Giáo trình Tin học văn phòng - Phần 1: Microsoft Windows

338 trang ngocly 1990

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng - Phần 1: Microsoft Windows", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_tin_hoc_van_phong_phan_1_microsoft_windows.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tin học văn phòng - Phần 1: Microsoft Windows

Giáo trình TIN HỌC VĂN PHÒNG
Giáo trình Tin học văn phòng Phần 1 – Microsoft Windows 2
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 1 – Giới thiệu chung 1.Giới thiệu hệ điều hành MS-Windows Hệ điều hành đầu tiên của hãng Microsoft là MS-DOS được phát triển vào những năm 80 của thế kỷ 20 với giao tiếp người-máy bằng cách gõ câu lệnh nên không tiện dụng. Hệ điều hành Windows được đưa ra thị trường vào đầu những năm 90 đã phát triển theo ý tưởng giao tiếp người-máy qua các cửa sổ chứa biểu tượng nên người dùng có thể dễ dàng thao tác bằng bàn phím hay chuột máy tính. Ngoài ra hệ điều hành Windows có chức năng đa nhiệm nghĩa là quản lý nhiều chương trình ứng dụng đang hoạt động vì thế người dùng không cần đóng chương trình đang làm việc khi mở một cửa sổ chương trình khác. Kể từ khi giới thiệu Hệ điều hành Windows 95, sản phẩm của công ty Microsoft nhanh chóng được nhiều người sử dụng lựa chọn. Các sản phẩm tiếp theo Windows 95 là Windows 98, Windows 2000 và Windows XP tính đến năm 2004. Windows 2000 Professional là hệ điều hành cài đặt cho máy tính văn phòng và gia đình. Windows 2000 Server là hệ điều hành cài đặt cho các máy phục vụ dịch vụ của các công ty, cơ quan, 1.1.Đăng nhập vào máy tính Người sử dụng phải có một tài khoản (tiếng Anh là Account) gồm phần tên (user name) và mật khẩu (password) để đăng nhập vào hệ thống Windows 2000. Đây là chức năng bảo mật mà hệ điều hành Windows 95 không có. Thực hành đăng nhập theo hình minh họa Bấm tổ hợp phím Ctrl + Alt + Del làm xuất hiện hộp thoại Windows Security. Hình 1.Hộp thoại Windows Security 3
Giáo trình Tin học văn phòng Nhắp nút Log Off để làm xuất hiện hộp thoại Log On to Windows. Hình 2. Hộp thoại để người dùng đăng nhập vào máy tính Nhập tên tài khoản vào ô User name và nhập mật khẩu vào ô Password. Cuối cùng nhấn nút OK. Hệ điều hành Windows 2000 có chức năng cho phép tự đăng nhập vào hệ thống theo một tài khoản đã tạo. Trong trường hợp đó người dùng không thấy xuất hiện cửa sổ yêu cầu việc đăng nhập hệ thống. 1.2.Kỹ thuật sử dụng chuột máy tính Hình 3. Minh hoạ thiết bị chuột máy tính Nắm vững cách thức và mục đích sử dụng của từng thao tác sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả làm việc với máy tính. Con trỏ chuột Hình ảnh một mũi tên trên màn hình thay đổi vị trí theo thao tác di chuyển con chuột của người sử dụng Nhắp chuột Cụm từ “nhắp chuột” có ý nghĩa là nhấn phím chuột trái một lần và thả phím. Cụm từ "nhắp chuột phải" là nói rõ cho việc sử dụng phím chuột phải. Nhắp đúp chuột Nghĩa là nhấn và thả phím chuột trái hai lần liên tiếp, đòi hỏi bấm nhanh. Kéo di chuột Có ý nghĩa là nhấn phím chuột trái, giữ phím và di chuyển con trỏ chuột. Thả phím chuột khi kết thúc hành động. 4
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 2 – Giao diện của Windows 1.Màn hình nền - Desktop Màn hình nền Windows 2000 là cửa sổ đầu tiên của Hệ điều hành dành cho người sử dụng. Người dùng ra lệnh cho hệ điều hành bằng cách thao tác với biểu tượng. Hình 4. Màn hình nền - Desktop Tại chân màn hình nền có thanh tác vụ (Task Bar). Đầu trái của thanh tác vụ có nút Start. 1.1.Nhận biết biểu tượng 1.1.1.Biểu tượng đặc biệt của hệ điều hành . Gồm biểu tượng My Documents, My Computer, My Network Places, Recycle Bin, Internet Explorer. . Khi cài đặt xong hệ điều hành thì các biểu tượng này được tạo ra ngay trên màn hình nền. 5
Giáo trình Tin học văn phòng 1.1.2.Biểu tượng của thư mục . Một thư mục được hệ điều hành Windows biểu diễn bằng một biểu tượng. Hình ảnh của biểu tượng là túi hồ sơ màu vàng như hình minh hoạ và tên biểu tượng xuất hiện bên dưới. . Biểu tượng lối tắt cho thư mục, tiếng Anh gọi là Shortcut, có hình ảnh là túi hồ sơ màu vàng có thêm mũi tên ở góc dưới bên trái. 1.1.3.Biểu tượng của tệp tin . Một tệp tin được hệ điều hành Windows biểu diễn bằng một biểu tượng. Biểu tượng của tệp tin rất đa dạng do mỗi tệp tin chương trình cần có 1 biểu tượng riêng. . Biểu tượng lối tắt cho tệp tin có dấu mũi tên xuất hiện ở trên biểu tượng. 1.2.Thực hành chọn một biểu tượng Để chọn một biểu tượng chúng ta thao tác đơn giản là nhắp chuột lên biểu tượng đó. Hình 5 và 6. Biểu tượng ở trạng thái tự do và Biểu tượng ở trạng thái được chọn 1.3.Thực hành di chuyển biểu tượng Đầu tiên là chọn biểu tượng My Computer, kéo di chuột. Một hình ảnh của biểu tượng xuất hiện ở dạng nét mờ thể hiện vị trí di chuyển của biểu tượng. Hình 7. Minh hoạ biểu tượng di chuyển 6
Giáo trình Tin học văn phòng 1.4 Thao tác với hộp lệnh . Đầu tiên là chọn biểu tượng, sau đó nhắp chuột phải trên vùng chọn sẽ làm xuất hiện hộp lệnh. . Nhắp chuột trên mục lệnh của hộp lệnh có ý nghĩa là thi hành lệnh. Hình 8. Hộp lệnh xuất hiện sau khi nhắp chuột phải Hình 9. Cửa sổ My Computer xuất hiện sau khi thực hiện lệnh Open trên hộp lệnh 1.5.Hộp lệnh của màn hình nền - Desktop Nhắp chuột phải vào chỗ trống trên màn hình nền sẽ làm xuất hiện hộp lệnh cho phép người sử dụng điều khiển màn hình. Chúng ta tìm hiểu ý nghĩa và thao tác từng lệnh sau: 7
Giáo trình Tin học văn phòng 1.5.1.Nhóm lệnh Active Desktop Theo hình 10, mục Show Desktop Icons đang ở trạng thái được chọn và biểu thị bằng dấu “check” ở phía bên trái. Nếu chúng ta đưa trỏ chuột đến mục này và nhắp chuột có nghĩa là ra lệnh cho hệ điều hành đặt mục Show Desktop Icons về trạng thái không được chọn. Khi mục này không được chọn, tất cả các biểu tượng trên màn hình nền bị che dấu. Để đặt mục Show Desktop Icons trở về trạng thái được chọn, chúng ta thực hiện việc đưa trỏ chuột đến mục này và nhắp chuột. 1.5.2.Nhóm lệnh Arrange Icons cho phép sắp xếp các đối tượng trong cửa sổ theo các mục: . By Name: sắp theo tên. . By Type: sắp theo kiểu hay là phần mở rộng của tên tệp. . By Size: sắp theo dung lượng nhớ. . By Date: sắp theo ngày tháng khởi tạo/chỉnh sửa đối tượng. . Auto Arrange: có nghĩa là tự động sắp xếp. Theo hình minh họa thì mục Auto Arrange đang ở trạng thái không được chọn. Để đặt mục Auto Arrange về trạng thái được chọn, chúng ta đưa trỏ chuột đến mục này và nhắp chuột. Khi mục Auto Arrange ở trạng thái được chọn thì việc di chuyển các biểu tượng sẽ rất khó khăn vì chúng luôn được tự động sắp xếp. 1.5.3.Lệnh Line Up Icons Có ý nghĩa là sắp xếp các biểu tượng trên màn hình nền có hàng có lối 8
Giáo trình Tin học văn phòng 1.5.4.Lệnh Refresh Có ý nghĩa cập nhật thông tin mới nhất. 1.5.5.Lệnh Paste Có ý nghĩa sao chép nội dung đã được tạo ảnh bằng lệnh Copy (gọi là sao chép) hay lệnh 1.5.6.Lệnh Cut Có nghĩa là di chuyển dữ liệu (sao chép rồi xóa bỏ dữ liệu gốc) 1.5.7.Lệnh Paste Shortcut Có ý nghĩa tạo nút bấm nhanh trên màn hình nền cho nội dung đã được tạo ảnh bằng lệnh 1.5.8.Copy Có nghĩa là sao chép dữ liệu 1.5.9.Nhóm lệnh New . Lệnh Folder: cho phép tạo thư mục mới. . Lệnh Shortcut: cho phép tạo nút bấm nhanh trên màn hình nền cho các đối tượng bất kỳ như tệp tin, thư mục, 1.5.10.Lệnh Properties Cho phép mở hộp thoại để xem và chỉnh sửa các thuộc tính của màn hình nền. 9
Giáo trình Tin học văn phòng 2.Thanh thực đơn Start Nhắp chuột vào nút Start có mặt trên màn hình nền sẽ làm xuất hiện hộp danh mục chọn được phân chia theo chủ đề cho phép người sử dụng dễ dàng ra lệnh cho máy tính. 2.1.Mục Run Cho phép gõ lệnh. Nhắp chuột vào nút Start, chọn mục Run làm xuất hiện hộp thoại nhập lệnh. Ví dụ gõ lệnh "calc" để mở bảng tính số học. 10
Giáo trình Tin học văn phòng 2.2.Mục Help Phần trợ giúp rất cần thiết khi sử dụng Windows nhưng đòi hỏi người sử dụng phải biết tiếng Anh. Để sử dụng phần Trợ giúp, nhắp chuột vào nút Start, sau đó chọn mục Help để mở hộp thoại Help. 2.3.Mục Search Hỗ trợ tìm kiếm thông tin trên máy. Nhắp chọn nút Start SearchFor Files or Folders làm xuất hiện hộp thoại hỗ trợ tìm kiếm. 2.4.Mục Settings Hỗ trợ quản trị hệ thống. Nhắp chuột vào nút StartSettings, sau đó chọn các mục con như Control Panel, Printers 11
Giáo trình Tin học văn phòng 2.5.Mục Programs Danh mục chương trình. Nhắp chuột vào nút Start để hiển thị thanh thực đơn. Di chuyển con trỏ đến dòng chữ Program để hiển thị hộp lệnh con. Di chuyển con trỏ chuột đến mục lệnh chương trình. Khi xuất hiện mũi tên kép ở bảng danh mục, người sử dụng bấm vào mũi tên kép để hiển thị phần nội dung đang bị che dấu. 3.Hộp lệnh của thanh tác vụ Nhắp chuột phải trên thanh tác vụ làm xuất hiện hộp lệnh. 12
Giáo trình Tin học văn phòng 3.1.Lệnh View cho phép chọn cách hiển thị các nút trên thanh tác vụ theo kích cỡ Large (là cao lớn) và Small (là cỡ bé như bình thường đang có). 3.2.Lệnh Show Text Cho phép đặt trạng thái chọn Show Text - là trạng thái các biểu tượng trên thanh tác vụ có dòng chữ đi kèm. 3.3.Lệnh Refresh Có ý nghĩa cập nhật thông tin cho thanh tác vụ. 3.4.Lệnh Show Title Cho phép hiển thị tên các thanh công cụ có trên thanh tác vụ. Ví dụ dòng chữ Quick Launch xuất hiện trong hình minh họa 3.5.Lệnh Toolbars Trên thanh tác vụ có thể mở nhiều thanh công cụ để làm việc. Có thể mở hoặc đóng bớt các thanh công cụ qua nhóm lệnh Toolbars. Cách thao tác để đặt trạng thái chọn và không chọn là thao tác chúng ta đã thực hiện nhiều lần qua các nội dung trước. 13
Giáo trình Tin học văn phòng Mặc dù có thể chọn nhiều thanh công cụ đặt trên thanh tác vụ nhưng chúng ta chỉ nên chọn một thanh công cụ đó là thanh Quick Launch, còn các thanh khác nên che dấu đi vì khoảng trống trên thanh tác vụ không có nhiều. Thanh công cụ Quick Launch là một tiện ích không thể bỏ qua đối với người sử dụng. chúng ta nên đặt các nút lối tắt ở đây để tiện sử dụng. Trên Quick Launch thường có đặt nút Show Desktop, đây là nút đưa chúng ta nhanh chóng trở về màn hình nền. hoạ 3.6.Lệnh Adjust Date/Time Cho phép mở hộp thoại Date/Time Properties để hiệu chỉnh đồng hồ máy tính. Thẻ Date&Time cho phép chỉnh sửa ngày/tháng/năm và giờ. Thẻ Time Zone cho phép chỉnh múi giờ đúng theo múi giờ của Việt Nam. 3.7.Lệnh Cascade Windows Cho phép sắp xếp các cửa sổ đang mở theo dạng xếp mái ngói. 3.8.Lệnh Tile Windows Horizontally và Tile Windows Verticaly Cho phép xếp các cửa sổ dàn ngang trên màn hình nền, không có cửa sổ bị che lấp. 3.9.Lệnh Minimize All Windows Cho phép thu nhỏ tất cả các cửa sổ đang mở cùng một lần. 14
Giáo trình Tin học văn phòng 3.10.Lệnh Task Manager Cho phép mở cửa sổ quản lý chương trình -Windows Task Manager. Trong thẻ Applications của cửa sổ này, người sử dụng có thể chọn một chương trình hay nhiều chương trình và ra lệnh đóng chương trình bằng cách nhấn nút End Task. Đây là chức năng rất tiện ích cho việc đóng những chương trình đang gây tắc nghẽn hệ thống. 4.Tắt / khởi động máy tính 4.1.Tắt máy tính đúng cách . Nhắp nút Start ở góc dưới, bên trái màn hình . Chọn mục Shutdown. 15
Giáo trình Tin học văn phòng Ý nghĩa của các lựa chọn trong hộp thoại “What do you want the computer to do?” . “Shut down”: đóng tất cả các cửa sổ ứng dụng và có thể điều khiển tắt luôn nguồn điện của máy; . "Log off": hệ điều hành đóng các ứng dụng và trở lại màn hình đăng nhập; . "Restart": hệ điều hành thực hiện đóng các ứng dụng và cho máy tính khởi động lại hệ điều hành. 4.2.Tắt máy tính theo kiểu áp đặt . Tắt nguồn điện bằng cách bấm nút POWER trên hộp máy (có thể phải giữ tay trên nút khoảng 30 giây) hoặc . Nhấn nút Reset trên hộp máy. 4.3.Khởi động lại máy tính Trong trường hợp máy tính không còn điều khiển được bằng bàn phím và chuột thì: Nhắp tổ hợp phím Ctrl + Alt + Del, hoặc từ cửa sổ màn hình nền, nhắp chọn nút StartShutdown làm xuất hiện hộp thoại Shut Down Windows. Trong ô chọn, chọn mục Restart. 16
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 3 – Quản lý tệp 1.Các kiến thức cơ bản 1.1.Ổ đĩa vật lý và ổ đĩa logic Máy tính lưu kết quả xử lý trên các bộ nhớ ngoài gồm: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa quang, đĩa quang từ, đó là các thiết bị lưu trữ vật lý. Các ổ đĩa cứng có dung lượng nhớ rất lớn nên hệ điều hành có chức năng chia nhỏ ổ đĩa cứng thành các ổ đĩa gọi là ổ đĩa cứng logic để người sử dụng có thể tiện sử dụng. Mỗi ổ đĩa được hệ điều hành đặt tên theo một chữ cái. Chữ cái A được gán cho ổ đĩa mềm thứ nhất và chữ cái B được gán cho ổ đĩa mềm thứ hai (nếu máy tính có lắp ổ đĩa mềm thứ hai). Bắt đầu từ chữ cái C được gán cho các ổ đĩa cứng logic của máy tính; ổ đĩa quang; ổ đĩa lưu trữ di động, 1.2.Tệp tin – File Trong hệ điều hành Windows, tệp tin là đối tượng chứa dữ liệu. Ví dụ các văn bản sau khi nhập vào máy được lưu thành các tệp tin để sau đó có mở ra xem lại, chỉnh sửa/in ấn và có thể xoá đi. Quy định chung về tên đầy đủ của mỗi tệp tin gồm hai phần, cách nhau dấu chấm: Têntệptin . Kiểutệptin Phần kiểu tệp tin còn được gọi là phần mở rộng. Chúng ta có thể xem qua một số kiểu tệp tin thông dụng sau: Kiểu tệp tin là thông tin quan trọng giúp hệ điều hành thực hiện đúng yêu cầu của tệp tin. Ví dụ khi nhắp đúp chuột lên tệp tin có tên là festival2004.bmp thì hệ điều hành có thể hiểu là sử dụng chương trình MSPaint để mở tệp này. Khi nhắp đúp chuột lên tệp tin congvan2004.doc thì hệ điều hành có thể hiểu là sử dụng chương trình MS-Word để mở tệp này. 17
Giáo trình Tin học văn phòng 1.3.Thư mục – Folder Để lưu giữ, sắp xếp các tệp tin thành một hệ thống phân cấp có tính chặt chẽ và tiện dụng khi tìm kiếm, hệ điều hành Windows cho phép người sử dụng xây dựng cây thư mục theo cách thức: . Ổ đĩa logic của máy tính được xác định là thư mục gốc. . Có thể tạo nhiều thư mục con trong thư mục . Tệp tin phải được chứa trong một thư mục Có thể hình dung hệ thống thư mục của Windows qua tủ đựng ngăn phiếu tra cứu sách tại thư viện. Tủ đựng ngăn phiếu là thư mục gốc, trong tủ sách có các ngăn chia nhỏ theo từng chủ đề đó là các thư mục con. Mỗi tấm phiếu là một tệp tin chứa thông tin tóm tắt về cuốn sách. Một số nhận xét . Hệ điều hành cho phép đặt tên dài đến 250 kí tự nhưng để dễ quản lý tệp tin chỉ nên đặt tên ngắn gọn, gợi nhớ đến nội dung chứa trong tệp tin (ví dụ: thongke_taisan_quy1.doc), không gõ tiếng Việt trong phần tên và nên sử dụng dấu nối giữa các cụm từ. . Phần mở rộng thường do các chương trình tạo ra tệp tin tự động thiết lập. . Tên thư mục được đặt theo qui tắc đặt tên tệp tin nhưng không có khái niệm phần mở rộng. Không có các thư mục con cùng cấp trùng tên nhau. . Thư mục con có thể trùng tên với thư mục mẹ của nó. . Hai tệp tin chứa trong cùng một thư mục thì không có tên trùng nhau, nhưng khác thư mục thì có thể. . Một tệp tin phải chứa trong một thư mục nhưng không chứa đồng thời trong hai thư mục con cùng cấp. 18
Giáo trình Tin học văn phòng 1.4.Đường dẫn cho tệp tin Để diễn tả vị trí của tệp tin trong hệ thống thư mục chúng ta cần viết đường dẫn theo cách sau: [tên qui ước đĩa logic:] [\] [ \ \ \ ] Ví dụ: Đường dẫn C:\congvan2004\danhsachCB1.doc chỉ ra tệp tin danhsachCB1.doc đang được chứa trong thư mục congvan2004 thuộc đĩa C. 2.Thao tác với tệp tin và thư mục trên màn hình nền 2.1.Tạo tệp tin đơn giản . Nhắp chuột phải trên màn hình nền làm xuất hiện hộp lệnh. . Chọn mục NewText Document. Tệp tin được tạo ra chỉ là một tệp tin rỗng chưa có nội dung gì bên trong. 2.2.Tạo thư mục . Nhắp chuột phải trên màn hình nền làm xuất hiện hộp lệnh. . Chọn mục NewFolder. 19
Giáo trình Tin học văn phòng 2.3.Tạo biểu tượng lối tắt Ý nghĩa của biểu tượng lối tắt đó là rút ngắn thao tác cho người sử dụng. Thực hiện thao tác minh họa: . Nhắp nút Start, chọn mục Program→Accessories→Calculator. Nhắp chuột tại mục Calculator để mở chương trình máy tính số học. . Theo cách làm trên người sử dụng phải thao tác chuột nhiều lần qua các thực đơn lệnh. Nếu thao tác không chính xác sẽ không mở được chương trình.Bây giờ chúng ta thực hiện tạo biểu tượng lối tắt đặt trên màn hình nền để mở chương trình chỉ bằng một lần bấm nút như sau: . Nhắp nút Start, chọn mục Program→Accessories→Calculator. − Nhắp chuột phải tại mục Calculator để mở hộp lệnh. Chọn mục SendTo→Desktop (create shortcut). . Trở về màn hình nền để nhìn thấy biểu tượng lối tắt, sau đó nhắp đúp chuột lên biểu tượng để mở chương trình. 2.4.Đổi tên của biểu tượng Nhắp chuột phải lên biểu tượng làm xuất hiện hộp lệnh. − Chọn mục Rename. Sau đó gõ tên mới vào ô nhập. Thao tác gợi ý thêm Chỉ cần nhắp chuột một lần vào phần tên của biểu tượng lập tức hệ điều hành cho phép gõ tên mới như hình minh họa. 20
Giáo trình Tin học văn phòng 2.5.Sắp xếp biểu tượng trên Desktop . Nhắp chuột phải lên màn hình nền làm xuất hiện hộp lệnh. . Chọn mục Arrange Icons→Auto Arrange và nhắp chuột để chọn chức năng tự động sắp xếp. Nếu thực hiện điều này lần thứ hai thì chức năng Auto Arrange chuyển sang trạng thái không chọn. Các lựa chọn kiểu sắp xếp khác như . By Name - theo tên; . By Type - theo kiểu; . By Size - theo dung lượng nhớ; . By Date - theo ngày tháng tạo lập. 3.Chọn nhóm tệp tin, thư mục 3.1.Chọn nhóm đối tượng liền kề Thao tác bằng thiết bị chuột Kéo di chuột tạo một đường hình chữ nhật bao quanh các biểu tượng muốn chọn. Các biểu tượng được chọn đổi sang màu tối nên thao tác chọn được gọi nôm na là "bôi đen đối tượng". 21
Giáo trình Tin học văn phòng Thao tác kết hợp giữa chuột và bàn phím . Nhắp chuột chọn một biểu tượng. . Giữ phím Shift và nhắp chuột vào biểu tượng khác. 3.2.Chọn nhóm biểu tượng rời rạc Thao tác kết hợp giữa chuột và bàn phím . Nhắp chuột chọn một biểu tượng. . Giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào biểu tượng khác. Điểm quan trọng ở đây là giữ phím Ctrl khi chọn các đối tượng. Có thể nhắp chọn lần thứ hai trên một đối tượng để nhanh chóng hủy chọn chỉ riêng cho đối tượng đó. 4.Huỷ chọn Để hủy chọn toàn bộ các đối tượng đã chọn trên màn hình nền, chúng ta nhắp chuột tại vị trí bất kỳ trên màn hình nền hoặc bấm một trong các phím mũi tên có trên bàn phím. 5.Sao chép/dán tệp tin và thư mục . Chuẩn bị: tạo sẵn trên màn hình nền thư mục có tên là congvan và tệp tin Image1. . Chọn nhóm biểu tượng gồm thư mục congvan và tệp tin Image1. . Nhắp chuột phải trên vùng chọn làm xuất hiện hộp lệnh. Sau đó chọn mục Copy. 22
Giáo trình Tin học văn phòng . Tạo mới thư mục tên là New Folder. Nhắp chuột phải trên thư mục này làm xuất hiện hộp lệnh và sau đó chọn mục Paste để dán bản sao của congvan và Image1 vào trong thư mục này. Gợi ý thêm: Sử dụng tổ hợp phím để thao tác nhanh . Bấm tổ hợp phím Ctrl+C tương đương với việc chọn mục Copy trong hộp lệnh. . Bấm tổ hợp phím Ctrl+V tương đương với việc chọn mục Paste trong hộp lệnh. 6.Di chuyển tệp tin đến thư mục khác . Chọn biểu tượng tệp tin. . Nhắp chuột phải lên vùng chọn để làm xuất hiện hộp lệnh. Sau đó chọn mục Cut. . Nhắp nút phải lên thư mục, nơi sẽ cất giữ tệp tin, để làm xuất hiện hộp lệnh. Tiếp theo là chọn mục Paste. Gợi ý thêm: Sử dụng tổ hợp phím để thao tác nhanh Bấm tổ hợp phím Ctrl+X tương đương với chọn mục Cut trong hộp lệnh. 7.Hiển thị thông tin của tệp tin, thư mục . Chọn nhóm biểu tượng. . Nhắp chuột phải trên vùng chọn làm xuất hiện hộp lệnh, chọn mục Properties. 23
Giáo trình Tin học văn phòng Thông tin của tệp tin, thư mục xuất hiện trong hộp Properties cho người dùng biết số lượng tệp tin, thư mục và quan trọng nhất là tổng dung lượng nhớ (ví dụ theo hình minh họa là 35.2MB). Điều đó giúp cho người dùng có quyết định chính xác khi muốn sao chép tệp tin, thư mục lên các thiết bị lưu trữ thường sử dụng như đĩa mềm, thẻ nhớ tiện dụng Flash Memory, đĩa CDROM, Đặt thuộc tính chỉ đọc (read-only): Trong hộp thoại Properties, nhắp chọn ô Read-only để đặt thuộc tính chỉ đọc cho tệp tin hay thư mục và có thể nhắp chọn ô Hidden để đặt thuộc tính che dấu cho tệp tin hay thư mục. 8.Xóa tệp tin hoặc thư mục . Chọn biểu tượng hoặc nhóm biểu tượng (không phân biệt liền kề hoặc rời rạc). . Bấm phím Delete để xóa. Lưu ý rằng các tệp tin, thư mục bị xóa được đưa vào một thư mục của hệ thống có tên gọi là Recycle Bin (gọi theo tiếng Việt là thùng rác). Biểu tượng của thùng rác rỗng và thùng rác chứa tập tin hoặc thư mục đã bị xóa trên màn hình nền Gợi ý thêm: Chọn biểu tượng tệp tin hoặc thư mục, sau đó kéo vùng chọn đến biểu tượng Recycle Bin và thả nút chuột. Thao tác này cũng là xoá tệp tin và thư mục. Lưu ý: Nếu dùng tổ hợp phím Shift-Del để thực hiện xóa tệp tin, thư mục thì đối tượng bị xoá sẽ mất hẳn không lưu lại trong thùng rác. 9.Mở tệp tin Có hai cách để mở tệp tin: . Nhắp đúp lên biểu tượng tệp tin hoặc . Nhắp chuột phải trên biểu tượng tệp tin làm xuất hiện hộp lệnh, khi đó có hai lệnh để chọn: - Lệnh Open: có chức năng mở tệp tin bằng chương trình đã được đăng ký với hệ điều hành. Ví dụ: tệp tin congvan.doc được đăng ký là mở bằng chương trình soạn thảo văn bản MS-Word. Việc đăng ký này được thực hiện tự động khi chúng ta cài đặt chương trình soạn thảo MS-Word. - Lệnh Open with: có chức năng mở tệp tin bằng chương trình tự chọn trong hộp lệnh như hình minh họa sau. 24
Giáo trình Tin học văn phòng Theo hình minh họa, tệp tin congvan có thể được mở bằng chương trình Notepad hoặc Internet Explorer. Nếu muốn mở tệp tin bằng chương trình khác thì chọn mục lệnh Choose Program làm mở hộp thoại Open With Chọn một chương trình mở tệp và nhắp nút OK. 10.Mở thư mục Có hai cách để mở thư mục: . Nhắp đúp lên biểu tượng thư mục hoặc . Nhắp chuột phải trên biểu tượng thư mục làm xuất hiện hộp lệnh, sau đó 25
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 4 – Cấu hình Windows (Control Panel) 1.Các thao tác cơ bản Có thể xem màn hình nền là một cửa sổ đặc biệt của hệ điều hành Windows. Bây giờ chúng ta tiếp tục tìm hiểu thêm về cửa sổ, một đối tượng mà người sử dụng thường thao tác. 1.1.Mở cửa sổ Nhắp đúp chuột lên các biểu tượng bất kỳ là thao tác cơ bản để mở cửa sổ. . Thực hiện nhắp đúp chuột lên biểu tượng My Computer có trên màn hình nền để mở cửa sổ My Computer. Thao tác nhắp đúp chuột có thể thay bằng thao tác chọn biểu tượng và bấm phím Enter. . Thao tác nhắp đúp chuột lên biểu tượng thư mục bất kỳ có trên màn hình nền để mở cửa sổ làm việc với thư mục. 26
Giáo trình Tin học văn phòng . Thao tác nhắp đúp chuột lên biểu tượng tệp tin bất kỳ có trên màn hình nền để mở cửa sổ làm việc với tệp tin. 1.2.Các thành phần của cửa sổ thư mục Sau khi nhắp đúp lên biểu tượng thư mục bất kỳ để mở cửa sổ thư mục, chúng ta gặp các thành phần sau: . Thanh tiêu đề nằm phía trên cửa sổ. Khi nhắp đúp chuột trên thanh tiêu đề làm phóng to hoặc thu nhỏ cửa sổ. . Dưới thanh tiêu đề là thanh thực đơn lệnh gồm thực đơn lệnh FILE, EDIT, Tất cả các lệnh để điều khiển cửa sổ và để điều khiển các đối tượng khác trong cửa sổ đều có mặt trong thanh thực đơn lệnh. . Thanh công cụ chứa các nút gắn sẵn chức năng ( ví dụ nút để xoá tệp tin hay thư mục đã chọn) giúp cho người sử dụng thao tác dễ dàng hơn, chính xác hơn và nhanh hơn so với việc chọn các lệnh có trên thanh thực đơn. 27
Giáo trình Tin học văn phòng . Thanh công cụ địa chỉ (tiếng Anh là Address) có hộp chọn hỗ trợ khả năng hiển thị thư mục theo sơ đồ dạng cây giúp người dùng dễ hình dung cách tổ chức thư mục trên bộ nhớ ngoài mỗi khi làm thao tác chọn và mở các cửa sổ tiếp theo. . Tại góc trên, bên phải cửa sổ có các nút: là nút thu nhỏ cửa sổ. Chỉ còn một nút bấm nhanh trên thanh tác vụ cho phép mở lại cửa sổ; dưới đây lần lượt là nút chức năng phóng to cửa sổ chiếm toàn bộ màn hình, nút biến đổi cửa sổ về trạng thái có thể co giãn được, nút đóng cửa sổ. 28
Giáo trình Tin học văn phòng . Thanh cuộn ngang sẽ tự động xuất hiện ở dưới đáy cửa sổ khi một phần nội dung trong cửa sổ bị che khuất ở hai phía trái hoặc phải. Nhắp chuột vào biểu tượng hoặc để di chuyển nội dung sang trái hoặc phải. . Khi nội dung trong cửa sổ bị che khuất ở phía trên hoặc phía dưới, chúng ta sẽ thấy xuất hiện thanh cuộn dọc. Thao tác với thanh cuộn dọc sẽ dịch chuyển nội dung lên trên hoặc xuống dưới giúp cho nhìn thấy hết toàn bộ nội dung có trong cửa sổ. . Thanh trạng thái là nơi hiển thị thông tin quan trọng về các đối tượng được chọn trong cửa sổ. . Đường biên cửa sổ là đường viền mảnh bao quanh các cửa sổ ứng dụng. Đường biên giới hạn phạm vi cửa sổ, phân biệt phần nội dung bên trong và bên ngoài cửa sổ. Có 2 loại: đường biên ngang và đường biên dọc. . Để co dãn cửa sổ chúng ta dùng chuột để làm thao tác kéo đường biên ngang và dọc. . Kéo góc đường biên sẽ làm cho cửa sổ mở rộng hoặc thu hẹp theo cả hai chiều ngang và dọc. 1.3.Sử dụng thanh công cụ cơ bản - Standard Buttons Trước khi tìm hiểu ý nghĩa các nút trên thanh công cụ cơ bản, chúng ta thống nhất các khái niệm sau: Cửa sổ hiện tại Hệ điều hành MS-Windows cho phép mở nhiều thư mục trong cùng một cửa sổ. Ví dụ: bắt đầu từ màn hình nền, chúng ta mở cửa sổ My Computer, sau đó mở thư mục gốc C, sau đó thư mục WinZip có trong thư mục C và mở tiếp thư mục New Folder chứa trong thư mục WinZip. 29
Giáo trình Tin học văn phòng Theo thứ tự mở thư mục chúng ta có các khái niệm sau: . Cửa sổ hiện tại, là cửa sổ thư mục đang mở. . cửa sổ ngay trước là cửa sổ thư mục xuất hiện ngay trước cửa sổ hiện tại. . cửa sổ liền sau là cửa sổ đã được mở sau cửa sổ hiện tại. Cửa sổ hoạt động Hệ điều hành MS-Windows cho phép mở nhiều cửa sổ khác nhau. Ví dụ: bắt đầu từ màn hình nền, chúng ta mở cửa sổ My Computer, sau đó mở cửa sổ làm việc với ổ đĩa C:, sau đó mở tiếp một thư mục khác chứa trong C:. Chúng ta lại quay trở về màn hình nền và mở cửa sổ My Computer. Khi đó cửa sổ My Computer là cửa sổ hoạt động. Hệ điều hành cho phép mở nhiều cửa sổ nhưng tại một thời điểm nhất định chỉ có một cửa sổ thư mục cho phép thao tác, và được gọi là cửa sổ hoạt động. Theo hình minh hoạ dưới đây, cửa sổ hoạt động là cửa sổ My Computer. Thanh tiêu đề cửa sổ này hiển thị sáng màu. Tìm hiểu ý nghĩa các nút: Được sử dụng để quay trở lại cửa sổ ngay trước cửa sổ hiện tại. Được sử dụng khi chúng ta đã có sử dụng nút Back. Nút này cho phép quay trở về cửa sổ đã có trước khi bấm nút Back. Để chuyển đến cửa sổ thư mục cha của cửa sổ thư mục hiện tại. Làm xuất hiện vùng tìm kiếm thông tin (Search). Nhắp lần thứ hai để đóng vùng tìm kiếm. 30
Giáo trình Tin học văn phòng Khi cửa sổ bị thu hẹp, một số nút trên thanh công cụ bị che dấu. Dấu mũi tên cho phép hiển thị các nút bị che dấu. Thực hiện nhắp chuột lên dấu mũi tên làm xuất hiện nút Views bị che dấu. Trong hộp lệnh View có thể chọn các cách hiển thị tệp tin, thư mục trong cửa sổ: . Mục Large Icons: khi chọn mục này, biểu tượng được hiển thị ở kích thước lớn. . Mục Small Icons: khi chọn mục này, biểu tượng được hiển thị ở kích thước bé. . Mục List: để hiển thị biểu tượng theo danh sách. . Mục Details: để hiển thị biểu tượng với đầy đủ thông tin gồm: tên, kích thước, Mục này cho phép sắp xếp nội dung trong cửa sổ theo tên, kích cỡ, theo ngày chỉnh sửa, bằng cách nhắp chuột trên các nút. Khi đó xuất hiện dấu tam giác chỉ hướng lên xác định việc sắp xếp danh sách theo kiểu dưới lớn-trên nhỏ. Hình 51. Có thể sắp xếp nội dung theo tên, kích cỡ, . Mục Thumbnails: cho phép hiển thị các tệp ảnh. 31
Giáo trình Tin học văn phòng 1.4.Thanh địa chỉ - Address Trên thanh Address, bấm chọn mũi tên làm xuất hiện danh sách biểu tượng để chọn lựa và mở các cửa sổ khác như: Desktop, My Documents, My Computer, 1.5.Di chuyển giữa nhiều cửa sổ Mở ba cửa sổ để thực hành gồm: My Computer, Recycle Bin, và một cửa sổ thư mục bất kỳ. 32
Giáo trình Tin học văn phòng . Sử dụng nút Maximize để mở rộng cửa sổ đầy màn hình, sử dụng nút Minimize để thu nhỏ từng cửa sổ thành nút bấm nhanh trên thanh tác vụ; sử dụng nút Restore Down để đưa các cửa sổ về dạng có thể thay đổi kích cỡ. . Nhắp chuột vào nút bấm nhanh trên thanh tác vụ để mở rộng hoặc thu nhỏ các cửa sổ. Hình 56. Các nút bấm nhanh của các cửa sổ 2.Cửa sổ Control Panel Nhắp chuột lên nút Start Settings Control Panel để mở cửa sổ Control Panel. 2.1.Biểu tượng System Trong cửa sổ Control Panel, nhắp đúp vào biểu tượng System sẽ làm xuất hiện hộp thoại System Properties cho phép xem thông tin của hệ thống. 33
Giáo trình Tin học văn phòng Thông tin thu được qua thẻ General của hộp thoại System Properties: . Hệ điều hành đã cài đặt là Microsoft Windows 2000. . Dung lượng bộ nhớ RAM là 130 568 KB (~128MB). 2.2.Biểu tượng Date/Time Trong cửa sổ Control Panel nhắp đúp chuột vào biểu tượng Date/Time sẽ mở hộp thoại Date and Time Properties. . Nhắp chọn tháng, năm mới ở phần Date. Có thể điều chỉnh thời gian ở phần Time. . Nhắp chọn nút Apply để áp dụng điều chỉnh. Nhắp chọn nút OK để kết thúc việc điều chỉnh và đóng hộp thoại. 2.3.Biểu tượng Mouse Nhắp đúp chuột lên biểu tượng hình con chuột trong cửa sổ Control Panel đế mở hộp thoại Mouse Properties cho phép điều chỉnh hoạt động của thiết bị chuột máy tính. 2.3.1.Thẻ Buttons 34
Giáo trình Tin học văn phòng . Phần Button configuration: Nếu chọn Left-handed thay thế Right-handed thì chức năng của hai nút chuột bị đảo cho nhau giúp cho người thuận tay trái làm việc được dễ dàng. . Phần Files and Folders: Nếu chọn Single-click thay cho Double-click thì việc di con trỏ chuột trên biểu tượng cũng chính là chọn biểu tượng. Biểu hiện cho việc chọn Single-click là trong các cửa sổ chúng ta thấy tên biểu tượng có dấu gạch chân. . Phần Double-click speed: Có thể điều chỉnh độ trễ cho việc nhắp đúp bằng cách di chuyển núm trên thanh trượt về trái hoặc phải. Đặt tại vị trí ở giữa là tốt nhất. 2.3.2.Thẻ Pointer . Phần Scheme Nhắp nút tam giác làm xuất hiện danh sách mẫu chọn. 35
Giáo trình Tin học văn phòng Mỗi mẫu chọn gồm nhiều hình ảnh khác nhau của con trỏ chuột theo từng tình huống của hệ thống. Ví dụ chọn mẫu Conductor thì hình ảnh con trỏ chuột thay đổi, khi đó hình ảnh bàn tay chỉ lên sẽ thay thế mũi tên màu trắng như chúng ta thường sử dụng. . Để đặt hình ảnh về dạng thường sử dụng, chúng ta nhắp nút Use Default cho từng nội dung trong mục Customize hoặc chọn giá trị None trong mục Sheme. Sau đó: - Nhắp nút Apply để thực hiện những lựa chọn nhưng chưa đóng hộp thoại - Nhắp nút OK để đồng ý với những lựa chọn đồng thời đóng hộp thoại. - Nhắp nút Cancel để bỏ qua các lựa chọn và đóng hộp thoại. 2.4.Biểu tượng Display Trong cửa sổ Control Panel, nhắp đúp biểu tượng Display để mở hộp thoại Display Properties. 36
Giáo trình Tin học văn phòng Hình 64. Hộp thoại Display Properties Có thể hình dung màn hình nền của Hệ điều hành như mặt bàn làm việc của mọi người. Nếu nhiều người dùng chung một máy tính thì Windows cho phép mỗi người có một màn hình nền riêng biệt, đó chính là tính cá nhân hoá môi trường làm việc được Hệ điều hành Windows hỗ trợ. Hộp thoại Display Properties có nhiều thẻ: Thẻ Background, thẻ Screen Saver, thẻ Appearance, Mỗi thẻ chứa những lựa chọn khác nhau để giúp điều chỉnh việc hiển thị thông tin trên màn hình. 2.4.1.Thẻ Background Cho phép người sử dụng thao tác: . Thay đổi ảnh, mẫu nền của màn hình nền. . Thay đổi cách hiển thị ảnh trên màn hình nền khi thao tác với ô Picture Display. . Chỉnh sửa mẫu dạng của màn hình nền qua nút Pattern. 2.4.2.Thẻ bảo vệ màn hình - ScreenSaver Cho phép thiết lập các kiểu bảo vệ màn hình, tiết kiệm điện năng cho máy tính trong những thời gian máy đang bật nguồn điện nhưng chưa sử dụng. . Nhắp Settings để thay đổi các hiệu ứng về màu sắc, tần số xuất hiện hình ảnh, . Nhắp Preview để xem các thay đổi vừa thực hiện. . Chỉnh số phút chờ tín hiệu từ thiết bị nhập ở ô Wait. Sau số phút qui định, hệ thống tự động chuyển màn hình sang chế độ bảo vệ. . Thiết lập chế độ tiết kiệm điện năng cho màn hình, ổ đĩa cứng và cả hệ thống bằng cách nhắp nút Power và sau đó điều chỉnh khỏang thời gian ngừng cung cấp nguồn điện cho các thiết bị màn hình, ổ cứng. 37
Giáo trình Tin học văn phòng 2.4.3.Thẻ Appearance - Thiết lập cửa sổ hệ thống theo mẫu sẵn có . Chọn mẫu cửa sổ trong mục Scheme. Mẫu thường dùng là Windows Standard. . Chọn từng chi tiết của cửa sổ để chỉnh sửa trong mục Item. Có thể chỉnh chi tiết màu của thực đơn lệnh-Menu, Mỗi lần chỉnh sửa, hình ảnh minh hoạ về cửa sổ có thay đổi tương ứng giúp cho người dùng có thể ra quyết định cuối cùng. . Nhắp nút Apply để áp dụng mẫu cửa sổ mới cho hệ thống nhưng chưa đóng cửa sổ Display Properties. . Nhắp nút OK để áp dụng mẫu đã chọn và đóng luôn cửa sổ Display Properties. 38
Giáo trình Tin học văn phòng 2.4.4.Thẻ Effects - Thiết lập hiệu ứng cho cửa sổ 2.4.5.Thẻ Settings - Thiết lập độ phân giải màn hình 39
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 5 – Internet và các dịch vụ 1.Mở đầu 1.1.Lịch sử phát triển Mạng Internet ngày nay là một mạng toàn cầu, bao gồm hàng chục triệu người sử dụng, được hình thành từ cuối thập kỷ 60 từ một thí nghiệm của Bộ quốc phòng Mỹ. Tại thời điểm ban đầu đó là mạng ARPAnet của Ban quản lý dự án nghiên cứu Quốc phòng .ARPAnet là một mạng thử nghiệm phục vụ các nghiên cứu quốc phòng, một trong những mục đích của nó là xây dựng một mạng máy tính có khả năng chịu đựng các sự cố (ví dụ một số nút mạng bị tấn công và phá huỷ nhưng mạng vẫn tiếp tục hoạt động). Mạng cho phép một máy tính bất kỳ trên mạng liên lạc với mọi máy tính khác. Khả năng kết nối các hệ thống máy tính khác nhau đã hấp dẫn mọi người, vả lại đây cũng là phương pháp thực tế duy nhất để kết nối các máy tính của các hãng khác nhau. Kết quả là các nhà phát triển phần mềm ở Mỹ, Anh và Châu Âu bắt đầu phát triển các phần mềm trên bộ giao thức TCP/IP (giao thức được sử dụng trong việc truyền thông trên Internet) cho tất cả các loại máy. Điều này cũng hấp dẫn các trường đại học, các trung tâm nghiên cứu lớn và các cơ quan chính phủ, những nơi mong muốn mua máy tính từ các nhà sản xuất, không bị phụ thuộc vào một hãng cố định nào. Bên cạnh đó các hệ thống cục bộ LAN bắt đầu phát triển cùng với sự xuất hiện các máy để bàn (desktop workstations)- 1983. Phần lớn các máy để bàn sử dụng Berkeley UNIX, phần mềm cho kết nối TCP/IP đã được coi là một phần của hệ điều hành này. Một điều rõ ràng là các mạng này có thể kết nối với nhau dễ dàng. Trong quá trình hình thành mạng Internet, NSFNET (được sự tài trợ của Hội khoa học Quốc gia Mỹ) đóng một vai trò tương đối quan trọng. Vào cuối những năm 80, NFS thiết lập 5 trung tâm siêu máy tính. Trước đó, những máy tính nhanh nhất thế giới được sử dụng cho công việc phát triển vũ khí mới và một vài hãng lớn. Với các trung tâm mới này, NFS đã cho phép mọi người hoạt động trong lĩnh vực khoa học được sử dụng. Ban đầu, NFS định sử dụng ARPAnet để nối 5 trung tâm máy tính này, nhưng ý đồ này đã bị thói quan liêu và bộ máy hành chính làm thất bại. Vì vậy, NFS đã quyết định xây dựng mạng riêng của mình, vẫn dựa trên thủ tục TCP/IP, đường truyền tốc độ 56kbps. Các trường đại học được nối thành các mạng vùng, và các mạng vùng được nối với các trung tâm siêu máy tính. Đến cuối năm 1987, khi lượng thông tin truyền tải làm các máy tính kiểm soát đường truyền và bản thân mạng điện thoại nối các trung tâm siêu máy tính bị quá tải, một hợp đồng về nâng cấp mạng NSFNET đã được ký với công ty Merit Network Inc, công ty đang cùng với IBM và MCI quản lý mạng giáo dục ở Michigan. Mạng cũ đã được nâng cấp bằng đường điện thoại nhanh nhất lúc bấy giờ, cho phép nâng tốc độ lên gấp 20 lần. Các máy tính kiểm soát mạng cũng được nâng cấp. Việc nâng cấp mạng vẫn liên tục được tiến hành, đặc biệt trong những năm cuối cùng do số lượng người sử dụng Internet tăng nhanh chóng. 40
Giáo trình Tin học văn phòng Điểm quan trọng của NSFNET là nó cho phép mọi người cùng sử dụng. Trước NSFNET, chỉ có các nhà khoa học, chuyên gia máy tính và nhân viên các cơ quan chính phủ có được kết nối Internet. NSF chỉ tài trợ cho các trường đại học để nối mạng, do đó mỗi sinh viên đại học đều có khả năng làm việc trên Internet. Ngày nay mạng Internet đã được phát triển nhanh chóng trong giới khoa học và giáo dục của Mỹ, sau đó phát triển rộng toàn cầu, phục vụ một cách đắc lực cho việc trao đổi thông tin trước hết trong các lĩnh vực nghiên cứu, giáo dục và gần đây cho thương mại. 1.2.Tổ chức của Internet Internet là một liên mạng, tức là mạng của các mạng con. Vậy đầu tiên là vấn đề kết nối hai mạng con. Để kết nối hai mạng con với nhau, có hai vấn đề cần giải quyết. Về mặt vật lý, hai mạng con chỉ có thể kết nối với nhau khi có một máy tính có thể kết nối với cả hai mạng này. Việc kết nối đơn thuần về vậy lý chưa thể làm cho hai mạng con có thể trao đổi thông tin với nhau. Vậy vấn đề thứ hai là máy kết nối được về mặt vật lý với hai mạng con phải hiểu được cả hai giao thức truyền tin được sử dụng trên hai mạng con này và các gói thông tin của hai mạng con sẽ được gửi qua nhau thông qua đó. Máy tính này được gọi là internet gateway hay router. Hình 70. Hai mạng Net 1 và Net 2 kết nối thông qua router R. Khi kết nối đã trở nên phức tạp hơn, các máy gateway cần phải biết về sơ đồ kiến trúc của các mạng kết nối. Ví dụ trong hình sau đây cho thấy nhiều mạng được kết nối bằng 2 router. Hình 71. Mạng kết nối với nhau thông qua 2 router Như vậy, router R1 phải chuyển tất cả các gói thông tin đến một máy nằm ở mạng Net 2 hoặc Net 3. Với kích thước lớn như mạng Internet, việc các routers làm sao có thể quyết định về việc chuyển các gói thông tin cho các máy trong các mạng sẽ trở nên phức tạp hơn. 41
Giáo trình Tin học văn phòng Để các routers có thể thực hiện được công việc chuyển một số lớn các gói thông tin thuộc các mạng khác nhau người ta đề ra quy tắc là: Các routers chuyển các gói thông tin dựa trên địa chỉ mạng của nơi đến, chứ không phải dựa trên địa chỉ của máy máy nhận. Như vậy, dựa trên địa chỉ mạng nên tổng số thông tin mà router phải lưu giữ về sơ đồ kiến trúc mạng sẽ tuân theo số mạng trên Internet chứ không phải là số máy trên Internet. Trên Internet, tất cả các mạng đều có quyền bình đẳng cho dù chúng có tổ chức hay số lượng máy là rất chênh lệch nhau. Giao thức TCP/IP của Internet hoạt động tuân theo quan điểm sau: Tất các các mạng con trong Internet như là Ethernet, một mạng diện rộng như NSFNET back bone hay một liên kết điểm-điểm giữa hai máy duy nhất đều được coi như là một mạng. Điều này xuất phát từ quan điểm đầu tiên khi thiết kế giao thức TCP/IP là để có thể liên kết giữa các mạng có kiến trúc hoàn toàn khác nhau, khái niệm "mạng" đối với TCP/IP bị ẩn đi phần kiến trúc vật lý của mạng. Đây chính là điểm giúp cho TCP/IP tỏ ra rất mạnh. Như vậy, người dùng trong Internet hình dung Internet làm một mạng thống nhất và bất kỳ hai máy nào trên Internet đều được nối với nhau thông qua một mạng duy nhất. Hình vẽ sau mô tả kiến trúc tổng thể của Internet. 42
Giáo trình Tin học văn phòng Hình 72. (a) - Mạng Internet dưới con mắt người sử dụng. Các máy được nối với nhau thông qua một mạng duy nhất. (b) - Kiến trúc tổng quát của mạng Internet. Các routers cung cấp các kết nối giữa các mạng. 1.3.Vấn đề quản lý mạng Internet Thực chất Internet không thuộc quyền quản lý của bất kỳ ai. Nó không có giám đốc, không có ban quản trị. Bạn có thể tham gia hoặc không tham gia vào Internet, đó là quyền của mỗi thành viên. Mỗi mạng thành phần sẽ có một giám đốc hay chủ tịch, một cơ quan chính phủ hoặc một hãng điều hành, nhưng không có một tổ chức nào chịu trách nhiệm về toàn bộ Internet. Hiệp hội Internet (Internet Socity- ISOC) là một hiệp hội tự nguyện có mục đích phát triển khả năng trao đổi thông tin dựa vào công nghệ Internet. Hiệp hội bầu ra Internet Architecture Board- IAB (Uỷ ban kiến trúc mạng). Ban này có trách nhiệm đưa ra các hướng dẫn về kỹ thuật cũng như phương hướng để phát triển Internet. IAB họp định kỳ để bàn về các vấn đề như các chuẩn, cách phân chia tài nguyên, địa chỉ Mọi người trên Internet thể hiện nguyện vọng của mình thông qua uỷ ban kỹ thuật Internet (Internet Engineering Task Force - IETF). IETF cũng là một tổ chức tự nguyện, có mục đích thảo luận về các vấn đề kỹ thuật và sự hoạt động của Internet. Nếu một vấn đề được coi trọng, IETF lập một nhóm kỹ thuật để nghiên cứu vấn đề này. Trung tâm thông tin mạng (Network information center-NIC) gồm có nhiều trung tâm khu vực như APNIC - khu vực Châu á-Thái bình dương. NIC chịu trách nhiệm phân tên và địa chỉ cho các mạng máy tính nối vào Internet. 43
Giáo trình Tin học văn phòng 2.Các dịch vụ 2.1.Dịch vụ thư điện tử - Electronic Mail (E-mail) Thư điện tử, hay thường gọi e-mail, là một trong những tính năng quan trọng nhất của Internet. Mặc dù ban đầu được thiết kế như một phương thức truyền các thông điệp riêng giữa những người dùng Internet, Internet e-mail là phương pháp truyền văn bản rẻ tiền nhất có ở mọi nơi. Chỉ tốn khoảng vài cent để gửi e-mail đi bất kỳ đâu trên thế giới, rẻ hơn nhiều so với cước bưu điện loại thấp nhất. Một trong những lợi ích chính của e-mail là tốc độ lưu chuyển. Tuy không tức thời như fax, thời gian truyền e-mail thường được tính bằng phút, ngay cả khi người gửi và người nhận ở tận hai đầu của trái đất. Hệ thống địa chỉ e-mail: Một vấn đề vô cùng quan trọng trong quá trình gửi hay nhận thư là cách xác định chính xác địa chỉ của thư cần gửi đến. Để thực hiện điều này người ta sử dụng dịch vụ đánh tên vùng (Domain Name Service - DNS). Dựa trên dịch vụ đánh tên vùng, việc đánh địa chỉ e-mail cho người sử dụng sẽ rất đơn giản như sau: Tên_người_sử_dụng@Tên_đầy_đủ_của_domain Ví dụ người dùng Nguyễn Văn A thuộc domain là hn.vnn.vn sẽ có thể có địa chỉ e-mail là AVNGUYEN@HN.VNN.VN 2.2.Dịch vụ mạng thông tin toàn cầu WWW (World Wide Web) Đây dịch vụ mới và mạnh nhất trên Internet. WWW được xây dựng dựa trên một kỹ thuật có tên gọi là hypertext (siêu văn bản). Hypertext là kỹ thuật trình bày thông tin trên một trang trong đó có một số liên kết tới một trang thông tin mới có nội dung đầy đủ hơn. Trên cùng một trang thông tin có thể có nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như TEXT, ảnh hay âm thanh. Để xây dựng các trang dữ liệu với các kiểu dữ liệu khác nhau như vậy, WWW sử dụng một ngôn ngữ có tên là HTML (HyperText Markup Language). Ngôn ngữ HTML được xây dựng trên cơ sở ngôn ngữ SGML (Standard General Markup Language). HTML cho phép định dạng các trang thông tin, cho phép thông tin được kết nối với nhau. Để thực hiện việc liên kết các tài nguyên, WWW sử dụng phương pháp có tên là URL (Universal Resource Locator). Với URL, WWW cũng có thể truy nhập tới các tài nguyên thông tin từ các dịch vụ khác nhau như FTP, Gopher, Wais trên các server khác nhau. Người dùng sử dụng một phần mềm Web Browser để xem thông tin trên các máy chủ WWW. Tại server phải có một phần mềm Web server. Phần mềm này thực hiện nhận các yêu cầu từ Web Browser gửi lên và thực hiện yêu cầu đó. Với sự bùng nổ dịch vụ WWW, dịch vụ này càng ngày càng được mở rộng và đưa thêm nhiều kỹ thuật tiên tiến nhằm tăng khả năng biểu đạt thông tin cho người sử dụng. Một số công nghệ mới được hình thành như Active X, Java cho phép tạo các trang Web động thực sự mở ra một hướng phát triển rất lớn cho dịch vụ này. 44
Giáo trình Tin học văn phòng 2.3.Dịch vụ truyền file - FTP (File Transfer Protocol) Dịch vụ FTP dùng để truyền tải các file dữ liệu giữa các host trên Internet. Công cụ để thực hiện dịch vụ truyền file là chương trình ftp, nó sử dụng một giao thức của Internet là giao thức FTP (File Transfer Protocol). Như tên của giao thức đã nói, công việc của giao thức này là thực hiện chuyển các file từ một máy tính này sang một máy tính khác. Giao thức này cho phép truyền file không phụ thuộc vào vấn đề vị trí địa lý hay môi trường hệ điều hành của hai máy. Điều duy nhất cần thiết là cả hai máy đều có phần mềm hiểu được giao thức FTP. ftp là một phần mềm như vậy trên hệ điều hành Unix. Muốn sử dụng dịch vụ này trước hết bạn phải có một đăng ký người dùng ở máy remote và phải có một password tương ứng. Việc này sẽ giảm số người được phép truy cập và cập nhập các file trên hệ thống ở xa. Một số máy chủ trên Internet cho phép bạn login với một account là anonymous, và password là địa chỉ e-mail của bạn, nhưng tất nhiên, khi đó bạn chỉ có một số quyền hạn chế với hệ thông file ở máy remote. Để phiên làm việc FTP thực hiện được, ta cũng cần 2 phần mềm. Một là ứng dụng FTP client chạy trên máy của người dùng, cho phép ta gửi các lệnh tới FTP host. Hai là FTP server chạy trên máy chủ ở xa, dùng để xử lý các lệnh FTP của người dùng và tương tác với hệ thống file trên host mà nó đang chạy. Ftp cho phép bạn tìm kiếm thông tin trên server bằng các lệnh thông dụng như ls hay dir. Khi người dùng đánh các lệnh này, ftp sẽ chuyển lên cho server, tại server sẽ thực hiện lệnh này và gửi về thông tin danh sách các file tìm được. Người sử dụng sau khi nhận được các thông tin này sẽ gửi yêu cầu về một file nào đó bằng lệnh: get source_file_name destination_file_name Còn khi muốn truyền một file lên máy ở xa, người sử dụng dùng lệnh: put source_file_name destination_file_name Để một lúc có thể tải về hoặc truyền lên máy ở xa nhiều file, người ta có thể dùng các lệnh mget và mput và sử dụng các ký tự wild cast như trong môi trường DOS. Ví dụ sau sẽ tải các file có tên là *.dat: mget *.dat Sau đây là một ví dụ về một giao dịch truyền file: # ftp ftp.vnd.net kết nối với máy chủ Connected to ftp.vnd.net 220 FTP Server ready. name: anonymous gõ user name để login 331 send your e-mail as password Password: password không hiển thị 45
Giáo trình Tin học văn phòng 230 User guest logged in. Access restricted is apply ftp>dir lệnh hiển thị danh sách các file sendmail-7.5 tcp-wrapper innd w project.dat ftp>get project.dat tải file về local ftp>quit thoát ra khỏi dịch vụ 221 Goodbye. Để sử dụng dịch vụ FTP, người sử dụng có thể chạy phần mềm FTP client ví dụ như: WS_FTP hay CUTFTP đây là các chương trình có giao diện đồ hoạ khá thân thiện với người sử dụng. Bạn có thể download các phần mềm này từ Internet để cài lên máy tính của bạn. 2.4.Dịch vụ Remote Login - Telnet Dịch vụ này cho phép bạn ngồi tại máy tính của mình thực hiện kết nối tới một máy chủ ở xa (remote host) và sau đó thực hiện các lệnh trên máy chủ ở xa này. Khi bạn đã kết nối tới máy remote và thực hiện xong việc login, những gì bạn gõ vào bàn phím sẽ được chuyển tới máy remote và có tác dụng như việc gõ bàn phím ở chính máy remote đó. Bạn có thể truy nhập bất cứ dịch vụ gì mà máy remote cho phép các trạm cục bộ của mình truy nhập. Để thực hiện dịch vụ Telnet, tại máy của mình bạn gõ: # telnet remote-host-name Ví dụ sau đây mô tả người dùng hoalt login vào một máy chủ UNIX tại VDC: # telnet www.vnd.net Trying Connected to www.vnd.net Escape character '^]'. login: hoalt login vào máy remote Password: pasword không được hiển thị Last login: Sat Sep 7 17:16:35 from localhost $ ls Lệnh thực hiện trên máy remote sendmail-7.5 tcp-wrapper innd www $ pwd Lệnh thực hiện trên máy remote /home/hoalt $ logout logout khỏi máy remote # Như vậy, telnet là một công cụ giúp bạn login vào một máy ở xa. Nhưng muốn vậy máy ở xa phải cho phép bạn sử dụng dịch vụ này. Cụ thể là trong ví dụ trên bạn phải có một định danh người sử dụng tại máy ở xa là hoalt với một password nào đó. 46
Giáo trình Tin học văn phòng 2.5.Dịch vụ Gopher Gopher là một dịch vụ tra cứu thông tin trên mạng theo chủ đề và sử dụng các menu. Khi một client nối vào một server, màn hình của client sẽ xuất hiện như sau: Internet Gropher Infermation Client v2.0.16 Home Gopher server: wildlife.ora.com 1. Introduce and Cover 2. Foreword 3. Country and Account/ 4. Search Country Data 5. Wildfile FTP Site/ Press ? for Help, q to Quit page: 1/1 Người dùng có thể chọn đề mục mà mình quan tâm hoặc gõ các lệnh tương ứng (thông thường các lệnh rất đơn giản, chỉ 1 hay 2 ký tự), trên màn hình sẽ lại xuất hiện ra một menu kế tiếp theo hoặc hiển thị những văn bản cần thiết khi đến tận cùng. Người dùng có thể tải văn bản đó về máy tính của mình để xem xét hay xử lý. Một hạn chế của Gopher là thông tin hiển thị cho người dùng dưới các dạng menu cho nên rất tóm tắt, hơn nữa Gopher cung cấp rất hạn chế khả năng tìm kiếm thông tin. Khi dịch vụ World Wide Web ra đời và phát triển thì người dùng không dùng Gopher như một dịch vụ tra cứu thông dụng nữa. 2.6.Dịch vụ tìm kiếm thông tin diện rộng - WAIS WAIS (Wide Area Information Server) là công cụ tìm kiếm thông tin trên Internet, khác với dịch vụ Gopher là dịch vụ cho phép người dùng tìm kiếm và lấy thông tin qua một chuỗi các đề mục lựa chọn (menu), dịch vụ WAIS cho phép người sử dụng tìm kiếm các tệp dữ liệu trong đó có các xâu xác định trước. Người sử dụng có thể đưa ra yêu cầu dạng như: "hãy tìm cho tôi các tệp có chứa từ music và Beethoven". Khi đó, WAIS server sẽ tìm trong cơ sở dữ liệu của nó các tệp thoả mãn yêu cầu trên và gửi trả về client danh sách các tệp đó. WAIS server còn thực hiện đếm số lần xuất hiện của từ trong tệp để tính điểm và gửi về cho client giúp người sử dụng dễ dàng lựa chọn tệp mình cần. Mỗi danh sách gửi về thường có khoảng 15-50 tệp với số điểm cao nhất, người dùng có thể chọn một hay nhiều tệp để tải về trạm của mình. Về mặt cấu trúc, WAIS bao gồm ba bộ phận chính là: client, server và indexer. Bộ phận indexer thực hiện cập nhập các dữ liệu mới, sắp xếp chúng theo một phương pháp thích hợp cho việc tìm kiếm. Server nhận câu hỏi từ client, tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu (do indexer tạo ra) những tệp phù hợp, đánh giá điểm các tệp và gửi về cho client. Nó không những cho phép hiển thị các tệp dữ liệu TEXT mà còn có thể hiển thị các tệp dữ liệu đồ hoạ. 47
Giáo trình Tin học văn phòng Hình 73. Cấu trúc của hệ thống WAIS. 2.7.Dịch vụ hội thoại trên Internet - IRC Internet Relay Chat (IRC - Nói chuyện qua Internet) là phương tiện "thời gian thực", nghĩa là những từ bạn gõ vào sẽ xuất hiện gần như tức thời trên màn hình của người nhận và trả lời của họ của xuất hiện trên màn hình của bạn như vậy. Thay vì phải chờ vài phút hay vài ngày đối với thông điệp, bạn có thể trao đổi tức thời với tốc độ gõ chữ của bạn. IRC có thể mang tính cá nhân như e-mail, người lạ không khám phá được nội dung trao đổi của bạn, hoặc bạn có thể tạo "kênh mở" cho những ai bạn muốn cùng tham gia. Cũng không hiếm các kênh IRC có từ 10 người trở lên tham gia hội thoại. Ngoài việc trao đổi lời, người dùng IRC còn có thể gửi file cho nhau như hình ảnh, chương trình, tài liệu hay những thứ khác. Cũng như các dịch vụ khác của Internet, phạm vi hội thoại trên các kênh IRC là rất rộng, có thể bao gồm cả những chủ đề không phù hợp với trẻ em, vì vậy cần có biện pháp giám sát những trẻ em muốn sử dụng dịch vụ này. Ngoài những dịch vụ đ∙ nêu ở trên còn có các dịch vụ khác như Voice Over IP, IP FAX, Video Conference 2.8.Khai thác dịch vụ Internet Truy cập vào mạng Internet có thể có 2 cách: . Truy cập trực tiếp thông qua đường dành riêng (Leased Line) . Truy cập gián tiếp thông qua mạng diện thoại công cộng. Việc đăng ký một đường thuê bao dành riêng chỉ dành cho những cơ quan, đơn vị với mục đích truy cập mạng Internet không chỉ khai thác các tài nguyên, dịch vụ sẵn có trên mạng Internet mà còn sử dụng mạng Internet như là một môi trường kết nối từ xa tới các tài nguyên trên mạng LAN của đơn vị mình. Khi đó người sử dụng có thể xây dựng máy chủ Mail, máy chủ FTP, xây dựng mạng riêng ảo(VPN- Virtual Private Network) Tất nhiên việc này đòi hỏi tốn kém tiền bạc và công sức. Còn nếu bạn chỉ truy cập mạng Internet để khai thác các dịch vụ sẵn có trên mạng thì bạn có thể truy cập thông qua mạng điện thoại công cộng. 48
Giáo trình Tin học văn phòng Để có thể thực hiện việc kết nối tới máy chủ trên Internet, bạn cần: . Thực hiện việc đăng ký sử dụng với nhà cung cấp dịch vụ. Ổ Việt nam hiện nay đang có các nhà cung cấp dịch vụ như VDC, FPT, NETNAM, SAIGON POSTEL. Sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ bạn sẽ được cung cấp các thông số hoà mạng như : - User Name: tên đăng ký sử dụng dịch vụ Internet. - Password: mật khẩu dùng để xác định quyền sử dụng dịch vụ. - Email Address and Password: Địa chỉ thư điện tử và mã truy nhập địa chỉ thư của bạn - Số điện thoại dùng để truy nhập vào mạng. . Máy tính có modem và phần mềm công cụ để duyệt các trang WEB. Phổ biến hiện nay là Nescape Navigator với các Version 4.x; Internet Explore4.0, 5.0, 6.0 của Microsoft. 49
Giáo trình Tin học văn phòng Phần 2 – Microsoft Word 50
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 1 – Giới thiệu chung 1.Khởi động chương trình MS-Word 2000 Khi máy tính đã cài đặt MS-Office 2000, chúng ta có thể khởi động MS-Word 2000. Có hai cách để khởi động MS-Word. Cách 1 Cách 2 Khi đó, chương trình MS-Word sẽ được khởi động và sẽ thấy được màn hình làm việc như hình sau 51
Giáo trình Tin học văn phòng 52
Giáo trình Tin học văn phòng 2.Các thành phần cơ bản của màn hình làm việc chính . Thanh thực đơn lệnh (menu bar): chứa các nhóm lệnh File, Edit, Insert, Format, Tools, Table, Windows, Help. . Thanh công cụ (tool bar): chứa các nút biểu tượng trực quan gắn với các lệnh hay dùng. . Thanh thước (ruler): đo khoảng cách (Centimeter hoặc Inches) . Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo. . Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang ở trang nào, dòng nào, cột nào, . Các thanh cuộn gồm có thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang. 3.Tìm hiểu thanh thực đơn lệnh Trên thanh thực đơn lệnh ta thấy . Các lệnh được tổ chức theo nhóm. . Khi nhấn chuột vào các tên nhóm lệnh File, Edit, sẽ buông xuống một bảng chọn lệnh. . Nút mở rộng xuống : khi còn các tên lệnh trong nhóm chưa hiển thị hết. . Nút mở rộng sang ngang : khi tên lệnh còn chứa nhiều lệnh con. . Nút ba chấm “ ” : khi có nhiều lựa chọn. . Một dòng trên bảng chọn lệnh có 3 phần: Nút biểu tượng lệnh - Tên lệnh - Tổ hợp phím tắt. . Các lệnh hay dùng sẽ có nút biểu tượng lệnh và tổ hợp phím tắt đi kèm. Đây cũng là nút hiển thị trên thanh công cụ. Do đó, với các lệnh hay dùng thường có 3 cách thực hiện . Chọn lệnh trên bảng . Nhấn nút trên thanh công cụ . Dùng tổ hợp phím Chú ý: Nếu tên lệnh trong bảng chọn đang bị mờ thì điều đó có nghĩa là chúng ta chưa sử dụng được các lệnh đó trong lúc này. Các kiểu thao tác lệnh . Nhắp chuột vào tên lệnh, nút lệnh trên thanh công cụ. Lệnh được thực hiện. . Lệnh đánh dấu bật /tắt một lựa chọn. Ví dụ, trong nhóm lệnh View, mục lệnh Ruler. Nút cạnh mục Ruler nghĩa là: có hiển thị thanh thước (Ruler) trên cửa sổ. Nếu nhắp chuột vào mục Ruler sẽ làm mất nút. Thanh thước sẽ biến mất. 53
Giáo trình Tin học văn phòng Điểm qua các nhóm lệnh . File -Tệp: Các thao tác mở, đóng, ghi lưu, và in ấn. . Edit -Soạn thảo: Các thao tác nhập thêm, xoá đi, sao chép, cắt dán, tìm, thay thế . View -Xem/nhìn: Cách hiển thị trang soạn thảo, màn hình làm việc . Insert - Chèn thêm: Thêm các đối tượng vào tài liệu. . Format -Định dạng: các thao tác định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, màu nền, . Tools -Các công cụ: kiểm tra chính tả, trộn tài liệu, bảo mật . Table - Bảng: vẽ bảng, bố trí dòng, cột, sắp xếp trong bảng . Help - Trợ giúp: tra cứu, trợ giúp bằng Tiếng Anh 4.Làm quen với các loại con trỏ . Con trỏ nhập văn bản (hay con chạy - cursor): là thanh đứng màu đen, nhấp nháy. Chỉ ra vị trí thêm vào văn bản. Ở dòng thứ mấy, cột thứ mấy (hãy di chuyển và xem dưới thanh trạng thái). Chỉ di chuyển được trong phạm vi vùng soạn thảo. Di chuyển bằng các phím mũi tên hoặc dùng chuột . Con trỏ chuột: ở dạng chữ I nét mảnh, không nhấp nháy. Di chuyển bằng cách di chuột. Khi di chuyển đến các thanh công cụ thì con trỏ chuột có hình mũi tên màu trắng. 5.Lưu tài liệu lên đĩa cứng và đĩa mềm Lưu tài liệu lên đĩa cứng Cách 1 Cách 2 Cách 3 54
Giáo trình Tin học văn phòng Lần đầu tiên ghi lưu tệp tin, hộp thoại Save As được mở ra (như hình sau): Khi ghi lưu một tài liệu cần lưu ý: . Nơi lưu tài liệu: tên thư mục lưu tài liệu được hiện trong ô Save in. . Đặt tên tệp tin tài liệu: nhập tên tài liệu trong ô File name. . Kiểu tài liệu: lựa chọn trong ô Save as type. Theo mặc định kiểu tài liệu trong MS- Word là tệp tin có phần mở rộng là .doc. Tạo thư mục mới để lưu tài liệu: Giả sử cần tạo một thư mục mới để lưu trữ tài liệu muốn ghi lại cần thực hiện các bước sau 55
Giáo trình Tin học văn phòng Một số tiện ích trong hộp thoại Save as Quay lại thư mục vừa xem Chuyển đến thư mục cha của thư mục hiện hành Tạo thư mục mới trong thư mục hiện hành Truy cập đến các tệp mới được mở gần nhất Chuyển nhanh đến thư mục My Documents Chuyển nhanh đến thư mục My Desktop Chuyển nhanh đến thư mục My Favourite 5.1.Lưu tài liệu vào đĩa mềm Tương tự như thao tác ghi lưu tài liệu vào đĩa cứng nhưng: 5.2.Ghi lưu tài liệu với một tên khác Dùng khi muốn lưu tài liệu thành một bản mới. 5.3.Ghi lưu tài liệu dưới định dạng khác Khi nào cần ghi dưới dạng tệp khác? . Để mang sang một nơi khác hoặc một môi trường khác. . Để xuất bản dưới dạng một định dạng khác với những yêu cầu mà Word không có. 56
Giáo trình Tin học văn phòng Một số kiểu tệp tin có thể chọn để lưu . Document Template: (*.DOT) . Rich Text Format: (*.RTF) – có thể mở bằng chương trình WordPad . Text Only: (*.TXT) – có thể mở bằng chương trình NotePad, các định dạng văn bản, hình ảnh, màu sắc sẽ bị mất. . Các phiên bản thấp hơn của Word: . Các hệ soạn thảo văn bản khác: Word Perfect Thao tác thực hiện 5.4.Ghi lưu tệp tin theo phiên bản thấp hơn Dùng khi muốn đọc tài liệu trên các máy tính có cài phiên bản Office thấp hơn 57
Giáo trình Tin học văn phòng 5.5.Ghi lưu tệp tin thành tệp mẫu . Tệp mẫu là một kiểu tệp đặc biệt. . Tệp mẫu chỉ cần tạo ra 1 lần, có dùng lại nhiều lần. . Có thể biến đổi theo ý muốn. 58
Giáo trình Tin học văn phòng 6.Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành Cách 1 Nhấn nút Close Windows ( phân biệt với nút Close đóng chương trình Word bên trên) Cách 2 Chú ý: . Nếu trước đó đã ghi lưu: cửa sổ tài liệu biến mất. . Nếu trước đó chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu. Có 3 nút Yes, No và Cancel . Chọn Yes để đóng và ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện. . Chọn No để đóng và không ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện (cẩn thận !) . Chọn Cancel đê hoãn lại không đóng nữa, tiếp tục làm việc với cửa sổ tàì liệu đó. 7.Đóng chương trình MS-Word Cách 1: Nhấn nút Close (phân biệt với nút đóng cửa số ở bên dưới) Cách 2: Chọn File → Exit Chú ý: . Nếu ngay trước đó, tất cả các tài liệu đang mở đã ghi lưu: chương trình Word sẽ đóng. . Nếu trước đó có tài liệu chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu (lần lượt cho đến khi ghi tất cả các cửa số tài liệu được đóng hết). 59
Giáo trình Tin học văn phòng 8.Tạo tài liệu mới và mở tài liệu có sẵn Khi khởi động, MS-Word luôn tự động tạo sẵn một tài liệu trắng, có tên mặc định là Document1. 8.1.Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu mặc định Cách 1: Nhấn nút lệnh New Blank Document trên thanh công cụ Cách 2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N 8.2.Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu Word làm sẵn nhiều khuôn mẫu tài liệu khác nhau. Ngoài ra ta cũng có thể làm thêm một số khuôn mẫu tài liệu của riêng mình và lưu vào Word. Để tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu đã làm: chọn File → New. Hộp thoại Template sẽ xuất hiện Hộp thoại Template . Cung cấp nhiều mẫu tài liệu, gộp vào thành 8 nhóm: General; Legal Pleading: Letters & Faxes; Mail Merge; Memos, Publications; Report; Web Pages. . Dùng để mở các thẻ nhóm tài liệu; Chọn một mẫu trong nhóm; nhấn nút OK. 8.3.Di chuyển giữa các tài liệu đang mở MS-Word cho phép mở và soạn thảo nhiều tài liệu đồng thời. Mỗi tài liệu được hiển thị và soạn thảo trong một cửa sổ riêng. Tài liệu đang làm việc hiển thị đầy màn hình nên che khuất các cửa sổ khác. Có thể di chuyển qua lại giữa các tài liệu đang mở để sao chép, cắt dán 60
Giáo trình Tin học văn phòng Thực hiện di chuyển như sau: Cách 1: . Mở nhóm lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở. . Nhắp chuột chọn tài liệu cần đến trong danh sách Cách 2: . Thanh tác vụ dưới đáy màn hình có nhiều cửa sổ Word thu nhỏ . Nhắp chuột vào cửa sổ tài liệu nào thì sẽ chuyển đến tài liệu đó. 8.4.Mở một tài liệu đã có sẵn Bước 1: Mở hộp thoại Open . Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ . Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O . Hoặc - Chọn File → Open. Bước 2: Tìm đến thư mục chứa tệp cần soạn thảo . Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào nút mở rộng xuống để hiện cây thư mục; chọn tiếp trong cây . Hoặc - Di chuyển từng cấp trên cây thư mục, dùng nút Up (đi lên) và mở thư mục con (đi xuống) . Hoặc - Dùng các nút biểu tượng History, My Documents, Desktop, Favorites 61
Giáo trình Tin học văn phòng Bước 3: Khi đã thấy tệp tài liệu, nhắp chuột chọn tệp. Tiếp theo nhấn Open 8.5.Mở nhiều tài liệu đã có sẵn Thực hiện tương tự như mở một tài liệu, nhưng bước 1 cần thực hiện: Nếu các tệp tin muốn mở liền kề nhau: . Nhắp chọn tệp đầu tiên . Nhấn giữ phím Shift . Nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách Nếu các tệp tin không liền kề nhau: . Nhắp chọn tệp đầu tiên . Nhấn và giữ phím Ctrl . Lần lượt nhắp chọn các tệp còn lại 62
Giáo trình Tin học văn phòng 9.Sử dụng chức năng trợ giúp 9.1.Sử dụng Office Assistant Để kích hoạt chức năng này ta làm như sau . Nhắp chuột vào biểu tượng Help . Hoặc - nhấn F1 Office Assistant sẽ xuất hiện Sử dụng Answer Wizard trong hộp thoại “What would you like to do?” . Nhập các từ mô tả muốn trợ giúp về vấn đề gì . Nhấn nút Search. . Nhắp đúp chuột lên một chủ đề để mở cửa số Help. Để tắt chức năng này ta làm như sau . Nhắp chuột phải vào Office Assistant . Chọn Hide. 9.2.Sử dụng cửa sổ trợ giúp – Help 63
Giáo trình Tin học văn phòng Các bước để tìm kiếm theo danh sách chủ đề . Chọn thẻ Content. . Nhắp đúp chuột vào biểu tượng một cuốn sách (hay nhấn dấu + kế bên nó). . Nhắp chuột vào một mục con để làm xuất hiện nội dung trợ giúp ở cửa sổ bên phải. Các bước để sử dụng chỉ mục – Index . Chọn thẻ Index. . Nhập các từ khóa vào hộp Type Keywords. . Một danh sách các từ liên quan sẽ xuất hiện trong danh sách . Nhấn đúp một từ trong danh sách hoặc nhấn nút Search. . Một danh sách các chủ đề sẽ xuất hiện trong danh sách Choose A Topic ở phía dưới. . Chọn chủ đề cần hiển thị. 10. Chỉnh sửa các thông số cơ bản 10.1.Thay đổi chế độ hiển thị trang Word có 5 chế độ hiển thị trang tài liệu: Normal, Web Layout, Print Layout, Outline. Có hai cách để thay đổi chế độ: . Chọn từ thực đơn lệnh View . Nhấn vào các nút ở góc trái (phía dưới của cửa sổ soạn thảo) Sự khác biệt giữa các chế độ hiển thị như sau 10.1.1.Print Layout . Hiển thị theo khuôn dạng trang giấy . Cho thấy rõ phần nào là phần văn bản, phần nào là lề. . Dễ quản lý nội dung văn bản khi nhập. 64
Giáo trình Tin học văn phòng 10.1.2.Normal . Là kiểu dành cho việc nhập nhanh dữ liệu. . Dấu ngắt trang thể hiện theo đường kẻ ngang. . Hữu ích khi thao tác với bảng biểu. 10.1.3.Outline . Hiển thị tài liệu theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ. . Thuận tiện khi có sử dụng tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ trên từng phần nội dung. 65
Giáo trình Tin học văn phòng 10.1.4.Web Layout . Hiển thị tài liệu như dạng trang Web, . Không có ngắt trang. 10.2.Công cụ phóng to, thu nhỏ khung nhìn tài liệu Ý nghĩa . Giúp người soạn thảo dễ quan sát và theo dõi tài liệu . Không làm thay đổi kích thước kí tự khi in ấn Thực hiện thao tác: Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to/thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con số vào ô này và nhấn nút Enter. 10.3.Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ Ý nghĩa của thanh công cụ là giúp người soạn thảo thao tác nhanh. Một số thanh công cụ thường dùng 10.3.1.Thanh công cụ cơ bản – Standard Chứa các nút lệnh về: tạo mới, mở tệp, ghi lưu, in ấn, cắt dán, sao chép dữ liệu, thay đổi khung nhìn, 10.3.2.Thanh công cụ định dạng – Formatting Chứa các nút lệnh liên quan đến thao tác định dạng cho chữ, cho đoạn, căn lề, sử dụng danh sách liệt kê, đường viền bảng biểu 66
Giáo trình Tin học văn phòng 10.3.3.Thanh công cụ đồ họa – Drawing Chứa nút lệnh làm việc với đối tượng đồ hoạ: thêm/ bớt các hình vẽ, hình ảnh, định dạng màu nền. Thường nằm góc dưới màn hình, trên thanh trạng thái. 10.3.4.Thanh công cụ xử lý ảnh – Picture Chứa nút lệnh biên tập lại đối tượng đồ hoạ như độ sáng tối, độ tương phản, cách biểu diễn trong tài liệu Chỉ xuất hiện sau khi nhấn chọn một hình ảnh đồ hoạ. 10.3.5.Che dấu/hiện thanh công cụ . Để hiện thanh công cụ ta chọn View → Toolbars → Nhấn chuột vào tên thanh công cụ để xuất hiện dấu (nếu thanh chưa được đánh dấu) . Để che dấu thanh công cụ ta chọn View → Toolbars → Nhấn chuột vào tên thanh công cụ để bỏ dấu dấu (nếu thanh đã được đánh dấu) 67
Giáo trình Tin học văn phòng 10.3.6.Che giấu/hiển thị các nút trên thanh công cụ Một số chức năng thường dùng được hiển thị trên thanh công cụ. Để che dấu hay hiển thị các chức năng này ta thực hiện như sau . Nhấn chuột vào mũi tên More Button (góc phải ngoài cùng thanh công cụ) . Di chuột vào ô Add or Remove button . Nút lệnh nào đã được hiển thị rồi sẽ có dấu chọn bên trái. Bỏ đánh dấu chọn đối với các nút không thường xuyên dùng. 10.3.7.Di chuyển các thanh công cụ Nhấn chuột vào đầu mút trái của thành công cụ cần di chuyển, con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn góc, kéo và rê chuột đến vị trí mới. 10.4.Hiển thị và ẩn ký tự không in ra giấy Các ký tự không in được gồm: các mã ẩn trong tài liệu để điều khiển định dạng các trang tài liệu. Ví dụ nếu không cho hiển thị ký tự đặc biệt, đoạn văn bản sẽ có dạng như sau: This is a sort paragraph Nếu cho hiển thị ký tự đặc biệt thì: Để thực hiện ẩn/hiện ký tự đặc biệt ta nhấn vào biểu tượng Show/Hide ở trên thanh công cụ Standard. 68
Giáo trình Tin học văn phòng 10.5.Thay đổi tên người tạo tệp . Chọn Tools → Options → User Information . Gõ tên vào ô Name, địa chỉ email vào ô Mailing Address 69
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 2 – Làm việc với Word 1.Vấn đề tiếng Việt 1.1.Phân loại các bộ mã tiếng Việt Có nhiều bộ mã tiếng Việt khác nhau. Đi kèm với các bộ mã là những bộ phông chữ tương ứng để hiển thị và in ấn. Các bộ mã và phông chữ tiếng Việt thường gặp 1.1.1.Bộ mã TCVN3 . Là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993 . Thường được dùng tại các tỉnh phía Bắc . Các bộ phông thiết kế kèm theo là phông ABC thường được đặt tên bắt đầu bằng dấu chấm và 2 chữ Vn. Phông chữ hoa kết thúc bằng chữ H. Ví dụ: .VnTime; .VnTimeH, .VnArial, .VnArialH. 1.1.2.Bộ mã và phông VNI . Do công ty Vietnam International (USA) phát triển . Thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và ở nước ngoài . Các bộ phông VNI thường được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI. Ví dụ: VNI-Time. 1.1.3.Bộ mã tiếng Việt 16 bit TCVN 6909 . Là bộ mã theo chuẩn Unicode . Được Chính phủ quyết định sử dụng trong khối cơ quan hành chính Nhà nước. . Bộ phông chữ Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows. Ví dụ: Times New Roman, Arial 1.2.Giới thiệu bộ gõ VIETKEY Bộ cài đặt VietKey có thể tải từ địa chỉ Để khởi động VietKey ta nhấn đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình Desktop. 70
Giáo trình Tin học văn phòng Thiết lập môi trường làm việc 1.2.1.Thẻ Kiểu gõ . Lựa chọn kiểu gõ Tiếng Việt là Telex hoặc VNI, chẳng hạn chọn Telex. . Trong mục “Bàn phím cần gõ”, đánh dấu chọn vào mục “Tiếng Việt” và “Tiếng Anh”. 1.2.2.Thẻ Bảng mã Chọn bảng mã TCVN3-ABC hoặc Unicode dựng sẵn (Nên chọn bảng mã Unicode). Sau đó nhấn vào nút TaskBar (phía dưới – bên phải) để thu gọn chương trình VietKey thành một biểu tượng nhỏ nằm trên thanh tác vụ của Windows. 71
Giáo trình Tin học văn phòng 1.2.3.Chuyển đổi chế độ nhập Tiếng Việt/Tiếng Anh . Nhấn chuột vào biểu tượng chương trình VIETKEY. . Nếu hiển thị chữ “V” màu đỏ trên nền vàng thì chương trình cho phép nhập tiếng Việt . Nếu hiển thị chữ “E” trên nền xám thì không nhập được tiếng Việt. 1.2.4.Chuyển đổi bảng mã Tiếng Việt Nhấn phím phải chuột vào biểu tượng chương trình VIETKEY để bảng chọn nóng hiện ra, nhắp chọn bảng mã cần dùng để nó được đánh dấu, chẳng hạn Unicode. 1.2.5.Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI . Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex Ví dụ: Muốn nhập dòng chữ “Nước chảy đá mòn” theo kiểu Telex cần sử dụng dãy các phím sau “Nwowcs chayr ddas monf” 72
Giáo trình Tin học văn phòng . Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu VNI Ví dụ: Muốn nhập dòng chữ “Nước chảy đá mòn” theo kiểu Telex cần sử dụng dãy các phím sau “Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n” 2.Nhập văn bản 2.1.Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản Viết chữ hoa đầu câu . Chữ cái đầu câu phải viết hoa . Nhấn giữ phím Shift khi gõ kí tự chữ cái. Nhập các dấu trong văn bản . Dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy đi liền với từ trước. . Cặp dấu nháy đơn, nháy kép, dấu móc đi liền với kí tự đầu và cuối. . Sau dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy cần có một khoảng trống. Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp 2.2.Các phím thường dùng khi soạn thảo . Bốn phím dạng mũi tên: Sử dụng để di chuyển con trỏ nhập văn bản đi theo bốn hướng. . Phím Caps Lock: Bật/ tắt chế độ nhập chữ cái hoa. . Phím Shift+ : Giữ phím Shift trước khi bấm một phím kí tự chữ cái sẽ được kí tự chữ cái hoa (trong trạng thái Caps Lock tắt). 73
Giáo trình Tin học văn phòng . Phím Enter: Tạo đoạn văn bản (Paragraph) mới và đưa con trỏ nhập xuống đầu dòng dưới. . Phím Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ nhập. . Phím Back Space: Xoá ký tự bên trái con trỏ nhập. . Phím Space Bar: Chèn kí tự trống ngay vị trí con trỏ nhập. . Phím Home: Đưa con trỏ nhập về đầu dòng hiện tại. . Phím End: Đưa con trỏ nhập về cuối dòng hiện tại. . Tổ hợp phím Ctrl+ Home: Đưa con trỏ nhập về đầu tiên của tài liệu. . Tổ hợp phím Ctrl+End: Đưa con trỏ nhập về cuối tài liệu. . Phím Page Up: Dịch con trỏ nhập lên trên một trang màn hình. . Phím Page Down: Dịch con trỏ nhập xuống dưới một trang màn hình. Phím Insert: Chuyển đổi chế độ chèn/ghi đè. 2.3.Chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè (Overwrite) 2.3.1.Chế độ chèn Kí tự nhập được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ nhập dịch sang phải một cột. Nếu trước khi chèn, tại vị trí con trỏ nhập đã có một kí tự thì kí tự đó cùng với các kí tự bên phải của nó (nếu có) sẽ dịch sang phải một cột. Ví dụ: Con trỏ nhập và chữ số 2 ở cùng 1 vị trí là dòng 1, cột 2 trước khi chèn kí tự và thay đổi vị trí đến cột 3, dòng 1 sau khi chèn kí tự x. 74
Giáo trình Tin học văn phòng 2.3.2.Chế độ ghi đè Kí tự nhập được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ nhập dịch sang phải. Nếu trước khi ghi đè, tại vị trí con trỏ nhập đã có một kí tự thì kí tự đó biến mất, các kí tự bên phải của nó (nếu có) giữ nguyên vị trí. 2.4.Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có trên bàn phím Để thêm các ký tự hiển thị ở hàng trên của phím số như: @, $, %, ta nhấn phím Shift + . ĐểCác ký hiệu khác, chẳng hạn, α β χ ϕ λ, cần thực hiện: . Đặt con trỏ nhập tại vị trí cần chèn. . Chọn Insert → Symbol. . Trong hộp Font, chọn bảng phông chữ, . Nhắp chuột vào kí tự cần chèn, nhấn nút Insert. . Nhấn nút Close để đóng hộp thoại Insert. 75
Giáo trình Tin học văn phòng 2.5.Tạo chỉ số mũ trên và chỉ số dưới 2.5.1.Cách nhập chỉ số trên . Nhấn tổ hợp 3 phím Ctrl + Shift + =, con trỏ nhập thu nhỏ kích thước . Nhập con số của chỉ số trên, chẳng hạn số 2 trong x2 . Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + Shift + = 2.5.2.Cách nhập chỉ số dưới . Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + = , con trỏ nhập thu nhỏ kích thước. . Nhập con số của chỉ số dưới . Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + = 3.Làm việc với văn bản 3.1.Thao tác chọn 3.1.1.Chọn một câu Giữ phím Ctl và nhắp chuột tại một ký tự bất kỳ của câu. 3.1.2.Chọn một dòng Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái của dòng. 3.1.3.Chọn một đoạn văn bản (Paragraph) Đoạn văn bản là phần nằm giữa hai dấu Enter. Để chọn đoạn văn bản ta nhắp đúp chuột vào khoảng trống bên trái dòng. 3.1.4.Chọn khối kí tự . Cách 1: Sử dụng chuột . Cách 2: Sử dụng bàn phím 76
Giáo trình Tin học văn phòng . Để chọn một khối ký tự hình chữ nhật bất kỳ cần thực hiện - Đặt con trỏ nhập tại vị trí phía trên bên trái. - Bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+F8 - Di chuột tạo hình chữ nhật cho khối kí tự được chọn. 3.1.5.Chọn toàn bộ văn bản Nhấn tổ hợp phím Ctl + A Chú ý . Trong một số tài liệu, thao tác chọn văn bản (chọn một ký tự, một từ, một đoạn, một khối văn bản) còn được gọi là “bôi đen”. . Khi văn bản đã được đánh dấu, chí cần nhấn một phím bất kỳ là toàn bộ phần văn bản đã được chọn sẽ bị xoá. Phục hồi dữ liệu bằng cách nhấn nút lệnh Undo trên thanh công cụ. 3.2.Huỷ chọn văn bản 3.2.1.Thu nhỏ vùng chọn: Là thao tác huỷ chọn một phần văn bản được đánh dấu chọn ngay khi vừa chọn. 3.2.2.Hủy toàn bộ vùng chọn 3.3.Sao chép văn bản 3.3.1.Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở 77
Giáo trình Tin học văn phòng Chú ý . Có thể dán nội dung đã copy nhiều lần do MS-Word sử dụng một vùng nhớ trung gian (vùng nhớ đệm) gọi là Clipboard. Khi CHỌN VĂN BẢN và nhấn nút COPY, một bản sao nội dung văn bản được tạo ra trong Clipboard. Clipboard có thể lưu trữ tối đa 12 văn bản khác nhau. Khi nhấn nút PASTE, nội dung văn bản được dán vào tài liệu nhưng bản sao nội dung vẫn đang còn được lưu trong Clipboard, nên cho phép thực hiện dán nội dung thêm nhiều lần nữa. . Thanh công cụ Clipboard xuất hiện khi thực hiện sao chép nhiều lần. . Có thể lựa chọn bản sao bằng cách nhấn chọn ô theo thứ tự đã làm. Nếu không nhớ số thứ tự đã làm, hãy di chuột lần lượt vào từng ô để đọc qua nội dung. Muốn xoá hết các bản sao trong Clipboard nhấn nút Delete All. 3.3.2.Thao tác sao chép và dán giữa nhiều tài liệu đang mở . Chọn văn bản. . Thực hiện tạo bản sao bằng nút Copy. . Mở bảng chọn Window, nhắp chuột vào tên cửa sổ tài liệu cần dán. . Thực hiện dán nội dung vào tài liệu mới bằng nút Paste. 3.4.Di chuyển văn bản Cách 1 Cách 2: Thao tác nhanh: sử dụng phím tắt . Thực hiện lệnh sao chép dữ liệu (Copy): Ctrl + C . Thực hiện lệnh cắt dữ liệu (Cut): Ctrl + X . Thực hiện lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V 78
Giáo trình Tin học văn phòng 3.5.Xoá văn bản 3.6.Sử dụng chức năng Undo/Redo . Chức năng Undo cho phép khôi phục lại tình trạng văn bản trước khi thực hiện một số thao tác. Có thể sử dụng Undo nhiều lần. . Chức năng Redo Cho phép trả lại trạng thái đã có trước khi thực hiện Undo. Có thể sử dụng Redo nhiều lần. 4.Tìm kiếm và thay thế 4.1.Công cụ tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu Mở bảng chọn Edit, chọn Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl + F). Cửa sổ tìm kiếm Find xuất hiện với các mục như sau Từ tìm kiếm: nhập từ / cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what. Phạm vi tìm kiếm: nhắp chuột vào hình mũi tên trỏ xuống của hộp Search (nằm trong vùng Search Option) . All: tìm trong toàn bộ văn bản . Up: tìm trong đoạn văn bản phía trên (kể từ vị trí con trỏ nhập văn bản hiện tại) . Down: tìm trong đoạn văn bản phía dưới (kể từ vị trí con trỏ nhập văn bản hiện tại) Chú ý: Nếu không nhìn thấy vùng Search Option, nhấn vào nút More để mở rộng hộp thoại Find. 79
Giáo trình Tin học văn phòng Các mục trong Search Options . Match case: Tìm kiếm cụm từ theo đúng rập khuôn từng chữ - phân biệt chữ hoa và chữ thường. Mặc định là tìm kiếm không phân biệt chữ hoa hay thường. . Find whole words only: MS-Word sẽ bỏ qua trường hợp mẫu tìm kiếm là một phần từ mà chỉ phát hiện khi mẫu xuất hiện như một từ, một cụm từ (nghĩa là phân cách với phần còn lại bởi ít nhất một khoảng trống) . Sử dụng kí tự thay thế: Đánh dấu lựa chọn này nếu muốn sử dụng kí tự thay thế (* và ?). . Nếu thêm dấu * ở phía sau hoặc phía trước mẫu tìm kiếm, Word sẽ tìm bất kỳ trường hợp nào mẫu tìm kiếm là một phần của từ. . Nếu thêm dấu ?, Word sẽ tìm các trường hợp giống mẫu tìm kiếm, nhưng khác một kí tự tại vị trí xuất hiện dấu ? . Chọn OK khi đã nhập cụm từ và các chọn lựa. Thể hiện kết quả . Nếu tìm từ/cụm từ thấy, Word sẽ đánh dấu mẫu tìm được và dừng lại để chờ xử lí. Muốn tìm tiếp, chọn Find Next. Để ngừng tìm kiếm, chọn Cancel. . Nếu không tìm thấy, có hộp thoại thông báo. 4.2.Công cụ thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản Chức năng Replace thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từ viết sai trong một tài liệu. Ví dụ: giả sử trong văn bản, có nhiều cụm từ gõ không đúng như "hà nội" cần thay thế bằng "Hà Nội". Các thao tác như sau . Mở bảng chọn Edit, chọn Replace (hoặc phím tắt Ctrl + H), xuất hiện hộp thoại Find and Replace. . Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What, trong ví dụ là "hà nội". . Gõ từ cần thay thế vào hộp Replace With, trong ví dụ là "Hà Nội". . Chọn phạm vi tìm kiếm trong ô Search: tương tự như hộp thoại Find . Hạn chế các đặc điểm cần tìm tương tự như hộp thoại Find . Nhấn Find Next để thực hiện tìm kiếm. Nếu tìm thấy, Word sẽ đánh dấu mẫu tìm được và dừng lại để chờ xử lí: - Nếu muốn thay thế cụm từ tìm thấy nhấn Replace. - Muốn bỏ qua trường hợp đó, không thay thế mà tìm tiếp, chọn Find Next. - Nhấn Replace All: thay thế tất cả các trường hợp, không hỏi lại. Chỉ sử dụng lựa chọn này khi ta thật sự chắc chắn. - Nhấn nút Cancel để dừng tìm kiếm. 80
Giáo trình Tin học văn phòng 81
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 3 – Trang trí và định dạng văn bản 1.Định dạng kí tự 1.1.Thanh công cụ Formatting Chứa các nút chức năng định dạng thường dùng nhất. Khi di chuyển con trỏ chuột đến một nút bất kỳ, bên dưới con trỏ sẽ xuất hiện tên của nút. Một số nút trên thanh công cụ Standard: Style Thay đổi kiểu chữ (style) Font Thay đổi Font chữ Font Size Thay đổi cỡ chữ Bold Bật / tắt chế độ chữ đậm Italic Bật / tắt chế độ chữ nghiêng Underline Bật / tắt chế độ chữ gạch chân Left Căn lề sát bên trái Center Căn chính giữa Right Căn lề sát bên phải Justify Giãn đều theo cả lề phải và lề trái 1.2.Định dạng phông chữ Các thao tác để định dạng phông chữ như sau . Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng . Chọn phông chữ: Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống của ô Font. . Chọn phông chữ phù hợp từ danh sách liệt kê các phông (Times New Roman, Arial, Verdana, ) 82
Giáo trình Tin học văn phòng Chú ý: Trường hợp tài liệu không hiển thị đúng văn bản khi chuyển từ máy này sang máy khác. Đó là do máy bị thiếu phông chữ. Để giải quyết lỗi này, cần cài thêm phông chữ. 1.3.Thay đối cỡ chữ 1.3.1.Trường hợp vùng văn bản có cùng một cỡ chữ . Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ. . Chọn hoặc nhập cỡ chữ vào ô Size trên thanh công cụ. 1.3.2.Trường hợp vùng văn bản không cùng một cỡ chữ Muốn cùng tăng (hoặc giảm) đồng thời cỡ chữ của các đoạn văn bản có kích thước khác nhau ta làm như sau . Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ. . Nhấn tổ hợp phím Ctrl+[ để giảm đều cỡ chữ. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+] để tăng đều cỡ chữ. 1.4.Tạo chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân Hiệu ứng in nghiêng, in đậm hay gạch chân nhằm làm nổi bật văn bản. Đánh dấu chọn phần văn bản cần tạo hiệu ứng. Sau đó có thể dùng chuột hay bàn phím để tạo hiệu ứng. Thực hiện một trong các cách sau: 1.4.1.Đặt in nghiêng . Nhấn nút trên thanh công cụ Formatting. . Hoặc vào Format → Font, chọn Font styles là Italic và nhấn OK. . Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+I. 1.4.2.Đặt in đậm . Nhấn nút trên thanh công cụ Formatting. . Hoặc vào Format → Font, chọn Font styles là Bold và nhấn OK. . Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+B. 1.4.3.Đặt gạch chân . Nhấn nút trên thanh công cụ Formatting. . Hoặc vào Format → Font, chọn Font styles là Underline và nhấn OK. . Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+U. 83
Giáo trình Tin học văn phòng 1.5.Định dạng chữ thông qua hộp thoại Font Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng. Tiếp theo mở bảng lệnh Format, chọn Font Hộp thoại Font có 3 thẻ chức năng chính 1.5.1.Thẻ Font . Chứa hầu hết các chức năng định dạng về mặt Font chữ. . Chọn phông chữ trong danh sách Font, chọn kiểu chữ trong danh sách Font style (in đậm – Bold, in nghiêng – Italic, vừa in đậm vừa in nghiêng – Bold Italic, chữ bình thường - Regular), chọn kích thước chữ trong hộp Size. . Đổi màu chữ bằng danh sách chọn Font Color. . Hộp thoại này còn cung cấp một vài hiệu ứng đặc biệt ở . Vùng Effects bao gồm các hiệu ứng - Strikethrough: Kẻ đường kẻ xuyên qua chữ - Double Strikethrough: Kẻ 2 đường kẻ xuyên qua chữ - Superscript: Chuyển chữ thành dạng chỉ số trên - Subscript: Chuyển chữ thành dạng chỉ số dưới - Shadow: Thêm bóng đằng sau chữ  - Outline: Hiển thị đường viền trong và ngoài chữ  - Emboss: Chạm nổi chữ  - Engrave: Làm chữ trông như được in lên hoặc ấn vào trang giấy - Small caps: Chữ được định dạng thành chữ hoa nhỏ  - All caps: Tất cả chữ được định dạng chữ hoa  - Hidden: Các ký tự được ẩn đi  - Sau khi đánh dấu chọn vào một hiệu ứng, có thể xem cách thể hiện của hiệu ứng đó như thế nào trong vùng Preview. 84
Giáo trình Tin học văn phòng 1.5.2.Thẻ Character Spacing Cho phép thay đổi khoảng cách giữa các kí tự . Normal: bình thường . Expanded: thưa hơn . Condensed: sít nhau hơn. Spacing = [ normal, expanded, condensed ] Có thể hạ kí tự xuống làm chỉ số dưới hoặc nâng cao lên làm số mũ: Position = [ lowered, raised ] 1.5.3.Thẻ Text Effects Cho phép làm hoạt hình dòng chữ. 1.6.Áp dụng chữ hoa đầu đoạn (Drop Cap) Các bước thực hiện . Nhập một đoạn văn bản. . Đặt con trỏ nhập văn bản ở vị trí bất kỳ thuộc đoạn văn bản đó . Mở bảng lệnh Format, chọn lệnh Drop Cap. Hộp thoại Drop Cap xuất hiện . Chọn kiểu chữ: None - không đặt chữ hoa đầu đoạn. Dropped - chữ cái đầu đoạn được căn lề như phần văn bản còn lại. In Margin - chữ cái đó nằm ngoài lề đoạn văn bản. 85
Giáo trình Tin học văn phòng . Chọn phông chữ: - Nhấn vào hộp Font để chọn phông cho chữ cái đầu đoạn văn bản. - Chọn độ lớn của kí tự đầu đoạn bằng cách nhập số chỉ dòng vào ô Lines to drop. Chữ cái sẽ có kích thước tương ứng với số chỉ dòng này. - Nhập khoảng cách từ chữ cái đầu đoạn đến phần còn lại của đoạn (tính bằng cm hoặc inch) vào hộp Distance from Text. . Nhấn nút OK để có kết quả. 1.7.Áp dụng các màu khác nhau cho văn bản Chọn đoạn văn bản muốn đổi màu chữ. Nhấn vào nút Font Color trên thanh công cụ Formatting để áp dụng màu hiện hành. Hoặc nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh chữ A để mở bảng màu rồi chọn một màu khác. 1.7.1.Sử dụng bút đánh dấu văn bản Dùng để đánh dấu tài liệu bằng nhiều màu sắc khác nhau. . Nhấn vào nút Highlight nằm trên thanh công cụ Formatting. . Công cụ có dạng chiếc bút . Dùng chuột lần lượt đánh dấu các văn bản cần làm nổi bật . Sau khi được đánh dấu chọn, phần văn bản sẽ có màu nền giống như màu đã chọn . Để trở về trạng thái soạn thảo bình thường, nhấn chuột lại vào biểu tượng Highlight. 1.7.2.Thay đổi nền văn bản . Chọn văn bản muốn đổi nền. . Mở bảng lệnh Format, chọn lệnh Border and Shading. Trong hộp thoại đó, chọn phần Shading. . Muốn văn bản đổi màu nền, chúng ta nhấn chọn màu trong bảng màu Fill. . Nhấn nút OK để hoàn tất việc thay đổi nền. 86
Giáo trình Tin học văn phòng 1.7.3.Sao chép định dạng kí tự Sử dụng nút Format Painter trên thanh công cụ Formatting. Thực hiện . Chọn vùng văn bản muốn sao chép định dạng. . Nhấn nút Format Painter. Con trỏ chuột sẽ có hình một cái chổi quét sơn . Đánh dấu chọn văn bản muốn áp dụng định dạng. . Nếu muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format Painter trước khi đánh dấu chọn văn bản áp dụng định dạng. . Khi kết thúc thì nhấn lại nút Format Painter để trở về trạng thái soạn thảo bình thường . Huỷ bỏ việc áp dụng định dạng bằng cách nhấn phím Esc hay nhấn lại vào nút Format Painter một lần nữa. 2.Định dạng đoạn văn bản Có 2 cách định dạng đoạn văn bản . Sử dụng các nút trên thanh công cụ . Sử dụng chức năng định dạng trong hộp thoại Paragraph 2.1.Áp dụng các lựa chọn căn lề Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí bất kỳ thuộc đoạn văn bản (nếu muốn áp dụng căn lề cho nhiều đoạn, cần chọn các đoạn đó) . Sử dụng các nút trên thanh công cụ: Nhấn chọn 1 trong 4 nút lệnh kiểu căn lề . Sử dụng hộp thoại Paragraph - Mở bảng chọn Format, chọn lệnh Paragraph. - Nhấn chuột vào nhóm lệnh Indents and Spacing - Chọn cách căn lề đoạn văn bản trong ô Alignment - Phần Line spacing cho phép thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong đoạn theo các mục. Chọn: Single - đặt khoảng cách giữa các dòng bằng kích thước phông chữ lớn nhất (size) trong đoạn cộng với một khoảng tối thiếu, đủ để hiển thị 100% chữ trong đoạn. Đây cũng là mục thường dùng. 1.5 lines Đặt độ dãn dòng gấp rưỡi single Double Đặt độ dãn dòng gấp đôi single At least Đặt độ dãn dòng tối thiểu có thể Exactly Word sẽ dãn dòng chính xác theo số đo trong ô này Multiple Độ dãn dòng được nhân với một số thực bất kỳ. Ví dụ, nếu cỡ chữ trong đoạn là 10pt và chọn số nhân là 2.5 thì khoảng cách giữa các dòng là 25pt 87
Giáo trình Tin học văn phòng 2.2.Thay đổi khoảng cách giữa hai đoạn văn bản Khoảng cách đoạn thường lớn hơn khoảng cách dòng. . Độ dãn cách trước đoạn được điều chỉnh thông qua Spacing before (pt) . Độ giãn cách dòng sau kết thúc đoạn được điều chỉnh thông qua Spacing after (pt) Sử dụng dấu nhảy cột –Tab: Dấu Tab được đặt ở đầu mút trái trên thanh thước ngang. 2.2.1Đặt dấu Tab thông thường . Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab . Nhấn vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút trái của thanh thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp. Có các loại Tab sau Trái Văn bản xuất hiện bên trái vị trí dấu Tab Phải Văn bản xuất hiện bên phải vị trí dấu Tab Giữa Văn bản được căn giữa so với vị trí Tab Thập phân Dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân Thanh ngăn Dùng để tạo ra một đường kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao kí tự tại vị trí đặt Tab . Nhấn chuột vào vị trí đặt Tab trên thanh thước ngang. 2.2.2.Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước . Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab . Mở bảng chọn Format, nhấn chọn lệnh Tabs . Trong ô Tab stop position, đặt vị trí cho dấu Tab mới hoặc chọn dấu Tab đã có. . Trong vùng Alignment, chọn kiểu căn lề cho đoạn văn bản sau dấu Tab . Chọn kí hiệu đặt trước dấu Tab tại vùng Leader. . Nhấn nút Set để đặt vị trí Tab mới. 88
Giáo trình Tin học văn phòng Ví dụ: Soạn thảo trang mục lục có nội dung dưới đây 2.2.3.Di chuyển và xoá một dấu Tab đã có Có 2 cách . Thao tác trực tiếp trên dấu Tab . Thao tác trên thanh thước ngang. Thực hiện như sau . Chọn đoạn văn bản chứa Tab cần thao tác. . Để xoá dấu Tab: Nhấn chuột vào kí hiệu Tab và kéo nó ra khỏi thanh thước ngang hoặc mở bảng chọn Format, chọn Tabs. Trong cửa sổ định dạng Tabs, chọn các Tab cần xoá ở phần Tab stop position rồi nhấn nút Clear. . Để di chuyển dấu Tab: Nhấn chuột vào kí hiệu Tab trên thanh thước ngang, kéo sang phải/ trái đến vị trí cần thiết. 3.Danh sách liệt kê Có 2 kiểu danh sách liệt kê . Có thứ tự (đánh số), ví dụ: a,b,c hay 1,2,3 . Không có thứ tự (gạch đầu dòng), ví dụ: các dấu hoa thị, gạch đầu dòng Có 2 cách tạo danh sách . Sử dụng nút Bullets hay nút Numbering trên thanh công cụ Formatting . Chọn thực đơn lệnh Format và chọn mục lệnh Bullets and Numbering. 89
Giáo trình Tin học văn phòng 3.1.Tạo danh sách liệt kê gạch đầu dòng . Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách liệt kê . Nhấn nút Bullets trên thanh công cụ. . Nhập nội dung đoạn văn bản . Nhấn phím Enter và tiếp tục nhập nội dung. . Nhấn phím Enter hai lần để kết thúc danh sách hoặc xoá bỏ gạch đầu dòng ở đầu dòng mới. 3.2.Tạo danh sách liệt kê đánh số . Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách liệt kê . Nhấn nút Numbering trên thanh công cụ. . Nhập nội dung đoạn văn bản. . Nhấn phím Enter và tiếp tục nhập nội dung. . Nhấn hai lần phím Enter để kết thúc việc tạo danh sách liệt kê. 3.3.Xoá một mục thuộc danh sách liệt kê Khi xoá một đoạn văn bản, MS-Word sẽ tự động đánh lại số thứ tự của các mục tiếp theo. 3.4.Thêm mục mới vào danh sách liệt kê Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí cuối cùng của một mục và nhấn phím Enter. 3.5.Gỡ bỏ danh sách liệt kê Nếu muốn gỡ bỏ đánh dấu liệt kê mà vẫn giữ nguyên văn bản, cần thực hiện . Bôi đen các đoạn văn bản đã được định dạng danh sách liệt kê . Nhấn vào nút chức năng Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ. 90
Giáo trình Tin học văn phòng 3.6.Thay đổi kiểu kí tự đầu dòng . Đặt con trỏ nhập văn bản vào một mục bất kỳ thuộc danh sách . Mở bảng lệnh Format Bullets and Numbering. . Chọn thẻ Bulleted. Nhấn chọn một trong các kiểu có sẵn để áp dụng ngay. . Hoặc nhấn nút Customize để chọn kí tự trong bảng Fonts. Ý nghĩa các mục chọn và nút nhấn - Bullet character: Các kí hiệu mặc định của Word. - Font: Thay đổi font cho kí hiệu đầu mục. - Bullet Position: Khoảng cách từ lề đến kí hiệu đầu mục. - Text Position: Khoảng cách từ lề đến nội dung văn bản. . Nhấn nút OK để thực hiện các thay đổi đã chọn. 91
Giáo trình Tin học văn phòng 3.7.Thay đổi kiểu dạng số thứ tự . Đặt con trỏ nhập văn bản vào một mục bất kỳ thuộc danh sách đánh số thứ tự. . Chọn bảng lệnh Format Bullets and Numbering. . Nhấn nút Customize để mở hộp thoại Ý nghĩa các mục chọn và nút nhấn - Number Format: Nhấn nút Font để thay đổi định dạng của số chỉ đề mục như phông chữ, kích thước, màu sắc - Number Style: chọn kiểu chỉ mục thứ tự - Start at: Danh sách được đánh số bắt đầu từ số được chỉ định - Number Position: Thay đổi cách căn lề (trái, phải) cho kí tự đầu tiên trong đoạn. Nhập khoảng cách từ lề đến số chỉ thứ tự vào ô Aligned at. - Text Position: Đặt khoảng cách từ lề đến đoạn văn bản vào ô Indent at. 3.8. Đánh lại số thứ tự . Khi con trỏ nhập văn bản ở đầu dòng mới, mở thực đơn lệnh Format, chọn lệnh Bullets and Numbering. . Nhắp chọn nút Restart numbering. 92
Giáo trình Tin học văn phòng 3.9.Tạo các danh sách con . Sử dụng phím TAB hoặc kích nút Decrease Indent trên thanh công cụ Formatting để lùi vào một mức. . Muốn đặt ngược lại, sử dụng phím SHIFT+TAB hoặc kích nút Increase Indent trên thanh công cụ Formatting. 4.Định dạng tài liệu 4.1.Thay đổi chiều văn bản và khổ giấy . Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn lệnh Page Setup . Nhắp chọn thẻ Page Size . Chọn khổ giấy in trong phần Paper Size (A4) . Chọn chiều nhập văn bản và in: Portrait – dọc, Landscape - ngang. . Xem trước khuôn dạng trang trong vùng Preview. . Nhấn nút OK để hoàn thành việc chọn và đóng hộp thoại. 4.2.Thay đổi mép lề tài liệu: lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới 4.2.1.Thao tác đặt lề cho tài liệu . Chuyển sang chế độ xem tài liệu Print layout view . Di con trỏ chuột tới đường biên của tài liệu trên thanh thước kẻ ngang hoặc thước kẻ dọc. Khi con trỏ chuyển sang hình mũi tên hai chiều thì nhấn giữ chuột và kéo đường biên đó đến vị trí mong muốn. 93
Giáo trình Tin học văn phòng . Nếu muốn đặt chiều rộng của lề một cách chính xác, nên đặt trong hộp thoại Page Setup mở từ bảng lệnh File . Nhấn chuột vào thẻ Margin để nhập các giá trị cho các vùng - Top - lề trên - Bottom - lề dưới - Left - lề trái - Right - lề phải . Nhấn nút OK để hoàn thành việc chọn. 4.2.2.Đặt lề cho tài liệu được đóng gáy (Gutter margin) Nhập giá trị vào ô Gutter để đặt độ rộng khi đóng gáy tài liệu. 4.2.3.Đặt lề để in tài liệu hai mặt (Mirror margin) Nhập giá trị vào ô Mirror để xác định chế độ đặt lề ánh xạ cho tài liệu khi muốn in hai mặt. 4.3.Chèn dấu ngắt trang – Page Break Khi soạn thảo hết trang, Word tự động chèn một dấu ngắt trang để sang trang mới. Nếu chưa hết trang muốn sang trang mới, cần đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí cần sang trang. Mở bảng chọn Insert, chọn lệnh Break 94
Giáo trình Tin học văn phòng 4.4.Hủy bỏ (Xóa) ngắt trang Việc huỷ bỏ ngắt trang đơn giản chỉ là việc xoá kí tự ngắt trang. Để thực hiện ta đặt con trỏ tại dòng cuối của trang trên và nhấn phím Delete liên tục cho đến khi các dòng của trang dưới được di chuyển lên trang trên. 4.5.Tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề chân trang (Footer) . Mở bảng chọn View, chọn lệnh Header and Footer . Phần không gian dành cho Header and Footer sẽ nổi rõ để nhập nội dung vào. Đồng thời, MS-Word tự động hiển thị thanh công cụ Header and Footer. . Nhấn nút Switch Between Header and Footer để chuyển giữa phần tiêu đề đầu trang và phần tiêu đề cuối trang. . Kết thúc soạn thảo tiêu đề bằng cách nhấn nút Close. 4.6.Chèn các trường thông tin vào đầu trang và cuối trang Insert Page Number Chèn số thứ tự trang Insert Number of Page Chèn số chỉ tổng số trang của tài liệu. Số này có thể khác với Page Number nếu ta không bắt đầu đánh số trang từ 1 Format Page Number Cho phép ấn định cách đánh số trang, bắt đầu từ số mấy Insert Date Chèn ngày tháng hiện hành Insert Time Chèn thêm thời gian hiện tại Page setup Bố trí số trang chẵn lẻ đối xứng 95
Giáo trình Tin học văn phòng 4.7.Thiết lập cách đánh số trang tự động cho tài liệu Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert, chọn lệnh Page Number làm xuất hiện hộp thoại Page Numbers . Position: chọn vị trí hiển thị số thứ tự trang . Alignment: căn lề cho đánh số trang (trái, phải, giữa) . Show number on first page: đánh dấu nếu muốn hiển thị đánh số ở trang đầu tiên của tài liệu (trang bìa). Để đánh số thứ tự trang bắt đầu từ một số khác 1 . Mở bảng chọn Insert, chọn lệnh Page Number. . Nhấn nút Format. . Trong hộp Start at, nhập số chỉ đầu tiên. 96
Giáo trình Tin học văn phòng 4.8.Chỉnh sửa/xoá bỏ số trang tự động của tài liệu Số trang của văn bản sau khi chèn sẽ được đặt vào vùng Header and Footer của văn bản. Để thực hiện chỉnh sửa/xoá bỏ số trang ta làm như sau . Nhắp đúp lên số trang làm xuất hiện Header and Footer . Chỉnh sửa số trang hoặc xoá bỏ số trang. . Đóng Header and Footer để quay trở về soạn thảo. 97
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 4 – In ấn 1.Kiểm tra chính tả, sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh 1.1.Bật/tắt công cụ kiểm tra chính tả . Vào thực đơn Tools | Options . Chọn thẻ Spelling & Grammar. . Bật công cụ kiểm tra chính tả: đánh dấu vào lựa chọn “Check spelling as you type” trong phần Spelling. . Bật công cụ kiểm tra lỗi văn phạm: đánh dấu lựa chọn “Check grammar as you type” trong phần Grammar. . Nhấn OK. 1.2.Sử dụng hộp thoại Spelling and Grammar Chỉ dùng đối với văn bản Tiếng Anh. Vào Tools, chọn Spelling and Grammar để làm xuất hiện hộp thoại Spelling and Grammar Khi phát hiện một từ không có trong từ điển, MS-Word sẽ hiển thị lỗi đó bằng màu đỏ trong vùng Not In Dictionary và đưa ra các từ gợi ý ở vùng Suggestion. Chức năng của các nút trong bảng này như sau Ignore Bỏ qua lỗi sai và di chuyển đến lỗi kế tiếp Ignore All Tự động bỏ qua từ này trong toàn bộ tài liệu Add Thêm từ này vào trong từ điển chính tả Change Sau khi chọn từ thay thế, nhấn nút Change để thay thế lỗi sai bằng từ mới Change All Tự động thay thế những lỗi sai như vậy mà không cần hỏi lại người dùng Check Grammar Kiểm tra văn phạm AutoCorrect Cho phép MS-Word tự động phân tích và giải quyết lỗi sai 98
Giáo trình Tin học văn phòng 2.Xem tài liệu trước khi in Chọn File | Print Preview hoặc nhấn vào nút Print Preview trên thanh công cụ Standard. Màn hình Preview xuất hiện như hình sau Ý nghĩa các nút nhấn Print Gửi lệnh in đến máy in Magnifier Phóng to một mức One Page Xem một trang Multiple Pages Cho phép xem 6 trang một lúc Zoom Control Phóng to, thu nhỏ theo tỷ lệ phần trăm View Ruler Bật tắt chế độ hiển thị thước đo Shirk to Fit Điều chỉnh tài liệu in trong một trang Full Screen Chế độ xem toàn màn hình Close Đóng chế độ Print Preview Help Trợ giúp về Print Preview 99
Giáo trình Tin học văn phòng 3.In ấn trong MS-Word Chọn File | Print hoặc nhấn vào nút Print trên thanh công cụ Standard. Hộp thoại Print xuất hiện như hình sau Ý nghĩa các mục/nút nhấn . Name: Chọn máy in (máy in laser, in màu, máy in qua mạng ) . Để lựa chọn trang in, nhấn vào một trong các lựa chọn sau trong vùng Page range - All: In tất cả các trang từ trang đầu đến trang cuối. - Current Page: Chỉ in trang hiện tại đang đặt con trỏ nhập văn bản. - Pages: Chỉ in một số trang xác định, tách nhau bởi dấu phẩy. Ví dụ: 1,3,6-25 . Nhập số bản in vào ô Number of copies trong vùng Copies (nếu muốn in nhiều bản) . Để in ra các trang chẵn hoặc lẻ, chọn Even pages hoặc Odd pages trong ô Print (nằm phía góc trái, bên dưới hộp thoại). . Nhấn nút OK để tiến hành in. 100
Giáo trình Tin học văn phòng Chương 5 – Các thao tác với dữ liệu dạng bảng Bảng được tạo thành từ các dòng (row) và các cột (column), giao của một cột và một hàng là một ô (cell). Trong một ô, chúng ta có thể nhập văn bản, chèn hình ảnh hoặc chèn bảng. 1.Tạo bảng biểu 1.1.Cách nhanh nhất để tạo bảng . Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn tạo bảng. . Nhấn chuột vào biểu tượng Insert table trên thanh công cụ . Giữ phím chuột và kéo di chuột xuống phía dưới. Có thể điều chỉnh tăng/giảm số dòng và số cột. . Thả phím chuột để kết thúc việc tạo bảng. 1.2.Tạo bảng bằng lệnh Insert Table . Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn nhập bảng. . Nhắp chọn thực đơn lệnh TableInsert Table . Nhập số cột ô Number of columns, số dòng vào ô Number of rows . Nhấn nút OK để tạo bảng. 101
Giáo trình Tin học văn phòng 102
Giáo trình Tin học văn phòng 2.Nhập nội dung vào bảng, chỉnh sửa nội dung . Nhấn chuột vào một ô bất kỳ để nhập nội dung. . Di chuyển giữa các ô: dùng phím Tab và các phím định hướng trên bàn phím. . Chỉnh sửa nội dung trong ô tương tự chỉnh sửa văn bản. 3.Thao tác chọn một dòng, một cột, một ô . Chọn một dòng: nhấn chuột vào lề trái của dòng . Chọn một cột: di chuyển con trỏ chuột đến mép lề trên đỉnh cột, khi con trỏ có dạng mũi tên màu đen thì nhấn chuột. . Chọn một ô: di chuyển con trỏ chuột đến lề trái của ô cho đến khi hiển thị hình mũi tên màu đen thì nhấn chuột. . Chọn nhiều ô: tương tự như chọn một ô nhưng cần giữ và kéo chuột sang tất cả các ô cần chọn. . Chọn nhiều dòng: nhấn chọn dòng đầu tiên, giữ phím và kéo di chuột xuống các dòng phía dưới. . Chọn nhiều cột: nhấn chọn cột đầu tiên, giữ phím và kéo di chuột sang các cột bên cạnh. 103
Giáo trình Tin học văn phòng 4.Thêm và xoá cột / dòng 4.1.Thêm dòng . Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn thêm dòng vào bên cạnh. . Nhắp chọn thực đơn TableInsert. . Chọn Rows Above: dòng mới thêm sẽ được chèn vào phía trên dòng chứa con trỏ nhập văn bản. . Chọn Rows Below: dòng mới thêm sẽ được chèn vào phía dưới dòng chứa con trỏ nhập văn bản. 4.2.Thêm cột . Đặt con trỏ nhập văn bản tại cột bên cạnh cột cần thêm . Nhắp chọn thực đơn lệnh TableInsert. . Chọn Column to the Left: cột mới thêm sẽ được chèn vào bên trái cột chứa con trỏ nhập văn bản. . Chọn Column to the Right: cột mới thêm sẽ được chèn vào bên phải cột chứa con trỏ nhập văn bản. 4.3.Xoá cột, dòng . Đánh dấu chọn các dòng/cột cần xoá . Mở bảng chọn Table, trỏ tới dòng Delete rồi nhấn lệnh Columns hoặc Rows. 104
Giáo trình Tin học văn phòng 4.4.Thêm và xoá ô Tương tự thao tác thêm/xóa dòng (cột), nhưng trước khi thực hiện lệnh, MS-Word hiển thị hộp thoại xác định cách thức dịch chuyển những ô khác trong dòng 5.Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao dòng 5.1.Thay đổi chiều rộng cột Cách 1 . Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên phải của cột . Khi con trỏ chuột chuyển sang hình thì kéo - thả để điều chỉnh độ rộng, hẹp. 105
Giáo trình Tin học văn phòng Cách 2 . Di chuyển chuột lên thanh thước đến các nút lề cột . Khi con trỏ chuột chuyển sang hình thì kéo-thả nút lề để điều chỉnh độ rộng, hẹp. 5.2.Thay đổi chiều cao dòng . Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên dưới của dòng . Khi nó chuyển sang hình mũi tên co dãn thì kéo - thả con trỏ chuột để điều chỉnh độ rộng, hẹp. 6.Thao tác trên các ô (Cell) 6.1.Thao tác nhập nhiều ô . Chọn các ô kề nhau cần nhập thành 1 ô. . Nhắp chọn thực đơn Table | Merge Cells. 106
Giáo trình Tin học văn phòng 6.2.Sử dụng thanh công cụ Tables and Border Để làm xuất hiện thanh công cụ này ta nhấn nút Tables and Borders có hình trên thanh công cụ Standard. Các nút trên thanh Tables and Borders như sau Dùng để vẽ bảng Dùng để tẩy bỏ một đường thẳng trong bảng Chọn độ đậm nhạt của đường viền Chọn màu cho đường viền Kẻ khung Chọn mầu nền Chèn thêm bảng mới Nhập các ô Chia các ô Định dạng căn lề văn bản Chọn hướng của văn bản Sắp xếp văn bản trong các cột theo chiều tăng dần Chọn kiểu đường viền 107