Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Hoàng Nguyên Khai

109 trang ngocly 3520

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Hoàng Nguyên Khai", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_tin_hoc_ung_dung_trong_kinh_doanh_hoang_nguyen_kha.pdf

Nội dung text: Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Hoàng Nguyên Khai

Bài giảng Chương I: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG LÝ THUYẾT, CÁC HÀM CƠ BẢN KINH DOANH và CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA EXCEL ThS. Hoàng Nguyên Khai Email : ma_ak72@yahoo.com Nội dung 1. Tổng quan về Excel 2. Hàm và biểu thức trong Excel 1- Tổng quan Microsoft excel 3. Cơ sở dữ liệu trong Excel 1
KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL MicroSoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính điện tử Bạn có thể khởi động từ nhiều cách khác nhau (Work Sheet), chạy trong môi trường Windows. Bảng tính điện tử là 1 bảng có kích thước rất lớn, Cách 1: Dùng biểu tượng của Excel trên nền Desktop gồm nhiều cột (Column) và nhiều hàng (Row). Nơi nếu có (tiện lợi nhất). giao nhau giữa cột và hàng được gọi là ô (Cell). Các ô Cách 2: Nhấn Start-Programs-Microsoft Excel. này dùng để chứa và xử lý dữ liệu. Ta có thể nhập nhiều loại dữ liệu khác nhau vào 1 ô để xử lý và tính Cách 3: Nhấn Start\Run\ \Excel.exe toán tùy theo nhu cầu công việc của mình. Ngoài ra bạn có thể tạo các đối tượng khác (Object) trên bảng tính. 1. Giới thiệu Excel 1. Giới thiệu Excel  Biểu tượng của chương trình Excel 1. Khởi động  Menu Start\All Programs\ Microsoft Office Excel  Hoặc kích vào biểu tượng chương trình Excel ngoài Biểu tượng của tập tin chương trình Excel thông thường màn hình. 2
1. Giới thiệu Excel Các cột Thanh công thức - Formula 3. Thanh công cụ Menu  Thanh chuẩn - Standard Standard Formatting Thanh định dạng - Formatting Con trỏ ô Các hàng Vùng nhập dữ liệu Trang tính 1. Giới thiệu Excel 1. Giới thiệu Excel 3. Thanh công cụ 4. Thoát khỏi Excel  Ngoài ra còn có các thanh  Lên menu File\Exit. công cụ khác.  Hoặc kích vào nút  Để hiển thị các thanh công • Chú ý: cần lưu tài cụ ta vào menu liệu rồi mới thoát. View\Toolbars rồi kích vào thanh công cụ đó 3
2. Các khái niệm cơ bản trong Excel 2. Các khái niệm cơ bản trong Excel Bảng tính (sheet) là một bảng tính rất lớn bao Cell: Phần tử giao nhau giữa hàng và cột là gồm 256 cột được đánh thứ tự theo bảng chữ một Cell hay còn gọi là một ô. cái A, B, C đến IV và 65536 hàng được đánh theo thứ tự số: 1, 2, 3, đến65536. Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) để phân biệt, Tập tin bảng tính (worksheet) là một file tương ứng là tên tọa độ cột, hàng chứa bảng tính, trong một tập tin bảng tính có Ví dụ: D5, H30 thể chứa rất nhiều bảng tính. Tập tin này có phần mở rộng là .xls. Trong Excel có nhiều loại địa chỉ khác nhau 3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính a. Mở bảng tính mới. b. Lưu bảng tính. - Ấn phím: Ctrl + N - Ấn phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> New - Chọn menu File -> Save - Chọn biểu tượng : - Chọn biểu tượng: 4
3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính c. Đóng bảng tính. d. Mở bảng tính cũ. - Ấn phím: Ctrl + W - Ấn phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Close - Chọn menu File -> Open - Chọn biểu tượng: - Chọn biểu tượng: 3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính e. Các thao tác di chuyển con trỏ f. Vùng Sử dụng các phím    để di chuyển con Vùng (danh sách) bao gồm nhiều ô liên tục. trỏ ô. Vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm toạ Hoặc kích chuột trái tương ứng vào ô mình độ ô góc trái trên và toạ độ ô góc phải dưới. Ví chọn. dụ A1:C5. Chọn 1 ô: di chuyển con trỏ ô đến ô chọn. Hoặc kích chuột trái vào ô chọn. 5
3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính g. Các kiểu dữ liệu f. Vùng Kiểu dữ liệu phụ thuộc ký tự đầu tiên gõ vào. Chọn một cột: Click chuột tại ký hiệu cột. Có các kiểu dữ liệu cơ bản sau: Chọn một hàng: Click chuột tại ký hiệu hàng. . Kiểu chuỗi (text): bắt đầu bởi chữ cái, các ký tự Chọn một vùng: như: ‘, “, ^, \. . Đặt con trỏ vào ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái . Kiểu số (number): bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9, chuột, kéo đến ô cuối vùng. các dấu +, -, (, $. . Đặt con trỏ vào ô đầu vùng, ấn giữ phím Shift, . Kiểu ngày (date): các số ngăn cách bởi dấu “/”, ví dùng các phím di chuyển để di chuyển con trỏ đến dụ 9/17/2007. ô cuối vùng. 3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính Có các kiểu dữ liệu cơ bản sau: h. Cách nhập dữ liệu . Giờ (time): các số ngăn cách bởi dấu “:”, ví dụ Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu. 19:30:45. . Công thức (formula): bắt đầu bởi dấu bằng, ví dụ Nhập dữ liệu, kết thúc nhập khi ấn phím Enter (xuống =A1+15, kết quả trong ô cho giá trị công thức. ô dưới), hoặc phím Tab (sang ô bên), hoặc phím mũi . Hàm (function): bắt đầu bởi dấu “=“ sau đó thêm tên (đến ô kế tiếp theo hướng mũi tên). tên hàm, ví dụ =Sum(14,24). kết quả trong ô cho giá trị hàm trả về. 6
3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính i. Xoá dữ liệu trong ô j. Huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện B1: Chọn ô hoặc vùng ô cần xoá. Cách 1: nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z. B2: Nhấn phím Delete trên bàn phím. Cách 2: lên menu Edit\Undo. Cách 3: Click chuột vào nút trên thanh Standard. 3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính k. Hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập m. Sao chép dữ liệu B1: Chọn ô dữ liệu cần sửa. B1: Chọn vùng dữ liệu cần copy. B2: Chọn một trong các cách sau: . Nhấn phím F2. B2: Click chuột vào biểu tượng . Click đúp chuột tại ô dữ liệu. (hoặc tổ hợp phím Ctrl+C, hoặc lên menu Edit\Copy) . Click chuột tại dòng chứa dữ liệu trên thanh Formula. B3: Đưa con trỏ tới ô cần copy đến. B4: Click chuột vào biểu tượng (hoặc tổ hợp phím Ctrl+V, hoặc lên menu Edit\Paste) 7
3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính l. Di chuyển dữ liệu n. Điền số tự động B1: Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển. B1: Gõ vào ô đầu tiên số đầu của dãy số. B2: Click chuột vào biểu tượng B2: Gõ vào ô kế tiếp số thứ hai của dãy số. (hoặc tổ hợp phím Ctrl+X, hoặc lên menu Edit\Cut) B3: Chọn hai ô vừa gõ. B3: Đưa con trỏ tới ô cần di chuyển đến. B4: Đưa con trỏ chuột tới góc phải hai ô vừa chọn (trỏ B4: Click chuột vào biểu tượng chuột hình dấu +). (hoặc tổ hợp phím Ctrl+V, hoặc lên menu Edit\Paste) B5: Nhấn nút trái chuột và rê chuột tới ô cuối cùng rồi nhả nút chuột. 3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính n. Điền số tự động (hoặc) o. Nhập công thức tính toán B1: Gõ vào ô đầu tiên số đầu của dãy số. Công thức tính toán trong Excel bắt đầu bằng B2: Vào menu Edit/Fill/Series để mở cửa sổ dấu “=“. • Series in : chọn điền hàng (row) hay cột Phép toán ưu tiên: ngoặc đơn, *, /, +, -. (column) • Step value: chọn bước Các toán tử tính toán: * (nhân), / (chia), + nhảy (cộng), - (trừ), ^ (luỹ thừa), & (cộng dồn • Stop value : chọn giá trị dừng chuỗi). 8
3. Các thao tác trên bảng tính 3. Các thao tác trên bảng tính p. Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối p. Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối Địa chỉ tương đối. Địa chỉ tương đối. . Là địa chỉ một ô hay khối vùng, được thay thế . Khi sao chép công thức, bảng tính sẽ tự động thay tương ứng bởi phương, chiều và khoảng cách. đổi địa chỉ. Ví dụ: A8 Ví dụ: ô C2: “=A2+B2” ô C3: “=A3+B3” 3. Các thao tác trên bảng tính 3. Thao tác với tập tin tính và bảng tính p. Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối q. Chuyển đổi giữa các trang tính (sheet) Địa chỉ tuyệt đối. . Là địa chỉ ô hoặc khối không bị thay đổi trong khi sao chép công thức. Click chuột vào tên . Địa chỉ tuyệt đối có dạng sheet cần chuyển $ $ đến Công thức =$c$1*a4 9
3. Thao tác với tập tin tính và bảng tính 3. Thao tác với tập tin tính và bảng tính s. Đổi tên sheet s. Đổi tên sheet  Cách 1: Lên menu Format\Sheet\Rename  Cách 2: - Click chuột phải vào sheet. - Nhập tên mới cho - Menu xuất hiện, sheet. chọn Rename. - Gõ Enter để kết - Nhập tên mới cho thúc. sheet. - Gõ Enter để kết thúc. 3. Thao tác với tập tin tính và bảng tính 3. Thao tác với tập tin tính và bảng tính t. Chèn thêm sheet mới Lên menu Insert\Worksheet. x. Xoá sheet B1: Chọn sheet cần xoá. B2: lên menu Edit\Delete Sheet. Chú ý: nếu sheet có dữ liệu, sẽ xuất hiện câu hỏi. 10
4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 1. Định dạng ký tự Chọn kiểu chữ: bình 2. Chọn màu nền, kiểu tô nền B3: Chọn thẻ lệnh B3: Chọn thẻ lệnh Patterns  B1: Chọn khối Fontvùng cần định dạng. thường, nghiêng,  B1: Chọn khối vùng cần tô nền. đậm, đậm nghiêng  B2: Lên menu Format/Cells , xuất hiện hộp thoại.  B2: Lên menu Format/Cells , xuất hiện hộp thoại. Chọn Font chữ Chọn cỡ Chọn kiểu gạch chữ. chân cho chữ. Chọn màu nền Chọn màu cho chữ. Chọn kiểu nền Đồng ý OK để đồng ý 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 3. Tạo khung cho bảng B3: Chọn thẻ lệnh 4. Định dạng dữ liệu số B3: Chọn thẻ lệnh Border Number  B1: Chọn khối vùng cần tạo khung.  B1: Chọn khối vùng cần định dạng số.  B2: Lên menu Format/Cells , xuất hiện hộp thoại. Chọn kiểu  B2: Lên menu Format/Cells , xuất hiện hộpSố thoại. chữ số sau dấu đường kẻ phẩy Chọn Number Chọn vị trí tạo Chọn màu khung đường kẻ Cách hiển thị số âm Đồng ý Đồng ý 11
4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu số 5. Thay đổi cách hiển thị một số dữ liệu khác.  Ta có thể định dạng số nhờ các nút trên thanh công cụ  Vẫn thẻ lệnh Number, chúng ta có thể thay đổi các kiểu Formatting. dữ liệu khác: . General: mặc định dữ liệu hiển thị như đã nhập. . Date: định dạng dữ liệu kiểu ngày. Phân nhóm . Time: định dạng dữ liệu kiểu thời gian. Kiểu phần trăm hàng nghìn Tăng phần lẻ thập phân . Text: định dạng dữ liệu kiểu chuỗi. Kiểu tiền tệ . Custom: định dạng dữ liệu kiểu tuỳ ý. Giảm phần lẻ thập phân 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 6. Dùng biểu tượng trên thanh định dạng để định vị trí dữ liệu, 7. Thay đổi độ rộng hẹp của cột. định dạng dữ liệu.  B1: Đưa con trỏ chuột đến đường ngăn cách giữa 2 tiêu đề cột.  B2: Kích và rê chuột sang trái (làm hẹp) hoặc sang phải (làm rộng) cho đến khi vừa ý. Chộn dữ  Nếu muốn thay đổi độ rộng của nhiều cột, ta phải chọn những cột cần Font chữ liệu thay đổi, sau đó làm như bước 1 và 2. Cỡ chữ Điều chỉnh lề Chữ Chữ Chữ gạch đậm nghiêng chân 12
4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 8. Thay đổi độ cao của hàng.  B1: Đưa con trỏ chuột đến đường ngăn cách giữa 2 tiêu đề dòng. 9. Chèn thêm cột.  B2: Kích và rê chuột - Thêm một trắng vào sau cột B. lên trên (làm hẹp) -Kích chuột phải vào cột hoặc xuống dưới (làm cao) cho đến khi vừa ý. liền sau với cột B, xuất hiện menu.  Nếu muốn thay đổi độ cao của nhiều hàng, ta phải chọn những hàng cần thay đổi, sau đó làm như bước 1 và 2. -Trên menu đó, kích chuột tại dòng Insert. 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 10. Chèn thêm dòng 9. Chèn thêm cột.  Thêm dòng trắng vào dưới 1 dòng.  Chú ý: để thêm bao nhiêu cột trắng thì ta bôi đen bấy nhiêu cột về phía sau cột ta -Kích chuột phải vào muốn thêm. dòng liền sau với dòng cần thêm, xuất hiện menu. -Trên menu đó, kích chuột tại dòng Insert. 13
4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 12. Xoá một dòng (cột) 11. Chèn thêm dòng  Kích chuột phải tại dòng (cột) muốn xoá, xuất hiện  Chú ý: để thêm bao nhiêu hàng trắng thì ta menu. bôi đen bấy nhiêu hàng về phía dưới hàng  Kích chuột tại dòng Delete. ta muốn thêm. 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 4. Định dạng dữ liệu bảng tính 13. Làm ẩn cột (dòng) 14. Hiển thị cột (dòng) đã ẩn  Chọn hai cột (dòng) chứa cột (dòng) ẩn.  Kích chuột phải tại cột (dòng) cần làm ẩn, xuất hiện  Kích chuột phải tại menu. cột (dòng) vừa chọn,  Chọn dòng Hide. xuất hiện menu.  Chọn dòng Unhide. 14
1. Giới thiệu Cú pháp = Tên hàm(Danh sách đối số) 2- Hàm và Biểu thức trong . Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel Microsoft excel . Danh sách đối số: là những giá trị truyền vào cho hàm để thực hiện một công việc nào đó. Đối số của hàm có thể là hằng số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác . Ví dụ: Hàm Now(), Int(B3) . 1. Giới thiệu 2. Hàm toán học và lượng giác  Lưu ý:  HàmABS . Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường, . Cú pháp : =ABS(Number) phải viết đúng theo cú pháp . Công dụng : trả về trị tuyệt đối của (Number). . Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách . Ví dụ : ABS(-5) trả về giá trị 5. nhau bởi phân cách(dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy)  Hàm INT . Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )”. Ví dụ: . Cú pháp : =INT(Number) hàm Now() . Công dụng : trả về phần nguyên của (Number). . Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú . Ví dụ : INT(5.9) trả về giá trị 5. pháp của hàm 15
2. Hàm toán học và lượng giác 2. Hàm toán học và lượng giác  Hàm MOD  Hàm POWER . Cú pháp : =MOD(Number,divisor) . Cú pháp : = POWER(number,power) . Công dụng: trả về giá trị phần dư của Number chia . Công dụng : trả về kết quả của lũy thừa number mũ power. cho số bị chia divisor. . Ví dụ : =POWER(2,3) 8 . Ví dụ : mod(10,3) trả về giá trị 1.  Hàm PRODUCT  Hàm SQRT() . Cú pháp : =PRODUCT(Number1, Number2, Number3 ) . Cú pháp : =SQRT(Number) . Công dụng : trả về giá trị của phép nhân các số Number1, Number2, . Công dụng : trả về căn bậc hai của Number. . Ví dụ : = PRODUCT (3,2,4) trả về giá trị 24. . Ví dụ : =SQRT(9) trả về giá trị 3. 2. Hàm toán học và lượng giác 2. Hàm toán học và lượng giác Hàm SUM  Hàm SUMIF . Cú pháp :=SUM(number1,[number2],[number3], ) . Cú pháp: =SUMIF (range,criteria,[sum_range]) . Công dụng :Hàm tính tổng của dãy số . Công dụng: Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện. . Ví dụ :=SUM(1,3,4,7) 15 (1+3+4+7= 15) • range: Vùng điều kiện • criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ hoặc biểu thức • sum_range: Vùng tính tổng . Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện. 16
2. Hàm toán học và lượng giác 2. Hàm toán học và lượng giác  Hàm SUMPRODUTC  Hàm SUMIF . Ví dụ:Tính số lượng của sản . Cú pháp: =SUMPRODUTC(array1 , array2 ) phẩm bánh . Công dụng: Hàm tính tổng các các tích tương ứng D E = Sumif(D2:D5,”bánh”,E2:E5) trên mỗi array. 1 Sản phẩm Số lượng 2 Kẹo 4 3 Bánh 9 4 Mứt 8 5 Bánh 6 2. Hàm toán học và lượng giác 2. Hàm toán học và lượng giác  Hàm ROUND  Hàm SUMPRODUTC . Cú pháp: =ROUND(number, num_digits) . Ví dụ:Tính tổng tiền phải trả . Công dụng: Hàm làm tròn number với độ chính xác = SUMPRODUTC(D2:D4,E2:E4) đến con số num_digits. D E • Nếu num_digits > 0 hàm làm tròn phần thập phân, • Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên, 1 Đơn giá Số lượng • Nếu num_digits < 0 hàm làm tròn phần nguyên. 2 10 4 . Ví dụ: =ROUND(123.456789,3) 123.457 3 32 9 4 27 8 5 Tổng tiền 544 17
2. Hàm toán học và lượng giác 2. Hàm toán học và lượng giác  Hàm ROUNDUP  Hàm SIN . Cú pháp =SIN(number) . Tương tự hàm Round nhưng làm tròn lên . Công dụng: Trả về sin của một góc . Ví dụ: =roundup(9.23,1) = 9.3  Hàm COS  Hàm ROUNDDOWN . Cú pháp =COS(number) . Tương tự hàm Round nhưng làm tròn xuống . Công dụng: Trả về cos của một góc . Ví dụ: =rounddown(9.27,1) = 9.2 Hàm TAN . Cú pháp =TAN(number) . Công dụng: Trả về tan của một góc 3. Các hàm logic (logical) 3. Các hàm logic (logical)  Hàm AND  Hàm OR . Cú pháp : =AND(logical1, logical2, ) . Cú pháp: =OR(logical1, logical2, ) . Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra . Công dụng: dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, là những đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, là những biểu thức logic. biểu thức logic. Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số số là True, các trường hợp còn lại cho giá trị False là False, các trường hợp còn lại cho giá trị True (sai) (đúng) . Ví dụ: =AND(3 5) cho giá trị False. . Ví dụ: =OR(3>6, 4>5) cho giá trị False. =AND(3>2,5 2,5<8) cho giá trị True. 18
3. Các hàm logic (logical) 3. Các hàm logic (logical)  Hàm NOT() Bảng tổng hợp hàm AND, OR, NOT . Cú pháp: =NOT(logical) A B AND(A,B) OR(A,B) NOT(A) . Công dụng :trả về trị phủ định của biểu thức logic TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE . Ví dụ: =NOT(3 =5 thì ô tại vị trí chèn hàm IF nhận giá trị Đạt, nếu =5,"Đạt“,"Hỏng") 19
4. Các hàm thống kê (statistical) 4. Các hàm thống kê (statistical)  Hàm AVERAGE  Hàm MAX . Cú pháp: = AVERAGE(number1, number2, ) hoặc . Cú pháp: = MAX(number1, number2, ) = AVERAGE(range) = MAX(range) . Công dụng : trả về giá trị trung bình cộng của danh . Công dụng : trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối sách đối số hoặc của vùng. số hoặc trong vùng. . Ví dụ: =AVERAGE(7,8,5,4) trả về giá trị 6. . Ví dụ: =MAX(4,2,16,0) trả về giá trị 16 4. Các hàm thống kê (statistical) 4. Các hàm thống kê (statistical)  Hàm MIN  Hàm COUNT . Cú pháp: = MIN(number1, number2, ) . Cú pháp: = COUNT(value1, value2 ) = MIN(range) = COUNT(range) . Công dụng : trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách . Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số đối số hoặc trong vùng. trong vùng hoặc được liệt kê trong . Ví dụ: =MIN(4,2,16,0) trả về giá trị 0 ngoặc(không đếm ô chuỗi và ô rỗng). . Ví dụ: = COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3 20
4. Các hàm thống kê (statistical) 4. Các hàm thống kê (statistical)  Hàm COUNTA  Hàm COUNTBLANK . Cú pháp: = COUNTA(value1, value2 ) . Cú pháp: = COUNTBLANK (range) = COUNTA(range) . Công dụng :đếm số lượng ô rỗng trong vùng . Công dụng :đếm số lượng ô có chứa dữ liệu (không phân biệt kiểu số hay kiểu chuỗi) trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc (không đếm ô rỗng). 4. Các hàm thống kê (statistical) 4. Các hàm thống kê (statistical)  Hàm COUNTIF  Hàm RANK . Cú pháp: = COUNTIF( range,criteria) . Cú pháp: = RANK(number,ref,order) . Công dụng :đếm số lượng ô trong vùng range thỏa mãn điều . Công dụng :Sắp xếp vị thứ của số number trong vùng kiện criteria tham chiếu ref, dựa vào cách sắp xếp order . Ví dụ: Cho bảng tính như sau, yêu cầu đếm số mặt hàng có số lượng >=15 Nếu order =0, hoặc bỏ trống, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất sẽ ở vị trí 1) Nếu order khác 0, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị lớn nhỏ sẽ ở vị trí 1) Kết quả sẽ trả về giá trị là 3. 21
5. Các hàm xử lý ký tự (text) 5. Các hàm xử lý ký tự (text)  Hàm LEFT  Hàm RIGHT . Cú pháp: =LEFT(Text,[num_chars]) . Cú pháp: =RIGHT(Text,[num_chars]) . Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký . Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên trái của text. tự bên phải của text. . Ví dụ: =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET” . Ví dụ: =Right(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN” 5. Các hàm xử lý ký tự (text) 5. Các hàm xử lý ký tự (text)  Hàm MID  Hàm UPPER . Cú pháp: =MID(Text,start_num,num_chars) . Cú pháp : =UPPER(Text) . Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng . Công dụng : trả về num_char ký tự của text bắt đầu từ chữ in. vị trí numstart. . Ví dụ: =UPPER(“VieTHaN”) trả về chuỗi “VIETHAN” . Ví dụ: =MID(“VIETHANIT”,5,3) trả về chuỗi “HAN”  Hàm LOWER() . Cú pháp : =LOWER(Text) . Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ thường. . Ví dụ: =Lower(“VieTHaN”,4) trả về chuỗi “viethan” 22
5. Các hàm xử lý ký tự (text) 5. Các hàm xử lý ký tự (text)  Hàm PROPER  Hàm TRIM . Cú pháp : =PROPER(Text) . Cú pháp : =TRIM(Text) . Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên . Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự trắng ở mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in. đầu và cuối chuỗi đã được cắt bỏ. đồng thời loại bỏ đi . Ví dụ: =Proper(“NGUYỄN văn AN”) trả về chuỗi những khoảng trắng thừa giữa các từ (khoảng cách giữ “Nguyễn Văn An” hai từ nhiều hơn một kí tự trắng) . Ví dụ: =Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”) trả về chuỗi “HỒ CHÍ MINH” 5. Các hàm xử lý ký tự (text) 5. Các hàm xử lý ký tự (text)  Hàm LEN  Hàm VALUE . Cú pháp : =LEN(Text) . Cú pháp : =VALUE(text) . Công dụng : Trả về độ dài của chuỗi đã cho. . Công dụng : Chuyển chuỗi text sang dữ liệu kiểu số . Ví dụ: =LEN(“HỒ CHÍ MINH”) trả về số 11 . Ví dụ: =value(“2006”) trả về giá trị số 2006. 23
6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (lookup &reference) (lookup &reference)  Hàm VLOOKUP  Hàm VLOOKUP . Cú pháp: • col_index_num là thứ tự của cột(từ trái sang) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận về một trong những =VLOOKUP(lookup_value,table_array, giá trị của cột này nếu tìm thấy. col_index_num,[range_lookup]) • range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm. . Trong đó: Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xác • lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là Nếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm kiếm phải một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản. được sắp xếp theo chiều tăng dần. • table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm. 6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (lookup &reference) (lookup &reference)  Hàm VLOOKUP  Hàm VLOOKUP . Công dụng: . Lưu ý: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào • Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối. “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào cột • Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup. đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở • Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị cột tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; nếu cách dò =0 • Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng (false) dò chính xác. dò. 24
6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (lookup &reference) (lookup &reference)  Hàm VLOOKUP  Hàm HLOOKUP • row_index_num là thứ tự của hàng(từ trên xuống . Cú pháp: dưới) trong table_array mà hàm Vlookup sẽ nhận =HLOOKUP(lookup_value,table_array, về một trong những giá trị của hàng này nếu tìm row_index_num,[range_lookup]) thấy. • range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để . Trong đó: xác định kiểu tìm. • lookup_value là giá trị tìm kiếm, lookup_value có thể là một Nếu giá trị này là 0 hoặc bỏ trống dò tìm chính xác giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi văn bản. Nếu là 1 dò theo khoảng và danh sách giá trị tìm • table_array là bảng chứa thông tin dữ liệu muốn tìm. kiếm phải được sắp xếp theo chiều tăng dần. 6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (lookup &reference) (lookup &reference)  Hàm VLOOKUP  Hàm VLOOKUP . Công dụng: . Lưu ý: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa • Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối. vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò • Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm vào hàng đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả Vlookup. về dữ liệu ở hàng tham chiếu trên bảng dò phụ thuộc vào cách dò. • Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị Nếu cách dò =1(true), dò theo khoảng; • Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò. Nếu cách dò =0 (false) dò chính xác. 25
7. Các hàm ngày và giờ 7. Các hàm ngày và giờ (date & time) (date & time)  Hàm DAY  Hàm MONTH . Cú pháp : =DAY(serial_number ). . Cú pháp : =MONTH(serial_number ). . Công dụng : trả về giá trị là ngày trong chuỗi . Công dụng : trả về giá trị là tháng trong chuỗi serial_number. serial_number. Ngày được trả về là số nguyên từ 1->31 Ngày được trả về là số nguyên từ 1->12 . Ví dụ: =DAY(“01/04/2005”) > kết quả là 1 . Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) > kết quả là 4 7. Các hàm ngày và giờ 7. Các hàm ngày và giờ (date & time) (date & time)  Hàm YEAR  Hàm DATE . Cú pháp : =YEAR(serial_number ). . Cú pháp : = DATE(year,month,day) . Công dụng : trả về giá trị là năm trong chuỗi . Công dụng : Hiển thị các đối số ở dữ liệu kiểu serial_number. ngày. . Ví dụ: =Month(“01/04/2005”) > kết quả là 2005 . Ví dụ : =DATE(10,1,29) 29/1/2010 26
7. Các hàm ngày và giờ 7. Các hàm ngày và giờ (date & time) (date & time)  Hàm WEEKDAY  Hàm TODAY . Cú pháp: = WEEKDAY(serial_number,[return_type]) . Cú pháp: = TODAY() . Công dụng:Trả về số thứ tự của ngày serial_number . Công dụng: Trả về ngày hiện hành của Hệ thống. trong tuần. . Ví dụ: =TODAY() “01/01/2008” Nếu Return_type là:  Hàm NOW 1 hoặc bỏ trống: Số 1(Chủ Nhật) cho đến số 7(Thứ 7). . Cú pháp: =NOW() 2 : Số 1(Thứ 2) cho đến số 7(Chủ Nhật). . Công dụng: Trả về ngày và giờ hiện hành của Hệ 3 : Số 0 (Thứ 2) cho đến số 6(Chủ Nhật). thống. . Ví dụ: =NOW() “01/01/2008 11:59” 7. Các hàm ngày và giờ 7. Các hàm ngày và giờ (date & time) (date & time)  Hàm HOUR, MINUTE, SECOND:  Hàm TIME . Cú pháp chung: Tênhàm(serial_number): . Cú pháp: TIME(hour,minute,second) . Công dụng: Hàm tách giờ, phút hoặc giây từ chuỗi . Công dụng: Hiển thị các đối số dưới dạng giờ. dữ liệu thời gian của serial_number. . Ví dụ : =Time(17,30,01) 17:30:01 hoặc 5:30 PM . Ví dụ: = HOUR(“11:59:30”) 11 = MINUTE(“11:59:30”) 59 = SECOND(“11:59:30”) 30 27
5. Đồ thị Bước 1: Định kiểu đồ thị  Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Chọn kiểu đồ thị có sẵn: Line và Pie. + Column: cột dọc  Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu + Line: đường so sánh Insert/Chart Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: + Pie: bánh tròn 1. Định kiểu đồ thị + XY: đường tương quan 2. Định dữ liệu 3. Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải Chọn một dạng của 4. Chọn nơi hiện đồ thị kiểu đã chọn Bước 2: Định dữ liệu Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Nhập tiêu Tiêu đề cột đề đồ thị làm chú giải Nhập tiêu Miền DL vẽ đồ thị Tiêu đề hàng đề trục X hiện tại đây Nhập tiêu đề trục Y Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột 28
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels Chú giải Nhãn dữ liệu Hiện/ẩn chú giải Chú giải Không hiện Nhãn dữ liệu Hiện g/t Vị trí đặt chú giải Hiện phần trăm Hiện nhãn Hiện nhãn và phần trăm Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Thay đổi thuộc đồ thị Khi đồ thị đã được tạo, có thể: Đồ thị hiện trên 1 sheet mới 1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới. 2. Thay đổi kích thước đồ thị 3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ). 4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền, ) bằng cách Click chuột phải vào thành phần đó và chọn Format Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại 29
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi tỷ lệ trên trục * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Khoảng cách các điểm chia Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên Click chuột phải trên trục, nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm chọn Format đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel. Axis Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu 3- Cơ sở dữ liệu của Microsoft excel Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa. 30
7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 2. Xắp sếp dữ liệu 1. Khái niệm Các bước để xắp sếp dữ liệu: CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record). Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một . B1: Chọn vùng dữ liệu cần xắp sếp. thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất . B2: Lên menu Data\sort , xuất hiện hộp định. thoại Bản ghi là một hàng dữ liệu. Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi. 7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 2. Xắp sếp dữ liệu Xắp sếp tăng dần 2. Xắp sếp dữ liệu Chọn khoá thứ nhất Xắp sếp giảm Xắp sếp theo cột dần Chọn khoá thứ hai Không có dòng tiêu đề Chọn khoá thứ ba Tuỳ chọn Dòng đầu là tên Xắp sếp theo hàng xắp sếp trường (không s.xếp) 31
7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 3. Lọc thông tin trong cơ sở dữ liệu B1: Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường. B2: lên menu Data\Filter\AutoFilter. . ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách 7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 7. Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống: Nếu chọn Customs sẽ hiện hộp thoại Custom . All: để hiện lại mọi bản ghi AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: . Top 10 : các giá trị lớn nhất . Custom : tự định điều kiện lọc Giá trị đầu . Các giá trị của cột Điều kiện đầu tiên Điều kiện tiếp theo Giá trị tiếp theo 32
Nội dung 1. Liên kết bảng tính Chương II: 2. Tạo nhóm dữ liệu CÁC CÔNG CỤ TÍNH TOÁN 3. Bài toán phân tích độ nhạy PHỤC VỤ KINH DOANH 4. Bài toán tính vòng 5. Tạo Scenario 6. Bài toán Goal seek 7. Bài toán tìm lời giải tối ưu GIỚI THIỆU Dữ liệu được chứa trên nhiều bảng tính khác nhau nhưng có mối quan hệ với nhau, nên chúng ta cần liên kết dữ liệu với nhau để tính toán. 1- Liên kết bảng tính Ưu điểm: . Có dữ liệu tập trung . Tiết kiệm chỗ lưu trữ . Sửa chữa dữ liệu nhanh . Các bảng tính nhỏ gọn . Tổng hợp số liệu từ nhiều bảng tính 33
LIÊN KẾT VỀ DỮ LIỆU Giả sử chúng ta có: Edit – Paste Special – Paste Link – Bảng tính gốc (Source) – Bảng tính liên kết (Link) Bảng tính liên kết sẽ lấy dữ liệu từ bảng tính gốc Cách làm: Chuyển qua bảng tính gốc, đánh dấu vùng dữ liệu cần tham gia liên kết và chọn [Menu]Edit – Copy. Chuyển về bảng tính liên kết, chuyển con trỏ tới ô cần chứa giá trị liên kết và chọn [Menu] Edit – Paste Special – Paste Link LIÊN KẾT VỀ DỮ LIỆU LIÊN KẾT VỀ DỮ LIỆU Hoặc có thể : chuyển vào bảng tính liên kết, Tương tự: Nếu công thức tính toán trong bảng tính chuyển con trỏ tới ô cần chứa giá trị liên kết cần liên kết với dữ liệu từ nhiều bản tính khác nhau, thì khi nào cần lấy tọa độ ô trong bảng tính gốc ta và nhập công thức theo dạng: chuyển sang bảng tính này và Click vào ô mình cần. Làm tương tự cho các ô khác trong công thức, để kết [Tên tập tin]Tên bảng tính!Địa chỉ ô thúc ta bấm Enter. Hoặc thiết lập công thức trong bảng tính liên kết, khi nào cần lấy tọa độ ô trong bảng tính gốc ta nhập vào tọa độ ô trong bảng tính gốc theo dạng: [Tên tập tin]Tên bảng tính!Địa chỉ ô 34
2- Tạo nhóm Dữ liệu Chức năng Consolidate Chức năng Consolidate Được sử dụng để tạo CSDL tổng hợp từ những CSDL  Nếu các CSDL chi tiết không có cùng cấu trúc chi tiết (được chọn lựa trên cùng một hoặc trên nhiều thì nhất thiết phải có chung ít nhất trường đầu tập tin bảng tính khác nhau) tiên bên trái cùng kiểu dữ liệu để làm khoá.  - Nếu CSDL chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số lượng trường, tên trường và kiểu dữ liệu từng trường Lúc đó CSDL tổng hợp sẽ có dạng gộp các hoàn toàn như nhau) thì CSDL tổng hợp sẽ có cấu CSDL chi tiết theo qui tắc: trúc tương tự như các CSDL chi tiết và mỗi bản ghi . Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp của CSDL tổng hợp sẽ là dữ liệu tổng hợp từ các . Các trường không trùng tên sẽ được ghép bản ghi trong các CSDL chi tiết. nối 35
TỔNG HỢP DỮ LIỆU Vd: Tạo báo cáo tổng hợp từ các số liệu bán hàng sau Đặt con trỏ tại bảng tính sẽ chứa kết qủa tổng hợp Chọn lệnh Data - Consolidate, xuất hiện hộp thoại: Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp Reference: Nhập hoặc dùng chuột để quét chọn và ấn nút Add lần lượt toạ độ các bảng chi tiết cần tổng hợp. Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp. Left Column: Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho bảng tổng hợp. Create link to source data: Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo. Ta thực hiện và khai báo như sau: Ta thực hiện và khai báo như sau: Chọn hàm để tính liệt kê các Tham chiếu dữ liệu ngay file trong WorkBook Đưa dữ liệu đã Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên chọn vào trên là tiêu đề cột tổng hợp tạo liên kết với dữ liệu nguồn Hũy dữ liệu đã Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên chọn trái là tiêu đề dòng 36
TẠO NHÓM DỮ LIỆU TẠO NHÓM DỮ LIỆU Mục đích việc tạo nhóm là để ta thể hiện dữ liệu theo b) Xoá bỏ nhóm dạng chi tiết hoặc dạng tổng hợp (nhóm). * Để xoá các nhóm riêng rẽ: a) Thiết lập một dãy nhóm - Mở nhóm cần xoá (bấm vào dấu (+) để mở nhóm Bước 1: Chọn một dãy các hàng hay cột (không được trong trường hợp nhóm chưa mở) chọn ô) - Chọn hàng hay cột muốn loại bỏ nhóm Bước 2: Vào Data/Group and Outline/Group - Vào Data/Group and Outline/Ungroup Khi đó ta sẽ thấy bên trái màn hình xuất hiện nút có * Để xoá tất cả các nhóm: dấu (-), nếu bấm chuột vào nút này thì các hàng hoặc - Không chọn hàng hay cột nào cả cột được chọn ở bước 1 sẽ được ẩn đi. Nếu muốn các hàng, cột xuất hiện trả lại thì bấm vào nút (+). - Data/Group and Outline/Clear Outline Vd: Thực hiện tạo nhóm tự động cho bảng sau Sau khi sắp xếp ta được Muốn tạo theo nhóm nào thì phải dùng chức năng sắp xếp theo nhóm đó. (menu DATA/SORT) 37
TỰ TẠO NHÓM DỮ LIỆU Vd: Thực hiện tạo nhóm Dầu DL cho bảng sau: - Đánh dấu phần dữ liệu cần tạo chung một nhóm.  - Chọn [Menu]Data – Group and Outline – Group. Cách này mỗi lần chỉ - Chọn tạo nhóm theo dòng (Rows) hay cột tạo được một nhóm (Columns) Nếu không muốn tạo nhóm nữa ta chọn [Menu]Data – Group and Outline – Ungroup. TỔNG HỢP CON (SUBTOTAL) TỔNG HỢP CON (SUBTOTAL) Excel có thể thực hiện tổng hợp theo từng nhóm dựa - Khai báo các chọn lựa khác: trên một danh sách đã có thứ tự . Replace current subtotals: Tính tổng hợp mới và Đánh dấu vùng dữ liệu cần tính tổng và sắp xếp thứ tự đè lên các tổng hợp cũ theo nhóm. -Chọn [Menu]Data – Subtotals. . Page break between groups: Ngắt trang mỗi khi Chọn tên cột để phân nhóm tính tổng hợp xong một nhóm tổng hợp trong phần At each . Summary below data: Đặt kết quả tổng hợp ở change in phía dưới phần dữ liệu - Chọn loại hàm tổng hợp trong phần Use function - Chọn tên cột cần tổng hợp trong phần Add subtotal to 38
Vd: Tính tổng hợp dữ liệu cho bảng sau Ta khai báo như sau Quét chọn vùng dữ liệu cần tổng hợp. Vào menu DATA/SUBTOTALS Kết quả nhận được: Kết quả nhận được: - Dạng đầy đủ - Dạng thu gọn Click vào các dấu – phía trước mỗi nhóm để nhóm lại + 39
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Ý nghĩa: Pivot Table là một công cụ để tổng hợp và phân tích Chức năng: số liệu từ một cơ sở dữ liệu. . Tạo ra bảng tổng kết Ngoài khả năng nhóm dữ liệu theo dạng hàng cột (2D) Pivot Table còn tạo báo cáo dạng 3 chiều.(3D) . Tổ chức bảng dữ liệu bằng phương pháp kéo thả . Lọc và nhóm dữ liệu . Vẽ biểu đồ từ PivotTable TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE . Quét khối chọn vùng số liệu . Data\ Pivot Table and PivotChart Report ->xuất hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard: 40
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Step 1: Chọn loại dữ liệu dùng để phân tích trong việc tạo Step 2: Xác định phạm vi dữ liệu dùng để tạo bảng bảng. . Microsoft Excel List or Database: dữ liệu là cơ sở dữ liệu của Excel. . External data source: Dữ liệu là cơ sở dữ liệu của một chương trình khác. . Multiple consolidation ranges: Dữ liệu là nhiều vùng cơ sở dữ liệu. . Another Pivot Table: dữ liệu là bảng Pivot Table khác. . Nhấn nút Next để sang bước tiếp theo: TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Step 3: Xác định vị trí đặt của Pivot Table, rồi click vào  Tạo cấu trúc Pivot bằng cách Drag các tên vùng mình cần finish. vào các vị trí tương ứng. (Drag các vùng làm điều kiện tổng . New worksheet: Đặt Pivot trong 1 bảng tính mới hợp vào các phần Drop Row Fields Here, Drop Column . Existing worksheet: Đặt Pivot trong 1 bảng tính hiện Fields Here, Drop Page Fields Here, các vùng số liệu để hành tổng hợp vào phần Drop Data Items Here) 41
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Step 3: Hoặc xác định vị trí đặt của Pivot Table, rồi click  Tạo cấu trúc Pivot bằng cách Drag các tên vùng mình cần vào Layout vào các vị trí tương ứng. (Drag các vùng làm điều kiện tổng hợp vào các phần Row, Column, Page, các vùng số liệu để tổng hợp vào phần Data ). OK TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Step 3: Options: Xác định thêm một số thông số khác. Ta . Preserve formatting: giữ lại trật tự các định dạng cảu quan tâm các thông số sau: bảng. Name: đặt tên cho Pivot table. . Page layout: thay đổi trật tự của bố cục bảng. Format options: gồm các thông số: . For error values; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi . Grand total for columns: Chọn, nếu muốn hiển thị dòng có lỗi sai trị. tổng cộng cho các dòng ở bên dưới bảng. . For empty cells; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi có ô rỗng. . AutoFormat table: chọn, nếu muốn thực hiện việc định dạng tự động cho bảng. . Merge labels: canh giữa các nhãn của Pivot Table. 42
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Data Option: Hiệu chỉnh PivotTable: . Data source options: gồm các thông số sau • Save datawith table layout: lưu loại dữ liệu External lên bảng .Thay đổi cấu trúc PivotTable hiện hành. • Enable drilldown: bật/tắt tính năng drilldown- tính năng hiển .Thay đổi hàm tổng kết cho Field thị thông tin chi tiết tại một ô thống kê nào đó trên bảng Pivot Table khi ta nhấn kép chuột tại đó. .Sử dụng thanh công cụ để hiệu chỉnh • Refresh on Open: cập nhật lại dữ liệu khi mở ra. . External data options: một số thông số khác đối với loại dữ liệu External. TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Thay đổi cấu trúc PivotTable Thay đổi hàm tổng kết cho Field . Kích chuột phải tại vùng Data của PivotTable, chọn . Sử dụng PivotTable Wizard: Chọn nút Field Setting PivotTable PivotTable Wizard, thực . Chọn hàm tính toán hiện giống phần thiết kế . Kéo thả Field: Kéo thả Field tương ứng từ PivotTable Field List vào các vùng tương ứng trên PivotTable và ngược lại nếu muốn bỏ đi. 43
Vd: Tạo Pivot từ bảng số liệu sau, thống kê theo Tên hàng, Quầy và Ngày Đánh dấu khối phần dữ liệu (A1:G7) và chọn [Menu]Data – PivotTable and PivotChart Report Chọn Microsoft Office Excel list or database và PivotTable Khai báo vùng dữ liệu để tổng hợp trong phần Range Chọn nơi đặt Pivot là Existing worksheet, tại cell C11 Drag trường Ngày vào Page, Drag trường Tên hàng vào Column, Drag trường Quầy vào Row , Drag trường Số lượng vào Data. Ta được kết quả như sau Tạo báo cáo tổng hợp trên nhiều bảng Đánh dấu khối phần dữ liệu cần tổng hợp và chọn [Menu]Data – PivotTable and PivotChart Report. - Chọn Multiple consolidation ranges và PivotTable 44
Khai báo các vùng dữ liệu gốc để tham gia tổng hợp Chọn Create a single page feild for me trên từng bảng trong phần Range, mỗi vùng khai báo xong ta chọn Add để thêm vào danh sách All ranges Vd: Tạo Pivot từ các bảng số liệu sau Khai báo nơi đặt Pivot và chọn Finish để hoàn tất Step 3: Hoặc xác định vị trí đặt của Pivot Table, rồi click vào Layout 45
Ta được kết quả Các thao tác khác Khi ta thay đổi dữ liệu gốc thì dữ liệu trong Pivot không tự động thay đổi. Để dữ liệu trong Pivot được cập nhật đúng với dữ liệu gốc ta phải chuyển con trỏ vào vùng Pivot và chọn [Menu]Data – Refresh Data hoặc Thay đổi cấu trúc Pivot :Drag các vùng trong Pivot tới vị trí mình cần Thay đổi thuộc tính từng vùng hoặc xóa vùng Click vào vùng mình cần rồi chọn Xóa Pivot Đánh dấu toàn bộ vùng chứa Pivot và bấm Del Phân tích độ nhạy (Sentitive Analysis) Phân tích độ nhạy là dạng phân tích nhằm trả lời câu hỏi “điều gì sẽ xảy ra nếu như ” 3- Bài toán phân tích độ nhạy (what – if). WHAT - IF Phân tích này xem xét yếu tố đầu vào nào là quan trọng nhất (yếu tố mang tính chất rủi ro) ảnh hưởng đến kết quả bài toán (lợi nhuận hoặc chi phí). 46
Phân tích độ nhạy (Sentitive Analysis) MỘT BIẾN VÀ NHIỀU CÔNG THỨC Trong Excel hỗ trợ phân tích độ nhạy 1 chiều và hai Tạo bảng dữ liệu với 1 giá trị nhập thay đổi sẽ ảnh chiều, nghĩa là chỉ đánh giá được tối đa 2 yếu tố rủi hưởng trên nhiều công thức ro. a) Xây dựng bảng dữ liệu (Data- Table) Lưu ý phân tích độ nhạy không xét đến mối quan hệ Row input hoặc Column input: là dòng hoặc cột đầu tương quan giữa các biến. tiên chứa các giá trị thay đổi của biến. Trong trường hợp phân tích bài toán với một biến đầu Dòng hoặc cột thứ hai chứa các kết quả của một công vào thay đổi ta gọi là phân tích độ nhạy một chiều. thức, tương ứng với từng giá trị thay đổi của biến. Trong trường hợp phân tích bài toán với hai biến đầu Cell đầu tiên của dòng hoặc cột này chứa công thức có vào thay đổi ta gọi là phân tích độ nhạy hai chiều. biến thay đổi giá trị, các cell còn lại được để trống. Khi ta ra lệnh tạo bảng, Excel sẽ điền kết quả vào các cell trống này. MỘT BIẾN VÀ NHIỀU CÔNG THỨC MỘT BIẾN VÀ NHIỀU CÔNG THỨC Có thể thêm nhiều dòng hoặc cột kế tiếp chứa c) Chọn lệnh [Menu]Data – Table các kết quả khác, mỗi dòng hoặc cột có 1 công d) Nhập địa chỉ cell dùng làm biến vào thức liên hệ đến biến tại cell đầu. Row Input Cell (nếu tạo bảng theo dòng) b) Chọn Data – table vừa tạo Column Input Cell (nếu tạo bảng theo cột) Chỉ đánh dấu phần bảng chứa các giá trị của biến và các dòng để chứa kết quả tương ứng e) Chọn OK 47
VÍ DỤ - MỘT BIẾN VÀ NHIỀU CÔNG THỨC Một công ty bán máy tính theo hình thức trả góp trong 18 tháng. Khách hàng phải trả một số tiền ban đầu mới nhận máy (Trả kỳ đầu). Phần tiền còn lại sẽ góp trong 18 tháng với số tiền góp đều trong 17 tháng, tháng cuối • B6: Nhập 5000000 (ô này là biến) (thứ 18) trả nốt phần tiền còn lại (trả kỳ cuối). • Nhập các giá trị từ C8:H8, đây là các giá trị thay đổi cho biến • B9: Nhập = INT((B5 – B6)/18). Tính tiền phải trả cho mỗi tháng Lập bảng tính tính số tiền trả góp hàng • B10: Nhập = B5 – B6 – B9*17. Tính tiền còn lại tháng và số tiền trả kỳ cuối với số tiền trả kỳ đầu thay đổi. Chọn OK thì được kết quả sau HAI BIẾN VÀ MỘT CÔNG THỨC • Đánh dấu Data-table từ B8:H10 Tạo bảng dữ liệu với 2 giá trị nhập thay đổi sẽ ảnh • Chọn [Menu]Data - Table hưởng trên 1 công thức • Nhập B6 vào Row Input Cell • Chọn OK a) Xây dựng bảng dữ liệu (Data- Table) Row input: là dòng đầu tiên chứa các giá trị thay đổi của biến thứ nhất. Column input: là cột đầu tiên chứa các giá trị thay đổi của biến thứ hai. Cell đầu tiên của dòng và cột đầu chứa công thức có 2 biến thay đổi giá trị, các cell còn lại được để trống. Khi ta ra lệnh tạo bảng, Excel sẽ điền kết quả vào các cell trống này. 48
HAI BIẾN VÀ MỘT CÔNG THỨC VÍ DỤ - HAI BIẾN VÀ MỘT CÔNG THỨC b) Chọn Data – table vừa tạo Một công ty bán máy tính theo hình thức trả Chỉ đánh dấu phần bảng chứa các giá trị của biến và góp trong 18 tháng. các dòng để chứa kết quả tương ứng Cách thức trả là khách hàng phải trả một số c) Chọn lệnh [Menu]Data – Table tiền mới nhận máy (Trả kỳ đầu), phần tiền còn d) Nhập địa chỉ lại sẽ góp trong 18 tháng với số tiền góp đều Cell dùng làm biến thứ nhất vào Row Input Cell trong 17 tháng, tháng cuối (thứ 18) trả nốt phần Cell dùng lam biến thứ hai vào Column Input Cell tiền còn lại (Trả kỳ cuối). e) Chọn OK Lập bảng tính số tiền trả kỳ cuối với số tiền trả kỳ đầu và giá bán máy thay đổi. HAI BIẾN VÀ MỘT CÔNG THỨC Đánh dấu Data-table từ B9:F11 Chọn [Menu]Data - Table Nhập B6 vào Row Input Cell, nhập B5 vào Column Input Cell B5: Nhập 14167000 (ô này là biến thứ nhất) B6: Nhập 5000000 (ô này là biến thứ hai) Nhập các giá trị từ B10:B11, đây là các giá trị thay đổi cho biến thứ nhất Nhập các giá trị từ C9:F9, đây là các giá trị thay đổi cho biến thứ hai B9: Nhập = B5 – B6 – B7*17 49
HAI BIẾN VÀ MỘT CÔNG THỨC Bài toán HỒI QUI ĐƠN Chọn OK thì được kết quả sau: Cơ bản về hồi quy tuyến tính đơn Dạng đơn giản nhất của một mô hình hồi qui chứa một biến phụ thuộc (còn gọi là "biến đầu ra," "biến nội sinh," hay "biến-Y") và một biến độc lập đơn (còn gọi là "hệ số," "biến ngoại sinh," hay "biến-X"). Phương trình hồi quy tuyến tính đơn có thể biểu diễn theo dạng: Y = b0 + b1X (hay Y=aX+b) Bài toán HỒI QUI ĐƠN Bài toán HỒI QUI ĐƠN Cơ bản về hồi quy tuyến tính đơn Cơ bản về hồi quy tuyến tính đơn Trong thực tế không chỉ có biến X ảnh hưởng đến Y Trong thực tế không chỉ có biến X ảnh hưởng đến Y mà còn có các yếu tố ngẫu nhiên khác ảnh hưởng đến mà còn có các yếu tố ngẫu nhiên khác ảnh hưởng đến Y nên phương trình trên được viết thành: Y nên phương trình trên được viết thành: Y= b0 + b1x + e Y= b0 + b1x + e Trong đó e là các sai số. Trong đó e là các sai số. Trong thống kê và trong kinh tế lượng, người ta sử Trong thống kê và trong kinh tế lượng, người ta sử dụng phương pháp bình phương cực tiểu để ước lượng dụng phương pháp bình phương cực tiểu để ước lượng các hệ số b1 và b0. các hệ số b1 và b0. 50
Bài toán HỒI QUI ĐƠN Bài toán HỒI QUI ĐƠN Hàm SLOPE và INTERCEPT Hàm SLOPE và INTERCEPT  Ý nghĩa: Hàm SLOPE để tính hệ số góc a và hàm Trong đó: INTERCEPT để tính hệ số tự do b của hàm hồi quy tuyến tính đơn y=ax+b. Thay các hệ số a, b này vào . known_y’s là các giá trị hoặc vùng địa chỉ hàm số với giá trị đã biết của x hoặc y ta sẽ tìm ra giá của tập số liệu phụ thuộc quan sát được trị còn lại cần dự báo. . known_x’s là các giá trị hoặc vùng địa chỉ Cú pháp: của tập số liệu độc lập quan sát được.  = SLOPE(known_y’s, known_x’s)  = INTERCEPT(known_y’s, known_x’s) Trình bày cách nhập số liệu vào Excel và sử dụng hàm slope, Ví dụ intercept để ước lượng các tham số của hàm hồi quy đơn. Thống kê giá trị sản xuất và tiêu thụ điện năng trong 12 tháng người ta thu được các số liệu sau Biết giá trị sản xuất (y) có quan hệ với điện năng tiêu thụ (x) theo dạng y = b0 + b1x. Hãy ước lượng các tham số b0 và b1. 51
Bài toán HỒI QUI ĐƠN Bài toán HỒI QUI ĐƠN Hàm Trend Hàm Trend Ý nghĩa: Hàm Trend dùng để trả về giá trị dọc Trong đó: theo đường hồi quy (theo phương pháp bình . known_y’s, known_x’s, new_x’s là các giá trị phương nhỏ nhất) hoặc vùng địa chỉ chứa giá trị đã biết của x, y Cú pháp: tương ứng và giá trị mới của x. =TREND(known_y’s, known_x’s, new_x’s, . const là hằng số. Ngầm định nếu const = 1 const) (True) thì hồi quy theo hàm y = ax + b, nếu const = 0 (False) thì hồi quy theo hàm y = ax. Bài toán HỒI QUI ĐƠN Bài toán HỒI QUI ĐƠN Hàm FORECAST Hàm FORECAST  Ý nghĩa: Hàm Forecast tính, ước lượng giá trị Trong đó: tương lai căn cứ vào giá trị hiện tại. . x là giá trị dùng để dự báo.  Cú pháp: . known_y’s là các giá trị hoặc vùng địa chỉ của tập số liệu phụ thuộc quan sát được =FORECAST(x, known_y’s, known_x’s) . known_x’s là các giá trị hoặc vùng địa chỉ của tập số liệu độc lập quan sát được. 52
Ví dụ Ví dụ Lợi nhuận của doanh Dùng hàm TREND nghiệp phụ thuộc vào giá dự báo lợi nhuận mà thành sản phẩm. doanh nghiệp sẽ đạt được khi giá thành Hãy dự báo lợi nhuận mà sản phẩm là 270.000 doanh nghiệp sẽ đạt được đồng. Ta có kết quả khi giá thành sản phẩm là và công thức như sau: 270.000 đồng. Ví dụ Sử dụng trình cài thêm Regression Dùng hàm FORECAST Ngoài việc sử dụng các hàm để dự báo cho mô dự báo lợi nhuận mà hình hồi quy tuyến tính như đã trình bày ở phần doanh nghiệp sẽ đạt được trên, ta có thể sử dụng trình cài thêm Regression trong khi giá thành sản phẩm là bộ phân tích dữ liệu Data Analysis. 270.000 đồng. Ta có kết Quy trình lập bảng hồi quy tuyến tính trong Excel quả và công thức như sau: - Nhập số liệu vào bảng tính đồng thời theo từng cột . - Chọn Tools\ Data Analysis\ Regression, OK . Nhận xét: dù sử dụng hàm Các bảng hộp thoại lần TREND hay hàm lượt được xuất hiện như sau: FORECAST đều cho ta các kết quả giống nhau. 53
Sử dụng trình cài thêm Regression Sử dụng trình cài thêm Regression Các bảng hộp thoại lần lượt được xuất hiện như Hộp thoại khai báo các thông số của mô hình hồi qui: sau: ĐC vùng biến phụ thuộc ĐC vùng biến độc lập Lựa chọn nơi xuất kết quả Kết quả sau khi chạy hồi qui, Ta có . Hệ số b (intercept)= 353.6699277 . Hệ số góc a=-0.000240217 4- Bài toán tính vòng 54
4- BÀI TOÁN TÍNH VÒNG Giải quyết bài toán Trong thực tế chúng ta gặp nhiều vấn đề vòng vo cần Vấn đề đặt ra là phải tính cái nào giải quyết. Ví dụ như: trước để giải quyết ổn thỏa. Như ví dụ Xây một căn nhà trị giá 100000000 đồng, khi bán nhà trên thì ta có thể giải đơn giản như sau: ta phải đóng thuế 5% trên giá bán, vậy giá trị căn nhà Gọi X là giá bán, ta có X = 100000000 là Giá bán = 100000000 + thuế. Vấn đề đặt ra là chưa + 5%X, giải phương trình này là ta có có thuế thì không tính được giá bán, nhưng thuế lại giá bán. chỉ tính được khi có giá bán. Vậy tính làm sao? Giải quyết bài toán bằng Excel Cách mở tính vòng Chọn [Menu]Tools – Options – Calculation Máy tính giải quyết vấn đề theo cách Thử và Đánh dấu phần Iteration Sai. Cho X một giá trị ngẫu nhiên, thử vào phương trình, nếu sai thì thay đổi giá trị X theo phương pháp hội tụ Thử tiếp. Iteration Quá trình này dừng sau khi đạt đủ số lần thử do ta quy định hoặc đã đạt được giá trị nằm trong khoảng sai số cho phép 55
Khai báo tính vòng Calculation - Khai báo số lần thử tối đa trong phần Maximum - Khai báo các chọn lựa khác trong hộp thoại: iterations (sau khi thử đủ số lần này dù không tìm ra Automatic: Tự động tính kết quả cũng sẽ dừng) Automatic except table: Tính toán tất cả các công thức phụ thuộc vào bảng tính khi ta truy cập tới nó - Khai báo sai số trong phần Maximum change (đây là Manual: Do người dùng quyết định tính, chỉ khi nào độ chênh lệch của gíá trị tìm được và giá trị đúng, nếu người dùng chọn Calc Now (F9) thì mới tính cho tất cả nhỏ hơn sai số này thì dừng dù chưa đủ số lần thử) các bảng tính đang mở hay Calc Sheet thì mới tính cho bảng tính hiện hành Recalculate before save: tính toán lại trước khi lưu bảng Workbook options  Update remote references: Tính toán và cập nhật các công thức có truy cập tới phần mềm khác  Precision as displayed: Chuyển đổi số từ dạng đầy đủ sang dạng ngắn gọn  1904 date system: chuyển từ ngày bắt đầu của hệ thống là 5- Tạo Scenario 1/1/1900 sang ngày 2/1/1904  Save external link values: Lưu trữ cả giá trị gốc của dữ liệu liên kết trong các bảng tính liên kết, các giá trị này sẽ được dùng trong bảng tính liên kết khi ta mất bảng tính gốc.  Accept labels in formula: Cho phép dùng tên khối trong công thức 56
Vd: Ta có thể đặt ra 3 bộ số liệu ứng với 3 tháng 5. TẠO SCENARIO trong bài toán theo mẫu sau Mục đích là tạo các bộ số liệu khác nhau trong cùng một vùng trên bảng tính. Điều nay giúp cho các công thức có thể tính trên nhiều số liệu khác nhau tại cùng một vùng. 5. TẠO SCENARIO 5. TẠO SCENARIO Đặt tên cho bộ số liệu trong phần Scenario name, khai Chọn [Menu]Tools – Scenario báo các cell cần thay đổi giá trị trong phần Changing Chọn Add để thêm một bộ số liệu mới cells (chỉ khai báo các cell chứa giá trị, không khai báo cell chứa công thức) 57
5. TẠO SCENARIO 5. TẠO SCENARIO Nhập các số liệu của bộ số liệu vào Thể hiện bộ số liệu Chọn [Menu]Tools – Scenario Chọn tên bộ số liệu cần thể hiện trong danh sách và chọn Show 5. TẠO SCENARIO Tạo tổng hợp số liệu Sửa bộ số liệu Chọn [Menu]Tools – Scenario Chọn [Menu]Tools – Scenario Chọn Summary Chọn tên bộ số liệu cần sửa trong danh sách và chọn Edit Xóa bộ số liệu Chọn [Menu]Tools – Scenario Chọn tên bộ số liệu cần xóa trong danh sách và chọn Delete 58
Tạo tổng hợp số liệu Tạo tổng hợp số liệu - Nhập những cell cần tổng hợp giá trị vào Result cells (những cell này đã được thiết lập công thức để tổng hợp) - Chọn Scenario Summary để tổng hợp theo mẫu thường hay Scenario Pivot Table report để tổng hợp theo mẫu Pivot Table. 6. BÀI TOÁN GOAL SEEK Goal seek là một phần nằm trong tập hợp các công cụ thường được gọi là What-if analysis 6- Bài toán tìm giá trị để đạt mục tiêu GOAL SEEK Khi biết kết quả mong muốn của một công thức nhưng giá trị đầu vào của công thức quyết định kết quả này, chúng ta có thể sử dụng Goal Seek để thực hiện. 59
6. BÀI TOÁN GOAL SEEK 6. BÀI TOÁN GOAL SEEK Nói chung Goal seek thường dùng để giải Để thực hiện trước tiên ta phải lập bảng tính theo một phương trình 1 ẩn. mẫu nào đó, mà cụ thể là nên thực hiện 2 điều sau đây: Trong kinh tế Goal seek (Hàm mục tiêu) Chọn 1 ô làm ẩn (By changing cell). Đây là ô mà mà Goal Seek sẽ xử lý lặp đi lặp lại để cố gắng tìm ra giá thường áp dụng trong các bài toán như tính trị gần đúng nhất. (Ô này phải chứa giá trị, không doanh thu hòa vốn, thay đổi một chỉ tiêu chi chứa công thức và phải tham gia vào công thức trong phí nào đó để có được lợi nhuận như mong ô kết quả ta muốn giá trị đạt tới). muốn, tính tổng chi phí cho tổng chi phí ròng Thiết lập công thức tính toán theo yêu cầu nào đó tại 1 phải trả ô khác (Set cell - chú ý: công thức này phải có mối quan hệ với ô chứa ẩn ở trên). 6. BÀI TOÁN GOAL SEEK 6. BÀI TOÁN GOAL SEEK Chọn [Menu]Tools – Goal Seek Sản xuất 100 sản phẩm, mỗi sản phẩm trị giá 20 đồng, đóng thuế 3 đồng thì thu được 1700 đồng. Địa chỉ ô chứa Hỏi nếu muốn thu được 1900 đồng thì thuế mỗi công thức sản phẩm phải là bao nhiêu? Giá trị mà công thức đạt được Nhận xét: C2 (thuế) là ẩn ta phải tìm => by changing cell Địa chỉ ô chứa ẩn số D2 là nơi chứa công thức để tính => Set cell 1900 là giá trị mục tiêu mà ta cần đạt được 60
6. BÀI TOÁN GOAL SEEK 6. BÀI TOÁN GOAL SEEK Chọn cell D2 (trong D2 chứa công thức = A2 * Trả lời: (B2 – C2)) Để đạt được doanh thu 1900 thì thuế cho mỗi sản Chọn [Menu]Tools – Goal Seek phẩm là 1 Nhập theo hình sau 7. BÀI TOÁN SOLVER Đối với việc tìm lời giải cho bài toán tối ưu (optimal problem) khó khăn lớn nhất khi đã biết được thuật toán là chi phí tính toán sẽ rất lớn do dữ liệu cần xử và 7- Bài toán tìm lời giải tối ưu số phương án. Và việc tính toán thủ công để tìm SOLVER phương án tối ưu trong thực tế là không khả thi. Với cách tiếp cận trên, MicroSoft Excel đã xây dựng công cụ Solver giúp giải các bài toán tối ưu. Nội dung phần này sẽ hướng dẫn cách sử dụng công cụ Solver để tìm phương án tối ưu thông qua một số bài toán tối ưu quen thuộc như bài toán vận tải tối ưu, bài toán sản xuất tối ưu hay bài toán lựa chọn phương án tối ưu 61
7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER Mục đích là tìm kết quả tối ưu cho một bài toán kinh tế. 1. Add-Ins Solver Sản lượng tối đa với một số nguyên liệu, chi phí hạn chế Trước khi sử dụng, chúng ta cần phải thêm tiện ích này vào Đạt một mức độ sao cho chi phí nhỏ nhất và vận hành Excel. Tùy theo phiên bản Excel mà bạn đang sử dụng thì thiết bị sản xuất không vượt quá quy định về an toàn cách làm khác nhau đôi chút. Phí vận chuyển nhỏ nhất giữa nơi sản xuất và nơi tiêu thụ Tuy nhiên, cách thực hiện Add-In Solver cho các phiên bản Hỗn hợp nguyên vật liệu sao cho đạt chất lượng với yêu Excel 97-2003 là giống nhau và cách thực hiện Add-In cầu chi phí thấp nhất Solver trong Excel 2007-2010 cũng tương tự nhau. 7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER 1.1. Add-In Solver cho Excel 2003 Bước 2. Check vào mục Bước 1. Vào Tools | chọn Add-Ins. Hộp thoại Add-Ins xuất chọn Solver Add-in. hiện: chọn mục Add-Ins Bước 3. Nhấn nút OK đóng hộp Add-Ins Sau đó trong thực đơn Tools mới xuất hiện thêm lệnh Solver 62
7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER 1.2. Add-In Solver cho Excel 2007 -2010 1.2. Add-In Solver Do giao diện Excel 2007 thay đổi nhiều so với các phiên bản cho Excel 2007 - Excel cũ nên các bước thực hiện Add-Ins sẽ khác đôi chút. 2010 Bước 1. Nhấp chuột vào nút Office | chọn Excel Option Bước 2. Trong hộp thoại Excel Options, chọn Add-Ins từ danh sách bên trái, danh sách các Add-Ins trong Excel được liệt kê trong hộp Add-Ins với các phân nhóm khác nhau. 7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER 1.2. Add-In Solver 1.2. Add-In Solver cho Excel 2007 - cho Excel 2007 - 2010 2010 Bước 3. Tại Manage, Bước 4. Chọn Solver chọn Excel Add-Ins Add-in từ danh sách từ danh sách và nhấn Add-Ins avaiable và nút Go để mở hộp nhấn nút OK. thoại Bước 5. Trong ngăn Add-Ins. Data xuất hiện thêm nhóm Analysis chứa lệnh Solver. 63
7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER 1.2. Add-In Solver cho Excel 2007 -2010 2. Sử dụng Solver Bước 5. Trong ngăn Data xuất hiện thêm nhóm Analysis chứa . Vào Tools/chọn Solver Địa chỉ Ô chứa hàm mục tiêu lệnh Solver. Chọn phương án cho hàm mục tiêu Thêm các Nhập ĐC ràng buộc khối ô chứa giá trị thay đổi 7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER Thêm các ràng buộc Sau khi xác định các tham số, kích nút Solver, Xuất . Khi ta click vào nút add để thêm các ràng buộc , hiện hộp thoại xuất hiện cửa sổ sau: ĐC ô chịu Lựa chọn phép toán ĐC ô chứa giá trị giữ các giá trị đã phân tích ràng buộc ràng buộc ràng buộc phục hồi lại giá trị ban đầu 64
7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER Thiết lập các thông số cho Tham số Giải thích SOLVER Max Time Thời gian tối đa để giải bài toán, giá trị mặc Khi ta click vào định là 100 giây dùng cho các bài toán đơn nút OPTION, giản. Thời gian tối đa có thể nhập là 32.767 giây. xuất hiện cửa sổ sau: Iterations Số lần lặp tối đa để giải bài toán, giá trị mặc định là 100 lần dùng cho các bài toán đơn giản. Thời gian tối đa có thể nhập là 32.767 giây. 7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER Độ chính xác của bài toán. Tại đây có thể nhập vào các số trong khoảng 0 và 1. Số Chỉ áp dụng cho các bài toán không Precision càng gần 0 thì độ chính xác càng cao. Giá trị tuyến tính. Tại đây nhập vào các số này điều chỉnh độ sai số cho tập ràng buộc. Convergence trong khoảng 0 và 1. Số càng gần 0 thì Giá trị mặc định là 1 phần triệu. độ chính xác càng cao và cần nhiều thời gian hơn. Chỉ áp dụng đối với bài toán có ràng buộc nguyên. Nhập vào sai số có thể chấp nhận Tolerance Assume Linear Chọn để tăng tốc độ giải bài toán khi tất được, sai số càng lớn thì tốc độ giải càng Model cả quan hệ trong mô hình là tuyến tính. nhanh. Giá trị mặc định là 5%. 65
7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER Assume Chọn tùy chọn này nếu muốn Solver giả Chọn phương pháp cho Solver dùng để ước Non- định là tất cả các biến là không âm. lượng các biến: Negative Estimates Tangent: Sử dụng cách xấp xỉ tuyến tính bậc nhất Use Chọn khi bài toán mà các dữ liệu nhập và Quadratic: Sử dụng cách xấp xỉ bậc bốn Automatic xuất có sự khác biệt lớn. Ví dụ bài toán tối Scaling ưu % lợi nhuận trên hàng triệu USD vốn Chọn cách để ưức lượng hàm mục tiêu và đầu tư. các ràng buộc Forward: được dùng phổ biến hơn, khi đó Show Chọn nếu muốn Solver tạm dừng lại và Derivatives các giá trị của ràng buộc biến đổi chậm. Iteration hiển thị kết quả sau mỗi lần lặp. Central: Dùng khi các giá trị của ràng buộc Results biến đổi nhanh và được dùng khi Solver báo không thể cải tiến kết quả thu được 7. BÀI TOÁN SOLVER 7. BÀI TOÁN SOLVER Các bước để giải các bài toán tối ưu sử dụng Solver thực hiện theo các bước sau: Quy định giải thuật tìm kiếm kết quả cho Bước 1: Xây dựng hàm mục tiêu (Objective Function) bài toán Newton: là phương pháp mặc định, nó sử Bước 2: Xây dựng các ràng buộc (Constraints) Search dụng nhiều bộ nhớ hơn và số lần lặp ít hơn. Bước 3: Tổ chức dữ liệu trên bảng tính Excel Conjugate: Cần bộ nhớ ít hơn nhưng số Bước 4: Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu lần lặp nhiều hơn. 66
7.1 Bài toán quy hoạch 7.1 Bài toán quy hoạch Xét bài toán quy hoạch: Giả sử với 2 bước đầu tiên ta có hàm mục tiêu và các ràng buộc của bài toán tối ưu được thiết lập như sau: c x + c x + +c x = f(x) max/min 1 1 2 2 n n Bước 1: a11x1 + a12x2 + a1nxn Q b1 Hàm mục tiêu: f(x) = 2x1+8x2-5x3+15x4 Max a x + a x + a x Q b 21 1 22 2 2n n 2 Bước 2: Với các ràng buộc : 3x1-x2+x3+10x4 =5 a x + a x + a x Q b m1 1 m2 2 mn n m x1+2x2+x3+5x4 >=9 2x1+10x2+2x3-5x4 =0, j =1 4 thứ tự các phép toán quan hệ trong các ràng buộc là tuỳ ý Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu cho bài toán trên. 7.1 Bài toán quy hoạch 7.1 Bài toán quy hoạch Bước 3: Tổ chức dữ liệu (Chú ý Có thể khởi tạo giá trị Bước 4: Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu(Vào cho các biến x1, x2, x3, x4 là 0 hoặc để trống.) Menu Tools chọn Hộp thoại Solver xuất hiện, thiết lập các tham số cho solver như sau: 67
7.1 Bài toán quy hoạch 7.1 Bài toán quy hoạch Giải thích các tham số: Kết quả: phương án tối ưu cho các giá trị của Xi là Set Target Cell: Ô chứa giá trị hàm mục tiêu (F5) (0,3,0,0.8) và giá trị hàm mục tiêu đạt giá trị lớn Equal to: Chọn Max, (vì mong muốn kết quả hàm nhất là 36. mục tiêu đạt giá trị MAX) By changing Cells: Các ô chứa phương án tối ưu cần tìm ($B$4:$E$4) (nơi chứa các giá trị khởi đầu của biến) Subject to the Constraints: Chứa các ràng buộc của hàm mục tiêu. Gồm 4 ràng buộc như đã cho. (3 ràng buộc biểu thức, 1 ràng buộc giá trị kết quả các biến >=0) 7.2 Bài toán sản xuất 7.2 Bài toán sản xuất  Vd: Một trại chăn nuôi nuôi 3 loại bò: bò sữa, bò cày và bò thịt. Số liệu nghiên cứu cho như sau: Bước 1: Xây dựng hàm mục tiêu (Objective Function) Loại bò Bò Bò cày Bò thịt Dự trữ Gọi X1, X2, X3, là số bò cần nuôi (với Xi>=0 và sữa nguyên ; X <=18). Vậy mỗi phương án sản xuất là một Chi phí 1 vector X có dạng : Vốn 123 127 162 7020 Chi phí chăn nuôi 18 15 15 800 Lợi nhuận 59 49 57 Hàm mục tiêu: Tìm số bò mỗi loại cần nuôi để đạt tổng số tiền lợi nhuận lớn nhất. f(x) = 59X1 + 49X2 + 57X3 Biết rằng số bò sữa không quá 18 con. với mong muốn đạt MAX 68
7.2 Bài toán sản xuất 7.2 Bài toán sản xuất Bước 2: Xây dựng các ràng buộc (Constraints) Bước 3: Tổ chức dữ liệu trên bảng tính Excel Các ràng buộc: . 123X1 + 127X2 + 162X3 =0, Nguyên 7.2 Bài toán sản xuất 7.2 Bài toán sản xuất Giải thích: số liệu trên bảng tính Excel Dữ liệu đầu vào A11:E17 vùng dữ liệu đầu vào (chứa các giá trị của bảng số liệu đã cho) Dữ liệu đầu ra Vần đề khởi tạo các biến ( yêu cầu học viên tô nền màu vàng ở vùng giá trị các biến) B21: 0 (X1) C21: 0 (X2) D21: 0 (X3) E21: SUM(B21:D21) Tổng số bò các loại sẽ nuôi (X1+X2+X3). 69
7.2 Bài toán sản xuất 7.2 Bài toán sản xuất Vấn đề vốn Vấn đề chi phí B22: B14*B$21 (123X1) Vốn cần có để mua lượng B23: B15*B$21 (18X1) Chi phí cần có để nuôi lượng X1 bò sữa X1 bò sữa C22: C14*C$21 (127X2) Vốn cần có để mua lượng C23: C15*C$21 (15X2) Chi phí cần có để nuôi lượng X2 bò cày X2 bò cày D22: D14*D$21 (162X3) Vốn cần có để mua lượng D23: D15*D$21 (15X3) Chi phí cần có để nuôi lượng X3 bò thịt X3 bò thịt E22: SUM(B23:D23) Tổng vốn mua các loại bò E23: SUM(B23:D23) Tổng chi phí khi nuôi các loại (123X1 + 127X2 + 162X3) bò (18X1 + 15X2 + 15X3)  7.2 Bài toán sản xuất 7.2 Bài toán sản xuất Vấn đề tiền lời Bước 4: Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu B24: B16*B$21 (59X ) ) Tiền lời có được khi nuôi bò 1 . Đặt con trỏ tại cell chứa công thức của hàm lượng X1 bò sữa. mục tiêu: E24 C24: C16*C$21 (49X2) Tiền lời có được khi nuôi bò lượng X2 bò cày. . Chọn [Menu]Tools – Solver D24: D16*D$21 (57X3) Tiền lời có được khi nuôi bò lượng X3 bò thịt. E24: SUM(B24:D24) Tổng tiền lời thu được khi nuôi các loại bò (59X1 + 49X2 + 57X3). Đây cũng chính là công thức tính toán cuối cùng mà ta mong muốn sẽ đạt giá trị lớn nhất ( hàm mục tiêu MAX) yêu cầu học viên tô nền màu xanh cho ô công thức hàm mục tiêu 70
7.2 Bài toán sản xuất 7.2 Bài toán sản xuất Cài đặt tham số: Cài đặt tham số Ở bài toán này ta chọn: $B$21 = 0 số lượng mỗi loại bò phải là số dương $B$21 :$D$21 int số lượng mỗi loại bò phải là số nguyên 7.2 Bài toán sản xuất 7.3 Bài toán vận tải Kết quả Lập phương án vận chuyển xăng từ 2 kho xăng đến 3 trạm tiêu thụ với chi phí vận chuyển, lượng xăng dự trữ tại mỗi kho và nhu cầu tiêu thụ xăng tại mỗi trạm được cho như bảng dưới đây sao cho tổng chi phí vận chuyển là nhỏ nhất. BẢNG KÊ CHI PHÍ VẬN TẢI Lượng dự trữ Trạm 1 Trạm 2 Trạm 3 của KHO KHO 1 30 27 26 22 KHO 2 13 4 22 8 Yêu cầu 10 12 8 71
7.3 Bài toán vận tải 7.3 Bài toán vận tải Bước 1: Xây dựng hàm mục tiêu (Objective Function) Bước 1: Xây dựng hàm mục tiêu (Objective Function) Gọi Xij là lượng xăng được chở từ kho i đến trạm j Hàm mục tiêu: (với i=1 2, j=1 3). Như vậy ta có các biến X , X , X , X , X , X , 11 12 13 21 22 23 f(x) = 30X + 27X + 26X +13X +4X +22X là lượng xăng cung cấp cho các trạm (với Xij>=0). 11 12 13 21 22 23 Vậy mỗi phương án sản xuất là một vector X có với mong muốn đạt đến giá trị nhỏ nhất (MIN) dạng : X11=30 X12= 27 X13=26 X21=13 X22=4 X23=22 7.3 Bài toán vận tải 7.3 Bài toán vận tải Bước 2: Xây dựng các ràng buộc (Constraints) Bước 3: Tổ chức dữ liệu trên bảng tính Excel . X11+ X12+ X13 =0 (lượng xăng cung cấp phải là số dương) 72
7.3 Bài toán vận tải 7.3 Bài toán vận tải Giải thích: dữ liệu trên bảng tính Excel Giải thích: dữ liệu trên bảng tính Excel Dữ liệu đầu vào A4:E7 vùng dữ liệu đầu vào (chứa các giá trị của bảng số liệu đã cho) Dữ liệu đầu ra Vần đề khởi tạo các biến ( yêu cầu học viên tô nền màu vàng ở vùng giá trị các biến) B14:D15 được khởi tạo = 0 ( cho các biến X11, X12, X13, X21, X22, X23) 7.3 Bài toán vận tải 7.3 Bài toán vận tải Giải thích: dữ liệu trên bảng tính Excel Giải thích: dữ liệu trên bảng tính Excel Vấn đề cung cấp không vượt quá lượng dự trữ mà Vấn đề các kho cung cấp đúng cho mỗi trạm theo các kho có yêu cầu E14: =SUM(B14 :D14) Tổng lượng cung cấp từ kho 1 B16: =SUM(B14 :B15) Tổng lượng cung cấp từ các đến các trạm kho đến trạm 1 E15: =SUM(B15 :D15) Tổng lượng cung cấp từ kho 2 C16: =SUM(C14 :C15) Tổng lượng cung cấp từ các đến các trạm kho đến trạm 2 D16: =SUM(D14 :D15) Tổng lượng cung cấp từ các kho đến trạm 3 73
7.3 Bài toán vận tải 7.3 Bài toán vận tải Giải thích: dữ liệu trên bảng tính Excel Bước 4: Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu Vấn đề chi phí - Đặt con trỏ tại cell chứa công thức của hàm mục B18: =SUMPRODUCT(B5:D6,B14:D15) Tổng chi tiêu: B18 phí vận chuyển từ các kho đến các trạm theo đúng yêu - Chọn [Menu]Tools – Solver cầu và lượng dự trữ . Đây cũng chính là công thức Xác định mục tiêu cần đạt được tính toán cuối cùng mà ta mong muốn sẽ đạt giá trị - Địa chỉ ô B18 đang là giá trị trong ô Set Target Cell nhỏnhất ( hàm mục tiêu MIN) yêu cầu học viên tô (địa chỉ ô chứa hàm mục tiêu) nền màu xanh cho ô công thức hàm mục tiêu Ở ví dụ bài toán này ta chọn Min vì mong muốn đạt được chi phí thấp nhất 7.3 Bài toán vận tải 7.3 Bài toán vận tải Bước 4: Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu Bước 4: Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu Xác định các cell chứa giá trị các biến sẽ thay đổi. Xác định các ràng buộc của bài toán. Ở ví dụ bài toán này ta chọn Ở bài toán này ta chọn: $B$14:$D$15 $B$14 :$D$15>=0 : lượng xăng cung cấp phải là số dương $B$16 :$D$16=$B$7 :$D$7 : lượng xăng cung cấp tương ứng đến từng trạm phải đúng theo yêu cầu $E$14 :$E$15<=$E$5 :$E$6 : lượng xăng cung cấp của các kho phải nhỏ hơn hay bằng lượng dữ trữ cuả mỗi kho. 74
7.3 Bài toán vận tải 7.3 Bài toán vận tải Bước 4: Sử dụng Solver để tìm phương án tối ưu Kết quả: 648 đơn vị tiền tệ sẽ là chi phí nhỏ nhất, với phương án vận chuyển tối ưu X11=10, X12=4 ; X13=8 ; X21=0 ; X22= 8 ; X23=0 Nội dung 1. Nhóm hàm tính khấu hao Chương III: 2. Nhóm hàm tính vốn và lãi xuất CÁC HÀM TÀI CHÍNH 75
3.1 Tính theo phương pháp kết toán giảm nhanh DB (Declining Balance Method) Giá trị khấu hao = (Nguyên Giá – Giá trị KH luỹ kế)*tỷ lệ KH. Tỷ lệ KH = 1 – ((Salvage/cost)^(1/ Life)) 1- Nhóm hàm tính khấu hao Đối với năm đầu tiên, giá trị khấu hao được tính: Cost*Rate*Month/12 Đối với năm cuối, giá trị khấu hao được tính: (Nguyên Giá – Giá trị Kh luỹ kế)*tỷ lệ KH*(12-Month)/12 3.1 DB (Declining Balance) 3.1 DB (Declining Balance) Sử đụng hàm DB của Excel = DB(cost, salvage, life, period, month) Trong đó  Cost : Giá trị ban đầu của tài sản.  Salvage: Giá trị cuối cùng của tài sản (giá thanh lí)  Life: Thời gian sống của tài sản  Period : Thời điểm tính khấu hao (phải tính cùng đơn vị với Life).  Month : Số tháng còn lại trong năm đầu tiên. Nếu bỏ trống, máy tự lấy là 12. 76
3.2 Tính theo phương pháp kết toán giảm nhanh kép DDB (Double Declining Balance Method) 3.2 DDB (double-declining balance)  Có những thiết bị mà giá trị sử dụng giảm rất nhanh Cú pháp: theo thời gian để số khấu hao hàng năm phù hợp với DDB(cost,salvage,life,period,factor) giá trị tương ứng của thiết bị người ta tăng tỷ lệ khấu Cost Giá trị ban đầu của tài sản. hao rate Salvage Giá trị cuối cùng của tài sản (giá thanh lí) Việc tính toán khấu hao theo phương pháp kế toán giảm nhanh kép ta dùng hàm DDB trong Excel để giải Life Thời gian sống của tài sản quyết Period Thời điểm tính khấu hao (phải tính cùng đơn DDB Tính khấu hao cho một TSCĐ theo phương pháp vị với Life). tỷ lệ giảm dần (số dư giảm gấp đôi hay một tỷ lệ giảm Factor Là tốc độ khấu hao, nếu bỏ trống được hiểu khác do yêu cầu quản lý có thể được lựa chọn). là 2 3.3 Tính theo phương pháp trải đều trong một khoản 3.2 DDB (double-declining balance) thời gian xác định. SLN (Straight Line depreciation) Việc tính toán khấu hao theo phương pháp đường thẳng khá đơn giản ta có thể tính toán trực tiếp hoặc dùng hàm SLN (Straight Line) trong Excel để giải quyết. Công thức SLN(cost,salvage,life) Cost Giá trị ban đầu của tài sản. Salvage Giá trị cuối cùng của tài sản (giá thanh lí) Life Thời gian sống của tài sản 77
3.4 Tính theo phương pháp tổng số năm sử dụng 3.3 SLN (Straight Line depreciation) SYD (sum-of-years' digits depreciation) Ý nghĩa: tính tổng khấu hao hàng năm của một TSCĐ trong một khoản thời gian xác định. Công thức SYD(cost,salvage,life, period) Cost Giá trị ban đầu của tài sản. Salvage Giá trị cuối cùng của tài sản (giá thanh lí) Life Thời gian sống của tài sản 3.4 Tính theo phương pháp tổng số năm sử dụng 3.5 VDB (variable declining balance) SYD (sum-of-years' digits depreciation) Trả về khấu hao của tài sản ở một khoảng thời gian . Công thức VDB(cost, salvage, life, start_period, end_period, [factor], [no_switch]) Cost : Giá trị ban đầu của tài sản Salvage : Giá trị thu hồi được của tài sản (hay là giá trị của tài sản sau khi khấu hao) Life : Số kỳ tính khấu hao (hay còn gọi là hạn sử dụng của tài sản). 78
3.5 VDB (variable declining balance) 3.5 VDB (variable declining balance) VDB(cost, salvage, life, start_period, end_period, VDB(cost, salvage, life, start_period, end_period, [factor], [no_switch]) [factor], [no_switch]) No_switch : Một giá trị logic cho biết có chuyển qua Start_period : Kỳ đầu tiên muốn tính khấu hao ( phải sử phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng (straight- dụng cùng một đơn vị tính toán với Life). line depreciation method) không, khi độ khấu hao lớn End_period : Kỳ cuối cùng muốn tính khấu (phải sử hơn độ giảm dần số dư. Mặc định là FALSE. dụng cùng một đơn vị tính toán với Life). = TRUE : Excel sẽ không sử dụng phương pháp tính khấu Factor : Tỷ lệ để giảm dần số dư (nếu bỏ qua, mặc định hao theo đường thẳng, ngay cả khi độ khấu hao lớn hơn độ là 2, tức sử dụng phương pháp số dư giảm dần kép). Để giảm dần số dư. biết thêm về phương pháp số dư giảm dần kép, xem hàm = FALSE : Khi độ khấu hao lớn hơn độ giảm dần số dư, DDB(). Excel sẽ tự động chuyển sang sử dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. 3.5 VDB (variable declining balance) 3.5 VDB (variable declining balance) Ví dụ: Với một tài sản có giá trị khi mua vào là Ví dụ: Với một tài sản có giá trị khi mua vào là $2,400, giá trị thu hồi được của sản phẩm khi hết hạn $2,400, giá trị thu hồi được của sản phẩm khi hết hạn sử dụng là $300, hạn sử dụng là 10 năm, và được sử sử dụng là $300, hạn sử dụng là 10 năm, và được sử dụng trong nhiều kỳ, ta có những các tính khấu hao dụng trong nhiều kỳ, ta có những các tính khấu hao theo từng khoảng thời gian như sau: theo từng khoảng thời gian như sau: Khấu hao cho ngày đầu tiên, dùng phương pháp số dư Khấu hao năm đầu tiên, dùng phương pháp số dư giảm dần kép: giảm dần kép: = VDB(2400, 300, 10*365, 0, 1) = $1.32 = VDB(2400, 300, 10, 0, 1) = $480 Khấu hao tháng đầu tiên, dùng phương pháp số dư giảm dần kép: = VDB(2400, 300, 10*12, 0, 1) = $40 79
3.5 VDB (variable declining balance) Ví dụ: Với một tài sản có giá trị khi mua vào là $2,400, giá trị thu hồi được của sản phẩm khi hết hạn sử dụng là $300, hạn sử dụng là 10 năm, và được sử dụng trong nhiều kỳ, ta có những các tính khấu hao theo từng khoảng thời gian như sau: Khấu hao giữa tháng thứ 6 và tháng thứ 18, dùng factor = 1.5 thay cho phương pháp số dư giảm dần  Qua ví dụ trên ta thấy, hàm VDB() chỉ hơn hàm DDB() ở chỗ kép: VBD() tính được khấu hao từ một kỳ nào đó đến một kỳ nào đó (xem lại các ví dụ của hàm DDB). Còn nếu tính khấu hao tại = VDB(2400, 300, 10*12, 6, 18, 1.5) = $311.81 một kỳ (tháng thứ nhất, năm thứ hai, v.v ) thì VBD() cho ra kết quả tương tự DDB(). 1. PV (present value ) Trả về giá trị hiện tại của vốn đầu tư, giá trị hiện tại là giá trị ban đầu tham gia vào đầu tư. Công thức PV(rate, nper, pmt, fv, type) 2- Nhóm hàm tính vốn và lãi suất Rate Lãi xuất. Nper Thời gian đầu tư Pmt Tiền thêm vào (dương) hay lấy ra (âm) mỗi kỳ Fv Giá trị đạt được trong tương lai (giá trị âm) Type 1 thực hiện đầu kỳ, 0 thực hiện cuối kỳ 80
1. PV (present value ) 2. FV (future value ) Để có 100 đồng sau 10 tháng gửi tiết kiệm, lãi xuất 1% tháng, mỗi tháng Trả về giá trị sau này của vốn đầu tư, giá trị sau này rút bớt 6 đồng thì ban đầu phải gởi bao nhiêu. là giá trị đạt được sau khi tham gia vào đầu tư.  =PV(1%,10,-6,-100,0) (=147.36) Công thức FV(rate, nper, pmt, pv, type) Nếu không rút bớt 6 đồng  Rate Lãi xuất.  =PV(1%,10,0,-100,0) (=90.53)  Nper Thời gian đầu tư  Pmt Tiền thêm vào (âm) hay lấy ra (dương) Nếu thêm vào 6 đồng mỗi kỳ  =PV(1%,10,6,-100,0) (=33.70)  Pv Giá trị đầu tư ban đầu (giá trị âm)  Type 1 thực hiện đầu kỳ, 0 thực hiện cuối kỳ 2. FV (future value ) 3. PMT (payment ) GửiGởi100100đồngđồngtiếttiếtkiệm,kiệm,lãi xuấtlãi 1xuất% tháng,1%mỗitháng,thángmỗirút bớttháng6 đồngrút. Sau 10 tháng thì được bao nhiêu. Trả về tiền thêm vào (dương) hay rút ra (âm) bớt 6 đồng, sau 10 tháng được bao nhiêu. mỗi kỳ.  =FV(1%,10,6,-100,0) (=47.69) Công thức PMT(rate, nper, pv, fv, type) Nếu không rút bớt 6 đồng  Rate Lãi xuất.  =FV(1%,10,0,-100,0) (=110.46)  Nper Thời gian đầu tư Nếu thêm vào 6 đồng  Pv Tiền ban đầu (giá trị dương)  Fv Giá trị đạt được trong tương lai (giá trị âm)  =FV(1%,10,-6,-100,0) (=173.24)  Type 1 thực hiện đầu kỳ, 0 thực hiện cuối kỳ 81
3. PMT (payment ) 4. NPER (number of periods ) Gởi 100 đồng, lãi xuất 1% tháng, sau 10 tháng đạt được 185 Trả về thời gian đầu tư. đồng, thì mỗi tháng phải gởi bao nhiêu. Công thức NPER(rate, pmt, pv, fv, type) =PMT(1%,10,100,-185,0) (=7.12)  Rate Lãi xuất.  Pmt Tiền thêm vào (dương) hay lấy ra (âm) mỗi kỳ Gởi 100 đồng, lãi xuất 1% tháng, sau 10 tháng đạt được 45  Pv Giá trị ban đầu (giá trị dương) đồng, thì mỗi tháng rút ra bao nhiêu.  Fv Giá trị đạt được trong tương lai (giá trị âm)  Type 1 thực hiện đầu kỳ, 0 thực hiện cuối kỳ =PMT(1%,10,100,-45,0) (=-6.26) 4. NPER (number of periods ) 6. RATE Gởi 100 đồng sau thời gian bao lâu ta được 40 đồng với lãi Trả về lãi xuất đầu tư. xuất 1% tháng, mỗi tháng rút bớt 6 đồng. Công thức RATE(nper, pmt, pv, fv, type) =NPER(1%,-6,100,-40,0) (=11)  Nper Thời gian đầu tư Gởi 100 đồng sau thời gian bao lâu ta được 180 đồng với lãi xuất 1%  Pmt Tiền thêm vào (dương) hay lấy ra (âm) tháng, mỗi tháng thêm vào 6 đồng. mỗi kỳ  Pv Giá trị ban đầu (giá trị dương) =NPER(1%,6,100,-180,0) (=11)  Fv Giá trị đạt được trong tương lai (giá trị âm) Nếu không thêm 6 đồng  Type 1 thực hiện đầu kỳ, 0 thực hiện cuối kỳ =NPER(1%,0,100,-180,0) (=59) 82
6. RATE 7. IPMT (interest payment ) Để có 180 đồng sau 10 tháng gửi tiết kiệm với ban đầu là 100 đồng, mỗi Trả về giá trị tiền lãi của từng thời điểm. tháng rút bớt 6 đồng thì lãi xuất /tháng phải là bao nhiêu. Công thức IPMT(rate,per,nper,pv,fv,type) =RATE(10,-6,100,-180,0) (=11%)  Rate Lãi xuất. Nếu không rút bớt 6 đồng  Per Thời điểm cần tính  =RATE(10,0,100,-180,0) (=6%)  Nper Thời gian đầu tư Nếu thêm vào 6 đồng  Pv Giá trị ban đầu (giá trị âm)  Fv Giá trị đạt được trong tương lai  =RATE(10,6,100,-180,0) (=1%)  Type 1 thực hiện đầu kỳ, 0 thực hiện cuối kỳ 7. IPMT (interest payment ) 8.IRR (internal rate of return ) Gởi 100 đồng sau 10 tháng gửi tiết kiệm ta thu được 110 đồng, lãi xuất 1% tháng, Tính tiền lãi mỗi tháng. Trả về tỷ lệ hòan vốn (lãi xuất nội) của một chuỗi các giá trị tiền thu được. =IPMT(1%,1,10,-100,110) (=1.00) Công thức IRR(values,guess) =IPMT(1%,2,10,-100,110) (=1.01)  Values Chuỗi các giá trị (phải có ít nhất 1 giá trị =IPMT(1%,3,10,-100,110) (=1.02) dương và 1 giá trị âm =IPMT(1%,4,10,-100,110) (=1.03)  Guess Tỷ lệ ước chừng, có thể bỏ trống phần này =IPMT(1%,5,10,-100,110) (=1.04) =IPMT(1%,6,10,-100,110) (=1.05) =IPMT(1%,7,10,-100,110) (=1.06) 83
8.IRR (internal rate of return ) 9.NPV (net present value ) Ta có giá trị ban đầu là -70000 đồng, sau mỗi năm thu được lãi lần lượt là 12000, 15000, 18000, 21000, 26000. Tính tỷ lệ hoàn vốn. Trả về giá trị ròng hiện tại của vốn đầu tư khi biết lãi suất chiết khấu và các khoản thanh toán (giá trị âm) hoặc thu nhập (giá trị dương) trong tương lai Công thức NPV(rate,value1,value2, )  Rate Lãi xuất.  Value1 Giá trị thu được  Value2 Giá trị thu được 9.NPV (net present value ) Chương 4 CHUẨN BỊ VÀ TRÌNH BÀY DỰ ÁN KINH DOANH =NPV(A3, A4, A5, A6, A7) (1,188.44) 84
Cách viết kế hoạch kinh doanh Khi bạn có ý định khởi nghiệp, cho dù ý định đó nhỏ hay lớn thì bước đầu tiên bạn cần phải làm. 1. CHUẨN BỊ NỘI DUNG Đó là viết kế họach kinh doanh của bạn ra giấy nếu bạn muốn thành công. Tại sao phải viết kế hoạch kinh doanh? Tại sao phải viết kế hoạch kinh doanh? Khi nảy sinh ý định kinh doanh và bắt đầu khởi Thời gian đầu là khoảng thời gian những nhà nghiệp người ta thường chỉ nghĩ đến các ý kinh doanh mới này là những người muốn đưa tưởng kinh doanh mới mà không suy nghĩ một ý tưởng kinh doanh vào thị trường một cách cách đầy đủ, chi tiết, nghiên cứu và đánh giá nhanh chóng vì cho rằng cánh cửa cơ hội sẽ chỉ tiềm năng cũng như những khó khăn, rủi ro của có trong một thời gian rất ngắn và đôi khi họ dự án. thiếu kinh nghiệm cũng như sự nghiêm túc trong kinh doanh. 85
Tại sao phải viết kế hoạch kinh doanh? Tại sao phải viết kế hoạch kinh doanh? Do đó, họ thường bỏ qua giai đoạn nghiên cứu Thiếu những kế hoạch và nghiên cứu là một và lập một kế hoạch chiến lược cho ý tưởng, dự đoán khó khăn để đối phó với những rào cản có trong những nguyên nhân cơ bản nhất làm thể gặp phải. những nhà kinh doanh bị thất bại trong những Một nhà kinh doanh khôn ngoan hiểu rõ tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Những kế năm đầu của quá trình hoạt động. Và nếu bạn hoạch sẽ cho biết dự án có đi đến thành công dành thời gian để viết kế hoạch kinh doanh hay không. trước khi bắt đầu, thì những thất bại sẽ khó xảy ra. Cấu trúc của một kế hoạch kinh doanh 1. Trang bìa Kế hoạch kinh doanh nên được viết một cách Hãy tạo một trang bìa thật đơn giản, bao gồm tên, địa logic để người đọc có thể theo dõi và biết được chỉ, số điện thoại, số fax với mã vùng và địa chỉ email của công ty bạn. Tốt nhất là để hình ảnh sản phẩm những gì họ có thể đọc tiếp theo. Dưới đây sẽ hoặc nếu doanh nghiệp kinh doanh về dịch vụ hãy để trình bày cấu trúc nên có của một bản kế hoạch logo của bạn lên trang bìa. kinh doanh. 86
2. Mục lục 3. Tóm tắt dự án Mục lục rất quan trọng để giúp tìm kiếm thông Phần tóm tắt dự án là một trong những phần tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Thông quan trọng nhất của một kế hoạch kinh doanh. thường người ta không chú ý đến phần này, Đây cũng là một bản kế hoạch kinh doanh hoặc nếu có làm thì cũng làm sơ sài và hay nhỏ được nói một cách thuyết phục trong hai quên đánh số trang. trang giấy. 3. Tóm tắt dự án 4. Kế hoạch quản lý và tổ chức Hầu hết những nhà kinh doanh thành công đều có Một trong những việc quan trọng nhất là tổ những bản tóm tắt rõ ràng và súc tích về những chức: Ai sẽ làm tốt những công việc được mô nội dung kinh doanh cơ bản của họ. Nếu một người cảm thấy khó để nói chính xác tả trong bản kế hoạch, ai sẽ là người quản lý những dự định mà họ sẽ làm, đó là dấu hiệu cho đội, nhóm? Thành công của dự án phần lớn là thấy họ chưa xác định một cách chính xác mục từ người khởi đầu. tiêu cũng như chưa sẵn sàng tham gia vào công việc. 87
4. Kế hoạch quản lý và tổ chức 5. Kế hoạch sản phẩm/dịch vụ Nhưng họ sẽ không làm một mình mà cần nhiều người Sản phẩm/dịch vụ sẽ kinh doanh cũng phải được đề cập đến trong bản kế hoạch. Nên giải thích tham gia vào dự án. Và họ phải tự tin rằng người quản những chi tiết của sản phẩm, tuy nhiên nên tránh lý được chọn có thể làm được những điều mà người sa đà vào những thông tin chi tiết về kỹ thuật. kinh doanh dự định. Những thông tin này có thể cung cấp trong phần Bạn cũng cần phải suy nghĩ đến vấn đề này trước khi phụ lục của kế hoạch kinh doanh. Trong phần này bạn cũng cần phải khẳng định được sản phẩm hay bắt tay vào khởi nghiệp bằng việc phác thảo rõ ràng dịch vụ của mình khả thi và sẵn sàng để kinh trong bản kế hoạch kinh doanh của mình. doanh. 6. Kế hoạch marketing 6. Kế hoạch marketing Trong kế hoạch kinh doanh nên viết một cách chi Kế hoạch marketing nên bao gồm: tiết và chính xác những gì mà công ty sẽ làm để . Phân khúc thị trường nào công ty sẽ phục bán sản phẩm của mình. vụ? Công ty sẽ sử dụng kênh phân phối nào? Kế hoạch marketing nên bao gồm: Đây là phần rất quan trọng bởi vì phân phối . Mục tiêu marketing là gì? là trở ngại chính để sản phẩm đi đến thị . Kế hoạch tổng quát để đưa sản phẩm ra thị trường. Ai sẽ là người cung cấp hàng hóa ra trường; Ai là khách hàng mục tiêu? ngoài? 88
6. Kế hoạch marketing 6. Kế hoạch marketing Kế hoạch marketing nên bao gồm: Kế hoạch marketing nên bao gồm: . Kế hoạch xúc tiến cho hoạt động kinh doanh . Ai sẽ là đối thủ cạnh tranh? Đây là điều quan là gì? trọng để nhận biết một cách chính xác những công ty mới sẽ cạnh tranh với mỗi đối thủ • Quảng cáo như thế nào. • Quan hệ công chúng . Thị trường sẽ trả bao nhiêu cho sản phẩm • Hội chợ thương mại và những hoạt động hay dịch vụ của công ty? khác cũng phải được lên kế hoạch. . Giá trị gia tăng gì công ty dành cho khách hàng? 7. Kế hoạch tài chính 8. Kế hoạch hệ thống quản lý và điều hành Không thể có được kế hoạch tài chính khi tất cả Những nhà kinh doanh mới phải hiểu rõ tầm quan những kế hoạch khác chưa được trình bày rõ ràng vì trọng của hệ thống quản lý và điều hành để chắc chắn tổng số tiền phải dựa trên những kế hoạch mà bạn dự định làm. rằng mọi việc phải được diễn ra như dự tính. Khi một Trong bản kế hoạch kinh doanh của mình, bạn cần công ty nhận đơn đặt hàng, nó cần sự vận động của tất phải dự đoán được bao nhiêu tiền sẽ cần để đầu tư. cả các hoạt động. Bạn cần phải hoạch định tài chính cho từng giai Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên trình bày đoạn phát triển của công ty từ ý tưởng, bắt đầu, phát triển đến bão hòa và giai đoạn cuối là sáng kiến mới mình sẽ thiết kế và thực hiện hệ thống quản lý và hay suy thoái. điều hành như thế nào. 89
9. Kế hoạch phát triển 10. Phụ lục Trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty bạn Tất cả những tài liệu hỗ trợ nên để ở phần phụ lục để nên tiếp tục mở rộng kế hoạch kinh doanh. Vì thế cần kế hoạch kinh doanh trở nên gọn gàng. phải dự đoán và hoạch định những sản phẩm/dịch vụ Phụ lục có chiều dài dựa trên tổng số thông tin chi tiết cần có để hỗ trợ cho kế hoạch kinh doanh. nào có khả năng mở rộng? Nếu phần phụ lục quá dài, có thể chia ra thành một tài . Những thị trường nào khác sẽ phục vụ? liệu riêng. . Hoặc bạn định mở thêm văn phòng, chi nhánh ở Nên có bản mục lục của phụ lục để có thể dễ dàng tìm đâu? những thông tin đặc biệt. Chuẩn bị cho một bài thuyết trình Bất kể công việc của chúng ta là gì, sớm hay 2. CHUẨN BỊ BẢNG THUYẾT TRÌNH muộn gì chúng ta cũng sẽ phải thực hiện một bài thuyết trình. 3. TRÌNH BÀY DỰ ÁN Nếu chúng ta thăng tiến trong sự nghiệp thì, đến một vị trí nào đó, chúng ta sẽ quản lý một 4. IN ẤN TÀI LIỆU nhóm, cập nhật thông tin của dự án, thuyết trình trước một cuộc họp ban quản trị, đào tạo cho các khách hàng hoặc đồng nghiệp, hoặc trình bày bất kỳ một bài thuyết trình nào khác trong công việc. 90
Chuẩn bị cho một bài thuyết trình 1. Khán giả là ai? Để lên kế hoạch một bài thuyết trình hiệu quả, Rất khó để thỏa mãn những mong đợi chưa biết trước tiên bạn phải giải quyết được: của một khán giả vì việc đó giống như đánh . Khán giả là ai? trúng một mục tiêu vô hình. Việc này có thể thực hiện được nhưng nó là . Mục đích gì? một cách may rủi để tìm kiếm thành công. . Thông điệp gì? 1. Khán giả là ai? 1. Khán giả là ai? Một phần của quá trình chuẩn bị là nghiên cứu để thu Một phần của quá trình chuẩn bị là nghiên cứu để thập các thông tin sau đây về khán giả. Kiến thức: thu thập các thông tin sau đây về khán giả. Một sự cân nhắc rõ ràng về mức độ hiểu biết của khán giả mà hầu hết những người thuyết trình quan tâm là: Chuyên môn: Trình độ tay nghề của khán giả “khán giả nắm được nhiều kiến thức hơn lượng thông tin cũng rất quan trọng vì nó có thể xác định vị trí tôi chuẩn bị không?” Đây là một mối quan tâm ít quan trọng vì chính các mối quan tâm ấy sẽ khuyến khích sự vấn đề mà chúng ta muốn đề cập. chuẩn bị kỹ lưỡng cho bài thuyết trình. Vì vậy vấn đề quan trọng hơn là sự nguy hiểm của việc đánh giá quá cao kiến thức của khán giả. 91
1. Khán giả là ai? 2. Mục đích là gì? Kinh nghiệm: Một bài thuyết trình chỉ có một số mục đích. Sau đây Sự cân nhắc này không chỉ ở việc khán giả đã có bao nhiêu kinh nghiệm mà còn kinh nghiệm ở những mức độ là những mục đích thường thấy nhất. nào và trong những môi trường như thế nào. Kinh Thông báo: nghiệm trong phòng thí nghiệm thì khác biệt đáng kể so với kinh nghiệm trong thực tiễn. Một mục đích hợp lý để giao tiếp là trình bày thông tin Thành kiến: để làm sáng tỏ các vấn đề cho thính giả. Hình thức Nếu chúng ta có thể xác định được những thành kiến của khán giả, chúng ta có thể xác định điểm bắt đầu của họ thuyết trình này tập trung vào sự rõ ràng và hiểu biết. Nó và một số điểm cần tránh. định nghĩa “đây là cái gì?” hoặc “đây là cách thực hiện”. 2. Mục đích là gì? 2. Mục đích là gì? Thuyết phục hoặc gây ấn tượng: Thuyết phục để hành động: Người thuyết trình thường có công việc là thuyết Một khi tin chắc cái gì là đúng hoặc có giá trị, tôi phục hoặc gây ấn tượng những người khác về có thể bị thuyết phục để có một hành động cụ thể. tầm quan trọng của cái gì đó. Tôi cần có ấn tượng Làm cho người khác tin thường đi trước thuyết với giá trị hoặc tầm quan trọng của cái gì đó phục. Là một nhà lãnh đạo ngày nay điều quan trước khi tôi bị thuyết phục sẽ làm bất cứ điều gì trọng là có ảnh hưởng trong việc thúc đẩy những khác biệt hơn so với việc tôi đang làm ngay bây khác hành động. giờ. 92
2. Mục đích là gì? 3. Thông điệp là gì? Giải trí: Dường như không cần thiết lắm để nói về tầm quan Nếu khôn ngoan, mỗi bài thuyết trình nên kèm trọng của việc có một thông điệp, nhưng không may thay là đôi khi các bài thuyết trình lại không có thông theo giải trí. Để khán giả ở trong trạng thái thuận điệp hoặc ít nhất là không dễ dàng phát hiện ra thông lợi về tinh thần và dễ dàng bị thuyết phục, được điệp. khai thông hay được truyền động lực, họ cần phải Hoặc là các bài thuyết trình được chuẩn bị để lấp đầy được giải trí. Giải trí không nhất thiết phải dựa thời gian hoặc có quá nhiều thông điệp đan xen trong trên sự hài hước mặc dù điều này chiếm một bài thuyết trình đến nỗi không thể để xác định bất cứ phần lớn. Hiểu theo nghĩa rộng, để tiêu khiển một điều đáng chú ý. Biết được thông điệp là gì và giữ nó khán giả là làm cho họ hài lòng họ có ở đó và hài trong tâm trí trong suốt cả buổi thuyết trình để bài lòng rằng chúng ta chính là những người thuyết thuyết trình có thể được theo dõi. trình. CHUẨN BỊ BẢNG THUYẾT TRÌNH 1. Làm quen4 với MS PowerPoint 1. Làm quen với PowerPoint 2. Slide design (templates, color, animation) 3. Slide Transition 4. Slide Layout 1 2 5. Slide Master 3 6. Thao tác với các Slide 7. Thiết kế trên Slide 8. Tạo hiệu ứng cho Object 9. Lưu ý khi thiết kế slide 10. Đóng gói file PowerPoint 5 93
1. Làm quen với MS PowerPoint 1. Làm quen với MS PowerPoint 1: Chế độ Thumbnails của các slide giúp chúng ta 3: Vùng của cửa sổ Task pane, hỗ trợ chúng ta hoàn thuận lợi trong một số thao tác thành các tác vụ: . Di chuyển đến các slide . Tạo mới một tài liệu trình diễn . Chọn kiểu mẫu sắp xếp (layout) các đối tượng trên slide . Sao chép các slide (copy) . Chọn mẫu thiết kế sẵn (design template) . Di chuyển slide (move) . Chọn kiểu mẫu phối màu sẵn (color scheme) . Nhân bản slide (Duplicate) . Chọn kiểu mẫu hiệu ứng (animation scheme) . Có một cái nhìn tổng thể về các slide trong file trình . Tạo một tùy chỉnh hiệu ứng (custom animation) chiếu . Thiết lập hiệu ứng chuyển trang (slide transitions) 2: Vùng dành cho việc thiết kế slide, khi ta chọn . Tìm kiếm sự trợ giúp vào một thumbnails ở vùng 1 thì nội dung của . Quản lý Clipboard slide này sẽ được thể hiện ở vùng này . 1. Làm quen với MS PowerPoint 1. Làm quen với MS PowerPoint Cửa sổ Task pane 4: Vùng này thường chứa thanh công cụ chuẩn Cửa sổ task pane đang ở (standard) và thanh định dạng (formatting), trạng thái làm việc với tác các thanh này có công dụng giống như trong vụ Slide Layout Microsoft Word Tại một thời điểm ta chỉ 5: Vùng này thường chứa thanh công cụ vẽ làm việc được với một tác (Drawing), thanh này cũng cung cấp cho ta vụ trên của sổ này các công cụ dùng để vẽ giống như trong Microsoft Word 94
1. Làm quen với MS PowerPoint 1. Làm quen với MS PowerPoint Hiển thị và ẩn các thanh trong các vùng 1, 2, 3, 4, 5 Hiển thị và ẩn các thanh trong các vùng 1, 2, 3, 4, 5  Thao tác đóng mở các 4 1, 2 :View Normal , vùng làm việc đã nêu ở trên bằng cách chọn hoặc Slide sorter , Notes Page bỏ chọn vào các vùng 3 : View ToolBars được đóng khung trong TaskPane hình bên 2 1 3 4 : View ToolBars  Có thể di chuyển các thanh Standard, Formatting công cụ được hiển thị đến các vị trí phù hợp với thói 5 : View ToolBars quen của chúng ta Drawing 5 1. Làm quen với MS PowerPoint 2. Slide design Cấu trúc của một file PowerPoint Design templates •Nền của Slide: Màu đơn, màu có Tạo file mới từ design templates hiệu ứng, hình ảnh PowerPoint . Hiển thị thanh task pane (Ctrl + F1) •Các Object: textbox, picture, . Mở menu của task pane chọn New Presentation autosharp, clipart, wordart, sound, video, . From design template . Chọn template tương ứng có trong cửa sổ task pane Ngoài ra ta có thể chọn các file template khác bằng cách bấm vào link Browse ở cuối của cửa sổ task pane *.ppt, *.pps Slides này.(xem hình ở slide kế tiếp) 95
2. Slide design 2. Slide design Design templates Design templates Lưu ý khi chọn Color Schemes Chọn Design Templates, Color . Bấm vào mũi tên của một Color Schemes, Animation Schemes cho Schemes ưa thích như hình bên slide . Chọn phạm vi áp dụng trên menu . Hiển thị Task pane tương ứng . Chọn Slide Design • Apply to All Slides (áp dụng biểu . Chọn tác vụ tương ứng màu này cho tất cả các slide) • Design Templates • Apply to Selected Slides (áp dụng • Color Schemes biểu màu này cho slide hiện tại) • Animation Schemes • Show Large Previews (hiển thị chế độ xem trước của biểu màu lớn) 3. Slide transition 4. Slide layout Hiệu ứng chuyển slide Mẫu sắp đặt các đối tượng trên slide Hiển thị thanh task pane Hiển thị thanh task pane (Ctrl + F1) (Ctrl + F1) Chọn tác vụ Slide Transition Chọn tác vụ Slide Layout Chọn hiệu ứng chuyển slide Chọn Layout trong cửa sổ phù cho slide hiện tại hợp với nhu cầu thiết kế slide • Chọn dấu kiểm Automatically after và điền vào số phút để file có thể chạy một cách tự động Lưu ý: Layout được chọn sẽ áp dụng • Bấm vào nút Apply to All Slides để cho slide hiện hành áp dụng cho tất cả slide trong file trình chiếu 96
5. Slide Master 5. Slide Master Slide chủ Làm việc với Slide chủ Tất cả các slide được tạo mới trong bài trình diễn  View Master đều dựa vào một slide chủ Slide Master Khi ta định dạng trên slide này thì việc định dạng  Thực hiện định dạng trên Slide Master tương tự như trên slide đó sẽ được áp dụng cho tất cả các slide sinh ra từ bình thường nó Khi ta tạo mới một bài trình diễn mặc định có hai Slide Master 6. Thao tác với các Slide 6. Thao tác với các Slide Thêm slide mới Thêm slide mới Insert New slide Xóa slide Sao chép slide Click phải lên khung Nhân bản số 1 rồi chọn New Đổi chổ slide Slide Giấu slide Ctrl + M Chèn thêm slide từ file powerpoint khác 97
6. Thao tác với các Slide 6. Thao tác với các Slide Xóa slide Sao chép slide (copy)  Chọn 1 hoặc nhiều slide cần Chọn 1 hoặc nhiều slide sao chép cần xóa ở vùng số 1  Copy . Click lên slide vùng số 1 . Click phải lên các slide đã chọn bấm copy . Click kết hợp phím Ctrl . Edit Copy hoặc Shift . Ctrl + C Xóa slide  Paste (dán) . Click phải lên vị trí cần dán ở . Bấm phím delete vùng 1 Paste . Click phải lên những . Đến vị trí cần dán và bấm slide đã chọn delete • Ctrl + V slide • Edit Paste 6. Thao tác với các Slide 6. Thao tác với các Slide Nhân bản slide (Duplicate) Đổi chổ slide Nhằm mục đích thay đổi thứ tự trình chiếu của các Chọn các slide cần nhân bản slide (slide được chiếu theo thứ tự từ trên xuống Nhân bản slide dưới) . Ctrl + D Chọn 1 hoặc nhiều slide trong vùng số 1  . Edit Duplicate Slide Đổi chổ . Kéo các slide đã chọn đến vị trí mới . Insert Duplicate Slide . Cắt và dán • Cắt: Ctrl + X • Đến vị trí cần dán • Dán: Ctrl + V 98
6. Thao tác với các Slide 6. Thao tác với các Slide Giấu slide Chèn slide từ file powerpoint khác Slide bị giấu vẫn tồn tại Để con trỏ tại nơi cần trong tập tin nhưng không chèn xuất hiện khi trình chiếu Insert Slides from Cách giấu files . Chọn 1 hoặc nhiều slide cần Bấm Browse để chọn giấu file . Click phải lên các slide đã chọn Hide Chọn slide cần chèn và bấm Insert để chèn, hoặc Hiển thị trở lại: Click phải bấm Insert All để chèn lên slide ẩn Hide tất cả 7. Thiết kế trên Slide 7. Thiết kế trên Slide Thiết lập nền cho slide Thiết lập nền cho slide Format Background Chọn nền Chèn các Object . Chọn màu trực tiếp trên khung . More Colors để chọn các màu Một số thao tác cơ bản trên Object khác . Fill Effects để chọn màu có Sắp xếp thứ tự trên dưới cho các Object hiệu ứng hoặc chọn hình cho nền Áp dụng . Apply: chỉ áp dụng cho slide hiện tại . Apply to All: áp dụng cho tất cả các slide trong file trình diễn 99
7. Thiết kế trên Slide 7. Thiết kế trên Slide Chèn các Object Một số thao tác cơ bản trên Object Để chèn các Object vào Chọn Object trong slide ta có thể sử Thực hiện thao tác dụng thanh Drawing trong . Tạo khung, màu nền: Click phải lên Object Format vùng số 5 hoặc vào menu Color and Line Insert • Line: chọn khung cho đối tượng Việc chèn các Object vào • Fill: chọn nền cho đối tượng slide được thực hiện tương . Tạo bóng 2 chiều: Click vào biểu tượng Shadow Style tự trong Microsoft Word . Tạo hình ảnh 3 chiều: Click lên biểu tượng 3-D Style . Quay, lật: Click lên menu Draw trên thanh Drawing Rotate or Flip 7. Thiết kế trên Slide 8. Tạo hiệu ứng cho Object Sắp xếp thứ tự trên, dưới cho các Object Để tạo hiệu ứng trình bày cho Object: menu Slide Click phải lên đối tượng Order Show chọn Custom Amination rồi click chọn mục Add Effect ở cửa sổ phải Chọn hành động . Bring to Front: Lên phía Hiệu ứng vào (Entrance) trước Hiệu ứng ra (Exit) . Send to Back: Gởi xuống phía sau Hiệu ứng nhấn mạnh (Emphasis) . Bring Forward: Lên mặt Hiệu ứng di chuyển (Motion Paths) phẳng kế tiếp . Send Backward: Xuống mặt phẳng kế tiếp 100
8. Tạo hiệu ứng cho Object 8. Tạo hiệu ứng cho Object Các loại hiệu ứng Hiệu ứng vào: xãy ra khi đối tượng vào slide Khi tạo slide mà không có các hiệu ứng cho Hiệu ứng ra: xãy ra khi đối tượng ra khỏi slide đối tượng thì mặc nhiên các đối tượng sẽ Hiệu ứng nhấn mạnh: giúp chúng ta gây sự chú ý được trình bày trên slide lúc slide được trình của người theo dõi đến đối tượng chiếu. Hiệu ứng di chuyển: giúp chúng ta di chuyển đối Việc tạo hiệu ứng cho các đối tượng nhằm tượng theo một đường theo ý muốn mục tiêu hỗ trợ trình bày chính xác ý tưởng của mình 9. Lưu ý khi thiết kế slide 10. Đóng gói file PowerPoint Slide không đạt yêu cầu ? Lợi ích của việc đóng gói Tiêu Màu nền Tránh trường hợp các liên kết bị sai đường dẫn đề quá xao Các file âm thanh, video được copy kèm theo, quá lãng, khó đảm bảo sự hoạt động của file trình diễn nhỏ nhìn Đảm bảo việc trình chiếu được khi trên máy tính Chữ nhỏ khác không cài đặt phần mềm PowerPoint Văn bản và khó đè lên đọc nhau và định dạng Clip art quá lớn, chỉ cần 1 hình cái không hài hòa bánh là đủ 101
10. Đóng gói file PowerPoint 10. Đóng gói file PowerPoint Cách thức đóng gói Cách thức đóng gói File Package for CD 10. Đóng gói file PowerPoint 10. Đóng gói file PowerPoint Cách thức đóng gói Cách thức đóng gói 102
PHỤ LỤC PHỤ LỤC Theo trình hỗ trợ, chúng ta có cửa sổ sau, click next Chúng ta có thể dùng tiếp tục chức năng wizard của PowerPoint để tận dụng sẳn các hiệu ứng và các cách trình bày . Tạo presentaion mới: Menu File/New/ PHỤ LỤC PHỤ LỤC Theo trình hỗ trợ, chúng ta có cửa sổ sau, lựa chọn Theo trình hỗ trợ, chúng ta có cửa sổ sau, lựa chọn những mẫu được thiết kế sẳn các dạng sẽ sử dụng để trình chiếu- click finish để có slide mẫu 103
Mission Statement A clear statement of your company’s long-term mission. Try to use words that will help direct the growth of your company, but be as concise as possible. Honey The Team Market Summary List CEO and key management by name Market: past, present, & future: Include previous accomplishments to show these are . Review those changes in market share, leadership, people with a record of success players, market shifts, costs, pricing, or competition Summarize number of years of experience in this field that provide the opportunity for your company’s success. 104