Giáo trình Những kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông cho lãnh đạo trong cơ quan nhà nước - Học phần 7: Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án công nghệ thông tin và truyền thông

Nội dung text: Giáo trình Những kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông cho lãnh đạo trong cơ quan nhà nước - Học phần 7: Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án công nghệ thông tin và truyền thông

1. Bộ giáo trình Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông Maria Juanita R. Macapagal and John J. Macasio ICS TRUNG TÂM ĐÀO TẠO PHÁT TRIỂN TRƯỜNG ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG CÁN BỘ QUẢN LÝ THÔNG TIN CHÂU Á – THÁI BÌNH DƯƠNG VÀ TRUYỀN THÔNG
2. LỜI GIỚI THIỆU Thế kỷ 21 đã đánh dấu sự tác động lẫn nhau của con người trên toàn cầu. Thế giới đang mở ra cơ hội cho hàng triệu người nhờ công nghệ mới, những thông tin và kiến thức thiết yếu được mở rộng đã cải thiện một cách đáng kể cuộc sống của con người và giúp giảm cảnh nghèo nàn. Điều này chỉ trở thành hiện thực khi có sự liên kết cùng với việc chia sẻ giá trị, cùng cam kết và thống nhất sự phát triển tổng thể và phù hợp. Trong những năm gần đây, Châu Á Thái Bình Dương được biết đến như khu vực năng động nhất trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông (ICT). Theo báo cáo của Liên minh Viễn thông Thế giới, khu vực này đã có trên 2 tỷ thuê bao điện thoại, trong đó có 1,4 tỷ thuê bao di động. Tinh đến năm 2008, chỉ riêng Ấn Độ và Trung Quốc đã chiếm ¼ số lượng thuê bao di động trên toàn thế giới. Khu vực Châu Á Thái Bình Dương được cho là chiếm 40% số lượng người sử dụng internet trên thế giới và đồng thời là thị trường băng rộng lớn nhất, chiếm 39% thị trường toàn cầu. Cùng với tốc độ phát triển nhanh của công nghệ, nhiều vấn đề được nhắc đến khi khoảng cách số biến mất. Nhưng điều đáng tiếc, khoảng cách số vẫn hiện hữu. Thậm chí 5 năm, sau khi Hội nghị Thế giới về Xã hội thông tin (WSIS) diễn ra ở Geneva vào năm 2003, bất chấp sự phát triển ấn tượng của công nghệ và những cam kết của các nước lớn trong khu vực. Kết quả là truy nhập truyền thông cơ bản vẫn còn xa lạ với nhiều người, đặc biệt là những người nghèo. Hơn 25 quốc gia trong khu vực gồm những nước đang phát triển, đã có gần 10 người sử dụng internet trên 100 dân, phần lớn tập trung ở các thành phố lớn. Trong khi đó ở một vài nước đã phát triển trong khu vực thì tỉ lệ rất cao với hơn 80 người sử dụng internet trên 100 dân. Sự chênh lệch về mức độ phổ cập băng rộng giữa các nước phát triển và đang phát triển vẫn còn giữ một khoảng cách lớn. Để giảm dần khoảng cách số và nhận diện đúng tiềm năng của ICT cho phát triển kinh tế xã hội trong khu vực, những nhà lập pháp ở các nước phát triển cần xây dựng các chính sách ưu tiên và khung điều chỉnh, chỉ định nguồn quỹ, và tạo điều kiện cho xúc tiến đầu tư vào lĩnh vực công nghiệp ICT và nâng cao kỹ năng ICT cho công dân nước họ. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 3
3. Trong Kế hoạch Hành động của WSIS có chỉ rõ, " mỗi người sẽ có cơ hội tiếp cận những kỹ năng và kiến thức cần thiết để hiểu, thực hành và đạt được những lợi ích từ Xã hội Thông tin và Kinh tế Tri thức". Trong phần cuối của kế hoạch này đã kêu gọi sự hợp tác quốc tế và khu vực trong những lĩnh vực có tiềm năng, đặc biệt nhấn mạnh vào việc tạo tập một số lượng lớn các chuyên gia ICT. Để hỗ trợ tốt cho lời kêu gọi từ Kế hoạch hành động của WSIS, APCICT đã xây dựng chương trình giảng dạy đầy đủ về ICT – Bộ giáo trình Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho lãnh đạo trong cơ quan nhà nước. Chương trình này bao gồm 8 phần có liên kết chặt chẽ với nhau, với mục tiêu truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết giúp các nhà lập pháp xây dựng và thi hành sáng kiến ICT hiệu quả hơn. APCICT là một trong 5 học viện của Ủy ban Kinh tế Xã hội Liên hợp quốc Châu Á Thái Bình Dương. APCICT xúc tiến chương trình phát triển kinh tế xã hội phù hợp và toàn diện ở Châu Á Thái Bình Dương thông qua việc phân tích, chuẩn hóa, khai thác tiềm năng, hợp tác khu vực và chia sẻ kiến thức. Trong quá trình hợp tác với các cơ quan Liên hợp quốc khác, các tổ chức quốc tế, các quốc gia và những tổ chức liên quan, ESCAP, đại diện là APCICT, được giao nhiệm vụ hỗ trợ việc sử dụng, cải tiến và dịch thuật các bài giảng cho các quốc gia khác nhau, phù hợp với các trình độ trung và cao cấp của các nhân viên trong cơ quan nhà nước, với mục đích đưa kỹ năng và kiến thức thu thập được làm gia tăng những lợi ích từ ICT và thiết lập những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu phát triển. Noeleen Heyzer TL. Tổng Thư ký Liên hợp quốc và Giám đốc điều hành của ESCAP 4 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
4. LỜI TỰA Chặng đường phát triển của Bộ giáo trình Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông (CNTT&TT) cho lãnh đạo trong cơ quan nhà nước thực sự là một kinh nghiệm mang tính trí tuệ cao. Bộ giáo trình không chỉ phục vụ cho việc xây dựng các kỹ năng CNTT&TT, mà còn mở đường cho một phương thức mới về xây dựng chương trình giảng dạy - thông qua sự hợp tác của các thành viên và tự chủ về quy trình. Bộ giáo trình là một chương trình mang tính chiến lược của APCICT, phát triển trên cơ sở kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu một cách toàn diện được tiến hành trên 20 nước trong khu vực và sự tham khảo ý kiến của các nhân viên thuộc cơ quan nhà nước, thành viên các cơ quan phát triển quốc tế, các viện hàn lâm và cơ sở giáo dục; những nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng về điểm mạnh và điểm yếu của giáo trình đào tạo; thông tin phản hồi từ những người tham gia xây dựng chuỗi bài giảng của APCICT – tổ chức các buổi hội thảo khu vực và quốc gia liên quan đến nội dung bài giảng và các phương pháp đào tạo khoa học; và sự trao đổi góp ý thẳng thắn của các chuyên gia hàng đầu trong các lĩnh vực ICT phục vụ phát triển. Các hội thảo về giáo trình diễn ra ở các khu vực thu được những lợi ích vô giá từ các hoạt động trao đổi kinh nghiệm và kiến thức giữa những người tham dự đến từ các quốc gia khác nhau. Đó là một quy trình để các tác giả xây dựng nội dung. Việc xây dựng 8 học phần trong bộ giáo trình đánh dấu một sự khởi đầu quan trọng trong việc nâng cao sự hợp tác ở hiện tại và xây dựng các mối liên hệ mới nhằm phát triển các kỹ năng thiết lập chính sách phát triển CNTT&TT khắp khu vực. APCICT cam kết cung cấp sự hỗ trợ kỹ thuật trong việc giới thiệu bộ giáo trình quốc gia như một mục tiêu chính hướng tới việc đảm bảo rằng bộ giáo trình sẽ được phổ biến tới tất cả những nhà lập pháp. APCICT cũng đang xúc tiến một cách chặt chẽ với một số viện đào tạo trong khu vực và quốc tế, những tổ chức có mối quan hệ mật thiết với cơ quan nhà nước cấp trung ương và địa phương để cải tiến, dịch thuật và truyền đạt các nội dung của Giáo trình tới những quốc gia có nhu cầu. APCICT đang tiếp tục mở rộng hơn nữa về đối tượng tham gia nghiên cứu giáo trình hiện tại và kế hoạch phát triển một giáo trình mới. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 5
5. Hơn nữa, APCICT đang xúc tiến nhiều kênh để đảm bảo rằng nội dung Bộ giáo trình đến được nhiều người học nhất trong khu vực. Ngoài phương thức học trực tiếp thông qua các tổ chức lớp học ở các khu vực và quốc gia, APCICT cũng tổ chức các lớp học ảo (AVA), phòng học trực tuyến cho phép những học viên tham gia bài giảng ngay tại chỗ làm việc của họ. AVA đảm bảo rằng tất cả các phần bài giảng và tài liệu đi kèm cũng như bản trình chiếu và bài tập tình huống dễ dàng được truy nhập trực tuyến và tải xuống, sử dụng lại, cải tiến và bản địa hóa, và nó bao gồm nhiều tính năng khác nhau như bài giảng ảo, công cụ quản lý học tập, công cụ phát triển nội dung và chứng chỉ. Việc xuất bản và giới thiệu 8 học phần của bộ giáo trình thông qua các buổi hội thảo khu vực, tiểu khu vực, quốc gia có sự tận tâm cống hiến, tham gia tích cực của nhiều cá nhân và tổ chức. Tôi muốn nhân cơ hội này để bày tỏ lòng cảm ơn những nỗ lực và kết quả đạt được của nhóm cộng tác và các đối tác từ các Bộ, ngành, học viện, và các tổ chức khu vực và quốc gia đã tham gia hội thảo về bộ giáo trình. Họ không chỉ cũng cung cấp những thông tin đầu vào có giá trị, phục vụ nội dung của bài giảng, mà quan trọng hơn, họ đã trở thành những người ủng hộ việc truyền đạt bộ giáo trình trên đất nước mình, tạo ra kết quả là những thỏa thuận chính thức giữa APCICT và một số viện đối tác của các quốc gia và trong khu vực để cải tiến và phát hành bài giảng giáo trình chính thức cho đất nước họ. Tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt cho những nỗ lực cống hiến của nhiều cá nhân nổi bật, những người đã tạo nên thành quả cho bài giảng này. Họ là Shahid Akhtar Cố Vấn Dự án Giáo trình; Patricia Arinto, Biên tập; Christine, Quản lý xuất bản; toàn bộ tác giả bộ giáo trình; và những nhóm APCICT. Chúng tôi hy vọng rằng bộ giáo trình sẽ giúp các quốc gia thu hẹp được những hạn chế của nguồn nhân lực CNTT&TT, xóa bỏ những rào cản nhận thức về CNTT&TT, và xúc tiến ứng dụng CNTT&TT trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội và đạt được mục tiêu phát triển thiên nhiên kỷ. Hyeun-Suk Rhee Giám đốc UN-APCICT 6 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
6. VỀ CHUỖI HỌC PHẦN Trong kỷ nguyên thông tin ngày nay, việc truy cập thông tin một cách dễ dàng đang làm thay đổi cách chúng ta sống, làm việc và giải trí. Nền kinh tế số - còn được gọi là kinh tế tri thức, kinh tế mạng hay kinh tế mới, được mô tả như một sự chuyển tiếp từ sản xuất hàng hóa sang tạo lập ý tưởng. Công nghệ thông tin và truyền thông đang đóng một vai trò quan trọng và toàn diện trên mọi mặt của kinh tế xã hội. Như một kết quả, chính phủ trên khắp thế giới đang quan tâm nhiều hơn tới CNTT&TT trong sự phát triển quốc gia. Đối với các nước, phát triển CNTT&TT không chỉ phát triển về công nghiệp CNTT&TT là một lĩnh vực của nền kinh tế mà còn bao gồm cả việc ứng dụng CNTT&TT trong hoạt động kinh tế, xã hội và chính trị. Tuy nhiên, giữa những khó khăn mà chính phủ các nước phải đối mặt trong việc thi hành các chính sách CNTT&TT, những nhà lập pháp thường không nắm rõ về mặt công nghệ đang sử dụng cho sự phát triển quốc gia. Cho đến khi không thể điều chỉnh được những điều họ không hiểu, nhiều nhà lập pháp né tránh tạo lập các chính sách về CNTT&TT. Nhưng chỉ quan tâm tới công nghệ mà không tạo lập các chính sách thì cũng là một sai lầm vì những nhà công nghệ thường ít có kiến thức về thi hành những công nghệ họ đang phát triển hoặc sử dụng. Bộ giáo trình Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho lãnh đạo trong cơ quan nhà nước do Trung tâm Đào tạo Phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông Liên hợp quốc và Châu Á Thái Bình Dương (UN-APCICT) xây dựng nhằm phục vụ cho: 1. Các nhà hoạch định chính sách về CNTT&TT cả ở mức độ quốc gia và địa phương; 2. Quan chức chính phủ chịu trách nhiệm về phát triển và thi hành các ứng dụng của CNTT&TT; 3. Những nhà quản lý trong lĩnh vực công đang tìm kiếm chức danh quản lý dự án về CNTT&TT. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 7
7. Bộ giáo trình hướng đến những vấn đề liên quan tới CNTT&TT phục vụ phát triển trên cả khía cạnh chính sách và công nghệ. Mục đích cốt yếu của giáo trình CNTT&TT không tập trung vào kỹ thuật mà truyền đạt sự hiểu biết về những điều công nghệ số có khả năng hoặc đang hướng tới, tác động tới như thế nào trong việc hoạch định chính sách. Các chủ đề trong bài giảng được thiết kế dựa trên phân tích nhu cầu và khảo sát những chương trình đào tạo trên khắp thế giới. Học phần được cấu tạo theo cách mà người học có thể tự học một cách độc lập hoặc bài giảng cho một khóa học. Học phần vừa mang tính chất riêng lẻ nhưng cũng liên kết với những chủ đề và tình huống thảo luận trong phần khác của chuỗi. Mục tiêu là tạo được sự thống nhất ở tất cả các phần. Mỗi phần bắt đầu với việc trình bày một chủ đề và kết quả mà người đọc sẽ thu được. Nội dung các phần được chia thành các mục bao gồm bài tập và tình huống để giúp hiểu sâu hơn những nội dung chính. Bài tập có thể được thực hiện bởi từng cá nhân hoặc một nhóm học viên. Biểu đồ và bảng biểu được cung cấp để minh họa những nội dung của buổi thảo luận. Tài liệu tham khảo được liệt kê để cho người đọc có thể tự tìm hiểu sâu hơn về bài giảng. Việc sử dụng CNTT&TT phục vụ phát triển rất đa dạng, trong một vài tình huống hoặc thí dụ ở bài giảng có thể xuất hiện những mâu thuẫn. Đây là điều đáng tiếc. Đó cũng là sự kích thích và thách thức của quá trình rèn luyện mới và cũng là triển vọng khi tất cả các nước bắt đầu khai thác tiềm năng của CNTT&TT như công cụ phát triển. Hỗ trợ chuỗi học phần còn có một phương thức học trực tuyến – Học viện ảo APCICT (AVA – – với phòng học ảo sẽ chiếu bản trình bày của người dạy dưới dạng video và Power Point của học phần. Ngoài ra, APCICT đã phát triển một kênh cho phát triển CNTT&TT (e-Co Hub – một địa chỉ trực tuyến dành cho những học viên phát triển CNTT&TT và những nhà lập pháp nâng cao kinh nghiệm học tập. E-Co Hub cho phép truy cập những kiến thức về các chủ đề khác nhau của phát triển CNTT&TT và cung cấp một giao diện chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, và hợp tác trong việc nâng cao CNTT&TT phục vụ phát triển. 8 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
8. HỌC PHẦN 7 Phần này giới thiệu về những khái niệm quản lý dự án cơ bản liên quan đến dự án CNTT&TT phục vụ phát triển bao gồm phương pháp, quy trình và thực hiện quản lý dự án thường được sử dụng cho những học viên phát triển và quản lý dịch vụ CNTT&TT. Một số ví dụ thực tiễn, công cụ thực hành và các mẫu biểu được cung cấp, và những thách thức điển hình trong việc lập kế hoạch và quản lý các dự án CNTT&TT sẽ được nhấn mạnh. Mục tiêu của học phần Học phần này nhằm mục tiêu: 1. Cung cấp những nét tổng quan về khái niệm, nguyên tắc và quy trình của kế hoạch và quản lý dự án CNTT&TT; 2. Thảo luận những vấn đề và các thách thức trong kế hoạch và quản lý dự án CNTT&TT trong việc phát triển đất nước; 3. Miêu tả phương pháp và công cụ cho quản lý dự án CNTT&TT. Kết quả thu được Sau khi hoàn thành học phần này, học giả có thể: 1. Thảo luận khái niệm, nguyên lý và quy trình quản lý dự án ICT; 2. Thảo luận vấn đề và thách thức trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án CNTT&TT khi phát triển đất nước, và đề xuất những giải pháp và phương pháp liên quan; 3. Tận dụng những công cụ khác nhau cho các phần của quản lý dự án; 4. Đánh giá sự quản lý các dự án CNTT&TT hiện tại và các dự án đã được đề xuất. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 9
9. MỤC LỤC Lời giới thiệu 3 Lời tựa . 5 Về chuỗi học phần . 7 Học phần 7 . 9 Mục tiêu của học phần 9 Kết quả thu được 9 Danh mục các hộp . 11 Danh mục các hình 12 Danh mục bảng 12 Danh mục các từ viết tắt 13 1. Những khái niệm cơ bản về quản lý dự án CNTT&TT 15 1.1 Quản lý dự án và ICT phục vụ phát triển 16 1.2 Quản lý dự án là gì? . 23 1.3 Các giai đoạn quản lý dự án ICTD . 26 1.4 Các nhân tố trong dự án : con người, quy trình và công nghệ 35 1.5 Bài học từ thực tiễn 36 2. Quản lý dự án ICT, nguồn nhân lực và sự tham gia của các bên 43 2.1 Quản lý nguồn nhân lực và sự thay đổi tổ chức 43 2.2 Sự phân tích và tham gia của các bên liên quan . 44 2.3 Chủ đầu tư dự án 48 2.4 Dự án tài trợ và các nhà tài trợ 49 2.5 Những người có ảnh hưởng 49 2.6 Những người đem đến thành công 50 2.7 Người quản lý dự án 50 2.8 Nhóm dự án 54 3. Khởi tạo dự án, lập kế hoạch và xác định phạm vi: Nguyên tắc, các vấn đề và thực tiễn triển khai 59 3.1 Khởi tạo dự án: Xây dựng tình huống kinh doanh của dự án 59 3.2 Nghiên cứu khả thi 65 3.3 Phương pháp mô thức luận (Logical Framework Approach – LFA) . 73 3.4 Phạm vi của kế hoạch dự án 89 3.5 Mốc thực hiện và sản phẩm bàn giao của dự án 90 3.6 Lập kế hoạch các hoạt động chính của dự án 92 3.7 Văn phòng quản lý dự án 94 10 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
10. 4. Thực hiện và kiểm soát dự án: Nguyên tắc, các vấn đề và thực tiễn 97 4.1 Thực hiện các quy trình quản lý dự án ICT 98 4.2 Quản lý thời gian 99 4.3 Quản lý chi phí 102 4.4 Quản lý chất lượng 103 4.5 Quản lý thay đổi 104 4.6 Kế hoạch truyền thông: chiến lược cho việc quản lý thay đổi . . 106 4.7 Quản lý rủi ro 108 4.8 Quản lý mua sắm . 111 4.9 Quản lý chấp nhận . 114 5. Kiểm soát và giám sát dự án: Nguyên tắc, các vấn đề và thực tiễn 117 5.1 Tiến trình giám sát . 117 5.2 Tiến trình báo cáo 119 6. Kết thúc dự án: Nguyên tắc, các vấn đề và thực tiễn . 123 6.1 Nghiệm thu kết quả của dự án 123 6.2 Đánh giá dự án 124 6.3 Rút ra bài học kinh nghiệm 127 7. Những hoạt động sau khi kết thúc dự án: Đưa hệ thống ICT vào hoạt động và các vấn đề về tính bền vững của dự án 131 7.1 Môi trường chính sách 132 7.2 Khả năng bảo trì và nâng cấp 132 7.3 Sự ủng hộ liên tục 133 Danh mục các trường hợp nghiên cứu 1. Hệ thống tự động back office cải thiện hiệu quả hoạt động 19 2. Dự án mạng đô thị ở Brazil 26 3. Chương trình giáo dục điện tử của Chile 45 Danh mục các hộp Hộp 1. Định nghĩa của dự án 17 Hộp 2. Định nghĩa quản lý dự án 24 Hộp 3. Bài học từ các dự án ICTD 37 Hộp 4. Những thói quen về sáng kiến phát triển có khả năng cho ICT hiệu quả cao 40 Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 11
11. Danh mục các hình Hình 1. Chương trình chiến lược giảm nghèo, các dự án ICTD và ICT 21 Hình 2. Chu trình dự án 32 Hình 3. Vòng đời của các hệ thống ICT 33 Hình 4. Con người, quy trình và công nghệ với quản lý dự án 36 Hình 5. Các giai đoạn của quá trình lập kế hoạch dự án 61 Hình 6. Ví dụ biểu đồ vấn đề hình cây 75 Hình 7. Lược đồ phân tích vấn đề 78 Hình 8. Biểu đồ vấn đề hình cây liên kết với ma trận LFM 79 Hình 9. Phạm vi của hoạch định quản lý dự án 89 Hình 10. Ví dụ cấu trúc tổ chức của một dự án 96 Hình 11. Các hoạch động quản lý dự án trong pha thực hiện 97 Hình 12. Chuỗi các hoạt động quản lý trong pha thực hiện dự án ICT 99 Hình 13. Mô tả sơ lược về rủi ro 109 Hình 14. Kết hợp giữa hoạt động đánh giá, giám sát/quan sát với thứ bậc LFA của các mục tiêu 118 Danh mục các bảng Bảng 1. Một vài điểm khác nhau giữa những dự án thông thướng và những dự án ICT 18 Bảng 2. Các thời điểm quan trọng trong các loại hình dự án 28 Bảng 3. Định nghĩa các giai đoạn quản lý dự án theo loại dự án 29 Bảng 4. Sự thiết kế lý tưởng và thực tế của quản lý dự án ICT 39 Bảng 5. Tóm tắt những phẩm chất và kỹ năng của một người quản lý dự án có hiệu quả 51 Bảng 6. Mẫu phân tích các bên liên quan 57 Bảng 7. Bảng tính toán ngân sách cho trung tâm viễn thông 69 Bảng 8. Một số khoản lợi nhuận/kết quả đầu ra có thể thu được từ dự án trung tâm viễn thông 71 Bảng 9. Phương pháp mô thức luận 73 Bảng 10. Ma trận mô thức luận 82 Bảng 11. Mô tả ma trận LFM theo cấp độ 83 Bảng 12. Ví dụ về một logframe hoàn chỉnh 86 Bảng 13. Bản liệt kê mẫu về mốc thực hiện và sản phẩm bàn giao của dự án 90 Bảng 14. Lập kế hoạch các hoạt động, nhiệm vụ và kết quả đầu ra 93 Bảng 15. Ví dụ về biểu đồ Gantt cho pha sản xuất 100 Bảng 16. Ví dụ về kế hoạch thực hiện công việc 101 Bảng 17. Ví dụ các tiêu chuẩn chất lượng 104 Bảng 18. Xác định lợi ích 126 12 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
12. Danh mục từ viết tắt APCICT Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Châu Á Thái Bình Dương Asian-Pacific Training Center for Information and Communication Technology for Development AusAID Cơ quan phát triển quốc tế Úc Australian Agency for International Development CIDA Cơ quan phát triển quốc tế Canada Canadian International Development Agency CPM Phương pháp phân tích đường tới hạn Critical Path Analysis Method EC Ủy ban Châu Âu European Commission ESCAP Ủy ban kinh tế và xã hội Châu Á Thái Bình Dương Economic and Social Commission for Asia and the Pacific FAO Tổ chức nông lâm Food and Agricultural Organization ICT Công nghệ thông tin và Truyền thông Information and Communication Technology ICTD Công nghệ thông tin và truyền thông phục vụ phát triển Information and Communication for Development IDRC Trung tâm nghiên cứu phát triển quốc tế International Development Research Center IPPP Chương trình hợp tác người bản địa Indigenous Peoples Partnership Program LDC Nước chậm phát triển Least Developed Country LFA Phê chuẩn khung logic Logical Framework Approach LFM Ma trận khung logic Logical Framework Matrix MDG Mục tiêu phát triển thiên nhiên kỷ Millennium Development Goal MSF Khung giải pháp Microsoft Microsoft Solutions Framework NGO Tổ chức phi chính phủ Non-Governmental Organization OGC Phòng Thương mại Chính phủ, Vương Quốc Anh Office of the Government of Commerce, UK P3M3 Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model PCM Quản lý chu trình dự án Project Cycle Management PERT Kỹ thuật xem xét đánh giá dự án Project Evaluation Review Technique PM Người quản lý dự án Project Manager Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 13
13. PMBOK Sách về quản lý dự án Project Management Book of Knowledge PMI Viện quản lý dự án Project Management Institute PMO Văn phòng quản lý dự án Project Management Office PRSP Chương trình chiến lược giảm nghèo Poverty Reduction Strategy Paper QA Bảo hiểm chất lượng Quality Assurance RUP Rational Unified Process SDC Cơ quan phát triển và hợp tác Thụy Sỹ Swiss Agency for Development and Cooperation SLA Tiêu chuẩn mức độ dịch vụ Service Level Standard SMART Chi tiết, đo được, có thể thực hiện được, có liên quan, có khả năng kiểm tra Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Testable SRS Trình bày yêu cầu hệ thống System Requirement Statement UK Vương quốc Anh United Kingdom UML Unified Modelling Statement UN Liên hợp quốc United Nations USA Liên bang Mỹ United States of America USAID Cơ quan phát triển quốc tế Hoa Kỳ United Sates Agency for International Development USDA CADI Phòng thẩm tra cơ sở dữ liệu kế toán trung tâm nông nghiệp Hoa Kỳ United States Department of Agriculture Central Accounting Database Inquirer 14 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
14. 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT&TT Phần này nhằm mục đích: • Trình bày tổng quan về quản lý dự án trong khuôn khổ CNTT&TT phục vụ sự phát triển; • Định nghĩa những khái niệm cơ bản về quản lý dự án, bao gồm phạm vi kiến thức, các bước và quy trình cơ bản để thực hiện dự án, những yếu tố quan trọng và những biến số trong việc quản lý dự án CNTT&TT. Hầu hết những cơ quan nhà nước đều lập kế hoạch và thực hiện các chương trình phát triển. Những dự án dù phạm vi lớn hay nhỏ đều là một phần của một chương trình lớn. Chúng liên quan tới các kế hoạch, mục tiêu của một tổ chức. Dự án hoàn thành dù chỉ một lần cũng có thể trở thành hoạt động của tổ chức. Theo hướng này, dự án đóng góp vào mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Với lý do này, một khung bao quát trong bối cảnh sự tồn tại và thi hành của dự án là cần thiết. Chuỗi Học thuật ICT cần thiết cho nhà lãnh đạo cơ quan nhà nước là một sự phát triển đầy ý nghĩa được sự chấp nhận, đặc biệt khi thực hiện Mục tiêu Thiên nhiên kỷ (MDGs), khung của kế hoạch, thi hành và đánh giá dự án có hỗ trợ ICT. Phần 1 – Liên kết giữa ứng dụng ICT và sự phát triển ý nghĩa của chuỗi này kết nối với khung sử dụng ICT trong phát triển quốc gia. Những học phần sẽ tập trung vào việc quản lý trong các dự án ICT. Quản lý dự án ICT đang là một thách thức. Quản lý dự án cần tập trung vào tất cả các nội dung trong kế hoạch và thực hiện dự án, bao gồm thiết lập mục tiêu, tổ chức, nguồn lực, và quản lý chi phí, và xử lý đầu ra của dự án và chuyển giao cho chủ dự án. Nhiệm vụ của người quản lý dự án trở nên phức tạp hơn khi các dự án ICT được triển khai trong các cơ quan nhà nước. Nhà nước có mục tiêu phát triển tổng thể và cơ quan nhà nước có kế hoạch để thi hành mục tiêu và nhiệm vụ. Các dự án và chương trình ICT cần hướng theo mục tiêu và nhiệm vụ đó. Ngoài ra, cũng cần quan tâm tới những người rất quan tâm tới dự án, đó là những đối tượng liên quan tới dự án và chương trình ICT. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 15
15. Những thách thức đáng chú ý của việc lập kế hoạch và thi hành các dự án ICT được nêu bật trong học phần này. Nội dung quan trọng trong quản lý dự án ICT, cũng như các giai đoạn và quy trình quản lý dự án tại mỗi phần cũng được thảo luận. 1.1 Quản lý dự án và ICT phục vụ phát triển Dự án là gì? Từ “dự án” là đã trở nên quá phổ biến và không chỉ có một định nghĩa. Trước khi xem xét một vài định nghĩa trong bài giảng, hãy hoàn thành một vài yêu cầu dưới đây. Một vài việc cần làm Trên cơ sở kinh nghiệm và sự am hiểu của bạn, viết vắn tắt một vài điểm về: a. Dự án b. Dự án ICT Dưới đây là một vài định nghĩa về cụm từ “Dự án”: 16 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
16. Hộp 1. Định nghĩa của dự án “Dự án là công việc tạm thời, có giới hạn về điểm khởi đầu và kết thúc với mục tiêu là tạo một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” (Sách trắng về khung giải pháp Microsoft: Phương pháp Quản lý dự án MSF v.1.1 (6/2002), 8, ec7582723169/MSF%20Project%20Management%20Discipline%20v.%201.1.pdf) “Dự án là nỗ lực tạm thời để tạo một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Dự án thường bao gồm tiến độ và chi phí rủi ro, danh mục và kết quả thực hiện.” (James R. Chapman (1997), “Dự án là một sự thiết lập hoạt động hợp tác đáng chú ý, với việc xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc, được đảm trách bởi một cá nhân hay một nhóm để đáp ứng những mục tiêu cụ thể với các tham số về thời gian, chi phí và thực hiện, diễn ra chủ yếu trong các hoạt động kinh doanh.” (Phòng Thương mại Chính phủ, Quản lý dự án”, “Dự án là môt chuỗi các hoạt động nhắm đến một mục tiêu rõ ràng trong giới hạn về thời gian và nguỗn quỹ.” (Ủy ban Châu Âu, Phương pháp chuyển phát cứu trợ: tập 1 – Định hướng quản lý quy trình dự án (Brussels: Ủy ban Châu Âu, 2004), 8, europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf) Tóm lại, dự án là hoạt động mang tính tạm thời mà sử dụng các nguồn lực và chi phi hạn chế và sản xuất các sản phẩm trong một khoảng thời gian xác định để đạt được mục tiêu đặc biệt. Dự án tồn tại dưới nhiều hình thức, quy mô và phạm vi rộng hay phức tạp. Theo Ciano, “Dự án tương tự các hoạt động vận hành và xây dựng chương trình để sản xuất sản phẩm, sử dụng nguồn lực và có giới hạn chi phí.” Những hoạt động thường mang liên tục và lặp lại trong khi trong dự án thì không như vậy. “Theo một cách hiểu khác thì chương trình lớn hơn nhiều dự án; phức tạp hơn; có các hoạt động lặp đi lặp lại như bảo dưỡng và quản lý phương tiện. Chương trình thường được hạch toán trong năm tài khóa. Với những dự án thường cần nhiều thời gian hơn chương trình. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 17
17. Ba thập kỷ cuối cùng của thế kỷ 20, dự án ICT đã được đề cập. Với mục đích là xác định dự án ICT như những giải pháp về ứng dụng ICT phục vụ yêu cầu về hoạt động và chiến lược của chính phủ. Những dự ân này giới thiệu các quy trình và phương pháp mà ICT có thể hỗ trợ. Sự thay đổi công nghệ trong tổ chức cũng được giới thiệu nhằm phục vụ cho những lợi ích và khách hàng mục tiêu của nó. Sự khác nhau giữa những dự án không ICT và ICT Bảng 1. Một vài điểm khác nhau giữa những dự án thông thường và những dự án ICT Dự án thông thường/không ICT Dự án ICT • Trực tiếp đáp ứng nhu cầu dịch vụ • Trực tiếp đáp ứng nhu cầu dịch vụ và chiến lược của chính phủ và chiến lược của chính phủ • Có sự hỗ trợ từ chủ đầu tư • Có sự hỗ trợ từ chủ đầu tư • Thời gian hoàn thành • Thời gian hoàn thành • Xác định và ghi nhận quy mô • Xác định và ghi nhận quy mô • Nguồn quỹ hạn chế • Nguồn quỹ hạn chế • Kết quả cuối cùng • Kết quả cuối cùng • Cam kết chất lượng • Cam kết chất lượng • Phân bổ nguồn lực • Phân bổ nguồn lực • Sử dụng giải pháp trên cơ sở ICT để đáp ứng hoạt động và nhu cầu chiến lược của chính phủ • Giới thiệu quy trình và phương pháp được hỗ trợ từ công nghệ thông tin Source: John Macasio, ICT Project Management Practitioner Network (2008), Một vài điều cần làm Bạn có thể nghĩ một vài điểm khác giữa dự án thông thường và dự án ICT? Bổ sung ý tưởng vào bảng 1. 18 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
18. Mục đích của dự án là gì? Một dự án thường hình thành do thôi thúc của nhu cầu, một vấn đề phát sinh hay theo cách nói quản lý dự án, một “trường hợp kinh doanh” trong một tổ chức. Trong khi mục tiêu của một dự án là một đáp ứng nhu cầu ngay lập tức, thì dự án cần thiết để bám chặt vào các mục tiêu lớn hơn. Dự án ICT thường đảm trách bởi chính phủ để bù đắp những khoảng trống từ các quy trình thiếu hiệu năng và hiệu quả của chính phủ. Một vài dự án ICT hướng đến hỗ trợ những mục tiêu lớn hơn như các Mục tiêu thiên nhiên kỷ. Bất kể quy mô hay chi phí của một dự án như thế nào, điều quan trọng cho người quản lý dự án phải biết và hiểu được cơ sở hợp lý cho việc thi hành dự án và nó liên quan thế nào tới mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Bên dưới là những ví dụ trong chương trình chính phủ điện tử mà được rút ra từ các dự án ICT được thi hành như những kế hoạch phát triển quốc gia trung và dài hạn. Hệ thống tự động Back Office: Cải thiện hiệu quả hoạt động Quy trình chính phủ tự động có thể đang thách thức những nước đang phát triển, nhiều quốc gia trở nên khó khăn hơn khi tham nhũng tràn lan và quan chức kém hiệu quả. Trong trường hợp như vậy, phát triển hệ thống điện tử dựa trên công nghệ thông tin, bao gồm đánh giá và cấu trúc lại phương thức quản lý nhà nước, giữ gìn bản ghi và quản lý tri thức. Quy trình này quyết định thành công hay thất bại của dự án chính phủ điện tử. Bất chấp những khó khăn, chính phủ các quốc gia và các bang trực thuộc như Brazil, Chile, Ấn Độ và Philippines đã thi hành quy trình tự động toàn bộ quá trình đấu thầu, quản lý thuế và hệ thống chính phủ khác. Những hệ thống này đã nâng cao trách nhiệm và sự tin tưởng về khả năng của chính phủ để cung cấp dịch vụ công tới công dân. Chính phủ Karnataka, Ấn Độ đã xây dựng hệ thống đăng ký đất đai Bhoomi và nhận được nhiều khen ngợi. Sử dụng công nghệ nhận dạng sinh trắc học, quét văn bản và phân tán điểm thông tin, hệ thống đã tự động thực hiện cho 20 triệu bản ghi đất kể từ khi bắt đầu vào năm 1998. Ngoài ra, Bang Bihar đã thi hành Mạng thông tin quản lý thuế kinh doanh, cải thiện việc thu thập thuế kinh doanh và giúp ngăn ngừa sự trốn thuế. Nhờ đó thuế mà bang thu được tăng nhanh chóng kể từ năm 2001. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 19
19. Hệ thống tự động Back Office: Cải thiện hiệu quả hoạt động (tiếp) Ở Philippine, hệ thống đấu thầu điện tử đã được triển khai và cho phép đăng ký và đấu thầu trực tuyến, xác nhận giá và danh mục cung cấp và giá hợp đồng. Mô hình cổng thông tin chính phủ tại địa chỉ thương mại điện tử Ủy ban Hải quan đã cung cấp mạng hậu cần điện tử 24 giờ cho công nghiệp vận chuyển. Một dự án bởi Cơ quan Cảnh sát Quốc gia khuyến khích việc sử dụng tin nhắn đã tạo thuận tiên hơn cho trợ giúp khẩn cấp, cảnh sát và cơ quan chính quyền khác có thể tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra tính xác thực một cách dễ dàng. Tại Chile, cổng Compra Chile bao gồm thông tin của các cơ quan công quyền tại một địa chỉ trực tuyến duy nhất để truy nhập thông tin về hàng hóa và dịch vụ. Địa chỉ bao gồm bảng thông báo về nhu cầu của chính phủ hiện tại, đăng ký trực tuyến của các công ty tư nhân khi hợp tác với chính phủ và cập nhật những chính sách và điều chỉnh đấu thầu. Ngoài ra, diễn đàn thảo luận trực tuyến cho phép những người cung cấp và cơ quan chính phủ học hỏi nhiều hơn về kinh nghiệm triển khai, những thông tin về hợp đồng có khả năng và liên quan tới đấu thầu. Nguồn: Abridged from John paul, Robert Katz and Sean Gallagher, Bài học từ các lĩnh vực. Tổng quan về sử dụng công nghệ thông tin hiện tại cho phát triển (World, Resource Institute, 2004), 33, Những dự án miêu tả ở trên đã mang những thay đổi quan trọng trong hệ thống và quy trình chính phủ trong các nước, cải thiện sự trao đổi hoạt động trong và giữa các cơ quan chính phủ, tới các doanh nghiệp và công dân. Dự án ICTD là gì? Công nghệ đang thay đổi một cách lạc quan, đặc biệt là trong lĩnh vực ICT, có thể giúp các nước phát triển đạt được những mục tiêu và thúc đẩy cải cách hành chính. Nhiều nghiên cứu đề nghị rằng đầu tư sản xuất ICT và đầu tư trong thiết bị ICT giúp đẩy mạnh tăng trưởng kinh tế. Tuy nhiên, ICT vẫn chưa vươn tới được những người nghèo ở vùng nông thôn mà chiếm một phần lớn dân số ở các nước đang phát triển. Thuật ngữ ‘khoảng cách số’ được đặt ra để miêu tả khoảng trống giữa những lợi ích thu được từ những người truy cập ICT một cách dễ dàng và những người không có khả năng để tiếp cận. Tại những nước đang phát triển khoảng cách số rất rộng. 20 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
20. Các tổ chức phát triển xã hội và các cơ quan hợp tác phát triển quốc tế đã đưa ra sáng kiến và chương trình phát triển nhằm cho phép những người dân tiếp cận và đạt được lợi ích của việc sử dụng ICT. Trong khi đó một vài nghiên cứu khoa học cũng chứng minh mối quan hệ trực tiếp giữa giảm nghèo và tăng trưởng và sử dụng ICT trong các nước đang phát triển, bằng chứng và thí dụ điển hình của cộng đồng có sáng kiến đổi mới trên cơ sở ICT đã minh chứng cho các niệm về sự dịch chuyển phát triển nhờ ICTD. Phần 1 trong chuỗi đào tạo đề cập đến những thí dụ về sáng kiến của cộng đồng mà thể hiện sự thay đổi cuộc sống của người ngheo nhờ những dự án có sự hỗ trợ của ICT. Kể từ giữa năm 1990, nhiều cơ quan hợp tác quốc tế đã hỗ trợ dự án ICTD với mong muốn cải thiện chất lượng cuộc sống của những nhóm người đang bị cô lập. Mục tiêu của ICTD là bình đẳng hóa những ảnh hưởng tích cực ICT đem lại cho người nghèo – với phương pháp được sử dụng lần đầu tiên và mang tính đổi mới nhằm làm giảm khoảng cách chênh lệch giữa các tầng lớp về điều kiện và mức độ sử dụng ICT. Hình 1 biểu diễn : 1) Mối quan hệ lý tưởng giữa các chính sách giảm nghèo, 2) chương trình và chiến lược ICTD, và 3) quản lý dự án ICT thành công 4) cải thiện chất lượng cuộc sống của con người. Hình 1. Chương trình chiến lược giảm nghèo, các dự án ICT (1) Mục tiêu và ưu tiên quốc tế và quốc gia Ví dụ. MDGs và chính sách giảm nghèo (2) Chương trình và (3) Dự án: Quản lý dự chiến lược ICTD án ICT thành công (4) Kết quả: Thay đổi chất lượng cuộc sống ở Citizens Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 21
21. Chính phủ ở các nước đang phát triển tiếp tục đầu tư nhiều hơn trong ICT. Tuy nhiên, các dự án ICT luôn mang nhiều rủi ro. Các nghiên cứu đề nghị rằng các công ty , chính phủ và các tổ chức xã hội trong những nước kém phát triển (LDCs) gặp phải những khó khăn trong việc khai thác ICT phù hợp với tiềm năng của họ. Nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới năm 2005 đánh giá chương trình ứng dụng ICT trong chính phủ ở các nước kém phát triển không thất bại hoàn toàn thì cũng có một phần nào đó. Thất bại được quy cho sự yếu kém trong sự thiết kế dự án, thiếu điều kiện để truy cập tới hạ tầng, vấn đề luật pháp và quy định, chính phủ không hiệu quả và điều kiện thị trường. Liên quan tới chi phí cơ hội của việc đầu tư dự án ICT và ICTD, dự án cần phải được thiết kế chi tiết, rõ ràng ngày từ bước khởi đầu trên cơ sở thực nghiệm thành công. Như đề cập ở phần trước, dự án không quan trọng về mặt quy mô vẫn nên liên quan tới môi trường lớn hơn của tổ chức. Những dự án cần có sự cam kết đào tạo kỹ năng, hay đảm bảo về cuộc thử nghiệm đầu tiên. Những dự án này thường có một mục tiêu chung là giới thiệu và xúc tiến sự thay đổi trong tổ chức và trong môi trường lớn hơn. Mục tiêu của tổ chức hướng đến cung cấp dịch vụ ở mức độ tốt hơn cho các cử tri của họ. Quá trình xúc tiến chính phủ điện tử hướng tới cung cấp các dịch vụ tốt hơn và hợp lý hơn cũng có thể ứng dụng ICT để cải thiện. Những sáng kiến này tốn kém chi phí bởi chúng yêu cầu sử dụng công nghệ và những nguồn lực khác. Thực hành quản lý tốt được yêu cầu để đảm bảo sự an toàn về mặt tài chính. Phương pháp chiến lược là chia các kế hoạch và khung thành một vài phần công việc và hay dự án. Việc thi hành những dự án này cần yêu cầu bố trí kế hoạch và tuân thủ quy trình hợp lý trong quản lý dự án. Danh sách 7 kinh nghiệm thành công trong quản lý dự án: 1. Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án – biết điều gì cần đạt được 2. Xác định đầu ra – biết về sản phẩm sẽ được tạo ra ở cuối của dự án và được sự đồng ý của các đối tượng liên quan 3. Kế hoạch dự án – xác định kết quả thu được của dự án và lựa chọn đầu vào cần có, chẳng hạn con người, nguồn lực (công cụ), hoạt động và quỹ để dự án hiệu quả 4. Truyền thông và kế hoạch truyền thông – xây dựng kế hoạch để truyền thông hiệu quả tới các đối tượng liên quan 22 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
22. 5. Kiểm soát dự án – kiểm tra liên tục và công bằng về thình hình phạm vi, cấu trúc và chi phí 6. Quản lý sự thay đổi – quyết định chấp nhận, từ bỏ hay thay đổi đúng hướng 7. Quản lý rủi ro – xác định các vấn đề có thể gây bất lợi tới dự án sớm nhất có thể và thực hiện hành động cần thiết để tránh hoặc giảm nhẹ những rủi ro này Phần thực hành sẽ được trình bày chi tiết hơn ở các phần sau của bài giảng. 1.2 Quản lý dự án là gì? Quản lý dự án được biết đến như một môn học ở nửa cuối của thế kỷ 19 khi các công ty bắt đầu ứng dụng các nguyên lý khoa học trong tổ chức lao động cũng như các hoạt động khác trong toàn bộ ngành công nghiệp. Tới thế kỷ 20, khi công nghệ và công nghiệp trở nên phức tạp hơn một cách nhanh chóng, quản lý dự án bắt đầu phát triển thành như một hoạt động riêng biệt trong quản lý kinh doanh chung. Quản lý dự án được định nghĩa theo một số phương pháp (Hộp 2). Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 23
23. Hộp 2. Định nghĩa quản lý dự án "Quản lý dự án là sự thiết lập nguyên lý, thực hành và kỹ thuật để hướng dẫn nhóm dự án và điều khiển quy trình, chi phí và rủi ro dự án nhằm đạt được sự thỏa mãn của khách hàng." (Jame R. Chapman (1997), "Một phương pháp quản lý dự án tốt sẽ định hướng dự án thông qua một sự thiết lập điều khiển, quản lý tốt và rõ ràng để đạt được kết quả như yêu cầu." (Phòng Thương mại chính phủ, Để quản lý dự án thành công (Norwich : TSO, 2007, 3) "Quản lý dự án là một phần của kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để hoàn thành mục tiêu của dự án với các giới hạn về chất lượng, chi phí, cấu trúc và thời gian hoàn thành." (Trang trắng về khung giải pháp Microsoft: Phương pháp Quản lý dự án MSF v.1.1 (6/2002), 8, 968e-ec7582723169/MSF%20Project%20Management%20Discipline%20v.%201.1. pdf) "Quản lý dự án là một sự thiết lập phương pháp và kỹ thuật tốt để quản lý một nhóm người nhằm hoàn thành một chuỗi công việc trong một quy trình và nguồn quỹ." (Ez-B-Process Inc., ‘Định nghĩa thuật ngữ’, "Quản lý dự án là những ứng dụng của tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các dự án để đáp ứng hoặc vượt trên yêu cầu hay mong đợi của các đối tượng liên quan." (Biên tập dự án, Những định nghĩa quản lý dự án này tập trung vào một vài điểm sau: • Quản lý dự án là một phương pháp, một ngành học và một quy trình. • Bao gồm sự thiết lập những công cụ cho kế hoạch, thi hành, bảo dưỡng, kiểm tra, đánh giá quy trình hoạt động. • Tương ứng với những mục tiêu lớn của tổ chức, nó được xác định điều gì cần đạt tới. • Những thách thức chính trong quản lý dự án là phạm vi và nguồn lực dự án, đặc biệt là thời gian, chi phí và con người. 24 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
24. Qua nhiều năm, những quan điểm và phương pháp khác nhau về quản lý dự án được đưa ra ở các trường, các chuẩn thực hành và tham khảo tốt nhất cũng đã được đưa ra. Một vài số đó là: Sách Quản lý dự án (hay PMBOK) được xuất bản bởi Viện Quản lý dự án Mỹ với bản tóm tắt 182 trang. Viện sẽ chứng nhận cho người quản lý dự án khi đáp ứng tiêu chuẩn của họ. ( Dự án trong môi trường điều khiển (Prince 2) phát triển từ năm 1989 như một tiêu chuẩn cho quản lý dự án IT bởi chính phủ Anh. Sau đó phương pháp đã được nâng lên thành phương pháp chung cho quản lý ở tất cả các loại dự án, và đã được áp dụng cho cả lĩnh vực IT và trong chính phủ. Tổ chức được chứng nhận thông qua bài kiểm tra tiêu chuẩn được đưa ra bởi Hội Quản lý dự an. Prince 2 được đăng ký dưới Phòng Thương mại chính phủ Anh (OGC). ( Khung giải pháp Microsoft (MSF) đã cung cấp những kinh nghiệm thực hành tốt nhất trong phát triển phần mềm. Microsoft khẳng định rằng nó được ứng dụng thành công trong các dự án phát triển hạ tầng khi nó được thiết kế ‘để cung cấp những giá trị trong kỷ nguyên máy tính internet ngày nay.’ ( Rational Unified Process (RUP) được phát triển bởi công ty Rational. Đó là một khung phát triển phần mềm liên tục áp dụng cho các sản phẩm từ IBM. Nó có mối liên hệ với Ngôn ngữ hình mẫu phát triển (UML) mà đã được sự chấp thuận rộng rãi cho thiết kế và phát triển phần mềm. Quản lý chu trình dự án (PCM) miêu tả các hoạt động quản lý và các trình tự tạo quyết định được sử dụng trong chu trình của một dự án (bao gồm các nhiệm vụ chính, vai trò và trách nhiệm, văn bản chính và lựa chọn quyết định). Nhiều tổ chức như nhóm các viện trợ song phương và đa phương đã áp dụng công cụ và quy trình PCM. Phương pháp Khung Logic (LFA) là một công cụ phân tích, trình bày và quản lý phát triển bởi Cơ quan phát triển Quốc tế Mỹ (USAID) và những nhóm hỗ trợ khác. Nó thiết lập một hệ thống cấp bậc điều kiện mà mục tiêu cần đạt được, với các chỉ dẫn, rủi ro và các giả định, và xác định đầu vào và đầu ra. ( Một vài phương pháp quản lý dự án này được trình bày chi tiết hơn trong mục 3 của phần này. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 25
25. 1.3 Các giai đoạn quản lý dự án ICTD Các dự án ICTD thường tốn nhiều chi phí và rủi ro cao. Do dó, quy trình, sản phẩm và nguồn lực đầu tư nên được quản lý theo trách nhiệm. Đặc biệt hơn, các dự án ICTD yêu cầu quy trình nghiêm ngặt và linh hoạt, quyết định nhanh, điều kiện tham gia và hợp tác. Các dự án ICTD thường có quan điểm sai lầm khi thiết lập các yêu cầu phần cứng, hệ thống mạng, phần mềm và ứng dụng với mục tiêu cuối cùng là giới thiệu sự thay đổi công nghệ. Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn có một số lượng người nhất định trong các dự án này, và mỗi dựa án là hoặc nên bám chặt vào các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Trong các chương trình ICTD lớn và phức tạp, việc ứng dụng ICT không chỉ thư được một nhiệm vụ hay dự án phụ (xem tình huống bên dưới). Dự án ICTD không đứng riêng lẻ mà hệ thống tích hợp (ví dụ: một chương trình, thành phần, một chiến lược và kế hoạch chiến lược). Dự án mạng đô thị ở Brazil Dự án số Pirai Dự án mạng đô thị bắt đầu từ nguyên lý "cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu địa phương và tích hợp ICT vào các hoạt động phát triển kinh tế xã hội." Pirai là một khu đô thị tự trị của bang Rio De Janeiro, Brazil. Với xấp xỉ 2,5 vạn dân. Cuối những năm 1990, Dự án số Pirai được bắt đầu với sự trợ cấp nhỏ từ Chính quyền bang để hiện đại hóa hệ thống thuế. Mục tiêu là nâng cấp thiết bị viễn thông. Ở thời gian đó, chỉ có 2 máy điện thoại và 2 chiếc máy tính, một mạng IP lai ghép cố định – không dây để kết nối các văn phòng với nhau. Nhưng một thực tế rõ ràng là kết nối băng rộng có khả năng mở rộng tới nhiều khu vực lớn hơn với chi phí tăng thêm chút ít, do vậy một ủy ban truyền thông bao gồm các chức trách địa phương và một nhóm đại diện của tổ chức trên cơ sở truyền thông và các doanh nghiệp tư nhân đã họp bàn chính thức để cùng đưa ra một kế hoạch mở rộng kết nối không dây tới nhiều khu vực của Pirai như một phần của kế hoạch băng rộng để đa dạng hóa kinh tế địa phương và thu hút đầu tư mới. Trước đó các lĩnh vực quốc doanh mà chiếm lực lượng lao động địa phương đông đảo được tư nhân hóa và nhiều lao động dôi dư bị sa thải. 26 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
26. Dự án mạng đô thị ở Brazil Dự án số Pirai (tiếp) Dự án tập trung vào 4 lĩnh vực: chính phủ điện tử; giáo dục bao gồm giáo dục không khoảng cách với sự hợp tác với những nhóm trong các trường đại học công; điểm truy nhập công cộng, bao gồm chương trình đào tạo có sự hợp tác với các tổ chức phi chính phủ khác nhau (NGOs); sự tán thành của cá doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chi phí dự án lên tới 33.600 đô la Mỹ hay tính khoảng 2,800 đô la Mỹ mỗi làng. Các trường đại học, các tổ chức phi chính phủ và các công ty tư nhân đóng góp cho dự án thông qua thiết bị, phát triển ứng dụng và chuyên gia trong quá trình triển khai và hoạt động của mạng đô thị. Đến thời điểm hiện tại, mạng đã có trên 50 nút băng rộng kết nối tất cả các chính quyền địa phương và hầu hết các trường công và thư viện. Số lượng các điểm truy nhập băng rộng tăng nhanh và các công ty tư nhân đã chính thức thương mại hóa dịch vụ tới hộ gia đình và doanh nghiệp. Sự thành công của dự án Pirai có lẽ được tạo bởi những nhân tố dưới đây: • Vì rằng thiếu những điểm công cộng (tận dụng khoản trợ cấp nhỏ để hiện đại hóa cơ quan thuế), lãnh đạo truyền thông đã tập trung phác thảo những nguồn lực thông qua hợp tác với những nhân tố khác nhau từ lĩnh vực tư nhân và cộng đồng và nguồn quỹ hạn hẹp của thành phố. • Việc sử dụng công nghệ chi phí thấp ở các lĩnh vực vận tải (vi dụ: mạng đô thị hữu tuyến) và thiết bị đầu cuối (ví như phần mềm nguồn mở) đã giảm chi phí xuống một cách nhanh chóng, cho phép Pirai cung cấp dịch vụ băng rộng tới những nơi cáp truyền thống và nhà khai thác đường dây thuê bao số không thể đầu tư. • Sự ủng hộ của địa phương, cơ chế tốt và nguồn vốn xã hội mạnh mẽ cho phép tập hợp các kế hoạch và quản lý dự án, giúp nắm bắt tốt hơn nhu cầu dịch vụ của địa phương. Nguồn: Adapted from Hernan Galperin and Bruce Girard, ‘Microtelcos in Latin America and the Caribean.’ In Digital Poverty: Latin American and Caribbean Perspectives, ed. Hernan Galperin and Judith Mariscal (Warwickshire: Intermediate Technology Publications and Ottawa: International Development Research Centre, 2007), 105-107, and Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 27
27. Dự án số Pirai cho thấy nội dung quan trọng nhất của dự án không phải là việc thiết lập hệ thống IT, mà là sự nhận biết nhu cầu người tiêu dùng và khả năng mở rộng để kết nối với những hệ thống khác. Quy trình của quản lý dự án ICTD bao gồm: kế hoạch, thi hành, kiểm tra và đánh giá. Một vài công việc khác đôi khi liên quan đến quy trình là: - Chương trình - sự khởi đầu dự án, sáng kiến - Kế hoạch - thiết kế và kế hoạch và hướng dẫn dự án - Thi hành - triển khai - Kiểm tra - Xem xét lại (giữa thời kỳ), điều khiển - Đánh giá - Xem xét ở cuối dự án hoặc mở rộng - Kế thúc dự án (liên quan tới mặt hành chính ở cuối dự án) - hoàn thành dự án Trong khi thuật ngữ về quản lý dự án của các trường đào tạo có thể khác nhau, nhưng các dự án vẫn bao gồm đầy đủ các giai đoạn trong mỗi phần (liệt kê ở bảng 2). Bảng 2. Các thời điểm quan trọng trong các loại hình dự án Giai Marin Rationa/ # Microsoft Burdman PRINCE2 Other đoạn Tate/PMI UML Tầm Sáng kiến Ý tưởng Khởi Kế hoạch Khởi đầu Khái nhìn/ đầu/phân và chiến và đề niệm, 1 phạm vi tích lược xướng dự nghiên án cứu 2 Phê Kế hoạch Kế hoạch Trình Thiết kế Kế hoạch chuẩn bày chi và chi tiết và hướng kế tiết/thiết kỹ thuật dẫn dự án hoạch kế ban đầu dự án 3 Phạm vi Sự thi Phát triển Xây Sản xuất Quản lý hoàn hành dựng và chu trình thành/ kiểm tra và điều công khiển việc đầu tiên 4 Sản Hoàn Triển khai Thành Chạy Quản lý xuất/ thành lập và chương phân phố cung triển khai trình sản phẩm cấp 28 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
28. Giai đoạn là những mốc quan trọng mà công việc được hoàn thành hoặc chấp nhận ở mỗi phần của dự án. Như trình bày ở trên, sự hoàn thành của dự án về tầm nhìn, phạm vi là những tín hiệu hoàn thành của phần đầu tiên (dưới các tên khác nhau như sáng kiến, ý tưởng, phân tích ban đầu, phần bắt đầu dự án); sự phê chuẩn của kế hoạch dự án đánh dấu giai đoạn cuối của kế hoạch; các phần sau cũng vậy. Trong phần 3 của học phần này sẽ trình bày chi tiết hơn về các giai đoạn của dự án và thời điểm quan trọng. Bảng 3. Định nghĩa các giai đoạn quản lý dự án theo loại dự án Các giai Dự án chung (PCM, LFA) Dự án ICT (MSF, khác) đoạn Kế hoạch Chương trình là các quy Kế hoạch/sáng kiến/khởi xướng dự án thiết trình được xác định bởi lập mục tiêu, phạm vi, những đối tượng liên các hoạt động và được quan, phân tích chi phí/lợi ích, nguồn lực và đặt vào trong kế hoạch khung quản lý của dự án. Kết quả của nó là tổng thể trên cơ sở chính những điều khoản kế hoạch dự án. sách (quốc gia hay địa phương), cuộc họp, chiến Phân tích yêu cầu để xác định sản phẩm gì lược và mục tiêu và các được tạo ra. Ngoài ra còn yêu cầu rằng chủ đề liên quan trong quá những người tham dự tán thành một khung trình đánh giá phát triển và điều tra, phân tích về quan điểm, hơn là quy trình kế hoạch của dự phương pháp có tính tổng hợp, tính sáng tạo án. và đóng góp phù hợp cho các phần sau. Kết quả của nó là một sự chấp thuận bản Trình bày Yêu cầu Hệ thống (SRS). Thiết kế hệ thống cho biết được quá trình sản xuất diễn ra như thế nào để thực hiện chức năng nhận dạng SRS. Kết quả của nó là Sự định rõ thiết kế hệ thống. Phần này được miêu tả thêm như sau: • Thiết kế logic – Đây là một sự độc lập lớn của môi trường vật lý trong quá trình sản xuất. • Thiết kế vật lý – sắp xếp Thiết kế logic vào môi trường vật lý, bao gồm phần mềm hệ thống đặc biệt, mạng và hệ thống trạm. Quá trình kế hoạch bao gồm sự ước lượng các phần mềm hiện tại, bảo thảo của phần mềm bổ sung, chi tiết những hoạt động thủ công, tích hợp tất cả các yếu tố vào một, và những lớp liên tiếp của kiểm thử phần mềm. Kết quả là những ứng dụng tích hợp mà thỏa mãn tiêu chuẩn chất lượng, bao gồm đa mức độ của kiểm thử, hỗ trợ bởi các văn bản phù hợp. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 29
29. Các giai Dự án chung (PCM, LFA) Dự án ICT (MSF, khác) đoạn Kế hoạch là phần quan trọng nhất của quy trình dự án. Ở giai đoạn này, môi trường dự án được kiểm tra, cơ sở hợp lý và những giả thiết của dự án được xác định, và phạm vi yêu cầu và tham số nguồn lực (thời gian, chi phí và nhân lực), bao gồm rủi ro được xác định. Tất cả những ý tưởng của dự án được thiết kế trong phần này. Thi hành Thi hành là phần dự án Thi hành/thực hiện liên quan tới việc giới mà những kế hoạch dự án thiệu dịch vụ cho những người khách hàng được thực hiện. Mục tiêu có nhu cầu. Kết quả là dịch vụ được chấp của phần này là để quản nhận. lý quy trình thực hiện và đảm bảo rằng công cụ điều khiển là đang làm việc. Kiểm soát Kiểm soát là quy trình Xem xét lại được tiến hành ở tất cả các phần kiểm tra tất cả các kế và các nhiệm vụ chính, và theo một chu kỳ. hoạch (đầu vào và đầu ra Mục đích của xem xét lại là để: và tiêu chuẩn chất lượng đang được áp dụng. Báo • Truy nhập quy trình và những trở ngại; cáo quy trình và kiểm soát • Tính toán việc sử dụng nguồn lực; là quan trọng để phát hiện • Giải thích những mâu thuẫn chủ yếu từ việc và quản lý những vấn đề sử dụng các nguồn lực và thời gian đã thực rủi ro. hiện theo kế hoạch; Đánh giá Thủ tục xem xét lại và • Xác định các hành động yếu kém bất kỳ đánh giá đo lường sự tác nào nếu cần thiết, để trợ giúp trong việc động của dự án và đóng ước lượng lại những phần hay nhiệm vụ góp của nó tới mục tiêu chưa hoàn thành; lớn hơn (như chương • Trợ giúp kế hoạch các phần và nhiệm vụ trình ở mức độ quốc gia giai đoạn sau; hay địa phương). Quá • Trong trường hợp sự khác biệt mang tính trình đánh giá và kết quả tiêu cực, thông tin cung cấp tới nhà quản lý sẽ như một cơ sở quan để hỗ trợ quyết định tiếp tục hay dừng lại trọng cho các hoạt động dự án. động kế hoạch và chương trình trong tương lai. 30 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
30. Các giai Dự án chung (PCM, LFA) Dự án ICT (MSF, khác) đoạn Kết thúc Dự án kết thúc khi các hoạt Hoạt động khai thác là một sự sử dụng liên tục dự án động của dự án hoàn thành của hệ thống. Hoạt động bao gồm sự cung cấp và đi vào sản xuất. Báo cáo những báo cáo và công việc liên quan mà yêu cầu và nghĩa vụ tài chính và xử lý các lỗi và sự thay đổi trong môi trường hệ khoản chi tiêu được đáp ứng thống và trong nhu cầu của người sử dụng. và chấp nhận bởi các đối tượng liên quan. Nguồn: Ủy ban Châu Âu, Nguồn: Roger Clarke, Vòng đời hệ thống chung Phương thức phân phối cứu trợ, (Canberra: Xamax Consultancy Pty. Ltd.,2000), định hướng quản lý chu trình dự án (Brussels: Ủy ban Châu Âu, html. 2004), ultimedia/publications/document s/tools/europeaid_adm_pcm_gui delines_2004_en.pdf Hầu hết những người tham gia quản lý dự án là những nhóm hổ trợ song phương và đa phương, sử dụng PCM. Ủy ban Châu Âu sử dụng những điều khoản để miêu tả hoạt động quản lý và các thủ tục tạo lập quyết định trong vòng đời của dự án (bao gồm các nhiệm vụ chính, vai trò và trách nhiệm, những tài liệu chính và lựa chọn quyết định). PCM đảm bảo rằng: • Dự án là một sự kích thích các mục tiêu chính sách tổng thể của đất nước và của các đối tác phát triển; • Dự án liên quan tới một chiến lược phù hợp và những vấn đề thực sự của các nhóm mục tiêu/những người có lợi ích liên quan; • Dự án có thể thực hiện được, muốn nói rằng mục tiêu có thể trở thành hiện thực trong sự thúc đẩy của môi trương và khả năng hoạt động của cơ quan thực hiện; • Những lợi ích do dự án tạo ra có khả năng được chứng minh. Phần dự án thông thường là được thể hiện trong vòng tròn dưới đây: Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 31
31. Hình 2. Chu trình dự án (Nguồn: Ủy ban Châu Âu, Phương thức phân phối cứu trợ, định hướng quản lý chu trình dự án (Brussels: Ủy ban Châu Âu, 2004), documents/tools/europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf Kế hoạch Chương (Sáng trình kiến) Kết thúc Thi hành dự án Kiếm soát Đánh giá (Xem xét lại) Trong các dự án hỗ trợ ICT, phương pháp quay vòng cũng được sử dụng và kế hoạch được thể hiện như một quy trình rất quan trọng. Có nhiều hoạt động xem xét như kiểm tra đầu ra/sản phẩm, quy trình và việc sử dụng nguồn lực phát hiện những mâu thuẫn với kế hoạch. Quy trình là một vòng tuần hoàn mà mỗi phiên bản của sản phẩm trở thành một phần của môi trường và sẽ được phát triển sang các phiên bản tiếp theo. Trong ứng dụng hệ thống, phương pháp này được gọi là Chu trình vòng đời hệ thống. Trong Chu trình vòng đời hệ thống, mô hình được sử dụng bởi hầu hết các dự án ICT là mô hình dạng thác nước (hình 3). 32 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
32. Hình 3. Vòng đời của các hệ thống ICT (Nguồn: Roger Clake, Chu trình vòng đời hệ thống quy ước (Canberra: Xamax Consultancy Pty. Ltd., 2000). Kế hoạch Phân tích yêu cu Thiết kế hệ thống Xây dựng Thi hành Khai thác Những yếu tố quan trọng của chu trình hệ thống ICT là: • Phần: một danh mục các nhiệm vụ liên quan • Nhiệm vụ: một hoạt động cụ thể với mục đích rõ ràng • Trạm kiểm tra (hay gọi là mốc dừng) – được xác định như đầu ra khi hoàn thành một phần hoặc nhiệm vụ Một phần quan trọng trong phương pháp chu trình là bão dưỡng. Điều này liên quan tới thời gian khi dự án hoàn thành và sản phẩm cuối cùng của dự án được chuyển vào hoạt động chung của tổ chức. Nhóm quản lý dự án phải có kế hoạch chi tiết và sự chuẩn bị chắc chắn cho quá trình tích hợp dần dần và kết quả thu được là một sản phẩm hay một quy trình (ví dụ: một cách thức mới của việc thực hiện công việc) có sự phù hợp. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 33
33. Một vài điều cần làm Dưới đây là 26 hoạt động của dự án mà được liệt kê một cách ngẫu nhiên, nhận dạng các phần với mỗi hoạt động hoặc nhiệm vụ. Hoạt động/nhiệm vụ Giai đoạn 1. Phê chuẩn dự án với các hoàn cảnh thay đổi 2. Chấp thuận và ký kết văn bản quỹ trợ cấp 3. Đánh giá sự hợp lý của dự án về mặt kỹ thuật, kinh tế, thương mại, tài chính, quản lý và tổ chức. 4. Nhận dạng những đối tượng liên quan của dự án 5. Hợp đồng trọng tài 6. Thu thập những tài liệu liên quan về kỹ thuật kinh tế, thương mại, tài chính, quản lý và tổ chức liên quan tới dự án. 7. Chỉ đạo các hoạt động thí điểm để thể hiện tính xác thực của khái niệm 8. Chi tiết mục tiêu của dự án. 9. Xác định các phương án lựa chọn để hoàn thành mục tiêu của dự án. 10. Đánh giá sự ưu tiên của những dự án khác nhau trong mối tương quan giữa các lĩnh vực và kế hoạch quốc gia. 11. Đánh mức độ thi hành của dự án 12. Hoàn thành những nghiên cứu và báo cáo khả thi 13. Có được thông tin thêm về kế hoạch phát triển quốc gia 14. Tổ chức cuộc họp 3 bên 15. Nhận dạng dự án cho chuẩn bị chi tiết. 16. Thi hành dự án 17. Kiểm soát quy trình dự án 18. Thương lượng về điều kiện trợ cấp/nguồn quỹ. 19. Ưu tiên những dự án theo mức độ quan trọng và có khả năng 20. Lựa chọn đầu vào thông qua đấu thầu 21. Bảo mật nguồn quỹ/tài chính dự án. 22. Lựa chọn tư vấn và công ty tư vấn. 23. Nghiên cứu những nhiệm vụ chính và chuẩn bị cấu trúc phân tích công việc 24. Viết báo cáo tổng thể của dự án. 25. Xác nhận vị trí của chính phủ về các vấn đề liên quan tới dự án. 26. Trình bày tóm tắt dự án và đạt được sự phê chuẩn dự án. 34 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
34. 1.4 Các nhân tố trong dự án: Con người, quy trình và công nghệ Các nhân tố trong quản lý dự án là các yếu tố hay biến số mà ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ dự án. Những nhân tố này là một phần tất yếu của dự án. Chúng cho phép thi hành dự án để đạt mục tiêu như mong muốn. Con người Dự án được phát triển, quản lý và thi hành bởi con người. Người quản lý dự án chỉ đạo quy trình và công nghệ dự án để đảm bảo rằng sản phẩm được cung cấp và mục tiêu được đáp ứng. Trong một vài dự án, có thể không có một người đóng vai trò như người quản lý dự án. Tuy nhiên, vẫn có người đại diện và chịu trách nhiệm về mức độ hoàn thành của dự án. Ngoài người quản lý dự án, một dựa án thường bao gồm những chuyên gia kinh nghiệm làm việc cùng nhau như một nhóm. Người quản lý dự án cần hiểu vai trò của các thành viên, cũng như những đối tượng liên quan và có gắn lợi ích. Người quản lý dự án cũng cần nắm bắt về nhu cầu của các cá nhân thực hiện dự án. Mục 2 của phần này bao gồm các phần thảo luận chi tiết về nguồn nhân lực và các đối tượng liên quan của dự án. Quy trình Một quy trình hoạt động tốt phụ thuộc vào sự thiết kế tốt các bước công việc được thực hiện bởi nhà quản lý và người tham gia thực hiện hay nhân viên dự án. Một quy trình thiết kế tốt và chính xác có thể cho phép khám phá tiềm năng, năng cao năng suất hay khả năng của các thành viên dự án, đó là yếu tố quan trọng cho sự thành công của quản lý dự án nội bộ. Trong hầu hết các dự án ICT, một trong những thành phần cấu thành là quy trình xem xét lại các hoạt động và tài liệu để loại bỏ những quy trình dư thừa hay không cần thiết. Nếu không thực hiện bước này, quy trình cũ sẽ được lặp lại với kết quả không như mong muốn giống nhau. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 35
35. Công nghệ Công nghệ liên quan tới máy móc/phần mềm trên thị trường được sử dụng để hỗ trợ nhu cầu và quy trình của tổ chức. Công nghệ không nên định hướng hay chỉ dẫn nhu cầu của tổ chức và dự án. Nó nên được sử dụng như sự hỗ trợ nhu cầu của con người trong tổ chức. Với những dự án công cộng có khả năng ứng dụng ICT, công nghệ nên được sắp xếp cố định cho đến khi nhu cầu của con người và quy trình được định rõ. Những dự án mà thực hiện công nghệ trước yêu cầu của con người và quy trình thường mắc phải sai lầm, dễ dẫn đến mất giá trị về nguồn lực (thời gian và chi phí). Khi công nghệ được lựa chọn tốt, sử dụng hợp lý và xây dựng trên nền tảng vững chắc, công nghệ có thể tạo cho quy trình dự án hiệu quả và đẩy nhanh tiến độ. Và điều tất yếu là đến cả những thủ tục tốt nhất và những ý tưởng tốt nhất cũng không thể tiến hành được trên những công nghệ không phù hợp hoặc không chắc chắn. Trong một cách khác, công nghệ có thể là một nguyên nhân thất bại hay một yếu tố thành công của một dự án. Người quản lý dự án và nhóm thi hành dự án phải đánh dấu những điểm quan trọng về con người, quy trình và công nghệ trong việc thi hành một dự án. Xác định, cân bằng và tích hợp mối quan hệ giữa những yếu tố này có thể mang lại những hiệu quả tối ưu của dự án (hình 4). Hình 4. Con người, quy trình và công nghệ với quản lý dự án Quy trình Con người Hiệu quả tối ưu Công nghệ 1.5 Bài học từ thực tiễn Những dự án ICTD cần sự nỗ lực tương đối. Tuy nhiên, có những bài học thực sự từ thực tiễn mà đã được rút ra. Cơ quan phát triển và hợp tác Thụy Sĩ liệt kê một vài khu vực cần đưa vào danh sách khi dự án ICTD được phê chuẩn (xem hộp 3). 36 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
36. Hộp 3. Bài học từ các dự án ICTD Sự tham gia: con người là một phần của dự án nên ở mọi giai đoạn đều có con người tham gia, từ sáng kiến cần được đánh giá thông qua đến việc kiểm tra. Sự tham dự và thăm dò về nhu cầu làm tăng tác động của các hoạt động ICTD. Quyền sở hữu địa phương và phát triển năng lực: Để đảm bảo sự phù hợp của dự án, chúng phải được sở hữu bởi địa phương và đi cùng với sự phát triển năng lực con người và tổ chức. Truy nhập vật lý chỉ là một yếu tố của truy nhập và sử dụng ICT hiệu quả. Quyền sở hữu và phát triển năng lực đảm bảo rằng những cá nhân, cộng đồng và tổ chức có thể sử dụng và duy trì hệ thống ICT và đạt được lợi ích đầy đủ từ việc sử dụng nó. Kết hợp công nghệ: Sự lựa chọn công nghệ phụ thuộc lớn vào yêu cầu sử dụng. Mối quan hệ giữa người sử dụng hoặc người tham gia và các loại phương tiện cũng cần được khảo sát hơn nữa. Tác động tiềm tàng của bất kỳ dự án ICT nào được xác định bởi việc lựa chọn công nghệ một cách phù hợp. Sự công tác nhiều bên: Việc sử dụng ICT có thể cải thiện sự phân phối tài nguyên. Sự cộng tác nhiều bên là một sự hưởng ứng phù hợp cho các nhiệm vụ phức tạp khi xét thấy gia tăng nhu cầu về nguồn lực và thực tế thì sự phát triển là trách nhiệm của tất cả các lĩnh vực trong xã hội với những liên kết đa mức độ. Liên kết: Lợi ích tiềm năng của việc giảm nghèo có vẻ phù hợp khi nhận ra rằng hoạt động ICTD được liên kết với những nỗ lực phát triển lớn của các đối tác, đặc biệt trong quá trình xóa đói giảm nghèo. Quyền sử hữu và lãnh đạo thuộc tổ chức: khả năng về sự sở hữu và lãnh đạo của các đối tác là quan trọng. Mặc dù các chương trình ICT thí điểm thành công thường do các cá nhân riêng lẻ, tuy nhiên vẫn cần phải có một tổ chức để mở rộng hoạt động dự án và gia tăng số lượng con người tham gia. Môi trường đảm bảo cạnh tranh: một môi trường chính sách cho phép ICT bao gồm sự tôn trọng về tự do mở rộng, đa dạng và tiếp cận thông tin, sự cạnh tranh của các nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng ICT, bao gồm trong đầu tư phát triển dịch vụ và nội dung và sự chấp thuận giải pháp nguồn mở. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 37
37. Hộp 3. Bài học từ các dự án ICTD (tiếp) Khả năng về tài chính và sự chấp nhận của xã hội: để dự án thành công, từ khi bắt đầu đự án đã phải kế hoạch những chi phí tiềm năng và các khoản thu về. Những vấn đế liên quan đến sự chấp thuận của xã hội như sự công bằng và bảo đảm thông qua quyền sỏ hữu và xây dựng khả năng. Cả vấn đề tài chính và sự chấp thuận đều cần phải được xem xét. Đánh giá rủi ro: những tác động tiệu cực có khả năng xảy ra và khó nhìn thấy được cần được tính toán và kiểm tra cẩn thận, đề phòng những lợi ích hỗ trợ bởi ICT có thể phân phối không công bằng hoặc thậm chí còn đối ngược với mong muốn – chẳng hạn kinh tế thâm hụt sâu hơn, xã hội và văn hóa phân chia hơn là việc giảm nghèo. Nguồn: Cơ quan phát triển và hợp tác Thụy Sĩ, Chiến lược SDC ICT4D (Berne: SDC, 2005), 7, Câu hỏi cần suy nghĩ Trong đoạn hoặc phần nào của quản lý dự án bạn nghĩ sẽ có được bài học nào từ hộp3? Mối quan tâm được liệt kê trong hộp 3 hầu hết liên quan tới phạm trù xã hội, những người đặc biệt (đối tượng liên quan), người có lợi ích từ dự án. Mối quan tâm liên quan tới chi phí, rủi ro và công nghệ phù hợp cũng được đề xuất. Tất cả những vấn đề này phải được tính toán khi dự án được kế hoạch và thi hành. Một trong những đánh giá chính khi lập kế hoạch và thi hành một dự án ICT là sự điều chỉnh vừa vặn giữa thiết kế dự án và bối cảnh dự án. Thông thường sẽ có khoảng trống lớn giữa thiết kế dự án lý tưởng và thực tế. Điều quan trọng là chấp nhận điều này và lập kế hoạch theo đó. Bảng 4 sẽ trình bày sự so sánh giữa thiết kế lý tưởng và thực tế quản lý dự án ICT từ các tài liệu ESCAP về ứng dụng ICT cho phát triển. 38 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
38. Bảng 4. Sự thiết kế lý tưởng và thực tế của quản lý dự án ICT Chức năng Thiết kế lý tưởng Thực tế Quản lý • Tất cả các thành viên được đối • Những cả nhân và tổ chức dự án ICT xử công bằng và có khoản tiền chống lại sự thay đổi. thưởng xứng đáng trong sự • Mục tiêu dự án thường mang thành công của dự án. tính tổng thể, nhưng nguồn quỹ • Tất cả các thành viên hiểu quy để đạt được chúng thường bị trình quản lý dự án và vai trò và đánh giá quá thấp. trách nhiệm của những người • Những dự án mới bắt đầu với quá liên quan. ít các thông tin có ích, sự hỗ trợ • Những nguồn lực tài chính có lãnh đạo yếu kém, người sử dụng khả năng được đầu tư vào không thích hợp, nguồn quỹ ít, sự những vị trí cần nhất. đào tạo và định hướng thiếu sự am hiểu. • Thông tin về trạng thái dự án được chia sẻ thường xuyên. • Nhiều dự án diễn ra lâu hơn kế hoạch. • Nhiều người cùng tiến hành xác định những vấn đề kết nối • Đặc biệt trong các dự án chính và giải quyết vấn đề. phủ, vai trò của các bên hợp tác trong kế hoạch dự án có thể mâu • Về mặt chung, nhóm dự án có thuẫn với vai trò giám sát và điều kỹ năng cần thiết để thực hiện chỉnh (đồng thời) của họ, và trở dự án hệ thống thành công. thành một nguồn lực khó khăn trong mối quan hệ công việc. Nguồn: Trung tâm công nghệ chính phủ, một vài kinh nghiệm định hướng hệ thống thông tin bang-địa phương (Albany: Đại học Albany, 1999), Câu hỏi suy nghĩ 1. Trong các kinh nghiệm về thiết kế và lập kế hoạch dự án của bạn, cái nào trong thực tế miêu tả ở trên đã gây ra cho bạn hầu hết các vấn đề và tại sao? 2. Bạn nghĩ làm thế nào để những thực tế này được chú tâm hơn? Khoảng cách giữa thiết kế dự án và bối cảnh dự án không lớn như bảng 4 xác định. Bridges.org đã sắp xếp vào cùng một chỗ gọi là “12 thói quen về sáng kiến phát triển có khả năng cho ICT hiệu quả cao”, nếu người lập dự án thực hiện thì có thể mang lại kết quả hợp lý hơn giữa thiết kế và thực tế. 12 thói quen có thể được sử dụng cho lập kế hoạch và ước lượng. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 39
39. Hộp 4. Những thói quen về sáng kiến phát triển có khả năng cho ICT hiệu quả cao Thói quen 1. Bắt đầu bởi việc làm bài tập về nhà. Xem xét những điều đã làm và chưa làm, nghiên cứu những kinh nghiệm tốt trong khu vực và xây dựng những điều bạn đã học. Thói quen 2. Kiểm soát nhu cầu của cộng đồng cần từ đó bạn có thể kế hoạch điều mà thực tế cần. Thói quan 3. Đảm bảo quyền sở hữu địa phương, có được người mua địa phương. Thói quen 4. Thuê mướn những người có khả năng giải quyết các vấn đề thuộc địa phương, là một vài đối tượng có trách nhiệm và xử lý một cách phù hợp khi vấn đề xảy ra. Thói quen 5. Xây dựng các đối tác và hợp tác lành mạnh và những đối tác và hợp tác chiến lược. Thói quen 6. Thiết lập các mục tiêu cụ thể và đưa ra các bước nhỏ. Hiện thực đầu ra và thời gian biểu. Thói quen 7. Tìm sáng kiến của bạn trên các khái niệm trung lập với công nghệ được chấp thuận theo khi cần xem xét sự thay đổi công nghệ lạc hậu. Thói quen 8. Lập nhóm mà không xét đến các yếu tố tuổi tác, giới tính, chủng tộc, tôn giáo. Thói quen 9. Nhận dạng và hiểu những thách thức bên ngoài mà bạn đối mặt và thực hành các bước để xử lý nó. Thói quen 10. Kiểm tra và đánh giá những nỗ lực của bạn với công cụ hiệu quả, báo cáo với khách hàng và những người hỗ trợ và sử dụng phương pháp đó khi bạn khi cần. Thói quen 11. Chuẩn bị sáng kiến của bạn phù hợp cho một thời gian dài với việc mang lại thu nhập hiệu quả, hoặc đóng góp vào hoạt động xã hội mà có giá trị để thu hút những khoản tài trợ được tiếp tục. Thói quen 12. Phổ biến một cách rộng rãi thông tin về những điều bạn đang làm và những điều bạn học từ người khác có thể giúp bạn tránh sai lầm và xây dựng kết quả của bạn. Nguồn: Abrided from Bridges.org, “12 thói quen về sáng kiến phát triển có khả năng ICT hiệu quả cao”, 40 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
40. Tự kiểm tra 1. Tại sao dự án lại được liên kết với những mục tiêu lớn hơn của xã hội? 2. Yếu tố chung trong xác định quản lý dự án khác nhau là gì? 3. Tại sao người quản lý dự án tốt phải thực hành để được làm việc trong các dự án ICTD? 4. Một vài kinh nghiệm và tiêu chuẩn tham khảo tốt nhất trong quản lý dự án là gì? 5. Các phần của quản lý dự án là gì? Các mốc quan trọng cho mỗi phần? 6. Một vài bài học rút ra từ việc thực hiện dự án ICTD là gì? Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 41
41. 42 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
42. 2. QUẢN LÝ DỰ ÁN ICT, NGUỒN NHÂN LỰC VÀ SƯ THAM GIA CỦA CÁC BÊN Phần này thảo luận về tầm quan trọng của con người, bao gồm những người trực tiếp tham gia dự án và các bên liên quan trong việc quản lý dự án ICT. 2.1 Quản lý nguồn nhân lực và sự thay đổi tổ chức Dự án mang lại kết quả thông qua hoạt động của con người từ khi bắt đầu dự án cho đến khi hoàn thành chúng. Những người làm chủ dự án hoặc làm việc cho dự án là người đưa ra ý tưởng và kết quả của dự án. Thứ nhất, điều cần thiết cho việc lựa chọn các thành viên của nhóm dự án phải dựa trên những tiêu chuẩn rõ ràng cũng như các tham khảo có thể hoặc sự mô tả công việc mà có thể giải thích vai trò, chức năng, thành tích và thực hành được mong đợi. Thứ hai, phải luôn nghĩ rằng, dự án mang lại sự thay đổi nhờ các hành động, sự phản hồi trong hành động và sự điều chỉnh hành vi giữa những người liên quan. Sự thay đổi liên quan đến sự biến đổi, sửa đổi hoặc phép biến đổi mà kết quả của nó là một sản phẩm mới, có thể là vô hình hoặc hữu hình. Một khái niệm riêng lẻ, thậm chí ở phần mở đầu, có thể được tạo ra sự phản ứng mạnh mẽ từ con người. Khi ý tưởng mới, không rõ ràng hoặc mơ hồ, mọi người nghi ngại và chống lại ý tưởng mới này. Điều này đặc biệt đúng khi ý tưởng dường như mâu thuẫn với hoàn cảnh hiện tại. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 43
43. Cho ví dụ, ý tưởng về việc thành lập hệ thống tự động back office của dịch vụ trong các cơ quan chính phủ có lẽ gây ra một sự kháng cự mạnh mẽ giữa những người quan tâm. Một sự phản ứng chung là sợ mất việc, đưa một người vào chống đối. Một cách làm giảm hay tối thiểu sự kháng cự là tạo một kế hoạch quản lý sự thay đổi tổ chức như một phần của nhiệm vụ và thực hiện quản lý dự án. Người quản lý dự án có thể hướng dẫn “kiểm tra môi trường” hay “có được thông tin chính xác” trong sự lựa chọn thành viên nhóm quản lý, những người quản lý sự thay đổi của dự án. Một Kế hoạch Quản lý sự thay đổi chú tâm vào những ảnh tưởng (tích cực hay tiêu cực) của sự thay đổi trong tổ chức. Hoạt động trong kế hoạch sẽ phụ thuộc vào độ lớn của sự thay đổi và đặc điểm của tổ chức. Nếu các ảnh hưởng của thay đổi là cao, một kế hoạch phát triển tổ chức độc lập và mức độ cao sẽ là phù hợp. Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong quản lý thay đổi. Con người thuê hoặc hợp đồng với dự án, từ người quản lý dự án tới hội viên, phải có khả năng để trình bày một cách đúng đắn mục tiêu, kế hoạch và hoạt động của dự án để tránh hiểu sai. 2.2 Sự phân tích và tham gia của các bên liên quan Các bên liên quan của dự án và quy trình dự án Các nghiên cứu về sự phát triển cho thấy rằng sự tham gia của các bên liên quan có tác động tích cực đến dự án, sự thực hiện chương trình, kết quả và tính bền vững. Thật vậy, nhiều chương trình phát triển và dự án đã thất bại vì thiếu sự tham gia của người dân trong khi thiết kế và thi hành. Việc tham gia được coi là phương tiện cũng như sự kết thúc. Phương tiện có nghĩa là "sự tham gia là một quá trình mà trong đó những người liên quan hợp tác cùng nhau và hợp tác trong các dự án phát triển và các chương trình". Kết thúc nghĩa là “Sự tham gia được coi là trao quyền cho cá nhân và nhóm người về kỹ năng đạt được, kiến thức và kinh nghiệm, dẫn đến tự lực lớn hơn”. Ba khía cạnh để xem xét trong việc đánh giá sự tham gia của các bên liên quan là: • Chất lượng và mức độ tham gia • Chi phí và lợi ích trong việc tham gia của các bên liên quan khác nhau • Tác động của việc tham gia vào kết quả, hiệu suất và tính bền vững. 44 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
44. Xem xét trường hợp của Chương trình giáo dục điện tử của Chile, một dự án công nghệ thông tin truyền thông cho người nghèo ở nông thôn. Một trong những bài học kinh nghiệm trong trường hợp này là quyền sở hữu nên ưu tiên hơn công nghệ để đảm bảo sự thành công của dự án. Chương trình giáo dục điện tử của Chile Năm 1991, Chile bắt tay vào một chương trình giáo dục điện tử để nhằm kết nối các vùng nông thôn và vùng nghèo nơi giáo dục bị loại trừ bằng cách liên kết các trường tiểu học và trung học thông qua Internet. Chương trình được bắt đầu được thí điểm tại sáu trường học ở Santiago và sau đó đã được thu nhỏ đến cấp quốc gia sau một thí điểm thành công. Đến năm 2004, chương trình đã phủ khắp hơn 93% dân số học bao cấp, gần 80% của tất cả các giáo viên trong lớp học, và 8.500 trường học, hầu như tất cả các trường ở thành thị và tỷ lệ tăng trưởng của các trường nông thôn. Các chuyên gia từ Ngân hàng Thế giới, UNESCO đóng góp cho sự thành công của chương trình, ngoài ra, sự tham gia của các bên liên quan như chứng minh bởi: • Một chiến lược tích hợp, không chỉ tập trung vào cơ sở hạ tầng mà còn về đào tạo giáo viên; • Sự đầy đủ về chính trị sẽ thúc đẩy chuyển tiếp cuộc cải cách giáo dục trên toàn quốc, với Bộ Giáo dục giám sát chương trình và phối hợp với các bên liên quan cho các chính sách, hướng dẫn, tài trợ và chuyên môn kỹ thuật từ 35 trường đại học. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 45
45. Các bên liên quan và các đối tác của dự án Dự án công nghệ thông tin và truyền thông cho sự phát triển và chính phủ điện tử nhằm mục đích nâng cao các dịch vụ đó từ đó dẫn đến những thay đổi tích cực trong chất lượng cuộc sống của người dân. Điều quan trọng là phải nhớ mục tiêu kết thúc khi lập kế hoạch và chiến lược phát triển dự án. Cụ thể điều này có nghĩa là phải đặt trước bất kỳ dự án đang xem xét các yếu tố con người của dự án và sự thúc đẩy quá trình tham gia và hợp tác. Điều này ngụ ý rằng Dự án công nghệ thông tin và truyền thông cho sự phát triển phải được đặt trong các doanh nghiệp xây dựng quy mô lớn và các mối quan hệ lâu dài. Xây dựng các mối quan hệ là một sự đầu tư mà người quản lý dự án và nhóm dự án phải sẵn sàng và có thể thực hiện. Dự án hợp tác nhiều hơn là chỉ ký kết thỏa thuận hợp tác như một bản ghi nhớ chung. Các Cơ quan Phát triển Quốc tế Canada (CIDA) xác định quan hệ đối tác "như là một mối quan hệ giữa một hoặc nhiều các thực thể với các đặc điểm như sau: chia sẻ tầm nhìn và mục tiêu, nguồn lực và thông tin; trách nhiệm lẫn nhau và chia sẻ quyết định; định nghĩa rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của từng đối tác, tôn trọng lẫn nhau và giao tiếp tốt; hai cách để trao đổi về học tập của nhau kiến thức và kinh nghiệm với phát triển; và sự liên quan và đối sánh thích hợp của chuyên môn và kinh nghiệm với phát triển " Có quan hệ đối tác trong một Dự án công nghệ thông tin và truyền thông cho sự phát triển khi tầm nhìn dự án và quy trình được định nghĩa bởi tất cả các bên liên quan ở ngay phần đầu của dự án. Quá trình hợp tác này không phải là một nhiệm vụ dễ dàng bởi vì nó đòi hỏi thời gian (sự kiên nhẫn), tiền bạc và nguồn lực khác. Tuy nhiên, điều này rất quan trọng để xây dựng quan hệ đối tác trong quy hoạch và triển khai thực hiện dự án , có nghĩa là các quá trình tham gia nên được đưa vào tài khoản khi làm các công việc và phân tích chi phí, thời gian quy hoạch cho dự án. 46 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
46. Phân tích các bên liên quan Các bên liên quan bao gồm những người bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án, cho dù tiêu cực hay tích cực, và những người có thể ảnh hưởng đến kết quả do một sự can thiệp đề xuất. Sự phát triển của các dự án thường được xác định có 2 loại các bên liên quan: các bên liên quan chính và các bên liên quan thứ cấp. Các bên liên quan chính là người dân và các nhóm người cuối cùng bị ảnh hưởng bởi dự án. Các bên liên quan thư cấp là bên trung gian trong quá trình cung cấp dịch vụ cho các bên liên quan chính. Ngoài ra, còn có các bên liên quan bên ngoài người không phải là chính thức tham gia trong dự án nhưng những người có thể tác động hoặc những người có thể bị ảnh hưởng bởi hoạt động của dự án. Ngân hàng Thế giới vạch ra những câu hỏi hướng dẫn sau đây để giúp xác định các bên tham gia dự án trọng điểm: • Ai có thể bị ảnh hưởng (tích cực hay tiêu cực) bởi mối quan tâm đến sự phát triển để được giải quyết? • Ai không lên tiếng cho những người có nỗ lực đặc biệt được thực hiện? • Đại diện của những người có khả năng bị ảnh hưởng là ai? • Ai chịu trách nhiệm cho những gì đang dự định? • Ai có khả năng vận động để chống lại những gì đang hoặc dự định? • Ai có thể làm cho những gì đang dự định có hiệu quả hơn thông qua sự tham gia của họ hoặc kém hiệu quả do không tham gia của họ hoặc ai phản đối ngay? • Ai có thể đóng góp các nguồn lực tài chính và kỹ thuật? • Hành vi của ai có thể thay đổi cho các nỗ lực đi đến thành công? Sự phân tích các bên liên quan được sử dụng để xác định tất cả các nhóm và cá nhân có cổ phần hoặc quan tâm đến sự thành bại của một dự án hoặc một hoạt động. Các LFA (sẽ được thảo luận trong phần tiếp theo) sử dụng sự phân tích các bên liên quan trong giai đoạn bắt đầu dự án. Có rất nhiều bên liên quan trong một dự án phát triển. Những cái quan trọng nhất là: chủ dự án, người tài trợ cho dự án, dự án 'vô địch', người quản lý dự án, nhóm dự án và những người có ảnh hưởng khác. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 47
47. 2.3 Chủ đầu tư dự án Điều quan trọng là xác định quyền sở hữu trong phát triển dự án vì nó sẽ quyết định phương hướng, vai trò và cơ cấu của dự án. Xác định chủ sở hữu ngay từ đầu sẽ đảm bảo những nhu cầu, thông số quan trọng, và hoàn cảnh xã hội và văn hóa địa phương đang được xem xét. Thế nào là “quyền sở hữu” trong bối cảnh của một Dự án công nghệ thông tin và truyền thông cho sự phát triển? Siochru và Girard chỉ ra rằng quyền sở hữu hoặc dùng sở hữu như là "một quá trình chủ quan của trách nhiệm cho một quá trình phát triển và kết quả của nó, và do đó một sự sẵn lòng để đầu tư là nỗ lực đáng kể và là nguồn lực. Đây nói chung được coi như là một điều kiện tiên quyết cho sự bền vững của hành động phát triển. Trong một số lĩnh vực ứng dụng, 'khách hàng', 'người dùng cuối cùng"và" chủ sở hữu' là như nhau, đây là những người hoặc tổ chức mà sẽ sử dụng các sản phẩm của dự án. Wikipedia trích dẫn định nghĩa kinh tế và thương mại của 'người dùng cuối cùng' là "người (các nhóm, tổ chức), người sử dụng một sản phẩm" Tuy nhiên, người dùng cuối hoặc người tiêu dùng có thể khác với khách hàng "những người có thể mua sản phẩm nhưng không nhất thiết phải sử dụng nó. "Các nguồn giống nhau đề cập đến người dùng cuối cùng như là một khái niệm trong công nghệ phần mềm để tham khảo" sự trừu tượng của một nhóm người (mục tiêu người dùng hoặc người sử dụng dự kiến) là người cuối cùng sẽ vận hành một phần của phần mềm " . Trong dự án chính phủ điện tử, các chủ dự án là tổ chức thực hiện - tức là những người trong doanh nghiệp những người đang trực tiếp tham gia nhiều nhất và bị ảnh hưởng trong việc thực hiện nhiệm vụ của dự án. Chủ dự án sẽ xác định những người dùng cuối cùng của sáng kiến này. Những người sử dụng có thể là một đơn vị trong chính phủ quốc gia hoặc một chính quyền địa phương, một cộng đồng, một hợp tác xã hoặc một doanh nghiệp phi lợi nhuận. Sự thành công, khả năng sử dụng và tính bền vững của các dự án phụ thuộc vào việc xem xét các dự án của những người chủ sở hữu và người sử dụng. 48 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
48. 2.4 Dự án tài trợ và các nhà tài trợ Dự án tài trợ là những người ủng hộ chính trong hầu hết trường hợp, đây là tính chính trị của người chuyển nhượng đối với khái niệm dự án. Người quản lý dự án và đội dự án phải nhận thức được lợi ích và tầm nhìn của các nhà tài trợ dự án và đảm bảo rằng họ hỗ trợ các dự án và ngược lại. Dự án phát triển ở các nước đang phát triển chủ yếu là do các nhà tài trợ song phương hoặc đa phương, chẳng hạn như Ngân hàng Phát triển Châu Á, AusAID, CIDA, IDRC, SDC, SIDA, các cơ quan Liên Hiệp Quốc, USAID và Ngân hàng Thế giới. Các nhà tài trợ thường có tiếng nói trong dự án sẽ được phát triển và triển khai thực hiện. Ngoài trợ giúp tài chính, họ cũng có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và tài nguyên khác, như trang thiết bị (phần cứng) hoặc phần mềm sẽ được sử dụng trong việc thực hiện dự án. Thông thường, các nhà tài trợ có giao thức riêng của họ và các hệ thống quản lý đó sẽ ảnh hưởng đến sự chỉ đạo và hoạt động của dự án. Dự án hoàn toàn có thể được tài trợ bởi các tổ chức tài trợ, hoặc tài trợ cùng với các nhà tài trợ khác. Hầu hết các nhà tài trợ yêu cầu đối tác tài trợ từ các chủ dự án. Ví dụ, dự án song phương (tức là chính phủ để ra dự án chính phủ) đòi hỏi chính phủ hưởng lợi từ dự án để phân bổ kinh phí đối với chi phí dự án cụ thể. Điều này có thể được theo hình thức thời gian của nhân viên chính phủ, những người sẽ tham gia vào dự án, vốn bỏ ra cho các thiết bị, hoặc không gian dành cho việc quản lý văn phòng dự án (PMO). Càng nhiều nhà tài trợ khác nhau trong một dự án, thì càng có nhiều các chi tiết khác nhau của hệ thống và kết quả mong đợi càng dễ đạt được. Khi có nhiều các bên liên quan, nhóm dự án sẽ thấy có nhiều thách thức khi chuyển đổi các mục tiêu của các tổ chức tài trợ trong việc thực hiện tuỳ bối cảnh từng địa phương. 2.5 Những người có ảnh hưởng Những người có ảnh hưởng là các cá nhân hoặc nhóm người, mặc dù không trực tiếp liên quan đến việc mua lại hoặc sử dụng các sản phẩm đầu ra của dự án, tích cực hay tiêu cực có thể ảnh hưởng đến quá trình của dự án do vị trí của họ trong tổ chức hoặc trong cộng đồng. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 49
49. 2.6 Những người đem đến thành công Những người đem đến thành công là những chủ trương dự án hoặc những người sẽ hỗ trợ các dự án bằng mọi cách. Mặc dù không là thành viên của nhóm dự án, những người này đấu tranh giúp các dự án thành công. Thành công được xác định ngay trong giai đoạn định nghĩa của dự án. Thành công có ảnh hưởng, chủ động và có thể quản lý các mối quan hệ và khắc phục khoảng trống cho dự án. Họ là các nhà lãnh đạo trong tổ chức, cộng đồng. Dự án Chính phủ thường được nắm giữ bởi một cá nhân với một vị trí cao hoặc các quan chức chính phủ cao từ các cơ quan thực hiện, những người tin rằng dự án này là “Con đường để đi lên”. Hoặc nhóm người này sẽ cung cấp sự lãnh đạo không chính thức cho dự án để phát triển mạnh trong tổ chức. Sự vắng mặt của người này hay nhóm làm gây khó khăn cho một dự án hoặc sẽ mất đi hoặc tồn tại. Vai trò của họ là đại diện cho tầm quan trọng của dự án và giá trị của tổ chức. Những người đem đến thành công của dự án phải được biết đến và được tôn trọng trong cộng đồng và có kết nối tốt. Họ phải có sự tin tưởng vào dự án và niềm đam mê để tạo ra sự hỗ trợ cho dự án từ những người khác trong cộng đồng. Họ phải có các kỹ năng để thực hiện một mức độ bán cho các dự án khi cần. 2.7 Người quản lý dự án Người quản lý dự án có trách nhiệm quản lý dự án và đảm bảo rằng mục tiêu của dự án được đáp ứng. Vai trò của quản lý dự án là rất quan trọng trong sự phát triển, khởi xướng và triển khai các hoạt động của dự án. Dự án quản lý phải đảm bảo rằng trong ba nguồn bắt buộc của dự án (thời gian, phạm vi và chi phí), cũng như các yếu tố của sự thay đổi (con người, quy trình và công nghệ), đang trong vòng kiểm soát trong suốt thời gian dự án diễn ra. Dự án quản lý cũng phải quản lý sự mong đợi của các bên liên quan- những người đóng góp tích cực cho dự án, vì họ thường có điểm rất khác nhau hoặc mâu thuẫn nhau trong cách nhìn và mục tiêu. Do được gửi gắm trách nhiệm, những nhà quản lý dự án phải được lựa chọn cẩn thận. Phẩm chất của họ và các lĩnh vực thẩm quyền, cũng cần phải được xem xét. 50 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
50. Câu hỏi suy nghĩ Cho những người không có kinh nghiệm trước khi là một người quản lý dự án: • Những phẩm chất cần có một người quản lý dự án? Cho những người đã có kinh nghiệm trước đây trong quản lý dự án: • Tài liệu hướng dẫn quy trình nào bạn sử dụng trong việc thực hiện vai trò của mình như là người quản lý dự án? • Những công nghệ bạn sử dụng để tạo thuận lợi cho quản lý dự án? • Những vấn đề và thách thức bạn đã gặp phải khi là người quản lý dự án? • Làm sao bạn giải quyết được những vấn đề và thách thức? Những vận dụng tốt mà bạn đã làm được để phát triển và áp dụng cho việc giải quyết những vấn đề và thách thức này? Bảng 5. Tóm tắt những phẩm chất và kỹ năng của một người quản lý dự án có hiệu quả Phẩm chất/ đặc điểm của người Kỹ năng của người quản lý dự án quản lý dự án • Một nhà lãnh đạo tận tâm - người • Có khả năng xác định các mục tiêu truyền được niềm tin cảm hứng vào của dự án và kết quả đầu ra trong nguyên tắc được chia sẻ • Có khả năng lập kế hoạch công • Là người truyền đạt tốt việc • Chính trực • Có khả năng quản lý kế hoạch công • Sự nhiệt tình việc • Có sự thấu hiểu/ khả năng thích • Có khả năng quản lý các vấn đề và ứng thay đổi • Đáng tin cậy và có cách hành xử • Có khả năng quản lý phạm vi công bằng trong đội • Có khả năng quản lý rủi ro • Có một ý thức trong trường hợp • Có khả năng quản lý giao tiếp khẩn cấp nhưng biết điều hoà dưới • Có khả năng quản lý tài liệu áp lực • Có khả năng quản lý chất lượng • Có thẩm quyền và tâm lý bình • Có khả năng quản lý số liệu thường • Khả năng của người được giao phó • Là mgười thận trọng nhiệm vụ • Có khả năng giải quyết vấn đề Nguồn: John Macasio et al., PM training materials (ICT Project Management Practitioner Network, 2008), Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 51
51. Câu hỏi suy nghĩ Theo bạn có những đặc tính và kĩ năng nào khác để thêm vào bảng ở trên không? Là những đặc tính và kĩ năng gì? Danh sách các phẩm chất và kỹ năng được coi như là hướng dẫn cơ bản để lựa chọn của một người quản lý dự án. Chi tiết trên của những phẩm chất như sau: • Một nhà lãnh đạo tận tâm là những người truyền được cảm hứng niềm tin vào một nguyên tắc được chia sẻ - Một người quản lý dự án có hiệu quả phải là một nhà lãnh đạo. Người đó phải tin tưởng và tận tâm vào tầm nhìn của sư phát triển. Vì thế, người đó có thể truyền cảm hứng cho người khác để tin vào và tận tâm trong một tập hợp các nguyên tắc được chia sẻ. • Một người truyền đạt tốt - Một người quản lý dự án có hiệu quả có khả năng giao tiếp với mọi người từ tất cả các tầng lớp của cuộc sống. Người đó có thể truyền đạt các mục tiêu, trách nhiệm, hiệu suất, kỳ vọng và phản hồi một cách rõ ràng. Họ là một liên kết giữa dự án và các tổ chức lớn hơn, họ có khả năng thương lượng hiệu quả và sử dụng khả năng thuyết phục để đảm bảo sự thành công của đội tuyển và dự án. Họ cũng sử dụng công cụ giao tiếp hiệu quả, chẳng hạn như hướng dẫn để đạt tới kết quả. • Có tính chính trực - Người quản lý dự án phải nhớ rằng những hành động và lời nói của họ là tinh thần chung cho phần còn lại của đội. Lãnh đạo cần có sự tận tâm và làm việc có đạo đức. Người quản lý dự án phải thiết lập các tiêu chuẩn đạo đức, sống theo các tiêu chuẩn này và khen thưởng những người theo những chuẩn mực đó. Trong quá trình chứng minh tính nhất quán trong các giá trị và hành vi (ví dụ: nói đi đôi với làm), cũng như sự trung thực với bản thân và các thành viên nhóm, người quản lý dự án sẽ kiếm được sự tin tưởng của các đồng nghiệp và các bên tham gia dự án. • Nhiệt tình – Người quản lý dự án phải thể hiện được sự lạc quan, sự háo hức và một thái độ “có thể làm” để tăng thêm ảnh hưởng và tiếp thêm sức mạnh cho những người khác. Đặc điểm này cho thấy tính tích cực khi hướng tới thuyết phục mọi người nhìn thấy sự thành công của dự án. 52 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
52. • Sự thấu hiểu - Theo một lãnh đạo, người quản lý dự án thừa nhận họ thấu hiểu cảm xúc của họ và của những người khác. Họ quan tâm đến thực tế và kinh nghiệm đặc biệt của đội và những người khác tham gia vào dự án. • Có thẩm quyền và tâm lí bình thường - Một người quản lý dự án biết rõ những gì họ đang làm, mặc dù không nhất thiết phải theo nghĩa kỹ thuật. Họ có khả năng dẫn đầu và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này. • Có một ý thức trong trường hợp khẩn cấp nhưng biết điều hoà dưới áp lực - Một người quản lý dự án biết rằng một dự án phải được hoàn thành đúng thời gian. Tuy nhiên, họ nhận thức được rằng các dự án có thể có vấn đề và gây ra các sự việc căng thẳng. Theo một nhà lãnh đạo, họ sẽ nghĩ đến những giây phút vui vẻ và cố gắng đem cảm xúc đó tác động đến kết quả và nhìn những hạn chế như là những cơ hội. • Đáng tin cậy và có cách hành xử công bằng – sự tin cậy là một yếu tố quan trọng trong quan hệ giữa một người quản lý dự án và đội. Điều này có thể được thể hiện trong cách nhà quản lý dự án tin tưởng đội và những người khác thông qua các hành động trong cách họ kiểm tra và kiểm soát công việc, bao nhiêu công việc được giao phó, và bao nhiêu người được phép tham gia. Việc quản lý dự án có thể ghép các nhóm với nhau. • Là người thận trọng - Người quản lý dự án dự kiến được các vấn đề nảy sinh và có kỹ năng giải quyết vấn đề. Khi mối đe dọa và cơ hội phát sinh, họ có thể nhìn thấy những cơ hội và họ thận trọng xem xét và kín đáo để đạt được. Các nước phương Tây cung cấp một bản tóm tắt những trách nhiệm công việc của một người quản lý dự án: • Dẫn chứng bằng tài liệu kế hoạch chi tiết của dự án và chất lượng của dự án; • Bảo đảm rằng tất cả các nguồn lực cần thiết để được chỉ định trong dự án và giao nhiệm vụ rõ ràng; • Quản lý tài nguyên được phân công theo phạm vi quy định của dự án; • Thực hiện các quy trình dự án (thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, nguy cơ, phát hành, mua sắm, giao tiếp, chấp nhận quản lý); • Giám sát và báo cáo hiệu suất dự án (tiến độ, chi phí, chất lượng và rủi ro); • Bảo đảm tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn nêu trong kế hoạch chất lượng; • Điều chỉnh kế hoạch dự án để giám sát và kiểm soát tiến độ của dự án; • Báo cáo và rủi ro dự án leo thang và các vấn đề; • Quản lý sự phụ thuộc của dự án. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 53
53. Một số điều cần làm Một người quản lý tốt biết các kỹ năng, điểm mạnh và điểm yếu của mình. Một mẫu tự đánh giá, công cụ mà bạn có thể sử dụng để tính điểm mạnh, điểm chuẩn, các đặc điểm của bạn và các kỹ năng nói chung trong quản lý được cung cấp bởi Gary Evants, tư vấn CVR / IT tại trang web: Khi bạn đã đăng ký tại trang web, tải phần tự đánh giá tại: com / PM_Templates/ 2.8 Nhóm dự án Hỗ trợ quản lý dự án là các thành viên trong nhóm dự án, những người đang trực tiếp tham gia hoạt động quản lý. Các thành viên trong nhóm có thể được thuê riêng cho dự án hoặc được tuyển chọn từ các đơn vị hoặc tổ chức khác của tổ chức làm chủ dự án đó. Việc lựa chọn và tổ chức của nhóm dự án phải đảm bảo rằng các hệ thống hỗ trợ dự án nội bộ được đặt đúng chỗ. Các thành viên trong đội dự án phải có các kỹ năng đặc biệt cần thiết để thực hiện các dự án thành công. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi dự án, nên có một nhân viên quản lí dự án là cần thiết. Nên có một nhân viên quản lí dự án nếu một dự án có nhiều thành phần với nhiều người tham gia trực tiếp, và nếu dự án đòi hỏi quản lí hành chính, hoạt động và quản lý kỹ thuật hàng ngày. Một số việc cần làm 1. Đọc các trường hợp dưới đây và xác định các dự án • Khả năng của người sử dụng • Khả năng của nhà đầu tư • Người mang đến thành công của dự án • Những người ảnh hưởng đến dự án 54 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
54. Một số việc cần làm (tiếp) 2. Sử dụng các mẫu (Bảng 6) để xác định các bên tham gia dự án (tức là những người tham gia, đối tác và hưởng lợi của dự án). Dự án: Xây dựng một trung tâm thông tin đa mục đích Một chuyên gia viễn thông của Vụ Công nghệ thông tin truyền thông, một bộ phân cao nhất của cơ quan thông tin truyền thông tại một đảo quốc ở châu Á, được bổ nhiệm là người quản lý dự án của một dự án thí điểm thành lập một trung tâm thông tin đa mục đích trong một ngôi làng hẻo lánh. Mục tiêu dự án là: 1) hỗ trợ cách kiếm sống của người dân, y tế, giáo dục và các chương trình về môi trường trong làng qua hệ thống thông tin truyền thông đa mục đích; 2) xây dựng năng lực của các nhà lãnh đạo trong làng, quan chức chính quyền địa phương phụ trách phúc lợi xã hội và các chương trình phát triển cộng đồng của thị xã, và các bên trung gian (các tổ chức phi chính phủ) để vận hành trung tâm thông tin đa mục đích sau khi thí điểm dự án; và 3) thiết lập cơ chế bền vững để đảm bảo rằng các trung tâm thông tin có tính khả thi và bền vững. Dự án nằm dưới sự giám sát của Thứ trưởng cho các dự án đặc biệt của Bộ công nghệ thông tin truyền thông, bộ được giao nhiệm vụ thúc đẩy xây dựng chính phủ điện tử trong tất cả các đơn vị chính quyền địa phương. Thị trưởng thành phố, những người đang chạy đua để tái bầu cử năm tới, có yêu cầu cụ thể việc thành lập các trung tâm thông tin. Ngôi làng trải dài với địa hình đồi núi và ven biển cách thị trấn khoảng 5 km. Làng có 10.000 người, tỷ lệ phần trăm bình đẳng của nam và nữ. 60% dân số là người tuổi từ 10-25 tuổi. Cách kiếm sống của người dân trong khu vực chủ yếu là dựa vào nông nghiệp, lâm nghiệp và đánh bắt cá. Hầu hết các phụ nữ được tham gia vào việc bảo quản thực phẩm (cá khô). Khoảng 2/3 dân số (65%) là người nghèo. Tỷ lệ biết chữ là khoảng 75% trong khi đó tỷ lệ tham gia lực lượng lao động chỉ là 50%. Làng có điện và có một số thiết bị viễn thông (đài phát thanh, truyền hình, điện thoại, điện thoại di động) cho khoảng 20% dân số. Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 55
55. Một số việc cần làm (tiếp) Cán bộ địa phương được bầu thông qua các cuộc bầu cử chính thức sáu năm một lần. Các quan chức địa phương đương nhiệm thuộc Đảng của Thị trưởng. Có những nhà lãnh đạo tôn giáo, những người tham dự vào nhu cầu tinh thần của cộng đồng, bao gồm Công giáo, Phật giáo và các nhóm Hồi giáo. Các nhà lãnh đạo tôn giáo được biết đến là những người luôn nghi ngờ công nghệ hiện đại có thể mang đến cho cộng đồng những gì. Hai trường học trong cộng đồng là cấp giáo dục tiểu học và trung học. Giáo viên trẻ ở đây luôn chào đón các dự án bởi vì các cơ sở thư viện trong trường học của họ không được trang bị tốt và thiết bị không đủ. Ba tổ chức phi chính phủ hoạt động trong khu vực này có liên quan đến cách kiếm sống của người dân, môi trường và nhu cầu sức khỏe. Một trong những tổ chức phi chính phủ thì hỗ trợ các ý tưởng của trung tâm thông tin rong khi hai phi chính phủ khác đang khá hoài nghi về những lợi ích có thể có của dự án. Người quản lý dự án sẽ tiến hành phân tích các bên liên quan như là một phần của Kế hoạch quản lý dự án chung, trong đó ông có nghĩa vụ phải nộp báo cáo hàng tháng cho Bộ Phó. Vụ công nghệ thông tin truyền thông sẽ tài trợ dự án thí điểm. Tuy nhiên, một số quan chức của Vụ nghi ngờ rằng các quỹ cho các dự án sẽ chỉ đủ để hỗ trợ các hoạt động ban đầu của trung tâm thông tin sau giai đoạn thí điểm. Lưu ý: Đây là trường hợp không có thật chỉ dành cho phần 7 này. 56 Những kiến thức cơ bản về Công nghệ thông tin và Truyền thông cho Lãnh đạo trong cơ quan Nhà nước
56. Bảng 6. Mẫu phân tích các bên liên quan Ai là các Vai trò tiềm Vấn đề/ Sự mong Xác định Những Hậu quả bên liên năng của họ Yêu cầu đợi / lợi ích điểm yếu đóng góp của những quan tiềm là gì (ví dụ của họ của các / ràng tiềm năng đóng góp năng trong như người liên quan bên liên buộc của (tích cực đó nếu họ dự án? có ảnh đến ý quan tương mỗi bên hay tiêu tham gia hưởng, nhà tưỏng dự ứng đến dự liên cực) của vào dự án? tài trợ, người án? án này? quan? mỗi bên dùng, người liên quan mang đến trong thành công dự án? của dự án ) Ngoài các bên liên quan quan trọng đã nêu ở trên, còn có các bên tham gia dự án khác, bao gồm cả các bên liên quan trong và ngoài, chủ sở hữu và nhà đầu tư, người bán hàng và các nhà thầu, thành viên trong đội và gia đình của họ, các cơ quan chính phủ và các phương tiện thông tin đại lý, công dân riêng lẻ, sự vận động hành lang của các tổ chức, và xã hội tạm thời hoặc vĩnh viễn . Đặt tên hoặc tạo nhóm cho các bên liên quan chủ yếu là sự trợ giúp để xác định những cá nhân và các tổ chức nào xem mình như các bên liên quan, và để tránh sự chồng chéo vai trò và trách nhiệm. Tự kiểm tra 1. Tại sao rất quan trọng khi phải hiểu dự án trong bối cảnh quản lý thay đổi tổ chức? 2. Tại sao phân tích các bên liên quan lại quan trọng? Khi nào bạn tiến hành phân tích này? 3. Các loại của các bên liên quan là gì và những ảnh hưởng của họ trong trong dự án? Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông 57