùng chuột – mouse): Nút Left mouse là nút dùng cho ngĩn trỏ (bàn tay phải). Nút Right mouse là nút dùng cho ngĩn kế Right ngĩn trỏ (bàn tay phải). left Click (nhấp) chuột: Là nhấnphímtráicủa chuột=>chọnlựa1đốitượng. Double click (nhấp kép) chuột: => mở một đối tượng. Drag and drop (ê(rê và thả) chuột: nghĩa là clic k trái chuộtvào1đốitượng giữ chuộtvàdi chuyển đối tượng đĩ đến 1 vị trí khác trên màn hình (desktop).
  24. 3. Kết Thúc Làm Vi ệccV Với Máy Tính: - Click vào nút Start trên thanh Taskbar -> Chọn ()(click) Shut down trên Start Menu Hoặc: - Sử dụng tổ hợp phím ALT + F4
  25. CửaSa Sổ My Computer
  26. II. THANH TÁC VỤ TASKBAR 1. Thẻ Taskbar: - Cách mở thẻ: Click chuộtphải trên thanh Taskbar -> Properties + LkLock the tkbtaskbar: cho hiển thị thanh Start. + Auto-hide the taskbar: chế độ tựđộng củahệ thống Windows. + Use small Icon: Thu nhỏ Icon trên thẻ Taskbar + Taskbar On Screen: Vị trí của thẻ Taskbar trên màn hình + Taskbar Buttons: Gom, ẩnhiện các chương trình trên thanh Taskbar
  27. -Lệnh Customize : Cho hiệuchỉnh trên thanh taskbar với các biểu tượng hệ thống của máy hiện hành. Chú ý: -Nếuthayđổicácthuộc tính (properties) chọnApply- >ok. -Nếu khơng thay đổichọn Cancel.
  28. 2. Thẻ Start Menu: ƒ Cho phép phương thức hiển thị của thanh lệnh Start. ƒ Nút lệnh Customize: cho ppphép xác lậpbiểutượng cho hệ thống. ƒ Chophépcài đặt thêmvà gỡ bỏ những ứng dụng trên Windows ƒ Power Button action: Cài đặt hoạt động của nút nguồn *Chúý: -Nếu thay đổicácthuộctínhchọn Apply->Ok -Nếu khơng thay đổichọn Cancel.
  29. 3. NÚT LỆNH START A. Thanh Start Lệnh Hiểnthị nút lệnh và thư mục: + SSuthut down: Tắtmáy + Search: Tìm kiếm thơng tin nhanh + Help and support + Default Program + DiDevices and PiPrint ers + Control Panel + Computer + Music, Pictures, Documents + User’s Account
  30. B. LệnhhR Run: Dùng để chạy một chương trình cĩ trong hệ thống. + Các h mở: Bấm tổ hợp phím Wind ows ( ) + R
  31. C. Lệnh Search: Khi muốn tìm kiếm một Folder – File trong hệ thống, lệnh này hỗ trợ rất nhanh cho ngườisử dụng trong quá trình tìm kiếmdữ liệu. Bước1: Start -> Search Program and Files Bước2:Nhậptêndữ liệucần tìm Bước3: Bấm Enter
  32. Khi bạn muốn xem chi tiết kết quả dữ liệu, b ạn vào ccclick See More Results
  33. D. Lệnh Program: Khi các chương trình ứng dụng đã được cài đặt (Setup) trong hệ thống mày tính thì các chương trình này sẽ hiển thị trong thực đơn (Menu) Program Files.Vìthếđểchạy1CTƯDtacĩthể vào thực đơnnày để chạy chương trình. E. Lệnh Document: Khi ngườisử dụng tạoracáctập tin (chứadữ liệu) và lưutậptinđĩ1cáchtựđộng thì các tậotinnàysẽ nằmtrongthư mục MY DOCUMENT, tuy nhiên điều này là khơng tốt khi dữ liệu được tạoratừ nhiều chương trình khác nhau vì nĩ rất khĩ quảnlýdữ liệu.
  34. F. Lệnh Help and Support: Hệđiều hành WINDOWS cung cấp cho người sử dụng những tính năng trợ giúp cho người sử dụng khi cầnthiết(tấtcả những gì bạncần biết điều cĩ sẵn trong chức năng này).
  35. 4. LÀM VIỆC TRÊN DESKTOP A. QUẢN LÝ DESKTOP a. Sắp xếp dữ liệu - Arrange Icons Cách thực hiện: Click Chuột phải trên màn hình -> Sort by: + Name: sắp xếp theo tên + Item Type: sắp xếp theo kiểu data được tạo. + Size:s: sắppx xếp theo kích thước của files + Date Modified:s: sắpxp xếp theo ngày giờ được tạo
  36. b. Làm tươi màn hình – Refresh Chức năng này cho phép ngườisử dụng làm tươi(làm sạch màn hình) màn hình. Cĩ hai cách: + Dùng phím F5 + Click chuộtphảilênmàn hình -> Refresh
  37. B. Personalize thuộc tính thay đổi màn hình Desktop Chứcnăng này cho phép người sử dụng thay đổi nền màn hình, độ phân giải màn hình, chế độ màu, . Để khởi động cửa sổ này ta thực hiện như sau: Double Right (trên nền Desktop) -> Personalize
  38. a. Thay đổi nền màn hình: - Chọn thẻ (Tab) Desktop Background - Browse -> Chọn thư mục chứa ảnh -> Select ảnh -> Save Change (Hủy tác vụ ấn Cancel - Picture Position: Vị trí ảnh - Change Picture Every: Thay đổihìnhảnh sau x phút (chọn nhiều hình ảnh)
  39. b. Tạo chế độ bảo vệ màn hình Screen Saver: - Chọn thẻ (tab) Screen saver. - Screen Saver -> Chọnmàn hình bạn muốn -Bấm Apply -> Ok để chọnhoặc bấm cancel hủy thao tác •Wait:Thờigianchờ trướckhi chuyển qua screen saver • Setting: Hiệuchỉnh màu sắc, kiểu chữ hiểnthị trên screen saver • Preview: Xem trướckhichọn
  40. c. Thay đổi chế độ màu và độ phân g iải của màhìhàn hình. - Double Right -> Screen Solution -> hiện ra bảng sau - Display: Chọn màn hình - Resolution: Hiệu chỉnh độ phân giải - Orientation: Điều chỉnh định hướng
  41. C. Các Tùy Chọn Trên Cửa Sổ
  42. Các nút lệnh thơng thường - OK: thực hiện theo lệnh - Close: giữ lại các thơng số đã chọn và đĩng - Cancel (hay nhấn phím Esc): khơng thực hiện lệnh và đĩng - Apply: áp dụng các thơng số đã chọn. - SfSet as Default: đặt mặc định theo các thơng số đã chọn.
  43. III. XỬ LÝ FOLDER VÀ FILE TRÊN DESKTOP: A. THƯ MỤC- FOLDER: Thư mụclànơilưu giữ các tập tin theo mộtchủđềnào đĩtheo ý ngườisử dụng. Đây là biện pháp giúp ta quảnlýđượctập tin, dễ dàng tìm kiếm chúng khi cầntruyxuất. Các tập tin cĩ liên quan với nhau cĩ thểđượcxếp trong cùng mộtthư mục.
  44. 1T1. Tạo (New) Folder (Dùng Mouse): Bước 1: Di chuyển con trỏ trên Desktop (vùng trống). Bước2: Kích Right Mouse -> New -> Folder Bước 3: Nhập tên Folder cần tạo vào + Enter Chú ý: Nếu khơng nhập têncho FldFolder thì tênmặc định là New Folder.
  45. 2. Đổi Tên Folder (Rename): Cho phép đổitên1thư mực đã cĩ trong hệ thống. Bước1:Chọn Click vào Folder cần đổitên(bằng mouse) Bước2:KíchRight Mouse chọn Rename. Bước 3: Nhập tên mới + enter Chú ý:-Khơng đượcsử dụng trùng tên với folder đãcĩsẵn.
  46. 3. Copy – Paste Folder – sao chép: Hai lệnh này thơng thường luơn đikèmvới nhau trong quá trình sao chép dữ liệu. Bước 1: Chọn Folder cần copy (mouse) Bước 2: Kích Right-> Copy
  47. Bước3:Chọnvị trí chứadata (mouse) Bước4:KíchRight-> Paste. Chú ý:-Để chọn nhiềudatarời nhau dùng kếthợpvới phím Ctrl trong qúa trình chọn. Để chọntấtcả dùng Ctrl + A để chọn. Tương ứng vớicặplệnh này là cặp lệnh Cut – Paste. Nhưng lệnh này khơng tạorabản sao mà di chuyển luơn dữ liệu đến1nơimớitrong hệ thống.
  48. 4. Xĩa Folder: Chứcnăng này cho phép xĩa 1 hoặc nhiềudữ liệu đướclựuchọn (option). Bước1:Chọnfolder cần xĩa. Bước 2: Kích left mouse - > delete + enter Bước 3: Chọn Yes khi hộp thoạinhắcnhở xuấthiện.
  49. B. TẬP TIN – FILES ChứcNăng: Cho phép ngườisử dụng tạomới, lưu files, hiệuchỉnh, và xĩa files, . Thơng thường Files đượctạoravàchứa trong các Folder, giúp cho người sử dụng quản lý tốt hơn. Trong bấtkỳ cửasổ nào củamơitrường Windows cũng như trên màn hình Desktop, hệ điều hành Windows đều cho phép ngườisử dụng tạoracác Files (cũng như Folder, đã nĩi trong phần Folder). Files luơn chứadữ liệu (ý nghĩacủangườitạora).
  50. 1. Tạo File(s): Trên màn hình Desktop hoặc trong vùng hiểnnth thị thơng tin của 1 cửa sổ (My computer) Bước 1: File -> New -> Text Document (Click Right -> New -> Text Document) Bước2: Nhập tên (name) cho File cầntạo + enter. Bước3:Kích Right (mouse) vào biểutượng của File vừa đượctạo->Open (double click left). Bước 4: Nhậpnội dung cho file.
  51. Bước5: Lưu File và Đĩng File: -Khiđãnhậpnội dung cho file đã xong, trong màn hình soạnthảo đang hiện hành: -Chọn File -> Save (Save as nếu chưacĩ tên) hoặc ấn tổ hợpphím Ctrl + S. - Khi đã lưu file rồi ta nên đĩng màn hình soạnthảohiện hành (nếu khơng s.thảo tiếp). Chọn File -> Exit hoặc ấn Alt + F4.
  52. 2. Hiệu Chỉnh File(()s): Khi một File đã được tạo sẵn,,g người sử dụng muốn hiệu chỉnh hoặc ghi thêm nội dung vào file đĩ ta thực hiện: Chọn File cầnhin hiệuuch chỉnh. Kích Right(mouse)-> Open (Double Click_Left). Tiến hành thêm hoặc hiệu chỉnh nội dung cho phù hợp với yêu cầu. Lưu lại những thay đổi: Ấn Ctrl + S và đĩng File lại sau khi hiệu chỉnh hồn tất.
  53. Các thao tác Copy – Cut – Paste – Rename và Delete: Các thao tác trên ta xử lý như trên thư mục. Hãy xem đây là phần bài tập
  54. C. Thuộc Tính Dữ Liệu •Khidữ liệu đượctạora,dữ liệu đĩsẽ cĩ các thơng số về nĩ gồm: Tên, Kiểu, Kích thước, thuộc tổ chức (path) nào trong hệ thống máy, và các tính chất khác, . • Ởđây chúng ta chỉ nghiên cứuvàứng dụng nhhhanh têtrêncác thuộc tính đĩ chứ chúng ta khơng nhấtthiếtphải tìm hiểuphương thứchoạt động củachúng. • Điều quan trọng là thuộc tính sẽ cho chúng ta biết dữ liệu đĩ đượctạoranhư thế nào và đượctạo bằng chương trình ứng dụng nào.
  55. Click Right Mouse => Properties
  56. Những Chức Năng Chính TThTrong Thẻ GlGeneral • Type : Cho ta biết đây là thư mục hay tập tin • Location : Cho biết đường dẫnchứadữ liệu đang xử lý. • Size : cho biếtkíchthướccủatậptin(=0nếulà thư mục) • Contains: cho biết trong thư mục đĩcĩchứa bao nhiêu thư mục con và tậptin. • CtCreate:cho biết thời gian và ngày tạoradữ liệu • Attributes : thuộc tính củadữ liệu: • RdRead-only:Chỉ chophép đọc dữ liệu, khơng cho thay đổinội dung cũng như cấm xố. • Hidden : Thuộc tính ẩn (khơng hiển thị lên màn hình).
  57. ThiếtLt Lập Thu ộccTính Tính Ẩn Ần cấp 1: • Trong cửa sổ trên chúng ta chọn vào hộp Check box cĩ tên tương ứng là Hiden. •Chọn Apply. • ChọnOkn Ok. ⇒Thư mục đã được đặt thuộc tính ẩn và mờ đi. Ẩn cấp 2: (khơng hiển thị lên m àn hìn h) • Trong cửa số chứa thư mục này ta chọn Tools •Chọn Folder Option ta cĩ hình sau
  58. • Chọn thẻ View • Trong vùng Advanced Settings • Chọn Hidden files and Folder • Chọn Do not Show Hidden Files and Folder • bước5:Chọn Apply->Ok=>Ok.
  59. PhụcHc Hồi Thu ộccTính Tính Ẩn Hiển thị mờ: Trong cửasổ bên: • Chọn thẻ View • Trong vùng Advanced Settings • Chọn Hidden files and Folder • Chọn Show Hidden Files and Folder • Chọn Apply->Ok=>Ok.
  60. Hiển thị bình thường: • Kích phải vào biểu tượng mờ củathư mục. •Chọn Properties. •Hủybỏ chếđộHiden. • Chọn Apply => Ok => Ok.
  61. IV. LÀM ViỆC TRONG CÁC CỬASA SỔ •Hệđiều hành Windows cung cấp cho ngườisử dụng 2 giao diệncửasổ là My CtComputer và Windows Explore. • Giữa 2 hihai cửasổ nàycĩ những điểm tương đồng nhau. Vì thế tơi sẽ trình bày những tính năng giống nhau của 2 cửa sổ trên. Mở Cửa Sổ My Computer: Các h 1: Chọn IMCtEtIcon My Computer + Enter. Cách 2: Click Right => Icon My Computer => Open. Cách 3: Double Click vào Icon My Computer
  62. My Computer
  63. Mở CửaSổ Windows Explore: Cách 1: Click Right=> Icon My Computer => Explore Cách 2: Start => Programs => Accessories => Windows Explore Cách 3: Click Right => Start => Explore Cách4:Dùùgng tổ hợp phím Windows +E Điểm khác nhau là cửasổ Windows Explore là vùng hiểnthị thơng tin được chia ra 2 vùng: - Vùng hiểnthị cây thư mục(hệ thống cấu trúc). - Vùng hiểnthị thơng tin củathư mụchiện hành.
  64. WINDOWS EXPLORE
  65. 1. Giới Thiệu Về Cửa Sổ A. Thanh tiêu đề: • Cho biết tên và biểu tượng cửa sổ của thư mục(tậptin)đang đượcmở (hiện hành). • Cácnút Min, Max - Avg, Close. •Tênchương trình ứng dụng nếulàtập tin.
  66. B. Thanh Thực Đơn Lệnh File: Create Shortcut, Delete, Rename, Properties, Close, New, . Edit: Undo, Copy, Cut, Paste, Select All, Tools: Hỗ trợ cho các chứcnăng điềukhiểnhệ thống và thiết lập các thuộc tính cho dữ liệu trong hệ thống. Help: Các trợ giúp của windows.
  67. C. ThaaCơgCnh Cơng Cụ Hổ Trợ Chứa các Icon lệnh tắt giúp người sử dụng linh hoạt hơn trong thao tác. Để dùng chứcnăng lệnh nào trên thanh lệnh bạn chỉ việc Click chuột vào biểu tượng của lệnh đĩ. Nếu khơng chọn thì Click lại1lầnnửathìchứcnăng đĩsẽ bị hủy. Ngườisử dụng cĩ thể cho hiểnthị các thanh cơng cụ khác khi cầnsử dụng.
  68. D. Thanh ĐịaChỉ: Giúp ngườisử dụng biếtvị trí củathư mụchiện hành. Nếu thanh cơng cụ này khơng hiểnthị ta vào E. Vùng Hiển Thị Thơng Tin: Vùng này sẽ hiểnthị tấtcả các thư mụccon (Subfolder) và các tậptincủathư mụchiện hành. Vùng này thơng tin dữ liệucĩthể hiểnthị theo từng kiểu khác nhau tùy vào kiểuhiểnthị. Đơi khi bạn cần phải chọn nút Show thì thơng tin mới hiểnthị.
  69. 2. SắpXếpDữ Liệu Arrange Icon ()(by) -> Name, Type, Size, Modified hay Auto arrange. 3. HiểnThị Dữ Liệu: Để chọncácdạng hiệnthị dữ liệu trong cửa sổ My Computer ta chọn (Icons, Lists, Details, Tiles, Thumbnails). Bạncĩnhìnthấybiểutượng Icon View trên thanh cơng cụ:
  70. 4. Xử Lý D ữ Liệu: Folder – Files: Các thao tác: Tạo, đổi tên, sao chép, cắt dán, xĩa và thiếtlậpthuộctínhchodữ liệu đượcthựchiệntương ứng như trên màn hình (Desktop). Ngồi phương pháp ở trên ta cĩ thể sử dụng các chứcnăng lệnh trong thẻ lệnh File, Edit, View, (hãy xem đây như là phần bài tập).
  71. V. SSOHORTCU T-BIỂU TƯỢNG TẮT 1. Chức Năng Và Ý Nghĩa: • Cho phép ngườisử dụng khởi động các chương trình ứng dụng nhanh nhất. • Thơng thường trong quá trình cài đặtcácchương tìtrình ứng dụng sẽ “gợi ý” chongười sử dụng nên tạo các Shortcut. • Tuy nhiên ta cũng cĩ thể tạoracácShortcut bằng nhiềuphương pháp khác nhau.
  72. 2. Các Phương Pháp Tạo: a. Từ tập tinchương tìtrình “h“chạy” ứng dụng ta tạo trựctiếp. b. Tạobằng phương pháp thủ cơng. c. Tạobằng phương pppháp kích và kéo thả. Chú ý: Trong các phương pháp trên tơi chỉ trình bày phương pháp thủ cơng để tạo Shortcut.
  73. TạoBo Bằng Ph ương Pháp Th ủ Cơng Bước 1: Kích Right ( mouse) ->N> New ->Sh> Short cut Cửa sổ sau xuất hiện
  74. Bước 2: Chọn lệnh Browse (Tìm đường dẫn): Bước 3: Chọn tên tập tin tạo Shortcut. Bước 4: Chọn OK -> Next -> Finish.
  75. VI.CỬA SỔ CONTROL PANEL Start -> Control Panel Hoặc: Double click biểu tượng trên màn hình
  76. •Cửa sổ Control Panel hiển thị tất cả thơng tin củaha hệ thống máy tính gồmmph phầnnc cứng và phần mền. Tuy nhiên trong của sổ này chúng ta chỉ nghiên c ứumu mộtts số chứccn năng th ường đượccs sử dụng trong văn phịng • Tuy nhiên mỗi HĐH Windows sẽ cĩ những dạng hiểnthn thị tương ứng, nhưng các tính năng thì khơng cĩ gì thay đổi. Ở đây tơi sẽ giới thiệu cho các bạn 1 số các chức năng lệnh th ường sử dụng.
  77. A. MOUSE: - Hardware and Sound -> Devices and Printers -> Mouse - Buttons: chọn Right – left _hddhanderd - Double_click speed:chỉnh tốc độ. -Chọnbiểutượng cho mouse: Pointers -> Option. - Dạng đặc biệt: Pointers Options - Để thiếtlậpnhững lựachọn- >Apply ->OK
  78. B. KEYBOARD: - Double (Left) Vào Biểu Tượng Keyboard (Right+Open) - Thẻ Speed: - Repeat Delay: Tốc độ hiển thị ký tự (long – short). - Repeat Rate: Tốc độ hiểnnth thị giữa các ký tự (Slow- fast). - CBlikRtCursor Blink Rate: Tốc độ hiển thị của con trỏ (none – fast). Hoặc chọn biểu tượng bên để mở đối tượng Mouse
  79. Phầncn cứng của bàn phím Xử lý tốc độ Tốt độ nháy con trỏ
  80. C. DATE/TIME: - Double (Left) Vào BiểuTượng Date and Time (Right+Open) -Cửasổ Date/Time properties xuấthiện. - Tacĩthể hiệuchỉnh Date And Time theo yêu cầuthựctế. Để hiệuchỉnh giá trị nàotachỉ việc kích chuột vào vị trí đĩ và thay đổi nội dung cho phù hợpvớiyêucầuthựctế. - Khi cài đặt hồn chỉnh chọn Apply -> Ok. -Ngượclạichọn Cancel. Hoặc chọn biểu tượng bên để mở đốiit tượng Mouse
  81. D. REGIONAL OPTION: - Double (Left) Vào BiểuTượng Regional Option (Right + O)Open) -Chứcnăng này cung cho phép ngườisử dụng hiệu chỉnh kiểu hiển thị số liệu, kiểu tiền tệ, time và ngày tháng năm trong hệ thống. - Ơ đâycác thơng số này đã được thiết lập theo hệ thống dữ liệu Windows. Để thay đổichứcnăng nào bạn chỉ việc cho chức năng đĩ và tiến hành hiệu chỉnh cho phù hợpvớiyêucầu. Hoặcchc chọnbin biểuut tương bên để mở đối tượng Mouse
  82. ƒ Hiệuchỉnh kiểuhiển thị ngày tháng năm: ƒ Chọnlớp date. ƒ Chọn vùng Short date format => thiết lậpkiểuhiệnthị (mm/dd /yy), bạn nhậptrựctiếpvào vùng này cũng được. ƒ Cĩ thể chọntrong vùng Long date format.
  83. E. CÀI ĐẶT HOẶC GỞ BỎ MỘT CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG • Ở chứcnăng này cho phép ngườisử dụng cài đặt các phầnmềm ứng dụng trong hệ thống và các thiếtbị phầncứng trong hệ thống máy. • Tuy nhiên nếunhư khi cầncài1phầnmềnvào máy thì nhấtthiết khơng phảisử dụng chứcnăng này. • Đốivớithiếtbị phầncứng thì khi ta gắnthiếtbị phần cứng vào hệ thống thì HĐH sẽ tự nhận thiết bị đĩ.
  84. VII. CÁC CHƯƠNG TRÌNH ƯNG DỤNG TRÊN WINDOWS • Trong hệ điều hàn h Microso ft Win dows cĩ một số chương trình ứng dụng khi ta tiến hành cài đặtmáythì cácchương tìtrình nàysẽ cĩ sẵn trong nĩ. Tuy nhiên mộtsố chương trình khi cầnsử dụng thì ngườisử dụng phải tiến hàn h cài đặt vào. Các chươngtrìnhcĩsẵn trong máy thơng thường là do MS đãmuabản qqyuyền
  85. 1. CHƯƠNG TRÌNH TRỢ GIÚP GÕ TIẾNG VIỆT (VIETKEY – UNIKEY) ƒ Là chương trình hỗ trợ chongười sử dụng soạnthảovăn bản bằng chữ Việt. ƒ Phương Pháp Thực HiệnGõ(kếthợp vùng phím ký tự số):
  86. 1:Dấusắc 2 : Dấu huyền 3:Dấuhỏi 4 : Dấu ngã 5:Dấunặng 6:Dấu ơ và â 7:Dấu ư và ơ 8:Dấu ă 9:Dấu đ. Cách gõ ta nhậpkýtự trướcsauđĩgõdấukýtự dấu liền sau. Tuy nhiên bạn cĩ thể chọn chế độ gõ dấu tự động trong cửasổ thì qui tắt trên khơng cầnthiết (hoặcchếđộ gõdấu nhanh).
  87. 2. Paint (Chương trình vẽ hình ) Start -> All Program -> Paint Hoặc: Bấmtm tổ hợp phím Windows( )+ R ->B> Bấm Mspaint
  88. Tools Box: chứa các cơng cụ vẽ. (View -> Tools Box) • Free-From Select Select • Eraser/ Color Erases Fill With Color • Pock Color Magnifiter • Pencil Brush • Airbrush Text •Line Curve • RtRectangl le PlPolygon • Ellipse Rounded Rectangle • Các kích th ước đường kẽ.
  89. Thanh color: cung cấp các mẫu màu (View -> Color Box) • màu của nét vẽ •màu nền hình vẽ •Khi bạn cĩ nhu cầu về màu sắc bạn vào Menu - > Edit C o lor. Sau đĩbĩ bạn cĩthĩ thể phốiiàtù màu tùy chọn cho hình vẽ tương ứng. Khi bạn cĩĩh nhu cầu về màu sắc bạn vào Menu -> Edit Color. Sau đĩ bạn cĩ thể phối màu tùy chọn cho hình vẽ tương ứng. màu của nét vẽ màu nền hình vẽ
  90. Thanh lệnh Image: cung cấp các ph ương pháp xoay chuyển hình vẽ (menu Image) - Select: Lựa chọn hình - Crop: Cắt hình - Resize: Chỉnh kích c ỡ hình - Rotate: Xoay hình
  91. 3. Notepad Start -> All program -> NotePad
  92. a. Thanh tiêu đề (document – Wordpad): Cho biếttêncủatậptinđang mở. b. Thanh thực đơn lệnh (menu bar) : Các chức năng lệnh củahệ thống. c. Các ttahanh cơng cụ: Các chức năng ứng dụng nhanh trong quá trình soạnthảovănbản. d. Vùng soạnthảovănbản: cho ppphép nhập ký tự.
  93. Phương pháp tạo văn bản bằng chương trình NotePad. ƒ Khởi động chương trình Notepad ƒ Chọnkiểugõchữ:vàoFormat -> Font -> VNI- Times (kích thước chữ, màu chữ, ) ƒ Nhậpvănbản(nội dung vănbản) ƒ Hiệu chỉnh văn bản ( ) ƒ Lưuvănbảnlại:vào File -> Save => nhậptêntập tin vào ơ File Name, chọn nơi lưu trữ trong vùng Save In. ƒ Đĩng tập tin (chương trình Notepad): vào File -> Exit.
  94. CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD 2013 BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGƠ LÊ MẠNH HIẾU 97
  95. BÀI 1: GIỚI THIỆU MÀN HÌNH MS WORD 1. Giới Thi ệu: - Đây là ứng dụng do hãng Microsoft xây dựng và chạy trên nềnHĐH Windows. -Làứng dụng nằmtrongbộ phầnmềm Microsoft Office dùng để soạn thảo, hiệu chỉnh vănbản. 98
  96. 2. Các cách khởi động ứng dụng: Cách 1: Start -> All Program -> Microsoft Office 2013 -> Word 2013 99
  97. Cách 2: Click Double vào biểu tượng shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar Cách 3: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R ->B> Bấm Winword 100
  98. 3. Màn hình làm việccc của Word 2013 101
  99. • A: Thanh cơng cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (Save, undo, repeat, ) • B: Office Buttons: Chưacáclệnh thao tác vớitệp (File, Home, Insert, Design, Page Layout, References, Mailings, View, Add-Ins, PDF) • C: Thanh Ribbon: Chứa các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhĩm khác nhau. • D: Thanh thước(Ruler):Đặt tab, paragraph cho văn bản 102
  100. • E: Vùng soạnthảovănbản: cho phép nhập nội dung vănbản. • F: Thanh Cuộn: Dùng để di chuyểnvănbản lên, xuống; sang trái hoặc sang phải. • G: Thanh trạng thái: Chứamộtsố thơng tin hiệnthờicủavănbản(chếđộhiểnthị,phần trăm hiển thị, trang hiện tại, ) 103
  101. 3. Một Số Lệnh Thường Dùng Trong MS WdWord. a. Thanh Menu Lệnh File: 104
  102. • New: (Ctrl + N) Cho phép tạomớimột file vănbảnmới. • Open: (Ctrl + O) Cho phép mở 1 file vănbản đãcĩsẳntronghệ thống • Save:(Ctrl+S)Cho phép lưu 1 file vănbản( ). • Save As: Lưu ở một địachỉ khác • Page setup: Cho phép thiết lập kích cỡ trang vănbản. • Print: (Ctrl + P) Cho phép hiệuchỉnh trang vănbảntrướckhiinra giấy. • Share: Chia sẻ vănbản qua email, fax • EtExport: Tạomột văn bảncĩ định dạng PDF/XPS hoặccĩ thể thay đổi định dạng file mộtvănbản • Close: Là cơng cụ dùng để đĩng chương trình 105
  103. b. Thanh Menu Home Lệnh: ClipBoard: • Cut: (Ctrl + X) Cho phép di chuyểnhẳnmột đoạnvănbản đượcchọn. • Copy : (Ctrl + C) Cho phép sao (tạobản sao) một đoạnvăn bản đã đượcchọn. • Paste : (Ctrl + P) Cho phép chép một đoạnvănbản đã đượcthựchiệnlệnh cut hoặt copy. • Format Painter: Áp dụng kiểu định dạng tương tự cho các 106 đoạnvănbản khác nhau liệu.
  104. FONT (CTRL + D): Font chữ -Hiệuchỉnh font chữ,cỡ chữ,màuchữ -Tạohiệu ứng cho chữ Bold (in đậm); Italic (in nghiêng); Underline (gạch chân) PARAGRAPH: Cănlề, phân đoạn - Căn lề trái (left); phải (right), căn giữa (middle), căn đều (justify) - Bullet: Tạokýtựđầu dịng - Numbering: Đánh số đầu dịng 107
  105. STYLES: Các kiểu định dạng EDITING: Các chứcnăng tiện ích khi chỉnh sửavănbản • Select all: (Ctrl + A) Cho phép chọn tồn bộ văn bản. • Find : (Ctrl + F) Cho phép tìm kiếm trong vănbản1từ hoặcmộtcâuvănbản nào đĩ. • Replace: (Ctrl + H) Cho phép tìm và thay thế mộttừ hoặc mộtcâuvăntrongvănbảnbằng mộttừ hoặccâuvăn khác. 108
  106. c. Thanh lệnh insert - Page: Chèn them trang mớiià vào văn bản hiện thời - Table: Các lệnh liên quan đến bảng (Chèn và hiệu chỉnh bảng) - Illustrations: Các lệnh chèn đốiit tượng đồ họa (hình ảnh, biểu đồ, biểu tượng, ) - Header and Footer: Chèn thuộc tính ở đầuhou hoặccuc cuối trang văn bản - Text: Các lệnh liên quan đến chèn ký tự Text((,Textbox, WordArt, chữ ký, thời gian ) - Symbols: Chèn ký tự đặt biệt (symbol) hoặc các phương trình (Equation) 109
  107. d. Thanh lệnh Design Lệnh liên quan đến mẫu văn bản được ttìrình hbà bày th eo b ố cục nào đĩ 110
  108. e. Thanh lệnh Page Layout Chứacáclệnh liên quan đếnbố cụcvănbản - Paggpe Setup: Thiếtlập định dạng trang in - Paragraph: Các lệnh thao tác với đoạnvănbản: căn lề trái phải (Indent), và hiệu chỉnh khoảng cách các dịng trong vănbản(Spacing) - Arrange: Lệnh sắp xếp đối tượng trên văn bản 111
  109. f. Thanh lệnh References Chứa các nhĩm lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặt biệt cho văn bản như đánh mục tự động, tạo ghi chú cho văn bản 112
  110. g. Thanh lệnh Mailing Chứa các nhĩm lệnh liên quan đếnviệctạomột phong bì thư,mộtbiểumẫuchoviệctrộnvănbản 113
  111. h. Thanh lệnh Review Chứa các nhĩm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểmtrangữ pháp cho vănbản,tạo ghi chú, so sánh nội dung vănbản 114
  112. g. Thanh Menu View Lệnh Chứacácnhĩm lệnh hiểnthị • Views :Chếđộhiểnthị vănbản • Show : Tùy chọnhiểnthị mộtsố thanh panel • Zoom : Phĩng to, thu nhỏ màn hình vănbản • Window: Chứacáclệnh hiểnthị tùy chọn nhiều vănbản • Macros : Các lệnh về Marcos 115
  113. 4. Các Thao Tác Cơ Bản Trong Quá Trình Nh ậppV VănBn Bản •Bạncần phân biệtnhĩmphímkýtự số và nhĩm phím số. Vì chúng sẽ tác động đếnphương cách nhập văn bản của các bạn. •Cĩmộtsố phímcĩ2mẫukýtụ: để lấykýtụ “phía trên” bạn kết hợp ấn phím SHIFT với phím đĩ. • Chuyểnkýtự hoa sang thường và ngượclại ấn phím Caps Lock, bạn cũng cĩ thễ ấn phím SHIFT để thực hiệncáchnhập này. • Di chuyển về cuối dịng ấn phím END. 116
  114. • Di chuyển về đầu dịng ấn phím HOME. •Vềđầu 1 trang ấn phím Page UP (Page Down). •Về cuốivănbản ấn Ctrl + END (Ctrl + HOME). • Di chuyểncontrỏ đếnvị títrí cần tơ khối ấnphím SHIFT + các phím mũitênđể di chuyểnhoặc dùng chuộckích và kéo rê để tơ đoạnvănbản. • Viết ký tự chân: (H2O) Thực hiện như sau ấn phím CTRL + “=”, ấnlại1lầnnửa để thốt. 117
  115. • Viết ký tự mũ: (x2) Thực hiện như sau ấn phím CTRL + SHIFT+ “=”, ấnlại1lầnnửa để thốt. •PhímInsert là phím chèn ký tự vào vị trí con trỏđang hiển thị, bạncĩ thể ấn lại phímnàymột lầnnửa để thốt chế đọ chèn. •Khi đèn Num Lock khơng sáng thì bạn khơng thể dùng phím số đượcbạnphải ấn phím Num Lock cho đèn sáng lên. 118
  116. BÀI 2: ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN I. ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN Cơng việc đầutiêncủamộtngườisoạnthảovănbảnlà sau khi khởi động chương trình ứng dụng MS Word là phải chọnkíchthướccủa trang vănbản. Trên thanh lệnh Menu File chọn Page Layout -> xem mục page setup 119
  117. 1. Thẻ Paper: • Chọn trang giấy. •Chọnkíchthước trang giấy trong vùng Size. Tuy nhiên bạn cĩ thể thay đổilạikíchthước chophù hợpvới yêucầuvới chỉ số Width(rộng) và Height(cao). •Nếucầnthayđổihoặcchọnlựa 1số trang cĩ kích thước đặc biếtthìchọn trong vùng Paper Source (nếu khơng bạnbỏ qua việc này). 120
  118. 2. Thẻ Margins: A. Margins: Căn lề cho văn bản – Top: đầu trang giấy. – Bottom cuối trang giấy. – Left: lề trái. – Right lề phải. – Gutter: phần đế trang giấy (nếu là sách) tương tự Gutter position. B. Orientation: Cho ppphép chọn trang giấy đứng hay ngang tuy theo trang văn bản. 121
  119. II. KIỂU GÕ (()FONT) 1. Font: HOME ->FONT> FONT => màhìhàn hình xuấthit hiện 122
  120. a. Thẻ Font: Ta thực hiện thiết lập các giá trị cho phù hợp với yêu cầu của văn bản. • Font: Cho chọn kiểu gõ. • Styte: Chọn kiểu hiển thị. • Size: Chọn kích thước ký tự • Font Color: Chọn màu ký tự. • Underline: Chọn các loại đường kkẻ cho ký tự. • Underline Color: Chọn màu cho đường kẻ. • Superscript và Subscript: Viết chữ liên trên và liền dưới • Effect: các hiệu ứnggý khác cho các ký tự. 123
  121. b. Thẻ Advanced : Character Spacing:Cho phép hiệuchỉnh khoảng cách giữa các ký tự. c. Thẻ Text Effects: Dùng các hiệu ứng cho dịng ký tự theo các mẫu cĩ sẵncủachương trình MS Word. *Chú ý: - Chọn Default -> Ok nếu thiết lập. -Chọn Cancel nếu khơng thiếtlập. 124
  122. III. KÍCH THƯỚC TRANG GIẤY (()RULER) • Khi bạn đã chọn trang giấy xong, tuy nhiên trong quá tìtrình soạnthảobạncĩthể thay đổikíchthướctronggiấytheo yêu cầu của từng văn bản. Ở đây chúng ta sử dụng cơng cụ RULER để thay đổitrựctiếptrênvănbản. • View -> Ruler => thanh cơng cụ này sẽ hiển thị trên màn hình. 125
  123. a. Left Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên đoạnvănsang trái hay sang phải đốivớilề văn bản tính từđầu dịng b. Hanging Indent: Cho phép dịch chuyển những dịng tiếp theo trong đoạnvăn sang táitrái hay sang phải đối với lề văn bản. 126
  124. c. First Line Indent: Cho phép dịch chuyển dịng đầu (first) của đoạnvăn sang trái hay sang phải đốivớilề văn bản. d. Right Indent: Cho phép dịch chuyển nguyên đoạn văn sang trái hay sang phải đốivớilề vănbản tính từ cuối dịng. Hình trên cho chúng ta thấykíchthướccủathanhcơngcụ hiểnthị theo đơnvịđolường inch, chúng ta dĩ thể thay đổi sang dạng centimeter như sau: 127
  125. •VàoTools -> Option -> màn hình xuấthiện, chọn thẻ General. • Trong hộp (List box) danh sách Measurement Units chọn Centimeters. Lúc này dạng hiểnthị sẽ là kiểu Centimeters. * Chú ý: 1i1 inch tương đương 246C2.46 Cen time ters , cho dù bạn chọnkiểuhiểnthị loại nào đinữa thì kích thướccủa trang văn bảncũng sẽ khơng thay đổi. 128
  126. BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (FORMAT) I. ĐỊNH DẠNG ĐOẠNVN VĂN: 1. Paragraph: HOME ->Paragraph =>xuấthit hiệncn cửasa sổ. 129
  127. a. Thẻ Indents and Sppgacing: • Alignment: Chức năng canh lề đốiiv với đoạn văn bản. – Left : canh l ề trái – Right: canh lề phải – Center: canh giữa – JustJustify:ify: cacanhnh haihai lề. 130
  128. • Outline level: mộtsốđoạnvănmẫu. • Indentation: Cho phép hiệuchỉnh khoảng cách nggyuyên đoạnvănvớilề vănbản ((,Left, hoặcRigg)ht). Trong vùng Special cho phép chọn dịng đầu đoạn vănhay những dịng trong đoạnvăn. • Spacing: Cho phép canh khoảng cách giữacácđoạn văn. – Before: khoảng cách với đoạnvăntrước – After: khoảng cáhách với đoạnvăn sau. • Line spacing: khoảng cách giữa các dịng trong đoạn văn. 131
  129. 2. Bullets/Numbering HOME -> PARAGRAPH -> Bullets/Numbering a. Thẻ BlltdBulleted: 132
  130. b. Thẻ Numbering: 133
  131. Địịnh Dạng Kiểu Hiển Thị Mới 134
  132. II. KẺ KHUNG VÀ TƠ NỀN (BORDERS AND SHADING) HOME -> PARAGRAPH - > Borders And Shading 135
  133. 1. THẺ BORDERS: • Setting: Cho chọnloạikhung kẻ (khơng viền, cĩ viền, đổ bĩng, • Style: Cho chọnloại đường kẻ. • Color: Cho chọnmàuđường kẻ. • Width: Cho chọnkíchthước đường kẻ. • Apply to: Chọn Option (Paragraph) để thiết lập đờđường kẻ với văn bản • Preview: Cho phép hủybỏ 1hoặctất cả các cạnh của đường kẻ khung bằng 4 nút lệnh quanh nĩ 136
  134. 2. THẺ PAGE BORDER: •Tương tự như Border nhưnggpp cho phép tạo đường kẻ khung cho tồn bộ trang văn bản. 3. THẺ SHADING Fill: Chứacácloa các loạiimàu màu (more color). Patternt (Style): Chế độ màu. More Color: Nếulu lựa chọn thêm các màu mới. 137
  135. III. COLUMNS, DROP CAP VÀ PHÍM TAB 1. VănBản Columns (cột báo): Nhập văn bản (nội dung) Tơ khốivănbản(tơvừa đủ). PAGE LAYOUT -> Columns => cửasổ xuấthiện: 138
  136. – Presents: Cho phép chọn số cột trong vănnb bảnn(ho (hoặccch chọn trong hộp Number of columns). – Number of columns: Tùy chọnsn số cột – Width and Spacing: Thay đổi khoảng cách giữa các cột. – Equal col umns width : Chế độ tự động bằng nhau giữa các cột. – Line B et ween: ĐờĐường kẻ giữa các cột. Chọn OK sau khi thiếtlt lập các thơng tin trên 139
  137. 2. Droppp(ý Cap (ký tự sổ dịng): Thựchic hiệnnnh nhậppv vănnb bảnnr, rồi đặttcon con trỏ ở đầu dịng nơi ký tự cần tạo Drop cap. • INSERT -> TEXT -> DROP CAP • Position:Ch: Chọnmn mẫuuc cầnnhi hiểnnth thị. • Options: • FtFont: Chọn kiểu ký tự. • Lines To Drop: Số dịng hiển thị • Distance From Text: Khoảng cách giữa ký tự Drop Cap và các ký tự tiếp. 140
  138. 3. Phím Tab: Click double (hai lần) lên thước 141
  139. • Tab Stop Position: Nhậpsizechobp size cho bướccnh nhảy. • Default Tab Stops: Bước nhảy mặc định. • Alignment: Chiềucu củaab bướccnh nhảy (Left, Center, Right, Decimal, Bar). • Leader: Dạng hiển thị của pp(hím tab (nếu cĩ). • Set: Khi muốn thiết lập bước nhảy (ta nhập size vào vùng tab stop position và chọn set). • Clear (clear All): Dùng xố (xố hết) những bước nhảy đã được định nghĩa trước đĩ Phím Tab 142
  140. IV. LỆNH BREAK: Khi bạncn cầnnt tạo các ngắt trang hay ngắt cột thì chức năng này cho phép chúng ta làm vi ệc này . Break break: ƒPage Break: tạongo ngắt trang ƒColumn Break: tạo ngắt cột ƒTtWText Wrappi ng B reak : Tạo ngắt giữa ký tự vào hình ảnh. StiBSection Break kT Types: thực hiện cho các trang ở gần vị trí con trỏ. 143
  141. BÀI 4: TABLE – PICTURE – WORDART THANH CƠNG C Ụ DRAWING - EQUATION 144
  142. I. TABLE (B ảng): 1. TạoBảng: Chọnvị trí cầntạo: ƒ Insert->Table->Inserttable=> cửasổ hiểnthị ƒ TblTablesize: ƒ Number of columns: nhậpsố cột. ƒ NbNumber of rows: nhậpsố dịng. ƒ Autofit behavior (kích thước) Cho phép thiết lập các tính năng cho kích thướccủa hàng và cột trong bảng. Bảng được tạo sẽ hiển thị trên màn hình. 145
  143. 2. HiệuChu Chỉnh Table: Bạn lấy thanh cộng cụ Tables Tools DESIGN: - Table Style Options: Hiệu chỉnh bảng - Table Style: Chọnkiểubảng - Border: Vẻ borders, hiệu chỉnh màu, kiểu, kích thước borer 146
  144. 2. HiệuChu Chỉnh Table: LAYOUT: - Table: Hiệu chỉnh thuộc tính bảng (Table Properties); Xem chế độ Gridlines (View Gridlines); chọncột, dịng, tồn bảng (select) - Draw: Vẽ thêm hoặcxĩađi các border củabảng - Row and Column: Thêm hàng hoặccột - Merge: Hủy cạnh của hàng hoặccột. Chú Ý: Để sử dụng phím Tab trong Table,tac, ta cầnnk kết hợp với phím ấn Ctrl trước khi ấn phím Tab. 147
  145. II. PICTURE (()Chèn Hình): 1. Chèn Hình: Để chèn một hình ảnh ta thực hiện như sau: • Chọnvin vi trí (Khung kẻ sẵn) ch ứaahình hình. • Insert -> Illustrations -> Picture • Chọn đờđường dẫn đến file thư mục-> Bấm ItInsert để chọn 148
  146. 2. HiệuChu Chỉnh Hình Ảnh: - Adjust: Thẻ hiệu chỉnh (màu sắc, độ sang, ) - Picture Styles: Thẻ chỉnh kiểu hình ảnh, tạo border - Arrange: Sắpxp xếppv vị trí hình ảnh trên trang vănnb bản - Size: Hiệu chỉnh kích cỡ hình ảnh 149
  147. Adjust - Color: Chuyển đổi màu cho hình ảnh - Corrections: Hiệu chỉnh độ sáng cho ảnh - Artistic Effects: Tạo hiệu ứng cho ảnh - Compress pictures: Nén ảnh - Change Picture: Thay đổi ảnh khác - Reset Picture: Phục hồi ảnh về trạng thái ban đầu 150
  148. Picture Styles Dùng để thiếtkt kế khung ảnh cho hình ảnh 151
  149. Arrange - Position: Vị trí hình ảnh trong văn bảng + Mục In line with Text là vị trí bạn đầu của hình ảnh + Các mục With Text Wrapping: Cho phép thiết lập các vị trí mơ tả như hình minh họa(đầu trang, cuối trang, giữa trang, ) 152
  150. Arrange - Wrap Text: Thiếtlậpvị trí củahìnhảnh so vớikýtự text trong vănbản + Mục In line with Text là vị trí bạn đầu củahìnhảnh + Các mục khác: Cho phép thiếtlậpcác vị trí mơ tả như hình minh họa(Chữ bao quanh (square), hình trên chữ ( In front of Text), hình dướichữ (Behind Text). 153
  151. Arrange - Bring forward: Hiển thị hình ảnh trên hình ảnh khác - Bring backward: Hiển thị hình ảnh dưới hình ảnh khác - Align: Căn chỉnh lề cho một hoặc nhiều hình một lúc - Group: Nhĩm các ảnh lại cùng một hệ thống - Rotate: Xoay ảnh 154
  152. III. WORDART (dịng văn bản nghệ thuật): 1. Chèn Dịng VănBn Bản Wordart: Insert -> Wordart 155
  153. 2. HiệuChu Chỉnh Dịng WordArt: Insert Shapes : Chèn thêm hình Shapes Styles : Hiệu chỉnh nền, viền và bĩng cho chữ WordArt Styles : Chọnkiểuchữ WordArt TtText : Định dạng chữ Arrange : Điềuchỉnh vị trí chữ WordArt Size : Định dạng kích cỡ cho WdAtWordArt 156
  154. WordArt Style Hiệuchỉnh thuộc tính của WordArt - 1: Quick Styles: Thay đổi kiểuchữ nghệ thuậtmà khơng cần quay lại Tab Insert - 2: Text Fill: Hiệuchỉnh màu cho thân chữ - 3: Text Outline: Thiếtlập màu cho viềnchữ - 4: Text Effect: Bổ sung hiệu ứng cho chữ WortArt 157
  155. V. EQUATI ON (Mi cr osoft Equat i on 3 .0) Insert -> Equation -> Insert new Equation 158
  156. Bài 5: CÁC CHỨCCN NĂNG H Ổ TRỢ KHÁC I. HEADER AND FOOTER: Insert - > Header and Footer Header : Chèn thêm thuộc tính ở đầu trang Footer : Chèn thêm thuộc tính ở cuối trang Page NbNumber : Đáhánh số thứ tự trang 159
  157. CHƯƠNG 4 CHƯƠNG TRÌNH ỨNG D ỤNG MICROSOFT EXCEL BIÊN SOẠN – TỔNG HỢP: NGƠ LÊ MẠNH HIẾU
  158. BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ EXCEL IGII. GIỚITHII THIỆU: 1. Giới Thiệu: - Đây là ứng dụng do hãng Microsoft xây dựng và chạy trên nền HĐH Windows. -Làứng dụng nằmtrongbộ phầnmềm Microso ft Office dùng để thiết lậpcác bảng tính, tính tốn, thống kê, trích lọc dữ liệu.
  159. 2. Các cách khởi động ứng dụng: Cách 1: Start -> All Program -> Microsoft Office 2013 -> Exce l 2013 162
  160. Cách 2: Click Double vào biểu tượng shortcut trên Desktop hoặc thanh taskbar Cách 3: Bấm tổ hợp phím Windows ( ) + R ->B> Bấm excel 163
  161. • Thanh cơng cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (Save, undo, repeat, ) • Office Buttons: Chưa các lệnh thao tác với tệp (File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, View, PDF) • Thanh Ribbon: Chứacáclệnh thao tác vớichương tìtrình ,chúng đượcphânchia thàn h cácnhĩm khác nhau. • Thanh thước(Ruler):Đặt tab, paragraph cho vănbản
  162. • Vùng chứadữ liệu (thơng tin và số liệu) được chia theo 65536 dịng và 256 cột. • Ơ (()cell): là giao giữahàng và cộtcĩđịachỉ xác định. • Vùng (Range): Là gồm nhiều ơ chứa data liên tiếp. • Sheet (trang bảng tính): mặc định gồm 3 sheet, để tạothêmSheet ta chọn: Insert -> WordSheet.
  163. 3. Một Số Lệnh Thường Dùng Trong MS ElExcel. a. Thanh Menu Lệnh File: 166
  164. • New: (Ctrl + N) Cho phép tạomớimột file bảng tính mới. • Open: (Ctrl + O) Cho phép mở 1 file bảng tính đãcĩsẳntronghệ thống • Save:(Ctrl+S)Cho phép lưu 1 file bảng tính ( ). • Save As: Lưu ở một địachỉ khác • Page setup: Cho phép thiết lập kích cỡ trang cho bảng tính. • Print: (Ctrl + P) Cho phép hiệuchỉnh trang bảng tính trướckhiinra giấy. • Share: Chia sẻ bảng tính qua email, fax • EtExport: Tạomột bảng tính cĩ định dạng PDF/XPS hoặccĩ thể thay đổi định dạng file mộtbảng tính • Close: Là cơng cụ dùng để đĩng chương trình 167
  165. b. Thanh Menu Home Lệnh: ClipBoard: • Cut: (Ctrl + X) Cho phép di chuyểnhẳnmột đoạnvănbản được chọn. • Copy : (Ctrl + C) Cho phép sao (tạobản sao) một đoạnvăn bản đã được chọn. • Paste : (Ctrl + P) Cho phép chép một đoạnvănbản đã được thực hiện lệnh cut hoặt copy. • Format Painter: Áp dụng kiểu định dạng tương tự cho các đoạn văn bản khác nhau liệu. 168
  166. FONT (CTRL + D): Font chữ -Hiệuchỉnh font chữ,cỡ chữ,màuchữ - Tạo hiệu ứng chochữ BldBold (in đậm); Itali c (innghiêng); Underline (gạch chân) Aligment : Căn lề. -Cănlề trái (left); phải (right), căngiữa (middle), căn đều (just ify ),canh trên, dưới, trung tâm -WrapText:Ngắt dịng - Merge and centre: Hủycạnh của các hang, cột đồng thờicanh 169 giữa
  167. Number Hiệu chỉnh liên quan đến số: số thập phân, phần trăm, Styles: Chọnkiểubản Cell: Thêm0 (insert) hoặc xĩa (delete) các dịng/cột 170
  168. EDITING: Các chứcnăng tiện ích khi chỉnh sửavănbản • SlSelect all: (Ctrl + A) Chophépchọn tàtồn bộ văn bản. • Find : (Ctrl + F) Cho phép tìm kiếm trong vănbản1từ hoặc một câu văn bản nào đĩ. • Replace: (Ctrl + H) Cho phép tìm và thay thế mộttừ hoặc một câu văn trong văn bản bằng một từ hoặc câu văn khác. • Auto Sum: Tính tổng cột/hàng tự động 171
  169. c. Thanh lệnh insert - TblTable: Các lệnh liên quan đến bảng (Chèn v à hiệu chỉnhhb bảng) - Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa (hình ảnh, biểu đồ, biểutu tượng, ) - Chart: Chèn biểu đồ - Filters: - Text: Các lệnh liên quan đến chèn ký tự Text(Textbox, WordArt, chữ ký, thời gg);ian ); header and footer - Symbols: Chèn ký tự đặt biệt (symbol) hoặc các phương trình (Equation) 172
  170. d. Thanh lệnh Page Layout Chứacáclệnh liên quan đếnbố cụcvănbản - Themes: Thiếtlập chủđềcho bảng tính - Page Setup: Thiếtlập định dạng trang in - Scale to fit: Hiệu chỉnh độ rộng của các dịng/cột - Arrange: Lệnh sắpxếp đốitượng trên vănbản 173
  171. eMe. Mộtst số thanh khác Thanh Formulas: Chứa thơng tin các hàm (function) Thanh Data: Các thao tác liên quan đến dữ liệu
  172. eMe. Mộtst số thanh khác Thanh Review: Chứa các nhĩm lệnh liên quan đến kiểm tra ngữ ppp,gháp, ghi chú , thiết lập bảo vệ
  173. Thanh Menu View Lệnh Chứacácnhĩm lệnh hiểnthị • Views :Chếđộhiểnthị vănbản • Show : Tùy chọnhiểnthị mộtsố thanh panel • Zoom : Phĩng to, thu nhỏ màn hình vănbản • Window: Chứacáclệnh hiểnthị tùy chọn nhiều vănbản • Macros : Các lệnh về Marcos 176
  174. III. THANH LỆNH FORMAT CELLS: Click chuộtphải -> Format Cell 1. Number: Cho phép định dạng dữ liệu là số. + General:Dữ liệumặc định. + Number: Dữ liệu là số (decimal phace, Use 1000 Separator “,”)
  175. Currency (Accounting): Dữ liệu ngoại tệ. Date (Time): Dữ liệu ngày tháng. Peecetagercentage : Dữ liệuut theo eot tỷ lệ %. Text: Chuyển kiểu số liệu sang ký tự số. Custom: Cho pppghép người sử dụng tự thiết lập các kiểu dữ liệu số theo yêu cầu cụ thể (vùng Type)
  176. A. Phương Pháp Hi ệuuCh Chỉnh S ố: •Chọn vùng cần hiển thị dạng số liệu. • Chọnthn thẻ Number ->Ch> Chọnln lớp Number • Trong vùng Decimal Place nhập số chữ số phần thập phân nếu làm tr ịn đến hàng đơn vị thì số đĩ là 0. •Nếu chọn Use 1000 Separator(,) dùng cho kiểu dữ liệuulàti là tiềnnt tệ => Ok
  177. B. Phương Pháp Hiệu Chỉnh Ngày Tháng N ăm: •Khi cần thay đổi dạng hiển thị ngày tháng năm ta thực hiện như sau: •Chọn vùng cần hiển thị dạngggy ngày thán g năm cần thay đổi. • Chọnthn thẻ Number -> Chọnln lớp Date ->Ch> Chọnln lớp Custom • Trong vùng Type nhậpdp dạng hiểnnth thị ví d ụ: dd/mm/yy => Ok.
  178. C. Phương Pháp Hiển Thị Kiểu VND: • Chọn vùng cần hiển thị dạng tiền VND. •Chọn thẻ Number -> Chọn Currency (Accounting) -> Chọn lớp Custom • Trong vùng Type nhập định dạng sau: #,###,###,## [$VND] => Ok. (mỗi dấu # thay thế 1 ký tự số).
  179. 2. Alignment – Canh Lề:
  180. 2. Alignment – Canh L ề: • Horizontal: Canh ký tự trong ơ (cell) • Vertical: Canh ký tự trong(g ơ (cell ) khi các ơ chịu tác động Merge and Center. • Text Control: Điềukhiu khiển Merge and Center • Orientation: Chỉnh độ xoay của ký tự. Chú ý: Khi nhiều ơ (Cells) bị tác động bởichi chứcnc năng Merge, các bạn phải vào thẻ lệnh này để huỷ bằng cách ch ọnvàon vào Text Control -> Merge Cells.
  181. 3. Font - kiểu ký tự:
  182. IV. MỘT SỐ KHÁI NIỆM KHÁC 1. Kiểudu dữ liệu: Mộtơcht ơ chỉ chứaam mộttki kiểuud dữ liệu. ƒ Kiểu số: Mặc định nằm bên phải của ơ. ƒ Kiểu ký tự: Nằm bên trái của ơ. ƒ Kiểu cơơthng thức: LơLuơn bắt đầu là dấu bằng (“=“) sau đĩ là địa chỉ của ơ hoặc số liệu trực tiếp, đồng thời chứa các tốn tử: +, -, *, /, & (nối chuỗi), và các ppphép so sánh ()( ).
  183. 2. Địa chỉ: •Dữ liệu thơng thường chứa trong các ơ (cell) gọi là địa chỉ tương đối. • Trong cơng thức tồn tại địa chỉ tuyệt đối mục đích nhằm giữ nguyên địaach chỉ củacácơcha các ơ chứaad dữ liệu. •Ký hiệu địa chỉ tuyệt đối là $. • Ví d ụ: $A$3 + B3 . Như vậy khi bạn copy cơthơng thức thì địa chỉ A3 sẽ khơng thay đổi vị trí (cũng cĩ nghĩa là giá trị của địa chỉ này khơng thay đổi). 3. Điền số thứ tự: Bạn nhập 2 ơ liên tiếp số 1 và số 2, tơ khối 2 ơ đĩ, sau đĩ copy giá trị xuống các ơ tiếp theo ta cĩ kết quả.
  184. BÀI 2: CÁC HÀM CƠ BẢN (FUNCTION) Cú Pháp Chung: = Function _Name(các tham bi ếncn củahàm)a hàm). 1. Hàm ABS (trị tuyệt đối): Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị tuyệt đốici của1sa 1 số. Cú pháp: ABS(Number) Hoặc: ABS( địaach chỉ ơơch chứaad dữ liệu) Ví dụ: 10 + ABS(-5.5) Kq là 15.5. 2. Hàm INT: Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị nguyên của 1 số. Cú pháp: INT(Number) Hoặc: INT(địa chỉ ơ chứa dữ liệu) Ví dụ:INT(()q5.25) Kq là 5.
  185. 3. Hàm MOD: Ý nghĩa: Trả về giá trị phần dư của phép chia (chia lấy dư). Cú pháp: MOD(Number , Divisor) Ví dụ: MOD(7 , 3) Kq là 1. 4. Hàm ROUND: Ý nghĩa: Trả về giá trị đã được làm trịn của 1 số. Cú pháp: ROUND(Number , Num_Digits) Tính chất của hàm này như sau: • Ví dụ: ROUND( 5.255 , 1) Kq là 5.3 • ROUND((,1255, -2) kết quả là 1200.
  186. 5. Hàm SQRT: Ý nghĩa: Trả về giá trị cănnb bậcc2c 2 củaa1s 1 số. Cú pppháp: SQRT(()Number) Hoặc: SQRT (địa chỉ ơ nhớ chứa dữ liệu) Ví d ụ: SQRT(25) Kq là 5
  187. BÀI 3: CÁC HÀM THỐNG KÊ 1. Hàm AVERAGE: Ý nghĩa: Trả về giá trị trung bình của các số. Cú pppháp: AVERAGE((,Num1, Num2, ,) ) Hoặc AVERAGE(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối) Ví dụ: AVERAGE( 5 , 2 , 6 , 7) Kq là 5. 2. Hàm COUNT: Ý nghĩa: Trả về số phần tử kiểu số. Cú pháp: COUNT(Value1, Value2 , ) Hoặc COUNT(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối) Ví dụ: COUNT( 5,2,3,1) Kq là 4.
  188. 3. Hàm COUNTA: Ý nghĩa: Trả về số phần tử khác rỗng. Cú pháp: COUNTA(Value1,Value2, ) Hoặc COUNTA(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối) Ví d ụ: COUNT( 5, 2 , ”a” ,1,, 1 , ”ab” ) Kqlà5.Kq là 5. 4. Hàm MAX: Ý nghĩa: Trả về giá trị lớn nhất của các số. Cú pháp: MAX(Num1 , Num2 , ) Hoặc MAX(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối) Ví d ụ: MAX( 5,2,3,1) Kq là 5.
  189. 5. Hàm MIN: Ý nghĩa: Trả về giá trị nhỏ nhất của các số. Cú pháp: MIN(Num1, Num2, ) Hoặc MIN(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối) Ví d ụ: MIN(5231)Kqlà1MIN( 5 , 2, 3 , 1) Kq là 1. 6. Hàm SUM: Ý nghĩa: Trả về giá trị tổng của các số. Cú pháp: SUM(Num1,Num2, ) Hoặc SUM(địa chỉ đầu : địa chỉ cuối) Ví dụ: SUM( 5 , 2 , 3 , 1) Kq là 11.
  190. 7. Hàm TEXT: Ý nghĩa: Đổi số thành chuỗi ký tự số . Cú phá p: TEXT(Val ue , F ormat _t ext) . Ví dụ: TEXT(1234.25,”##,###.###”) Kq là “1, 234. 25” là c huỗiikýt ký tự số. 8. Hàm VALUE: Ý nghĩa: Đổi 1 chuỗi ký tự số thành số. Cú pháp: VALUE(Text). Ví dụ: TEXT(“1234.25”) Kq là 1234.25.
  191. BÀI 4: CÁC HÀM LOGIC VÀ ĐIỀUKIU KIỆN (STRUCTURE)
  192. I. CÁC HÀM LOGIC: 1. Hàm AND: Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị Đúng (TRUE) khi tất cả các biểu thức Đúng và kếttqu quả là SAI (FALSE) khi ch ỉ cầnnt tồnnt tạii1bi 1 biểuuth thứccsai. sai. Cú pháp: AND(Logical1 , Logical2 , ) Ví dụ: AND(3>5 , 2+5 5 , 7>6) Kq là True.
  193. II. CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN- STRUCTURE (IF): 1. Hàm IF: Ý nghĩa: Trả về giá trị True nếubiu biểuuth thức điều kiện True ngược lại cho giá trị Fasle. Cú phá p: IF(Logi cal_tex t , VaalTr_ ue , VaalF_ asl e). Ví dụ: IF(A1>=5, ”Đạt” , ”K_Đạt” ) Kết qủalà nếu giá trị ở ơ: A1 >= 5 thì “đạt” Ngượclc lạiigiátr giá trị ở ơ: A1 < 5thì5 thì “K_đạt”.
  194. • Dạng mở rộng củabia biểuthu thứccIFnh IF như sau: IF(Logical_text1 , Val_True1 , IF(Logical_text2 , Val__,,True2 , , Val_FasleN))) ) • Ví dụ: Xếp loại cho học sinh dựa vào kết quả học tập Nếu điểm >9 là “xuất sắc”, nếu điểm >=7 là “khá”, nếu điểm >= 5 là “Trung bình”, ngược lại là “yếu”. Ta cĩ câu lệnh sau: = if(diem > 9 , ”xuat sac”if”,if(diem >= 7 , “Kha ”, if (diem >= 5 ,” Trung binh”,”yeu”))) • Chú ý: Cĩ bao nhiêu biểuthu thức IF thì cĩ b ấy nhiêu dấu đĩng ngoặc.
  195. AB 1 100 7 2 200 14 2. Hàm SUMIF: 3 300 21 4 400 18 Ý nghĩa: Trả về giá trị Tổng củanha những dịng được chọn của vùng Sum_Range, những dịng này được chọn ứng với những dịng của vùng Range cĩ gía trị thoả điều kiện Criteria. Cú pháp: SUMIF(Range , Criteria , Sum_ Range). Ví d ụ: cho bảng số liệu sau: Ta cĩ hàm SUMIF(A1:B4,">200",B1:B4) Kết qủa là 39
  196. 3. Hàm COUNTIF: Ý nghĩa: Trả về giá trị đếm được trong vùng Range thoả điều kiện Criteria. Cú pháp: COUNTIF(Range , Criteria) . Ví dụ: Theo bảng số liệu trên: COUNTIF(A1:A4,”>160”) Kq là 3.
  197. BÀI 5: CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI 1. Hàm LEFT Ý nghĩa: Hàm trả về số các ký tự bên trái của chuỗi được xử lý. Cú pháp: LEFT(text , n) Với n là số ký tự được lấy từ bên trái. Ví dụ: LEFT(“tinhoc”,2) kết qủalà “ti” Chú ý: giá trị trả là luơn là 1 chuỗi ký tự; 2. Hàm RIGHT: Ý Nghĩa: Hàm trả về số các ký tự bên phải của chuỗi ký tự được lấy. Cú pháp: RIGHT(text , n) Với n là số ký tự được lấy từ bên phải. Ví dụ: RIGHT(“CV032” , 3) KQ là “032”.
  198. 3. Hàm MID: Ýnghĩa: Hàm trả về số các ký tự (m) từ vị trí n của chuỗi ký tự ban đầu. Cú pháp: MID(text, n , m) Ví dụ: MID(“THONGTIN”, 2 , 3) kết quả là “ONG” Lấy từ vị trí thứ 2 , lấy 3 ký tự của chuỗi ban đầu. 4. Hàm UPPER: Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ hoa. Cú pháp: UPPER(text) Ví dụ: UPPER(“tinhoc”) KQ là “TINHOC” Chú ý: giá trị trả về vẫn là chữ hoa dù chuỗi ký tự hiện thời là ký tự hoa
  199. 5. Hàm LOWER: Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ thường đối với chuỗi ký tự ban đầu. Cú pháp: LOWER(text) Ví dụ: LOWER(“TINHOC”) KQ là “tinhoc” Chú ý: giá trị trả về vẫn là chữ thường dù chuỗi ký tự hiện thời là ký tự thường. 6. Hàm PROPER: Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự chữ hoa đầu mỗi từ đối với chuỗikýti ký tự ban đầu. Cú pháp: PROPER(text) Ví d ụ: PROPER(“tin h oc”) KQ là “Tin Hoc ”
  200. 7. Hàm TRIM: Ý nghĩa: Hàm trả về chuỗi ký tự khơng chứa ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi. Cú pháp: TRIM(text) Ví dụ: TRIM(“ tin hoc ”) KQ là “tin hoc” Chú ý: Hàm này khơng xử lý ký tự trắng ở giữa chuỗi ký tự.
  201. BÀI 6: CÁC HÀM TÌM KIẾM 1 Hàm VLOOKUP – Hàm Tìm Kiếm Theo Cột: ÝhÝ nghĩa: Trả về giá trị LkLookup trong bảng, tìm được tạidịi dịng nào sẽ trả về giá trị ở dịng đĩ tại cột thứ n, với biểu thức chính xác m (nhận giá trị 0 hoặc 1). Cú pháp: VLOOKUP(Lookup_Val , Lookup_Table , Col , Logical). Lookup_Val : Là giá trị dị tìm Lookup_Table :Làb: Là bảng (vùng) dị tìm cĩ địaach chỉ tuyệt đối. Col : Là cột (n) trong vùng dị tìm mà giá trị ở đĩ kết quả nhận được. Logical: là biểu thức logic nếu là 0 là fasle ngược lại 1 là True.
  202. Ví d ụ: Cho bảng số liệu sau: B C D 1 A23 2 B 5 7 3 C71 4 D 2 9 ƠF1Ơ F1 = Vlook up(“C” , $B$1 :$D$4 , 2 , 0) Kết quả là 7. Giá t rị dĩ tìm là “A” , tì m t rong vù ng t ừ B1 -> D4, số cột sẽ nhận giá trị là cột 2 trong vùng dị tìm, tìm chính xá c t uyệt đối.
  203. 2. Hàm HLOOKUP: Ý ngh ĩa: Trả về giá trị Lookup trong bảng, tìm đượcct tạiic cột nào sẽ trả về giá trị ở cột đĩ tại dịng thứ n, với biểu thức chính xác m (nhận giá trị 0 hoặc 1). Cú pháp: HLOOKUP(Lookup_Val ,Lookup _Table , Row , Logical). Lookup_Val : Là giá trị dị tìm Table: Là vùng dị tìm cĩ địacha chỉ tuyệt đối. Row : Là dịng (n) trong vùng dị tìm mà giá trị ở đĩ kết quả nhận được. Logical: là biểu thức logic nếu là 0 là fasle ngược lại 1 là True.
  204. Ví d ụ: cho bảng số liệuusau sau 1A B C D 2 2572 3 2 7 1 9 Ơ F1 = HLOOKUP(" B" , $B$1:$E$3 , 2 , 0) Giá trị dị tìm là “B”, tìm trong vùng từ B1 -> D3, số dịng k ếttqu quả trả về là 2 tìm chính xác tuy ệt đối.
  205. 3. Hàm XếpHp Hạng RANK: Ý ngh ĩa: Hàm trả về thứ hạng của1sa 1 số trong vùng so sánh xếp hạng. Cú pháp: RANK(Value , Range , Logic) Value là giá trị dùng so sánh xếp hạng. Range là v ùng so s án h xếp hạng llơuơn c ĩtĩ trị tuyệt đối. Logic là biểu thức yêu cầu tính xếp hạng. Là 0 nếu xếp hạng tăng dần thuận. Là 1 nếu xếp hạng tăng dần nghịch
  206. AB CDE 1 6.5 7 8 2 9 2 =RANK(B2, $B$2:$F$2, 0) Ví dụ: Ơ A2 = RANK(B2, $B$2 : $F$2 , 0) Kết quả là 4.
  207. BÀI 6: CƠ SỞ DỮ LIỆU HÀM TÌM KI ẾMMTRÊNB TRÊN BẢNG I. CÁC KHÁI NIỆM: 1. Tr ường d ữ liệu Field: Là 1 cột trong bảng số liệu, mỗi cột chỉ chứa 1 loại dữ liệu. 2. Vùng Database: Là vùng chứa số liệu cĩ tối thiểu từ 2 hàng (hoặc 2 cột) trở lên, hàng đầu chứa vùng tiêu đề, các hàng cịn lạiich chứada dữ liệu.
  208. 3. Vùng Criteria: Là vùng tiêu chuẩn chứa điệu kiện để tìm kiếm,,y xĩa hay rút trích. Ít nhất cĩ 2 ơ (()Cells): ơ chứa tiêu đề và ơ chứa điều kiện (cĩ 1 số trường hợp điều kiện là 1 biểu thức trực tiếp). Gồm các loại điều kiện sau: - Vùng điềuuki kiệnns số chỉ chứaas số trựccti tiếp. - Vùng điều kiện Chuỗi chứa ký tự. - Vùng điềuuki kiệnnsosách(>> so sách (>,>=, ). - Vùng điều kiện cơng thức chứa (+,-, ). - Vùng liên kết điềuuki kiệnnlàch là chứa các phép tốn cùng vớiicác các biểu thức AND, OR. 4. Vùng Extract: Là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thỏa điều kiệnnc của v ùng tiêu chuẩn. Vùng này sau khi thực hiện cĩ dịng tiêu đề giống dịng tiêu đề của vùng cơ sở dữ liệu, đồng thời chỉ áp dụng cho việc rút trích.
  209. II. T ẠO VÙNG TIÊU CHU ẨN Trên vùng trống bạnchn chọn 1 ơ (Cell) nhậpptiêu tiêu đề điều kiện, ơ phía dưới nhập dấu bằng và xây dựng điều kiện theo yêu cầu bài tốn: = IF( , TRUE, FALSE) hoặc là = IF( ,,), 0 , 1)
  210. III. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU DATABASE: 1. Hàm DSUM: Ý nghĩa: Hàm này tính tổng trên cột Field của vùng Database tại những dịng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DSUM(Database,Field,Criteria) Cho bảng số liệu sau:
  211. Xem cơng th ức hàm DSUM Ví d ụ: Tính t ổng lương những ngườiĩi cĩ số con = 2 trong vùng CSDL từ A1 -> E7. Ta cĩ cơng thức sau: DSUM(A1:E7 , ”l uong” ” , G2 :G3) KQ là 12500
  212. 2. Hàm DMAX: Ý nghĩa: Hàm này tìm giá trị lớn nhất trên cột Field của vùng Database tại những dịng thỏa điềukiu kiệnnc của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DMAX(Database,Field,Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm mức lương cao nhất tronggg vùng A1 -> E7, trên cột lương, thoả điều kiện số con là 2. • DMAX(A1:E7,”luong”,G2:G3) KQ là 5200
  213. 3. Hàm DMIN: Ý nghĩa: Hàm nàyyg tìm giá trị nhỏ nhất trên cột Field của vùng Database tại những dịng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DMIN(Database,Field,Criteria) Ví d ụ: Theo bảng số liệu trên tìm m ứccl lương th ấp nhất trong vùng A1 -> E7, trên cột lương , thoả điềukiu kiệnns số con là 2. DMIN(A1:E7,”luong”,G2:G3) KQ là 4800
  214. 4. Hàm DCOUNT: Ý nghĩa: Hàm này đếm số phần tử kiểu số trên cột Field của vùng Database tạinhi những dịng thỏa điềuuki kiệnnc của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DCOUNT(Database, Field,Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên đếm số người trên cột “So Con” trong vùng A1 ->E7tho> E7 thoả điềukiu kiệnns số con là 2. DCOUNT(A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 3.
  215. 5. Hàm DCOUNTA: Ý ngh ĩa: Hàm này đếmsm số phầntn tử khác rỗng trên cột Field của vùng Database tại những dịng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DCOUNTA(Database,Field,Criteria) Ví d ụ: Theo b ảng số liệu ttêrên đéétm tất cả số ngườiitê trên cột “So Con” trong vùng A1 -> E7 thoả điều kiện số con là 2. DCOUNTA(A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 3.
  216. 6. Hàm DAVERAGE: Ý nghĩa: Hàm này tính giá trị trung bình các phần tử khác rỗnngg ttrênrên cột FieldField của vùngvùng DatabaseDatabase tại nhữngng dịdịngng thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria. Cú pháp: DAVERAGE(Database,Field,Criteria) Ví dụ: Theo bảng số liệu trên tìm giá trị trung bình trên cột “So Con ” trong v ùng A1 -> E7 th oả điều kiện số con là 2. DAVERAGE (A1:E7,”so con”,G2:G3) KQ là 2.
  217. III. HÀM TÌM KIẾM TRÊN BẢNG 1. Hàm MATCH – Hàm Tìm Vị Trí: Ý nghĩa: Hàm này trả về vị trí trên hàng (hoặc cột) khi tìm. Cú Pháp: MATCH(Lookup_ value , Array , Logic) Lookup_Value là giá trị tìm kiếm. Array là vùng dị tìm luơn cĩ trị tuyệt đối. Logic l àbià biểuthu thức luơn nhậngiátrn giá trị là 0
  218. Cho b ảng s ố liệu sau A BCDEF G 1TPHCMLATG VTAU BRIA NHTRANG 2 TPHCM 1 40 80 120 100 170 3 LA 40 1 40 160 140 130 4 TG 80 40 1 200 180 90 5 VTAU 120 160 200 1 20 290 6 BRIA 100 140 180 20 1 270 7 NHTRANG 170 130 80 290 170 1 Cho biết “VTAU” năm ở vị trí nào trong vùng từ B1 -> G1, MATCH((,$$$$,)“VTAU”, $B$1:$G$1, 0) kết quả là vị trí 4
  219. 2. Hàm INDEX- Hàm Tìm Kiếm Trên Bảng HiChiHai Chiều: Ý nghĩa: Hàm này trả về giá trị tìm thấy trong bảng dị tìm, giá trị nằm ở giao điểm của hảng và cột tương ứng, Cú phá p: INDEX(Lookup_Range, Row_number, Col_number) Lookup_ Range: Là vùng mà dữ liệusu sẽ trả về (bảng dị tìm) Row_number: Là chỉ số cột tương ứng trong bảng dị tìm. Col_ number: Là chỉ số hàng tương ứng trong bảng dị tìm.
  220. * Chú ý: Thơng thường ta dùng 2 hàm MATCH cho 2 đối số của hàm INDEX là Row_num ber v à Co l_num ber, tương ứng cĩ dạng như sau: INDEX(Look up_R ange, M at ch(L ook up_val ue , A rray, Logic), Match(Lookup_value , Array, Logic) ) Ví d ụ: Tìm kh oảng cáh(ách (cự l)ly) g iữa các địa dhtdanh trong bảng số liệu trên: =INDEX($B$2:$H$8 ,MATCH("TG" , $B$3:$B$8 , 0), MATCH( "LA",$C$2:$H$2,0)) kếtqut quả là 40.
  221. BÀI 7: CÁÀÁC HÀM NG ÀY TH ÁNG NĂM VÀ GIỜ PHÚT GIÂY
  222. I. HÀM VỀ NGÀY THÁNG NĂM: 1. Hàm DAY: Ý nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là ngày Cú pháp: DAY(number) Hoặc DAY( dd/mm/yyyy) Ví d ụ: DAY(2005/10/20) kết quả là: 20 2. Hàm DATE: Ý nghĩa: Hàm cho biết các giá trị tương ứng của ngày tháng năm Cú pháp: DATE(dd / mm / yyyy) Ví dụ: DATE(()2005/10/20) kết quả là: 20 / 10 / 2005.
  223. 3. Hàm MONTH Ý nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là tháng Cú pppháp: MONTH(()number) Hoặc MONTH( dd/mm/yyyy) Ví d ụ: MONTH(2005/10/20) kếttqu quả là: 10 4. Hàm YEAR: Ý nghĩa: Hàm cho biết giá trị tương ứng là năm Cú pháp: YEAR(number) Hoặc YEAR( dd/mm/yyyy) Ví d ụ: YEAR(2005/10/20) kếttqu quả là: 2005
  224. 5. Hàm WEEKDAY Ý nghĩa: Hàm cho biết ngày thứ mấy trong tuần; Cú pppháp: WEEKDAY(()number) Hoặc WEEKDAY( dd/mm/yyyy) Ví d ụ: WEEKDAY(06/30/2006) k ếttqu quả là: 6 Chú ý: Một số bài tốn ta lấy ngày trừ đi ngày thì kết quả là 1 số dạng ngày, ta cần chuyển về dạng số bằng cách chuyển thành NUMBER trong thẻ lệnh FORMAT- > CELLS.
  225. II. HÀM V Ề THỜI GIAN 1. Hàm HOUR Ý nghĩa: Hàm cho biết giờ tương ứng của 1 số. Cú pháp: HOUR(number) Hoặc HOUR(hh:mm:ss) Ví dụ: HOUR(14:25:30) kết quả là: 14 2. Hàm MINUTE Ý nghĩa: Hàm cho biết phút tương ứng của 1 số. Cú pháp: MINUTE(number) Hoặc MINUTE(hh:mm:ss) Ví dụ: MINUTE(14:25:30) kết quả là: 25
  226. 3. Hàm SECOND Ý nghĩa: Hàm cho biết giấy tương ứng của 1 số. Cú phá p: SECOND(numb er) Hoặc SECOND(hh:mm:ss) Ví dụ: SECOND(14:25:30) kết quả là: 30
  227. BÀI 8: XỬ LÝ DỮ LIỆU ISI. SẮPXP XẾPDP DỮ LIỆU: - Sau khi bài tốn đã được tính tốn xong. Ta cần sắp xếp dữ liệu sao cho phù hợpvp vớiyêuci yêu cầu bài tốn. - Tơ khơi vùng dữ liệu cần sắp xếp gồm thanh tiên đề. - Vào DATA -> SORT => xuấthit hiện cửa sổ sau: - Trong SORT BY chọn cột cần sắp xếp (ưu tiên1) -Chọn kiểu sắp xếp (Acsending –tăng, Descending –giảm) theo yêu cầu. -Tương tự cho các cột khác trong vùng THEN BY. - Chọn Header row -> ChọnOk.n Ok.
  228. II. L ỌCDC DỮ LIỆU – FILTER: Để rút trích (lọc) dữ liệutheo1điềukiện nào đĩthơng thường bạnphảitạovùngđiềukiệntrước(đãgiớithiệu ở phần điềukiện). Điềukiệncĩthể tồntạitrênnhiềuơnhưng phảiliện tiếpnhau.
  229. 1. Lọc tự động – Auto Filter: -Phương pháp này rất dễ sử dụng: - Tơ khối vùng dữ liệucu cầnln lọc. - Data -> Filter -> AutoFilter => màn hình cĩ dạng như hình trên. -Muốn lọc trường (Field) nào bạn chọn vào tiêu đề của trường đĩĩàh, và chọn cááiátc giá trị tương ứng, copy và Paste Special kết quả đĩ đến vị trí mới hoặc in ra giấy. - Vào lại Data -> Filter -> AutoFilter => thốt khỏi chế độ lọc.
  230. 2. Advanced Filter: Lọccĩc cĩ điềuuki kiện. - Tuy nhiên một số bài tốn yeu cầu ta phải thực hiện băng phương pháp lọc cĩ điều kiện. Thì t a sẽ thực hiện như sau: -Xây dựng vùng điều kiện (xem phần điều kiện) cĩ ít nh ấttlà2ơ(cells) là 2 ơ (cells) -Tơ khối vùng dữ liệu cần lọc - Data -> Filter -> Advanced Filter
  231. Trong vùng Action: Filter th e li st , i n-place: (gần giống Au toFilt er) Copy to another location: List range: Vùng số liệu cần lọc. Criterria range: Vùng điều kiện. Copy to: Vùng dữ liệu sẽ hiển thị. Trong hình bên ta lọc tất cà những người trong vùng A4 -> F12 cĩ MÃDL là “VT” (điều kiện được xâdây dựng ttùC13rong vùng C13 -> C14, dữ liễu sau khi lọc chứa ở vùng A25 về sau. Chú ý: Tất cả địa chỉ là địa chỉ tuyệt đối. Cĩ thể dùng c huộc hoặc nhập địa chỉ trực tiếp
  232. III. C Ố ĐỊNH HÀNG – CỘT: 1. Cố định hàng: Thực hiện: Chọn vààho chỉ số hàng (1 , 2, . ) cần cố địnhhh, chọn Windows ->Freeze Panes. Khi cần huỷ chức nănggy này chọn: Windows -> Unfreeze Panes. 2. Cố định cột: Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột (A, B FPFreeze Panes. Khi cần huỷ chức năng này chọn: Windows -> Unfreeze Panes 3C3. Cố Định Hàng – Cột: Cố định cả hàng và cột cùng lúc ta chỉ việc chọn giao điểm của hàng và cột cần cố định. Thực hiện: Kích chuộc vào chỉ số cột cần cố định, chọn Windows - >Freeze Panes. Khi cầnhun huỷ chứcnc năng này ch ọn: Windows -> Unfreeze Panes
  233. IV. ẨN HÀNG VÀ CỘT: - Ẩn hàng (c ột) cùng lúc ta chỉ việccch chọnchn chỉ số hàng (ch ỉ số cột) cần ẩn. - Thựchic hiện: Kích chuộccvàoch vào chỉ số cột (hàng) cầnnc cố định, chọn Windows ->Hide. - Khi cầnnhu huỷ chứccn năng này ch ọn: Windows -> UnHide. V. LÀM VIỆC GIỮA CÁC SHEET: - Khi bạncn cầnnl lấyyd dữ liệuugi giữa các SHEET, bạn hãy thựcchi hiện phương thức copy và patse Special thì dữ liệu sẽ khơng thay đổi. - Cịn khi bạn thực hiện tính tốn giữa các SHEET thì cơng thức chung cĩ dạng nhu sau: - = NAMESHEET1 ! ĐỊA CHỈ + NAMESHEET2 ! ĐỊA CHỈ
  234. BÀI 9: CHART - BIỂU ĐỒ 1. Chứcnc năng: Cho phép ngườisi sử dụng thiếttl lậppcác các biểu đồ nhằm phân tích tình hoạt động của cơ quan (tổ chức) t ốttnh nhấttCácd. Các dạng biểu đồ sau: * Column :Bi: Biểu đồ Cột * Bar : Biểu đồ Khối * Line : Biểu đồ ĐĐờường kẻ * Pie : Biểu đồ Hình trịn * XY : Biểu đồ Hàm số * Area : Biểu đồ Miền, .
  235. 2. Các bước tạo biểu đồ: Bước1:c 1: Chọnbn bảng cầnnt tạoobi biểu đồ Bước 2: Insert -> Chart -> Chọn biểu đồ thích hợp (cột, trịn, đường, )
  236. Bước 3: Click OK để hồn tất
  237. Thanh Chart Tool Hiệu chỉnh, sửa chữa và trang trí cho biểu đồ