Giáo trình Access 2007 - Bài 2: Làm việc với Table

Nội dung text: Giáo trình Access 2007 - Bài 2: Làm việc với Table

1. Bài 2. Làm việc với Table Khi bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ dữ liệu trong các bảng (dựa trên nội dung của các hàng và cột). Ví dụ, bạn có thể tạo một bảng Contacts lưu trữ danh sách gồm tên, địa chỉ, và số điện thoại, hoặc một bảng Products lưu trữ những thông tin về sản phẩm cần quản lý. Bài viết này với mục đích hướng dẫn bạn làm thế nào để tạo ra một bảng và làm thế nào để thêm các trường rồi thiết lập thuộc tính cho những trường đó. Cũng như hướng dẫn bạn cách tạo ra những khóa chinh cho các bảng đó. Bởi vì có rất nhiều đối tượng khác nhau nhưng lại phụ thuộc lẫn nhau trong một Database. Vì vậy trước khi bắt tay vào thiết kế các bảng bạn nên xem xét một cách kỹ lưỡng các yêu cầu mình, để làm sao không bị dư thừa các bảng dữ liệu không có ích. 2.1. Tổng quát Mỗi Table là một đối tượng của CSDL mà bạn sử dụng để lưu trữ về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như nhân viên trong công ty, sản phẩm của một nhà máy nào đó, Một bảng gồm có nhiều trường và nhiều bản ghi. Mỗi bản ghi chứa dữ liệu về một chủ thể mà bảng lưu trữ, chẳng hạn như các thông tin về một nhân viên. Một bản ghi thường tương ứng với một dòng trong bảng dữ liệu. Mỗi trường chứa dữ liệu về một trong những thuộc tính của chủ thể trong bảng, chẳng hạn như tên hay địa chỉ e-mail của một nhân viên. Mỗi trường tương ứng với một cột trong bảng dữ liệu.
2. Một bản ghi bao gồm giá trị của nhiều trường chẳng hạn như Nhà sách Minh Lâm, nhà sách, minhlam@yahoo.com. Giá trị của một trường thường được gọi là một thực thể. Trên đây và một bảng được mở ở chế độ Datasheet View Trong đó: (1) : Một bản ghi (2): Một trường (3): Giá trị một trường Như vậy chúng ta có thể tổng kết lại như sau: Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng, chủ thể khác nhau. Trong mỗi bảng có thể chứa một hoặc nhiều trường với những kiểu dữ liệu cũng khác nhau như kiểu chuỗi, số, ngày tháng, kiểu liên kết, 2.1.1. Thuộc tính của bảng và trường Bảng và trường có những thuộc tính mà bạn có thể thiết lập để kiểm soát hành vi cũng như đặc điểm của chúng.
3. Đây là một bảng được mở ở chế độ Design View. Trong đó: (1): Thuộc tính của bảng (2): Thuộc tính của trường Trong một Database Access, thuộc tính của bảng ảnh hưởng trực tiếp, toàn diện tới sự thể hiện cũng như hành vi của bảng đó. Ở chế độ Design View, thuộc tính của bảng được thiết lập Pane Property Sheet. Ví dụ, bạn có thể thiết lập thuộc tính Default View cho bảng để mỗi lần hiển thị nó sẽ hiển thị theo chế độ đó.
4. Một thuộc tính của trường được áp dụng cho một trường cụ thể trong bảng và xác định một trong những tính chất đặc trưng của trường đó. Bạn có thể thiết lập thuộc tính cho trường ở chế độ hiển thị Datasheet View, cũng như ở chế độ Design View bằng cách sử dụng Pane Field Properties.
5. 2.1.2. Kiểu dữ liệu Mỗi trường có một kiểu dữ liệu nhất định. Một kiểu dữ liệu của một trường cho biết kiểu dữ liệu mà trường đó lưu trữ chẳng hạn như trường dữ liệu kiểu Text sẽ cho phép lưu trữ các ký tự, hay kiểu Date/Time cho phép lưu trữ dữ liệu kiểu ngày tháng, Kiểu dữ liệu của trường thực chất là thuộc tính của trường đó, tuy nhiên nó vẫn khác thuộc tính ở một số điểm sau đây: - Bạn có thể thiết lập kiểu dữ liệu cho trường trong lưới thiết kế bảng nhưng không thể làm việc đó trong Pane Field Properties. - Một kiểu dữ liệu của trường xác định những thuộc tính mà trường đó có thể có.
6. Chú ý: Bạn có thể tạo ra một trường mới ở chế độ Datasheet view trong Access bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp dữ liệu vào một cột mới. Khi bạn tạo ra một trường mới bằng cách này Access sẽ tự động định nghĩa kiểu dữ liệu cho trường dựa trên những giá trị mà bạn nhập vào cột đó. Nếu như không có một kiểu dữ liệu nào phù hợp cho rất nhiều giá trị trên cột đó Access sẽ hiểu đó là dữ liệu kiểu Text, nếu cần thiết bạn hoàn toàn có thể thay đổi lại những kiểu dữ liệu này. Dưới đây là bảng mô tả về kiểu dữ liệu mà Access tự động thiết lập cho trường tương ứng với dữ liệu bạn nhập vào. Dữ liệu có thể nhập vào Kiểu dữ liệu mà Access có thể tự định nghĩa Minh Lâm Text Hyperlink 1 Number, Long Integer 50,000 Number, Long Integer 50,000.99 Number, Double 50000.389 Number, Double 12/67 Date/Time December 31, 2006 Date/Time 10:50:23 Date/Time
7. 10:50 am Date/Time 17:50 Date/Time $12.50 Currency 21.75 Number, Double 123.00% Number, Double 3.46E+03 Number, Double 2.1.3. Quan hệ giữa các bảng Mặc dù mỗi bảng lưu trữ dữ liệu về một chủ thể nhất định, nhưng xét trong một Database thì các chủ thể này lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu có thể chứa: Một bảng customers là danh sách khách hàng công ty của bạn. Một bảng products chứa danh sách những sản phẩm mà công ty bạn sản xuất ra. Một bảng orders chưa những đơn đặt hàng mà khách hàng mua sản phẩm. Vì khách hàng trong orders mua sản sản phẩm của công ty sản xuất ra nên những khách hàng đó phải là khách hàng trong bảng customers, và những sản phẩm cũng phải là những sản phẩn trong bảng Products. Chính vì những mối liên hệ đó mà bạn cần phải làm thế nào để có thể liên kết các bảng này lại với nhau. Nhờ việc liên kết này mà bạn có thể dễ dàng kiểm soát sự toàn vẹn dữ liệu trong một Database.
8. Để liên kết các bảng lại với nhau bạn cần phải tạo ra các mối liên kết (quan hệ). Một mối quan hệ là một kết nối Logical giữa hai bảng với nhau thông qua một trường có chung ở hai bảng. Ví dụ trong bảng Customers sẽ có trường Id xác định tính duy nhất của khách hàng đó và trong bảng Orders cũng có trường Id_Kh trường này lưu trữ Id của khách hàng mua sản phẩm, hai trường này được gọi là trường liên kết giữa bảng Customers và bảng Order. 2.1.4. Khóa Những trường mà là một phần của mối quan hệ trong bảng gọi là trường khóa. Một khóa thường bao gồm một hoặc nhiều trường khác nhau. Trong bảng có thể có hai loại khóa sau đây: Primary key: Một bảng chỉ có duy nhất một khóa Primary key. Một khóa Primary key có thể bao gồm một hoặc nhiều trường kết hợp với nhau xác định tính duy nhất của mỗi bản ghi lưu trữ trong bảng. Thông thường, có một số để xác định tính duy nhất của một bản ghi, chẳng hạn như số ID, số sê-ri, hoặc mã số sẽ được chọn làm khóa. Ví dụ, bạn có một bảng Customers mỗi khách hàng được xác đinh duy nhất thông qua số Id của khách hàng đó. Như vậy trường Id chính là trường khóa của bảng Customers. Khi một chính khoá (Primary key ) chứa nhiều hơn một trường thì nó là sự kết hợp của những trường đã tồn tại, kết hợp với nhau để tạo ra một giá trị duy nhất. Ví dụ, bạn có thể kết hợp các trường Ho, Ten, Ngay_Sinh để tạo thành một trường khóa cho bảng People. Foreign key: Một bảng có thể có một hoặc nhiều Foreign key. Một Foreign key chứa các giá trị mà tương ứng với những giá trị đó là những giá trị của trường khóa chính ở những bảng khác. Ví dụ, bạn có thể có một bảng Orders,
9. trong đó mỗi đơn hàng có một số Id của khách hàng đặt đơn hàng đó, Id xác định tính duy nhất của một bản ghi trong bảng Customers. Như vậy có thể nói trường Id khách hàng trong bảng đơn hàng là một Foreign key (ngoại khóa). Sự tương ứng của các giá trị giữa những trường khóa là nên tảng của một mối quan hệ giữa các bảng với nhau. Bạn có thể sử dụng mối quan hệ của bảng để kết hợp dữ liệu từ những bảng liên quan. Ví dụ, giả sử bạn có một bảng Customers và một bảng Orders, mỗi bản ghi được xác định duy nhất bởi trường khóa Id (trường khóa chính). Để liên kết mỗi đơn hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường ngoại khóa vào bảng Orders tương ứng với trường Id trong bảng Customers, và sau đó tạo mối quan hệ giữa hai khóa này. Khi bạn thêm một bản ghi vào Orders, bạn sử dụng giá trị cho trường Id khách hàng được lấy từ bảng Customers. Khi nào bạn cần xem bất kỳ thông tin nào về một đơn đặt hàng của khách hàng, bạn nên sử dụng các mối quan hệ để xác định được những dữ liệu từ bảng Customers tương ứng với các bản ghi trong bảng Orders.
10. Mối quan hệ giữa hai bảng, được hiển thị trong cửa sổ Relationships. (1): Là trường primary key (khóa chính), xác định bởi biểu tượng khóa bên cạnh tên trường. (2): Là trường foreign key (ngoại khóa) 2.1.5. Lợi ích của việc sử dụng relationships Việc lưu trữ dữ liệu được phân chia trong những bảng liên quan có những lợi ích sau đây: Sự nhất quán: Vì mỗi nội dung của dữ liệu được ghi chỉ một lần, trong một bảng, có ít khả năng sảy ra sự mâu thuẫn, không minh bạch. Chẳng hạn, bạn lưu trữ tên của một khách hàng chỉ một lần, trong bảng khách hàng, hơn là lưu trữ nó nhiều lần (Và tiềm ẩn những mâu thuẫn) trong bảng chứa dữ liệu đơn hàng.
11. Hiệu quả: Ghi dữ liệu ở một chỗ có nghĩa là bạn sử dụng ít không gian trên đĩa cứng hơn. Thêm vào đó, bảng ít dung lượng sẽ cho phép truy cập, truy vấn dữ liệu nhanh hơn là các bảng lớn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng những bảng riêng biệt để lưu chữ thông tin về các chủ thể riêng biệt, bạn sẽ phải theo dõi, quản lý cả những giá trị Null dẫn đến sự dư thừa dữ liệu trong các bảng. Cả hai lý do đó có thể sẽ tiêu phí không gian lưu trữ và ngăn cản quá trình làm việc với dữ liệu của bạn. Sự hiểu biết: Quá trình thiết kế một Database sẽ dễ hiểu hơn nếu một chủ thể được phân rã hợp lý thành những bảng riêng biệt. 2.1.6. Trước khi bạn bắt đầu Trước khi bạn bắt đầu tạo ra các bảng trong Microsoft Office Access 2007, có vài sự khác biệt so với những phiên bản trước đó của Access mà bạn cần chú ý. Bảng và trường Template đã được thay thế cho Table Winzard trong các phiên bản trước, bạn đã sử dụng Table Winzard để tạo ra một Table rất đơn giản với việc chỉ phải trả lời vài câu hỏi. Trong Microsoft Access 2007, Table Winzard sẽ được thay thế bằng Table và các trường Template (mẫu). Datasheet trong Microsoft Access 2007, bạn có thể tạo ra và sửa đổi các bảng, trường trong khi đang việc làm việc ở chế độ hiển thị Datasheet View 2.2. Tạo mới một bảng
12. Một cơ sở dữ liệu đơn giản, như danh sách liên lạc, có thể sử dụng chỉ duy nhất một bảng. Tuy nhiên nhiều cơ sở dữ liệu, phải sử dụng rất nhiều bảng. Khi bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, đồng thời bạn cũng đã tạo ra một File trên máy tính, nó đóng vai trò như một Container (nơi chứa) tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu, trong đó có các bảng dữ liệu. Bạn có thể tạo ra một bảng bằng việc tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, hoặc cũng có thể tạo ra bằng việc chèn một bảng vào trong một cơ sở dữ liệu đã tồn tại, hay bằng cách Import hoặc liên kết tới các bảng từ những nguồn dữ liệu khác. Khi bạn tạo mới một DataBase rỗng, một bảng mới chưa có nội dung sẽ được chèn vào đó. Bạn có thể nhập dữ liệu vào cũng như bắt đầu định nghĩa các trường cho bảng. 2.3.1. Tạo bảng mới trong Database mới. Nhấp chuột chọn nút Microsoft Office Button , sau đó nhất New.
13. Trong hộp nhập File Name, gõ vào tên cho Database mới. Để thay đổi đường dẫn lưu Database bạn nhấp chuột chọn biểu tượng Folder để chọn lại. Cuối cùng nhấp Create.
14. Một Database mới được mở và một Table mới với tên là Table1 được tạo ra và mở ở chế độ Datasheet View. 2.3.2. Tạo bảng mới trong Database đã tồn tại Nhấp chuột chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open.
15. Hộp thoại Open xuất hiện chọn tới Database cần mở rồi nhấp Open.
16. Trên Tab Create trong nhóm Table chọn Table. Một bảng mới được Insert vào Database và bảng này được mở ở chế độ Datasheet View.
17. 2.3.3. Sử dụng bảng Template để tạo bảng Trong những phiên bản trước đây của Access, bạn sử dụng Table Winzard để tạo nhanh một bảng từ những bảng và trường mẫu. Thay cho chức năng này trong Microsoft Access 2007, bạn có thể sử dụng các bảng và trường Templates. Một bảng mẫu là một bảng trắng không chứa dữ liệu, bạn có thể bắt đầu luôn hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu của mình. Microsoft Access 2007 cung cấp những mẫu Table Template dưới đây: Contacts: Là bảng sử dụng để quản lý thông tin liên lạc trong kinh doanh. Như địa chỉ Email, Website, các File đính kèm, Tasks: Là bảng dùng để theo dõi công việc, bao gồm các trường sử dụng cho những phiếu đính kèm.
18. Issues: Là bảng sử dụng để theo dõi những hoạt động, bao gồm các sử dụng cho những phiếu đính kèm và một trường kiểu Memo lưu trữ lịch sử sửa đổi giá trị trên các trường trong bảng. Events: Là bảng dùng để quản lý các sự kiện bao gồm một trường Rich Text Memo và một trường cho những phiếu đính kèm. Assets: Là bảng dùng để quản lý tài sản của doanh nghiệp, bao gồm 2 trường tiền tệ để có thể theo dõi được giá trị khấu hao của tài sản. Sau khi bạn tạo ra một bảng bằng cách sử dụng bảng Template, có thể bạn sẽ muốn thêm vào những trường mới bằng cách sử dụng các trường Template. Một trường Template là trường đã được định nghĩa sẵn, bạn có thể thêm vào bất cứ bảng nào ở chế độ hiển thị Datasheet View. 2.3.4. Tạo bảng mới sử Template Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Open.
19. Hộp thoại Open xuất hiện chọn tới Database cần mở rồi nhấp Open.
20. Trên Tab Create, trong nhóm Tables chọn nút Table Templates, trong hộp thoại đổ xuống chọn một bảng mẫu cần tạo
21. Một bảng mới được thêm vào Database dựa trên bảng mẫu mà bạn đã chọn. 2.3.5. Thiết lập khóa chính cho bảng Nếu không có một lý do thật đặc biệt thì khi thiết kế ra một bảng dữ liệu bạn cần phải chỉ rõ một khóa chính. Access tự động tạo ra Index cho khóa chính, nó có thể cải thiện được tốc độ truy cập cũng như thao tác với dữ liệu. Access cũng chắc chắn rằng mỗi bản ghi thì trường khóa chính luôn chứa dữ liệu và giá trị này luôn luôn là duy nhất. Nếu không có trường này sẽ chẳng có cách nào đáng tin cậy để phân biệt một hàng cụ thể nào đó với những hàng khác trong bảng.
22. Khi bạn tạo ra một bảng mới trong chế độ hiển thị Datasheet View, Access sẽ tự động tạo ra một khóa chính và định nghĩa nó với tên là ID và kiểu dữ liệu là AutoNumber. Ở chế độ hiển thị Design View, bạn có thể thay đổi, loại bỏ khóa chính, hoặc thiết lập cho một bảng chưa có khóa chính. Xác định trường đặt làm khóa chính Đôi khi, bạn có thể tự xác định được trường mà mình muốn sử dụng làm khóa chính. Chẳng hạn, bạn có thể có những số ID dành cho mỗi nhân công. Nếu bạn tạo ra một bảng để theo dõi thông tin về những người công nhân, bạn có thể quyết định sử dụng ID làm khóa chính cho bảng đó. Hoặc là sự kết hợp giữa ID của người công nhân với Id phòng ban để tạo nên tính duy nhất. yêu cầu rằng bạn sử dụng cả trường này để tạo nên khóa chính. Một hoặc nhiều trường muốn sử dụng làm trường khóa phải đảm bảo một vài nguyên tác sau đây: - Mỗi bản ghi phải có một hoặc nhiều trường kết hợp để tạo ra một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. - Một trường hoặc sự kết hợp giữa nhiều trường phải không bao giờ chứa giá trị rỗng (luôn luôn có giá trị) - Những giá trị không thay đổi. - Nếu không có dữ liệu thích hợp tồn tại để tạo ra khóa chính bạn có thể tạo ra một trường mới chỉ để làm khóa chính. Khi bạn tạo ra một trường mới sử dụng làm khóa chính bạn hãy thiết lập kiểu dữ liệu cho nó là AutoNumber. Với kiểu dữ liệu này trường sẽ nhận dữ liệu kiểu số, nằm trong dãy số nguyên liên tiếp, và hoàn toàn không trùng lắp. Hơn nữa trường này sẽ tự động tăng khi thêm một bản ghi mới giúp bạn không cần phải quan tâm việc tạo ra dữ liệu duy nhất cho trường khóa chính. Thiết lập hoặc thay đổi khóa chính
23. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn thiết lập hoặc thay đổi. Trên Tab Home chọn nhóm Views, nhấp chọn View trong hộp thoại đổ xuống này chọn Design View. Bảng xuất hiện ở chế độ Design View, hãy chọn trường (hoặc những trường) mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính.
24. Để lựa chọn một trường hãy nhấp chọn vào cột Row selector (cột đầu tiên mầu xanh bên trái mỗi dòng) của trường đó. Nếu muốn chọn nhiều trường bạn hãy giữ phím Ctrl và lần lượt chọn tới các trường cần thiết lập. Trên Tab Table trong nhóm Tools chọn Primary Key. Một biểu tượng hình chìa khóa sẽ xuất hiện bên trái của những trường mà bạn vừa thiết lập khóa chính
25. Loại bỏ khóa chính Chọn bảng cần loại bỏ khóa chính trong Navigation Pane. Tên Tab Home tìm tới nhóm Views nhấp chuột chọn nút View, trong danh sách đổ xuống này chọn Design View. Nhấp chuột chọn tới trường hoặc danh sách trường đang là những trường khóa chính (cách làm tương tụ phần trước) Trên Tab Design tìm tới nhóm Tools chọn Primary Key.
26. Biểu tượng chìa khóa bên phía trái của các cột này sẽ được loại bỏ. Chú ý: Khi bạn lưu trữ một bảng mới mà không được thiết lập khóa chính, Access sẽ nhắc cần phải tạo mới một trường làm khóa chính. Nếu bạn chọn Yes, Access tạo ra một trường có tên ID và gán cho nó kiểu dữ liệu là AutoNumber để cung cấp một giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. Trong trường hợp bảng đã có sẵn một trường kiểu AutoNumber, Access sẽ chọn luôn trường này làm khóa chính. Nếu bạn chọn No trên hộp thông báo Access sẽ không thêm trường và không thiết lập khóa chính cho bảng. 2.3.6. Thiết lập thuộc tính cho bảng Ngoài việc thiết lập thuộc tính cho các trường bạn còn có thể thiết lập thuộc tính chung cho bảng hoặc tất cả các bản ghi. Chọn tới bảng cần thiết lập thuộc tính Trên Tab Home, tìm tới nhóm Views, nhấp chọn Views trong hộp thoại đổ xuống bạn chọn Design View.
27. Trên Tab Design, tìm tới nhóm Show/Hide, nhấp chọn Property Sheet. Property Sheet sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
28. Trên Pane Property Sheet nhấp chọn Tab General. Chọn cột bên trái để tìm tới thuộc tính của bảng và cột bên phải để thiết lập giá trị. 2.3. Thêm trường vào bảng Bạn lưu trữ từng phần dữ liệu mà bạn muốn theo dõi trong một trường. Ví dụ, ở bảng Contacts bạn tạo ra danh sách trường để lưu lần lượt các thông tin như Last Name, First Name, Telephone Number, and Address. Hay trong bảng Procedures là các trường Product Name, Product ID, và Price. Trước khi tạo ra các trường, dữ liệu được phân chia thành những phần nhỏ. Đó là cách dễ nhất để có thể xử lý dữ liệu được linh hoạt. Ví dụ, thay vì tạo ra một trường Full Name lưu trữ đầy đủ họ tên của một người nào đó, chúng ta nên tạo
29. ra hai trườn riêng biệt là First Name và Last Name. Sau đó thì có thể dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp theo từng trường hoặc theo cả hai trường. 2.4.1. Thêm trường khi đang nhập dữ liệu Khi bạn tạo một bảng mới hoặc mở một bảng đã tồn tại ở chế độ hiển thị Datasheet View, bạn có thể thêm một trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Add New Field trên Datasheet. Bảng dữ liệu được tạo mới hoặc được mở ở chế độ Datasheet View. (1): Nhập dữ liệu vào cột Add New Field. Trên phần tiêu đề của cột Add New Field hãy nhập vào tên trường mà bạn muốn tạo, tên này sẽ mô tả trường và giúp bạn dễ dàng nhận ra nó hơn. Cuối cùng nhập dữ liệu vào trường đó. 2.4.2. Thêm trường sử dụng trường Template Trong một số trường hợp thật dễ dàng lựa chọn một trường phù hợp với yêu cầu của bản trong danh sách các trường đã được thiết lập sẵn thay vì việc bạn phải tự tạo ra nó. Bạn có thể sử dụng Field Templates task pane để chọn một trong những trường mẫu. Các trường mẫu này đã được thiết lập sẵn các thuộc tính cần thiết. Ví dụ như tên trường, kiểu dữ liệu, các thuộc tính định dạng, và nhiều thuộc tính khác.
30. Trên Tab Home, tìm tới nhóm Views, nhấp chọn View, trên hộp thoại đổ xuống bạn chọn Datasheet View. Trên Tab Datasheet, tìm tới nhóm Fields & Columns, nhấp chọn New Field.
31. Một thanh Pane có tên Field Templates xuất hiện bên phải của màn hình.
32. Chọn một hoặc nhiều trường trong pane này rồi sau đó kéo thả vào nơi mà bạn muốn thêm mới trường trên bảng. 2.4.3. Thêm trường từ trường của bảng khác
33. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn đã có sẵn các Table, bạn có thể thêm trường vào một bảng mới từ danh sách các trường của một trong những bảng này, chúng được liệt kê trong Pane Field List. Pane Field List liệt kê tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu, chi tiết trong các bảng này là danh sách trường. Nếu bảng mà bạn thêm trường mới có mối quan hệ với các bảng khác, thì các trường quan hệ sẽ được liệt kê đầu tiên trong Field List Pane
34. Nhấp chọn nút Microsoft Office Button , tiếp theo chọn Open.
35. Trong hộp thoại Open, chọn tới Database bạn cần làm việc.
36. Trong Pane Navigation, nhấp đúp chuột vào bảng cần thêm trường mới. Bảng được mở ở chế độ Datasheet View. Trên Tab Datasheet, trong nhóm Fields & Columns nhấp chọn Add Existing Fields Pane Field List xuất hiện như hình dưới đây:
37. Nhấp vào biểu tượng (+) trong danh sách tại bảng cần lấy trường, một danh sách trong bảng đó sẽ xuất hiện, bạn chọn tới trường cần lấy rồi kéo thả đến vị trí cần thêm trường trên bảng mới. Cửa sổ Lookup Wizard xuất hiện Nhấp Next nếu như không chọn thêm trường nào.
38. Trong cửa sổ tiếp theo này bạn chọn trường cần sắp xếp rồi nhấp Next. Bạn nhấp Next để chuyển sang bước tiếp theo
39. Nhập lại tên cho cột nếu cần thiết, cuối cùng nhấp Finish để kết thúc. Như vậy một trường mới sẽ được thêm vào bảng 2.4.4. Thiết lập thuộc tính cho trường
40. Sau khi tạo một trường mới, để có thể điều khiển các hành vi, sự kiện diễn ra đối với trường này bạn cần phải thiết lập thuộc tính cho nó. Ví dụ, việc thiết lập thuộc tính cho trường sẽ giúp bạn: - Điều khiển được sự hiển thị dữ liệu trên trường đó. - Giúp ngăn ngừa việc nhập dữ liệu không chính xác. - Gán giá trị mặc định cho trường. - Giúp tăng tốc độ tìm kiếm sắp xếp dữ liệu. Bạn có thể thiết lập một số thuộc tính sẵn có của trường trong khi đang làm việc ở chế độ Datasheet View. Tuy nhiên để có thể thiết lập đầy các thuộc tính cho trường bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Design View. * Ở chế độ Datasheet View Ở chế độ Datasheet View bạn có thể đổi tên, dữ liệu, định dạng, và một số thuộc tính khác của một trường. Mở bảng ở chế độ Datasheet View Trên Pane Navigation, nhấp phải chuột vào bảng cần mở, trong menu popup chọn Open.
41. Đổi tên trường Khi bạn thêm một trường bằng cách nhập thẳng dữ liệu vào bảng ở chế độ Datasheet View, Access sẽ tự động định nghĩa một cái tên chung chung cho trường, ví dụ như bắt đầu với trường thứ nhất là Field1, các trường tiếp theo sẽ là Field2, Field3, Mặc định Access sử dụng tên của trường như một Label ở bất cứ nơi nào mà trường được hiển thị, ví dụ như tiêu đề cột khi mở bảng ở chế độ Datasheet View. Việc đổi tên trường sẽ giúp trường có thêm những thông tin mô tả về nó, nhờ đó mà giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng và chỉnh sửa. Nhấp phải chuột vào phần tiêu đề cột của cột cần đổi tên, chọn Rename trong popup menu.
42. Nhập vào tên cần sửa đổi, lưu ý tên trường không được quá 64 ký tự bao gồm cả các khoảng trắng. Thay đổi kiểu dữ liệu của trường Khi bạn tạo ra một trường bằng cách nhập dữ liệu vào trường ở chế độ hiển thị Datasheet View, Access sẽ kiểm tra dữ liệu đó để xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho trường. Chẳng hạn, nếu bạn nhập vào giá trị 1/ 1/ 2006, Access sẽ đoán rằng đó là dữ liệu ngày tháng và thiết lập kiểu dữ liệu cho trường này là Date/Time. Nếu như với một trường mà dữ liệu bạn nhập vào cho nó thuộc nhiều kiểu khác nhau, khi đó Access sẽ không thể xác định được trường đó thuộc kiểu gì và nó tự động gán cho trường đó là dữ liệu kiểu Text.
43. Kiểu dữ liệu của trường sẽ quyết định những thuộc tính mà nó có thể có. Ví dụ bạn chỉ có thể thiết lập thuộc tính Append Only cho trường kiểu Hyperlink và trường kiểu Memo. Có rất nhiều trường hợp Access hiểu lầm kiểu dữ liệu mà bạn muốn thiết lập và bạn phải thay đổi lại kiểu dữ liệu cho trường đó. Ví dụ, bạn có một trường lưu số phòng trong trong khách sạn, bạn nhập dữ liệu cho trường là 10/2001, với chức năng tự tìm kiếm Access sẽ kiểm tra và gán cho trường này kiểu dữ liệu ngày tháng, nhưng thực tế bạn chỉ muốn lưu dữ liệu trường này kiểu Text. Để sửa lại kiểu dữ liệu cho trường này bạn làm như sau: - Trên Ribbon nhấp chọn Tab Datasheet. - Trong danh sách Data Type của nhóm Data Type & Forrmatting bạn chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn. Các kiểu dữ liệu sẵn có trong Access. Data type Use to store Size Text Sử dụng cho văn Tố đa 255 ký tự bản hoặc số nhưng không dùng để tính toán. Memo Sử dụng lưu trữ ký Tối đa 01 GB tự, văn bản, hoặc cho ký tự. các định rạng Rich
44. Text. Number Lưu trữ giá trị số 1, 2, 4, hoặc 8 nguyên. bytes, hoặc 16 bytes khi sử dụng cho trường ID Date/Time Dữ liệu kiểu ngày 8 bytes. tháng Currency Lưu giá trị kiểu tiền 8 bytes. tệ AutoNumber Giá trị nguyên được 4 bytes, 16 bytes tự động thêm vào khi Insert một bản ghi. Yes/No Giá trị kiểu Logic 1 bit (8 bits = 1 byte). OLE Object Lưu trữ đối tượng Tối đa 1 nhúng. gigabyte. Attachment Lưu trữ Pictures, Có thể lên tới 2 Images, Binary gigabytes files, Office files. Hyperlink Lưu trữ các kiên Có thể lên tới kết. 2Gb
45. Lookup Sử dụng khi bạn Tường ứng giá trị Wizard muốn tạo ra trường tìm kiếm trả về Look up (tìm kiếm). hiển thị dưới dạng một Combo cho phép chọn dữ liệu từ nguồn được khai báo Chú ý: Dung lượng tối đa mà Access dành cho một Database là 2 Gigabyte. Thay đổi định dạng của trường Ngoài việc thiết lập kiểu dữ liệu cho một trường mới bạn còn có thể thiết lập thuộc tính Format cho trường đó. Ví dụ, nếu bạn nhập vào 10 giờ 50 phút sáng, Access sẽ thiết lập kiểu dữ liệu là Data/Time và thuộc tính Format là Medium Time. Để thay đổi thuộc tính Format của trường này bạn làm như sau: Trên Ribbon, nhấp chọn tab Datasheet. Trong danh sách Format, trong nhóm Data Type & Formatting, chọn kiểu định dạng mà bạn muốn thiết lập.
46. Chú ý: Trong danh sách Format chỉ có những giá trị sẵn có và nó thay đổi tùy thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó. Ở chế độ Design View Khác với chế độ hiển thị Datasheet View, ở chế độ Design View bạn có thể thiết lập cho trường bất cứ thuộc tính nào mà bạn muốn. Ở chế độ này, bạn thiết lập kiểu dữ liệu cho trường trong bảng lưới. Và thiết lập thuộc tính khác cho trường trên Pane Field Properties. Mở bảng ở chế độ Design View Để thiết lập kiểu dữ liệu cho trường ở chế độ Design View bạn làm như sau: Trên Pane Navigation, nhấp phải chuột vào bảng cần mở chọn Design View.
47. Bảng xuất hiện ở chế độ Design View, trong lưới thiết kế bạn chọn tới trường cần thay đổi kiểu dữ liệu. Trong cột Data Type, lựa chọn lựa chọn kiểu dữ liệu từ danh sách đổ xuống. Thiết lập các thuộc tính khác cho trường Trong bảng lưới thiết kế, chọn trường mà bạn muốn thiết lập thuộc tính. Access sẽ hiển thị những thuộc tính của trường đó trong Pane Field Properties.
48. Chú ý: Kiểu dữ liệu của trường xác định nên những thuộc tính mà trường đó có thể có. Trong Pane Field Properties, chọn tới những thuộc tính cần thiết lập ở cột thứ nhất và điền lại giá trị ở cột tiếp theo, bạn cũng có thể sử dụng phím F6 để chuyển đổi qua lại giữa lưới danh sách trường phía trên và Pane Field properties. Khi làm việc với những thông tin dạng Text bạn có thể sử dụng phím Shift + f2 để bật hộp thoại Zoom, với hộp thoại này bạn sẽ có nhiều không gian hơn để soạn thảo. Ví dụ trong trường hợp này tôi đặt trỏ chuột vào dòng đầu tiên của cột Description rồi nhấp Shift + F2 hộp thoại Zoom xuất hiện như hình dưới đây:
49. Lưu lại bảng Sau khi đã tạo, chỉnh sửa bảng, bạn nên lưu lại các thiết kế đó. Khi bạn lưu bảng ở lần đầu tiên, hãy nhập vào tên cho bảng qua hộp thoại thông báo của Access. Tên bảng có ý nghĩa mô tả nội dung dữ liệu mà bảng đó đang chứa. Bạn có thể nhập tên bảng là các ký tự hoặc chữ số và bao gồm cả khoảng trắng nhưng không được quá 64 ký tự. Để lưu lại bảng bạn có thể nhấp trực tiếp tổ hợp phím Ctrl + S hoặc từ nút Microsoft Office Button , bạn chọn Save.