Đề cương ôn tập môn Khoa học quản lý

Nội dung text: Đề cương ôn tập môn Khoa học quản lý

1. Đề cương ôn tập môn Khoa học quản lý
2. Câu 1: Anh/ chị hãy nêu nội dung cơ bản của thuyết Đức Trị và Pháp Trị. Hai thuyết này giống và khác nhau ở điểm nào ? Các ưu điểm và hạn chế của hai thuyết này là gì ? Theo anh/chị, hai thuyết này có ý nghĩa trong công tác quản lý trong thời đại hiện nay không ? Trả lời : 1. Nội dung (tư tưởng chính) Nội dung thuyết đức trị của Khổng Tử chủ yếu bàn về quan niệm con người là thiện, có lòng nhân, đức là công cụ quản lý cùng với phương pháp quản lý cơ bản là nêu gương và giáo hoá. Tư tưởng chính của ông bao gồm hai nguyên tắc: Nguyên tắc thứ nhất là “cái gì mình không muốn thì đừng làm cho người khác” Nguyên tắc thứ hai là “mình muốn đứng vững thì làm cho người ta đứng vững, mình muốn công việc của mình được thành đạt thì cũng làm cho công việc của người khác thành đạt” Ông phân chia các giá trị xã hội thành ngũ thường: Nhân - Lễ - Nghĩa - Dũng - Tín ; chia ra các mối quan hệ xã hội thành tam cương: bao gồm quan hệ vua - tôi, cha - con, thày - trò. Theo đó: - Nhân: là “yêu thương con người” như yêu thương chính bản thân mình và những người thân thích của mình, giúp đỡ người khác thành công: “muốn mình thành công thì cũng giúp người khác thành công”; “người quân tử học đạo thì yêu người, tiểu nhân học đạo thì dễ sai khiến”. Nhân không có nghĩa là nhu nhược, dung túng tội lỗi của dân mà phải kiên quyết trừng trị những người vi phạm trật tự an ninh chung. - Lễ là hình thức của nhân, “khắc kỷ phục Lễ vi Nhân tức là ép mình theo là Lễ và Nhân. Người “Nhân” ra cửa phải như tiếp khách quý, trị dân phải như làm lễ lớn, điều gì mình không muốn ai làm cho mình thì không nên làm cho ai”. Thiếu Nhân thì Lễ chỉ là hình thức, giả dối, “người không có đức nhân thì lễ mà làm gì”. - Nghĩa: là thấy việc gì đáng làm thì ta phải làm, không mưu tính lợi của cá nhân mình. “Cách xử sự của người quân tử, không nhất định phải làm như vậy mới được, không nhất thiết như kia là được, cứ hợp nghĩa thì làm”. Nghĩa gắn liền với Nhân. - Dũng: là quả cảm, kiên cường, dám hy sinh thân mình vì nghĩa lớn, dám vượt qua mọi khó khăn để đạt được mục đích. Dũng là biểu hiện, là bổn phận của nhân. - Trí: là sự sáng suốt, hiểu biết người, “biết yêu những người đáng yêu và biết ghét những kẻ đáng ghét”. Biết bố trí con người theo công việc, đúng người đúng việc, biết giúp đỡ người khác nhưng không hại người, không hại ta, ‘trí giả lợi nhân’. Trí có lợi cho Nhân, Khổng Tử chú trọng tới khả năng hiểu người, dùng người của bậc quân tử. “Tiên phú, hậu giáo” là làm cho dân giàu rồi mới đến gioá dục họ. Hai phương pháp quản lý cơ bản của Khổng Tử là nêu gương và giáo hoá - Phương pháp nêu gương: là bản thân người quân tử không được cầu danh, cầu lợi cho riêng mình, nghiêm khắc với mình và rộng lượng với người. - Phương pháp giáo hoá: là muốn dẫn dắt dân chúng thì nhà cầm quyền phải biết dùng lễ tiết, đức hạnh mà giáo hoá thì họ sẽ biết tự hổ thẹn mà cảm hoá để trở nên tốt lành. Hoặc nhà cầm quyền nên cử dùng những người tổ lành, tài cán; còn những kẻ yếu sức nên giáo hoá họ. Như vậy, dân khuyên nhau làm điều lành, vui với điều lành. * Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: - Học thuyết Đức Trị đề cao sự tu dưỡng đạo đức cá nhân, tính nhân văn, tinh thần nhân đạo, tiêu chuẩn cần phải có đói với nhà Quản lý; đã trở thành nền tảng tư tưởng triệt để trong Xã hội phong kiến Trung Quốc, nó được coi là quốc giáo trong suốt hơn 2000 năm qua, đồng thời nó
3. còn có ảnh hưởng mạnh mẽ đến nhiều quôc gia khác ở Phương Đông như Việt Nam, Nhật Bản, Hàn Quốc. - Chỉ ra được cơ sở quản lý nhân sự tiến bộ, chọn người dựa trên cơ sở tài đức. - Đề cao chính sách đãi ngộ để thu hút, tập hợp người hiền tài. - Chỉ ra chính sách cai trị dân. + Nhược điểm: - Xu hướng tuyệt đối hoá ‘đức trị’, Quá đề cao đức trị, dễ làm giảm hiệu quả Quản lý - Chủ trương “nặng đức nhẹ hình” không thấy rõ vai trò cực kỳ quan trọng của pháp luật và có xu hướng phủ nhận tư tưởng pháp trị. - Quan điểm của Khổng Tử về “trọng nghĩa khinh lợi” cũng có những mặt hạn chế. - Có những điểm mang tính bảo thủ, ảo tưởng, thiếu dân chủ. 2. Nội dung cơ bản của thuyết Pháp trị (Hàn Phi Tử) Công cụ quản lý của Hàn Phi Tử là pháp luật trong đó Pháp là quan trọng nhất. Ông ví Pháp như cái khuôn cái thước, cái trật tự, cái tiêu chuẩn để đo lường hành vi con người. Không có nước nào luôn mạnh hay luôn yếu. Nước nào thi hành pháp luật cương cường thì nước đó mạnh, ngược lại thì nước sẽ yếu. Vua là người có quyền ban hành luật pháp. Nhưng việc ban hành luật pháp cần phải được quan tâm đến nguyên tắc và phải tuân theo nguyên tắc. Phương pháp quản lý chủ yếu là thưởng phạt và cưỡng chế. Pháp luật phải đảm bảo: - Pháp luật phải kịp thời thay đổi cho phù hợp với thời thế: “Thời đã thay mà pháp luật không đổi thì nước biến, Đời đã thay mà cấm lệnh không đổi thì đất nước bị chia cắt, cho nên thánh nhân trị dân thì pháp luật phải theo thời mà biến” - Pháp luật phải viết một cách dễ hiểu để dân dễ biết và dễ thi hành: “Cái gì chỉ những kẻ sĩ có đầu óc tinh tế mới hiểu được thì không nên ban hành vì không phải ai cũng đều có đầu óc tinh tế cả. Điều gì chỉ những bậc thánh hiền mới làm được thì không nên ban hành làm phép tắc”. - Pháp luật phải được áp dụng một cách phổ biến mang tính phổ cập, công bằng với mọi đối tượng, mọi người : định pháp luật, đặt ra hình phạt nghiêm khắc: “để cứu hoạ cho dân, trừ hoạ cho thiên hạ, để cho đám đông không hiếp đáp số ít, kẻ mạnh không lấn át người yếu, người già được hưởng hết tuổi trời, trẻ em mồ côi được nuôi lớn” Pháp luật là quan trọng, song không thể thiếu Thuật (phương pháp quản lý) và Thế (Quyền lực): Pháp - Thế - thuật. - Thế: Là sự tôn trọng quyền lực tối cao, quyền của người cai trị, là quyền uy do địa vị đem lại, người có quyền mà không có thế thì khó mà sai được người khác : ‘Không có nước nào luôn mạnh, không có nước nào luôn yếu. Người thi hành pháp luật mà cương cường thì nước mạnh, người thi hành pháp luật mà nhu nhược thì nước yếu’. Để có thế, Vua phải được mọi người tôn trọng và tuân theo triệt để. Vua cần phải nắm hết các quyền thưởng phạt. Việc thưởng phạt phải tuân theo nguyên tắc. Thưởng thì phải tín, phạt thì phải tất (cương quyết). Thưởng hậu phạt nặng. Trừng phạt không chừa quan lại, thưởng không bỏ sót dân thường. - Thuật: + Hàn Phi Tử nhận định rằng bản chất con người là ác “thày lang khéo mút vết thương, ngậm máu bệnh nhân đâu phải vì tình cốt nhục mà chỉ vì lợi. Thợ đóng xe mong nhiều người giầu sang, còn thợ đóng quan tài thì mong nhiều người chết yểu. Không phải vì thợ đóng xe có lòng nhân và thợ đóng quan tài tàn nhẫn mà chỉ vì người ta không giầu sang thì không mua xe, người ta không chết thì quan tài không bán được”. + Thuật dùng người: “Sức một người không địch nổi đám đông, trí một người không biết hết mọi việc, dùng một người không bằng dùng cả một nước. Bậc vua thấp kém dùng hết khả năng của mình, bậc vua trung bình dùng hết sức của người, bậc vua cao hơn dùng hết trí của người. Dùng hết tài trí của người thì vua như thần”.
4. + Quan hệ vua - tôi: làm chính trị mà mong vừa lòng dân đều là mối loạn, không thể theo chính sách đó trị nước được. + Thuật được chia ra làm 2 loại: Kỹ thuật và Tâm thuật - Kỹ thuật: là cách thức, biện pháp tuyển dụng, kiểm tra và đánh giá quan lại. Trong Kỹ thuật lại chia ra Thuật dùng người và Thuật trừ gian. - Tâm thuật: (mưu mô của nhà Quản lý): Là những cái mưu mô để che mắt người khác, không cho cấp dưới biết được suy nghĩ và tâm ý thật, tình cảm thật của mình. Như vậy mới dùng được người, trừ được gian. + Làm chính trị mà mong vừa lòng dân là mối loạn, không thể theo chính sách đó trị nước được. * Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: - Là tư tưởng Quản lý tiến bộ tích cực, nhiều nội dung vẫn còn nguyên giá trị đến ngày nay và có tính biện chứng rất cao. - Lý luận phải hợp thời. - Chỉ ra con đường cho các nhà Quản lý tạo dựng quyền lực Quản lýý cho mình. - Chỉ ra 2 phương diện của hoạt động Quản lý: Phương diện Khoa học: chỉ ra hàng loạt vấn đề: phưong pháp cách thức lựa chọn, tuyển dụng, đánh giá quan lại. Đánh giá dựa trên 2 tiêu chuẩn là tài và đức. Phương diện nghệ thuật: Là phương pháp, con đường giải quyết hiệu quả nhất mối quan hệ giữa con người với con người trong hoạt động Quản lý. Ông đặc biệt đề cao vai trò của nhà Quản lý trong tổ chức. - Ông chỉ ra rằng, pháp luật là công cụ hết sức cơ bản, quan trọng trong hoạt động cai trị. - Chỉ ra hàng loạt tiêu chí xây dựng Pháp luật và hệ thống pháp luật. - Đưa ra phương thức quản lý hữu hiệu là thưởng - phạt. + Nhược điểm: - Tôn sùng chế độ chuyên quyền độc đoán, hạn chế đáng kể quyền tự do của nhân dân, không coi trọng nhân dân, chỉ coi họ là công cụ của Vua và phục tùng tuyệt đối kẻ thống trị (Vua không được gần dân). - Thực hiện pháp luật phải công minh, song lại thừa nhận bẩn chất con người là hành động vì tư lợi (mâu thuẫn). - Chính sách chuyên chế, lấy pháp luật mà trị dân chúng, chứ không cần đến nhân nghĩa và tài trí, “bỏ đạo đường, chuộng kẻ hiền thì loạn; bỏ phép, dùng kẻ trị thì nguy. Cho nên nói: chuộng phép mà không chuộng”. - Ông quan niệm hơi thái quá về con người: sinh ra đã là ác. Ông chỉ nhìn thấy mặt sinh học của con người là bản chất và mọi hành vi đều vì lợi mà không thấy hết những mặt khác trong thuộc tính con người. Học thuyết pháp trị của Hàn Phi Tử lộ rõ niềm say mê quyền lực đến mức cô độc, lạnh lùng và tàn nhẫn. Nhưng nhìn lại cuốc đời của ông, ta thấy đó là con người có trí tuệ rất uyên thâm, là con người dám hy sinh vì sự nghiệp. Thuyết pháp trị của ông đã trở thành định ý cai trị chủ yếu cho các triều đại phong kiến tập quyền Trung Quốc và ở phương Đông nói chung. 3. So sánh sự giống và khác nhau giữa thuyết Đức Trị và Pháp trị 3.1. Giống nhau Đó là hai trường phái triết học này khi giải thích các vấn đề thuộc bản thể luận đều thống nhất và sử dụng phạm trù "Đạo". Phạm trù này mang tích khách quan, là nguồn gốc và bao trùm vạn vật. Nhìn nhận thế giới trong tính chỉnh thể thống nhất của nó. 3.2. Sự khác nhau:
5. - Khi giải thích các vấn đề thuộc về bản thể luận thì ngoài phạm trù "Đạo", tư tưởng Pháp trị còn sử dụng thêm phạm trù "lý" để làm sáng tỏ sự phát triển, biến đổi của sự vật hiện tượng. - Tư tưởng cốt lõi của Đức trị là học thuyết về "Đạo" với những tư tưởng biện chứng, cùng với học thuyết "Vô vi" về lĩnh vực chính trị - xã hội. 4. Theo anh/chị, hai thuyết này có ý nghĩa trong công tác quản lý trong thời đại hiện nay không? Câu 2: Phân tích nội dung và các nguyên tắc của thuyết quản lý theo khoa học của F.W. Taylor. Ưu điểm và hạn chế của thuyết này là gì? Theo anh/chị, thuyết này còn có giá trị ứng dụng trong quản lý thời đại hiện nay không? Lấy ví dụ trong tổ chức của anh/chị? Trả lời: Nội dung (nguyên tắc của các thuyết: 4 nguyên tắc) 1. Ông đặt ra yêu cầu phải cải tạo các mối quan hệ quản lý giữa người chủ và người thợ: - Quan hệ giữa giới chủ và người làm thuê: mâu thuẫn, xung đột giữa giới chủ và người làm thuê ngày càng trở nên trầm trọng: + Người chủ thì vốn quen với nếp quản lý theo kiểu gia đình trị, là người quyết định tất cả mọi vấn đề của sản xuất như: Tiền lương, tiền thưởng, định mức lao động nên dùng nhiều bạo lực để thúc ép người lao động, luôn luôn tìm cách bóc lột sức lao động của của người thợ, thậm chí còn cắt xén bớt những khoản thu nhập chính đáng khác của họ. + Người làm thuê thì xuất thân từ nông dân: tâm lý tuỳ tiện khá nặng nề, ý thức kỷ luật lao động thấp. Hơn nữa, do đời sống thấp kém nên thường trốn việc, tìm cách phá hoại máy móc thiết bị để hạn chế đầu ra một cách hệ thống vì họ làm nhiều hay ít cũng không thay đổi mức tiền công. - Thực tế đó đã dẫn đến mâu thuẫn chủ - thợ ngày càng gia tăng. Từ đó, F.W Taylor đã theo đuổi đường lối, một mục tiêu cơ bản nhất của quản lý là giải quyết mối mâu thuẫn gay gắt giữa chủ và thợ, không chỉ bằng một hệ thống các giải pháp kỹ thuật mà còn bằng phương thức quản lý khiến chủ và thợ có thể gắn bó hợp tác với nhau trong một tổ chức công nghiệp để cùng đi tới mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả và năng suất lao động. Taylor đã đưa ra 4 nguyên tắc về hệ thống quản lý theo khoa học: + Bố trí lao động một cách khoa học để thay thế những thao tác lạc hậu, kém hiệu suất. + Lựa chọn công nhân một cách khoa học, đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng họ. + Gắn công nhân với công nghệ sản xuất. + Phân công đều công việc giữa người quản lý và công nhân. Cái gắn bó giữa họ là lợi nhuận của doanh nghiệp và chính năng suất là yếu tố tạo ra nhiều lợi nhuận. 2. Tiêu chuẩn hoá công việc. Qua quan sát, phân tích các động tác của công nhân, Taylor nhận thấy có những động tác thừa, trùng nhau và mất nhiều sức khiến năng suất lao động bị hạn chế, từ đó rút ra kết luận là: Cần hợp lý hoá lao động trên cơ sở định mức cụ thể với những tiêu chuẩn định lượng như một cách thức tối ưu để phân chia công việc thành những công đoạn, những khâu hợp lý; định ra chuẩn mục để đánh giá kết quả lao động. Việc xây dựng các định mức lao động chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp thực nghiệm: Chọn công nhân khoẻ, hướng dẫn họ những thao tác chuẩn xác, bấm giờ thực hiện động tác ấy; lấy đó làm mức khoán chung. Đó là mức cao đòi hỏi làm việc cật lực song được bù đắp bừng thu nhập từ tăng năng suất. 3. Chuyên môn hoá lao động: - Lao động theo nghĩa khoa học đòi hỏi sự chuyên môn hoá trong phân công nhằm đạt yêu cầu tốt nhất (do thành thực trong thao tác) và rẻ nhất (do không có động tác thừa và do chi phí đào tạo thấp). Taylor nhấn mạnh là phải tìm những người thợ giỏi nhất theo hướng chuyên sâu, dựa vào năng suất lao động cá biệt đó để xây dựng định mức lao động.
6. - Việc chuyên môn hoá lao động kéo theo yêu cầu cải tiến công cụ lao động cũng theo hướng chuyên môn hoá để dễ sử dụng nhất, tốn ít sức nhất và đạt năng suất lao động cao nhất. Môi trường lao động cũng là một yếu tố quan trọng, đó là việc bố trí nơi làm việc phải thuận lợi, duy trì bầu không khí hợp tác gắn bó thoải mái giữa người điều hành và người thợ. 4. Xây dựng và thực hiện chế độ trả lương theo số lượng sản phẩm Người làm ra nhiều sản phẩm sẽ được hưởng lương nhiều và người làm ra ít sản phẩm sẽ được hưởng lương ít. * Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: - Là người đầu tiên đưa ra định nghĩa về Quản lý phản ánh đầy đủ, chính xác hoạt động Quản lý. - Xác định rõ vai trò người chủ của nhà Quản lý trong tổ chức với nhiều trách nhiệm khác nhau. - Mang lại nhiều thành tựu khoa học quan trọng đối với hoạt động Quản lý - Thúc đẩy sự phát triển như vũ bão của nền đại công nghiệp các nước tư bản chủ nghĩa. - Làm dấy lên phong trào Quản lý theo khoa học, phong trào Taylor. - Đưa hoạt động Quản lý từ trạng thái hỗn độn theo kinh nghiệm trở thành khoa học. + Nhược điểm: - Quan niệm phiến diện về con người, chỉ nhìn thấy mặt sinh học chứ chưa nhìn thấy mặt Xã hội trong con người. - Chưa thấy được động lực thúc đẩy hoạt động của con người là được hình thành từ một hệ thống các nhu cầu lợi ích chứ không đơn thuần chỉ là lợi ích kinh tế. - Quá đề cao sự chuyên môn hoá (quá mức) - Người lao động không được tham gia vào toàn bộ tiến trình công việc. Không được hoán vị công việc, biến họ thành những “rôbôt”, họ làm việc như những cái máy, tạo ra tâm lý đơn điệu, nhàm chán làm giảm hiệu quả lao động. - Làm nảy sinh bệnh nghề nghiệp do chuyên môn hoá quá mức. - Xem thường mối liên hệ chủ – thợ nên không phát huy được tính sáng tạo của người lao động. Theo anh/chị, thuyết này còn có giá trị ứng dụng trong quản lý thời đại hiện nay không? Lấy ví dụ trong tổ chức của anh/chị? Câu 3: Phân tích nội dung và các nguyên tắc của quản lý hành chính của Henrry Fayol. Ưu điểm và hạn chế của thuyết này là gì? Theo anh/chị, thuyết này còn có giá trị ứng dụng trong quản lý thời đại hiện nay không? Lấy ví dụn trong tổ chức của các anh/chị? Trả lời: Nội dung Đưa ra được định nghĩa về Quản lý: Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức phối hợp hướng dẫn điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của các thành viên trong xã hội, đồng thời sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt mục tiêu đã đề ra. * Ông phân chia hoạt động của một hãng kinh doanh thành 6 nhóm lớn: - Nhóm hoạt động Kỹ thuật - Nhóm thương mại - Nhóm tài chính - Nhóm hạch toán thống kê - Nhóm an ninh - Nhóm quản lý Hành chính: nhóm này là tập hợp của các nhóm còn lại, nhóm này tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
7. Cấp Quản lý hành chính càng cao thì kiến thức về Quản lý hành chính càng nhiều, cấp Quản lý hành chính càng thấp thì kiến thức chuyên môn là quan trọng nhất. Cấp cao nhất mà không có kiến thức về Quản lý thì hoạt động của tổ chức sẽ giảm dần và sẽ đi tới 0. * Ông chỉ ra 5 chức năng cho hoạt động Quản lý. - Chức năng dự đoán - Lập kế hoạch: Là chức năng cơ bản đầu tiên của Quản lý, chức năng này giúp nhà quản lý lường trước được rủi ro, khó khăn, tránh do dự khi đã được lập kế hoạch, tạo ra cơ sở để thực hiện công việc. Kế hoạch luôn phải mang tính tương đối, linh hoạt và có thể thay đổi cho phù hợp với những thay đổi trong tương lai. Henrry Fayol yêu cầu phân loại kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch chung, kế hoạch riêng Để thực hiện chức năng này, nhà Quản lý cần phải có phẩm chất đặc biệt, phải là người có kiến thức, có kinh nghiệm, dám làm và dám chịu trách nhiệm, biết dùng người, biết phân công lao động. - Chức năng Tổ chức: Tổ chức là quá trình cung cấp nhân lực, vật lực để hoàn thành kế hoạch. Chức năng này gồm 2 khía cạnh: tổ chức vật chất và tổ chức con người. + Tổ chức vật chất là cung cấp những thứ cần thiết cho sản xuất như: nguyên vật liệu, vốn, lao động + Tổ chức con người là việc phân công lao động, phân cấp Quản lý. Ông phân Quản lý ra làm 3 cấp: Cấp cao (Giám đốc: chỉ đạo mọi hoạt động), cấp Trung gian: lập kế hoạch, tuyển nhân viên, chỉ đạo các bộ phận, tổ chức thực hiện mục tiêu và Nhà quản lý cấp Cơ sở. - Chức năng điều khiển: + Điều khiển là việc khởi động tổ chức đưa tổ chức đạt đến cái đích đã đặt ra, đạt mục tiêu dự kiến trong kế hoạch. + Nhà quản lý phải gương mẫu và phải tạo ra môi trường để thúc đẩy sự sáng tạo, thúc đẩy sự thống nhất, thúc đẩy lòng trung thành của nhân viên. - Chức năng phối hợp: Là sự kết hợp nhịp nhàng các hoạt động tạo ra sự cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và chức năng; xác định các mối tương quan giữa các chức năng; duy trì cán cân tài chính; áp dụng mọi biện pháp thích đáng để mọt hoạt động hướng vào mục đích chung thông qua họp hàng tuần của lãnh đạo, các bộ phận. - Chức năng Kiểm soát (kiểm tra): Đây là chức năng cuối cùng của Quản lý, là việc giám sát việc thực hiện kế hoạch, cung cấp các thông tin một cách chính xác, thường xuyên, kịp thời để điều chỉnh và rút kinh nghiệm. Tuy nhiên cũng cần tránh việc kiểm tra quá mức sẽ làm ảnh hưởng đến tính chủ động và sáng tạo của cá nhân. * Chỉ ra nguyên tắc của Quản lý (14 nguyên tắc) Nguyên tắc chung nhất có thể được áp dụng cho mọi tổ chức nhưng không được áp dụng một cách máy móc mà phải phù hợp với hoàn cảnh cụ thể. Ông đưa ra 14 nguyên tắc: 1. Nguyên tắc phân công lao động và chuyên môn hoá: Nhằm tạo ra năng suất lao động. Phân công phải phù hợp, rõ ràng và tạo sự liên kết. 2. Nguyên tắc quyền hạn đi đôi với trách nhiệm: Nhà quản lý cần có quyền hạn để giải quyết vấn đề nhưng quyền hạn ấy cần được gắn liền với trách nhiệm về kết quả công việc được giao. 3. Nguyên tắc tính kỷ luật cao: Đề cao kỷ luật trong quản lý và coi đó là một phương tiện, công cụ duy trì tính ổn định và thống nhất của tổ chức. Người lao động phải tự nguyện tuân thủ nội quy của tổ chức. Kỷ luật tốt là nhờ tổ chức quản lý, điều hành có hiệu lực, nhờ thực hiện công bằng hợp lý trong đãi ngộ, nhờ thưởng phạt công minh.
8. 4. Nguyên tắc thống nhất trong lãnh đạo: mỗi cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. 5. Nguyên tắc thống nhất trong điều khiển: tổ chức và cá nhân phải có chung kế hoạch hoạt động hay hệ mục tiêu. Nguyên tắc này sẽ tạo ra guồng máy thống nhất, nhất quán trong hoạt động của tổ chức. 6. Nguyên tắc cá nhân phải trợ giúp cho lợi ích chung: Nhiệm vụ của nhà quản lý là đảm bảo mục tiêu chung của tổ chức. Cá nhân trợ giúp lợi ích cho tổ chức nhằm xử lý hài hoà khi có mâu thuẫn, xung đột lợi ích. 7. Nguyên tắc thưởng: các nhà quản lý phải thường xuyên chú trọng tới việc khen thưởng. Nhà quản lý cần nhìn tổ chức như là giá trị kinh tế của nhân viên và ở đó, lợi ích kinh tế của họ là rất quan trọng. 8. Nguyên tắc tập trung quyền lực: Có hệ thống quyền lực thông suốt từ cao nhất đến thấp nhất. Việc ra quyết định phải tập trung và cấp có quyền cao nhất. 9. Nguyên tắc trật tự: một người ở cương vị nhất định có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và anh ta phải làm tròn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đó. 10. Nguyên tắc hợp tình, hợp lý: Những người lao động cần được đối xử một cách công bằng và hợp tình hợp lý. 11. Nguyên tắc sự ổn định trong hưởng dụng: Hạn chế việc thuyên chuyển, đổi việc; tạo điều kiện học tập và tích luỹ kinh nghiệm. 12. Nguyên tắc kiểm tra tất cả mọi công việc. 13. Nguyên tắc tính sáng tạo: trao đủ quyền chủ động cho cấp dưới, thúc đẩy óc sáng tạo và sự hứng thú trong công việc; nhân viên cần phải luôn được cổ vũ, động viên để quá trình hoạt động có hiệu quả hơn. 14. Nguyên tắc tinh thần trong đồng đội: tăng cường ý thức tập thể, sự thống nhất, đoàn kết hỗ trợ giữa những người lao động trong một tổ chức. * Ưu, nhược điểm: + Ưu diểm: - Ông đã chỉ ra cách thức phân tích một quá trình quản lý phức tạp thành các chức năng tương đối độc lập. - Tạo kỷ cương trong tổ chức. - Quan tâm nghiên cứu con người, đối xử tốt với người lao động thì lợi ích của họ được tăng lên. - Thuyết chủ trương năng suất lao động sẽ cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý. - Đóng góp rất nhiều trong lý luận và thực hành quản lý. Nhiều nguyên tắc quản lý vẫn còn được áp dụng. - Các hình thức tổ chức, nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự uỷ quyền đang ứng dụng phổ biến hiện nay. + Nhược diểm: - Về việc tạo lập môi trường trong xã hội cho lao động về mối quan hệ giữa cung và cầu, về cạnh tranh bình đẳng. - Chưa chú trọng đầy đủ đến các mặt tâm lý và môi trường của người lao động. - Chưa đề cập đến mối quan hệ giữa công ty với môi trường bên ngoài. - Các tư tưởng thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản lý cứng rắn, ít chú ý tới con người và xã hội nên dễ dẫn đến xa rời thực tế. Theo anh/chị, thuyết này còn có giá trị ứng dụng trong quản lý thời đại hiện nay không? Lấy ví dụ trong tổ chức của các anh/chị.
9. Câu 4: Phân tích ưu điểm và hạn chế của tư tưởng quản lý cổ điển? Trả lời: 1. Ưu điểm - Tăng tính hiệu quả trong quản lý bằng cách tổ chức, sắp xếp hợp lý và kiểm tra. - Lợi ích kinh tế được xem là động lực duy nhất của người lao động. - Các nhà quản lý, thông qua cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có vai trò quyết định đối với việc hội tụ sức mạnh của các thành viên trong tổ chức. 2. Nhược điểm Cách thiết kế và quản lý của thuyết quản lý cổ điển thống nhất theo một tuyến điều khiển từ cấp trên xuống cấp dưới, và đóng. Bộ máy này chỉ hoạt động có hiệu quả vưói các điều kiện sau: - Các nhiệm vụ cá nhân cần phải thực hiện đơn giản. - Môi trường phải ổn định không có những biến đổi, xáo trộn. - Khi tổ chức muốn theo đuổi lâu dài một sản phẩm. - Khi con người luôn luôn tuân thủ. - Sự cứng nhắc, phân biệt đẳng cấp có thể gây ra các trở ngại khi xuất hiện các vấn đề, tình huống (ngoài chức năng, chưa có quy định hướng dẫn, chậm trễ). - Quan niệm thiếu thực tế và nguồn gốc hành vi của con người. - Có những nguyên tắc mâu thuẫn: nguyên tắc chuyên môn hoá và nguyên tắc thống nhất chỉ huy. Do đó các thuyết quản lý cổ điển có thể gây ra hai hậu quả: cá nhân không được phát triển và tổ chức không có được sự đóng góp về mặt trí tuệ sáng tạo cảu cá nhân. Câu 5: Nội dung các thuyết X và thuyết Y và ý nghĩa của nó với công tác quản lý. Lấy ví dụ thực tiễn minh hoạ. Trả lời: Nội dung Trường phái tâm lý xã hội gồm hai nhóm thuyết lớn: Lý thuyết về mối quan hệ con người: quan tâm thoả đáng tới các yếu tố tâm lý con người, tâm lý tập thể và bầu không khí trong xí nghiệp và lý thuyết về hành vi: vận dụng khoa học vào quản lý, quan tâm đến các hành vi của con người như là sự thể hiện của tâm lý trong đó có Douglas Mc. Gregor (1906 – 1964). - Ông là nhà khoa học Mỹ nổi tiếng. - Ông đưa ra thuyết hành vi của con người: Thuyết X và thuyết Y Thuyết X Thuyết Y - Thuyết X là lý luận về hành vi chung của - Thuyết Y là một bước tiến rất quan trọng người lao động, cho rằng: “con người kinh tế” trong tư tưởng quản lý của ông theo hướng “con có mối ác cảm với công việc và sẽ lẩn tránh nó người xã hội”: nhận rõ và tin tưởng vào bản nếu có thể được; từ đó thích bị điều khiển (ép chất tốt đẹp và khả năng sáng tạo của con buộc, trừng phạt), muốn né tránh trách nhiệm người, thể hiện tính nhân văn trong quản lý, dựa và chỉ muốn an phận, ít hoài bão và đó là bản trên quan niệm nhân bản và lạc quan hơn về chất máy móc vô tổ chức của con người. hành vi chung của người lao động, quan tâm đến khả năng của con người tự tạo ra động cơ làm việc (liên quan đến nhu cầu); kết hợp lý trí và tình cảm; phát huy nhiệt tình, năng lực và trí sáng tạo; khả năng tự định hướng và tự chủ để đạt được mục tiêu của tổ chức khi nó thống nhất với mục tiêu cá nhân. - Thuyết X chủ trương trong quản lý là phải sử - Thuyết Y chủ trương sử dụng “biện pháp dân dụng quyền lực tuyệt đối với cấp dưới, điều chủ” tạo ra những điều kiện phù hợp để các khiển và giám sát chặt chẽ để đối phó với thành viên trong tổ chức có thể đạt tới mục tiêu
10. những người không tin cậy và vô trách nhiệm; chính mình một cách tốt nhất bằng cách cố gắng phải sử dụng lợi ích vật chất và hình phạt để hết sức mình vì thành công của xí nghiệp. thúc đẩy người lao động làm việc. - Thuyết X thể hiện sự tập trung chuyên quyền. - Nhu cầu ở mức cao nhất là tự hoàn thiện, tổng hợp khả năng và kết quả mà mỗi người đạt được trong cuộc sống. Đó là điều kiện để sử dụng hết khả năng của con người qua nhận thức, trực cảm, học hỏi, rèn luyện kỹ năng lĩnh hội tri thức, sáng tạo; thể hiện hết thiên hướng cá nhân của con người. Quản lý phải cố gắng đáp ứng những nhu cầu cơ bản của người lao động, đồng thời tập trung vào những nhu cầu cao. Tóm lại thuyết Y cho rằng chỉ khi quan tâm đến mặt nhân văn của xí nghiệp mọi người mới cố gắng đạt được kết quả. - Như vậy thuyết X tán thành, tiếp cận và quản lý nghiêm khắc và ủng hộ cách quản lý bằng lãnh đạo và kiểm tra. Sự khác nhau chủ yếu giữa thuyết X và thuyết Y là ở chỗ, thuyết X đề cập đến phương thức quản lý truyền thống, tập trung và chuyên quyền, còn thuyết Y đề cao tính dân chủ. Đưa ra thuyết X và thuyết Y phải chăng đã xem xét hành vi con người một cách toàn diện, đi từ cái riêng đến cái chung, từ bắt buộc đến tự giác, và điều quan tâm của ông là thuyết Y được áp dụng trong quản lý xí nghiệp, quản lý cấp dưới và các nhà chuyên môn, khó ứng dụng trong các tập đoàn lớn nhưng khó ứng dụng trong các tập đoàn lớn. Ngày nay, các nhà quản lý cho rằng hai thuyết X và Y thể hiện hai khuynh hướng trái ngược nhau về quản lý con người, do vậy tuỳ từng điều kiện và quy mô cũng như tính tình của từng cá nhân, các nhà quản lý có thể linh hoạt sử dụng các khuyến cao cụ thể của thuyết X và thuyết Y. Ý nghĩa của nó với công tác quản lý? Lấy ví dụ thực tiễn minh hoạ. Câu 6: Nêu tóm tắt nội dung của trường phái tâm lý – xã hội trong quản lý. Ưu nhược điểm của trường phái này so với trường phái cổ điển là gì? Tư tưởng của trường phái này có ý nghĩa gì trong quản lý thời đại hiện nay hay không? Lấy ví dụ thực tiễn? Trả lời: Nội dung Trường phái tâm lý xã hội gồm hai nhóm thuyết lớn: 1. Lý thuyết về mối quan hệ con người: quan tâm thoả đáng tới các yếu tố tâm lý con người, tâm lý tập thể và bầu không khí trong xí nghiệp (Hugo Munsterberg, Elton Mayo, Mary Parker Follet). a. Hugo Munsterberg - Ông cho rằng năng suất lao động tăng nếu công việc phù hợp với tâm lý người lao động và đề ra nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích các đặc điểm tâm lý của họ. - Ông tiến hành thiết kế công việc, phân công công việc phù hợp với khả năng, nguyện vọng của người lao động. - Ông tiến hành các thí nghiệm về tâm lý để cải tiến phương pháp, nội dung tuyển chọn nhân lực. - Ông nghiên cứu tác phong con người lao động để tìm ra những hình thức động viên người lao động. b. Mary Parker Follet (1863 - 1933).
11. - Bà rất chú ý đến tâm lý và xã hội trong hoạt động quản lý: bà cho rằng đơn vị sản xuất kinh doanh là một hệ thống những quan hệ xã hội, và hoạt động quản lý là một tiến trình mang tính chất quan hệ xã hội, bà phản đối việc thi hành quyền lực một cách thẳng thừng vì công nhân sẽ phản đối và do đó không thể là cơ sở hợp tác thích hợp. - Bà nhấn mạnh đến hai khía cạnh: + Quan tâm đến người lao động trong quá trình qiải quyết vấn đề: kinh tế, tinh thần, tình cảm: trong quan hệ tình cảm đề cao sự hợp tác, thống nhất giữa người quản lý và người lao động, giữa các nhà lãnh đạo và quản lý với nhau nhằm phát triển các quan hệ con người tốt đẹp như là một nguồn lực để tăng năng suất và hiệu quả lao động. + Nhà quản lý phải năng động, không quá nguyên tắc cứng nhắc. - Những ý kiến của bà là những giả thuyết khoa học được người Nhật tin tưởng và áp dụng trong quản lý các xí nghiệp. c. Abraham Maslow (1908 - 1970). - Ông là nhà tâm lý học. - Ông cho rằng, nhà quản lý cần hiểu rõ nhu cầu của con người để có nhưng phương pháp phù hợp nhằm tạo động lực và điều kiện để người lao động phát huy khả năng của mình. - Xây dựng lý thuyết về nhu cầu của con người gồm 5 cấp bậc: + Tự khẳng định: tôi muốn được làm việc mình thích. + Nhu cầu tự trọng: Tôi muốn là người có lợi ích và được tôn trọng. + Nhu cầu xã hội: Tôi muốn yêu và được yêu, được tham gia cộng đồng. + Nhu cầu an toàn: Tôi muốn cảm giác an toàn và ổn định. + Nhu cầu sinh học: Tôi muốn được sống, hít thở, uống, ngủ. 2. Lý thuyết vì hành vi: vận dụng khoa học vào quản lý, quan tâm đến các hành vi của con người như là sự thể hiện của tâm lý (Herbet Simson, Douglas Mc. Gregor). a. Douglas Mc. Gregor (1906 – 1964). - Ông là nhà khoa học Mỹ nổi tiếng. - Ông đưa ra thuyết hành vi của con người: Thuyết X và thuyết Y Thuyết X Thuyết Y - Thuyết X là lý luận về hành vi chung của - Thuyết Y là một bước tiến rất quan trọng người lao động, cho rằng: “con người kinh tế” trong tư tưởng quản lý của ông theo hướng “con có mối ác cảm với công việc và sẽ lẩn tránh nó người xã hội”: nhận rõ và tin tưởng vào bản nếu có thể được; từ đó thích bị điều khiển (ép chất tốt đẹp và khả năng sáng tạo của con buộc, trừng phạt), muốn né tránh trách nhiệm người, thể hiện tính nhân văn trong quản lý, dựa và chỉ muốn an phận, ít hoài bão và đó là bản trên quan niệm nhân bản và lạc quan hơn về chất máy móc vô tổ chức của con người. hành vi chung của người lao động, quan tâm đến khả năng của con người tự tạo ra động cơ làm việc (liên quan đến nhu cầu); kết hợp lý trí và tình cảm; phát huy nhiệt tình, năng lực và trí sáng tạo; khả năng tự định hướng và tự chủ để đạt được mục tiêu của tổ chức khi nó thống nhất với mục tiêu cá nhân. - Thuyết X chủ trương trong quản lý là phải sử - Thuyết Y chủ trương sử dụng “biện pháp dân dụng quyền lực tuyệt đối với cấp dưới, điều chủ” tạo ra những điều kiện phù hợp để các khiển và giám sát chặt chẽ để đối phó với thành viên trong tổ chức có thể đạt tới mục tiêu những người không tin cậy và vô trách nhiệm; chính mình một cách tốt nhất bằng cách cố gắng phải sử dụng lợi ích vật chất và hình phạt để hết sức mình vì thành công của xí nghiệp. thúc đẩy người lao động làm việc. - Thuyết X thể hiện sự tập trung chuyên quyền. - Nhu cầu ở mức cao nhất là tự hoàn thiện, tổng
12. hợp khả năng và kết quả mà mỗi người đạt được trong cuộc sống. Đó là điều kiện để sử dụng hết khả năng của con người qua nhận thức, trực cảm, học hỏi, rèn luyện kỹ năng lĩnh hội tri thức, sáng tạo; thể hiện hết thiên hướng cá nhân của con người. Quản lý phải cố gắng đáp ứng những nhu cầu cơ bản của người lao động, đồng thời tập trung vào những nhu cầu cao. Tóm lại thuyết Y cho rằng chỉ khi quan tâm đến mặt nhân văn của xí nghiệp mọi người mới cố gắng đạt được kết quả. - Như vậy thuyết X tán thành, tiếp cận và quản lý nghiêm khắc và ủng hộ cách quản lý bằng lãnh đạo và kiểm tra. Sự khác nhau chủ yếu giữa thuyết X và thuyết Y là ở chỗ, thuyết X đề cập đến phương thức quản lý truyền thống, tập trung và chuyên quyền, còn thuyết Y đề cao tính dân chủ. Đưa ra thuyết X và thuyết Y phải chăng đã xem xét hành vi con người một cách toàn diện, đi từ cái riêng đến cái chung, từ bắt buộc đến tự giác, và điều quan tâm của ông là thuyết Y được áp dụng trong quản lý xí nghiệp, quản lý cấp dưới và các nhà chuyên môn, khó ứng dụng trong các tập đoàn lớn nhưng khó ứng dụng trong các tập đoàn lớn. Ngày nay, các nhà quản lý cho rằng hai thuyết X và Y thể hiện hai khuynh hướng trái ngược nhau về quản lý con người, do vậy tuỳ từng điều kiện và quy mô cũng như tính tình của từng cá nhân, các nhà quản lý có thể linh hoạt sử dụng các khuyến cao cụ thể của thuyết X và thuyết Y. b. Herbert Simon (1916 - ) - Ông cho rằng “việc ra quyết định là nội dung cốt lõi của quản lý”, sau đó mới là hành động thực hiện quyết định. Ông chia ra các quyết định của tổ chức thành hai nhóm lớn: + Những quyết định về mục tiêu cuối cùng của tổ chức, là những xem xét có giá trị bao quát hơn. + Những quyết định liên quan tới việc thực hiện các mục tiêu (với các yếu tốt thực tế, khả thi); được gọi là “những đánh giá thực tế” - Hai loại quyết định “giá trị” và “thực tế” có liên quan với nhau. Sự kết hợp hai nhóm đó là trọng tâm của công việc quản lý, trong đó nhóm 1 bao quát hơn và nhóm 2 đặc trưng hơn. Các quyết định quản lý là các quyết định tổ hợp có sự đóng góp của nhiều người. - Các mục tiêu của quyết định phụ thuộc bởi các mục đích xa hơn và được sắp xếp thành một hệ thống cấp bậc, trong đó mỗi cấp bậc là mục tiêu cấp dưới và là phương tiện của mục tiêu cấp trên nó. Để hiểu được các quyết định đưa ra như thế nào trong một tổ chức, cần xem xét cấp dưới chịu ảnh hưởng ra sao bởi các quyết định, bởi việc đào tạo và bởi việc kiểm tra của người ra quyết định, đồng thời phải nghiên cứu các kênh thông tin đến với người ra quyết định. - Lập kế hoạch là một phương sách để thúc đẩy các quyết định, quá trình kiểm tra giúp cho các cấp cao xem xét, đánh giá trong việc thực hiện mục tiêu có đạt được không?, công việc có đáp ứng yêu cầu về chất lượng không? Việc kiểm tra có ảnh hưởng đến việc ra quyết định, giúp cho cấp trên nhận biết khả năng ra quyết định và việc thực hiện quyết định của cáp dưới, giúp điều chỉnh các quyết định đã đề ra, đồng thời giúp cho tổ chức tuân thủ các luật lệ của mình để hoàn thành kế hoạch đặt ra. - Ông cũng có những đóng góp mới khi xem xét vai trò của thông tin trong quản lý: thông tin và tri thức là đầu vào cần thiết trong quá trình ra quyết định và nó phải chuyển từ các điểm khác nhau của tổ chức hoặc từ các nguồn của tổ chức tới các trung tâm quyết định. Thông tin bao
13. gồm: Thông tin chính thức và thông tin không chính thức, trong quá trình chuyển thông tin, nó có thể bị xuyên tạc, không chính xác hoặc không thích hợp. Khi cấp trên giấu thông tin với cấp dưới, thậm chí sử dụng nó để duy trì quyền hành của mình, đó là dấu hiệu về sự thiếu năng lực và tình trạng không an toàn của cấp trên. 3. Đánh giá ưu nhược điểm của trường phái này so với trường phái cổ điển. * Ưu điểm: - Quan tâm đến yếu tố tâm lý và những bản tính tốt đẹp có thể phát huy của người lao động. - Quan tâm đến vấn đề xây dựng, mối quan hệ tốt đẹp, bình đẳng, tông trọng giữa nhà quản lý và người lao động. - Quan tâm đến đặc điểm tâm lý trong việc ra quyết định và điều hành không lạm dụng quyền lực. - Đề cao tinh thần năng động, linh hoạt của nhà quản lý. * Nhược điểm - Chưa có cái nhìn toàn diện về người lao động – quá chú ý đến vấn đề tâm lý. - Là một bước tiến về chất trong quản lý nhưng nó chưa thay thế hẳn tiền đề “con người thuần tuý kinh tế” con người vẫn bị khép kín, hướng nội trong hệ thống mà chưa quan tâm đến yếu tố ngoại lai, do đó chưa lý giải được đầy đủ những hiện tượng này trong thực tiễn quản lý. 4. Tư tưởng của trường phái này có ý nghĩa gì trong quản lý thời đại hiện nay không? Lấy ví dụ thực tiễn. Câu 7: Nêu định nghĩa quản lý và vai trò của quản lý? Trong tổ chức anh chị, quản lý phát huy vai trò gì và như thế nào? Trả lời: Quản lý ra đời từ rất xa xưa, nó xuất hiện từ thưở bình minh của xã hội loài người. Con người sinh sống theo tập quán quần tụ cộng đồng, có nhiều việc nảy sinh mà một người không thể làm được hoặc làm được nhưng hiệu quả kém, cần phải được phối hợp liên kết với số đông để cùng thực hiện. Từ những yêu cầu khách quan đó, dần dần hình thành tổ chức. Quản lý diễn ra trong mọi tổ chức từ đơn giản đến phức tạp, từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn. Nó chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của mỗi tổ chức. Theo F.W Taylor: Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó biết được rằng họ đã thực hiện công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất. Theo Henrry Fayol: Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả cá khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều hiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu qủa các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra. Theo M.P Follet: Quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con người. 1. Định nghĩa - Quản lý là quá trình tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi. - Định nghĩa khác về quản lý: Quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng việc thực hiện các chức năng quản lý: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. 2. Vai trò của quản lý: 2.1. Tiếp cận vai trò của quản lý theo từng đặc trưng nổi bật của quản lý - Theo A.Smith: nhấn mạnh tới vai trò của phân công lao động đối với hiệu quả của sản xuất. - Lao động chung mang lại hiệu quả lớn hơn lao động cá thể là nhờ có sự phân công lao động hợp lý vì 3 lý do cơ bản: + Kỹ năng của người lao động được nâng cao. + Tiết kiệm được thời gian vì không phải chuyển từ công việc này sang công việc khác.
14. + Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đầu tư khoa học – kỹ thuật nhằm cải tiến công cụ sản xuất. - Theo Các Mác: khẳng định lao động tập thể được tổ chức hợp lý bao giờ cũng mang lại hiệu quả lớn hơn lao động cá thể, điều đó có được là nhờ ngoài việc phân công lao động hợp lý, lao động tập thể còn tạo ra bầu không khí thi đua và từ đó kích thích tinh lực của người lao động. - Đánh giá cao vai trò của “ý chí điều khiển” trong hoạt động chung và đồng thời coi tác nhân quản lý có vai trò như là “nhạc trưởng” của dàn nhạc. - V.I.Lênin luôn đề cao sức mạnh to lớn của công tác tổ chức trong tiến trình cách mạng của giai cấp vô sản: “Hãy cho tôi một tổ chức những người cộng sản, tôi sẽ làm đảo lộn cả nước Nga”. - Lênin luôn kêu gọi và yêu cầu các nhà máy, công xưởng của Chính quyền Xô Viết muốn đạt năng suất cao thì phải học tập và áp dụng mô hình quản lý của Taylor. - Các chuyên gia Nhật Bản đưa ra học thuyết về “nhân tố thứ tư” để khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng của quản lý. Quản lý được coi là nhân tố thứ tư như là nhân tố nối kết 3 nhân tố trong các xã hội truyền thống (Tư bản, ruộng đất và lao động). 2.2. Tiếp cận tổng thể về vai trò của quản lý 2.2.1. Vai trò định hướng - Hướng các hoạt động của các thành viên theo một vectơ chung. - Biểu hiện chủ yếu thông qua chức năng lập kế hoạch. - Việc xác định mục tiêu đúng đắn, phù hợp sẽ giúp cho tổ chức vận hành, phát triển đúng hướng và đồng thời ứng phó với sự bất định của môi trường. 2.2.2. Vai trò thiết kế - Nhằm thực hiện kế hoạch. - Thông qua chức năng tổ chức: Xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công công việc, giao quyền và chuẩn bị các nguồn lực khác. 2.2.3. Vai trò duy trì và thúc đẩy - Vai trò duy trì và thúc đẩy được thể hiện qua chức năng lãnh đạo của quy trình quản lý. - Nhờ có hệ thống nguyên tắc quản lý (nội quy, quy chế) mới có thể bắt buộc chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hoạt động trong giới hạn quyền lực và thẩm quyền của họ, do đó tạo nên kỷ luật, kỷ cương tính ổn định, bền vững của một tổ chức. - Tạo ra động cơ thúc đẩy từ đó phát huy cao nhất năng lực của người lao động và tạo điều kiện cho họ khả năng sáng tạo cao nhất. 2.2.4. Vai trò điều chỉnh - Thông qua chức năng kiểm tra. - Đưa ra các giải pháp nhằm điều chỉnh những sai lệch, sửa chữa những sai lầm, từ đó đảm bảo cho tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu đã đề ra. 2.2.5. Vai trò phối hợp Bản chất của hoạt động quản lý nhằm phối hợp các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực ) để có được sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện mục tiêu chung mà sự nỗ lực của một cá nhân không thể làm được. 3. Trong tổ chức anh chị, quản lý phát huy vai trò gì và như thế nào? Câu 8: Nêu vai trò của các nguyên tắc trong quản lý? Trong tổ chức của anh/ chị, các nguyên tắc có vai trò như thế nào? Trả lời: Vai trò của các nguyên tắc trong quản lý: 1. Định hướng và phát triển tổ chức Hệ thống quan điểm quản lý được biểu hiện thông qua triết lý quản lý, phương châm quản lý, biểu tượng quản lý Đó là những nhân tố làm cơ sở cho việc xây dựng chiến lược phát triển của tổ chức, có nghĩa là việc xây dựng và thực thi những nhân tố đó là giải quyết những vấn đề
15. căn cốt của hoạt động quản lý: Ai là chủ thể của quá trình quản lý? Mục tiêu quản lý là nhằm đạt tới điều gì? Quản lý bằng cách nào? 2. Duy trì sự ổn định của tổ chức Nhờ có hệ thống nội quy, quy chế về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chủ thể quản lý và đối tượng quản lý mà tổ chức được vận hành trong sự ổn định có kỷ luật, kỷ cương. Điều quan trọng là nhà quản lý phải xuất phát từ điều kiện hiện thực để xây dựng các chế tài cho phù hợp thì việc thực thi nó mới có hiệu lực. 3. Đảm bảo thực thi đúng quyền hạn của chủ thể 4. Duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với đối tượng quản lý 5. Góp phần xây dựng văn hoá tổ chức và văn hoá quản lý Trong tổ chức của anh/ chị, các nguyên tắc có vai trò như thế nào? Câu 9: Các căn cứ hình thành nguyên tắc trong quản lý? Trả lời: Căn cứ hình thành nguyên tắc: Các nguyên tắc quản lý do con người đặt ra nhưng không phải do sự suy nghĩ chủ quan mà phải tuân thủ đòi hỏi quy luật khác quan và hình thành trên cơ sở các ràng buộc sau: 1. Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu của tổ chức là trạng thái tương lai, là đích phải đạt tới, nó định hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức. Mỗi cá nhân cũng như các tổ chức thường thành công hơn khi các hoạt động của họ luôn trong tình trạng cố gắng vượt qua sự thử thách do các mục tiêu đã đặt ra mang lại. Các mục tiêu cá nhân được thực hiện trong phạm vi nỗ lực cá nhân, còn các mục tiêu của tổ chức đòi hỏi phải có những nỗ lực chung, những hoạt động tập thể và sự phối hợp hành động giữa các cá nhân trong tổ chức khi thực hiện chúng. Đồng thời sự phối hợp này chỉ phát huy tác dụng khi nó có sự quản lý một cách có hệ thống. Như vậy các mục tiêu của tổ chức tạo ra sự hỗ trợ và định hướng đối với tiến trình quản lý và chúng cũng là cơ sở để đo lường mức độ hoàn thành công việc. Nếu một tổ chức không có mục tiêu hoạt động thì tiến trình quản lý của nó sẽ giống như một chuyến đi không có nơi đến, không có mục đích cụ thể và hoàn toàn vô nghĩa. 2. Đòi hỏi của quy luật kháh quan liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức: Hệ thống quy luật là cơ sở lý luận trực tiếp hình thành các nguyên tắc quản lý: - Điều kiện tự nhiên là một trong những nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế, đồng thời nhân loại cũng đã từng phải trả giá và chịu sự trừng phạt của tự nhiên do hành động trái với quy luật vốn có của nó. Vì thế phải tiết kiệm trong việc khai thác tài nguyên thiên nhiên đi liền với bảo vệ, tái tạo tài nguyên môi trường, coi đó là nguyên tắc quan trọng chi phối các hoạt động quản lý. - Về thực chất, quản lý là quá trình xử lý mối quan hệ giữa người với người trong hoạt động quản lý. Nói cách khác chủ thể quản lý phải tác động vào tâm lý người lao động qua đó khơi dậy lòng nhiệt tình hăng say và sự sáng tạo của họ. Muốn vậy phải nắm bắt quy luật tâm lý con người để đề ra nguyên tắc quản lý. Tuy nhiên các cá nhân bao giờ cũng hoạt động trong một cộng đồng nhất định, cho nên ngoài việc nghiên cứu tính chất nhu cầu, sở trường của từng người còn phải nhận thức và vận dụng quy luật tâm lý tập thể, tâm lý cộng đồng. - Tổ chức là một khoa học. Công việc tổ chức về thực chất là xác định cấu trúc của các bộ phận và mối liên hệ giữa các bộ phận đó. Trong hoạt động quản lý đòi hỏi phải nhận thức đầy đủ các quy luật và tính quy luật về tổ chức, đó là mối quan hệ giữa cấp quản lý và khâu quản lý, giữa tập trung và phân cấp, giữa quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân và tập thể trong mỗi tổ chức, trên cơ sở đó vận dụng chúng vào việc đề ra các nguyên tắc quản lý. Các quy luật kinh tế - xã hội tác động trực tiếp đến sự hình thành và phát triển của tổ chức. Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước ở
16. VN, các quy luật sau là cơ sở trực tiếp hình thành hệ thống nguyên tắc quản lý. Quy luật về sự phù hợp giữa quan hệ sản xuất với tính chất và trình độ của lực lượng sản xuất. Quy luật phân phối theo lao động, các quy luật kinh tế hàng hoá, quy luật giá trị, quy luật cung cầu, cạnh tranh 3. Các ràng buộc của môi trường Đặc trưng nổi bật của thế giới mà ta đang sống ngày nay là tốc độ thay đổi của nó diễn ra hàng ngày càng nhanh hơn. Các nhà quản lý phải đối mặt với một nhiệm vụ hết sức khó khăn là phải chuẩn bị cho sự thay đổi, đồng thời cũng phải thích nghi với sự thay đổi đó thay vì trở nên thụ động tuân theo. Do vậy nhận thức được các khuynh hướng và dữ kiện của sự thay đổi môi trường bên ngoài tổ chức sẽ cho phép các nhà quản lý có những định hướng chiến lược đúng đắn, đưa ra được các quyết định có hiệu quả trong quá trình quản lý. 4. Thực trạng và xu thế phát triển của tổ chức Nhận thức quy luật mới chỉ là bước thứ nhất của quá trình thiết lập các nguyên tắc quản lý. Bước quan trọng tiếp theo là phải nghiên cứu và nắm bắt thực tiễn: tiềm lực về tài nguyên, lao động, tiền vốn, khoa học – công nghệ, khả năng khai thác nguồn lực để phát triển, năng lực điều hành của đội ngũ các nhà quản lý thông qua đó để điều hành tổ chức hoạt động có hiệu quả. Thuộc về cơ sở thực tiễn để hình thành nguyên tắc còn bao gồm yếu tố văn hoá kinh tế - đó là sự thống nhất biện chứng giữa tri thức, niềm tin, sự sáng tạo của tập thể và người lao động trong quá trình hoạt động. Văn hoá kinh tế biểu hiện tính đặc thù về truyền thống, đạo đức, phong tục, tập quán của một dân tộc có tác dụng thúc đẩy sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Ngoài ra kinh nghiệm của nhân loại về phát triển kinh tế, sự thành đạt của các tổ chức và kinh nghiệm quản lý sản xuất kinh doanh của các quốc gia trên thế giới cũng là một nền tảng không kém phần quan trọng để thiết lập nên các nguyên tắc quản lý trong mỗi tổ chức và trong nền kinh tế quốc dân. Câu 10: Nêu và phân tích 7 nguyên tắc trong quản lý? Lấy ví dụ thực tiễn tại tổ chức của các anh/chị? Trả lời: Các nguyên tắc quản lý cơ bản: 1. Tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội Hệ thống pháp luật được xây dựng dựa trên nền tảng của các định hướng chính trị, nhằm quy định những điều mà các thành viên trong xã hội không được làm và làm cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ. Pháp lulật đã tạo ra khung pháp lý cho tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo ra môi trường cho phát triển kinh tế, củng cố và bảo vệ các nguyên tắc của nền kinh tế thị trường, quy định về kế hoạch, giá cả, thuế, tài chính, tín dụng và tạo ra một cơ chế quản lý có hiệu quả. Qua đó có thể thấy rằng giữa các lĩnh vực chính trị - pháp luật – hoạt động quản lý, kinh doanh có mối liên hệ hữu cơ, trong đó thể chế chính trị giữ vai trò định hướng chi phối toàn bộ các hoạt động trong xã hội – trong đó có hoạt động kinh doanh. Trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, hoạt động của các tổ chức ngày càng gắn bó chặt chẽ với nhau và trở thành một mắt xích trong hệ thống chính trị - xã hội. Sự ổn định chính trị - pháp luật sẽ tạo ra môi trường thuận lợi đối với hoạt động kinh doanh, hấp dẫn các nhà đầu tư trogn và ngoài nước, cho phép tận dụng được những lợi thế so sánh của nền kinh tế, thu hút vốn, công nghệ, kỹ năng quản lý của bên ngoài và thâm nhập và thị trường thế giới. Chính vì vậy trong nền kinh tế, vai trò của nhà nước cực kỳ quan trọng, mang tính quyết định đối với tiền đồ kinh tế của một đất nước. Việc lựa chọn đúng đắn định hướng phát triển, đề ra các chính sách kinh tế thích hợp sẽ mở ra triển vọng, cơ hội cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể tham gia vào sự phát triển của đất nước. Trong cơ chế thị trường, nhà nước không can thiệp vào các hoạt động mang tính chất tác nghiệp hàng ngày của tổ chức. Việc sản xuất cái gì, bao nhiêu, bằng công nghệ nào, giá cả bao
17. nhiêu, bán ở đâu là công việc của từng đơn vị cơ sở và do đòi hỏi của thị trường. Với chức năng quản lý vĩ mô của mình, Nhà nước đóng vai trò là người tạo môi trường và định hướng cho các thành phần kinh tế tự do hoạt động. Mặt khác mỗi tổ chức kinh doanh đều hoạt động trong một môi trường xã hội nhất định, giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ tác động qua lại lẫn nhau. Xã hội cung cấp những nguồn lực mà tổ chức cần và tiêu thụ những hàng hoá, dịch vụ được sản xuất ra. Các giá trị chung, thông lệ của xã hội, các tập tục truyền thống, lối sống của dân cư, các hệ tư tưởng tôn giáo và cơ cấu dân số, thu nhập của dân chúng đều có những tác động nhiều mặt trực tiếp đến hoạt động của các tổ chức kinh doanh. Do vậy trong quá trình hoạt động đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự sáng tạo trong mỗi quyết định, xử lý linh hoạt các yếu tố của quá trình sản xuất – kinh doanh, bảo đảm cho tổ chức tồn tại và phát triển vững chắc. 2. Tập chung dân chủ Là nguyên tắc cơ bản của quản lý, phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý cũng như yêu cầu và mục tiêu của quản lý. Tập trung và dân chủ là 2 mặt của một thể thống nhất. Tập trung trong nguyên tắc thể hiện sự thống nhất quản lý từ một trung tâm, đây là nơi hội tụ trí tuệ, ý chí, nguyện vọng và cơ sở vật chất của tổ chức nhằm đạt hiệu quả tổng thể cao nhất tránh sự phân tán, rối loạn và triệt tiêu sức mạnh chung. Dân chủ thể hiện sự tôn trọng quyền chủ động sáng tạo của tập thể và cá nhân người lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nội dung của 2 nguyên tắc: phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ. Dân chủ phải được thực hiện trong khuôn khổ tập trung. Đây là một nguyên tắc rất quan trọng, nó có tính khách quan phổ biến song thực hiện không đơn giản, phụ thuộc vào bản lĩnh, phẩm chất đạo đức và phong cách của người quản lý. Quản lý tập trung là yêu cầu khách quan của nền kinh tế có phân công lao động xã hội và là điều kiện để giai cấp thống trị duy trì các lợi ích căn bản của mình. Tuy nhiên các nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện nội dung và phương pháp quản lý để không trở về với cơ chế quản lý tập trung quan liêu như trước. Bảo đảm quyền tự chủ của các đơn vị, các cấp là một tất yếu khách quan khi lực lượng sản xuất cần được xã hội hoá, tiềm năng của các thành phần kinh tế phải được khai thác triệt để. Mặt khác cơ chế thị trường đòi hỏi nhà quản lý phải tiếp cận và xử lý linh hoạt các thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy quản lý tập trung thống nhất phải đi liền với bảo đảm quyền chủ động sáng tạo, giải quyết thoả đáng mối quan hệ giữa các cấp, các ngành; xử lý tốt mối quan hệ về trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích giữa các thành viên trong tổ chức. Hơn nữa ngay trong nội bộ một tổ chức, chức năng lãnh đạo quản lý của cơ quan Đảng, chính quyền và các tổ chức quần chúng cần tiếp tục phân định theo yêu cầu của nguyên tắc tập trung dân chủ. Lưu ý dân chủ không nên được coi là quyền, mà là môi trường, là điều kiện để phát triển của mỗi cá nhân có được những cơ hội phát triển hoàn thiện trong sự phát triển của xã hội. - Biểu hiện của tập trung: + Thông qua hệ thống pháp luật. + Thông qua công tác kế hoạch hoá. + Thực hiện chế độ một thủ trưởng. - Biểu hiện của dân chủ: + Xác định rõ vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của các cấp trong hệ thống quản lý. + Thực hiện đầy đủ chế độ hoạch toán kinh doanh. + Xây dựng hệ thống kinh tế nhiều thành phần. + Kết hợp quản lý theo ngành với quản lý theo địa phương. 3. Kết hợp hài hoà các loại lợi ích
18. Động lực của quản lý là lợi ích, do đó nguyên tắc quan trọng của quản lý là phải chú ý đến lợi ích của con người, đảm bảo sự kết hợp hài hoà các lợi ích, trong đó lợi ích của người lao động là động lực trực tiếp, đồng thời chú ý đến lợi ích của tổ chức và của xã hội. Adam Smith viết: “không phải từ thiện cảm của anh hàng thịt, của người bán rượu, của người bán bánh mà chúng ta chờ đợi bữa ăn tối của mình mà từ lợi ích cá nhân của họ. Chúng ta không kêu gọi lòng nhân ái của họ, mà hướng tới lòng tự ái của họ và chúng ta không báo giờ nói với họ về sự cần thiết mà bao giờ cũng nói với họ về những mối lợi của họ”. Về lý thuyết cũng như thực tiễn: lợi ích là mục tiêu, là động lực khiến con người hành động, vì thế sẽ có sự nhất trí về mục đích và hành động nếu không có sự thống nhất về lợi ích và nhu cầu: + Lợi ích là sự vận động tự giác, chủ quan của con người nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó của bản thân. + Lợi ích là một động lực to lớn nhằm phát huy tính tích cực chủ động của con người. + Lợi ích còn là phương tiện của quản lý cho nên phải dùng nó để động viên con người. Nội dung: phải kết hợp hài hoà các lợi ích có liên quan đến tổ chức trên cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách quan. Trong nền kinh tế nhiều thành phần, có nhiều lợi ích cần được thoả mãn. Do vậy việc kết hợp hài hoà các lợi ích phải được xem xét và đề ra ngay từ khi xây dựng các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch kinh tế - xã hội, quá trình hoạt động quản lý đến khâu phân phối và tiêu dùng. Các kế hoạch và mục tiêu của tổ chức phải phản ánh được lợi ích cơ bản lâu dài của mọi thành viên, phải quy tụ được quyền lợi của cả hệ thống và phải có tính hiện thực cao. Sự đúng đắn hay lệch lạc trong vấn đề lợi ích kinh tế không chỉ thuộc phạm vi công cụ, động lực mà trước hết là sự đúng đắn hay lệch lạc về mục tiêu sản xuất – kinh doanh. Quan điểm lợi ích kinh tế là quan điểm về mục tiêu, là quan điểm định hướng cơ bản, quan điểm xuất phát từ việc xây dựng cơ chế quản lý. Chính vì vậy giải quyết tốt mối quan hệ lợi ích trong quản lý sẽ bảo đảm cho tổ chức vận hành thuận lợi và có hiệu quả, ngược lại nếu quan hệ lợi ích bị rối loạn sẽ là nguyên nhân của rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản lý. Thực hiện tốt nguyên tắc này cần chú ý một số vấn đề sau: Thứ nhất, các quyết định quản lý phải quan tâm trước hết đến lợi ích người lao động: Người lao động là lực lượng tạo ra sản phẩm hàng hoá dịch vụ trực tiếp cho xã hội, hơn nữa lại là nhân tố có khả năng sáng tạo. Bởi vậy hệ thống phương pháp công cụ, cơ chế, chính sách quản lý phải nhằm vào việc đem lại lợi ích, mà quan trọng nhất là lợi ích vật chất cho người lao động, đó là những khoản tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và phúc lợi xã hội mà họ được hưởng thụ. Đồng thời người lao động ngày càng có nhu cầu cao về học tập, chữa bệnh, đi lại và trưởng thành trong công việc. Vì thế mọi chính sách kinh tế luôn luôn được gắn liền với chính sách xã hội nhằm thoả mãn sự đòi hỏi của con người. Thứ hai, phải tạo ra những “vectơ” lợi ích chung nhằm kết hợp các lợi ích kinh tế: Nếu chỉ quan tâm đến lợi ích người lao động mà sao nhãng lợi ích tập thể và lợi ích xã hội thì chủ nghĩa cá nhân sẽ phát triển, thậm chí dẫn đến những đặc quyền, đặc lợi ở một số người có chức, có quyền. Hơn nữa lợi ích cá nhân không thể bền vững và ngày càng được thoả mãn cao hơn nếu không đồng thời chăm lo đến lợi ích tập thể và lợi ích xã hội. Vì thế các quyết định quản lý phải có tác dụng huy động sự đóng góp về trí tuệ, sức lực và cơ sở vật chất để xây dựng tổ chức và người lao động có cơ hội để thoả mãn lợi ích, đồng thời được hưởng thụ các khoản phúc lợi tập thể. Thứ ba, phải coi trọng lợi ích vật chất lẫn lợi ích tinh thần của tập thể và người lao động: Trong khi lao động còn là một hoạt động bắt buộc đối với con người thì vấn đề khuyến khích lợi ích vật chất đối với người lao động phải đặt lên vị trí ưu tiên thoả đáng. Song không phải vì thế mà coi nhẹ hoặc phủ nhận khuyến khích lợi ích tinh thần thông qua các phương pháp động viên, giáo dục chính trị tư tưởng, thưởng phạt, cất nhắc, đề bạt và các chức vụ công tác thích hợp.
19. Khuyến khích lợi ích tinh thần về thực chất là sự đánh giá của tập thể và xã hội đối với sự cống hiến của mỗi người, là sự khẳng định thang bậc về giá trị của họ trong cộng đồng. Cũng thông qua các hình thức khuyến khích đó người lao động nhận biết được kết quả, ý nghĩa của công việc mình làm. Vì thế nó rất cần thiết đối với bất kỳ ai và vào thời gian nào. 4. Chuyên môn hoá Nguyên tắc này đòi hỏi việc quản lý phải được thực hiện bởi những người có chuyên môn, được đào tạo, có kinh nghiệm và khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu năng và hiệu quả. Để có được những phẩm chất và năng lực này đỏi hỏi các nhà quản lý cần phải nỗ lực không ngừng. Những kiến thức lý thuyết giúp cho việc tư duy có hệ thống, còn những kinh nghiệm thực tế có thể tự tích luỹ bằng kinh nghiệm của bản thân, đây là cơ sở của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức. Bởi vậy một mặt những người hoạt động trong guồng máy hệ thống phải nắm vững chuyên môn nghề nghiệp ở vị trí công tác của mình, mặt khác họ phải ý thức được mối quan hệ của họ với những người khác và bộ phận khác thuộc guồng máy chung của cả tổ chức. Mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhân viên thừa hành nhất thiết phải được xác định rõ ràng, cần phải phân cấp và phân bổ hợp lý các chức năng quản lý, bảo đảm sự cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lợi ích của các bộ phận quản lý. Điều đó cho phép cán bộ quản lý có thể độc lập giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình. 5. Biết mạo hiểm Mạo hiểm không phải là liều lĩnh mà là sự “phiêu lưu có tính toán”. Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà lãnh đạo tổ chức phải biết tìm ra các giải pháp độc đáo (nhất là các giải pháp công nghệ) để tăng sức cạnh tranh cho tổ chức. Giá trị của tính mạo hiểm là ở chỗ, nó đưa tới sự ra đời của một sản phẩm mới, một cải tiến mới trong công nghệ, đưa ra một phát minh mới về tổ chức quản lý, nhằm tăng năng suất lao động hoặc phát hiện ra một thị trường mới cho doanh nghiệp. Một nữ tiến sỹ kinh tế người Mỹ đã điều tra 1.000 người thành đạt trong sự nghiệp kinh doanh trên thế giới và phát hiện ra ở họ có 12 điểm chung, trong đó tính mạo hiểm “phạm sai lầm vẫn không nao núng” được coi là một trong những điểm quan trọng nhất. Dám mạo hiểm phải đi đối với dám chịu trách nhiệm về hậu quả do đó nó đòi hỏi nhà quản lý phải tự tin trên cơ sở tỉnh táo xem xét cân nhắc. Lòng tự tin giúp nhà lãnh đạo có được các quyết định táo bạo, gây ra một số “đảo lộn hợp lý, có hiệu quả” nhằm biến đổi tình thế. Chủ hãng Mitshushia – nơi sản xuất các mặt hàng điện tử mang nhãn hiệu JVC đã rút ra điều này “Nếu ta tin vào những nguyên tắc vững chắc đến mức ta sẵn sàng biến chúng thành một bộ phận của con người ta thì không có khó khăn nào mà ta không thể đương đầu và vượt qua. Cứ nghĩ tới thành công rồi ta sẽ mặc nhiên tạo ra những hoàn cảnh và những cuộc vận động dẫn tới thành công”. Một tờ báo Pháp viết “mạo hiểm và tự tin là mẹ đẻ ra tất cả của cải vật chất trên đời ngồn ngộn sinh sôi nảy nở không ngừng”. 6. Hoàn thiện không ngừng Ngày nay chúng ta đang sống trong một kỷ nguyên mà những thay đổi trên tất cả mọi phương diện của đời sống xã hội diễn ra với một tốc độ vũ bão. Trong thời đại này nền kinh tế thế giới đang được toàn cầu hoá một cách hết sức mạnh mẽ và trong tương lai gần sẽ không còn công nghệ hay sản phẩm quốc gia, công ty quốc gia hay các ngành kinh doanh Tài sản quan trọng nhất của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức là các kỹ năng quản lý và sáng kiến của các thành viên của nó Các tổ chức, các công ty, doanh nghiệp sẽ trở thành những mạng lưới toàn cầu, hoạt động trong một môi trường cạnh tranh toàn cầu Trong bối cảnh đó, các tổ chức và các nhà quản lý cần hoạch định chiến lược, uỷ quyền tối đa, đổi mới liên tục về nhận thức, hành động để thích nghi và phát triển bền vững trong một thế giới luôn thay đổi.
20. Trong hoạt động nếu đợi cho một phương sách đạt được sự hoàn mỹ thì sẽ là không tưởng hoặc là chậm trễ. Nếu chần chừ, do dự sẽ bỏ lỡ cơ hội, bởi vậy phải hành động khi độ tin cậy của các phương án mới chiếm một ỷ lệ khả quan. Người quản lý cần phải biết khai thác thông tin có lợi từ mọi nguồn để kịp thời có đối sách tận dụng thời cơ. Đặc biệt là các thông tin về cung, cầu, công nghệ mới, chính sách của Nhà nước có liên quan và về sự biến động trong cách thức quản lý của các tổ chức khác có ảnh hưởng tới tổ chức của mình. Đây là mối quan hệ giữa thế và lực của hệ thống. Lực là tiềm năng của hệ thống còn thế là mối quan hệ của hệ thống với môi trường. Vì vậy có thể nói rằng quản lý là một quá trình rất năng động và đổi mới không ngừng. Sự thành công của các nhà quản lý, sự sống còn của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào những chiến lược đổi mới hữu hiệu. Bởi vậy nhiều tổ chức kinh doanh lớn có tiếng tăm đang tiến hành việc hoàn thiện và đổi mới tại tất cả các cấp và trong hầu hết toàn bộ các chức năng của tổ chức, mở rộng và nâng cao năng lực sáng tạo của nhân viên. Cần phải thưởng cho tất cả những ai có sáng kiến, nếu không sẽ làm thui chột niềm say mê của họ, trên cơ sở đó thúc đẩy phát triển, phù hợp và thích nghi với sự thay đổi của môi trường. 7. Tiết kiệm và hiệu quả Là nguyên tắc quy định mục tiêu của quản lý, bao gồm cả hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả đòi hỏi người quản lý phải có quan điểm hiệu quả đúng đắn, biết phân tích hiệu quả trong từng tình huống khác nhau, biết đặt lợi ích của tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, từ đó ra quyết định tối ưu nhằm tạo được các thành quả có lợi nhất cho nhu cầu phát triển của tổ chức. Tiết kiệm và hiệu quả là vấn đề mang tính quy luật của các tổ chức kinh tế - xã hội. Tiết kiệm không đồng nghĩa với hạn chế tiêu dùng. Vấn đề là tiêu dùng hợp lý trên khả năng và điều kiện cho phép. Trong nhiều trường hợp cần phải kích thích tiêu dùng để kích thích tiêu dùng để khắc phục tình trạng thiểu phát, thúc đẩy sản xuất phát triển. Tiết kiệm cũng không phải là chi ít tiền mà là chi tiêu và sử dụng đồng tiền sao cho có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hàng hoá có chất lượng cao, giá thành hạ, thoả mãn nhu cầu của thị trường. Khi cần thiết phải tăng chi phí bằng cách đầu tư nhằm tạo việc làm và tăng khối lượng hàng hoá và dịch vụ cho xã hội. Hiệu quả được xác định bằng cách đầu tư nhằm tạo việc làm và tăng khối lượng hàng hoá dịch vụ cho xã hội. Hiệu quả được xác định bằng kết quả so với chi phí. Từ đó muốn tăng hiệu quả phải bằng cách tăng kết quả và giảm chi phí. Tăng kết quả bằng cách tăng năng suất lao động. Giảm chi phí bằng cách tiết kiệm các yếu tố đầu vào và tiết kiệm thời gian. Cũng có thể tăng hiệu quả bằng cách tăng chi phí sản xuất để tăng kết quả với tốc độ nhanh hơn và quy mô lớn hơn. Như vậy giữa tiết kiệm và hiệu quả có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Hiệu quả chính là tiết kiệm theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất. Hoạt động quản lý chỉ cần thiết và có ý nghĩa khi chủ thể quản lý biết lấy vấn đề tiết kiệm và hiệu quả làm nguyên tắc hoạt động Câu 11: Trình bày khái niệm và đặc điểm và yêu cầu của quyết định quản lý? 1. Khái niệm Quyết định quản lý là việc ấn định hay tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc một số phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Mỗi quyết định quản lý nhằm trả lời một hoặc một số những câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì? Khi nào làm cái đó? Làm trong bao lâu? Ai làm? Và làm như thế nào? Trả lời các câu hỏi: Tổ chức cần làm gì? Khi nào làm cái đó? Làm trong bao lâu? Thường là những quyết định kế hoạch. Tổ chức trong năm tới cần đạt được những mục tiêu nào? Mức độ mỗi mục tiêu đó ra sao? Để đạt được những mục tiêu đó tổ chức cần thực hiện những nhiệm vụ nào?
21. Trả lời câu hỏi: Ai làm? Thường là những quyết định tổ chức. Để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, hệ thống quản lý và hệ thống sản xuất của tổ chức cần được sắp xếp ra sao? Trả lời câu hỏi: Làm như thế nào? Thường là những quyết định kế hoạch và lãnh đạo. Đây là những quyết định lựa chọn công nghệ, kỹ thuật, phương pháp và quy trình của tổ chức. 2. Đặc điểm của quyết định quản lý. - Quyết định quản lý là hạt nhân của hệ thống quản lý: quyết định quản lý liên quan tới tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý (chủ thể và hoạt động). Tuy nhiên ra quyết định chỉ mới là một điều kiện cần của hoạt động quản lý. - Quyết định quản lý vừa có tính tối ưu, vừa có tính hạn định: + Tính tối ưu: khi nhà quản lý đã ấn định và lựa chọn một phương án nào đó thì họ đã phải cân nhắc rất kỹ lưỡng. + Tính hạn định: - Khi nào hoàn cảnh thay đổi (mà điều này diễn ra thường xuyên) thì phương án đã lựa chọn có thể không còn phù hợp. - Khi thực hiện tốt phương án đã lựa chọn có thể xảy ra tình trạng ảnh hưởng không tốt tới phương án khác hoặc công việc khác của tổ chức. - Quyết định quản lý vừa mang tính chắc chắn, vừa mang tính rủi ro: quyết định quản lý = f (con người thực hiện, công việc, công cụ, phương tiện, hoàn cảnh) do vậy nó vừa mang tính chắc chắn, vừa mang tính rủi ro: + Tính chắc chắn: chỉ có thể có được khi nhà quản lý nhận thức được bản chất của các biến số và kết hợp chúng một cách phù hợp. + Tính rủi ro; có thể xảy ra nếu như nhà quản lý không thấy được một hoặc một số biến số đã thay đổi hoặc lệch pha nhau mà vẫn kết hợp chúng lại một cách chủ quan. - Quyết định quản lý phản ánh quan hệ lợi ích nhất định: Lợi ích đó bao gồm lợi ích chung cho mọi người, lợi ích cho một nhóm người, lợi ích cho một cá nhân hay chỉ có lợi cho chủ thể quản lý mà ảnh hưởng tới lợi ích của đối tượng quản lý. Do vậy các nhà quản lý có vai trò quyết định đối với việc giải quyết các xung đột về lợi ích trong tổ chức thông qua việc xây dựng và thực thi các quyết định quản lý đúng đắn và phù hợp. - Quyết định quản lý vừa mang dấu ấn của chủ thể, vừa phản ánh văn hoá tổ chức: + Dấu ấn của chủ thể: Thông qua việc ra quyết định và thực thi quyết định, có thể nhận biết được chủ thể quản lý đang lựa chọn phương pháp và phong cách quản lý nào (hay quyết định quản lý là sản phẩm của cách thức sử dụng quyền lực của chủ thể). + Văn hoá tổ chức: quyết định quản lý có thể được tạo ra bởi một người, một nhóm người hay một tổ chức. 3. Yêu cầu của quyết định quản lý: 2. Yêu cầu đối với quyết định quản lý: Quyết định quản lý chỉ có hiệu lực và hiệu quả khi đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: 2.1. Tính hợp pháp: Trong một Nhà nước pháp quyền mọi hành vi của tổ chức và cá nhân đều phải tuân theo pháp luật. Quyết định quản lý là hành vi của tập thể hoặc cá nhân các nhà quản lý nên nó phải tuân theo pháp luật. Tính hợp pháp của quyết định quản lý được thực hiện trên các khía cạnh: - Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của tổ chức hoặc cá nhân. - Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định. - Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức. Mọi quyết định quản lý không đảm bảo tính pháp lý đều bị đình chỉ hoặc huỷ bỏ. Người hoặc tổ chức đưa ra quyết định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. 2.2. Tính khoa học:
22. Tính pháp lý chưa đủ đảm bảo cho quyết định có hiệu quả. Muốn có hiệu quả các quyết định phải có tính khoa học. Một cách chung nhất, các quyết định có tính khoa học là các quyết định phù hợp với lý luận và thực tiễn khách quan. Nó không chỉ dựa trên cơ sở lý thuyết mà còn dựa trên cơ sở phân tích chính xác thực tiễn khách quan. Yêu cầu về tính khoa học của quyết định quản lý được thể hiện trên các khía cạnh: - Quyết định phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức. - Quyết định phù hợp với quy luật, các xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên lý khoa học. - Quyết định đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học. - Quyết định phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định, kể cả thế và lực cũng như môi trường tổ chức. 5.3. Tính hệ thống (thống nhất): Tính hệ thống của quyết định quản lý được thực hiện trên các khía cạnh: - Không gian: các quyết định được ban hành bởi các cấp và bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng. Hướng đó do mục tiêu chung xác định. - Thời gian: Các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái ngược và phủ định nhau. Quyết định nào đã hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp cần phải loại bỏ. 5.4. Tính tối ưu: Quyết định quản lý thực chất là một phương án hành động được lựa chọn nhằm giải quyết một vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức. Yêu cầu về tính tối ưu của quyết định đòi hỏi phương án mà quyết định lựa chọn phải là phương án tối ưu. Theo nghĩa tổng quát, phương án tối ưu là phương án thoả mãn cao nhất các mục tiêu đồng thời phù hợp với những ràng buộc nhất định, được sự ủng hộ của các thành viên và các cấp trong tổ chức. 5.5. Tính linh hoạt (theo sự biến đổi của môi trường): Yêu cầu về tính linh hoạt đòi hỏi các quyết định quản lý phải phản ánh được mọi nhân tổ mới trong lựa chọn quyết định, phản ánh được tính thời đại, môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện. tính linh hoạt của quyết định quản lý cũng đòi hỏi việc xử lý tình huống phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn, máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa. Phương án quyết định đáp ứng được với sự biến đổi của môi trường. 5.6. Yêu cầu tính cụ thể về thời gian và người thực hiện Quyết định được ban hành ngày nào và có hiệu lực từ khi nào cần rõ ràng. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh cần được làm rõ. Câu 12: Quyết định quản lý được phân loại như thế nào? Cho ví dụ minh hoạ? Trả lời: Phân loại quyết định quản lý: 1. Theo hình thức ban hành: - Quyết định bằng văn bản (chính xác/ lưu trữ/ kiểm tra/ quy trách nhiệm). - Quyết định phi văn bản ( bằng lời nói: bảo mật/ phạm vi hẹp/ nhanh/ không lưu/ trách nhiệm thấp). 2. Theo thời gian: - Quyết định dài hạn: là các quyết định quản lý có hiệu lực trong khoảng thời gian dài, thường từ 5 năm trở lên. Khi đưa ra các quyết định dài hạn chủ thể cần lựa chọn một cách thận trọng. - Quyết định trung hạn: là quyết định quản lý có hiệu lực trong khoảng thời gian ngắn hơn quyết định dài hạn, thường trong khoảng từ 1 đến 5 năm. - Quyết định ngắn hạn: là các quyết định quản lý có hiệu lực trong khoảng thời gian dưới 1 năm.
23. 3. Theo quy mô nguồn lực: sử dụng để thực hiện quyết định (H – N – F – P – S): - Quyết định lớn: là quyết định sử dụng một khối lượng lớn các nguồn lực của tổ chức. Chẳng hạn: vốn lớn, lao động nhiều. - Quyết định vừa: là quyết định sử dụng ít các nguồn lực hơn so với quyết định lớn. - Quyết định nhỏ: là quyết định sử dụng ít nguồn lực cho việc thực hiện, triển khai thực hiện. Các quyết định lớn, vừa, nhỏ chỉ là cách phân chia tương đối, tuỳ thuộc vào nhiều nhân tố. Một quyết định ở tổ chức này thì xem là quyết định lớn, song ở một tổ chức khác lại xem là quyết định vừa thậm chí là nhỏ. Cùng một tổ chức, ở giai đoạn này quyết định được xem là lớn, xong ở giai đoạn khác lại được xem là vừa 4. Theo phạm vi của quyết định: - Quyết định chiến lược: mang tính định hướng phát triển trong thời gian tương đối dài và có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau. - Quyết định chiến thuật: mang tính định lượng, liên quan tới nội dung và cách thức thực hiện những nhiệm vụ và công việc cụ thể. - Quyết định tác nghiệp: nhằm xử lý các tình huống cụ thể hàng ngày của tổ chức (căn cứ vào quyết định chiến lược. Theo phạm vi của quyết định có thể chia quyết định làm hai loại khác: - Quyết định toàn cục: là quyết định mà phạm vi điều chỉnh đối với mọt bộ phận và cá nhân trong tổ chức. - Quyết định bộ phận: là quyết định chỉ điều chỉnh một số bộ phận, một cá nhân nhất định trong tổ chức. 5. Theo mức độ ổn định hay không ổn định của quyết định: - Quyết định chương trình hoá: vè một vấn đề thường xuyên nảy sinh, quy trình thực hiện rõ ràng, có tính ổn định và lặp lại, do đó dễ ban hành và thường tốn ít thời gian. - Quyết định phi chương trình hoá: về những vấn đề chưa có tiền lệ, hay là một vấn đề phức tạp và quan trọng, do đó nội dung của loại quyết định này thường là mới và không có cấu trúc. Cấu trúc lỏng Cao Quyết định phi DạngChương trình hoá Cấp bậc trong vấn đề tổ chức Quyết định Cấu trúc chặtChương trình hoá Thấp 6. Theo chủ thể ra quyết định: - Quyết định cá nhân - Quyết định tập thể - Quyết định hỗn hợp Theo chủ thể ra quyết định còn có thể chia thành: - Quyết định của người quản lý cấp cao: là những quyết định được cấp cao nhất của tổ chức đưa ra. Quyết định của hội đồng quản trị trong doanh nghiệp là những quyết định thuộc loại này. - Quyết định của người quản lý cấp trung: những quyết định này thường mang tính chiến thuật, vừa. - Quyết định của người quản lý cấp thấp: thường là quyết định tác nghiệp, riêng. Việc phân loại này tuỳ thuộc nhiều vào thể chế của tổ chức. Trong thể chế quá thiên về tập trung, các quyết định quản lý cấp cao sẽ nhiều hơn trong thể chế nghiêng về phân cấp. 7. Theo nội dung của quyết định:
24. - Quyết định về nhân sự - Quyết định về tài chính - Quyết định về cơ sở vật chất - Quyết định về lĩnh vực chuyên môn 8. Theo cách thức tác động tới đối tượng thực hiện: - Quyết định cưỡng chế - Quyết định hướng dẫn - Quyết định tuỳ nghi 9. Theo tính chất của quyết định: - Quyết định chuẩn mực (chung): là những quyết định nhằm đưa ra những căn cứ có tính nguyên tắc cho việc xử lý các tình huống cụ thể hàng ngày. Ví vụ: các quyết định quy phạm pháp luật. - Quyết định riêng biệt: là những quyết định nhằm xử lý một tình huống cụ thể với đối tượng cụ thể. Ví dụ: quyết định khen thưởng hay kỷ luật một thành viên của tổ chức. Loại quyết định chung và riêng biệt này có những dấu hiệu tương đồng với quyết định chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp. Câu 13: Trình bày các cơ sở và nguyên tắc cơ bản trong quá trình ra quyết định? Trả lời: 1. Các cơ sở để ra quyết định trong quản lý: Cơ sở để ra quyết định trong quản lý bao gồm có kinh nghiệm, trực giác, thực nghiệm, nghiên cứu và phân tích (vận trù học, cây quyết định, lý thuyết trò chơi) và phương pháp chuyên gia. Trước hết cần hiểu trực giác là gì: Các QĐ dựa trên kinh nghiệm Các QĐ dựa trên giá trị Các QĐ dựa trên cảm xúc đạo đức hoặc văn hoá và cảm giác Các QĐ mang tính kinh nghiệm Các QĐ dựa trên giá trị Các QĐ mang tính đạo đức hoặc văn hoá Trực Cảm xúc giác Các QĐ dựa trên giá trị Các QĐ dựa trên giá trị đạo đức hoặc văn hoá đạo đức hoặc văn hoá Các QĐ dựa trên các dữ Các QĐ dựa trên kỹ năng, liệu tiềm thức kiến thức hoặc tập huấn 1.1. Căn cứ để xây dựng quyết định quản lý: - Căn cứ vào mục tiêu: đặc điểm, tính chất và quy mô của mục tiêu (nhiệm vụ) để lựa chọn hình thức, phương thức ra quyết định. - Căn cứ thực trạng nguồn lực của tổ chức nhằm xem tính khả thi của phương án.
25. - Căn cứ vào điều kiện của môi trường: loại hình (vĩ mô, trung mô, vi mô) và tính chất (ổn định hay biến đổi, thuận lợi hay khó khăn) của môi trường quản lý mà từ đó lựa chọn một hoặc một số phương án. - Căn cứ vào thời gian. 1.2. Những yếu tố cản trở việc ra quyết định có hiệu quả: Người ra quyết định sẽ là người sáng suốt một cách hoàn hảo khi họ hoàn toàn khách quan và khoa học. Họ xác định vấn đề một cách đúng đắn, biết đưa ra mục tiêu rõ ràng với những phương án và tiêu chuẩn rành mạch, phương án cuối cùng mà họ sẽ giải quyết được vấn đề và có lợi nhiều nhất cho tổ chức. Nhưng hầu hết các quyết định mà người lãnh đạo gặp, thường không có đủ những điều kiện của sự hợp lý. Việc ra quyết định của họ thường đi chệch khỏi cái gọi là tính hệ thống, nhất quán và logic – tức là đi chệch sự hợp lý. Các nhà khoa học đã nhận thấy những xu hướng sau làm hạn chế tính hợp lý khi ra quyết định mà người quản lý không thể không biết a. Thiếu thông tin. Thiếu thông tin có thể do nhiều nguyên nhân như: - Có thông tin nhưng thiếu chính xác: + Rủi ro: khả năng hay mức xác suất để các kết quả có thể (sự kiện) của một hành động cụ thể xảy ra. + Không chắc chắn (bất định): Các khả năng/ xác suất của các sự kiện có thể không thể xác định được và các kết quả tương lai là không biết (không thể dự đoán). + Thông tin mơ hồ: Thông tin có thể diễn đạt theo nhiều cách và mâu thuẫn nhau. - Nhiều người quản lý có xu hướng lựa chọn thông tin vi nó sẵn có hơn là chất lượng của nó. Những thông tin quan trọng thường ít trọng lượng hơn những thông tin dễ kiếm. Không chắc chắn và rủi ro Thông tin không đẩy đủ Thông tin Hạn chế thời gian và mơ hồ chi phí thông tin - Có thể có được những thông tin có chất lượng cao nhưng lại tốn thời gian và tiền bạc. Tổ chức đưa ra những giới hạn về thời gian và chi phí cho người ra quyết định, điều này cũng có nghĩa là giới hạn luôn có khả năng tìm kiếm phương án của họ. Kết quả là các phương án thường được tìm kiếm ở xung quanh những phương án cũ đã có trước đây. - Có những giới hạn về khả năng xử lý thông tin của từng cá nhân: Phần lớn mọi người chỉ có khả năng nhớ được khoảng 7 mẫu in trong mỗi thời gian ngắn. Đứng trước các quyết định phức tạp, con người thường lập ra những mô hình đơn giản cho phép họ tinh giản vấn đề theo những thông số có thể hiểu được. b. Người ta quyết định có xu hướng nhầm lẫn vấn đề với giải pháp.
26. Kết quả là việc xác định vấn đề được trình bày dưới dạng mô tả rành mạch giải pháp có thể chấp nhận được. Điều này đã khiến người ra quyết định không nhận định đúng vấn đề, hoặc nếu có đúng thì họ đốt cháy 2 giai đoạn của quá trình ra quyết định là giai đoạn lập ra các phương án và giai đoạn đánhg giá các phương án. c. Các xu hướng nhận thức của cá nhân có thể bóp méo vấn đề sẽ được xác định. Trình độ và sự từng trải của người ra quyết định, vị trí của họ trong tổ chức, lợi ích, sở thích, kinh nghiệm khiến người ra quyết định tập trung sự chú ý của mình vào những vấn đề nhất định này chứ không phải những vấn đề khác. Yếu tố văn hoá của tổ chức cũng có thể khiến người quản lý nhận thức sự việc khác đi. Đôi khi người ta không thấy những gì ta không thể tin được, nghĩa là, khi ta không tin điều gì đó là sự thật thì ta thường không thấy nó. Người trong sáng ít khi thấy được thủ đoạn gian manh của bọn lừa đảo, người có quan niệm đơn giản thì hay bỏ qua sự tinh tế của cuộc đời, người chính trực thì hay khăng khăng cái lý của mình mà có khi vì nó mà họ bị khổ sở. d. Tính bảo thủ. Do quán tính, người ra quyết định thường có xu hướng nghiêng về một số phương án sở trường nhất định khiến họ đã chọn trước một phương án cụ thể nào đó trong quá trình ra quyết định. Để khắc phục điều này, người ra quyết định cần suy nghĩ về mối quan hệ giữa mục đích, thủ đoạn và hiệu quả. Giữa mục đích và hiệu quả có thể lựa chọn được rất nhiều thủ đoạn, phương pháp, con đường. Việc thay đổi tư duy, nếp nghĩ, phong tục, tập quán là những thứ có bảo thủ lớn, một việc phức tạp đòi hỏi phải có thời gian. Thêm vào đó, khi thấy phương án lựa chọn không được như mong đợi, thì thay cho việc đi tìm kiếm phương án khác, người ra quyết định thường có xu hướng cố gắng theo đuổi phương án đã chọn đến cùng và cố chứng minh rằng nó không sai. e. Những tiền lệ quyết định trước đây giới hạn sự lựa chọn hiện nay. Các quyết định ít khi là những sự kiện đơn giản và riêng biệt mà có liên quan đến sự lựa chọn trong quá khứ. Nói cách khác, hầu hết các quyết định có liên quan ít nhiều tới những quyết định khác đã được ra trong quá khứ. Do đó, khi quyết định phải thận trọng vì sẽ tạo ra những tiền lệ cho những lần sau. f. Dung hoà lợi ích. Do có sự tồn tại của các lợi ích khác nhau giữa những nhà quản lý khiến họ nhận thức vấn đề khác nhau và lựa chọn các phương án khác nhau. Các quyết định cuối cùng hiếm khi xuất phát từ lợi ích cao nhất của tổ chức, mà là sự thoả hiệp, thương lượng để dung hoà các bên và có được sự hỗ trợ sau này cho việc thực hiện quyết định đó. 2. Các nguyên tắc cơ bản trong quá trình ra quyết định quản lý. a. Khắc phục tình trạng thiếu thông tin: trong xây dựng và ra quyết định b. Nguyên tắc thống nhất: thống nhất giữa các chủ thể về quan điểm, lợi ích c. Chấp nhận tính tương đối của quyết định quản lý: Tuỳ theo tầm nhìn, sự hiểu biết và hệ giá trị của mỗi người mà vấn đề có nhiều câu trả lời đúng, do vậy đừng cố tìm một câu trả lời duy nhất đúng mà chỉ nên tìm câu trả lời hợp lý nhất. d. Tính kịp thời: - Ra quyết định quản lý được quy trình hoá dưới các bước đi cụ thể. - Giữa tính quy trình (tính logic) với sự sáng tạo và nhạy cảm không phải lúc nào cũng thống nhất. e. Dám chịu trách nhiệm:
27. - Không dám chịu trách nhiệm thì việc lực chọn quyết định hợp lý với bản thân chứ không hợp lý so với hoàn cảnh. - Sự lo sợ thất bại có thể làm tê liệt quyết tâm thực hiện những ý tưởng hay. Câu 14: So sánh các phương pháp ra quyết định quản lý? Trả lời: 1. Tổng quan về phương pháp ra quyết định quản lý Phương pháp ra quyết định quản lý là các cách thức mà chủ thể quyết định dùng để thực hiện một, một số hoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết định. Chủ thể quyết định là cá nhân hoặc tập thể có trách nhiệm đưa ra quyết định quản lý. Đó là những nhà lãnh đạo, tập thể các nhà quản lý hoặc đại diện hay toàn thể tổ chức. Trong quá trình ra quyết định quản lý, chủ thể quyết định có thể dùng một số phương pháp sau: - Theo mức độ thông tin: có thể dùng phương pháp ra quyết định trong điều kiện đủ thông tin, ít hoặc rất ít thông tin. + Trường hợp đủ thông tin: việc ra quyết định dựa vào các mô hình ra quyết định, trong đó đặc biệt là mô hình toán bao gồm cả mô hình toán thống kê và mô hình tối ưu kết hợp với sử dụng công nghệ thông tin. + Trường hợp có ít thông tin: có thể sử dụng kết hợp phương pháp chuyên gia và so sánh hiệu quả. + Trường hợp có rất ít thông tin có thể sử dụng kết hợp phương pháp cây đồ thị (cây mục tiêu) và các phương pháp ngoại cảm. - Theo số người tham gia vào quá trình ra quyết định: các phương pháp ra quyết định chia thành phương pháp tự ra quyết định (cá nhân ra quyết định) và phương pháp quyết định tập thể. 2. Phương pháp cá nhân ra quyết định - Đây là phương pháp ra quyết định trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của nhà quản lý. Theo phương pháp này khi xuất hiện những nhiệm vụ (vấn đề) thuộc thẩm quyền quản lý của mình, nhà quản lý tự mình đề ra quyết định quản lý mà không cần có sự tham gia của tập thể hoặc các chuyên gia. - Phương pháp này có hiệu quả trong điều kiện: + Vấn đề cần quyết định không quá phức tạp. + Việc xác định vấn đề không khó khăn. + Các phương pháp giải quyết vấn đề rõ ràng. + Việc phân tích lựa chọn phương pháp đơn giản. + Đồng thời người ra quyết định có nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong việc ra quyết định. - Nhà quản lý phải dựa vào các thủ tục (ví dụ như thủ tục cho sinh viên nhập học, thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục cấp phép xây dựng, quyết định phát bằng tốt nghiệp ) và những quy tắc, chính sách (đó là các quy phạm pháp luật như 3 năm tăng lương 1 lần bậc lương đối với cán bộ, công chức; cũng có thể là những thông lệ và các quy định mà tập thể đã thống nhất như sinh viên nghỉ trên 20% số giờ học trên lớp thì không được đi thi ) để ra quyết định. 3. Phương pháp ra quyết định tập thể - Phương pháp này nhằm khắc phục hạn chế của ra quyết định cá nhân. Đặc biệt là những quyết định quan trọng, có ảnh hưởng lâu dài đến phát triển tổ chức. Ra quyết định tập thể không có nghĩa là chủ thể ra quyết định là tập thể, trách nhiệm quyết định thuộc về tập thể. Ra quyết định tập thể được hiểu là người lãnh đạo không chỉ dựa vào kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của mình mà còn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của tập thể (hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu, các chuyên gia, tập thể hoặc một số cá nhân, bộ phận thuộc tổ chức ) để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định được đưa ra.
28. - Ưu điểm: + Thu hút sáng kiến của nhiều người. + Đảm bảo tính dân chủ trong tổ chức. + Đảm bảo cơ sở tâm lý - xã hội cho các quyết định. - Nhược điểm: + Thường kéo dài thời gian hơn trong việc đưa ra quyết định. + Dễ có sự ảnh hưởng của một hoặc một số cá nhân trong hội đồng tư vấn hoặc nhóm nghiên cứu đến những kết luận của tập thể. + Trách nhiệm của ngưởi ra quyết định không rõ ràng. * Các kỹ thuật ra quyết định tập thể có thể áp dụng: - Động não (Brain – storming): là kỹ thuật tìm tòi các sáng kiến của mọi người tham gia thảo luận về quyết định, kỹ thuật này được thực hiện như sau: tại cuộc họp thảo luận có nhiều người tham gia, người chủ toạ phát biểu một cách rõ ràng vấn đề sao cho tất cả mọi người đều hiểu, tất cả các thành viên tự do nêu ý kiến trong khoảng thời gian ấn định trước. Không được phê bình các ý kiến của nhau. Các ý kiến được ghi lại và phân tích sau do vậy nhược điểm của kỹ thuất này là ý kiến của mọi người trong cuộc họp dễ bị ảnh hưởng lẫn nhau. - Kỹ thuật nhóm danh nghĩa: là kỹ thuật tìm tòi sáng kiến và đi đến kết luận cuộc họp, kỹ thuật này được mô tả như sau: tại cuộc họp, các thành viên của nhóm có mặt tại cuộc họp. Chủ toạ phát biểu về nhiệm vụ cuộc họp, các thành viên viết ra giấy những suy nghĩ của họ. Từng thành viên đọc những điều họ đã viết, thảo luận và đánh giá các ý kiến của từng thành viên. Từng thành viên độc lập cho biết thứ tự của các ý kiến theo mức độ đúng đắn của chúng. Kết luận cuối cùng sẽ thuộc về ý kiến có thứ bậc cao nhất. - Kỹ thuật Delphi: là kỹ thuật ra quyết định theo nhóm khi các thành viên không được triệu tập tới một cuộc họp, kỹ thuật này giống với kỹ thuật nhóm danh nghĩa nhưng không thông qua cuộc họp, bao gồm các bước sau: + Vấn đề được xác định và các thành viên được yêu cầu đưa ra những ý kiến qua một phiếu câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ. + Mỗi thành viên hoàn thành phiếu câu hỏi một cách độc lập và nặc danh. + Kết quả của phiếu câu hỏi được một trung tâm thu lại, xử lý và in ra. + Mỗi thành viên nhận được bản in kết quả đã xử lý. + Sau khi xem xét kết quả, các thành viên lại được yêu cầu cho biết ý kiến của họ, và nếu ý kiến mới khác ý kiến ban đầu thì tiếp tục thực hiện lại (có thể lặp lại nhiều lần). + Kết luận đưa ra khi có sự thống nhất ý kiến. Kỹ thuật này rất phức tạp và tốn nhiều thời gian 4. Phương pháp định lượng toán học - Phương pháp này dựa vào sự vận dụng toán học (dựa vào các mô hình toán lý thuyết) để làm căn cứ định lượng. - Là công cụ hỗ trợ quản lý, không thể thay thế các nhà quản lý. - Mô hình kinh tế chủ yếu gồm 2 dạng: Mô hình tối ưu Mô hình thống kế - Quy hoạch tuyến tính. - Dự báo kinh tế. - Lý thuyết trò chơi. - Lý thuyết xác suất thống kê. - Sơ đồ mạng (CPM) - Lý thuyết điều tra chọn mẫu. - Lý thuyết tương quan. - Lý thuyết phục vụ đám đông. - Lý thuyết tồn kho dự trữ. - Lý thuyết thay thế bảo quản thiết bị. - Lý thuyết nhận dạng.
29. - Lý thuyết mô phỏng - Hạn chế: + Mô hình không đúng thực tế. + Mô hình định lượng với các giá trị mã hoá nhưng thực tế các yếu tố quyết định quan trọng vẫn là định tính (khó đo lường). + Khoảng cách giữa các nhà quản lý thực hành và các nhà toán học chuyên nghiệp (lý thuyết). 5. Các phương pháp ra quyết định trong điều kiện rủi ro/ bất định (ít hoặc rất ít thông tin). a. Phương pháp cây quyết định: - Dựa trên tiếp cận phân tích hệ thống để lựa chọn và đánh giá quyết định. - Phác hoạ các điểm quyết định, các kết quả có thể xảy ra và các xác suất liên quan đến các chương trình khác nhau dưới dạng “cây”. b. Phương pháp phân tích độ mạo hiểm: - Là phương pháp phổ biến trong điều kiện bất định. - Phương pháp có độ mạo hiểm cao sẽ bị loại bỏ. * Các kỹ thuật phân tích: - Phân tích điểm hoà vốn: dựa vào sự chênh lệch giữa sản lượng hoặc giá hoà vốn của một dự án với sản lượng thị trường hay giá trị thị trường để xem xét độ mạo hiểm. - Phân tích độ nhạy: dựa vào mối quan hệ giữa các đại lượng đầu vào và đầu ra để xem xét độ mạo hiểm. - Phân tích xác suất: có 2 nguyên lý: + Nguyên lý 1: nghiên cứu xác suất gắn với những giá trị (biến cố) đầu ra mong muốn. + Nguyên lý 2: xác định các yếu tố đầu vào bất định với các biến cố có thể và xác suất tương ứng, tính lại yếu tố đầu ra theo các yếu tố đầu vào có tính đến xác suất c. Phương pháp ngoại cảm: - Khi có quá ít hoặc có quá nhiều thông tin, hoặc quá phân vân (giữa có và không và không thể tìm cách trì hoãn được). - Dựa vào khả năng ngoại cảm của con người (người lãnh đạo hoặc người khác – nhà ngoại cảm). - Khả năng ngoại cảm tồn tại ở một số người với mức độ, thời hạn và vấn đề khác nhau. - Tuy nhiên, nếu tránh khuynh hướng ỷ lại vào phương pháp này, cũng không nên xem nhẹ. - Có thể xem như một phương pháp bổ sung cần thiết. Câu 15: Trình bày các bước trong quá trình ra quyết định quản lý? So sánh với thực tế quy trình ra quyết định tại cơ quan/ đơn vị làm việc của anh/ chị? Trả lời: I. Các bước trong quá trình ra quyết định quản lý: Ra quyết định quản lý là một quá trình bao gồm nhiều bước có liên quan đến việc hình thành vấn đề, xác định và lựa chọn phương án thông qua và văn bản hoá quyết định. 1. Bước 1: Xác định vấn đề ra quyết định; Vấn đề ra quyết định được hiểu là một nhiệm vụ mà tổ chức cần giải quyết bằng một quyết định, nếu không tổ chức sẽ khó có thể phát triển được. Ra quyết định thực chất là quá trình tìm kiếm phương án tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết vấn đề. Xác định vấn đề ra quyết định liên quan đến năng lực của nhà quản lý nhất là năng lực hoạch định và điều hành. - Nhận biết trước: nhận thức và kiểm soát được những tác động của môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức. - Giải thích rõ nhằm đánh giá được các yếu tố và xác định được nguyên nhân của vấn đề.
30. - Sự liên kết giữa thực trạng hiện tại và kỳ vọng trong tương lai. Ví dụ: một doanh nghiệp hàng hoá bị tồn đọng nhiều, các nhà quản lý cần phải đưa ra một quyết định nào đó để cải thiện tình hình tiêu thụ sản phẩm nhưng trước hết các nhà quản lý phải xác định được nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó và tìm phương án phù hợp nhất khắc phục nguyên nhâ (Giải quyết vấn đề) 2. Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phương án: Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọn được phương án tốt nhất cần xác định rõ các tiêu chuẩn quan trọng trong việc giải quyết vấn đề. Các tiêu chuẩn đó có thể được biểu hiện bằng định lượng hoặc định tính. Ví dụ: để ra quyết định về lựa chọn cán bộ quản lý thường các tiêu chuẩn về năng lực và phẩm chất được lựa chọn, để ra quyết định về đầu tư thường các tiêu chuẩn về kinh tế, chính trị, xã hội và môi trường được xem xét 3. Bước 3: Xác định trọng số cho các tiêu chuẩn Các tiêu chuẩn có tầm quan trọng khác nhau nên cần ấn định trọng số cho từng tiêu chuẩn đánh giá. 4. Bước 4: Phát triển các phương án Liệt kê các giải pháp có thể giải quyết vấn đề một cách thành công (mà chưa cần đánh giá chúng). 5. Bước 5: Phân tích các phương án - Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương án - Đánh giá so với tiêu chuẩn đã xác định. 6. Bước 6: Lựa chọn phương án - Chọn phương án tốt nhất (tối ưu) giữa các phương án quan tâm. - Cần tính đến các khía cạnh đạo đức, pháp lý, kinh tế và thực tế. 7. Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện phương án Có đạt được kết quả mong muốn không? Xác định xem vấn đề đã được giải quyết chưa? II. So sánh với thực tế quy trình ra quyết định tại cơ quan. Trong doanh nghiệp, nhận thấy vấn đề từ hệ thống máy tính cũ kỹ nên giám đốc kinh doanh muốn nâng cấp/ cải thiện hiệu quả của hệ thống bán hàng. Xác định các Phân bổ trọng số Xác định vấn đề Phát triển các → tiêu chuẩn → cho các tiêu → giải pháp quyết định chuẩn “Các nhân viên Giá Độ tin cậy: 10 Acer bán hàng của tôi Trọng lượng Cỡ màn hình: 8 Compaq cần máy tính Bảo hành Bảo hành: 5 Gateway mới” Loại màn hình Trọng lượng: 5 HP Độ tin cậy Giá: 4 Micromedia Cỡ màn hình Loại màn hình: 3 NEC Sony Toshiba Phân tích các Lựa chọn một Thực thi giải → → giải pháp giải pháp pháp Acer Acer Đánh giá tính Compaq Compaq hiệu lực của Gateway Gateway X Gateway → quyết định HP HP Micromedia Micromedia
31. NEC NEC Sony Sony Toshiba Toshiba Câu 16: Hãy làm rõ các khái niệm kế hoạch, lập kế hoạch và nêu các cách phân loại kế hoạch? Trả lời: 1. Khái niệm 1.1. Lập kế hoạch Lập kế hoạch là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán – dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức. Từ khái niệm trên cho thấy: Lập kế hoạch có ý nghĩa tiên quyết đối với hiệu quả của hoạt động quản lý. Lập kế hoạch là một chức năng mang tính phổ quát. Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người (ý thức về mục tiêu cần đạt được). Lập kế hoạch là một quy trình gồm nhiều bước (đánh giá, dự đoán – dự báo và huy động các nguồn lực). Trọng tâm của lập kế hoạch chính là hướng vào tương lai. Do vậy cần phải xác định những gì cần phải hoàn thành và hoàn thành như thế nào? Kết quả của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng hành động. Quan hệ giữa lập kế hoạch và kế hoạch là quan hệ nhân – quả: Kế hoạch là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch. Do vậy để có một kế hoạch đúng đắn và phù hợp thì quá trình lập kế hoạch phải coi là một quá trình cần phải được quản lý. Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liên quan tới công việc của quản lý chiến lược. 1.2. Kế hoạch Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hoá. Từ khái niệm trên cho thấy: Kế hoạch vừa là công cụ, vừa là mục tiêu của quản lý. Do vậy người quản lý phải biết sử dụng kế hoạch một cách hiệu quả và phải biết tạo lập những kế hoạch mới để đáp ứng được sự phát trểin của tổ chức. Nội dung cơ bản của kế hoạch bao gồm: - Xác định mục tiêu (làm gì?) - Xây dựng nội dung (ai làm?) - Lựa chọn phương thức (làm như thế nào?) - Thời gian (khi nào làm?) - Địa điểm (làm ở đâu?) Do vậy khái niệm kế hoạch hàm chứa tổng thể các nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý. Kế hoạch là tên gọi chung cho một tập hợp các hoạt động tương tự Trong thực tế, biểu hiện của kế hoạch rất đa dạng và phong phú trong đó có những dạng kế hoạch phổ biến như: Chiến lược, chính sách, chương trình Giữa chúng với kế hoạchc ó điểm chung nhưng cũng có những sự khác biệt nhất định. - Chiến lược: + Là những kế hoạch lớn với những mục tiêu dài hạn, phương hướng lớn, nguồn lực tổng hợp và quan trọng. + Chiến lược được hiểu theo 3 khía cạnh;
32. Thứ nhất: Các chương trình hành động tổng quát với các nguồn lực tổng hợp và quan trọng. Thứ hai: Là việc xác định các mục tiêu dài hạn của một tổ chức và lựa chọn phương hướng hành động, phân bổ các nguồn lực cần thiết. Thứ ba: Chương trình các mục tiêu hành động trong dài hạn (cho việc dự báo những thay đổi và sắp xếp bố trí các nguồn lực). + Chiến lược không vạch ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được mục tiêu. + Nhưng chiến lược cung cấp một bộ khung để hướng dẫn tư duy và hành động của các chủ thể, các bộ phận trong tổ chức. Do vậy chiến lược là một loại kế hoạch đặc biệt. - Các chính sách: + Các chính sách là một dạng kế hoạch theo nghĩa: những điều khoản hoặc những quy định hướng dẫn hoặc khai thông những ách tắc và tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên. + Không phải những quy định hay điều khoản hướng dẫn nào cũng là chính sách. + Chỉ những hướng dẫn có tầm quan trọng, có nội dung tổng hợp và phạm vi tác động rộng thì mới là chính sách. + Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề được thuận lợi hơn. + Các chính sách giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau. Nhờ đó, người quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện một phần các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. - Các chương trình: + Là một dạng kế hoạch đặc biệt. + Là một phức hệ của các mục tiêu, chính sách, các nhiệm vụ và các hành động, các nguồn lực cần thiết để thực hiện một chương trình hành động xác định từ trước. + Một chương trình lớn được chi tiết hoá thành nhiều chương trình nhỏ và kế hoạch cụ thể. + Các chương trình hành động không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ với nhiều chương trình khác. Vì thế việc lập chương trình là một dạng lập kế hoạch đặc biệt. 2. Các cách phân loại kế hoạch: 2.1. Căn cứ vào thời gian: - Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên. - Kế hoạch trung hạn: Cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm. - Kế hoạch ngắn hạn: Cho thời kỳ dưới 1 năm. 2.2. Căn cứ vào tính chất của kế hoạch: - Kế hoạch định tính - Kế hoạch định lượng. 2.3. Căn cứ vào cấp độ của kế hoạch: - Kế hoạch chiến lược: - Kế hoạch tác nghiệp. 2.4. Căn cứ vào quy mô của kế hoạch: - Kế hoạch vĩ mô và kế hoạch vi mô. - Kế hoạch chung và kế hoạch riêng. - Kế hoạch tổng thể và kế hoạch bộ phận. 2.5. Căn cứ vào nội dung của kế hoạch: - Kế hoạch nhân sự. - Kế hoạch tài chính. - Kế hoạch vật tư. - Kế hoạch đối ngoại. - Kế hoạch thị trường.
33. 2.6. Căn cứ vào các chức năng của quy trình quản lý: - Kế hoạch về công tác lập kế hoạch. - Kế hoạch về công tác tổ chức. - Kế hoạch về công tác lãnh đạo. - Kế hoạch về công tác kiểm tra. Tóm lại: những sự phân loại trên là mang tính tương đối. Câu 17: Trình bày các đặc điểm và vai trò cơ bản của kế hoạch? Trả lời: 1. Đặc điểm của kế hoạch: 1.1. Tính khách quan: - Mặc dù do con người thiết lập nhưng nội dung của kế hoạch phản ánh thực trạng của tổ chức. - Quá trình lập kế hoạch chính là quá trình thu thập và xử lý thông tin liên quan về mục tiêu, các nguồn lực, các phương án thực hiện. Do vậy nội dung của kế hoạch không phải là sản phẩm chủ quan, theo sở thích của nhà quản lý mà là sự chắt lọc thông tin từ thực tế (tính khả thi). 1.2. Tính bắt buộc: - Khi đã được thông qua thì kế hoạch luôn đòi hỏi các chủ thể có liên quan có nghĩa vụ thực hiện. - Kế hoạch đòi hỏi xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi chủ thể trong việc thực hiện các mục tiêu. - Kế hoạch thể hiện tính chất pháp lệnh của các kế hoạch trong quan hệ giữa các chủ thể với mục tiêu. - Điều kiện đảm bảo cho các nội dung kế hoạch được thực thi chính là quyền khen thưởng và kỷ luật của nhà quản lý mỗi cấp. 1.3. Tính ổn định: - Các kế hoạch thường có sự ổn định tương đối, do đó khi hoàn cảnh thực hiện kế hoạch thay đổi thì các kế hoạch cũng phải được điều chỉnh kịp thời. - Sự ổn định của kế hoạch cho phép các chủ thể có điều kiện cần thiết để thực hiện mục tiêu của kế hoạch đã đề ra. 1.4. Tính linh hoạt: - Sự cân bằng hợp lý giữa tính ổn định và tính linh hoạt tạo điều kiện cho sự tồn tại của kế hoạch thay đổi thì bản thân kế hoạch cũng phải được điều chỉnh. - Do những bất định của tương lai và sai lầm có thể ở ngay cả trong một dự đoán thông thường nhất. - Không có một kế hoạch bất biến trong mọi trường hợp. Do vậy việc điều chỉnh kế hoạch là một tất yếu để làm cho tổ chức có khả năng ứng phó được với môi trường. 1.5. Tính rõ ràng: - Các kế hoạch phải được trình bày rõ ràng và logic. - Cho biết cụ thể ai làm gì? ở đâu? Phối hợp với ai? Quyền hạn đến đâu? Tiêu chuẩn đánh giá là gì? - Hay một kế hoạch phải rõ ràng về nhiệm vụ của các chủ thể thực hiện mục tiêu. 2. Vai trò của kế hoạch: 2.1. Kế hoạch là cơ sở cho các chức năng khác:
34. - Các chức năng khác đều được thiết kế phù hợp với kế hoạch và nhằm thực hiện kế hoạch: những mục tiêu được xác định nhằm xác định biên chế, phân công công việc và giao quyền, lựa chọn phong cách lãnh đạo và phương thức kiểm tra thích hợp. - Khi kế hoạch phải điều chỉnh thì các chức năng khác cũng phải điều chỉnh ở những nội dung tương ứng. 2.2. Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi: - Sự thay đổi hay tính bất định của môi trường giúp việc lập kế hoạch trở nên tất yếu để phát triển ổn định và ứng phó tính linh hoạt với những thay đổi của môi trường. Điều đó giúp hỗ trợ nhà quản lý ra được những quyết định tối ưu hơn. - Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kế hoạch vẫn cần thiết vì các nhà quản lý luôn phải tìm mọi cách tốt nhất để đạt mục tiêu và thuận lợi hơn cho các bộ phận triển khai và thực thi nhiệm vụ. - Một kế hoạch tốt sẽ tạo cơ hội cho tổ chức có thể thay đổi. 2.3. Chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp với các nguồn lực: - Việc lập kế hoạch chu đáo sẽ đưa ra được phương án tối ưu nhất để thực hiện các mục tiêu, do đó nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực và tiết kiệm được thời gian. - Việc lập kế hoạch sẽ cực tiểu hoá chi phí không cần thiết. 2.4. Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức: - Kế hoạch làm giảm bớt những hành động tuỳ tiện, tự phát, vô tổ chức và dễ đi chệch hướng mục tiêu. - Tập trung được các mục tiêu bộ phận vào mục tiêu chung nhằm: + Thay thế những hoạt động manh mún, không được phối hợp hành một hợp lực chung. + Thay thế những hoạt động thất thường bằng những hoạt động đều đặn. + Thay thế những quyết định vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. 2.5. Là cơ sở cho chức năng kiểm tra: - Những yêu cầu của kế hoạch về mục tiêu và phương án hành động nhằm đưa ra những tiêu chuẩn của công tác kiểm tra. - Các kế hoạch được soạn thảo chi tiết, rõ ràng và thống nhất giúp người quản lý sẽ thuận lợi hơn trong công tác kiểm tra. Câu 18: Phân tích các bước trong quy trình lập kế hoạch? Trả lời: Các bước trong quy trình lập kế hoạch: 1. Bước 1: Đánh giá thực trạng nguồn lực: - Xác định các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) trong hiện tại và tương lai, phải dự báo các nguồn lực sẽ xuất hiện (là gì? Mức độ nào?). - Các nguồn lực luôn có khả năng biến đổi theo thời gian, do vậy nhà quản lý phải nhìn thấy được sự biến đổi của các nguồn lực trong tương lai (tích cực hay tiêu cực). - Việc xác định các nguồn lực phải gắn liền với những mục tiêu cụ thể và đưa ra được phương án khai thác và sử dụng hợp lý. - Lập kế hoạch là hoạt động hướng về tương lai, do vậy trước hết cần phải nhận thức đúng thực trạng của tổ chức. - Một trong những phương pháp hữu hiệu cho nhà quản lý là phương pháp phân tích SWOT. 2. Bước 2: Dự đoán - dự báo: - Hiện trạng của tổ chức khiến các nhà quản lý phải dự đoán – dự báo về: + Điều kiện môi trường. + Các chính sách cơ bản có thể áp dụng. + Các kế hoạch hiện có của tổ chức.