›
›

Bài giảng Tin học văn phòng - Đại học Công nghiệp Quảng Ninh

pdf 85 trang ngocly 2720
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học văn phòng - Đại học Công nghiệp Quảng Ninh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_tin_hoc_van_phong_dai_hoc_cong_nghiep_quang_ninh.pdf

Nội dung text: Bài giảng Tin học văn phòng - Đại học Công nghiệp Quảng Ninh

  1. Bộ Công Thương Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh  Bài giảng Quảng Ninh, 2013
  2. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Mục Lục Tuần 1: Giới thiệu chung 2 1. Màn hình làm việc 2 2. Thao tác với File 3 3. Sao chép cắt dán văn bản 3 Tuần 2: Định dạng văn bản 4 1. Định dạng kí tự 4 2. Trình bày tài liệu 5 2.1. Canh chỉnh đoạn văn bản 5 2.2. Tạo khung đoạn văn bản 7 2.3. Danh sách dạng số và kí hiệu (Bullet, Numbering) 8 2.4. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (Drop cap) 10 2.5. Chia cột báo (Column) 10 Tuần 3: Bảng biểu 12 1. Tạo bảng 12 2. Các thao tác trên bảng 13 Tuần 4: Chèn đối tượng vào văn bản 15 1. Chèn các ký tự đặc biệt 16 2. Chèn tranh ảnh 17 3. Chèn công thức toán học: 18 4. Chèn đồ thị, biểu đồ: 18 Tuần 5: Trình bày tài liệu 20 1. Thiết lập trang văn bản 20 2. Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 21 3. Tạo viền trang văn bản 23 4. Tạo chỉ mục 24 Tuần 6: Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh. Trộn và in ấn văn bản 25 1. Di chuyển nhanh đến một trang văn bản 25 2. Tìm kiếm và thay thế văn bản 25 3. Autocorrect /Autotext 27 4. Style 29 5. Trộn văn bản 31 6. Xem tài liệu trước khi in 32 7. In văn bản 33 Tuần 7: Các tùy biến trong MS Word 35 1
  3. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 1: Giới thiệu chung 1. Màn hình làm việcMS - Word 2. Thao tác với File 3. Sao chép, cắt dán (copy, cut, paste) 1. Màn hình làm việc Vùng trên cùng là thanh Ribbon Vùng tiếp là để soạn thảo văn bản Điểm chèn nội dung Khoảng cách từ điểm chèn nội dung đến đầu trang và phía bên trái được gọi là các Margin (canh lề). Văn bản khi gõ sẽ được lấp đầy từ trái qua phải và từ trên xuống dưới; hết dòng con trỏ tj chuyển xuống dòng. Để bắt đầu một đoạn mới ấn Enter. Trường hợp muốn gõ văn bản thấp hơn thay vì ở đầu trang ta gõ phím Enter. Nếu muốn thụt đầu dòng nhấn phím TAB. Canh lề trang văn bản (khoảng cách văn bản so với lề trái, phải, trên, dưới) Chọn thẻ Page Layout; chọn nút Margins Để chọn định dang khác so với các mẫu gợi ý ta chọn Custom Margins; xuất hiện hộp thoại (xhht) Thông thường ta chọn Top (lề trên): 2cm; Bottom (lề dưới): 2cm; Left (lề trái): 2cm; Right (lề phải): 2cm. 2
  4. Tuần 8 Nội dung 1. Tìm hiểu về màn hình Excel. 2. Các thao tác tạo lập trang bảng tính 3. Quản lý WorkBook và WorkSheet 1. Tìm hiểu về màn hình Excel Màn hình Excel với các thành phần chính như sau: Office Button Nút Office Button thực thi các chức năng: Tạo một workbook mới (New), mở một workbook đã có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) và đóng (Close). 40
  5. Ribbon Ribbon là vùng phía trên cùng. Gồm 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Mỗi nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel. Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon. Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, kích mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm. Thanh công cụ mini Đây là một thanh công cụ nổi được hiển thị khi bạn bôi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn bản. Nó hiển thị các công cụ định dạng phổ biến như Font, Size và Font Color. 2. Các thao tác tạo lập trang bảng tính 2.1. Thao tác với tệp bảng tính Nút Office Nhấn chuột vào nút Office góc trên cùng bên trái cửa sổ New: mở File mới (CTRL + N) Open: mở File đã lưu (CTRL + O) Save: lưu file (CTRL + S) Save As: lưu thành file mới Print: In (CTRL + P) Recent Document: các file văn bản mở gần nhất 2.2. Nhập dữ liệu được gọi là ô hiện hành, là ô nhập dữ liệu và các lệnh thực hiện, dấu + phía dưới góc phải được gọi là điểm Fillhand. Khi nhập xong dữ liệu nhấn phím Enter hoặc sử dụng phím di chuyển ô hiện hành 41
  6. để kết thúc nhập dữ liệu cho ô. *Các loại dữ liệu: - Dữ liệu dạng văn bản (text): Một ô sẽ nhận kiểu văn bản nếu ta bắt đầu nhập vào chữ cái A Z, a z. Nếu cần nhập số dưới dạng văn bản , trước hết ta nhập dấu nháy đơn (') theo sau là số. Ví dụ: '39,800. - Dữ liệu dạng số (Number): Một ô có kiểu số nếu ta nhập vào một số. Ô chứa số tự động canh phải.Ví dụ 973, 908.37, 0.72, - Dữ liệu dạng công thức: Công thức phải được bắt đầu bằng dấu “=” hoặc dấu “+”. Sau đó là biểu thức tính toán. Giá trị trả ra là kết quả của biểu thức tính. - Dữ liệu dạng ngày, giờ: Dạng thức nhập là mm/dd/yy hay dd/mm/yy. 2.3. Sao chép, dịch chuyển, sửa, xóa dữ liệu. Sao chép, dịch chuyển: sử dụng lệnh Copy, Cut, Paste: Tương tự Word Lệnh Paste Special: cho phép chọn cách thức sao chép có thể là sao chép định dạng hoặc công thức hoặc ghi chú hay toàn bộ toàn bộ dữ liệu như định dạng của ô đó. * Sao chép công thức: Khi sao chép địa chỉ các ô tham gia trong công thức sẽ thay đổi tương ứng theo cột (nếu sao chép trên hàng) hoặc theo hàng (sao chép trên cột) (địa chỉ tương đối), nếu muốn địa chỉ các ô không thay đổi khi sao chép thì ta phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối. Sau khi nhập công thức sử dụng Fillhand để sao chép sang các ô còn lại. Cách sử dụng tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối - Các ô tham chiếu trong công thức được nhập theo địa chỉ ô được hiểu là tham chiếu tương đối có nghĩa là khi công thức được sao chép đi thì địa chỉ ô cũng thay đổi tương ứng. 42
  7. - Khi sao chép công thức địa chỉ của ô không thay đổi thì được gọi là tham chiếu tuyệt đối. Quy ước: Khi sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm dấu $ trước hàng, cột Ví dụ: E5: Là địa chỉ tương đối; $E$5: Là địa chỉ tuyệt đối. Sửa: - Di chuyển ô hiện hành về ô cần sửa. - Ấn phím F2 (hoặc nhấn đúp vào ô cần sửa hoặc nhấn lên thanh công thức). - Sửa xong nhấn phím Enter. Xóa: - Chọn vùng cần xoá. - Home\ Clear, xuất hiện menu con: + All: Xoá toàn bộ nội dung, định dạng, chú thích trong ô + Formats: Xoá định dạng. + Content (hoặc nhấn phím Delete): Chỉ xoá nội dung. + Comments: Chỉ xoá chú thích. 3. Quản lý Workbook và WorkSheet 3.1. Thao tác với Workbook a, Tạo một workbook - Kích nút Office button - Chọn New\ Blank workbook\create. b, Mở một workbook có sẵn: 43
  8. Nhấn nút Office, chọn Open. Trong hộp thoại Open, chỉ đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin và chọn tên tập tin cần mở rồi nhấn nút Open . c, Lưu Workbook: Nhấn chuột vào nút Office góc trên cùng bên trái cửa sổ Save: lưu file (CTRL + S) Save As: lưu thành file mới. d, Đóng Workbook: Nhấn nút Office, sau đó chọn Close. 3.2. Thao tác với WorkSheet a, Chèn thêm worksheet: Chọn tab Home, trong nhóm Cells\ Insert\ Insert sheet. b, Sao chép, dịch chuyển worksheet: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành. Nếu là dịch chuyển trong một WorkBook ta chỉ việc Kéo tên Sheet đến vị trí mới rồi thả chuột, là sao chép thì nhấn thêm phím Ctrl khi Kéo như hình. c, Đổi tên worksheet: Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, kế đến nhập vào tên mới và nhấn phím ENTER. d, Xóa worksheet: Chọn Sheet muốn xóa rồi chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells \Delete\Delete sheet. e, Ẩn/ hiện worksheet: Ẩn hoặc hiện worksheet bằng cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau đó chọn Hide để giấu nó đi. Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên thanh Sheet tab, chọn Unhide, tiếp theo chọn tên sheet và nhấn nút OK để cho nó hiển thị trên màn hình. f, chèn ô, cột, hàng vào bảng tính. - Chọn nhóm Home 44
  9. - Chọn Insert \ Insert cell (chèn ô), Insert sheet rows(chèn hàng), Insert sheet columns (chèn cột) g, Ẩn/ hiện cột, dòng. - Nhấn chuột phải vào cột, dòng cần ẩn/ hiện - Chọn hide/ unhide. 45
  10. TUẦN 9 Nội dung: 1. Định dạng bảng tính 2. In ấn bảng tính 1. Định dạng bảng tính. Định dạng bảng tính là thao tác tạo các dạng thể hiện liên quan đến hình thức trình bày của dữ liệu trong bảng tính như: font chữ, màu nền, đường kẻ, kích thước của cột dòng, vị trí của dữ liệu trong ô hay trong phạm vi ô. Ta có thể định dạng trước hoặc sau khi nhập dữ liệu a/ Sử dụng thanh công cụ định dạng - Chọn phạm vi cần thực hiện định dạng - Chọn biểu tượng trên thẻ Home b/ Sử dụng thẻ định dạng - Chọn phạm vi cần thực hiện định dạng. Trên thẻ Home * Chọn thẻ Font để định dạng Font chữ + Font: Dáng Font chữ. + Font Style: Kiểu chữ: (Italic: Nghiêng; Bold: Đậm, Bold Italic: Đậm nghiêng) + Size: Cỡ chữ + Underline: Dòng kẻ chân chữ (none: Không có) + Color: Màu chữ + Effects: Hiệu ứng (Strikethrough: Dấu gạch bá, Superscript: Chỉ số trên, Subscript: Chỉ số dưới). * Chọn thẻ Alignment: Canh biên dữ liệu trong ô Mục Text Alignment: Canh văn bản trong ô 46
  11. + Horizontal: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều ngang.  General: Canh dữ liệu theo mặc định  Left/ Right/ Center: Canh dữ liệu đều trái/ phải/ giữa.  Justify: Canh đều dữ liệu trong ô  Fill: Lặp lại ký tự trong ô để lấp đầy ô  Center across selection: Canh dữ liệu vào giữa phạm vi lựa chọn + Vertical: Canh chỉnh dữ liệu theo chiều cao ô.  Top/ Center/ Bottom: Canh đỉnh, giữa, dưới ô  Justify: Canh đều dữ liệu trong ô + Text control: Điều chỉnh văn bản  Wrap text: Tự động ngắt dòng với độ rộng cố định của ô  Shink to fit: Co toàn bộ dữ liệu nằm trong một ô nhưng kích thước không đổi.  Merge cells: Trộn các ô lựa chọn + Orientation: Lựa chọn hướng chữ. * Chọn thẻ Border: Tạo đường viền cho ô, bảng + Border: Vị trí hiển thị các đường viền + Style: Kiểu đường viền + Color: Màu đường viền * Chọn thẻ Fill: Tạo màu nền * Chọn thẻ Number: Thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu dạng số Chọn nhóm dạng thức trong khung Category, sau đó chọn dạng hiển thị dữ liệu ở khung bên cạnh. Định dạng một bảng đang xử lý Trong một sheet, có thể đặt nhiều bảng (table), và có thể trang trí bảng này để chúng trở nên đẹp hơn và dễ phân biệt với các bảng khác. Thực hiện tạo bảng như sau: quét vùng cần định dạng thành bảng, trong thẻ Home, bấm nút công cụ Format as Table, một menu chứa rất nhiều kiểu table được thiết kế sẽ hiện ra để chọn, cũng có thể tạo kiểu định dạng khác cho riêng mình bằng cách bấm nút New Table Style ở cuối menu. Sau khi chọn một kiểu ưng ý, hộp thoại Format As Table xuất hiện, bấm OK để đồng ý với vùng tham chiếu đã chọn. 47
  12. Lúc này, bạn để ý trên các thẻ công cụ sẽ xuất hiện thẻ Design của công cụ Table Tools. Bạn có thể vào thẻ này để tinh chỉnh thêm cho bảng của mình. Tuy nhiên, chú ý nhóm Table Style Options trong thẻ này, bạn có thể đánh dấu chọn thêm: - First/Last Column: làm nổi bật cột đầu tiên hay cuối cùng của bảng. - Banded Columns/Rows: làm phân biệt giữa hai cột hoặc hai dòng liên tiếp bằng hai màu tương phản. - Total Row: đây là nút chọn đáng chú ý nhất, bởi khi chọn mục này, ở cuối bảng của bạn sẽ xuất hiện một dòng thống kê có thể giúp thực hiện tự động một số thao tác tính toán rất nhanh chóng mà không cần nhập hàm thủ công. - Sửa tiêu đề: mặc định là Column1/2/3 , bạn nên sửa lại cho phù hợp với nội dung bảng tính của bạn. 2. In ấn bảng tính a/ Định dạng trang in - Chọn phạm vi cần định dạng - Trên thẻ Page Layout chọn Page Setup xuất hiện hộp thoại. * Chọn thẻ Page: + Mục Orientation: Định hướng giấy in  Chọn Portrait: In dọc  Chọn Landsape: In ngang + Mục Scaling: Chọn tỷ lệ in. + Page size: Chọn cỡ giấy in + Print quality: Chọn chất lượng in. + First page number: Nhập số trang cho trang đầu tiên * Chọn thẻ Margin: Định lề cho trang in Top: Lề trên; Bottom: Lề dưới; Left: Lề trái; Right: Lề phải, Header/ Footer: Khoảng cách từ tiêu đề đến biên trang giấy. * Chọn thẻ Header/ Footer: Đặt tiêu đề trên, tiêu đề dưới; + Chọn Custom Header: Nhập và chỉnh tiêu đề trên + Chọn Custom Footer: Nhập và chỉnh tiêu đề dưới Khi chọn mục này đều Chọn tổng Chọn ngày, Chọn Chọn tên xuất hiện hộp thoại như Chọn số trang số trang giờ tên tệp bảng tính sau: Chọn Font Nội dung tiêu đề có thể nằm trái (Left section), nằm phải (Right section), 48
  13. nằm giữa (Center section) * Chọn thẻ Sheet để chọn thông số bảng tính khi in + Print area: Nhập địa chỉ vùng in + Print Titles: Cách in tiêu đề  Rows to repeat at top: Xác định dòng chứa tiêu đề và tiêu đề này in lặp lại trên đầu mỗi trang  Columns to repeat at left: Xác định cột chứa tiêu đề và tiêu đề này in lặp lại bên trái tất cả các trang. + Page order: Thứ tự in  Down, then over: In từ trên xuống dưới, sang phải.  Over, then down: In từ trái sang phải xuống dưới. b/ Xem tài liệu trước khi in Thao tác: Click nút Office button chọn Print\Print Preview c/ In tài liệu ra giấy Thao tác: Click nút Office button chọn Print\Print Xuất hiện hộp thoại: + Khung Print: Tên và thuộc tính máy in dùng + Khung Print range: Phạm vi in  All: In toàn bộ trang bảng tính  Page(s) From . To : In từ trang đến trang + Khung Print What: In gì? Selectton: In vùng được chọn  Active Sheet(s): In trang bảng tính hiện hành.  Entire workbook: In tất cả bảng tính có chứa dữ liệu trong tệp hiện hành. Copies: Số bản in. 49
  14. Tuần 10 Nội dung: Sử dụng hàm trong Excel 1. Khái niệm hàm 2. Các loại hàm 3. Cách sử dụng hàm 1. Khái niệm hàm (Function) Hàm là một công thức định trước có thể tự động tính toán kết quả, ta có thể sử dụng hàm có sẵn trong Excel hoặc tự tạo những hàm mới. Dạng thức của hàm: = Tên_hàm (tham số) Giải thích: - Dấu “=”: Yêu cầu Excel hiển thị kết quả (nếu không có dấu = Excel sẽ không tính toán và ô sẽ hiển thị công thức như văn bản) - Tên hàm: Tên hàm có sẵn trong Excel hoặc do người sử dụng tạo, không phân biệt chữ hoa chữ thường - Dấu ngoặc: Tất cả các tham số đều phải đặt trong một cặp dấu ngoặc () - Tham số (Argument): Với các hàm khác nhau yêu cầu về thông tin cho hàm là khác nhau, có nhiều cách để cung cấp dữ liệu cho một tham số tham số có thể là: + Hằng (nếu là hằng văn bản thì phải đặt trong cặp dấu nháy kộp “ ”). + Công thức, biểu thức, hàm. + Tham chiếu tới ô, công thức (nhập dữ liệu thông qua địa chỉ ô). + Có hàm không có tham số: TODAY(), nhưng vẫn phải đặt trong cặp dấu ngoặc. Mỗi tham số cách nhau bởi dấu phẩy (, hoặc ;). Khi sử dụng các hàm lồng nhau với các hàm lồng ta không sử dụng dấu bằng (=) phía trước. 2. Các loại hàm trong Excel Các hàm trong Excel được phân thành từng nhóm sau: - Hàm tài chính (Finnacial): Tính toán tiền lãi, tiền đầu tư và các dạng thông tin khác về tài chính. - Ngày tháng, thời gian (Date & Time): Cho các hàm tính toán về ngày, giờ. - Toán học và Lượng giác (Math & Trig): Cung cấp các hàm toán học và kỹ thuật cơ bản (tính cos, sin, làm tròn, ). - Thống kê (Statistical): Các hàm dùng trong thống kê 50
  15. - Tìm kiếm và tham chiếu (Look up & Reference) - Cơ sở dữ liệu (Database) - Văn bản (Text): Các hàmvề xử lý văn bản. - Luận lý (Logical): Hàm trả ra kết quả dựa trên những điều kiện. - Thông tin (Information): Trả ra những thông tin chung về bảng tính: định dạng hay nội dung của một ô 3. Cách sử dụng hàm a/ Sử dụng tham số: Thông tin cần cho một hàm là tham số, các hàm khác nhau thì số lượng tham số dùng khác nhau, yêu cầu dạng tham số cũng khác nhau. Mỗi hàm trong Excel đều định sẵn tập tham số và được phân cách nhau bởi dấu phẩy. Các tham số được mô tả theo nhiều cách. b/ Sử dụng hàm Function Wizard - Nhập dấu = tại ô cần hiển thị kết quả. - Chọn thẻ Formulas\ Insert Function hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại: - Chọn nhóm hàm trong mục Or select a category. - Chọn tên hàm trong mục Select a function. Nhấp OK (Khi ta chọn hàm nào thì cấu trúc hàm sẽ hiển thị ở khung dưới của cửa sổ), xuất hiện hộp thoại nhập tham số. - Khai báo tham số của hàm: Dùng chuột chọn các vùng hoặc nhập trực tiếp địa chỉ ô. Nếu đối của hàm lại là một hàm khác, nhấn nút hộp tên bên trái thanh công thức để chọn hàm để kết thúc hàm lồng, nháy vào tên hàm ngoài ở trên thanh công thức. Trong hộp nhập tham số, các tham số in đậm là các tham số bắt buộc, các tham số in nhạt là các tham số tuỳ chọn (nếu không nhập cho các tham số này Excel sẽ lấy tham số mặc định để tính) - Nhấn OK hay Gõ Enter để kết thúc công việc nhập hàm. 51
  16. Tuần 11 Nội dung: Các hàm cơ bản Các hàm cơ bản a/ Hàm toán và lượng giác 1) Hàm trị tuyệt đối - Tên hàm: ABS - Cú pháp: ABS(Number) - Chức năng: Trả lại trị tuyệt đối của tham số number Ví dụ: ABS (-5) =5 ABS (5) = 5 2) Hàm lấy phần nguyên - Tên hàm: INT - Cú pháp: INT(Number) - Chức năng: Làm tròn một số tới số nguyên gần nhất. Ví dụ: INT(3.2) = 3 INT(-3.2) = - 4 3) Hàm lấy phần dư - Tên hàm: MOD - Cú pháp: MOD(Number, Divisor) - Chức năng: Trả lại số dư của phép chia số number cho số Divisor Ví dụ: MOD(10,3) = 1 4) Hàm làm tròn - Tên hàm ROUND - Cú pháp: ROUND(Number, Num_digits) - Chức năng: Làm tròn số Number đến vị trí thứ Num_digits của phần thập phân nếu Num_digits dương, của phần nguyên nếu Num_digits õm. Ví dụ: ROUND(123.456,2) = 123.46 ROUND (123.456,1) = 123.5 ROUND (123.456,0) = 123 ROUND (123.456,-1) = 120 5) Hàm tính căn bậc hai - Tên hàm: SQRT. - Cú pháp: SQRT(Number) 52
  17. - Chức năng: Tính căn bậc hai của tham số Number Ví dụ: SQRT(25) = 5 6) Hàm tính tổng - Tên hàm: SUM - Cú pháp: SUM(Number1, Number2, .) - Chức năng: Trả ra giá trị là tổng các tham số Number1, Number2, . Ví dụ: SUM(A1:A5): Tính tổng các ô từ A1 đến A5 SUM(A2:A4, B1:B3): Tính tổng các ô từ A1 đến A4 và từ B1 đến B3. 7) Hàm tính tổng có điều kiện - Tên hàm: SUMIF - Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) + Range: Vùng các ô cần kiểm tra Thoả mãnmột điều kiện nào đó + Criteria: Là tiêu chuẩn: dạng số, biểu thức, văn bản (được đặt trong ngoặc kộp) + Sum_range: Là các ô được cộng. Các ô trong vùng Sum_range được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng Range thoả mãn tiêu chuẩn Criteria, nếu bỏ qua vùng Sum_range thì chính các ô trong vùng Range sẽ được cộng Ví dụ: Tính bảng lương sau: Yêu cầu: - Lương được tính: Lương = Hệ số lương * (290000/26)* Ngày công. Lương được làm tròn đến hàng nghìn - Tính tổng lương cho những người có chức vụ là TP * Để tính lương cho người thứ nhất ta là như sau: - công thức tính lương là D4*(290000/26)*E4 - Yêu cầu lấy đến phần nghìn, do đó ta sử dụng hàm làm tròn ROUND(number, Num_digits). Trong đó Number là công thức tính lương, Num_digits là số làm tròn do làm tròn đến phần nghìn nên Num_digits = -3 53
  18. Do đó ta có công thức như đó nhập. * Tính tổng lương cho những người làm TP: Tính tổng lương nhưng với điều kiện đó là chức vụ phải là TP. Do đó ta sử dụng hàm SUMIF: Range: Cột chức vụ Criteria: Điều kiện “TP” Sum_range: Cột Lương Công thức tính như sau: = SUMIF (C4:C10, “TP”, F4:F10) b/ Nhóm hàm thống kê (Statistical) 1) Hàm tính trung bình - Tên hàm: AVERAGE - Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2, ) - Chức năng: Tính trung bình cộng của các tham số number1, number2 Ví dụ: 2) Hàm đếm - Tên hàm: COUNT - Cú pháp: COUNT(Value1, Value2, ) - Chức năng: Đếm các ô kiểu số trong danh sách đối value1, value2, 3) Hàm đếm có điều kiện - Tên hàm: COUNTIF - Cú pháp: COUNTIF (Range, Criteria) + Range: Là vùng các ô cần đếm + Criteria: Là tiêu chuẩn dạng số, biểu thức, hay chuỗi văn bản chỉ định ô được đếm. - Chức năng: Đếm các ô trên vùng Range Thoả mãn tiêu chuẩn Criteria 4) Hàm tìm số lớn nhất - Tên hàm: MAX - Cú pháp: MAX(Number1, Number2, ) - Chức năng: Trả ra giá trị lớn nhất trong các tham số 5) Hàm tìm số nhỏ nhất - Tên hàm: MIN - Cú pháp: MIN(Number1, Number2, ) - Chức năng: Trả ra giá trị nhỏ nhất trong các tham số Ví dụ: Với bài toán trên yêu cầu thống kê: Lương cao nhất, lương thấp nhất, mức lương bình quõn, và bao nhiêu người có ngày công lớn hơn 25. * Lương cao nhất: Ta sử dụng hàm MAX với tham số là lương của từng người. 54
  19. Tại ô hiển thị kết quả nhập = MAX(F4:F10) Tương tự tính MIN ta có = MIN (F4:F10) Mức lương bình quõn = AVERAGE(F4:F10) Bao nhiêu người có ngày công lớn hơn 25 tức là ta phải đếm trên cột ngày công những người có ngày công >25 Ta sử dụng hàm COUNTIF: Range là vùng chứa ngày công, Criteria: là điều kiện Tại ô hiển thị kết quả nhập = COUNTIF (E4:E10, “>25”) c/ Nhóm hàm chuỗi (Text) 1) Hàm trích ký tự trái - Tên hàm: LEFT - Cú pháp: LEFT (Text, Num_char) - Chức năng: Kết quả là chuỗi con được lấy ra từ bên trái chuỗi văn bản nguồn (Text) với Num_char ký tự. Ví dụ: LEFT(Quảng Ninh, 2) = Qu LEFT(Quảng Ninh) = Q 2) Hàm trích ký tự phải - Tên hàm: RIGHT - Cú pháp: RIGHT (Text, Num_char) - Chức năng: Kết quả là chuỗi con được lấy ra từ bên phải chuỗi văn bản nguồn (Text) với Num_char ký tự. Ví dụ: RIGHT(Quảng Ninh,2) = nh RIGHT(Quảng Ninh) =h 55
  20. 3) Hàm trích ký tự tại vị trí bất kỳ trong chuỗi - Tên hàm: MID - Cú pháp: MID(Text, Start_num, Num_char) + Text: Chuỗi văn bản sẽ được trích + Start_num: Số thứ tự của ký tự bắt đầu được trích ra + Num_char: Số ký tự được trích ra - Chức năng: Kết quả là chuỗi con được trích từ vị trí Start_num, đủ Num_char ký tự Ví dụ: MID (Quảng Ninh, 2,6) = uảng N 4) Hàm lấy độ dài xâu ký tự - Tên hàm: LEN - Cú pháp: LEN(Text) - Chức năng: Trả ra độ dài của chuỗi văn bản Text Ví dụ: LEN(Quảng Ninh) = 10 5) Hàm đổi chuỗi văn bản sang chữ hoa - Tên hàm: UPPER - Cú pháp: UPPER(Text) - Chức năng: Đổi chuỗi văn bản Text thành chữ hoa (Không chính xác khi dùng Font tiếng Việt) Ví dụ: UPPER (nga) = NGA 6) Hàm đổi chuỗi văn bản sang chữ thường - Tên hàm: LOWER - Cú pháp: LOWER(Text) - Chức năng: Đổi chuỗi văn bản Text thành chữ thường (Không chính xác khi dùng Font tiếng Việt) 7) Hàm đổi ký tự đầu của từ sang chữ hoa - Tên hàm: PROPER - Cú pháp: PROPER(Text) - Chức năng: Đổi chữ cái đầu tiên của các từ thành chữ hoa, còn lại là chữ thường (không chính xác khi dùng với Font tiếng Việt) 8) Đổi chuỗi có dạng số thành số - Tên hàm: VALUE - Cú pháp: VALUE(Text) - Chức năng: Đổi chuỗi có kiểu số thành số 56
  21. d/ Nhóm hàm ngày giờ (Date & Time) 1) Hàm DATE - Cú pháp: DATE(Text) - Chức năng: Trả về ngày ứng với ngày, tháng, năm cung cấp trong tham số. Ví dụ: Date(2000,08,22) bằng 22/08/2000 2) Hàm DAY - Cú pháp: DAY(Serial_Number) - Chức năng: Trả lại ngày của tham số Serial_Number kiểu ngày tháng Ví dụ: DAY("24-02-2003") = 24 3) Hàm NOW - Cú pháp: NOW() - Chức năng: Trả lại giờ hiện hành 4) Hàm TODAY - Cúpháp: TODAY() - Chức năng: Trả lại ngày tháng hiện hành * Thông số giờ và ngày tháng được lấy trong hệ thống 5) Hàm MONTH - Cú pháp: MONTH(Serial_Number) - Chức năng: Trả lại tháng của tham số Serial_Number kiểu ngày tháng Ví dụ: MONTH("8-3-2003") = 3 6) Hàm YEAR - Cú pháp: YEAR(Serial_Number) - Chức năng: Trả lại năm của tham số Serial_Number kiểu ngày tháng Ví dụ: YEAR (“8-3-2003”) = 2003 e/ Nhóm hàm logic (Logical) Hàm luận lý cho phép ta kiểm tra thông tin trong các ô trên bảng tính xem những điều kiện nào là đúng và nếu nó đúng thì ta có thể thực hiện một hàm khác. Trong trường hợp sử dụng hàm luận lý ta phải tạo ra những biểu thức luận lý so sánh ( , >=, , =) đối với số, văn bản, ngày tháng. 1) Hàm AND - Cú pháp: AND(Logical1, Logical2, ) + Logical1, logical2: là những biểu thức luận lý có giá trị đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE) - Chức năng: Cho kết quả là phép Và của các biểu thức logic. 57
  22. + Kết quả là đúng (TRUE) nếu tất cả các biểu thức logic là đúng (TRUE) + Kết quả là sai (FALSE) nếu một trong các biểu thức logic có kết quả là sai (FALSE) Ví dụ: AND (3>5, A>B) = FALSE 2) Hàm OR: là hàm ngược của hàm AND - Cú pháp: OR(Logical1, Logical2, ) - Chức năng: Cho kết quả là phép hoặc của các biểu thức logic. + Kết quả là đúng (TRUE) nếu một trong các biểu thức logic là đúng (TRUE) + Kết quả là sai (FALSE) nếu tất cả các biểu thức logic có kết quả là sai (FALSE) Ví dụ: OR (3>5, A>B) = FALSE 3) Hàm NOT - Cú pháp: NOT (Logical) - Chức năng: Trả ra kết quả là phép phủ định của biểu thức Logic + Kết quả là TRUE nếu biểu thức logic là FALSE + Kết quả là FALSE nếu biểu thức logic là TRUE Ví dụ: NOT (3 26 thì mỗi công được tính gấp đụi. Như vậy khi tính lương ta phải kiểm tra ngày công của từng người để nếu ngày công Thoả mãnđiều kiện >26 thì ngày công tính bằng MOD(ngày công,26) *2 + 26 58
  23. f/ Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu (Lookup & Reference) 1) Hàm VLOOKUP (Vertical Lookup) - Cú pháp: VLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup) + Hàm VLOOKUP tìm trên cột bên trái nhất của vùng Table_array cho đến khi thấy giá trị Lookup_value thì dò sang ngang lấy ô nằm ở cột được chỉ ra bởi Col_index_num. + Cấu trúc của Table_array: Cột đầu tiên của bảng có thể chứa văn bản (text), số (number), hay các trị logic. Là văn bản không phân biệt chữ hoa, chữ thường. + Range_lookup là một trị logical (TRUE hay FALSE). Nhận giá trị là 1 (TRUE) hoặc không nhập thì VLOOKUP trả lại kết quả gần đúng, nếu không thấy giá trị tìm (Lookup_value) VLOOKUP sẽ tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn giá trị tìm Lookup_value. Với trường hợp này cột đầu tiên của Table_array phải được sắp xếp tăng dần. Nhận giá trị là 0 (FALSE) thì VLOOKUP trả lại kết quả chính xác hoặc #N/A khi không tìm thấy. + Tham số: Lookup_value là một trị, địa chỉ tham chiếu hay chuỗi; Table_array là địa chỉ vùng bảng tìm kiếm; Col_index_num là cột trong bảng có chứa trị tìm kiếm; và Range_lookup (tuỳ chọn) là giá trị logic TRUE hay FALSE (1 hoặc 0). Kết quả: Trả ra giá trị trong ô cùng hàng với giá trị tìm Lookup_value nằm trên cột chỉ định (Col_index_num); #N/A nếu không thấy. Ví dụ: Thực hiện bảng tính bên: Yêu cầu: - Cột tên hàng và đơn giá được dũ trong bảng mã loại hàng và đơn giá. 59
  24. * Dựa vào mã hàng trong bảng kết toán với mã hàng trong bảng mã loại hàng và đơn giá để tìm tên hàng và đơn giá từng mặt hàng. Ta thấy bảng mã loại hàng và đơn giá mã hàng được xếp theo cột nên ta sử dụng hàm VLOOKUP Table_array: Vùng chứa bảng tham chiếu (B19:D22) Col_index_num: số thứ tự của cột trong bảng trả lại giá trị khi tìm kiếm (2) Tìm kiếm là chính xác Range = 0 Do thực hiện sao chép công thức nên địa chỉ bảng tham phải là tuyệt đối. * Làm tương tự đối với cột đơn giá Tại D4 nhập = VLOOKUP (B4, $B$19:$D$22,3,0) 2) Hàm HLOOKUP (Horizontal Lookup) - Cú pháp: HLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Chức năng: Hàm HLOOKUP tìm trên hàng đầu tiên của vùng Table_array cho đến khi gặp giá trị tìm (Lookup_value) thì dũ xuống đến hàng chỉ ra bởi Row_index_num cùng cột với giá trị tìm được. + Lookup_Value: Giá trị tìm trên hàng đầu tiên của bảng. Lookup_value là trị, địa chỉ, hay chuỗi văn bản phụ thuộc vào hàng đầu của bảng. + Range_lookup: Là một giá trị kiểu logic đúng hoặc sai (TRUE hoặc FALSE). Nhận giá trị là 1 (TRUE) hay bá qua hàm HLOOKUP trả lại kết quả gần đúng và hàng đầu của bảng Table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nhận giá trị là 0 (FALSE) hàm HLOOKUP trả lại kết quả là chính xác hay #N/A nếu không tìm thấy + Row_index_num: Là số thứ tự của hàng nằm trong bảng Table_array sẽ trả lại kết quả khi tìm được giá trị Lookup_Value trên hàng đầu + Table_array: Là địa chỉ của bảng Trị tìm kiếm Lookup_Value cùng kiểu với hàng đầu của Table_array có thể là văn bản, số, trị logic, ngày tháng, Kết quả: Trả ra giá trị trong ô cùng cột với giá trị tìm Lookup_value nằm trên hàng chỉ định (Row_index_num); #N/A nếu không thấy. * Nhận xét: Hàm VLOOKUP và hàm HLOOKUP cùng chức năng; VLOOKUP là 60
  25. hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột (các giá trị tìm nằm trên cột và giá trị trả ra khi tìm được còng nằm trên cột cùng hàng với giá trị tìm được), hàm HLOOKUP là hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng (các giá trị tìm nằm trên hàng và giá trị trả ra khi tìm được còng nằm trên hàng cùng cột với giá trị tìm được). Ta có thể xoay hàng cột của bảng tham chiếu để dùng hàm HLOOKUP hoặc VLOOKUP Ví dụ trên nhưng bảng tham chiếu như hình bên, khi đó ta phải sử dụng hàm HLOOKUP (tham chiếu hàng) Tại ô C4 nhập = HLOOKUP (B4, $C$18:$F$20,2,0) Tại ô D4 nhập = HLOOKUP (B4, $C$18:$F$20,3,0) 3) Hàm INDEX - Cú pháp: INDEX(array, Row_num, Col_num) - Giải thích: Array: là địa chỉ dãy các ô, hoặc các giá trị hằng phải đặt trong cặp ngoặc nhọn {} Row_num: Số thứ tự của hàng chứa giá trị trả ra Col_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị trả ra - Chức năng: Trả ra giá trị nằm trong bảng Array được chỉ ra bởi hàng, cột nằm trong tham số Row_num, Col_num - Ví dụ: INDEX({1,2;3,4},2,2) = 4 INDEX({1,2;3,4},0,2) = {3,4} 4) Hàm MATCH - Cú pháp: MATCH(Look_Value, Look_Array, Match_Type) - Giải thích: Look_Value: giá trị tìm có thể là số, văn bản, hoặc địa chỉ ô chứa giá trị số,văn bản Look_Array: Là mảng, dóy các ô chứa các giá trị có thể tìm Match_Type: = 0 tìm kiếm là chính xác = 1 tìm kiếm là không chính xác; khi đó dóy giá trị phải sắp xếp theo chiều tăng; Khi không tìm thấy trả ra giá trị gần nhất nằm trước nó. 61
  26. - Chức năng: Trả ra vị trí của giá trị tìm Look_Value trong dóy Look_array. Ví dụ: MATCH(1,{2,3,4,1},0) = 4; MATCH(3,{2,5,7},1): Vì trong dóy không có giá trị tìm ; giá trị thấp hơn gần nó nhất là 2 nên trả ra vị trí tìm được trong bảng là 1 * Ví dụ Cho bảng tính sau: * Tính thuế = Thành tiền * Hệ số thuế. Hệ số thuế được tra trong bảng Hệ số thuế MATCH(Left(B3), C14:C17,0) = 2 MATCH(Right(B3), D14:E14,0) = 1 Để biết giá trị nằm ở hàng 2 cột 1 trên bảng D14:E17 là bao nhiêu thì ta phải sử dụng hàm INDEX INDEX(MATCH(D14:E17,Left(B3),C14:C17,0),MATCH(Right(B3), D14:E17,0)) = 5% Ngoài ra ta có thể sử dụng hàm Vlookup (Hlookup) để tìm. Ví dụ sử dụng hàm Vlookup: đi tìm theo ký tự trái của Mã, nhưng khi tìm được thì giá trị trả ra ở cột 2 hay 3 còn phụ thuộc vào ký tự phải của Mã nên tham số Col_index_num phải là một hàm kiểm tra ký tự phải của Mã; tính cho mặt hàng đầu tiên: Vlookup(Left(B3), C14:E17, If(Right(B3) = “1”,2,3)),0). Nếu sao chép cho các mặt hàng khác thì địa chỉ C14:E17 phải là tuyệt đối. h/ Nhóm hàm tính toán ma trận, định thức 1) Hàm MDETERM 62
  27. - Cú pháp: MDETERM(array) - Chức năng: Tính giá trị định thức của tham số array Array: là dóy số, địa chỉ ô chứa giá trị số; array là dóy các ô có số hàng, số cột bằng nhau; Hàm trả ra giá trị # Value nếu một ô nào đó trong array là trống hoặc chứa text Hàm trả ra giá trị # Value nếu số hàng, số cột trong array khác nhau - Ví dụ: Tính giá trị định thức 1 3 8 5 1 3 6 1 A ta bố trí như sau: 1 1 1 0 7 3 0 2 Kết quả = 8 2) Hàm MINVERSE - Cú pháp: MINVERSE(array) array: là một dóy số, dóy địa chỉ ô chứa giá trị số có số hàng, số cột bằng nhau - Chức năng: Trả ra một dóy số là ma trận nghịch đảo của array Ví dụ: Tính ma trận nghịch đảo 4 1 A ta bố trí bảng tính: 2 0 Nhập công thức tại ô B9 = MINVERSE(B6:C7); ấn ENTER; sau đó bụi đen các ô chứa ma trận đích (B9:C10); ấn phím F2; ấn đồng thời CTRL + SHIFT + ENTER Ta được kết quả bài toán 3) Hàm MMULT 63
  28. - Cú pháp: MMULT(array1, array2) - Array1, array2: Là 2 mảng số, địa chỉ các ô có giá trị là số Số cột trong array1 = số hàng trong array2 - Chức năng: Trả ra dóy số là tích của array1, array2 Dóy số này có số hàng = số hàng array1 Số cột = số cột của array2 - Ví dụ 1 3 2 0 A bố trí bảng như sau: 7 2 0 2 Nhập công thức tại ô kết quả G6 kết thúc ấn Enter; bôi đen các ô chứa kết quả còn lại G6:H7; ấn phím F2; ấn đồng thời CTRL + SHIFT + ENTER để được ma trận kết quả. 64
  29. Tuần 12 Nội dung: Cơ sở dữ liệu 1. Khái niệm về CSDL 2. Tạo CSDL 3. Sắp xếp 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin được tổ chức theo cấu trúc dòng, cột để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, rút trích những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó, nó như là một bảng tính Excel. Mỗi trường là một cột, tên trường là tên tiêu đề cột, mẩu tin (bản ghi) là tập các dữ liệu tương ứng trong một hàng của bảng cơ sở dữ liệu Ví dụ: Vùng dữ liệu: Là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất hai dòng: Dòng đầu là tên trường (tên tiêu đề cột) nó phải là dữ liệu kiểu chuỗi và không được trùng nhau, dòng còn lại chứa dữ liệu còn gọi là mẩu tin. Vùng tiêu chuẩn (Criteria): Là vùng điều kiện để tìm kiếm, xoá, rút trích, Vùng này gồm ít nhất hai dòng: Dòng đầu tiên chứa các tên trường trùng với tên trường của vùng dữ liệu cần thoả mãn một điều kiện nào đó, dòng tiếp theo là điều kiện. * Khi trích dữ liệu Excel so sánh các cột trong vùng dữ liệu với giá trị cột tương ứng trong vùng tiêu chuẩn để lấy ra các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn đó, nếu tên các cột không khớp thì không trích được dữ liệu. Vùng trích dữ liệu: Là vùng chứa các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn (Criteria) được lấy ra từ vùng dữ liệu (Database) 2. Tạo vùng cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu của Excel sự thực chỉ là một dạng bảng tính đặc biệt. Chúng ta vẫn có thể dùng các lệnh bảng tính bình thường để hiệu chỉnh và định dạng cơ sở dữ liệu. 3. Sắp xếp cơ sở dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp - Chọn thẻ Data \ Sort, xuất hiện hộp thoại: 65
  30. + Hộp Sort by: Chọn tên cột làm khoá sắp xếp chính + Then by: Chọn các tên cột làm khoá sắp xếp thứ hai, thứ ba. Có thể chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A (đối với chữ), Sort Smallest to Largest hoặc Sort Largest to Smallest (đối với số). 66
  31. Tuần 13 Nội dung: 1. Lọc và trích dữ liệu 2. Tính tổng theo nhóm 3. Một số hàm tính toán 1. Lọc dữ liệu * Sử dụng AutoFilter Nếu dữ liệu của bạn không có trong bảng Excel, bạn thực hiện theo các bước sau để chuẩn bị danh sách của bạn cho AutoFilter trong Excel 2007. - Thêm Heading: Tại hàng trên của dữ liệu, nhập tiêu đề cho mỗi cột. Trong ví dụ đưa ra ở đây, dữ liệu bắt đầu ở dòng 2 của bảng tính và các tiêu đề ở hàng 1. - Không hàng trống hoặc cột: Bạn có thể di chuyển để ô trống trong cột hoặc hàng nhưng hãy chắc chắn rằng bạn không có hàng hoặc cột nào để trống trong cơ sở dữ liệu. - Ngăn cách: Thiết lập lý tưởng là lưu trữ cơ sở dữ liệu của bạn trên một bảng tính mà không có các dữ liệu khác. Nếu đó là không thể thì bạn hãy giữ cho cơ sở dữ liệu được tách ra từ các dữ liệu khác trên bảng tính, với ít nhất một hàng trống ở cuối của cơ sở dữ liệu và một cột trống ở bên phải. Nếu cơ sở dữ liệu không bắt đầu từ ô A1, đảm bảo rằng có một hàng trống ở trên, và một cột trống bên trái. Nếu dữ liệu của bạn không phải là trong một bảng Excel, hãy làm theo các bước sau để thêm một AutoFilter - Lựa chọn ô trong Database. - Trên Excel Ribbon, click vào thẻ Data và click Filter. Một mũi tên thả xuống xuất hiện ở phía bên phải của mỗi cột tiêu đề. Lọc một cột Với bảng Excel, hoặc AutoFilter trong Excel 2007, bạn có thể bắt đầu lọc từng cột một. Bạn có thể Filter trên một cột, chẳng hạn như Customer, hoặc hai hoặc nhiều hơn nữa. Ví dụ, Filter cho một khách hàng cụ thể, hãy làm theo các bước sau: 67
  32. - Click vào mũi tên chỉ xuống ở bên phải của tiêu đề Customer. - Trong danh sách Customer, click Select All, để gõ bỏ thì bạn bỏ lựa chọn. - Click vào ô của Customer mà bạn muốn Filter, ví dụ như MegaStore. - Click Ok để xem danh sách Filter. Trong bảng Filter, bạn sẽ thấy một số thay đổi: - Chỉ có hàng có tên Customer mà bạn đã chọn xuất hiện, các hàng khác đã được ẩn đi. - Số cột của hàng Filter được hiển thị Font màu xanh. - Mũi tên chỉ xuống trong cột Customer đã thay đổi thành biểu tượng Filter với mũi tên nhỏ. Lọc hai cột Sau khi bạn đã lọc một cột, bạn có thể tinh chỉnh kết quả lọc, bằng cách lọc hai hoặc nhiều cột. Ví dụ, sau khi lọc cho một khách hàng cụ thể, hãy làm theo các bước sau để lọc một sản phẩm: - Click vào mũi tên chỉ xuống bên phải Product Chú ý: khi các cột khác được lọc, bạn có thể không nhìn thấy danh sách đầy đủ của sản phẩm mà bạn chỉ có thể nhìn thấy sản phẩm mà bạn đã chọn Filter. - Trong danh sách Product, click Select All, để gỡ bỏ bạn bỏ lựa chọn Select All. - Click vào ô, hoặc chọn nhiều ô của Product mà bạn muốn Filter ví dụ như Bananas và Grapes. - Click Ok để xem danh sách Filter. 68
  33. * Sử dụng Advanced Filter: Bộ lọc cao cấp - Để sử dụng được tính năng lọc cao cấp ta phải tạo vùng điều kiện (Criteria) - Vào [menu] Data \ Filter \ Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại + Mục Action: Chọn Filter the list, in- place: Cho phép hiển thị những bản ghi thoả mãn điều kiện ngay trên vùng cơ sở dữ liệu (Database). + Hộp List Range: Xác định địa chỉ vùng Database + Hộp Criteria range: Xác định địa chỉ vùng điều kiện. + Chọn Unique records only: Với những bản ghi giống nhau chỉ hiển thị một bản. Gõ hoặc nhấp OK các bản ghi không thoả mãn điều kiện Criteria sẽ bị giấu đi chỉ có các bản ghi thoả mãn điều kiện mới được hiển thị. b, Trích dữ liệu Đưa các bản ghi thoả mãn vùng tiêu chuẩn (Criteria) ra vùng khác không hiển thị ở vùng cơ sở dữ liệu 69
  34. Ta làm tương tự lọc cao cấp nhưng tại khung Action chọn Copy to another location + Hộp List Range: Xác định địa chỉ vùng cơ sở dữ liệu. + Hộp Criteria Range: Xác định địa chỉ vùng tiêu chuẩn. + Copy to: Địa chỉ các tiêu đề vùng Extract. Gõ phím hoặc nhấp OK những bản ghi thoả mãn vùng tiêu chuẩn sẽ được hiển thị ở vùng Extract. Tương tự Chọn Unique Record Only: Chỉ hiển thị một bản ghi nếu có nhiều bản ghi giống nhau. Không chọn Unique Record Only: Trích đầy đủ các bản ghi thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn. Dạng 1 Dạng 2 Dạng 3 Dạng 4 Tên trường Tên trường Tên Tên trường 1 Tên trường 2 Giá trị Q Giá trị False (True) Giá trị 1 Giá trị 3 =công thức Giá trị 2 Giá trị 4 (hàm) * Tiêu chuẩn số hay chuỗi: Ta lập như dạng 1; điều kiện này có nghĩa là lọc thông tin những bản ghi có “Tên trường” = Giá trị. Nếu ở dạng chuỗi ta có thể sử dụng ký tự đại diện *, ? * Tiêu chuẩn so sánh: Ta lập như dạng 2; điều kiện này có nghĩa là lọc thông tin những bản ghi có “Tên trường” Q Giá trị (Q là toán tử so sánh: >, =. ) * Tiêu chuẩn dạng công thức: ô điều kiện có kiểu công thức nhưng ô tiêu đề của vùng điều kiện không được trùng với tên trường trong bảng CSDL. Trong ô điều kiện lấy địa chỉ của ô trong bản ghi đầu tiên để so sánh. * Tiêu chuẩn dạng liên kết: Khi lọc thông tin của những bản ghi phải thoả mãn đồng thời nhiều điều kiện, hoặc thoả mãn một trong nhiều điều kiện (phải sử dụng các phép toán logic AND, OR để lọc thông tin). Ta lập như dạng 4: cùng hàng thì liên kết AND khác hàng thì liên kết OR. Điều kiện dạng 4 này có 70
  35. nghĩa là: Lọc thông tin những bản ghi "Tên trường 1 = Giá trị 1 và Tên trường 2 = Giá trị 3 hoặc Tên trường 1 = Giá trị 2 và Tên trường 2 = Giá trị 4 Ví dụ: Thực hiện bảng tính sau: 1. Lọc thông tin những mặt hàng được bán bởi cửa hàng Số 1 Khi đó vùng điều kiện được xác định như sau: 2. Lọc thông tin những mặt hàng được bán vào tháng 8 Ta thấy trong bảng dữ liệu có cột ngày bán, cột này chứa thông tin về ngày tháng năm bán sản phẩm. Để biết những mặt hàng nào được bán vào tháng 8 thì ta phải trích lấy phần tháng xem có bằng 8 không; điều kiện lọc ở đây rơi vào dạng 3. Khi đó vùng điều kiện được lập như sau: Tên trường điều kiện không được đặt giống tên trường chứa dữ liệu cần thoả mãn điều kiện lọc trong bảng cơ sở dữ liệu. Ô điều kiện ta nhập công thức tính cho bản ghi đầu tiên cần thoả mãn điều kiện. (Như trên) 3. Lọc thông tin những mặt hàng có tiền bán 500 71
  36. Điều kiện này rơi vào dạng 2 ta lập như sau: 4. Lọc thông tin những mặt hàng được bán vào tháng 8 bởi nhãn viên Chi Điều kiện này rơi vào dạng 4 ta lập như sau: 2. Tính tổng dữ liệu Excel có khả năng phân tích dữ liệu theo các nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê các giá trị cần thiết: tính tổng (sum), tính trung bình (Average), Ví dụ: Để tính tổng số phụ của cột Tổng theo Người bán ở bảng bên dưới thì trước tiên phải sắp xếp dữ liệu theo cột Người bán như sau: - Kích chuột tại bất cứ vị trí nào trên cột Người bán. - Sắp xếp theo một cách đặc biệt bằng cách kích Sort and Filtertrên thẻ Home, chọn Custom Sort 72
  37. Sắp xếp bảng theo nhóm Người bán Sau khi đã tiến hành sắp xếp nhóm xong, bạn có thể bắt đầu tiến hành tính tổng phụ theo các bước sau: 1. Đặt trỏ chuột tại bất cứ vị trí nào trên bảng tính. 2. Đối với Excel 2003, chọn Subtotals từ trình đơn Data. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 thì hãy kíchSubtotal tại nhóm Outline trên thẻ Data. Tại hộp thoại Subtotal bạn có một số lựa chọn như sau: Tại At Each Change In, chọn cột nhóm tính tổng phụ (Không phải cột chưa các giá trị sẽ tính tổng phụ). Trong ví dụ thì là cột Người bán. Tại Use Function, chọn chức năng phù hợp. Sum là chức năng mặc định và trong ví dụ thì Sum là chức năng được lựa chọn. Kiểm tra các cột tương ứng tại mục Add Subtotal To section. Trong ví dụ bạn chọn Tổng. 3. Sau khi đã xác định đúng cột và chức năng, kích OK. 73
  38. Đặc tính này sẽ thêm một dòng tính tổng số phụ cho mỗi nhóm mà bạn đã xác định trên cửa sổ hộp thoại Subtotals. Trong ví dụ trên thì Người bán là nhóm mà Excel sẽ hiển thị một tổng số phụ. Để khôi phục lại danh sách trước đó, bạn chọn bảng tính và nhấn tổ hợp phím Ctrl+L và kích OK để đóng cửa sổ hộp thoại Create List. Thậm chí bạn sẽ không phải xóa bỏ tổng số phụ đó trước. Ngay tại lần đầu tiên bạn sắp xếp bất kỳ một danh sách nào thì Excel sẽ cảnh báo tới bạn rằng tổng số phụ này sẽ được xóa bỏ. Tuy nhiên bạn có thể xóa tổng theo nhóm bằng cách hiển thị cửa sổ hộp thoại Subtotal và kích Remove All. 3. Một số hàm tính toán với cơ sở dữ liệu 1) Hàm DSUM - Cú pháp: DSUM (Database, Field, Criteria) + Database: Xác định vùng cơ sở dữ liệu (bảng tính) + Field: Cột của vùng cơ sở dữ liệu sẽ được tính tổng. + Criteria: Xác định vùng tiêu chuẩn (điều kiện) - Chức năng: Tính tổng dữ liệu là số trên cột Field của các bản ghi trong vùng Database Thoả mãnđiều kiện vùng Criteria 2) Hàm DAVERAGE - Cú pháp: DAVERAGE (Database, Field, Criteria) + Database: Xác định vùng cơ sở dữ liệu (bảng tính) + Field: Cột của vùng cơ sở dữ liệu sẽ được tính trung bình. 74
  39. + Criteria: Xác định vùng tiêu chuẩn (điều kiện) - Chức năng: Tính trung bình dữ liệu là số trên cột Field của các bản ghi trong vùng Database Thoả mãn điều kiện vùng Criteria * Sử dụng tương tự với các hàm - DMAX(Database, Field, Criteria): Tìm giá trị lớn nhất - DMIN(Database, Field, Criteria): Tìm giá trị nhỏ nhất Ví dụ: Với bảng tính như hình bên Tính tổng tiền mặt hàng Cam và Quýt * Sử dụng hàm DSUM - Trước hết ta phải tạo vùng điều kiện (Criteria) Database: Vùng dữ liệu A3:F14 Field: Trường cần tính tổng là trường thành tiền (F3) Criteria: Vùng điều kiện B17:B19 Tại ô F16 ta nhập = DSUM(A3:A14,F3,B17:B19) 75
  40. Tuần 14 Nội dung: Giải bài toán quy hoạch bằng Solver Solver là một chức năng Add_ins trong Excel, nó có thể tìm cựùc đại hay cực tiểu của một hàm số đặt trong một ô gọi là ô đích. 1. Xét bài toán quy hoạch tuyến tính c1x1 + c2x2 + + cnxn = f(x)  max/min Thoả mãncác ràng buộc sau: a11x1+ a12x2+ +a1nxn Q b1 a21x1+a22x2+ + a2nxn Q b2 am1x1 + am2x2+ +amnxn Q bm 0 x j int eger j 1 n binary (0,1) Trong đó Q là các phép toán quan hệ >=, <=, =; Thứ tự các phép toán quan hệ trong các ràng buộc là tuỳ ý. Cách bố trí dữ liệu cho trên bảng tính như sau: c1 c2 cn Cjxj a11 a12 a1n a1jxj b1 a21 a22 a2n a2jxj b2 am1 am2 amn amjxj bm 76
  41. x1 x2 xn Hàng cuối là giá trị của các biến ta có thể khởi tạo giá trị ban đầu cho nó bằng 1 2. Ví dụ Giải bài toán quy hoạch tuyến tính sau: z = 5x1 + x2 + x3 + 2x4 + 3x5 min -x2 + 5x3 - x4 + 3x5 2 5x1 - x2 + x5 7 x1 + x2 + 6x3 + x4 4 xj 0 j = 1, 2, 3, 4, 5 xj = integer, j = 1, 2, 3 Bước 1: Bố trí bảng tính như sau: Bước 2: Tính giá trị vế trái của hàm mục tiêu tại ô G2 = B2*B6+C2*C6+D2*D6+E2*E6+F2*F6. Do đó ta có thể sử dụng hàm SUMPRODUCT(array1; array2): Trả ra giá trị là tích vụ hướng của hai dóy ô. G3:G5 là giá trị vế trái của các ràng buộc nên ta sao chép từ G2 xuống. Bước 3: Nhấp chuột vào nút Office | chọn Excel Options xuất hiện hộp thoại 77
  42. Trong hộp thoại Excel Options, chọn Add-Ins từ danh sách bên trái, danh sách các Add-Ins trong Excel được liệt kê trong hộp Add-Ins với các phân nhóm khác nhau. - Tại Manage, chọn Excel Add-Ins từ danh sách và nhấn nút Go để mở hộp thoại Add-Ins. 78
  43. - Chọn Solver Add-in từ danh sách Add-Ins avaiable và nhấn nút OK. - Trong ngăn Data xuất hiện thêm nhóm Analysis chứa lệnh Solver. Chọn Data\Solver xuất hiện hộp thoại Solver Parameters: 79
  44. - Set Target Cell: Nhập địa chỉ của ô chứa giá trị hàm mục tiêu (G2) - Equal to: Giá trị mà hàm mục tiêu cần đạt: Max, Min, Value of: bằng một giá trị nhập ô bên cạnh. - By Changing Cells: Nhập địa chỉ của các ô chứa biến (B6:F6) - Subject to the Constraints: Nhập ràng buộc bằng cách nhấn nút lệnh Add; xuất hiện hộp thoại: Quan hệ ràng buộc + Cell Reference: Nhập địa chỉ ô ràng buộc + Constraint: Giá trị ràng buộc Theo đầu bài: + Giá trị vế trái của ràng buộc 1 = $H$4; $G$5 >= $H$5; + xj>=0; j=1 5 nên nhập $B$6:$F$6 >=0 + xj nguyên với j = 1,2,3 nên nhập $B$6:$D$6 = integer Sau đó nhấn nút lệnh OK; quay lại hộp thoại Solver Parameters: nhấn nút lệnh Options đánh dấu vào mục Assume Linear Model: khẳng định bài toán của ta là bài toán tuyến tính. Bước 4: Sau đó nhấn nút lệnh Solver; xuất hiện hộp thoại chọn Keep Solver Solution Màn hình xuất hiện như sau: Ta hiểu là: Hàm mục tiêu đạt giá trị nhỏ nhất là 12; phương án tối ưu là (2,2,0,0,0) 80
  45. Tuần 15 Nội dung: Tạo biểu đồ, đồ thị trong trang bảng tính 1. Cách tạo Tạo một biểu đồ bằng cách nhấp chuột vào một trong các loại biểu đồ nhóm Charts, trên tab Insert. Hình trên là một worksheet cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty Northwind Traders Tea theo dạng báo cáo con số và bạn có thể chuyển sang dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh. 1. Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm các cột tiêu đề (tháng một, tháng hai, tháng ba) và tên của nhân viên bán hàng. 2. Sau đó, click vào tab Insert, và trong nhóm Charts, click vào nút Column. Bạn có thể lựa chọn một loại biểu đồ, nhưng biểu đồ cột thường được sử dụng để so sánh. 3. Sau khi click vào Column, sẽ thấy một số loại biểu đồ cột để lựa chọn. Click vào Clustered Column, cột đầu tiên của biểu trong danh sách 2-D Column. Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại khi bạn ngừng con trỏ vào bất cứ biểu đồ nào. Các ScreenTip cũng sẽ cho bạn thấy thông tin của từng loại biểu đồ. Nếu muốn thay đổi các loại biểu đồ sau khi tạo nhấp chuột vào bên trong các biểu đồ. Trên tab Design, dưới Chart Tools, trong nhóm Type, bấm vào Change Chart Type và chọn một loại biểu đồ khác. 2. Cách làm để dữ liệu worksheet xuất hiện trong biểu đồ 81
  46. Trong biểu đồ trên, dữ liệu từ mỗi worksheet cell là một cột. Hàng tiêu đề (tên nhân viên kinh doanh) là những biểu đồ ghi chú văn bản bên phải, và tiêu đề cột (những tháng của năm) ở dưới cùng của biểu đồ. Dữ liệu cho mỗi người kinh doanh xuất hiện trong ba cột riêng biệt, một cột cho mỗi tháng. Chiều cao của mỗi biểu đồ tương ứng đến các giá trị trong cell mà nó đại diện. Biểu đồ hiển thị cho bạn biết làm thế nào để những nhân viên kinh doanh so sánh với nhau theo từng tháng. Mỗi hàng dữ liệu của nhân viên kinh doanh có một màu khác nhau trong biểu đồ. Biểu đồ ghi chú tạo ra từ các hàng tiêu đề trong worksheet (tên những nhân viên bán hàng), màu sắc mà đại diện cho các dữ liệu cho mỗi nhân viên kinh doanh. Ví dụ dữ liệu của Giussani là màu xanh đậm và là cột bên trái của từng mỗi tháng. Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, và tháng Ba, bây giờ đang ở dưới cùng của biểu đồ. Ở phía bên trái của biểu đồ, Excel đã tạo ra một tỷ lệ của số để giúp bạn giải thích cột chiều cao. Bất kỳ thay đổi dữ liệu trong các worksheet sau khi biểu đồ được tạo ra, ngay lập tức biểu đồ cũng thay đổi. 3. Chart Tools Khi bạn tạo một biểu đồ, Chart Tools xuất hiện trên Ribbon, trong đó bao gồm các tabDesign, Layout và tab Format. 82
  47. Sau khi biểu đồ được chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout và Format. Trên những tab này bạn sẽ tìm thấy những lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ. Khi bạn hoàn thành các biểu đồ, nhấp chuột bên ngoài biểu đồ. Chart Tools sẽ biến mất, để nó xuất hiện trở lại, thì click vào biểu đồ. 4. Thay đổi biểu đồ Bạn có thể tạo biểu đồ của bạn so sánh dữ liệu của người khác bằng cách nhấp chuột vào một nút để chuyển biểu đồ xem từ loại này sang loại khác. Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column trong nhóm Data trên tab Design. Trong biểu đồ bên phải, dữ liệu được nhóm theo các hàng và so worksheet cột. Có thể chuyển biểu đồ trở lại xem bản gốc bằng cách click vào Switch Row/Column lần nữa. Để giữ cả hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy nó và sau đó paste nó trên worksheet khác. Sau đó, chuyển về xem bản gốc của các biểu đồ bằng cách click vào trong biểu đồ ban đầu và click vào Switch Row/Column. 83
  48. 5. Thêm tiêu đề cho biểu đồ Bạn có thể cung cấp một tiêu đề cho chính biểu đồ chính cũng như để biểu đồ trục đo và mô tả dữ liệu biểu đồ. Điều này có hai biểu đồ trục. Một ở phía bên trái là trục chiều dọc (còn gọi là giá trị hoặc trục y). Trục này là tỉ lệ của các số mà bạn có thể giải thích cột chiều cao. Những tháng của năm ở dưới cùng là trên trục ngang (cũng được biết đến như là các thể loại hoặc trục x). Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin về biểu đồ của bạn Để thêm tiêu đề biểu đồ một cách nhanh chóng bằng cách click chuột vào biểu đồ, sau đó đến nhóm Chart Layouts trên tab Design, click vào nút More để xem tất cả các layout (trình bày). Mỗi sự lựa chọn hiện thị mỗi layout khác nhau có thể làm thay đổi những yếu tố của biểu đồ. Trong biểu đồ trên: 1. Tiêu đề cho biểu đồ này là Northwind Traders Tea, tên của một sản phẩm. 2. Tiêu đề cho các trục dọc bên trái là Cases Sold. 3. Tiêu đề cho các trục ngang ở dưới cùng là First Quarter Sales. 84
  49. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Chọn cỡ giấy (kích cỡ giây khi in văn bản) Chọn thẻ Page Layout, Chọn Size, chọn giấy A4 Trình bày trang in theo hướng dọc hay ngang ta chọn Orientation trong thẻ Page Layout Nút Office 2. Thao tác với File Nhấn chuột vào nút Office góc trên cùng bên trái cửa sổ New: mở File mới (CTRL + N) Open: mở File đã lưu (CTRL + O) Save: lưu file (CTRL + S) Save As: lưu thành file mới Print: In (CTRL + P) Recent Document: các file văn bản mở gần nhất 3. Sao chép cắt dán văn bản Sao chép: Tạo ra văn bản mới giống với văn bản đã được nhập Thao tác: - Chọn văn bản sao chép - Ấn tổ hợp phím CTRL + C - Dịch con trỏ đến vị trí cần sao chép đến - Ấn tổ hợp phím CTRL + V Dịch chuyển: di chuyển văn bản đã được nhập tới vị trí khác Thao tác: - Chọn văn bản di chuyển - Ấn tổ hợp phím CTRL + X - Dịch con trỏ đến vị trí cần dịch chuyển đến - Ấn tổ hợp phím CTRL + V Ngoài ra ta có thể sử dụng biểu tượng trong thẻ Home Chú ý: Cách chọn văn bản (Selection) - Chọn toàn bộ văn bản ấn CTRL + A - Ấn tổ hợp phím SHIFT + phím dịch chuyển con trỏ 3
  50. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 2: Định dạng văn bản 1. Định dạng kí tự 2. Trình bày văn bản 2.1. Canh chỉnh đoạn văn bản 2.2. Tạo khung 2.3. Đánh dấu đầu đoạn (danh sách dạng số, dạng kí hiệu) 2.4. Tạo chữ cái lơn đầu đoạn 2.5. Chia cột báo 1. Định dạng kí tự Cho phép chỉnh sửa các kí tự đã được nhập: Font, cỡ, kiểu chữ, màu, gạch chân, các hiệu ứng khác. Thao tác: - Bôi đen phần kí tự chỉnh sửa - Chọn biểu tượng trên thẻ Home Biểu tượng Chức năng Phím tắt Chọn lại mẫu chữ khác CTRL + SHIFT + F Chọn lại cỡ chữ khác Tăng 2pt so với cỡ chữ hiện hành CTRL + ] Giảm 2pt so với cỡ chữ hiện hành CTRL + [ Chữ đậm CTRL + B Chữ nghiêng CTRL + I Chữ gạch chân CTRL + U Chọn kiểu gạch chân khác nhấn vào mũi tên bên phải Kẻ ngang chữ 4
  51. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tạo chỉ số dưới H2O CTRL + = Tạo chỉ số trên ax2 CTRL + SHIFT + + Đánh dấu chữ Chọn màu chữ Sao chép định dạng CRTL + SHIFT + C 2. Trình bày tài liệu 2.1. Canh chỉnh đoạn văn bản Là cách trình bày đoạn văn bản so với lề trang in 1 2 3 4 1: Đoạn văn bản canh thẳng lề trái 2: Đoạn văn bản canh thẳng lề phải 3: Đoạn văn bản canh đều giữa 4: Đoạn văn bản canh thẳng 2 bên lề Thao tác: sử dụng biểu tượng lệnh trên thẻ Home Biểu tượng Chức năng Phím tắt Canh thẳng lề trái CTRL + L Canh đều giữa CTRL + E Canh thẳng lề phải CTRL + R Canh thẳng 2 bên lề CTRL + J Thụt lề đoạn văn bản 5
  52. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng - 1: Khoảng cách dòng (line spacing) - 2: Khoảng cách đoạn - 3: Thụt lề trái Thao tác như sau: - Thụt lề đoạn: (1 đoạn con trỏ đặt vào đoạn đó, nhiều đoạn thì bôi đen) Nhấn vào biểu tượng thẻ Home để tăng hoặc giảm thụt lề trái; một lần nhấn = 1 khoảng cách tab Hoặc ta nhấn vào biểu tượng trong thẻ Home chọn Line Spacing Options xhht + Alignment: Canh lÒ o Left: Canh lÒ tr¸i (Ctrl_L) o Right: Canh lÒ ph¶i (Ctrl_R) o Centered: Canh gi÷a trang (Ctrl_E) o Justified: Canh ®Òu 2 bªn (Ctrl_J) + Indentation: Kho¶ng c¸ch so víi lÒ 6
  53. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng o Left: LÒ tr¸i (cm) o Right: LÒ ph¶i (cm) + Special: Kho¶ng c¸ch ®Æc biÖt o First line: Hµng ®Çu tiªn cña ®o¹n thôt vµo (cm) o Hanging: Dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n thß ra (cm). + Spacing: Kho¶ng c¸ch so víi c¸c ®o¹n o Before: Kho¶ng c¸ch ®o¹n so víi ®o¹n trªn (pt). o After: Kho¶ng c¸ch ®o¹n so víi ®o¹n d•íi (pt). o Line Spacing: Kho¶ng c¸ch c¸c dßng trong ®o¹n. (single: 1 dßng; 1.5 line: 1 dßng r•ìi ; double : 2 dßng ) Chó ý. §Ó thôt lÒ tr¸i ta cã thÓ sö dông phÝm Tab 2.2. Tạo khung đoạn văn bản Thao tác Chọn đoạn văn bản cần viền khung Thẻ Home chọn biểu tượng Border Đoạn văn bản sẽ được viền bốn xung quanh bằng nét đơn. Để tạo nét viền khác hoặc viền một phần ta chọn Border and Shading xhht 7
  54. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Style: kiểu đường viền Color: màu đường viền Width: độ rộng đường viền Preview: Xem văn bản trước khi chấp nhận tùy chỉnh Apply to: đối tượng áp dụng tùy chỉnh (paragraph: đoạn văn bản) 2.3. Danh sách dạng số và kí hiệu (Bullet, Numbering) a. Khái niệm danh sách Dùng để tóm tắt, liệt kê thông tin giúp người đọc dễ hiểu. Có 2 dạng danh sách là dạng đánh số (Numbering) và dạng kí hiệu (Bullet). Nếu thông tin có phân biệt mức độ ta nên chọn dạng số; còn nếu chỉ cần liệt kê thì nên dùng kí hiệu. Ví dụ: 8
  55. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng b. Tạo danh sách bằng cách gõ các kí tự thích hợp - Tạo danh sách dạng kí hiệu (Bullet) ta gõ dấu sao (*) đầu câu tiếp theo là một khoảng trắng. Dấu * sẽ hiển thị tành chấm đen. Sau khi nhập nội dung mục đầu tiên gõ Enter một chấm đen khác sẽ xuất hiện - Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động gõ số 1 và dấu chấm (1.) tiếp theo là một khoảng trắng. - Danh sách dạng chữ (a,b, c, ) gõ chữ a dấu chấm (a.) và một khoảng trắng c. Kết thúc một danh sách Sau khi gõ xong mục cuối cùng trong danh sách nhấn phím Enter hai lần liên tiếp. Trường hợp muốn chèn dòng mới ở giữa danh sách ta ấn phím BackSpace. d. Thay đổi kí hiệu cho danh sách - Nhấn vài biểu tượng Bullet trên thẻ Home - Chọn các mẫu sẵn có trong Bullet Library. - Nhấn Define New Bullet để tạo các kí hiệu khác e. Định dang danh sách - Chọn các số trên danh sách - Định dạng lại - Danh sách với kiểu định dạng mới 9
  56. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 2.4. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn (Drop cap) Thao tác: Sau khi soạn thảo xong đoạn văn bản. - Đặt con trỏ thuộc đoạn văn bản - Vào thẻ Insert chọn biểu tượng Để tùy chỉnh chữ Drop cap thả xuống mấy dòng ta chọn Drop Cap Option 2.5. Chia cột báo (Column) 10
  57. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Thao tác: Soạn thảo xong văn bản (gõ Enter để kết thúc đoạn) - Bôi den phần văn bản cần chia cột - Vào thẻ Page LayOut chọn Hiển thị danh sách chọn số cột cần chia: Two (2 cột), Three (3 cột), Trường hợp chia nhiều hơn, có đường kẻ phân cách, ta chọn More Columns. 11
  58. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 3: Bảng biểu 1. Tạo bảng 2. Các thao tác trên bảng 1. Tạo bảng Để tạo một bảng mới ta làm như sau: Trên thanh Ribbon chọn thẻ Insert, nút Table. - Có thể chọn nhanh số dòng và số cột của bảng tại Insert Table nếu bảng cần tạo có kích thước nhỏ hơn 10x8(10 cột, 8 dòng) - Nếu ta chọn mục Insert Table word sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Table: + Number of columns:Nhập số cột của bảng + Number of rows: Nhập số hàng của bảng - Cũng có thể tạo bảng bảng cách chọn Draw Table. - Tại mục Quick Tables ta có thể tạo nhanh một số bảng mà Word2007 hỗ trợ sẵn. 12
  59. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 2. Các thao tác trên bảng Để thao tác trên bảng ta click chuột vào bảng cần thao tác, trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ Design và Layout. - Thẻ Design dùng để thiết kế các kiểu bảng khác nhau (tại Table Style), tạo màu nền cho bảng (tại nút Shading), và kiểu đường của bảng (tại nút Borders). - Thẻ Layout:  Select: lựa chọn dòng, cột, ô, hay bảng  Nút Properties: thay đổi kích thước của dòng, cột,ô và vị trí của bảng(tương tự như nút cell Size)  Nút Delete: xóa dòng, cột ,ô hay bảng  Nút Insert Above:chèn thêm dòng trước dòng đặt con trỏ  Nút Insert Below:chèn thêm dòng sau dòng đặt con trỏ  Nút Insert Left:chèn thêm cột vào bên trái cột đặt con trỏ  Nút Insert Right:chèn thêm cột vào bên phải cột đặt con trỏ  Nút Merge: trộn ô, chia ô và tách bảng Để trộn ô ta bôi đen các ô cần trộn và chọn Merge Cells. Để chia ô ta bôi đen các ô cần chia và chọn Split Cells. Để tách bảng ta đặt con trỏ tại vị trí cần tách và chọn Split Table  Nút Aligment: canh biên, định hướng văn bản trong ô(Text Direction)  Nút Data:tính toán và sắp xếp trong bảng  Nút Sort: sắp sếp dữ liệu trong bảng. Khi click nút Sort, xhht: 13
  60. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Kiểu dữ liệu sắp xếp Cách thức sắp xếp: tăng dần/giảm dần Chỉ tiêu sắp xếp phụ thứ 2 Tên cột sắp xếp nếu bị trùng chỉ tiêu đầu Phần sắp xếp có chứa hoặc không chứa dòng tiêu đề Nút Formula: tính toán trong bảng. Đặt con trỏ tại ô cần tính, click chuột xhht: Hộp ghi công thức tính Đ ịnh dạng số Các hàm tính toán Kết thúc nhấn nút OK 14
  61. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Chú ý: Cập nhật các giá trị thay đổi trong bảng Biểu thức trong bảng của MS Word không có chức năng tự động cập nhật, do đó nếu có thay đổi giá trị trong các ô tính thì ta phải tự cập nhật cho ô hiển thị kết quả bằng cách: - Nhấn nút phải chuột vào giá trị của kết quả tính toán và chọn Update Field. - Nhấn phím tắt F9 để cập nhật kết quả tính toán - Nhấn tổ hợp phím Shift + F9 để hiển thị công thức hay kết quả trong ô đặt phép tính. Ví dụ 1 2 3 =sum(left) 3 4 5 =sum(above) =sum(left) => tính từ trái sang phải = sum(above) => tính từ trên xuống dưới 15
  62. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 4: Chèn đối tượng vào văn bản Nội dung: 1. Các ký tự đặc biệt 2. Tranh ảnh 3. Công thức toán học 4. Đồ thị_Biểu đồ 1. Chèn các ký tự đặc biệt Chọn thẻ Insert\Symbol\More symbols xuất hiện hộp thoại: - Chọn các ký tự cần chèn nhấn nút Insert sau đó nhấn close. - Nếu không thấy ký tự cần chèn chọn font khác trong danh sách sổ xuống của font. - Nếu chèn một ký tự nhiều lần có thể bổ sung ký tự đó vào mục có thể tạo phím tắt tại Shortcut Key. Thông thường Font Symbol chứa các kí hiệu toán học, Font Wingding chứa các kí hiệu trang trí. 16
  63. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 2. Chèn tranh ảnh Để chèn tranh ảnh vào văn bản ta làm như sau: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn - Nếu chọn Insert\Picture, xuất hiện hộp thoại: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa hình ảnh Chọn hình ảnh Kết thúc quá trình chèn ảnh - Nếu chọn Insert\Clip Art: xuất hiện hộp thoại clip art bên phải vùng làm việc, chọn Organize clips Chän tranh G¾p theo chñ tranh ®Ò ®•îc chän vµo v¨n b¶n 17
  64. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 3. Chèn công thức toán học: Để nhập công thức toán học trong word ta làm như sau: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn - Chọn thẻ MathType trên thanh Ribbon - Chọn nút Inline, xuất hiện hộp thoại: - Sử dụng các mẫu để thiết lập công thức. - Sau khi thiết lập song công thức thoát và lưu công thức vào văn bản. 4. Chèn đồ thị, biểu đồ: Sử dụng hình ảnh, đồ thị sẽ giúp người xem có cái nhìn tổng quan hơn về thông tin của một đối tượng. Để bổ xung đồ thị vào tài liệu ta làm như sau: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn đồ thị. 18
  65. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng - Chọn thẻ Insert, chọn nút Chart. Khi đó màn hình soạn thảo xuất hiện hình bên: - Thay đổi, bổ xung, gỡ bỏ các nhãn, các số trong bản dữ liệu mẫu để nhập dữ liệu đồ thị cần vẽ. - Sử dụng thanh công cụ để chỉnh sửa hình ảnh. - Để chỉnh sửa từng đối tượng của đồ thị ta nhấn đúp vào đối tượng đó. Chú ý: ta nên xây dựng trước bảng dữ liệu vẽ đồ thị trong word sau đó bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu rồi chọn Insert\Chart. 19
  66. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 5: Trình bày tài liệu Nội dung: 1. Thiết lập trang văn bản 2. Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề trang 3. Tạo viền trang văn bản 4. Tạo chỉ mục 1. Thiết lập trang văn bản Để thiết lập trang văn bản ta làm như sau: - Chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon: - Bạn có thể thao tác nhanh trên các nút hiển thị trên thẻ như Margins, Orientation, Size, Columns, hoặc cũng có thể kích chuột vào biểu tượng hình mũi tên ở góc phải bên dưới của hình vẽ. Khi đó sẽ xhht như sau: Trên thẻ Margins: Xác định lại biên lề Chọn hướng giấy Áp dụng cho 20 toàn văn bản hay chỉ một trang
  67. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Trên thẻ Paper: Lựa chọn kích thước trang giấy 2. Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert và thao tác trên khung Header & Footer: Trong đó: Nút Page Number: tạo số trang văn bản 21
  68. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Một số mẫu do Word07 định sẵn Người dùng tự tạo số trang văn bản Khi click vào Format page numbers xhht sau: Dạng thức đánh số Số trang bắt đầu Số trang đầu tiên Nút Header, Footer: tạo tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho mỗi trang văn bản. Ta chỉ tạo một lần và word sẽ tự động tạo hết các trang văn bản. Cách thực hiện đối với Header (tưng tự như với Footer)như sau: - Click chuột vào nút Header, xhht: - Ta chọn một mẫu có sẵn trong khung Built-In để chỉnh sửa hoặc click vào nút Edit Header để tạo Header riêng. - Khi tạo Header thanh Ribbon sẽ xuất hiện thêm thẻ Design hỗ trợ một số thao tác nhanh như chèn thêm ngày giờ(date & time), tranh ảnh(picture, clipart), 22
  69. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng - Để chỉnh sửa văn bản trong Header, Footer bạn sử dụng thẻ Home trên Ribbon. - Kết thúc quá trình tạo Header bạn click chuột vào nút close Header and Footer bên góc phải màn hình. 3. Tạo viền trang văn bản Để bổ xung đường viền vào trang văn bản ta làm như sau: Tại thẻ Page Layout trên thanh Ribbon, click vào nút Page Borders, xhht: Chọn kiểu đường viền Khung nhìn Chọn mầu Chọn kiểu khung viền Độ rộng Kết thúc quá trình tạo viền trang văn bản click nút ok 23
  70. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng 4. Tạo chỉ mục Với một tài liệu dài ta cần phải tạo mục lục cho tài liệu. Word giúp ta tạo mục lục tự động. Sau này nếu có sửa đổi làm xê dịch lại số trang, thay đổi các tiêu đề thì ta chỉ việc cập nhật chứ không phải tạo lại. Cách dễ nhất để thiết lập tài liệu nhằm mục đích tạo mục lục là sử dụng các Style có tên cho các đề mục. Áp dụng Style cho các tiêu đề (tên chương, tên mục) muốn xuất hiện trong mục lục. Cách thực hiện: - Đặt con trỏ tại vị trí bảng mục lục xuất hiện - Chọn thẻ References, nhấn nút Table of Contents - Chọn các kiểu mục lục trong Built-In, click insert table of contents xuất hiện hộp thoại Table of contents Chọn Show page number: chỉ số trang của từng chương, mục Chọn Right align page number: chỉ số trang nằm bên phải Show levels: số cấp mục lục hiện 24
  71. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 6: Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh. Trộn và in ấn văn bản Nội dung: 1. Di chuyển nhanh đến một trang văn bản 2. Tìm kiếm và thay thế văn bản 3. Autocorrect /Autotext 4. Style 5. Trộn văn bản 6. Xem văn bản trước khi in 7. In văn bản 1. Di chuyển nhanh đến một trang văn bản Để di chuyển nhanh tới một trang văn bản bất kỳ trong word bạn làm như sau: - Trên thẻ Home click chuột vào nút Find chọn Gogo hoặc click Replace chọn thẻ Goto, xhht sau: - Khung Go to what: chọn dạng đối tượng chuyển trỏ đến - Nhập số trang cần di chuyển đến tại hộp text Enter page number. 2. Tìm kiếm và thay thế văn bản Tìm kiếm văn bản: giúp bạn định vị chuỗi ký tự trong một đoạn văn bản dài. 25
  72. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng - Trên thẻ Home click chuột vào nút Find chọn Find hoặc click chuột vào nút Replace chọn Find, xhht: - Gõ từ hay cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what sau đó nhấn nút Find Next. Word định vị trường hợp đầu tiên của text tìm, từ đó bật sáng. Tìm và thay thế văn bản: - Trên thẻ Home click chuột vào nút Replace chọn Replace, xhht: - Nhập từ, cụm từ cần tìm vào hộp text Find what - Nhập từ, cụm từ cần thay thế vào hộp text Replace with - Nếu thay thế tất cả các trường hợp ta nhấn nút Replace All, sau khi thay thế song word sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo số từ đã thay thế. - Nếu chỉ thay thế một hay vài trường hợp nhấn nút Find Next, word sẽ tìm từng từ, trường hợp sửa ta nhấn nút lệnh Replace, trường hợp bỏ qua ta nhấn nút lệnh Find Next - Nhấn nút Cancel nếu thực hiện xong công việc. 26
  73. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng - Nếu muốn xóa tất cả các từ hay cụm từ tìm được hãy để trống hộp Replace with và nhấn nút lệnh Replace All. 3. Autocorrect /Autotext Autocorrect Chức năng này giúp word hiệu chỉnh lại sự gõ sai thành gõ đúng hoặc tạo ra các hiệu ứng viết tắt. Để sử dụng được tính năng này, trước hết bạn cần bật AutoCorrect lên: - Nhấn Microsoft Office Button, sau đó chọn Word Options. - Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing ở khung bên trái. - Nhấn nút AutoCorrect Options. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ AutoCorrect. - Đánh dấu chọn mục Replace text as you type. - Nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại. Tạo mục AutoCorrect của riêng bạn - Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol, chọn More Symbols. - Ở hộp thoại Symbol xuất hiện, bạn nhấn vào thẻ Symbols hay Special Characters tùy ý. 27
  74. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Chọn một biểu tượng hay ký tự đặc biệt mà bạn muốn đưa vào mục AutoCorrect. - Nhấn nút AutoCorrect. Biểu tượng bạn chọn sẽ xuất hiện trong hộp With. - Trong mục Replace, bạn gõ các ký tự mà Word sẽ tự động chuyển sang biểu tượng hay ký tự đặc biệt mà bạn chọn ở trên. - Nhấn nút Add. - Nhấn OK. - Nhấn Close để đóng hộp thoại Symbol lại. Autotext Trong Word 2007 nút AutoText theo chế độ ngầm định chưa có sẵn trên thanh công cụ vì vậy mà phải lôi nó ra trước. Bấm nút Office Button, chọn Word Options > Customize. Trong phần Choose commands from : tìm Commands Not in the Ribbon. Kéo thanh cuộn xuống dưới , theo thứ tự chữ cái tìm tới và chọn AutoText > bấm Add Khi quay lại màn hình Word bạn sẽ thấy biểu tượng của AutoText 28
  75. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Bôi đen đoạn văn bản bạn muốn đưa để dùng trong AutoText , có thể vài từ , cả đoạn văn bản, bảng biểu hoặc bất kì thứ gì Bấm vào nút AutoText , chọn dòng cuối cùng là Save Selection to AutoText Gallery hoặc bấmAlt-F3 cửa sổ Create New Building Block mở ra . Bạn cần gõ tên của đoạn AutoText trên ở mục Name và các mục phải dưới tùy biến rồi bấm OK để hoàn tất. Để chèn đoạn văn bản mà bạn đã đưa vào AutoText ở trên thì bạn chỉ cần bấm tên của AutoText này. Hoặc bấm nút AutoText rồi chọn đoạn văn bản bạn cần. Bạn cũng có thể đưa thêm nội dung hoặc xóa đi bằng cách bấm nút AutoText rồi bấm chuột phải vào đoạn văn bản đã lưu và chọn các thuộc tính bên trong . 4. Style Trong quá trình định dạng văn bản, để tiết kiệm thời gian và công sức bạn có thể tạo kiểu định dạng (Style) cho một đoạn bất kỳ, sau đó chép kiểu định dạng này đến các đoạn khác. Đây là hình thức giúp cho văn bản của bạn có sự thống nhất về kiểu chữ, kích cỡ chữ, cách thức định dạng Cách tạo Style: Đặt điểm chèn con trỏ chuột tại vị trí đoạn cần định dạng 29
  76. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Chọn thẻ Home, khung Style Danh sách các mẫu định dạng Khi bạn đang áp dụng bất kỳ kiểu định dạng nào, muốn quay trở lại kiểu mặc định bạn đầu thì nhấn nứt Nếu bạn muốn tạo một kiểu định dạng cho riêng mình click vào biểu tượng more xhht, chọn save selection as a new quick style. Để chỉnh sửa một kiểu style bạn click phải chuột vào kiểu định dạng đó, chọn Modify, xhht: 30
  77. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng - Name: khung đặt đên cho kiểu định dạng. - Style type: chọn cách thức định dạng là cho đoạn hay cho ký tự - Style based on: hộp chọn kiểu định dạng mẫu - Style for following paragraph: lựa chọn kiểu định dạng cho đoạn tiếp theo - Formatting: lựa chọn font chữ, kiểu, kích cỡ - Kết thúc quá trình click nút OK - Để loại bỏ kiểu định dạng chọn Clear Formatting. 5. Trộn văn bản Là sự kết hợp 2 tệp văn bản để sản sinh ra một loạt tài liệu khác nhau. Các bước thực hiện: - B1: tạo tệp tin Main chính trong word - B2: tạo tệp tin nguồn dữ liệu Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại cell A1) 31
  78. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tệp dữ liệu này bạn có thể tạo bằng Word, tuy nhiên nếu thể hiện trong excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hỗ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp. - B3: mở tệp tin main chính: chọn Maillings\Start Mail Merge\Step by Step Mail Merge Wizard - B4: bấm chọn Step by Step Mail Merge Wizard sẽ hiện ô Mail Merge chọn option Letters, bấm Next: Starting document - B5: đánh dấu tích tại ô Use the current document, bấm Next: Select recipients - B6: đánh dấu tích tại mục Use an existing list Chọn Browse Tìm chọn file dữ liệu exel ngồn\ chọn Open Chọn sheef chứa dữ liệu tạo\ok Chọn ok rồi click Next: Write your letter - B7: đặt con trỏ vào vị trí cần chèn, click More items chọn trường tương ứng rồi chọn insert/close Tiếp tục chèn hết các trường vào văn bản rồi bấm chọn Next: Preview letters Tiếp tục chọn Next: Complete the merge Hoàn tất quá trình trộn văn bản 6. Xem tài liệu trước khi in Để xem trước trang văn bản của mình trước khi in ra giấy đã được trình bày phù hợp chưa, word cung cấp cho ta chức năng Print Preview để nhìn toàn bộ trang văn bản trước khi in Thao tác như hình vẽ: Trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ Print Preview: 32
  79. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng In văn bản Thiết lập Chế độ Xem trang Xem trang trang in xem tiếp sau trước trang đang trang đang xem xem Kết thúc quá trình xem click nút Close Print Preview 7. In văn bản Quá trình in văn bản được thực hiện như sau: Xuất hiện hộp thoại: 33
  80. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Loại máy in sử dụng In toàn bộ tài liệu Nhập In trang hiệ hành số lượng In số trang nhập hộp bản in text Chọn in những gì Kết thúc quá trình click OK 8. Thao tác với Tab 34
  81. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 7: Các tùy biến trong MS Word Nội dung: Menu_Options Để điều chỉnh các tùy biến trong word ta làm như sau: Nhấn nút office chọn word option, xhht Trên thẻ Popular Yêu cầu word hiển Nếu thường xuyên thị hướng dẫn đối viết macro, bạn Nếu chọn, mỗi khi mở tài với những tính năng đánh dấu tại đây để liệu word đính kèm theo e- mớ i hiển thị menu mail, của sổ word sẽ tự Developer tên động phóng to tối đa mà Ribbon bạn không phải mất công click nút Maximize Trên thẻ Display 35
  82. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Trong quá trình Hiển thị hay đọc tài liệu bạn đã Chọn phần cần in không những dấu tô sáng một số ra tài liệu định dạng để dánh dòng, nhưng nếu dấu những phần không muốn trong tài liệu như người khác thấy dấu xuống dòng, dòng này khi in dấu tab ra. Bạn bỏ chọn mục này Trên thẻ Proofing: 36
  83. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Nế u bỏ dấu Nhấn nút để Xuất hiện Word sẽ word sẽ cho thêm vào bộ từ hoặc không kiểm tra phép bạn thêm điển khác phù các dòng gạch hoặc vào hoặc tạo ra hợp với ngôn đỏ ở các từ không các bộ từ điểm ngữ bạn sử dụng khi bạn chưa kiểm tra từ để bổ xung đánh xong các vực từ đó 37
  84. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Trên thẻ Save Bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Save AutoRecover ” và xác định thời gian (tính bằng phút) Word sẽ tự động lưu văn bản. Điều này cần thiết khi hệ thống xảy ra sự cố và word bị đóng lại bất ngờ, ở lần sau được mở, word sẽ tự động hiển thị file đã lưu dự phòng. Trên thẻ Advanced 38
  85. Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Trong thẻ Advanced có rất nhiều tùy chọn được chia làm nhiều nhóm chức năng rất rõ ràng. Dưới đây là một số tùy chọn cần quan tâm: - Trong phần Display, bạn tăng số lượng ở dòng “Show this number ” để xác định số lượng file đã mở sẽ hiển thị trong menu Home. - Trong phần Cut copy and paste, bạn xác định cách sắp xếp hình so với chữ bạn thường áp dụng cho việc chèn hình ở dòng “Insert/paste picture as”. - Trong phần word, bấm phím Insert sẽ bật/tắt chế độ ghi đè (overwrite). Chế độ ghi đè thường ít được sử dụng nên nếu bạn thấy không cần thiết sử dụng chức năng này, bạn có thể tận dụng phím Insert để dán nội dung từ clipboard. Bạn chỉ cần đánh dấu kiểm ở dòng “Use the insert key for paste” trong phần Cut, copy, and paste. - Trước khi sửa đổi tài liệu, bạn nên backup file word để sau này có thể sử dụng lại nếu cần. Để word tự động làm điều này, bạn đánh dấu kiểm ở dòng “Always create backup copy” trong phần Save. - Cũng trong phần Save, bạn đánh dấu kểm ở dòng “copy remotely stored files ”. Điều này có ý nghĩa khi bạn làm việc với một file lưu trữ trên mạng thì file này cũng được chép vào đĩa, và khi bạn lưu lại những gì thay đổi, nội dung file trên mạng cũng được cập nhật. 39