Bài giảng Tự động hóa thư viện - Bài 2: Giới thiệu hệ thống tự động hóa thư viện

Nội dung text: Bài giảng Tự động hóa thư viện - Bài 2: Giới thiệu hệ thống tự động hóa thư viện

1. Bài 2 Giới thiệu hệ thống tự động hóa thư viện
2. • Các thành phần của Hệ thống TĐH TV • Các phương pháp phát triển 1 HT TĐH trong TV
3. • HT truyền thống (bằng tay): nhân viên thực hiện mọi nhiệm vụ • HT TĐH TV: nhân viên và máy tính chia sẻ thực hiện các công việc, công đoạn để hoàn thành 1 công việc
4. Các thành phần của HT TĐH TV • Tùy thuộc quy mô TV, loại hình TV Gồm: Mục tiêu Quy trình xư lý nghiệp vụ Nguồn lực Quản lý và lãnh đạo HT Môi trường
5. Mục tiêu HT Quy trình xử lý Input Step 1 Step 2 Step n Output Môi trường HT Nguồn lực Computer Software Nhân sự Thiết bị Công cụ khác Tài liệu Truyền dữ liệu Thông tin Tiền hướng dẫn Quản lý và Lãnh đạo HT
6. • Mục đích HT • Quy trình xử lý nghiệp vụ: input, tiến trình xử lý, Output • Nguồn lực: máy tinh, Phần mềm, truyền dữ liệu, thông tin, nhân sự, Tài liệu hướng dẫn, thiết bị, dụng cụ khác, tiền • Lãnh đạo và quản lý HT • Môi trường cho HT
7. Vai trò của ILS đối với TĐH • Phần mềm quản lý thư viện có vai trò then chốt trong việc tự động hóa thư viện. • Phần mềm quản lý thư viện = Hệ quản trị CSDL + Hệ quản trị thư viện
8. Đặc điểm của một ILS • Các phân hệ chức năng - Phân hệ cơ bản: Bổ sung, Biên mục, OPAC, và Lưu thông - Phân hệ mở rộng: quản lý báo tạp chí, ILL, • Hệ điều hành: Windows, Linux, • Hệ quản trị CSDL: Oracle, Ms SQL, Ms Access, • Kiến trúc mạng: ngang hàng, khách/ chủ • Giao diện: Graphical User Interface (GUI) • Chuẩn thư viện: MARC, Z39.50, .
9. Các lựa chọn để ứng dụng một phần mềm quản lý thư viện • Bổ sung phần mềm chạy trên hệ thống phần cứng đã có tại chỗ. • Viết phần mềm cho hệ thống được xây dựng tại chỗ • Mua hệ thống lắp sẵn (Turkey system) • Mua hệ thống lắp sẵn và chia sẻ với các TV • Nối vào một hệ thống đã tự động hóa hoặc mạng các thư viện
10. Vai trò của công nghệ mạng và viễn thông • Mạng LAN/ WAN • Mạng Internet • Một hệ thống thư viện TĐH = Máy chủ + Các máy trạm dịch vụ công cộng + các máy trạm nghiệp vụ • Vai trò: - Liên kết - Quản lý tập trung - Chia sẻ
11. Vai trò dịch vụ và công nghệ mới khác • Quản lý bằng mã vạch • Công nghệ RFID • Hệ thống an ninh • Hệ thống lưu thông tự động •
12. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG DỰ ÁN TỰ ĐỘNG HÓA THƯ VIỆN
13. Tại sao phải lập dự án Thư viện phải lập dự án cho việc tự động hóa thư viện bởi vì: • Phải thiết lập thứ tự ưu tiên dựa vào nhu cầu • Phải xác định khả năng ICT và nhu cầu tập huấn của nhân viên. • Phải thực hiện với nguồn kinh phí hạn chế • Để có thể lựa chọn đúng phần mềm • Phải chú trọng đến sự phát triển và nhu cầu trong tương lai
14. Bước 1:Khảo sát hệ thống hiện tại • Xác định các dịch vụ hiện tại và các chức năng được cung cấp bởi thư viện • Xác định công nghệ, thiết bị mà thư viện đang có • Kinh nghiệm của nhân viên tv • Tổ chức thống kê số liệu về vốn tài liệu,
15. Bước 2: Khảo sát nhu cầu và thiết lập thứ tự ưu tiên • Xác định ai sẽ liên quan đến việc xây dựng kế hoạch • Khảo sát nhu cầu • Xác định sự đáp ứng nhu cầu đó • Thiết lập thứ tự ưu tiên • Dự toán sơ bộ kinh phí
16. Bước 3: Chuyển thành các yêu cầu kỹ thuật chi tiết • Xây dựng yêu cầu kỹ thuật chi tiết TRÌNH DUYỆT DỰ ÁN • Viết bản yêu cầu dự án (RFP), và phân phối
17. Bước 4: Đánh giá các dự án và chọn hệ thống • Loại bỏ dự án không khả thi • Tổ chức cho các công ty demo chương trình • Phân tích khả năng đáp ứng của các công ty • Phân tích về mặt chi phí • Tham khảo các khách hàng của đối tác • Quyết định chọn nhà cung ứng • Thương lượng & ký kết hợp đồng
18. Chi tiết bước 1-2-3
19. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Mục đích: Hiểu hiện trạng TV, hiểu dịch vụ và hệ thống hiện tại Nhiệm vụ: - Thu thập số liệu - Thống kê phân tích
20. Thể hiện các biểu ghi số liệu cơ bản: *Cơ sở vật chất TV *Vốn tài liệu: Số nhan đề TL/ số bản; theo ngôn ngữ; Nhan đề báo tạp chí Các loại tài liệu khác Mức tăng trưởng vốn tài liệu * Bổ sung: Chính sách bổ sung Loại hình, số lượng Ngân sách dành cho bổ sung Các nguồn bổ sung khác
21. * Bạn đọc: Thành phần bạn đọc % theo ngành nghề % theo độ tuổi Loại nhóm bạn đọc Mức tăng trưởng bạn đọc * Lưu thông Số tài liệu lưu thông/ năm Số tài liệu lưu thông % theo môn loại/ ngành nghề Tài liệu mất , quá hạn Các yêu cầu bị từ chối
22. * Mục lục tra cứu Số lượng tra cứu/ năm * Các dịch vụ hiện được cung cấp Đọc tại chỗ Mượn về nhà Cung cấp thông tin Tạo sản phẩm thư mục Trả lời qua điện thoại, * Nhân viên thư viện: Tong so nhân viên toàn thời gian Tong so nhân viên bán thời gian Nhân viên theo ca, khâu công tác Trình độ nhân viên về chuyên môn; về CNTT; ngoại ngữ
23. CHI TiẾT BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH NHU CẦU – THIẾT LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN * Xác định nhu cầu - Căn cứ vào nhu cầu thực tế của bạn đọc thông qua khảo sát xã hội - Căn cứ vào hiện trạng TV - Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ - Căn cứ vào chiến lược phát triển dài hạn của TV
24. - Căn cứ vào mục tiêu của Tự động hóa - Căn cứ vào công việc nào, chức năng nào trong TV được thực hiện được lặp đi lặp lại nhiều nhất, tốn nhân viên nhất, - Hiệu quả khi áp dụng chức năng đó, dịch vụ đó vào TV VD: Các phân hệ tối thiểu cần thiết trong hệ ILS: Biên mục, OPAC, và lưu thông
25. * Thiết lập thứ tự ưu tiên: 02 lý do chính - Quy trình thực hiện các hạng mục trong dự án. - Kinh phí có hạn
26. B3 _ CHI TIẾT YÊU CẦU Đây là phần quan trọng nhất trong dự án Tự động hóa TV, để: - Chọn lựa / đánh giá / so sánh - Chuẩn bị viết Request for Proposal (RFP) 1. Yêu cầu hệ thống?: là những mong muốn, mong chờ 01 hệ thống tự động phải làm được, hệ thống phải được hoạt động, bảo hành như thế nào,
27. Vd: Hệ thống sẽ xác định kết quả tìm kiếm là bao nhiêu biểu ghi/ lần tìm Hệ thống phải chia sẻ biểu ghi với phân hệ bổ sung và lưu thông. Yêu cầu có thể là bắt buộc hay lựa chọn.
28. Sự cần thiết của các yêu cầu hệ thống: Chọn lựa 01 hệ thống TĐH là một công việc phức tạp và khó khăn, vì còn có quá nhiều thứ tương đương nhau sẳn sàng, và sự quảng cáo không trung thực của các công ty. Việc phát triển yêu cầu giúp cho mình nhận được 01 hệ thống đúng theo mong muốn.
29. Một khi đã thiết lập, các yêu cầu hệ thống thường là: - Bảng RFP - So sánh và đánh giá hệ thống của công ty để chọn lựa hệ thống phù hợp với TV - Các hướng dẫn setup hệ thống - Đánh giá hệ thống tự động hoá, khi đã setup và hoạt động
30. Điểm trọng tâm cho phát triển yêu cầu Điểm trọng tâm có thể là mục tiêu dự án TĐH TV, hoặc mục tiêu chung của TV Vd: Mục tiêu dự án là bổ sung và setup 1 hệ thống lưu thông cho TV Mục đích của phân hệ biên mục là kiểm soát tiến trình tạo, lưu trữ và bảo trì CSDL thư mục.
31. Phương pháp phát triển yêu cầu: Chia nhỏ yêu cầu: cách tốt nhất Đầu tiên phân loại các yêu cầu Yêu cầu cho hệ thống TĐH được phát triển bởi việc tập hợp yêu cầu từ các kiểu TV khác tương tự. BT: 1. Phân tích yêu cầu xây dựng phòng Multimedia 2. Phân tích yêu cầu xây dựng phòng / thư viện thiếu nhi
32. Chuẩn bị bản nháp Điều chỉnh bản nháp - Bản nháp có thể được điều chỉnh bởi cố vấn - Họp và thống nhất bản điều chỉnh.
33. 5. Các kiểu yêu cầu hệ thống cho dự án TĐH thư viện Không có chuẩn nào cho yêu cầu A. Yêu cầu các chức năng Phân chia hệ thống thành các thành phần hay hệ thống nhỏ hơn Vd: Hệ thống lưu thông có thể chia: kiểm soát mượn, Thanh toán, Đặt mượn, gia hạn, phạt, kiểm soát trả, Hệ thống bổ sung: Quỹ - Quản lý quỹ, Đơn đặt, Mua, Kiểm tra theo đơn đặt, Phân kho, khiếu nại,
34. B. Yêu cầu về CSDL * Loại CSDL: CSDL Biểu ghi thư mục, CSDL bài trích, CSDL bạn đọc , * Đặc tính của từng loại CSDL: Số trường, đặc tính trường * Kích cỡ file và tốc độ tăng trưởng / năm * Chuyển đổi: Loại CSDL Loại phần mềm sử dụng/ Cấu trúc
35. C. Yêu cầu về báo cáo thống kê Báo cáo thống kê rất quan trọng, biết được tình hình sử dụng hệ thống đánh giá mức độ sử dụng, mức độ thành công dự án. Yêu cầu thống kê các chỉ tiêu thuộc từng dịch vụ. Lượng công việc thực hiện trong 01 khoảng thời gian cụ thể quan trọng vì đánh giá tác động hiệu quả của hệ thống, Tổng giao dịch / năm Tổng câu hỏi tra cứu/ thời gian
36. D. Yêu cầu về phần cứng Nhờ tư vấn kỹ thuật Xác định bao nhiêu loại thiết bị/số lượng Server/ cấu hình Máy trạm/ Cấu hình Máy in Scanner Barcode reader Cổng từ Máy photocopy, - Kết nối mạng LAN/ WAN? Internet
37. E. Yêu cầu về phần mềm Các phần mềm ứng dụng khác: Hệ điều hành, Bảo mật, virus, văn phòng, kế toán F. Yêu cầu tài liệu hướng dẫn - Tài liệu hướng dẫn vận hành hệ thống - Quy trình các khâu công tác - Tài liệu sử dụng ILS - Tài liệu kỹ thuật của hardware