›
›

Giáo trình Tin học văn phòng (Mới nhất)

pdf 164 trang ngocly 110
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng (Mới nhất)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_tin_hoc_van_phong_moi_nhat.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tin học văn phòng (Mới nhất)

  1. TRUNG TAÂM TIN HOÏC - ÑAÏI HOÏC KHOA HOÏC TÖÏ NHIEÂN TP. HCM 227 Nguyeãn Vaên Cöø – Quaän 5 – Tp. Hoà Chí Minh Tel: 8351056 – Fax 8324466 – Email: [email protected] TAØI LIEÄU HÖÔÙNG DAÃN GIAÛNG DAÏY Hoïc phaàn 1 TIN HOÏC VAÊN PHOØNG Maõ taøi lieäu: DT_NCM_LT_HDGD_THVP Phieân baûn 1.1 – Thaùng 06/04
  2. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Muïc luïc Muïc luïc 1 GIÔÙI THIEÄU 5 GIAÙO TRÌNH LYÙ THUYEÁT 6 TAØI LIEÄU THAM KHAÛO 6 HÖÔÙNG DAÃN PHAÀN LYÙ THUYEÁT 7 Baøi 1: TOÅNG QUAN VEÀ MICROSOFT WORD 7 I. Giôùi thieäu veà maøn hình giao tieáp 8 I. Caùc cheá ñoä laøm vieäc cuûa Microsoft Word 10 I.1. Cheá ñoä goõ kyù töï (Overtype) 10 I.2. Giôùi thieäu cheá ñoä trình baøy maøn hình 11 II. Thao taùc treân khoái vaên baûn 11 II.1. Choïn khoái vaên baûn 11 II.2. Huûy boû khoái vaên baûn ñaõ choïn 12 II.3. Sao cheùp khoái vaên baûn 12 II.4. Tìm kieám vaø thay theá - Find and Replace 13 III. Moät soá thao taùc cô baûn trong Microsoft Word 14 Baøi 2: ÑÒNH DAÏNG VAÊN BAÛN 15 I. Ñònh daïng trang in 17 I.1. Thieát laäp caùc giaù trò cho trang in 17 I.2. Header/Footer 18 II. Ñònh daïng ñoaïn vaên (Paragraph) 19 II.1. Canh leà ñoaïn vaên 19 II.2. Khoaûng caùch giöõa caùc doøng trong ñoaïn - Line Spacing 19 II.3. Khoaûng caùch giöõa caùc ñoaïn vôùi nhau 19 II.4. Ñònh leà traùi vaø phaûi cuûa ñoaïn vaên 21 II.5. Ñònh daïng Drop Cap 23 II.6. Ñònh daïng Bullets and Numbering 23 III. Ñònh daïng kyù töï (Character) 24 III.1. Ñònh daïng kyù töï hay moät nhoùm töø 24 III.2. Söû duïng Format Painter 26 III.3. Daáu ngaét (break) 26 IV. Ñònh daïng khung vieàn vaø neàn 27 Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 1/164
  3. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy IV.1. Ñònh daïng khung vieàn cho trang in 27 IV.2. Ñònh daïng khung vieàn vaø neàn cho ñoaïn vaên 28 V. Ñònh daïng coät baùo 29 Baøi 3: VEÕ HÌNH TRONG MICROSOFT WORD 31 I. Giôùi thieäu veà caùc ñoái töôïng ñoà hoïa cuûa Word 32 II. Caùc ñoái töôïng Drawing 33 II.1. Giôùi thieäu 33 II.2. Caùc ñoái töôïng cô sôû 33 II.3. WordArt 37 III. Ñoái töôïng Picture 40 III.1. Giôùi thieäu 40 III.2. Caùc thao taùc xöû lyù ñoái töôïng Picture 40 Baøi 4: BAÛNG BIEÅU - TABLE 46 I. Ñoái töôïng Table vaø caùch söû duïng 47 II. Caùc thao taùc treân ñoái töôïng Table 47 Baøi 5: CAÙC KYÕ THUAÄT NAÂNG CAO TRONG MICROSOFT WORD 56 I. FootNotes vaø EndNotes 57 I.1. Chöùc naêng cô baûn cuûa Footnotes vaø Endnotes 57 I.2. Caáu truùc cô baûn 57 I.3. Thao taùc söû duïng Footnotes vaø Endnotes 57 II. Mail Merge 58 III. Style 64 III.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Style 64 III.2. Phaân loaïi Style 64 III.3. Thao taùc söû duïng Style 65 IV. Table of Contents 66 IV.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Table of Contents 66 IV.2. Caáu truùc cô baûn 66 IV.3. Thao taùc söû duïng Table of Contents 67 IV.4. Caùc loãi thöôøng gaëp 70 V. Index 71 V.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Index 71 V.2. Caáu truùc cô baûn 71 V.3. Thao taùc söû duïng Index 71 V.4. Caùc loãi thöôøng gaëp 73 VI. Tracked Changes 73 Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 2/164
  4. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy VI.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Tracked Changes 73 VI.2. Thao taùc söû duïng Tracked Changes 73 Baøi 6: TAÏO TRANG TRÌNH DIEÃN VÔÙI MICROSOFT POWER POINT 75 I. Toång quan veà Microsoft PowerPoint 76 I.1. Giôùi thieäu veà Microsoft PowerPoint 76 I.2. Caùc thao taùc cô baûn vôùi PowerPoint 76 I.3. Caùc cheá ñoä trình baøy maøn hình trong Microsoft PowerPoint 82 II. Taïo hieäu öùng cho trang trình dieãn 85 II.1. Hieäu chænh Slide Master 85 II.2. Taïo hieäu öùng khi coù söï chuyeån tieáp giöõa caùc trang trình dieãn 86 II.3. Taïo hieäu öùng cho caùc ñoái töôïng trong trang trình dieãn 87 Baøi 7: TOÅNG QUAN VEÀ MICROSOFT EXCEL 89 I. Giôùi thieäu veà Workbook vaø Worksheet 90 I.1. Giôùi thieäu 90 I.2. Nhöõng ñaëc ñieåm cuûa Worksheet 90 I.3. Caáu truùc cuûa Worksheet trong Excel 91 I.4. Thao taùc treân Workbook 92 II. Döõ lieäu treân Worksheet 94 II.1. Caùc kieåu döõ lieäu 94 II.3. Thao taùc treân vuøng döõ lieäu 96 III. Ñònh daïng baûng tính 98 III.1. Ñònh daïng oâ 98 III.2. Ñònh daïng hình thöùc hieån thò döõ lieäu 101 III.3. Thay ñoåi ñoä roäng cuûa doøng vaø coät 102 III.4. Theâm, xoùa doøng vaø coät cho baûng tính 102 IV. In aán vaø löu tröõ baûng tính 104 IV.1. Ñònh daïng trang in 104 IV.2. Löu tröõ baûng tính 107 Baøi 8: TÍNH TOAÙN DÖÕ LIEÄU TREÂN BAÛNG TÍNH 108 I. Tham chieáu ñòa chæ 109 I.1. Sao cheùp coâng thöùc 109 I.2. Tham chieáu ñòa chæ 109 I.3. Tham chieáu ñòa chæ töông ñoái 110 I.4. Tham chieáu ñòa chæ tuyeät ñoái 110 I.5. Tham chieáu ñòa chæ hoãn hôïp 111 I.6. Thay ñoåi caùch tham chieáu ñòa chæ 111 Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 3/164
  5. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I.7. Tham chieáu vuøng 112 II. Caùc haøm cô baûn 113 II.1. Haøm logic 114 II.2. Haøm veà soá 114 II.3. Haøm veà chuoãi 115 II.4. Haøm veà ngaøy giôø 117 II.5. Haøm thoáng keâ 119 II.6. Haøm ñieàu kieän 121 II.7. Haøm ñoåi kieåu döõ lieäu 122 II.8. Haøm tìm kieám 123 II.9. Haøm kieåm tra 124 Baøi 9: CÔ SÔÛ DÖÕ LIEÄU TREÂN BAÛNG TÍNH 126 I. Caùc khaùi nieäm trong Cô sôû döõ lieäu 127 I.1. Vuøng döõ lieäu nguoàn – Database range 127 I.2. Vuøng tieâu chuaån – Criteria range 127 I.3. Vuøng ruùt trích – Extract range 127 II. Saép xeáp döõ lieäu 128 III. Loïc döõ lieäu 130 III.1. AutoFilter 130 III.2. Advanced Filter 132 III.3. Söû duïng Filter ñeå xoùa döõ lieäu 133 III.4. Caùc daïng vuøng tieâu chuaån 133 IV. Caùc haøm Cô sôû döõ lieäu 135 V. Kieåm tra döõ lieäu 136 Baøi 10: DATA TABLE & BIEÅU ÑOÀ 139 I. Data table 140 I.1. Table moät bieán 140 I.2. Table hai bieán 141 II. Bieåu ñoà 143 II.1. Caùc loaïi bieåu ñoà 143 II.2. Caùc thaønh phaàn trong bieåu ñoà 143 II.3. Veõ bieåu ñoà 144 ÑEÀ THI MAÃU CUOÁI MOÂN 148 ÑEÀ THI MAÃU CUOÁI NHOÙM HOÏC PHAÀN 151 ÑEÀ THI MAÃU KIEÅM TRA GIAÙO VIEÂN 155 Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 4/164
  6. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy GIÔÙI THIEÄU Sau khi hoaøn thaønh khoùa hoïc, hoïc vieân seõ coù khaû naêng: ƒ Xöû lyù trong soaïn thaûo, trình baøy vaên baûn vôùi Winword. ƒ Soaïn thaûo caùc baøi trình dieãn, baùo caùo vôùi PowerPoint. ƒ Laäp vaø trình baøy baûng bieåu treân Excel. ƒ Laäp coâng thöùc giaûi quyeát moät soá coâng vieäc trong öùng duïng quaûn lyù vôùi Excel. ƒ Laäp caùc bieåu ñoà thoáng keâ soá lieäu treân Excel Vôùi thôøi löôïng laø 36 tieát LT vaø 60 tieát TH ñöôïc phaân boå nhö sau: STT Baøi hoïc Soá tieát LT Soá tieát TH 1 Toång quan Microsoft Word 2 2 2 Ñònh daïng vaên baûn 4 8 3 Veõ hình trong Microsoft Word 3 5 4 Baûng bieåu – Table 3 5 5 Caùc kyõ thuaät naâng cao trong Microsoft Word 3 5 6 Taïo trang trình dieãn vôùi Microsoft PowerPoint 3 5 7 Toång quan veà Microsoft Excel 4 8 8 Tính toaùn döõ lieäu treân baûng tính 6 8 9 Cô sôû döõ lieäu treân baûng tính 4 8 10 Data Table vaø Bieåu ñoà 4 6 Toång soá tieát : 36 60 Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 5/164
  7. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy GIAÙO TRÌNH LYÙ THUYEÁT Söû duïng giaùo trình “Microsoft Word 2000, Microsoft Power Point 2000, Microsoft Excel 2000” cuûa taùc giaû Phaïm Thanh Minh, taùi baûn laàn thöù 2, nhaø xuaát baûn Ñaïi Hoïc Quoác Gia Tp. HCM. TAØI LIEÄU THAM KHAÛO Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 6/164
  8. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy HÖÔÙNG DAÃN PHAÀN LYÙ THUYEÁT Baøi 1 TOÅNG QUAN VEÀ MICROSOFT WORD Toùm taét Lyù thuyeát 2 tieát - Thöïc haønh 2 tieát Muïc tieâu Caùc muïc chính Baøi taäp baét Baøi taäp laøm buoäc theâm Keát thuùc baøi hoïc naøy, I. Giôùi thieäu veà maøn hình giao tieáp 1.1, 1.2 baïn coù theå thöïc hieän caùc II. Thao taùc treân taäp tin vaên baûn thao taùc cô baûn khi soaïn III. Caùc cheá ñoä laøm vieäc cuûa thaûo vaên baûn vôùi Ms Microsoft Word Word. IV. Thao taùc treân khoái vaên baûn V. Moät soá thao taùc cô baûn trong Microsoft Word Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 7/164
  9. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I. Giôùi thieäu veà maøn hình giao tieáp Maøn hình giao tieáp cuûa Microsoft Word Title bar Menu bar Tool bar Insertion Point Status bar Cöûa soå maøn hình giao tieáp cuûa Microsoft Word 9 Title bar (Thanh tieâu ñeà) Thanh tieâu ñeà chöùa teân cuûa taäp tin hieän haønh cuûa Microsoft Word 9 Menu bar (Thanh thöïc ñôn) Thanh thöïc ñôn chöùa taäp hôïp caùc thao taùc cuûa Microsoft Word. Taäp hôïp caùc thao taùc naøy ñöôïc theå hieän theo töøng nhoùm chöùc naêng söû duïng. 9 Tool bar (Thanh coâng cuï) Bao goàm nhieàu thanh coâng cuï theo töøng nhoùm chöùc naêng khaùc nhau. Sau ñaây laø caùc thanh coâng cuï chính: ƒ Standar Toolbar: Thanh coâng cuï chuaån ƒ Formatting Toolbar: Thanh ñònh daïng vaên baûn Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 8/164
  10. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Drawing, Picture, Table and Borders Caùc Thao taùc treân caùc thanh coâng cuï: Aån, hieån thò thanh coâng cuï. ƒ Choïn thöïc ñôn View ->Toolbars ƒ Choïn (hay boû choïn) nhöõng thanh coâng cuï maø baïn muoán hieån thò (hoaëc aån ñi). Choïn hay boû choïn caùc thanh coâng cuï töø thöïc ñôn View 9 Status bar (Thanh traïng thaùi) Hieån thò thoâng tin veà traïng thaùi ñang laøm vieäc vôùi Microsoft Word, bao goàm: ƒ Trang ñang laøm vieäc ƒ Section ñang laøm vieäc ƒ Toång soá trang trong vaên baûn ƒ Doøng, coät hieän haønh cuûa con troû Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 9/164
  11. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Thao taùc treân taäp tin vaên baûn Trình baøy caùc thao taùc ñeå taïo moät vaên baûn môùi, môû moät vaên baûn ñaõ coù saün vaø löu laïi vaên baûn ñang soaïn thaûo. 9 Taïo moät vaên baûn môùi: Coù theå choïn 1 trong 3 caùch sau: ƒ Choïn thöïc ñôn File Ö New. ƒ Nhaáp chuoäc vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï. ƒ Phím taét Ctrl+N. 9 Môû moät vaên baûn ñaõ coù: Coù theå choïn 1 trong 3 caùch sau: ƒ Choïn thöïc ñôn File Ö Open ƒ Nhaáp chuoäc vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï ƒ Phím taét Ctrl+O 9 Löu laïi noäi dung cuûa vaên baûn Löu noäi dung vaên baûn vôùi teân cuõ: Coù theå choïn 1 trong 3 caùch sau: ƒ Choïn thöïc ñôn File Ö Save ƒ Nhaáp chuoäc vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï ƒ Phím taét Ctrl+S 9 Löu noäi dung vaên baûn vôùi teân môùi ƒ Choïn thöïc ñôn File Ö Save As II. Caùc cheá ñoä laøm vieäc cuûa Microsoft Word Trình baøy caùc cheá ñoä laøm vieäc vôùi Microsoft Word II.1. Cheá ñoä goõ kyù töï (Overtype) Microsoft Word cung caáp 2 cheá ñoä goõ kyù töï: II.1.1. Overwirte Nhöõng kyù töï ngay sau con troû ñöôïc thay theá baèng nhöõng kyù töï môùi ñöôïc goõ vaøo. II.1.2. Insert Caùc kyù töï phía sau con troû bò ñaåy veà phía sau nhöôøng choã cho caùc kyù töï môùi ñöôïc goõ vaøo Khi thay ñoåi cheá ñoä thay kyù töï, traïng thaùi naøy seõ ñöôïc theå hieän ôû thanh traïng thaùi (Status bar) Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 10/164
  12. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.2. Giôùi thieäu cheá ñoä trình baøy maøn hình Coù 4 cheá ñoä trình baøy maøn hình phuïc vuï cho nhöõng nhu caàu hieån thò khaùc nhau: II.2.1. Normal Cheá ñoä Normal chæ hieån thò phaàn text cuûa vaên baûn, hình aûnh khoâng ñöôïc hieån thò ôû cheá ñoä naøy, ngay caû Header vaø Footer cuõng khoâng ñöôïc hieån thò. Cheá ñoä Normal cung caáp moät goùc nhìn ñôn giaûn ñeå ñaùnh phaàn text gioáng nhö thao taùc vôùi vaên baûn thöôøng ngaøy. II.2.2. Print Layout Cheá ñoä Print layout ñöôïc thieát keá ñeå cung caáp cho ngöôøi duøng moät caùi nhìn toång theå veà vaên baûn khi in aán. Noù hieån thò chính xaùc nhöõng gì khi ñöôïc in: phaàn noäi dung text cuûa vaên baûn, hình aûnh, bao goàm caû phaàn header, footer vaø ngaét trang. Vaên baûn ñöôïc theå hieän theo töøng trang. II.2.3. Outline Hieån thò vaên baûn döôùi daïng coù caáu truùc ñeå ngöôøi duøng coù theå toå chöùc laïi caáu truùc cuûa vaên baûn. II.2.4. Web Layout Theå hieän vaên baûn döôùi daïng nhöõng trang Web. Vaên baûn hieån thò ôû cheá ñoä naøy seõ töï ñoäng ñieàu chænh ñeå theå hieän treân toaøn boä cöûa soå cuûa trang Web. Ngoaøi 4 cheá ñoä hieån thò treân, Microsoft Word coøn cung caáp cheá ñoä xem vaên baûn tröôùc khi in. II.2.5. Print Preview Hieån thò vaên baûn tröôùc khi in. Chöùc naêng hieån thò ôû cheá ñoä Print Preview ñöôïc duøng ñeå xem vaên baûn seõ theå hieän treân trang giaáy nhö theá naøo. ÔÛ cheá ñoä naøy cho pheùp hieån thò nhieàu trang cuøng moät luùc, cho pheùp phoùng to, thu nhoû ñoä lôùn cuûa vaên baûn. III. Thao taùc treân khoái vaên baûn Phaàn naøy seõ trình baøy caùc thao taùc laøm vieäc vôùi khoái vaên baûn III.1. Choïn khoái vaên baûn III.1.1. Choïn khoái vaên baûn baèng baøn phím ƒ Ñaët con troû ôû ñaàu khoái caàn sao cheùp. ƒ Nhaán vaø giöõ Shift, phoái hôïp vôùi nhaán caùc phím muõi teân, Home hay End ñeå bao khoái vaên baûn caàn choïn. III.1.2. Choïn khoái vaên baûn baèng baèng chuoät ƒ Nhaáp vaø reâ chuoät töø ñaàu khoái ñeán cuoái khoái vaên baûn. (Neân di chuyeån chuoät theo höôùng thaúng ñöùng trong quaù trình choïn khoái.) Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 11/164
  13. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Chuù yù: 0 Neáu choïn moät soá doøng baèng chuoät, di chuyeån chuoät veà phía traùi cuûa vaên baûn, chuoät seõ thay ñoåi daïng hieån thò thaønh , nhaán vaø giöõ chuoät, keùo qua caùc doøng caàn choïn. Hình minh hoïa caùch choïn khoái vaên baûn baèng chuoät III.2. Huûy boû khoái vaên baûn ñaõ choïn Duøng ñeå huûy boû (xoùa boû) ñi moät khoái vaên baûn ƒ Choïn khoái vaên baûn ƒ Huûy boû khoái vaên baûn: Nhaán Delete hay Ctrl+X hay III.3. Sao cheùp khoái vaên baûn III.3.1. Sao cheùp vaên baûn baèng baøn phím hay baèng chöùc naêng treân thanh coâng cuï ƒ Choïn khoái vaên baûn. ƒ Sao cheùp vaên baûn: Nhaán Ctrl+C hay ƒ Ñaët con troû ñeán vò trí caàn sao cheùp. ƒ Daùn vaên baûn vaøo vò trí caàn sao cheùp: Nhaán Ctrl+V hay III.3.2. Sao cheùp vaên baûn baèng chuoät ƒ Choïn khoái vaên baûn. ƒ Nhaán chuoät treân khoái vaên baûn ñaõ choïn vaø reâ ñeán vò trí muoán sao cheùp (khoâng buoâng chuoät). ƒ Nhaán phím Ctrl, seõ hieän daáu + beân döôùi con troû chuoät. Buoâng phím chuoät tröôùc vaø phím Ctrl sau. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 12/164
  14. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy III.3.3. Di chuyeån khoái vaên baûn Di chuyeån vaên baûn baèng baøn phím hay baèng chöùc naêng treân thanh coâng cuï ƒ Choïn khoái vaên baûn ƒ Caét boû khoái vaên baûn ñang choïn: Nhaán Ctrl+X hay ƒ Di chuyeån con troû vò trí caàn sao cheùp: Nhaán Ctrl+V hay Di chuyeån vaên baûn baèng chuoät ƒ Choïn khoái vaên baûn ƒ Nhaán chuoät treân khoái vaên baûn ñaõ choïn vaø reâ ñeán vò trí muoán di chuyeån, sau ñoù nhaû nhaán chuoät. III.4. Tìm kieám vaø thay theá - Find and Replace Chöùc naêng naøy ñöôïc söû duïng ñeå tìm kieám, tìm kieám vaø thay theà nhöõng kyù töï hay moät nhoùm töø moät caùch töï ñoäng, nhanh choùng vaø hieäu quaû. III.4.1. Tìm kieám Caùc böôùc thöïc hieän: ƒ Choïn thöïc ñôn Edit Ö Find hay nhaán phím taét Ctrl+F ƒ Hoäp thoaïi Find and Replace ƒ Find what: Nhoùm töø caàn tìm kieám ƒ Nhaán choïn Find Next ñeå tieán haønh tìm kieám. Neáu tìm thaáy, vaên baûn seõ töï ñoäng cuoän ñeán vò trí ñöôïc tìm thaáy. Coù theå tieáp tuïc nhaán Find Next ñeå tieáp tuïc tìm kieám III.4.2. Thay theá Caùc böôùc thöïc hieän: ƒ Choïn thöïc ñôn Edit Ö Replace hay nhaán phím taét Ctrl+H ƒ Hoäp thoaïi Find and Replace ƒ Find what : Nhoùm töø caàn ñöôïc thay theá ƒ Replace with : Nhoùm töø ñöôïc thay theá Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 13/164
  15. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Nhaáp choïn Replace hay Replace All ñeå tieán haønh thay theá. III.4.3. Di chuyeån nhanh ñeán moät vò trí trong vaên baûn Chöùc naêng naøy ñöôïc söû duïng ñeå di chuyeån vaên baûn ñeán vò trí caàn thieát Caùc böôùc thöïc hieän: ƒ Choïn thöïc ñôn Edit Ö Go to hay nhaán phím taét Ctrl+G ƒ Hoäp thoaïi Find and Replace ƒ Enter page number: Trang caàn ñöôïc di chuyeån ñeán ƒ Enter bookmark name: Teân cuûa bookmark caàn ñöôïc di chuyeån ñeán (khi choïn Bookmark trong danh saùch Go to what) ƒ Nhaáp choïn Previous, Next (hay Go to) ñeå thöïc hieän di chuyeån IV. Moät soá thao taùc cô baûn trong Microsoft Word Höôùng daãn söû duïng caùc chöùc naêng treân thanh coâng cuï ñònh daïng vaø thanh coâng cuï chuaån. ƒ Undo: Huûy boû haønh ñoäng vöøa thao taùc. ƒ Redo: Laáy laïi haønh ñoäng ñaõ huûy boû ngay nhöõng laàn tröôùc ñoù. ƒ Font: Thay ñoåi font chöõ ƒ Font Size: Thay ñoåi kích thöôùc chöõ. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 14/164
  16. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Bold, Italic, Underline: Chöõ ñaäm, Chöõ nghieâng, Gaïch döôùi ƒ Show/Hide: Hieån thò/AÅn caùc kyù töï aån (khoâng in): Enter, Space, Tab, Cheøn caùc kyù töï ñaëc bieät Ngoaøi nhöõng kyù töï chöõ, soá, daáu, Microsoft Word cho pheùp ta theâm vaøo nhöõng kyù töï khoâng coù treân baøn phím nhaèm ñaùp öùng cho nhöõng yeâu caàu khaùc nhau. Ví duï: 227 Nguyeãn Vaên Cöø - Q.5 - Tp.Hoà Chí Minh  0908120120 Microsoft  Caùc böôùc thöïc hieän ƒ Choïn thöïc ñôn Insert Ö Symbol. ƒ Taïi hoäp thoaïi Symbol, thay ñoåi giaù trò Font (neáu caàn thieát) ƒ Choïn caùc kyù töï ñaëc bieät caàn theâm vaøo vaên baûn, nhaán Insert Baøi 2 Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 15/164
  17. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ÑÒNH DAÏNG VAÊN BAÛN Toùm taét Lyù thuyeát 4 tieát - Thöïc haønh 8 tieát Muïc tieâu Caùc muïc chính Baøi taäp baét Baøi taäp laøm buoäc theâm Sau khi hoïc xong baøi I. Ñònh daïng trang in 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, naøy, hoïc vieân seõ thöïc II. Ñònh daïng ñoaïn vaên (Paragraph) 2.7, 2.9, 2.10 2.8 hieän thaønh thaïo taùc thao III. Ñònh daïng kyù töï (Character) taùc ñònh daïng. IV. Ñònh daïng khung vieàn vaø neàn V. Ñònh daïng coät baùo Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 16/164
  18. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I. Ñònh daïng trang in Thoâng thöôøng, sau khi soaïn thaûo xong vaên baûn, ngöôøi duøng seõ tieán haønh in vaên baûn ra giaáy. Neáu khoâng tieán haønh ñònh daïng trang in tröôùc khi soaïn thaûo, ngöôøi duøng seõ toán khaù nhieàu thôøi gian cho vieäc daøn laïi trang vaên baûn. Do ñoù, vieäc ñònh daïng trang in tröôùc khi soaïn thaûo seõ tieát kieäm cho ngöôøi duøng thôøi gian laõng phí ñoù. I.1. Thieát laäp caùc giaù trò cho trang in Caàn thieát laäp tröôùc moät soá caùc giaù trò cuûa trang in (top, bottom, left and right) tröôùc ghi tieán haønh soaïn thaûo noäi dung cuûa vaên baûn. Maøn hình thieát laäp trang in I.1.1. Margin - Thay ñoåi leà cuûa trang in ƒ Choïn thöïc ñôn File Ö Page Setup ƒ Choïn trang Margins. Trong trang naøy, ta coù theå thieát laäp caùc thoâng soá caàn ñieàu chænh: Leà traùi, leà phaûi, höôùng trang in I.1.2. Choïn kích thöôùc trang in ƒ Choïn thöïc ñôn File Ö Page Setup ƒ Trong trang Paper, choïn Paper size Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 17/164
  19. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Chuù yù: Khi thay ñoåi trang in, caàn chuù yù ñeán söï taùc ñoäng cuûa noù ñeán toaøn boä vaên baûn. 0Do ñoù, caàn xaùc ñònh roõ giaù trò Apply to Choïn höôùng giaáy: In ngang hay in ñöùng ƒ Choïn thöïc ñôn File Ö Page Setup ƒ Trong trang Margin, choïn Portrait hoaëc Landscape I.2. Header/Footer Header vaø Footer laø vuøng ôû phía treân, döôùi cuøng cuûa moãi trang trong vaên baûn. Coù theå cheøn vaên baûn, hình aûnh vaøo Header, Footer nhö: Ngaøy thaùng taïo vaên baûn, ñaùnh soá trang, logo, teân cuûa taäp tin vaên baûn, ñöôøng daãn chöùa taäp tin vaên baûn, teân taùc giaû Thao taùc vôùi Header vaø Footer baèng caùch choïn Header and Footer trong thöïc ñôn View I.2.1. Ñònh daïng Header/Footer ƒ Choïn thöïc ñôn View Ö Header and Footer ƒ Choïn Switch between Header and Footer treân thanh coâng cuï Header and Footer ñeå di chuyeån con troû ñeán vuøng Header/Footer. ƒ Taïo hoaëc thay ñoåi noäi dung cuûa Header/Footer I.2.2. Thay ñoåi Header/Footer cho nhöõng trang chaün, trang leû ƒ Choïn thöïc ñôn View Ö Header and Footer ƒ Choïn Page Setup treân thanh coâng cuï Header and Footer, choïn tab Layout ƒ Choïn Different odd and even ƒ Choïn Show Previous hay Show Next treân thanh coâng cuï Header and Footer ñeå di chuyeån con troû ñeán vuøng Header/Footer cuûa caùc trang chaün/leû. ƒ Thay ñoåi, thieát laäp noäi dung cuûa caùc Header/Footer naøy. I.2.3. Thay ñoåi Header/Footer cho moät phaàn cuûa vaên baûn Theo maëc ñònh, Header/Footer seõ ñoàng nhaát treân toaøn boä vaên baûn. Do ñoù, ñeå thay ñoåi Header/Footer cho moät phaàn cuûa vaên baûn, baïn phaûi cheøn theâm moät section môùi vaøo trong vaên baûn. ƒ Ñaët con troû taïi trang caàn taïo Header vaø Footer (khaùc) ƒ Choïn thöïc ñôn Insert Ö Break ƒ Choïn Next page trong hoäp thoaïi Break, nhaáp OK Tieán haønh thay ñoåi Header/Footer cho moät phaàn vaên baûn ƒ Choïn thöïc ñôn View Ö Header and Footer ƒ Boû choïn Same as Privious treân thanh coâng cuï Header and Footer Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 18/164
  20. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Thay ñoåi, thieát laäp noäi dung cuûa caùc Header/Footer ôû töøng section khaùc nhau. II. Ñònh daïng ñoaïn vaên (Paragraph) Hình thöùc trình baøy laø yeáu toá quan troïng goùp phaàn khoâng nhoû beân caïnh noäi dung cuûa vaên baûn. II.1. Canh leà ñoaïn vaên Coù 4 loaïi canh leà trong Word: canh traùi, canh giöõa, canh phaûi vaø canh ñeàu hai beân. Tuøy theo töøng tröôøng hôïp maø ta söû duïng canh leà töông öùng. Caùc böôùc thao taùc: ƒ Choïn ñoaïn vaên maø caàn canh leà ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Paragraph ƒ Choïn giaù trò Alignment caàn thieát hoaëc nhaáp vaøo bieåu töôïng caùc ñieàu khieån treân thanh coâng cuï II.2. Khoaûng caùch giöõa caùc doøng trong ñoaïn - Line Spacing Cho pheùp thieát laäp khoaûng caùch giöõa caùc doøng trong cuøng moät ñoaïn vaên, caùc giaù trò naøy coù theå laø single, 1.5 lines, Double Caùc böôùc thao taùc: ƒ Choïn ñoaïn vaên maø caàn ñieàu chænh ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Paragraph ƒ Choïn giaù trò Line Spacing trong hoäp thoaïi Paragraph II.3. Khoaûng caùch giöõa caùc ñoaïn vôùi nhau Cuõng nhö khoaûng caùch giöõa caùc doøng trong ñoaïn, ta cuõng coù theå thay ñoåi khoaûng caùch giöõa caùc ñoaïn vôùi nhau. Caùc böôùc thao taùc: ƒ Choïn ñoaïn vaên maø caàn ñieàu chænh ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Paragraph ƒ Hieäu chænh giaù trò Before, Alter trong hoäp thoaïi Paragraph (Phaàn Spacing) Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 19/164
  21. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Maøn hình ñònh daïng ñoaïn vaên Ví duï minh hoïa Spacing Before Alter Line spacing Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 20/164
  22. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.4. Ñònh leà traùi vaø phaûi cuûa ñoaïn vaên Ta coù theå dôøi leà traùi vaø phaûi cuûa ñoaïn vaên ñeå thay ñoåi vuøng hieån thò cuûa ñoaïn. Moâ taû: ƒ Left Margin, Right Margin: Canh leà traùi, phaûi cuûa trang in ƒ First Line Indent: Canh leà doøng ñaàu tieân cuûa ñoaïn vaên ƒ Hanging Indent: Canh leà traùi nhöõng doøng coøn laïi (tröø doøng ñaàu tieân) cuûa ñoaïn vaên ƒ Right Indent: Canh leà phaûi ñoaïn vaên II.4.1. Caùc thao taùc ñònh leà cuûa ñoaïn vaên Nhö phaàn tröôùc ñaõ vieát, ta coù theå ñònh leà traùi vaø phaûi cuûa ñoaïn vaên trong hoäp thoaïi Paragraph goïi töø thöïc ñôn Format. Ta cuõng coù theå ñònh daïng leà cuûa ñoaïn vaên thoâng qua thöôùc (Ruler) 9 Caùc böôùc thao taùc ƒ Choïn ñoaïn vaên caàn ñònh daïng ƒ Nhaáp vaø keùo reâ caùc bieåu töôïng canh leà ñeán vò trí môùi. Ví duï: Người ta vẫn chưa biết chính xác cơ quan nào thuộc Chính phủ Ấn Độ  sẽ được chia sẻ mã nguồn. Điều này chỉ sáng tỏ sau khi Microsoft hoàn tất cuộc thảo luận với các quan chức của nước này. Rajiv Nair, Chủ tịch Microsoft Ấn Độ tỏ ra rất dè dặt: ''Chúng tôi đang xem xét ý định chia sẻ mã nguồn hệ điều hành''. Tuy nhiên, một số nguồn tin khác cho biết người khổng lồ phần mềm đang thảo luận với Chính phủ về phương thức chia sẻ mã nguồn. II.4.2. Ñònh daïng Tab Tab ñöôïc duøng ñeå ñaùnh daáu canh leà cho nhoùm töø trong vaên baûn. Microsoft Word cung caáp nhieàu loaïi tab khaùc nhau (goàm 4 loaïi tab cô baûn) : Left Tab : Center Tab : Right Tab : Decimal Tab Coù 2 caùch ñeå ñònh vò trí cuûa tab Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 21/164
  23. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Ñònh vò trí cuûa Tab baèng: Format Ö Tab ƒ Choïn ñoaïn vaên baûn caàn ñaët tab hoaëc ñaët con troû ôû doøng môùi ñeå ñònh tab cho doøng môùi naøy ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Tab ƒ Nhaäp vò trí caàn ñònh tab trong Tab stop position ƒ Choïn giaù trò Alignment (canh leà cuûa tab) cho tab. Coù caùc giaù trò: Left, Center, Right, Decimal, Bar ƒ Nhaáp Set. Choïn Ok. Maøn hình ñònh daïng Tab Ñònh vò trí cuûa Tab baèng caùch keùo, reâ tab tröïc tieáp treân thöôùc ƒ Choïn ñoaïn vaên baûn caàn ñaët tab hoaëc ñaët con troû ôû doøng môùi ñeå ñònh tab cho doøng môùi naøy ƒ Nhaáp chuoät vaøo oâ Tab Indicator ñeå thay ñoåi daïng tab (hình veõ) (*) Tab Indicator ƒ Nhaáp chuoät treân thöôùc taïi vò trí caàn ñaët tab ƒ Laëp laïi tieáp tuïc böôùc (*) neáu caàn thieát Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 22/164
  24. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy [  Ví duï: II.5. Ñònh daïng Drop Cap Quy ñònh daïng hieån thò kyù töï ñaàu cuûa vaên baûn naèm treân nhieàu doøng trong ñoaïn. 9 Caùc böôùc thöïc hieän ƒ Ñaët con troû ñaàu ñoaïn vaên caàn thöïc hieän ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Drop Cap ƒ Choïn Font chöõ cho chöõ caàn Drop Cap ƒ Coù theå thay ñoåi caùc giaù trò Lines to drop: Soá doøng maø chöõ Drop Cap chieám choã. Maøn hình Drop Cap  Ví duï: II.6. Ñònh daïng Bullets and Numbering Microsfot Word cho pheùp ngöôøi duøng taïo ra danh saùch caùc Bullets vaø Numbering duøng ñeå lieät keâ caùc yù trong vaên baûn. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 23/164
  25. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.6.1. Bullets Bullets laø moät kyù hieäu ñöùng tröôùc moãi muïc trong danh saùch lieät keâ, khoâng coù phaân bieät thöù töï. II.6.2. Numbering Numbering : Thay vì laø moät kyù hieäu, Numbering söû duïng soá (1, 2, 3, ), maãu töï (a, b, c - A, B, C, - i, ii, iii, - I, II, III, ) Duøng Numbering khi coù phaân bieät thöù töï cuûa caùc yù trong vaên baûn. Caùc böôùc thao taùc ƒ Choïn moät hay nhieàu ñoaïn vaên baûn muoán ñònh daïng ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Bullets and Numbering ƒ Taïi maøn hình Bullets and Numbering, choïn kieåu Bullet hay Numbering caàn thieát. Ví duï: Tin hoïc vaên phoøng bao goàm 3 phaàn:  1. Microsoft Word a. Caùc khaùi nieäm cô baûn b. Ñònh daïng vaên baûn 2. Microsoft PowerPoint 3. Microsoft Excel Hoà sô bao goàm: ; Sô yeáu lyù lòch ; Ñôn xin vieäc ; Giaáy khaùm söùc khoûe ; Baèng B Anh Vaên III. Ñònh daïng kyù töï (Character) Vaên baûn laø taäp hôïp caùc nhoùm töø, do ñoù, vieäc ñònh daïng caùc nhoùm töø naøy coù yù nghóa raát lôùn trong vieäc soaïn thaûo. Ñaây laø thao taùc cô baûn trong quaù trình soaïn thaûo. III.1. Ñònh daïng kyù töï hay moät nhoùm töø Quy ñònh daïng trình baøy cuûa moät kyù töï hay moät nhoùm töø: font chöõ, kích thöôùc, maøu saéc, vò trí vaø khoaûng caùch giöõa caùc kyù töï. Microsoft Word hoã trôï nhieàu font chöõ khaùc nhau. Ta coù theå thay ñoåi font chöõ, kích thöôùc, maøu saéc ñeå nhaán maïnh moät yù naøo ñoù trong vaên baûn thoâng qua vieäc theå hieän cuûa caùc kyù töï, nhoùm töø. Ví duï: Ñaây laø doøng vaên baûn bình thöôøng, font chöõ = Vni-Times  Ñaây laø phaàn ñöôïc in nghieâng, nghieân vaø ñaäm Ñaây laø doøng vaên baûn bình thöôøng, font chöõ = Vni-Vivi III.1.1. Maøn hình ñònh daïng kyù töï Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 24/164
  26. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Ñònh daïng kyù töï hay moät nhoùm töø Coù theå thao taùc tröïc tieáp vôùi caùc ñieàu khieån treân thanh ñònh daïng - Treân thanh ñònh daïng coù moät soá ñònh daïng cô baûn. Choïn kyù töï hay moät nhoùm töø caàn ñònh daïng Choïn thöïc ñôn Format Ö Font ƒ Trang Font: Cho pheùp thay ñoåi ñònh daïng font chöõ, kieåu theå hieän (in ñaäm, in nghieâng, in ñaäm vaø nghieâng), kích thöôùc font chöõ, maøu chöõ, gaïch döôùi vaø caùc hieäu öùng khaùc: 2 ƒ H2O, Ax + Bx + C = 0, ƒ Trang Character Spacing: Thay ñoåi caùc giaù trò nhö: ƒ Scale: Scale = 200 ƒ Spacing - Thay ñoåi khoaûng caùch giöõa caùc kyù: S p a c i n g = 5 Position (Raised) = 5 ƒ Position=Normal Position (Lower) = 5 ƒ Trang Text Effects: Taïo ra caùc hieäu öùng cho nhoùm töø: Choïn giaù trò Animations. Marching Red Ants Las Vegas Light, Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 25/164
  27. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy III.2. Söû duïng Format Painter Nhö ñaõ noùi ôû phaàn treân, ta coù theå ñònh daïng caùc kyù töï, nhoùm töø trong Microssoft Word thoâng qua caùc thao taùc ñònh daïng. Nhöng ñoâi khi ta coù moät nhoùm töø, ñoaïn vaên ñaõ ñöôïc ñònh daïng tröôùc ñoù, ta muoán söû duïng ñònh daïng naøy cho nhöõng phaàn khaùc cuûa vaên baûn maø khoâng caàn phaûi laëp laïi caùc böôùc thao taùc naøy. Microsoft Word cung caáp cho ta moät caùch ñeå nhanh choùng thöïc hieän ñieàu naøy thoâng qua Format Paint. Format Paint naèm treân thanh coâng cuï chuaån. Ö Bieåu töôïng cuûa Format Paint treân thanh coâng cuï Caùc böôùc thao taùc: ƒ Choïn phaàn vaên baûn ñaõ ñöôïc ñònh daïng ƒ Nhaáp vaøo nuùt Format Paint treân thanh coâng cuï chuaån, bieåu töôïng cuûa Format Paint seõ ñöôïc nhaán chìm xuoáng. (hình treân) ƒ Nhaán vaø reâ chuoät qua nhöõng phaàn vaên baûn caàn sao cheùp ñònh daïng III.3. Daáu ngaét (break) Daáu ngaét duøng ñeå chaám döùt moät vuøng (section),moät trang hay moät coät trong vaên baûn. Vuøng (section) laø moät phaàn trong vaên baûn coù chung caùc ñònh daïng cuûa trang nhö soá thöù töï trang, header vaø footer, ñònh daïng coät baùo. Vuøng coù theå ôû treân moät hoaëc nhieàu trang. Maøn hình cheøn daáu ngaét Cheøn daáu ngaét ƒ Ñöa con troû ñeán vò trí muoán cheøn daáu ngaét ƒ Choïn treân thöïc ñôn Insert – Break , seõ xuaát hieän maøn hình döôùi ƒ Ñeå cheøn ngaét trang, choïn Page break hoaëc duøng phím Ctrl-Enter ƒ Ñeå cheøn ngaét coät, choïn Column break ƒ Ñeå cheøn ngaét vuøng sang trang môùi, choïn Next page ƒ Ñeå cheøn ngaét vuøng nhöng khoâng sang trang môùi, choïn Continuous Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 26/164
  28. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Ñeå cheøn ngaét vuøng vaø vuøng môùi seõ baét ñaàu treân trang leû tieáp theo, choïn Odd page ƒ Ñeå cheøn ngaét vuøng vaø vuøng môùi seõ baét ñaàu treân trang chaün tieáp theo, choïn Even page IV. Ñònh daïng khung vieàn vaø neàn Khung vieàn vaø neàn ñöôïc duøng ñeå trang trí hay laøm noåi baät ñoaïn vaên baûn. IV.1. Ñònh daïng khung vieàn cho trang in Cho pheùp ngöôøi duøng taïo khung vieàn vaø neàn cho trang in hay moät ñoaïn vaên baûn. Thöôøng ñöôïc söû duïng ñeå taïo khung cho trang in. Choïn thöïc ñôn Format Ö Border and Sharing ƒ Choïn Apply to ñeå xaùc ñònh taàm aûnh höôûng cuûa Page Border trong vaên baûn. ƒ Khi choïn chöùc naêng Option, maøn hình Border and Shading Options seõ hieån thò. Taïi maøn hình naøy, ta coù theå thay ñoåi khoaûng caùch giöõa caùc caïnh cuûa khung vieàn vôùi phaàn noäi dung vaên baûn ôû beân trong. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 27/164
  29. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Hoäp thoaïi Border vaø Shading  Ví duï: IV.2. Ñònh daïng khung vieàn vaø neàn cho ñoaïn vaên Gioáng nhö taïo khung vieàn cho trang tin, ta coù theå taïo khung vieàn hay neàn cuûa ñoaïn vaên ñöôïc duøng ñeå nhaán maïnh ñoaïn vaên ñoù trong vaên baûn. Ñeå ñònh daïng khung, neàn cuûa ñoaïn vaên baûn: ƒ Choïn khoái vaên baûn caàn ñònh daïng ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Border and Sharing ñeå choïn khung cho khoái vaên baûn, choïn trang Border ƒ Ñeå choïn neàn cho khoái vaên baûn, choïn trang Shading Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 28/164
  30. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Ví duï minh hoïa khung, neàn ñoaïn vaên V. Ñònh daïng coät baùo Höôùng daãn caùc thao taùc ñònh daïng coät baùo. Chöùc naêng naøy ñöôïc söû duïng khi ngöôøi duøng muoán phaân vaên baûn cuûa mình thaønh 2 hay nhieàu coät. Maøn hình ñònh daïng coät Caùc böôùc thao taùc ƒ Choïn ñoaïn vaên baûn caàn phaân coät ƒ Choïn thöïc ñôn Format Ö Columns + Number of columns : Soá coät caàn phaân chia Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 29/164
  31. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy + Line between: Neáu ñöôïc choïn, coù ñöôøng keû giöõa caùc coät + Equal column width: Neáu ñöôïc choïn, kích thöôùc cuûa caùc coät seõ baèng nhau.  Ví duï: Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 30/164
  32. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Baøi 3 VEÕ HÌNH TRONG MICROSOFT WORD Toùm taét Lyù thuyeát 3 tieát - Thöïc haønh 5 tieát Muïc tieâu Caùc muïc chính Baøi taäp baét Baøi taäp laøm buoäc theâm Keát thuùc baøi hoïc naøy, I. Giôùi thieäu veà caùc ñoái töôïng ñoà 3.1, 3.2, 3.3 3.4 hoïc vieân coù theå söû duïng hoïa cuûa Word thaønh thaïo caùc ñoái töôïng II. Caùc ñoái töôïng Drawing ñoà hoïa trong quaù trình III. Ñoái töôïng Picture soaïn thaûo vaên baûn. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 31/164
  33. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I. Giôùi thieäu veà caùc ñoái töôïng ñoà hoïa cuûa Word Trong vaên baûn, thaønh phaàn quan troïng nhaát laø noäi dung, caùc kyù töï caáu thaønh neân vaên baûn. Tuy nhieân, neáu vaên baûn chæ coù nhöõng kyù töï seõ khoâng taïo ñöôïc cho ngöôøi ñoïc caûm giaùc loâi cuoán. Do ñoù, khi soaïn thaûo vaên baûn ngoaøi phaàn noäi dung chính, ngöôøi soaïn thaûo caàn boå sung nhöõng yeáu toá veà ñònh daïng ñoaïn vaên, canh leà, vaø moät thaønh phaàn nöõa maø chuùng ta seõ tìm hieåu trong baøi naøy laø caùc ñoái töôïng ñoà hoïa. Trong MS Word, ñoái töôïng ñoà hoïa ñöôïc chia thaønh 2 nhoùm chính: ƒ Ñoái töôïng Drawing: Laø nhöõng ñoái töôïng maø ta coù theå veõ tröïc tieáp trong Word, nhö laø ñöôøng thaúng, hình troøn, hoaëc nhöõng ñoái töôïng ñaõ ñöôïc Word xaây döïng saün , nhö AutoShape, WordArt, Nhöõng ñoái töôïng naøy coù theå ñöôïc thay ñoåi veà hình daïng, thuoäc tính ƒ Ñoái töôïng Picture: Laø nhöõng hình aûnh ôû daïng moät taäp tin aûnh ñöôïc taïo töø öùng duïng khaùc. Hình aûnh coù theå ôû daïng bmp, jpg, gif, Ñaëc ñieåm chung cuûa ñoái töôïng ñoà hoïa laø coù theå xuaát hieän ôû moïi vò trí trong trang vaên baûn, coù theå thay ñoåi vò trí cuûa caùc ñoái töôïng ñoà hoïa trong vaên baûn baèng chuoät hoaëc baøn phím. Thuoäc tính quan troïng nhaát cuûa caùc ñoái töôïng ñoà hoïa chính laø Text Wrapping. Text Wrapping xaùc ñònh vò trí cuûa ñoái töôïng ñoà hoïa so vôùi vaên baûn. Ñoái töôïng ñoà hoïa coù theå xuaát hieän trong trang vaên baûn nhö laø moät kyù töï bình thöôøng, coù theå naèm beân döôùi noäi dung vaên baûn, coù theå naèm giöõa phaàn noäi dung cuûa vaên baûn, Caùch thieát laäp thuoäc tính Text Wrapping cho ñoái töôïng ñoà hoïa: ƒ Double Click vaøo ñoái töôïng ñoà hoïa caàn thieát laäp thuoäc tính, khi ñoù seõ xuaát hieän cöûa soå thuoäc tính cuûa ñoái töôïng ƒ Treân cöûa soå thuoäc tính, choïn trang Layout. Caùc tuøy choïn cuûa vuøng Wrapping Style seõ xaùc ñònh thuoäc tính Text Wrapping cho ñoái töôïng nhö : + In line with text : ñoái töôïng ñöôïc xöû lyù nhö moät kyù töï treân doøng vaên baûn + Square : ñoái töôïng ñöôïc vaên baûn bao boïc xung quanh theo khung vuoâng + Tight : ñoái töôïng ñöôïc vaên baûn bao boïc xung quanh theo hình daïng cuûa ñoái töôïng + Behind text : ñoái töôïng ñöôïc ñöa ra sau vaên baûn. + In front of text : ñoái töôïng naèm ñeø leân vaên baûn. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 32/164
  34. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II. Caùc ñoái töôïng Drawing II.1. Giôùi thieäu Ñoái töôïng Drawing bao goàm nhieàu ñoái töôïng ñoà hoïa khaùc nhau (hình troøn, ñöôøng thaúng, hình chöõ nhaät, ) nhöng coù nhieàu tính chaát gioáng nhau (maøu toâ, maøu ñöôøng, boùng môø ). Ñeå thöïc hieän caùc thao taùc xöû lyù cho ñoái töôïng Drawing ta söû duïng thanh coâng cuï Drawing cuûa Word. Caùch môû thanh coâng cuï Drawing, choïn töø menu View: View > Toolbars > Drawing. Thanh coâng cuï Drawing Trong ñoái töôïng Drawing ta coù 2 loaïi ñoái töôïng khaùc laø WordArt vaø caùc ñoái töôïng cô sôû. Caùc ñoái töôïng ñoà hoïa cô sôû goàm coù: Text Box, AutoShapes vaø nhöõng ñoái töôïng hình hoïc nhö laø ñöôøng thaúng, hình troøn, hình chöõ nhaät, TextBox laø moät ñoái töôïng hình chöõ nhaät coù theå chöùa vaên baûn. Ñaây laø doøng vaên baûn trong Textbox AutoShapes laø taäp hôïp moät soá hình ôû daïng bieán theå cuûa caùc ñoái töôïng cô sôû vaø do Word taïo saün.  Đây là Symbol được chèn trong AutoShapes WordArt laø ñoái töôïng ñoà hoïa duøng ñeå taïo chuoãi vaên baûn coù hieäâu öùng veà maøu saéc, boùng môø , 3D Ñoái töôïng Drawing coù moät soá tính chaát chung nhö sau: ƒ Ñöôïc taïo tröïc tieáp bôûi ngöôøi ñang soaïn thaûo vaên baûn khi caàn söû duïng ƒ Ñoái töôïng coù theå ñöôïc toâ maøu vôùi caùc hieäu öùng (Fill Effects), taïo boùng, taïo hieäu öùng ba chieàu, xoay, laät vaø xoay trong khoâng gian ba chieàu khi chuyeån thaønh hình khoái, nhoùm laïi vôùi nhau (caùc chöùc naêng treân thanh coâng cuï Drawing) II.2. Caùc ñoái töôïng cô sôû Caùc ñoái töôïng ñoà hoïa cô soå goàm coù Text Box, AutoShapes vaø caùc ñoái töôïng hình hoïc. Caùc ñoái töôïng naøy thöôøng ñöôïc duøng ñeå trang trí, phoái maøu cho vaên baûn. Taïo nhöõng vuøng vaên baûn coù caùch hieån thò noäi dung khaùc nhau, Caùc ñoái töôïng naøy seõ ñöôïc taïo khi caàn söû duïng, caùc böôùc thöïc hieän taïo ñoái töôïng: Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 33/164
  35. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Treân thanh Drawing, click vaøo bieåu töôïng cuûa ñoái töôïng caàn taïo ƒ Click giöõ nuùt traùi cuûa chuoät, keùo reâ chuoät treân trang vaên baûn ñang soaïn thaûo ñeå taïo ra ñoái töôïng caàn söû duïng, thaû nuùt traùi cuûa chuoät ñeå keát thuùc thao taùc taïo ñoái töôïng. Bieåu töôïng cuûa caùc ñoái töôïng cô sôû treân thanh Drawing Bieåu töôïng YÙ nghóa Duøng ñeå taïo ñoái töôïng AutoShape, goàm moät taäp hôïp nhöõng ñoái töôïng ñöôïc xaây döïng saün Bieåu töôïng cuûa caùc ñoái töôïng hình hoïc cô sôû Bieåu töôïng cuûa Text Box Döôùi ñaây laø moät soá ví duï veà caùc ñoái töôïng ñoà hoïa cô sôû Nhöõng ñoái töôïng naøy coù moät soá thuoäc tính chung vaø coù theå thay ñoåi giaù trò cuûa caùc thuoäc tính ñoù tuøy theo ngöôøi söû duïng. Caùc thuoäc tính chung cuûa ñoái töôïng ñoà hoïa cô sôû laø: maøu toâ, maøu vieàn, maøu chöõ, kieåu ñöôøng vieàn, boùng môø, hieäu öùng 3 chieàu. Trong ñoù, ngoaøi ñoái töôïng ñöôøng thaúng ra thì taát caû caùc ñoái töôïng khaùc ñeàu coù theå chöùa vaên baûn (Text), vaø ñoái töôïng ñöôøng thaúng khoâng coù thuoäc tính toâ maøu. Ñeå thöïc hieän thay ñoåi thuoäc tính cuûa moät ñoái töôïng ñoà hoïa ta choïn ñoái töôïng caàn xöû lyù, sau ñoù choïn chöùc naêng töông öùng thoâng qua caùc bieåu töôïng treân thanh Drawing: Bieåu töôïng YÙ nghóa Xaùc ñònh thuoäc tính maøu toâ cho ñoái töôïng, tröø ñoái töôïng ñöôøng thaúng Xaùc ñònh thuoäc tính maøu vieàn cuûa ñoái töôïng Xaùc ñònh thuoäc tính maøu chöõ trong ñoái töôïng, tröø ñoái töôïng ñöôøng thaúng Xaùc ñònh kieåu ñöôøng vieàn cuûa ñoái töôïng Choïn kieåu muõi teân cho ñoái töôïng ñöôøng thaúng Duøng ñeå taïo hieäu öùng boùng môø cho ñoái töôïng Duøng ñeå taïo hieäu öùng 3 chieàu cho ñoái töôïng Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 34/164
  36. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.2.1. Thay ñoåi maøu ñöôøng vieàn cuûa ñoái töôïng Sau khi veõ (taïo ra) caùc ñoái töôïng hình hoïc, ñeå thay ñoåi maøu cuûa ñöôøng vieàn, ta thöïc hieän theo caùc böôùc sau: ƒ Choïn ñoái töôïng caàn thay ñoåi maøu ñöôøng vieàn (1) ƒ Nhaáp chuoät vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï Drawing (Hình veõ) (2) ƒ Choïn maøu caàn thay ñoåi cho ñoái töôïng hình hoïc. (3) II.2.2. Thay ñoåi kieåu ñöôøng vieàn cuûa ñoái töôïng Thay ñoåi kieåu ñöôøng vieàn cuûa ñoái töôïng bao goàm: Thay ñoåi ñoä daøy - moûng, lieàn neùt - ñöùt neùt, kieåu muõi teân (chæ aùp duïng cho ñoái töôïng hình hoïc ñöôøng thaúng) Ñeå thay ñoåi kieåu ñöôøng vieàn cuûa caùc ñoái töôïng, ta thöïc hieän theo caùc böôùc sau: ƒ Choïn ñoái töôïng caàn thay ñoåi maøu ñöôøng vieàn ƒ Nhaáp chuoät vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï Drawing (Hình veõ beân döôùi) Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 35/164
  37. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Thay ñoåi ñoä daøy moûng Lieàn neùt – ñöùt neùt Kieåu muõi teân  Ví duï: 9 Toâ maøu (khoâng aùp duïng cho ñoái töôïng laø ñöôøng thaúng) Ñeå thay ñoåi maøu toâ, hình thöùc toâ cuûa caùc ñoái töôïng ñoà hoïa, ta thöïc hieän theo caùc böôùc sau: ƒ Choïn ñoái töôïng caàn thay ñoåi maøu toâ hay hieäu öùng toâ maøu ƒ Nhaáp chuoät vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï Drawing (Hình veõ) ƒ Choïn maøu caàn toâ cho ñoái töôïng ƒ Ñeå thay ñoåi hieäu öùng toâ maøu cho ñoái töôïng, ta choïn Fill Effects ƒ Thieát laäp hieäu öùng toâ maøu cho ñoái töôïng theo yù muoán Hoäp thoaïi thieát laäp hieäu öùng toâ maøu cho ñoái töôïng Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 36/164
  38. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.2.3. Taïo hieäu öùng boùng môø, 3D cho ñoái töôïng Ñeå thay ñoåi boùng môø, chieàu saâu (3D) cuûa caùc ñoái töôïng ñoà hoïa, ta thöïc hieän caùc böôùc sau: ƒ Choïn ñoái töôïng caàn taïo boùng môø, 3D ƒ Nhaáp chuoät vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï Drawing (Hình veõ beân döôùi) II.3. WordArt Trong quaù trình soaïn thaûo vaên baûn, neáu baïn caàn taïo hieäu öùng nhö laø boùng môø, boùng ñoå, 3 chieàu, cho moät soá cuïm töø trong vaên baûn ñeå vaên baûn trôû neân sinh ñoäng hôn thì caùch toát nhaát laø söû duïng ñoái töôïng WordArt. WordArt laø moät ñoái töôïng hoã trôï vieäc taïo hieäu öùng cho caùc kyù töï (Text) trong vaên baûn. Caùc phieân baûn Office töø Office 97 trôû veà tröôùc, ñeå taïo hieäu öùng cho caùc kyù töï trong vaên baûn ta phaûi söû duïng chöông trình taïo WordArt nhö moät öùng duïng ñoäc laäp. Khi ñoù WordArt ñöôïc cheøn vaøo vaên baûn nhö moät hình aûnh vaø khoâng theå thay ñoåi caùc thuoäc tính cuûa WordArt tröïc tieáp töø vaên baûn ñang soaïn thaûo khi caàn. Töø phieân baûn Office 2000, WordArt ñöôïc tích hôïp thaønh moät ñoái töôïng ñoà hoïa trong moâi tröôøng Word. WordArt khi naøy coù theå theâm vaøo vaên baûn baèng caùch söû duïng ñoái töôïng WordArt ñöôïc xaây döïng saün trong Word ( ) vaø noù laø moät ñoái töôïng Drawing. Nghóa laø ta coù theå thöïc hieän caùc thao Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 37/164
  39. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy taùc ñònh daïng tröïc tieáp WordArt baèng caùc chöùc naêng töông öùng treân thanh coâng cuï Drawing. Thanh coâng cuï WordArt Ngoaøi ra, ñoái töôïng WordArt coøn coù moät thanh coâng cuï rieâng ñeå thöïc hieän caùc thao taùc ñònh daïng ñaëc thuø cuûa noù. Ñeå môû thanh coâng cuï WordArt, ta choïn View > Toolbars > WordArt II.3.1. Caùc böôùc taïo ñoái töôïng WordArt ƒ Click vaøo bieåu töôïng treân thanh Drawing, hoaëc thanh coâng cuï WordArt, khi ñoù seõ xuaát hieän moät hoäp thoaïi vôùi vaøi daïng hieäu öùng ñöôïc thieát keá saün Hoäp thoaïi hieån thò caùc maãu WordArt ñöôïc thieát keá saün ƒ Choïn moät daïng baát kyø, nhöõng hieäu öùng coù theå seõ ñöôïc thay ñoåi sau naøy. Choïn OK. Khi ñoù seõ xuaát hieän tieáp moät hoäp thoaïi ñeå nhaäp noäi dung cuûa vaên baûn caàn taïo hieäu öùng Hoäp thoaïi ñeå ñaùnh noäi dung taïo hieäu öùng ƒ Trong hoäp thoaïi naøy, ta coù theå choïn ñònh daïng veà font chöõ cho vaên baûn, caùc ñònh daïng vaø Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 38/164
  40. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy noäi dung cuûa vaên baûn ñeàu coù theå ñöôïc thieát laäp laïi thoâng qua thanh coâng cuï cuûa ñoái töôïng WordArt. Choïn OK. Chuoãi vaên baûn sau khi ñaõ coù hieäu öùng II.3.2. Thay ñoåi hình thöùc hieån thò cuûa WordArt ƒ Choïn Chuoãi vaên baûn (coù hieäu öùng) vöøa taïo ƒ Choïn Show WordArt Toolbar töø thöïc ñôn ngöõ caûnh ƒ Choïn hình thöùc hieån thò cuûa WordArt Caùc chuoãi vaên baûn sau khi thay ñoåi hình thöùc hieån thò Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 39/164
  41. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy III. Ñoái töôïng Picture III.1. Giôùi thieäu Trong quaù trình soaïn thaûo, ñoâi khi ta caàn theâm hình aûnh minh hoïa ñeå baøi vieát theâm phaàn sinh ñoäng, thì ñaây, chöùc naêng cheøn hình aûnh cuûa Microsoft Word seõ giuùp baïn laøm ñieàu naøy. Ñieåm maïnh cuûa ñoái töôïng Picture so vôùi ñoái töôïng Drawing laø Picture ñeïp vaø ña daïng, coù theå ñöôïc söû duïng nhanh choùng vaø deã daøng chæ caàn noù toàn taïi trong heä thoáng maùy tính ñang söû duïng. Word cuõng cung caáp moät thö vieän hình aûnh thoâng qua ñoái töôïng Clip Art. Clip Art laø moät soá hình aûnh theo nhieàu chuû ñeà khaùc nhau ñaõ ñöôïc taïo saün bôûi Microsoft vaø ñöôïc caøi ñaët vaøo heä thoáng cuøng vôùi boä Office. Hieän nay ta coù theå taûi nhöõng Clip Art môùi nhaát töø trang Web cuûa Microsoft veà maùy tính cuûa mình. III.2. Caùc thao taùc xöû lyù ñoái töôïng Picture Thanh coâng cuï Picture Gioáng nhö caùc ñoái töôïng ñoà hoïa khaùc, ta coù theå thöïc hieän caùc thao taùc ñònh daïng Picture thoâng qua thanh coâng cuï Picture vaø moät soá chöùc naêng treân thanh Drawing. Ñeå môû thanh coâng cuï Picture, ta choïn View > Toolbars > Picture. Tröôùc tieân ta phaûi cheøn ñoái töôïng Picture vaøo vaên baûn khi caàn söû duïng thoâng qua 2 bieåu töôïng coù treân thanh Drawing: ƒ : Cheøn Clip art vaøo vaên baûn (hay choïn Insert > Piture > Clip Art) ƒ : Cheøn moät taäp tin hình aûnh vaøo vaên baûn (hay choïn Insert > Piture > From File) Khi nhaán vaøo moät trong 2 bieåu töôïng treân seõ xuaát hieän hoäp thoaïi ñeå ta choïn teân taäp tin caàn cheøn, hoaëc hoäp thoaïi ñeå choïn Clip Art tuøy theo bieåu töôïng ñöôïc nhaán Ngoaøi nhöõng thao taùc ñònh daïng chung cuûa ñoái töôïng ñoà hoïa, Picture coù moät vaøi thuoäc tính ñònh daïng noåi baät veà caùch hieån thò, thoâng qua thanh coâng cuï Picture: Bieåu töôïng YÙ nghóa Thieát laäp cheá ñoä maøu cho Picture, vôùi moät vaøi gam maøu ñöôïc taïo saün Thay ñoåi ñoä töông phaûn cuûa Picture Thay ñoåi ñoä saùng cuûa Picture Laáy laïi baûn goác cuûa ñoái töôïng Picture Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 40/164
  42. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Caét boû nhöõng phaàn khoâng caàn thieát cuûa ñoái töôïng Picture, theo chieàu ngang vaø doïc Baûng moâ taû caùc chöùc naêng cuûa thanh coâng cuï Picture III.2.1. Cheøn moät hình aûnh vaøo Word thoâng qua Clip Art Töø thöïc ñôn Insert -> Picture -> Clip Art . Choïn moät hình aûnh töø cöûa soå Microsoft Clip Organizer. Choïn Copy töø töø ñôn ngöõ caûnh, ñaët con troû vaøo ñuùng vò trí caàn cheøn, nhaán Paste. Hoäp thoaïi Clip Art Döôùi ñaây laø moät hình aûnh ñöôïc cheøn töø Clip Art, sau ñoù, thay ñoåi kích thöôùc cuûa hình aûnh. Hình aûnh ñöôïc cheøn töø Clip Art III.2.2. Cheøn moät hình aûnh vaøo Word töø moät taäp tin saün coù Vaäy ta coù theå cheøn moät hình aûnh ñaõ ñöôïc löu trong maùy vaøo vaên baûn ñöôïc khoâng? Caâu traû lôøi laø Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 41/164
  43. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy hoaøn toaøn ñöôïc. Hình aûnh caàn cheøn coù theå ñöôïc löu döôùi daïng jpg, bmp, gif, Thöïc hieän caùc thao taùc sau ñeå cheøn moät taäp tin hình aûnh vaøo vaên baûn word. Töø thöïc ñôn Insert -> Picture -> From File , löïa choïn teân taäp tin caàn cheøn vaøo vaên baûn ñang laøm vieäc. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 42/164
  44. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Döôùi ñaây laø soá hình aûnh ñöôïc cheøn töø moät taäp tin Moät soá hình aûnh ñöôïc cheøn vaøo taäp tin vaên baûn III.2.3. Xaùc ñònh hình thöùc hieån thò cuûa hình aûnh trong vaên baûn Sau khi cheøn hình aûnh vaøo vaên baûn, ta caàn phaûi xaùc ñònh hình thöùc hieån thò cuûa hình aûnh trong vaên baûn thoâng qua hoäp thoaïi Format Picture (Nhaáp ñuùp vaøo hình aûnh hay choïn Format > Picture) Choïn moät trong caùc caùch theå hieän cuûa hình aûnh trong tab Layout. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 43/164
  45. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Hoäp thoaïi Format Picture  Ví duï: Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 44/164
  46. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy  Ví duï: Wrapping Style : Behind text Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 45/164
  47. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Baøi 4 BAÛNG BIEÅU - TABLE Toùm taét Lyù thuyeát 3 tieát - Thöïc haønh 5 tieát Muïc tieâu Caùc muïc chính Baøi taäp baét Baøi taäp laøm buoäc theâm Keát thuùc baøi hoïc naøy, I. Ñoái töôïng Table vaø caùch söû duïng 4.1, 4.2 4.3, 4.4 baïn coù theå taïo vaø söû II. Caùc thao taùc treân ñoái töôïng Table duïng Table trong trình soaïn thaûo vaên baûn. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 46/164
  48. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I. Ñoái töôïng Table vaø caùch söû duïng Ñoái töôïng Table cuûa Word giuùp ngöôøi soaïn thaûo vaên baûn coù theå ñònh daïng noäi dung cuûa trang vaên baûn ñöôïc deã daøng vaø nhanh choùng. Neáu baïn muoán taïo moät thôøi khoùa bieåu coù daïng nhö sau trong Word thì baïn seõ laøm theá naøo? Thöù 2 Thöù 3 Saùng Toaùn Lyù Chieàu Hoùa Toaùn Vôùi keát quaû nhö treân, ta coù theå söû duïng chöùc naêng cuûa phím Tab vaø caùc ñoái töôïng ñoà hoïa nhö ñöôøng thaúng, hình chöõ nhaät, Textbox ñeå thöïc hieän. Vaäy ñeå taïo moät baûng keát quaû naøy thì sau? Điểm thi Mã Stt Họ tên Lớp Khối Học bổng Lớp Lớp Lý Hóa Toán Sơn Lâm 10A1 10 A 1 9 8 9 Hồng Hà 10B2 2 8.5 8.5 7 Thiên Thủy 11B3 7 8 6.5 Mỹ Phưọng 12A4 6.5 8 7.5 Thanh Thảo 12B1 7 7.5 7 Sơn Hải 12B2 7 7 6 Coâng vieäc seõ khoù khaên vaø maát nhieàu thôøi gian ñeå taïo ra moät keát quaû ñôn giaûn nhö ôû treân. Do ñoù, caùch toát nhaát ñeå thöïc hieän trong moâi tröôøng Word laø söû duïng ñoái töôïng Table vôùi nhöõng tính naêng noåi baät cuûa noù. Ñoái töôïng Table trong Word duøng ñeå bieåu dieãn döõ lieäu theo daïng nhöõng doøng vaø nhöõng coät. Ta coù theå ñöa vaøo Table haàu heát nhöõng ñoái töôïng coù trong Word, chaúng haïn nhö laø chuoãi kyù töï, soá, caùc ñoái töôïng Picture, Table, . II. Caùc thao taùc treân ñoái töôïng Table Trong moâi tröôøng MS Word, Table khoâng chæ giuùp ngöôøi soaïn thaûo vaên baûn laøm vieäc nhanh vôùi nhöõng taøi lieäu coù daïng nhieàu doøng, nhieàu coät (caùc baûng), noù coøn laøm taêng khaû naêng thieát keá trang vaên baûn trôû neân roõ raøng . Do ñoù, ñeå coù theå söû duïng ñoái töôïng Table moät caùch hieäu quaû, chuùng ta caàn naém vöõng caùc thao taùc treân ñoái töôïng naøy. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 47/164
  49. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.1.1. Taïo Table Table duøng ñeå hieån thò döõ lieäu ôû daïng doøng (Row) vaø coät (Column), do ñoù khi taïo Table caàn xaùc ñònh soá doøng vaø coät söû duïng. Chuùng ta coù theå taïo Table ôû baát kyø vò trí naøo treân trang vaên baûn. Sau khi taïo, coù theå di chuyeån Table töø vò trí naøy ñeán vò trí khaùc. Caùc böôùc ñeå taïo ñoái töôïng Table: ƒ Treân thanh menu chính cuûa Word, choïn chöùc naêng Table > Insert > Table Luùc naøy seõ xuaát hieän moät hoäp thoaïi thieát laäp caùc thuoäc tính cho ñoái töôïng Table caàn taïo. ƒ Töø hoäp thoaïi, ta coù theå xaùc ñònh soá doøng, soá coät cho Table caàn taïo. Soá doøng, soá coät naøy coù theå seõ ñöôïc thay ñoåi (taêng hay giaûm soá doøng, soá coät). ƒ Choïn Auto format neáu caàn. Auto format laø moät soá ñònh daïng cuûa Table ñaõ ñöôïc thieát laäp saün trong heä thoáng Ñoái töôïng Table seõ ñöôïc taïo taïi vò trí cuûa con troû treân trang vaên baûn ñang laøm vieäc vôùi soá doøng vaø soá coät ñöôïc chæ ñònh. Ta coù theå deã daøng thay ñoåi kích thöôùc cuûa Table, doøng, coät baèng caùch söû duïng chuoät hay môû hoäp thoaïi thuoäc tính cuûa Table baèng caùch choïn treân thanh menu cuûa Word: Table > Table Properties Ta cuõng coù theå theâm Table vaøo trong vaên baûn thoâng qua bieåu töôïng treân thanh coâng cuï standard. Thöïc hieän theo caùc böôùc sau: ƒ Nhaáp vaøo bieåu töôïng treân thanh coâng cuï standard. Choïn kích thöôùc cuûa baûng caàn theâm ƒ Reâ chuoät ñeå coù ñuû soá doøng vaø soá coät caàn cheøn. Theo maëc ñònh, soá doøng toái ña laø 4, coät toái ña laø 5 (hình treân), ta coù theå theâm vaøo moät Table coù kích thöôùc lôùn hôn (cuõng theo caùc laøm nhö treân), nhöng trong tröôøng hôïp naøy ta phaûi nhaán vaø reâ chuoät. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 48/164
  50. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.1.2. Taùch table thaønh 2 table Ta coù theå chia ñoâi ñoái töôïng Table theo soá doøng cuûa noù baèng caùch ƒ Ñaët con troû taïi doøng cuûa Table caàn chia ƒ Choïn chöùc naêng Table > Split Table. Keát quaû laø ta coù 2 Table môùi töø 1 Table ban ñaàu Điểm thi Mã Stt Họ tên Lớp Khối Học bổng Lớp Lớp Lý Hóa Toán Sơn Lâm 10A1 10 A 1 9 8 9 Hồng Hà 10B2 2 8.5 8.5 7 Thiên Thủy 11B3 7 8 6.5 Mỹ Phưọng 12A4 6.5 8 7.5 Thanh Thảo 12B1 7 7.5 7 Điểm thi Mã Stt Họ tên Lớp Khối Học bổng Lớp Lớp Lý Hóa Toán Sơn Lâm 10A1 10 A 1 9 8 9 Hồng Hà 10B2 2 8.5 8.5 7 Thiên Thủy 11B3 7 8 6.5 Mỹ Phưọng 12A4 6.5 8 7.5 Thanh Thảo 12B1 7 7.5 7 Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 49/164
  51. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.1.3. Noái table Töø hai baûng taùch bieät, chuùng ta noái chuùng laïi thaønh moät baûng nhö sau : ƒ Queùt choïn khoaûng caùch giöõa hai baûng ƒ Nhaán phím Delete ñeå xoaù khoaûng caùch ñoù Điểm thi Mã Stt Họ tên Lớp Khối Học bổng Lớp Lớp Lý Hóa Toán Sơn Lâm 10A1 10 A 1 9 8 9 Hồng Hà 10B2 2 8.5 8.5 7 Thiên Thủy 11B3 7 8 6.5 Mỹ Phưọng 12A4 6.5 8 7.5 Thanh Thảo 12B1 7 7.5 7 II.1.4. Thao taùc nhaäp noäi dung cho Table Nhaäp noäi dung cho Table töông töï nhö soaïn thaûo treân trang vaên baûn bình thöôøng. Coù theå thöïc hieän caùc thao taùc ñònh daïng veà Bullet, Numbering, Font, Paragraph, Tab, Thao taùc nhaäp noäi dung cho Table phaûi thoâng qua caùc oâ (Cell). O trong Table laø vuøng giao nhau giöõa doøng vaø coät. Noäi dung cuûa Table seõ ñöôïc chöùa trong töøng oâ. Khi caàn nhaäp noäi dung cho oâ naøo thì ta phaûi di chuyeån ñeán oâ ñoù baèng caùch duøng phím Tab hay click chuoät vaøo oâ caàn nhaäp noäi dung. Khi söû duïng phím Tab thì thöù töï di chuyeån qua caùc oâ seõ ñi töø traùi qua phaûi cuûa moät doøng, khi ñeán oâ cuoái cuûa doøng thì vò trí cuûa oâ seõ laø oâ ñaàu tieân cuûa doøng tieáp theo. Neáu laø oâ cuoái cuøng cuûa Table thì thao taùc nhaán phím Tab seõ theâm vaøo moät doøng môùi ôû cuoái Table. Sau ñaây laø moät soá phím taét duøng ñeå di chuyeån qua caùc oâ trong Table: Phím taét Vò trí di chuyeån Tab Ñeán oâ tieáp theo Shift + Tab Veà oâ tröôùc Alt + PageUp Veà oâ ñaàu tieân cuûa coät ñang ñöùng Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 50/164
  52. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Alt + PageDown Ñeán oâ cuoái cuøng cuûa coät ñang ñöùng Alt + Home Veà oâ ñaàu tieân cuûa doøng ñang ñöùng Alt + End Ñeán oâ cuoái cuøng cuûa doøng ñang ñöùng Ctrl +Tab Nhaäp kyù töï Tab trong oâ II.1.5. Caùc thao taùc ñònh daïng Table Töø ñoái töôïng Table ñaõ taïo, ta coù theå thay ñoåi caùc thuoäc tính ñònh daïng cuûa Table moät caùch deã daøng thoâng qua thanh coâng cuï cuûa ñoái töôïng Table. Caùc thuoäc tính ñònh daïng nhö laø: ñöôøng vieàn cuûa Table, doøng, coät, maøu neàn cho caùc oâ, canh leà noäi dung, höôùng hieån thò cuûa noäi dung theo daïng naèm ngang bình thöôøng hay laø doïc, Ta seõ tieán haønh tìm hieåu töøng chöùc naêng treân thanh coâng cuï Tables and Borders Thanh coâng cuï cuûa ñoái töôïng Table YÙ nghóa vaø caùch söû duïng caùc thaønh phaàn treân thanh coâng cuï cuûa Table Chöùc naêng YÙ nghóa Söû duïng Veõ ñoái töôïng Table Click choïn bieåu töôïng Veõ ñöôøng phaân caùch Veõ hình chöõ nhaät leân trang vaên baûn ñang soaïn thaûo ñeå giöõa doøng vaø coät trong taïo moät ñoái töôïng Table, Table chæ coù 1 oâ duy nhaát moät Table Veû moät ñöôøng thaúng trong Table ñeå taïo ñöôøng phaân caùch giöõa doøng vaø coät Xoùa ñöôøng vieàn Table Click choïn bieåu töôïng Xoùa ñöôøng phaân caùch Click vaøo ñöôøng vieàn, ñöôøng phaân caùch caàn xoùa giöõa doøng vaø coät Choïn kieåu cho ñöôøng Click choïn vaøo cuûa bieåu töôïng vieàn seõ veû baèng buùt veõ Choïn moät kieåu ñöôøng töø danh saùch soå xuoáng Choïn ñoä roäng cuûa Click choïn vaøo cuûa bieåu töôïng ñöôøng keû Choïn moät kích thöôùc töø danh saùch soå xuoáng Choïn maøu cho ñöôøng Click choïn vaøo cuûa bieåu töôïng keû Choïn moät moät maøu töø hoäp maøu Choïn ñöôøng vieàn cho Click choïn vaøo cuûa bieåu töôïng Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 51/164
  53. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy caùc oâ cuûa Table Choïn moät kieåu ñoùng khung cho oâ Choïn maøu neàn cho oâ Click choïn vaøo cuûa bieåu töôïng Choïn moät maøu töø hoäp maøu Goäp caùc oâ thaønh 1 oâ Choïn khoái caùc oâ caàn goäp Click vaøo bieåu töôïng ñeå thöïc hieän thao taùc goäp Chia 1 oâ thaønh nhieàu Choïn oâ caàn chia Click vaøo bieåu töôïng ñeå thöïc hieän thao taùc chia oâ. Xuaát hieän hoäp thoaïi ñeå choïn soá doøng vaø soá coät caàn chia Canh leà cho noäi dung Choïn oâ caàn canh leà cuûa oâ: canh traùi, phaûi, Click vaøo cuûa bieåu töôïng, choïn moät kieåu canh leà töø treân, döôùi, giöõa, ñeàu, danh saùch soå xuoáng Thay ñoåi höôùng cuûa Choïn oâ caàn thöïc hieän noäi dung coù trong oâ, coù Click vaøo bieåu töôïng cho ñeán khi choïn ñöôïc höôùng caàn 3 höôùng ñeå choïn löïa söû duïng Baûng moâ taû caùc chöùc naêng treân thanh coâng cuï Table Ta coù theå theâm doøng, coät trong quaù trình thao taùc vôùi ñoái töôïng Table. Ñoái töôïng Table cho pheùp ta thöïc hieän ñieàu naøy moät caùch deã daøng vaø nhanh choùng. Töông töï cho vieäc xoùa baát kyø doøng, coät naøo ñoù trong Table. II.1.6. Theâm doøng, coät ƒ Ñöa con troû cuûa vaên baûn ñeán oâ muoán cheøn theâm doøng, coät ƒ Choïn chöùc naêng Table > Insert Thöïc ñôn Table - Insert Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 52/164
  54. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Choïn Rows Above khi muoán cheøn doøng vaøo phía treân oâ ñang choïn ƒ Choïn Rows Below khi muoán cheøn doøng vaøo döôùi oâ ñang choïn ƒ Choïn Columns to the left khi muoán cheøn coät vaøo beân traùi oâ ñang choïn ƒ Choïn Columns to the right khi muoán cheøn coät vaøo beân phaûi oâ ñang choïn II.1.7. Choïn doøng Ñeå choïn moät doøng, di chuyeån chuoät veà leà traùi cuûa Table taïi moät doøng cho ñeán khi bieåu töôïng cuûa chuoät chuyeån thaønh , click chuoät ñeå choïn doøng töông öùng. Hình aûnh Table sau khi choïn doøng II.1.8. Choïn coät Hình aûnh Table sau khi choïn coät Ñeå choïn moät coät, di chuyeån chuoät veà phía treân cuûa Table taïi moät coät cho ñeán khi bieåu töôïng cuûa chuoät chuyeån thaønh , click chuoät ñeå choïn coät töông öùng. II.1.9. Tính toaùn trong Table Ñoái töôïng Table trong Word ngoaøi vieäc trình baøy noäi dung vaên baûn noù coøn cho pheùp thöïc hieän caùc thao taùc tính toaùn soá hoïc thoâng qua moät soá haøm toaùn hoïc ñöôïc xaây döïng saün trong Word maø khoâng caàn phaûi söû duïng töø öùng duïng khaùc. Formula Thao taùc tính toaùn treân Table seõ ñöôïc thöïc hieän thoâng moät thaønh phaàn goïi laø Formula. Ñoù laø moät bieåu thöùc coù theå chöùa caùc haøm tính toaùn, giaù trò cuûa oâ trong baûng, caùc pheùp tính soá hoïc nhaèm taïo Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 53/164
  55. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ra keát quaû caàn thieát. Tham chieáu caùc oâ Thaønh phaàn ñöôïc söû duïng thöôøng xuyeân trong Formula chính laø giaù trò cuûa caùc oâ trong baûng. Ñeå laáy giaù trò cuûa moät oâ trong baûng ta phaûi söû duïng caùch tham chieáu vôùi cuù phaùp: A1, A2, B4, Trong ñoù, caùc chöõ caùi A, B, C, ñaïi dieän cho thöù töï cuûa coät, giaù trò soá 1, 2, 3, ñaïi dieän cho thöù töï cuûa doøng trong baûng. Trong Formula, ñeå tham chieáu giaù trò cuûa caùc oâ khaùc nhau ta söû duïng daáu chaáp phaåy (;), söû duïng daáu hai chaám (:) ñeå tham chieáu giaù trò cuûa caùc oâ lieân tuïc nhau. Ví duï ñeå tính toång cuûa caùc oâ trong moät baûng ta coù theå söû duïng haøm Sum nhö sau: Vò trí caùc oâ Coâng thöùc tính toång caùc oâ Sum(B:B) hoaëc Sum(B1:B3) Sum(A1:B2) Sum(A1:C2) hoaëc Sum(1:1, 2:2) Sum(A1, A3, C2) Qua ví duï treân, ñeå tham chieáu ñeán caùc oâ cuûa cuøng moät doøng hay moät coät thì ta chæ caàn chæ ra vuøng caàn tham chieáu laø kyù töï cuûa coät caàn laáy (A:A) hoaëc soá thöù töï cuûa doøng caàn tham chieáu (2:2). Caùch taïo Formula Ñeå thöïc hieän tính toaùn trong Table, chuùng ta coù theå thöïc hieän caùc böôùc sau: ƒ Ñöa con troû vaøo oâ caàn theå hieän giaù trò tính toaùn ƒ Choïn muïc Table > Formula, xuaát hieän cöûa soå Formular ƒ Trong oâ Formula, nhaäp coâng thöùc tính toaùn, hoaëc coù theå choïn caùc haøm coù saün trong danh saùch Paste function vaø nhaäp caùc ñòa chæ tham chieáu ƒ Ñeå ñònh daïng giaù trò hieån thò, duøng danh saùch ôû oâ Number format ƒ Nhaán OK ñeå caäp nhaät tính toaùn Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 54/164
  56. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Ví duï: Ñaët con troû vaøo ñaây! Điểm thi Mã Stt Tổng Họ tên Lớp Khối Lớp Lớp điểm Lý Hóa Toán Sơn Lâm 10A1 10 A 1 9 8 9 Hồng Hà 10B2 2 8.5 8.5 7 Thiên Thủy 11B3 7 8 6.5 Mỹ Phưọng 12A4 6.5 8 7.5 Ñaùnh coâng thöùc vaøo oâ Formula nhö hình döôùi, nhaán OK. Nhaäp coâng thöùc vaøo hoäp thoaïi Formular Điểm thi Mã Stt Tổng Họ tên Lớp Khối Lớp Lớp điểm Lý Hóa Toán Sơn Lâm 10A1 10 A 1 9 8 9 26 Hồng Hà 10B2 2 8.5 8.5 7 Thiên Thủy 11B3 7 8 6.5 Mỹ Phưọng 12A4 6.5 8 7.5 Keát quûa thöïc hieän Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 55/164
  57. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Baøi 5 CAÙC KYÕ THUAÄT NAÂNG CAO TRONG MICROSOFT WORD Toùm taét Lyù thuyeát 3 tieát - Thöïc haønh 5 tieát Muïc tieâu Caùc muïc chính Baøi taäp baét Baøi taäp laøm buoäc theâm Keát thuùc baøi hoïc naøy, I. FootNotes vaø EndNotes 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.7, hoïc vieân coù theå söû duïng II. Mail Merge 5.6 5.8, 5.9, 5.10 moät soá chöùc naêng môû III. Style roäng cuûa trình soaïn thaûo vaên baûn Microsoft Word. IV. Table of Contents V. Index VI. Tracked Changes Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 56/164
  58. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I. FootNotes vaø EndNotes Footnotes vaø Endnotes laø moät trong nhöõng coâng cuï tieän ích giuùp cho ngöôøi ñoïc vaên baûn hieåu roõ hôn veà noäi dung, caùc thuaät ngöõ söû duïng trong vaên baûn. I.1. Chöùc naêng cô baûn cuûa Footnotes vaø Endnotes Footnotes vaø Endnotes ñöôïc duøng ñeå giaûi thích, ghi chuù, höôùng daãn tham khaûo cho caùc thuaät ngöõ (caùc töø chuyeân moân) hay caùc thoâng tin rieâng bieät veà taùc giaû, taùc phaåm, ñöôïc söû duïng trong trang hieän haønh hay cho toaøn boä vaên baûn. Footnotes vaø Endnotes ñöôïc söû duïng phoå bieán treân caùc saùch baùo, taïp chí, taøi lieäu khoa hoïc kyõ thuaät, Footnotes ñöôïc duøng ñeå chuù thích chi tieát cuï theå veà thuaät ngöõ vaø phaàn dieãn giaûi cho chuù thích ñöôïc ñaët taïi cuoái moãi trang. Endnotes thöôøng cung caáp thoâng tin cho bieát nguoàn goác xuaát xöù; phaàn dieãn giaûi cho chuù thích ñöôïc ñaët taïi cuoái vaên baûn. I.2. Caáu truùc cô baûn Moät Footnote hay Endnote bao goàm hai phaàn lieân keát nhau: ƒ Kyù hieäu chuù thích: coù theå laø moät con soá, moät kyù töï hay moät taäp hôïp caùc kyù töï. ƒ Noäi dung chuù thích: laø moät chuoãi caùc thoâng tin moâ taû cuï theå cho vaán ñeà ñaõ chuù thích ôû treân. Khi taïo chuù thích, heä thoáng MS Word ñaùnh soá hoaëc chöõ töï ñoäng vaø lieân tuïc cho chuù thích. Phaàn kyù hieäu vaø phaàn noäi dung ñöôïc ngaên caùch nhau bôûi moät ñöôøng thaúng do MS Word töï ñoäng taïo ra. I.3. Thao taùc söû duïng Footnotes vaø Endnotes Ñeå chuù thích moät thuaät ngöõ, ñaët con troû vaøo tröôùc hoaëc sau thuaät ngöõ ñoù. ƒ Vaøo menu Insert Æ Reference Æ Footnote ƒ Trong vuøng Location, choïn Footnotes hoaëc Endnotes ƒ Trong vuøng Format : + Neáu söû duïng caùc kyù hieäu coù saün, choïn treân danh saùch Number format caùc kyù hieäu muoán duøng (1,2,3 , I,II,III ,a,b,c ,A,B,C ), xaùc ñònh giaù trò baét ñaàu treân Start at vaø caùch ñaùnh soá Numbering. + Neáu söû duïng caùc kyù hieäu khaùc hoaëc nhaäp kyù hieäu môùi vaøo Custom mark hoaëc nhaán nuùt Symbol ñeå löïa choïn treân danh saùch caùc font luùc naøy caùc oâ Number format, Start at vaø Numbering ñeàu môø. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 57/164
  59. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Hoäp thoaïi Footnote and Endnote Ta coù theå hieäu chænh doøng chuù thích (beân döôùi ñöôøng keû ngang) nhö soaïn thaûo vaên baûn bình thöôøng. Sau ñaây laø ví duï minh hoïa veà Footnote and Endnote II. Mail Merge II.1.1. Chöùc naêng cô baûn cuûa Mail Merge Mail Merge laø moät coâng cuï duøng ñeå taïo thö tín coù caùc thoâng tin ñòa chæ, bì thö theo moät maãu ñaõ coù saün vôùi muïc ñích taïo nhieàu thö cuøng moät noäi dung ñeå gôûi cho nhieàu ngöôøi khaùc nhau. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 58/164
  60. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Ñeå thöïc hieän kyõ thuaät Mail Merge, caàn phaûi coù 2 vaên baûn khaùc nhau. Trong ñoù : ƒ 1 vaên baûn duøng laøm maãu thö tín. ƒ 1 vaên baûn chöùa döõ lieäu (coù theå laø moät danh saùch bao goàm hoï teân, ñòa chæ ) ñeå gaén vaøo maãu thö tín. Hai vaên baûn naøy ñöôïc taïo tröôùc vaø sau ñoù söû duïng kyõ thuaät Mail Merge ñeå ñöa döõ lieäu vaøo thö tín maãu. II.1.2. Caáu truùc cô baûn Hai thaønh phaàn chính khi söû duïng chöùc naêng Mail Merge laø: ƒ Vaên baûn maãu thö tín : laø vaên baûn chöùa noäi dung chính cuûa thö tín, coù theå laø giaáy môøi hoïp, giaáy baùo nhaän haøng, giaáy yeâu caàu ƒ Vaên baûn chöùa döõ lieäu : laø taäp tin chöùa danh saùch nhöõng ngöôøi seõ ñöôïc ghi trong thö tín hoaëc danh saùch caùc maët haøng seõ gôûi cho ngöôøi nhaän thö tín Vaên baûn chöùa döõ lieäu coù theå ñöôïc xem laø moät taäp tin chöùa moät baûng (Table) danh saùch. Trong baûng danh saùch ñoù coù nhieàu coät, moãi coät chöùa moät thoâng tin cuï theå. Doøng ñaàu tieân trong baûng ñöôïc xem nhö laø doøng tieâu ñeà vaø moãi doøng keá tieáp seõ chöùa moät nhoùm caùc thoâng tin lieân quan vôùi nhau. DanhSachKhachHang.doc Vaên baûn thö tín (ThuMoi.doc) Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 59/164
  61. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.1.3. Thao taùc söû duïng Mail Merge Ñeå söû duïng chöùc naêng Mail Merge cuûa Word, ta thöïc hieän theo töøng böôùc cuûa chöông trình trôï giuùp nhö sau: ƒ Môû taäp tin thö tín maãu treân maøn hình MS Word ñeå thö tín maãu laø vaên baûn hieän haønh ƒ Vaøo menu Tools, choïn Letters and Mailings, choïn Mail Merge Wizard Xuaát hieän cöûa soå böôùc moät. ƒ Choïn loaïi taøi lieäu muoán taïo vôùi yù nghóa sau : + Letters : taïo thö tín + E-mail messages : taïo thö ñieän töû + Envelopes : taïo phong bì + Labels : taïo nhaõn ñòa chæ + Directory : taïo vaên baûn chöùa danh saùch Vaø nhaán Next: Starting Document ñeå chuyeån sang böôùc keá tieáp ƒ Treân cöûa soå böôùc hai, choïn taøi lieäu laøm noäi dung chính vôùi caùc löïa choïn: + Use the current document : söû duïng taøi lieäu hieän haønh + Start from a template : taïo töø moät maãu coù saün + Start from existing document : taïo töø moät taøi lieäu coù saün Nhaán Next : Select recipients ñeå qua böôùc ba Maøn hình Mail Merge (Böôùc 1 - 2) ƒ Treân cöûa soå böôùc ba, choïn danh saùch ngöôøi nhaän keát vaøo noäi dung chính Nhaán vaøo nuùt Browse, choïn taäp tin döõ lieäu (Ví duï DanhSachKhachHang.doc) ñaõ löu tröôùc ñoù. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 60/164
  62. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Maøn hình Mail Merge (Böôùc 3) – Tröôùc khi choïn nguoàn döõ lieäu + Use a existing list : söû duïng moät danh saùch ñaõ coù saün + Select from Outlook contacts : choïn töø danh saùch cuûa Outlook contacts + Type a new list : nhaäp môùi moät danh saùch (khi khoâng coù saün) Choïn hoaëc boû choïn danh saùch caàn taïo thö tín Nhaán Next : Write your letter ñeå qua böôùc boán Hoäp thoaïi hieån thò danh saùch caùc khaùch haøng caàn taïo thö tín ƒ Neáu chöa soaïn thaûo noäi dung, haõy baét ñaàu soaïn. Neáu ñaõ soaïn saün, thöïc hieän nhö sau : + Ñöa con troû ñeán vò trí muoán cheøn thoâng tin Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 61/164
  63. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy + Treân cöûa soå böôùc boán, choïn caùc muïc muoán cheøn vaøo. Neáu muoán laáy thoâng tin töø danh saùch ñaõ taïo choïn muïc More items Luùc naøy seõ xuaát hieän cöûa soå sau : Hoäp thoaïi Cheøn caùc tröôøng (field) vaøo vaên baûn thö tín + Ñaët con troû ñeán vò trí caàn cheøn + Choïn field muoán cheøn vaø nhaán Insert + Laëp laïi böôùc treân cho caùc vò trí khaùc + Ñeå hieän thanh coâng cuï cho Mail Merge : Tools – Letters and Mailings – Show Mail Merge Toolbar. ƒ Nhaán Next : Preview your letter ñeå qua böôùc naêm Maøn hình Mail Merge (Böôùc 3 – Sau khi choïn nguoàn döõ lieäu) Treân cöûa soå böôùc naêm, söû duïng caùc nuùt > ñeå duyeät qua caùc thö göûi cho töøng ngöôøi. Nhaán Next : Complete the merge ñeå qua böôùc cuoái cuøng Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 62/164
  64. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Treân cöûa soå böôùc saùu + Nhaán vaøo Print ñeå in ra caùc thö + Nhaán Edit individual letters ñeå chænh söûa cho töøng thö Trong quaù trình cheøn caùc tröôøng (field), ta coù theå söû duïng thanh coâng cuï Mail Merge ñeå cheøn. Thanh coâng cuï naøy ñöôïc choïn trong View Æ Toolbars Æ Mail Merge. Thanh coâng cuï Mail Merge Vaên baûn thö tín sau khi ñöôïc söû duïng Mail Merge Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 63/164
  65. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy III. Style III.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Style Style laø moät taäp hôïp cuûa nhieàu ñònh daïng treân chuoãi vaên baûn hay treân Table duøng ñeå ñònh daïng nhanh vaên baûn trong moät thao taùc. Ví duï nhö thay vì phaûi maát 3 thao taùc ñeå choïn font VNI-Times, kích côõ 16, canh giöõa vaên baûn, ta chæ caàn taïo ra moät style chöùa 3 ñònh daïng treân vaø choïn style ñoù. Ví duï:  Ñaây laø doøng vaên baûn - Font chöõ VNI-Commerce - Font Size 14- Canh giöõa Caùch Paragraph treân 6pt - Caùch Paragraph döôùi 6pt Vaø coù ñöôøn vieàn bao quanh- Ñöôïc ñaët teân Style laø Vidu III.2. Phaân loaïi Style Coù 2 loaïi style coù theå taïo vaø aùp duïng nhö sau : ƒ Ñònh daïng treân ñoaïn vaên baûn nhö canh leà vaên baûn (text alignment), ñaët moác döøng (tab stops), khoaûng caùch giöõa caùc doøng trong ñoaïn vaên (line spacing), ñöôøng vieàn (border) vaø kyù töï ñònh daïng. ƒ Ñònh daïng treân chuoãi kyù töï ñang choïn trong ñoaïn vaên baûn nhö font, kích côõ, in ñaäm, in nghieâng. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 64/164
  66. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy III.3. Thao taùc söû duïng Style 9 Taïo Style môùi: ƒ Vaøo menu Format, choïn Styles and Formatting (hoaëc nhaán vaøo treân thanh coâng cuï Formatting) ƒ Treân cöûa soå Styles and Formatting, nhaán nuùt New Style ƒ Treân oâ Name : nhaäp vaøo teân kieåu. ƒ Treân Style Type , choïn ñoái töôïng muoán taïo Style : ñoaïn vaên, kyù töï, baûng, danh saùch ƒ Treân Style based on , xaùc ñònh Style saép taïo seõ döïa treân Style ñaõ coù naøo ƒ Choïn caùc ñònh daïng muoán quy ñònh nhö teân font, kích côõ, in ñaäm, in nghieâng, maøu chöõ, ƒ Ñeå quy ñònh theâm caùc ñònh daïng khaùc coù theå nhaán vaøo nuùt Format ñeå coù quy ñònh rieâng cho töøng loaïi ñònh daïng. ƒ Ñaùnh daáu choïn Add to Template neáu muoán ñöa Style vöøa taïo vaøo heä thoáng maãu cuûa Word 9 Söûa ñoåi Style: ƒ Vaøo menu Format, choïn Styles and Formatting (hoaëc nhaán nuùt treân thanh coâng cuï Formatting) ƒ Trong cöûa soå Styles and Formatting , nhaán chuoät phaûi vaøo style caàn söûa ñoåi vaø choïn Modify Style treân thöïc ñôn soå xuoáng vaø laàn löôït hieäu chænh caùc ñònh daïng 9 Xoùa Style: ƒ Vaøo menu Format, choïn Styles and Formatting (hoaëc nhaán nuùt treân thanh coâng cuï Formatting) ƒ Trong cöûa soå Styles and Formatting , nhaán chuoät phaûi vaøo style caàn xoùa vaø choïn Delete treân thöïc ñôn soå xuoáng. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 65/164
  67. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy 9 Thay ñoåi Style cuûa doøng vaên baûn: ƒ Choïn khoái vaên baûn caàn thay ñoåi ñònh daïng ƒ Choïn Style töø thanh coâng cuï ñònh daïng : Coù theå ñaùnh tröïc tieáp teân ñònh daïng ñaõ ñöôïc taïo töø tröôùc. Coù theå söû duïng phím taét thoâng qua toå hôïp phím (Ctrl + Shift + S) IV. Table of Contents IV.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Table of Contents Table of Contents laø moät danh saùch nhöõng tieâu ñeà (headings) söû duïng trong vaên baûn. Table of contents ñöôïc duøng laøm muïc luïc giuùp ngöôøi ñoïc coù theå tra cöùu, tìm kieám nhanh chuû ñeà mong muoán. Khi taïo Table of Contents, heä thoáng MS Word töï ñoäng doø tìm taát caû caùc tieâu ñeà (headings) coù trong vaên baûn, saép xeáp caùc tieâu ñeà theo theo caáp baäc (level) , vaø taïo thaønh muïc luïc ñaët treân vaên baûn hieän haønh. IV.2. Caáu truùc cô baûn Trong Table of contents söû duïng 2 kieåu ñònh daïng: ƒ Ñònh daïng tieâu ñeà (heading style ñöôïc phaân laøm 9 caáp baäc, ñaùnh soá töø Heading 1 ñeán Heading 9) ƒ Ñònh daïng ñoaïn vaên baûn (outline-level ñöôïc phaân laøm 9 caáp baäc, töø Level 1 ñeán Level 9) Neáu muoán söû duïng kieåu ñònh daïng khaùc thì ta phaûi söû duïng coâng cuï fields (Fields laø moät taäp hôïp nhöõng maõ leänh beân trong cuûa Word duøng ñeå theâm chuoãi, hình aûnh, soá thöù töï trang, ngaøy giôø hieän haønh, ) ÔÛ cheá ñoä Print layout thì Table of contents hieån thò vôùi hình thöùc laø moät muïc luïc bao goàm tieâu ñeà vaø soá thöù töï trang hieån thò tieâu ñeà ñoù. ÔÛ cheá ñoä Web layout thì tieâu ñeà ñöôïc hieån thò ôû daïng lieân keát (hyperlink) ñeå coù theå ñi ñeán nhanh chuû ñeà caàn tìm. Ñeå di chuyeån nhanh giöõa caùc trang, ta coù theå söû duïng coâng cuï View\Document Map. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 66/164
  68. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy IV.3. Thao taùc söû duïng Table of Contents IV.3.1. Taïo muïc luïc Coù moät soá caùch ñeå taïo baûng muïc luïc trong Word tuøy theo vaên baûn maø ta seõ söû duïng caùch töông öùng Nhöõng böôùc chung cho caùc caùch : ƒ Ñöa con troû nhaäp vaên baûn ñeán vò trí muoán taïo muïc luïc ƒ Treân thöïc ñôn Insert, choïn Reference Æ Index and Tables Hoäp thoaïi Index and Tabel ƒ Choïn trang Table of Contents + Ñaùnh daáu vaøo Show page numbers, neáu muoán hieån thò soá trang treân muïc luïc + Ñaùnh daáu vaøo Right align page numbers, neáu muoán canh leà soá trang beân phaûi (nhö minh hoïa treân hình oâ Print Preview.Luùc naøy, coù theå choïn theâm kieåu cuûa Tab leader. + Muoán chænh söûa ñònh daïng cho baûng muïc luïc, nhaán nuùt Modify Caùch 1: Taïo baûng muïc luïc döïa treân caùc Style ƒ Neáu chæ döïa treân caùc Style Heading (Heading 1, ,Heading 9) cuûa Word : + Treân Formats, choïn moät trong caùc maãu ñònh daïng muïc luïc coù saün. + O Show levels, xaùc ñònh soá caáp muoán hieån thò treân muïc luïc + Nhaán OK ñeå taïo baûng muïc luïc ƒ Neáu muoán söû duïng taát caû caùc Style + Treân Formats, choïn moät trong caùc maãu ñònh daïng muïc luïc coù saün. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 67/164
  69. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy + Nhaán nuùt Options xuaát hieän cöûa soå Table of Contents Options + Trong khu vöïc Available Styles beân döôùi doøng TOC Level, ta choïn 1 trong caùc ñònh daïng muoán ñöa vaøo muïc luïc baèng caùch nhaäp vaøo soá töø 1 ñeán 9 theo thöù töï öu tieân vaø choïn nuùt OK. Nhaán OK treân cöûa soå Index and Tables ñeå taïo baûng muïc luïc Caùch 2: Taïo baûng muïc luïc söû duïng caùc Outline Levels Ñaây laø caùch taïo muïc luïc döïa treân caùch ñaùnh soá Outline Numbered ƒ Treân Formats, choïn moät trong caùc maãu ñònh daïng muïc luïc coù saün. ƒ O Show levels, xaùc ñònh soá caáp muoán hieån thò treân muïc luïc ƒ Nhaán nuùt Options xuaát hieän cöûa soå Table of Contents Options ƒ Choïn Outlines levels vaø boû choïn Styles, Table entry fields vaø nhaán OK ƒ Nhaán OK treân cöûa soå Index and Tables ñeå taïo baûng muïc luïc Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 68/164
  70. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Caùch 3 : Taïo baûng muïc luïc töø caùc tieâu ñeà do ngöôøi duøng töï ñaùnh daáu kyù hieäu ƒ Ñeå taïo muïc luïc theo caùch naøy, tröôùc heát chuùng ta phaûi ñaùnh daáu caùc tieâu ñeà muoán ñöa vaøo muïc luïc theo caùc böôùc sau: + Queùt khoái chuoãi tieâu ñeà caàn ñaùnh daáu. + Baám toå hôïp phím Alt + Shift + O, xuaát hieän hoäp thoaïi Mark Table of Contents Entry + Taïi doøng Level, choïn caáp baäc cho tieâu ñeà vaø nhaán nuùt Mark + Laëp laïi caùc böôùc treân cho caùc tieâu ñeà khaùc ƒ Taïo muïc luïc + Thöïc hieän caùc böôùc chung ôû treân + Treân trang Table of Contents, nhaán nuùt Option + Treân trang Table of Contents Options, boû choïn caùc oâ Style, Outline Level vaø choïn oâ Table entry fields. Nhaán OK + Nhaán OK treân cöûa soå Index and Tables ñeå taïo baûng muïc luïc IV.3.2. Caäp nhaät baûng muïc luïc: Baûng muïc luïc sau khi ñöôïc taïo coù theå deã daøng ñöôïc chænh söûa boå sung cho phuø hôïp vôùi nhöõng thay ñoåi treân vaên baûn baèng caùch: ƒ Ñaët con troû vaøo muïc luïc, roài baám phím F9 hoaëc: Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 69/164
  71. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Nhaán chuoät phaûi treân muïc luïc, choïn Update fields IV.3.3. Xoùa baûng muïc luïc: ƒ Queùt choïn baûng muïc luïc ƒ Baám Delete ñeå xoùa IV.4. Caùc loãi thöôøng gaëp Loãi phaùt sinh Höôùng daãn Söûa ñoåi tieâu ñeà, baûng muïc luïc Vaøo menu View/ Outline, treân thanh coâng cuï Outlining baám nuùt khoâng thay ñoåi, vaãn nhö hieän Update TOC ñeå caäp nhaät laïi muïc luïc. Hoaëc ñaët con troû vaøo baûng traïng cuõ. muïc luïc baám F9. Soá thöù töï trang treân vaên baûn Caàn caäp nhaät laïi baûng muïc luïc baèng caùch baám phím F9. khoâng ñuùng vôùi trong muïc luïc Hoaëc do caùc ñònh daïng aån (thöôøng laø ngaét vuøng hay ngaét trang): Hieån thò ñònh daïng aån Gôõ boû ñònh daïng aån Baám F9 ñeå caäp nhaät laïi Trong baûng muïc luïc hieån thò Baûng muïc luïc bò nhaän daïng nhö maõ leänh (fields). chöõ “{TOC}” Queùt khoái toaøn boä vaên baûn Click chuoät phaûi vaøo maõ leänh . Choïn Toggle Field Codes Soá thöù töï trang khoâng hieån thò, Caäp nhaät laïi baûng muïc luïc thay vaøo ñoù laø chöõ “Error! Bookmark not defined” Khi taïo baûng muïc luïc, MS MS Word seõ boû qua caùc tieâu ñeà naèm treân caùc ñoái töôïng noåi nhö Word taïo thieáu moät soá tieâu ñeà Textbox, Autoshape. Ñoåi Textbox sang cheá ñoä In line with Text Hoaëc ñoåi Textbox vaø Autochape sang daïng Frame Baûng muïc luïc ñònh daïng khoâng Trong baûng muïc luïc, Word töï ñoäng söû duïng kieåu ñònh daïng TOC ñuùng yù muoán Style. Neáu muoán ñònh daïng khaùc thì phaûi taïo ra moät soá Style vaø söû duïng caùc ñònh daïng naøy trong baûng muïc luïc. Tieâu ñeà ñaùnh daáu khoâng phuø Queùt khoái laïi chuoãi tieâu ñeà.1 hôïp Baám Alt + Shift + O vaø choïn caùc chöùc naêng caàn thieát Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 70/164
  72. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy V. Index V.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Index Index laø moät danh saùch nhöõng töø muïc (terms) vaø chuû ñeà (topics) söû duïng treân moãi trang trong vaên baûn. Index ñöôïc duøng ñeå laøm muïc luïc tra cöùu theo daïng töï ñieån töø . Chuùng ta coù theå taïo töï ñieån cho : ƒ Moät töø, moät cuïm töø, moät kyù hieäu ƒ Moät chuû ñeà ñöôïc moâ taû trong nhieàu trang ƒ Moät töø khoùa tham khaûo ñeán moät chuû ñeà töông töï cuøng nhoùm. Tröôùc khi taïo töï ñieån veà töø, ta phaûi ñaùnh daáu caùc töø treân vaên baûn, ñöôïc duøng laøm töø tra trong töï ñieån. Khi ñoù heä thoáng MS Word töï ñoäng theâm moät maõ leänh ñaëc bieät XE (Special Index Entry field) duøng ñeå tra cöùu töø vaøo vaên baûn. Sau khi ñaõ ñaùnh daáu taát caû caùc töø treân vaên baûn, ta baét ñaàu xaây döïng töï ñieån tra cöùu töø. V.2. Caáu truùc cô baûn Heä thoáng MS Word seõ töï ñoäng: ƒ Naïp caùc töø ñöôïc ñaùnh daáu vaøo töï ñieån ƒ Saép xeáp caùc töø naøy theo thöù töï caùc maãu töï (alphabet) ƒ Laáy soá thöù töï trang chöùa töø ñöôïc ñaùnh daáu ƒ Tìm vaø gôõ boû caùc töø truøng laép treân cuøng moät trang ƒ Taïo töï ñieån tra cöùu töø treân vaên baûn. Heä thoáng MS Word seõ ñaët kyù hieäu @ vaøo tröôùc töø ñöôïc ñaùnh daáu. Neáu töø ñoù coù chöùa ñònh daïng keå caû tieâu ñeà cho moät nhoùm töø thì kyù hieäu seõ laø # . Töï ñieån tra cöùu coù theå ñöôïc aùp duïng treân moät ñoaïn vaên baûn nhaát ñònh hoaëc cho toaøn boä vaên baûn. V.3. Thao taùc söû duïng Index V.3.1. Taïo töï ñieån tra cöùu töø: Ñaùnh daáu caùc töø ñöôïc duøng trong töï ñieån ƒ Ñaùnh daáu töø, cuïm töø + Queùt khoái töø, cuïm töø caàn ñaùnh daáu. + Baám toå hôïp phím Alt + Shift + X + Trong hoäp thoaïi Mark Index Entry, chuoãi queùt khoái ñöôïc ñöa vaøo doøng Main Entry. Coù theå nhaäp theâm caùc töø tra ñoàng nghóa hay töông töï vaøo Sub Entry. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 71/164
  73. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy + Taïi doøng Page Number Format, ta coù theå ñònh daïng cho soá thöù töï trang laø in ñaäm hay in nghieâng. + Ñeå ñònh daïng töø hay cuïm töø, click chuoät phaûi vaøo khoái chöõ ñang choïn taïi doøng Main Entry hay Sub Entry vaø choïn Font. + Baám nuùt Mark. (Nuùt Mark All duøng ñeå ñaùnh daáu taát caû nhöõng nôi chöùa töø naøy trong vaên baûn). ƒ Ñaùnh daáu moät chuoãi ñöôïc duøng ôû nhieàu trang + Queùt khoái ñoaïn vaên baûn caàn ñaùnh daáu + Vaøo menu Insert, choïn Bookmark + Taïi doøng Bookmark Name : nhaäp vaøo moät teân kyù hieäu vò trí roài click nuùt Add. + Click chuoät vaøo cuoái ñoaïn vaên baûn ñaõ ñaùnh daáu bookmark. + Baám toå hôïp phím Alt + Shift + X + Trong hoäp thoaïi Mark Index Entry, chuoãi queùt khoái ñöôïc ñöa vaøo doøng Main Entry. Coù theå nhaäp theâm caùc töø tra ñoàng nghóa hay töông töï vaøo Sub Entry. + Treân doøng Option, choïn Page range Bookmark, vaø choïn teân kyù hieäu vò trí, roài baám nuùt Mark. V.3.2. Taïo töï ñieån tra cöùu töø ƒ Treân thanh coâng cuï Standard, click vaøo nuùt Show/Hide ñeå taét cheá ñoä hieån thò caùc kyù töï vaø maõ leänh aån. ƒ Vaøo menu Insert / Index and Tables , choïn trang Index. ƒ Treân doøng Formats, choïn kieåu ñònh daïng, roài baám nuùt OK. ƒ Ñeå caäp nhaät laïi töï ñieån tra töø, ta baám phím F9 V.3.3. Thay ñoåi vaø ñònh daïng caùc töø: ƒ Treân thanh coâng cuï Standard, click vaøo nuùt Show / Hide ñeå baät hieån thò caùc maõ leänh aån. ƒ Luùc ñoù, ta coù theå nhìn thaáy caùc maõ leänh aån coù daïng nhö sau : {XE “Xe ñaïp” \t “Tham khaûo Phöông tieän giao thoâng ñöôøng boä” ƒ Söûa ñoåi caùc chöõ beân trong daáu nhaùy ñoâi roài baám F9 ñeå caäp nhaät laïi. Theo ví duï ôû treân thì “Xe ñaïp” laø töø ñöôïc tra; “Phöông tieän giao thoâng” laø töø khoùa tham khaûo. V.3.4. Xoùa moät töø trong töï ñieån: ƒ Treân thanh coâng cuï Standard, click vaøo nuùt Show / Hide ñeå baät hieån thò caùc maõ leänh aån. ƒ Queùt khoái toaøn boä maõ leänh cuûa töø. ƒ Baám phím Delete Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 72/164
  74. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy V.4. Caùc loãi thöôøng gaëp Loãi phaùt sinh Höôùng daãn Soá thöù töï trang trong töï ñieån khoâng Caàn caäp nhaät laïi maõ leänh cuûa töø baèng caùch baám phím F9. phuø hôïp vôùi vaên baûn. Hoaëc do caùc ñònh daïng aån (thöôøng laø ngaét vuøng hay ngaét trang) Trong töï ñieån hieån thò chöõ {INDEX} Click chuoät phaûi vaøo maõ leänh hoaëc baám Shift + F10 ñeå hieån thò menu tieän ích nhanh. Choïn Toggle Field Codes VI. Tracked Changes VI.1. Khaùi nieäm cô baûn veà Tracked Changes Heä thoáng MS Word cho pheùp ngöôøi duøng coù theå xem vaø quaûn lyù caùc thay ñoåi treân vaên baûn vôùi muïc ñích coù theå laáy laïi caùc ñònh daïng tröôùc khi bò thay ñoåi. VI.2. Thao taùc söû duïng Tracked Changes VI.2.1. Baät / Taét heä thoáng ghi nhaän: Ñeå baät hoaëc taét cheá ñoä ghi nhaän ƒ Vaøo menu Tools choïn Track Changes hay toå hôïp phím Ctrl + Shift + E . Thanh coâng cuï Reviewing ƒ Khi coâng cuï Tracked Changes ñöôïc baät leân thì treân thanh traïng thaùi seõ xuaát hieän chöõ TRK. Luùc ñoù, heä thoáng MS Word seõ töï ñoäng ghi nhaän laïi taát caû caùc thay ñoåi keå töø khi baät Tracked Changes. Khi ñoù ngöôøi duøng coù theå thay ñoåi caùc noäi dung, ñònh daïng treân vaên baûn. ƒ Khi taét heä thoáng ghi nhaän thì chöõ TRK seõ bò môø. Xem laïi caùc thay ñoåi treân vaên baûn ƒ Treân thanh coâng cuï Reviewing ƒ Ñeå xem töøng söï thay ñoåi ta coù theå choïn nuùt Next hay Previous. Vaø neáu chaáp nhaän söï thay ñoåi ta choïn nuùt Accept Change hoaëc coù theå phuïc hoài nhö cuõ baèng nuùt Reject Change / Delete Comment . Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 73/164
  75. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy ƒ Ñeå chaáp nhaän taát caû söï thay ñoåi, ta choïn nuùt Accept All Changes in Document hoaëc ñeå phuïc hoài nhö hieän traïng tröôùc khi baät cheá ñoä ghi nhaän, ta choïn nuùt Reject All Changes in Document.  Ví duï: Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 74/164
  76. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Baøi 6 TAÏO TRANG TRÌNH DIEÃN VÔÙI MICROSOFT POWER POINT Toùm taét Lyù thuyeát 3 tieát - Thöïc haønh 5 tieát Muïc tieâu Caùc muïc chính Baøi taäp baét Baøi taäp laøm buoäc theâm Giôùi thieäu caùc chöùc naêng I. Toång quan veà Microsoft 6.1, 6.2, 6.3, 6.5 chính cuûa Microsoft PowerPoint 6.4, 6.6 PowerPoint. Khi hoaøn taát II. Taïo hieäu öùng cho trang trình dieãn baøi hoïc naøy, hoïc vieân coù khaû naêng taïo ra nhöõng trang trình dieãn vôùi nhieàu hieäu öùng veà hình aûnh, aâm thanh tröïc quan vaø sinh ñoäng. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 75/164
  77. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I. Toång quan veà Microsoft PowerPoint I.1. Giôùi thieäu veà Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint laø moät öùng duïng trong boä Microsoft Office cho pheùp taïo ra nhöõng trang trình dieãn treân maùy tính. Nhöõng trang trình dieãn naøy coù theå chöùa vaên baûn, hình aûnh minh hoïa cuøng vôùi nhöõng hieäu öùng aâm thanh, hình aûnh vaø caû video. Trong caùc cuoäc hoïp, caùc buoåi seminar hay laø trong caùc giôø daïy hoïc, ngöôøi thuyeát trình thöôøng seõ söû duïng theâm caùc trang trình dieãn nhaèm laøm taêng theâm tính sinh ñoäng, tính tröïc quan cuûa caùc vaán ñeà ñöôïc trình baøy, giuùp ngöôøi nghe naém baét ñöôïc caùc vaán ñeà moät caùch nhanh choùng. Ví duï veà trang trình dieãn trong buoåi seminar giôùi thieäu veà chuyeân ñeà Microsoft .Net FrameWork I.2. Caùc thao taùc cô baûn vôùi PowerPoint Nhö ñaõ töøng laøm vieäc vôùi Microsoft Word, maøn hình giao dieän cuûa PowerPoint cuõng khoâng phaûi laø xa laï ñoái vôùi caùc baïn. noù cuõng coù thanh tieâu ñeà, thanh thöïc ñôn, thanh coâng cuï vaø vuøng laøm vieäc, Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 76/164
  78. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Maøn hình giao dieän cuûa Microsoft Power Point I.2.1. Taïo môùi trang trình dieãn söû duïng AutoContent Wizard AutoContent Wizard ñöôïc duøng ñeå thieát keá khung (söôøn) cho trang trình dieãn, ta coù theå thay ñoåi tieâu ñeà, font chöõ vaø maøu saéc baèng caùch traû lôøi moät soá caâu hoûi trong maøn hình AutoContent Wizard vaø ñaùnh daáu moät soá löïa choïn. Böôùc 1: Khôûi ñoäng AutoContent Wizard ƒ Choïn menu File Æ New ƒ Choïn From AutoContent Wizard taïi vuøng New Presentation Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 77/164
  79. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Böôùc 2: Maøn hình giôùi thieäu cuûa AutoContent Wizard Böôùc 3: Choïn kieåu maãu cho trang trình dieãn. Böôùc 4: Choïn nôi hieån thò trang trình baøy Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 78/164
  80. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Böôùc 5: Thay ñoåi moät soá thoâng tin cho trang trình dieãn Böôùc 6: Keát thuùc AutoContent Wizard Sau khi hoaøn taát caùc böôùc trong AutoContent Wizard, PowerPoint töï ñoäng phaùt sinh ra nhöõng trang trang trình dieãn maãu theo nhöõng gì maø baïn ñaõ choïn löïa, baïn coù theå saép xeáp, boá trí laïi caùc ñoái töôïng coù trong trang trình dieãn hay sao cheùp, thay ñoåi vaø xoùa caùc ñoái töôïng ñoù neáu baïn muoán. I.2.2. Taïo môùi moät taäp tin PowerPoint roãng Choïn Blank Presentation töø New Presentation ñeå taïo môùi moät taäp tin PowerPoint roãng Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 79/164
  81. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I.2.3. Taïo môùi trang trình dieãn baèng Design Template Design Template chöùa caùc trang trình dieãn ñaõ ñöôïc ñònh daïng (Design Template) veà maøu neàn, hình neàn, kieåu chöõ vaø kích thöôùc cuûa font chöõ vaø söï phoái hôïp maøu saéc trong trang trình dieãn. Design Template chæ cung caáp kieåu ñònh daïng cho trang trình dieãn chöù khoâng theâm vaøo baát cöù noäi dung gì cho trang trình dieãn. Microsoft PowerPoint cuõng cho pheùp baïn töï thieát keá caùc maãu naøy thoâng qua Design Template. Böôùc 1: Hieån thò Slide Design ƒ Choïn moät trang trình dieãn muoán thay ñoåi caùch trình baøy ƒ Choïn menu Format Æ Slide Design Böôùc 2: Choïn kieåu maãu thích hôïp ñeå aùp duïng cho trang trình dieãn ƒ Chöùc naêng Apply to Selected Slides: AÙp duïng maãu cho Slide hieän haønh ƒ Chöùc naêng Apply to All Slides: AÙp duïng maãu cho taát caû caùc Slide hieän coù Áp dụng mẫu cho tất cả slide Áp dụng mẫu cho slide hiện hành Choïn maãu thích hôïp cho trang trình dieãn töø Slide Design Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 80/164
  82. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I.2.4. Theâm moät trang trình dieãn roãng Ñeå theâm moät trang trình dieãn roãng, choïn menu Insert Æ New Slide. Ngoaøi ra coøn coù theå choïn chöùc naêng New Slide treân thanh coâng cuï Formatting. I.2.5. Thay ñoåi caùch boá trí treân trang trình dieãn Ñeå thay ñoåi hình thöùc boá trí trong trang trình dieãn cuûa baïn, choïn menu Format Æ Slide Layout Æ Choïn caùch boá trí trong trang trình dieãn thích hôïp. Choïn hình thöùc boá trí cho trang trình dieãn töø Slide Layout I.2.6. Löu vaø in trang trình dieãn Löu laïi trang trình dieãn Khi vieäc soaïn caùc trang trình dieãn hoaøn taát, vieäc löu caùc trang trình dieãn laø caàn thieát. Microsoft PowerPoint maëc ñònh löu taäp tin vôùi phaàn môû roäng laø PPT. Vieäc löu laïi taäp tin PowerPoint gioáng nhö vieäc löu moät taäp tin trong Word. Thieát laäp caáu hình trang in: Ñaây laø vieäc laøm quan troïng bôûi vì noù quyeát ñònh kích thöôùc cuûa trang slide. Ñeå thieát laäp caáu hình trang in, choïn Page Setup töø thöïc ñôn File ÔÛ maøn hình Page Setup, ta coù theå thay ñoåi kích thöôùc cuûa slide, höôùng cuûa slide Ñeå in caùc trang trình dieãn ra giaáy, ta caàn xaùc ñònh caùc thoâng tin nhö: caàn in nhöõng trang naøo (coù in taát caû slide hay khoâng), in bao nhieâu slide trong moät trang, coù in phaàn chuù thích khoâng, choïn Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 81/164
  83. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy trang giaáy ngang hay doïc . Maøn hình Print seõ cho pheùp ta thieát laäp caùc giaù treân. Töø thöïc ñôn File, choïn Print (hay nhaán phím noùng Ctrl+P) I.3. Caùc cheá ñoä trình baøy maøn hình trong Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint cuõng coù nhieàu cheá ñoä trình baøy maøn hình nhö baïn ñaõ töøng hoïc caùc cheá ñoä trình baøy maøn hình trong Microsoft Word. I.3.1. Cheá ñoä Normal ÔÛ cheá ñoä naøy, maøn hình ñöôïc chia thaønh 3 vuøng: vuøng phaùc thaûo, vuøng trang trình dieãn vaø vuøng chuù thích. Ta coù theå thay ñoåi kích thöôùc cuûa 3 vuøng naøy baèng caùch nhaáp vaøo ñöôøng vieàn cuûa vuøng vaø reâ chuoät ñeán vò trí môùi ñeå coù kích thöôùc vöøa yù. Chuùng ta seõ thieát keá caùc trang trình dieãn ôû cheá ñoä naøy vaø seõ laøm vieäc treân vuøng slide. Phía traùi maøn hình laø vuøng bao goàm 2 trang: Trang Slides theå hieän caùc slide döôùi daïng nhöõng hình aûnh ñöôïc thu nhoû vaø trang Outline chæ theå hieän noäi dung phaàn vaên baûn cuûa slide. Coù theå thay ñoåi noäi dung cuûa phaàn vaên baûn töø trang Outline. Trang Outline Trang Slide Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 82/164
  84. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Outline Pane Slide Pane Note Pane Button View Moâ taû caùc thaønh phaàn trong maøn hình giao dieän I.3.2. Cheá ñoä Slide Sorter Trong cheá ñoä Slide Sorter View ta coù theå nhìn thaáy nhieàu trang slide moät luùc, caùc trang naøy ñöôïc theå hieän ôû cheá ñoä thu nhoû. ÔÛ cheá ñoä naøy, ta coù theå nhaáp chuoät vaøo moät slide vaø reâ noù ñeán vò trí môùi, ta cuõng coù theå theâm, xoùa vaø di chuyeån moät caùch deã daøng. Ta coù theå taïo ra hieäu öùng moãi khi coù söï chuyeån tieáp giöõa caùc slide ôû trong cheá ñoä naøy. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 83/164
  85. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I.3.3. Cheá ñoä Slide Show Khi slide hieån thò ôû cheá ñoä naøy, thanh coâng cuï vaø thanh thöïc ñôn seõ aån ñi, trang slide seõ hieån thò treân toaøn boä maøn hình, cheá ñoä naøy ñöôïc duøng ñeå tieán haønh trình dieãn slide. Ta coù theå chuyeån sang slide khaùc trong cheá ñoä naøy baèng caùch click chuoät, hoaëc söû duïng baøn phím (nhaán spacebar, enter, duøng caùc phím muõi teân, Home, End, PageUp, PageDown ) hoaëc coù theå ñònh giôø ñeå töï ñoäng chuyeån sang slide khaùc, ta seõ baøn veà vaán ñeà naøy ôû phaàn sau. Ñeå trôû veà laïi cheá ñoä thieát keá, ta coù theå nhaán Esc, hoaëc choïn End Show töø thöïc ñôn ngöõ caûnh. Cheá ñoä Slide Show Ta coù theå thay ñoåi cheá ñoä hieån thò töø thöïc ñôn view hay choïn caùc nuùt Normal View, Slide Sorter View, Slide Show ôû phía goùc traùi döôùi cuûa maøn hình. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 84/164
  86. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II. Taïo hieäu öùng cho trang trình dieãn II.1. Hieäu chænh Slide Master Slide Master ñöôïc duøng ñeå quaûn lyù nhöõng ñaëc ñieåm rieâng (kieåu maåu cho caùc slide) cuûa vaên baûn trong trang trình dieãn: font chöõ, kích thöôùc vaø maøu saéc cuõng nhö maøu neàn vaø caùc hieäu öùng ñaëc bieät nhö boùng cuûa chöõ, bullet II.1.1. Slide Master laø gì? Slide Master quaûn lyù nhöõng ñoái töôïng maø baïn muoán noù hieån thò ôû moãi trang trình dieãn. Vôùi Slide Master, baïn chæ caàn taïo moät maãu saün, PowerPoint seõ töï ñoäng theâm chuùng vaøo trong moãi trang slide. Baïn coù theå theâm hay hieäu chænh Slide Master vaøo baát cöù luùc naøo trong quaù trình thieát keá. Slide Master thöôøng bao goàm 2 phaàn chính: Master Title vaø Master Body. Ta coù theå söû duïng Slide Master ñeå theâm vaøo caùc thoâng tin nhö ngaøy, giôø hay soá thöù töï cuûa caùc trang slide chöù ta khoâng caàn phaûi thay ñoåi treân töøng trang rieâng leû. Ta coù theå theâm vaøo WordArt, Heading hoaëc chuù thích, thay ñoåi maøu saéc hoaëc font chöõ. Ví duï ñeå theâm vaøo teân coâng ty hay logo cuûa coâng ty hieån thò treân moãi trang trình dieãn, ta ñaët noù vaøo slide master. Caùc ñoái töôïng naøy seõ hieån thò ñuùng vò trí treân caùc trang trình dieãn maø baïn ñaõ ñaët noù trong Slide master. Vieäc thay ñoåi ñònh daïng cuûa Slide Master, PowerPoint seõ thay ñoåi ñònh daïng cuûa taát caû caùc slide moät caùch töï ñoäng. Slide Master View Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 85/164
  87. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Slide Master View II.2. Taïo hieäu öùng khi coù söï chuyeån tieáp giöõa caùc trang trình dieãn Ñeå ñònh thôøi gian, aâm thanh vaø caùc hieäu öùng khi coù söï chuyeån tieáp giöõa caùc trang trình dieãn, ta choïn thöïc ñôn Slide Show Ö Slide Transition. II.2.1. Ñònh thôøi gian chuyeån tieáp giöõa caùc trang trình dieãn Trong cheá ñoä Slide ShowTa coù theå chuyeån sang giöõa caùc trang slide (trong cheá ñoä slide show) baèng caùch nhaáp chuoät hoaëc söû duïng baøn phím (nhaán spacebar, enter, duøng caùc phím muõi teân, Home, End, PageUp, PageDown ). Microsoft PowerPoint cuõng cho pheùp trang trình dieãn sau (keá tieáp) töï ñoäng hieån thò sau moät thôøi gian ñaõ ñònh sau khi trang keá tröôùc cuûa noù ñaõ hieån thò. Choïn Automatically after vaø nhaäp vaøo thôøi gian (tính baèng giaây) ñeå qui ñònh thôøi gian chuyeån tieáp giöõa caùc trang trình dieãn. Nhaán Apply to Master hay Apply to All Slide ñeå quyeát ñònh thôøi gian chuyeån tieáp giöõa caùc trang trình dieãn cho toaøn boä Slide hay cho Slide hieän haønh. II.2.2. Taïo aâm thanh vaø hieäu öùng khi coù söï chuyeån tieáp giöõa caùc trang trình dieãn Cuõng trong hoäp Slide Transition, ta coù theå choïn caùc hieäu öùng cho caùc trang trình dieãn baèng caùch choïn caùc muïc trong danh saùch Apply to selected slides, ñoàng thôøi ta cuõng coù theå thay ñoåi toác ñoä hieån thò cuõng nhö aâm thanh moãi khi xuaát hieän cuûa cuûa caùc trang trình dieãn. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 86/164
  88. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Speed Sound II.3. Taïo hieäu öùng cho caùc ñoái töôïng trong trang trình dieãn Cuõng nhö caùc trang trình dieãn, caùc ñoái töôïng trong töøng trang cuõng coù theå ñöôïc taïo nhöõng hieäu öùng veà aâm thanh, hình aûnh vaø qui ñònh thôøi gian chuyeån tieáp. II.3.1. Hieäu öùng veà hình aûnh cuûa caùc ñoái töôïng trong töøng trang trình dieãn ƒ Töø thöïc ñôn Slide Show Ö Custom Animation ƒ Choïn ñoái töôïng caàn taïo hieäu öùng (treân trang trình dieãn) ƒ Thay ñoåi hieäu+ öùng baèng caùc nhaáp chuoät choïn caùc hieäu öùng trong nuùt Add Effect ƒ Sau khi choïn moät hieäu öùng, danh saùch caùc ñoái töôïng coù hieäu öùng seõ ñöôïc hieån thò. Ta coù theå thay ñoåi thöù töï hieån thò cuûa caùc ñoái töôïng baèng caùch nhaáp vaø reâ caùc danh saùch caùc hieäu öùng cuûa ñoái töôïng (trong maøn hình Custom Animation) ñeán vò trí môùi. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 87/164
  89. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy II.3.2. Ñònh thôøi gian hieån thò khi coù söï chuyeån tieáp giöõa caùc ñoái töôïng Ta coøn coù theå ñònh thôøi gian, söï kieän khi coù söï chuyeån tieáp giöõa caùc ñoái töôïng baèng caùch löïa choïn giaù trò trong combo start: ƒ On Click: Ñoái töôïng keá tieáp ñöôïc hieån thò khi coù söï kieän nhaáp chuoät hoaëc aán phím (Enter, Space ). ƒ With Previous: Hieån thò cuøng luùc vôùi ñoái töôïng tröôùc ñoù. ƒ Alter Privious: Hieån thò ngay sau khi ñoái töôïng tröôùc ñoù ñöôïc hieån thò. Trong töøng tröôøng hôïp cuï theå, ta coù theå thay ñoåi toác ñoä theå hieän cuûa hieäu öùng cho phuø hôïp baèng caùch löïa choïn toác ñoä theå hieän trong combo Speed. II.3.3. Taïo hieäu öùng aâm thanh cho caùc ñoái töôïng khi coù söï chuyeån ñoåi giöõa caùc ñoái töôïng Choïn Effect Options töø thöïc ñôn ngöõ caûnh Ñeå choïn hieäu öùng aâm thanh, ta thay ñoåi giaù trò cuûa Sound trong trang Effect. Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 88/164
  90. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy Baøi 7 TOÅNG QUAN VEÀ MICROSOFT EXCEL Toùm taét Lyù thuyeát 4 tieát - Thöïc haønh 8 tieát Muïc tieâu Caùc muïc chính Baøi taäp baét Baøi taäp laøm buoäc theâm Keát thuùc baøi hoïc naøy, I. Giôùi thieäu veà Workbook vaø 7.1, 7.2, 7.4, 7.3, 7.5, 7.7 baïn seõ coù ñöôïc caùc kieán Worksheet 7.6 thöùc veà baûng tính, taïo vaø II. Döõ lieäu treân Worksheet trang trí baûng tính vôùi III. Ñònh daïng baûng tính Microsoft Excel. IV. In aán vaø löu tröõ baûng tính Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 89/164
  91. Taøi lieäu höôùng daãn giaûng daïy I. Giôùi thieäu veà Workbook vaø Worksheet I.1. Giôùi thieäu I.1.1. Workbook laø gì? Workbook ñöôïc ví nhö moät soå caùi chöùa nhieàu trang keû oâ gioáng nhau vaø Worksheet laø moät trang trong soå. Nhö vaäy, Workbook chöùa nhieàu Worksheet nhö soå caùi coù nhieàu trang. I.1.2. Worksheet laø gì? Worksheet (hay coøn goïi laø Baûng tính) cho pheùp ngöôøi duøng löu tröõ vaø xöû lyù döõ lieäu, thöïc hieän caùc tính toaùn veà Toaùn hoïc, Kinh teá `hay Tính toaùn thoáng keâ . Vieäc tính toaùn coù theå ñôn giaûn nhö vieäc coäng 2 soá, tính toång löông cuûa taát caû caùc nhaân vieân trong coâng ty hoaëc phöùc taïp nhö phaân tích tình hình kinh doanh hoaït ñoäng, tính doanh soá hay söï laïm phaùt cuûa coâng ty. Baûng tính ñöôïc duøng ñeå tính toaùn hoaëc traû lôøi nhöõng caâu hoûi thoâng qua phaân tích caùc ñieàu kieän theo cuù phaùp ñaõ ñònh tröôùc. Ví duï nhö: “Trong coâng ty, coù bao nhieâu nhaân vieân ôû phoøng Nghieân Cöùu vaø Phaùt Trieån Phaàn Meàm?, Ñeà aùn tin hoïc hoùa Ngaân haøng ABC coù bao nhieâu ngöôøi tham gia, tieán ñoä trieån khai ra sao? ” Baûng tính trình baøy döõ lieäu döôùi daïng baûng ñöôïc taïo bôûi taäp hôïp cuûa caùc doøng vaø coät Ví duï veà baûng tính Maõ LK Teân linh kieän Nôi SX Soá löôïng Ñôn giaù Thaønh tieàn  CPU02 Intel 845 GLAD USA 4 92 ? MON01 View Sonic 17” FLAT USA 1 159 ? RAM04 256MB DIM SDRAM Taiwan 10 69 ? Toång coäng: ? I.2. Nhöõng ñaëc ñieåm cuûa Worksheet + Döõ lieäu ñöôïc xeáp thaønh baûng hình chöõ nhaät + Döõ lieäu coù theå duøng ñeå tính toaùn moät caùch deã daøng + Caùc pheùp tính toaùn ñöôïc thöïc hieän vôùi boä haøm thö vieän ñöôïc ñònh nghóa raát phong phuù. + Giaù trò coù ñöôïc töø oâ coâng thöùc ñöôïc xöû lyù moät caùch töï ñoäng + Döõ lieäu coù theå ñöôïc saép xeáp taêng hay giaûm + Coù theå loïc trích döõ lieäu theo moät ñieàu kieän ñöôïc moâ taû moät caùch deã daøng + Coù theå bieåu dieãn döõ lieäu döôùi daïng ñoà thò: ñoà thò ñöôøng, ñoà thò thanh Hoïc phaàn 1 - Tin hoïc vaên phoøng Trang 90/164