›
›

Bài giảng Tin học đại cương - Chương 4: Xử lý dữ liệu với bảng tính Excel 2007 - Trần Minh Tùng

pdf 122 trang ngocly 3360
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học đại cương - Chương 4: Xử lý dữ liệu với bảng tính Excel 2007 - Trần Minh Tùng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_tin_hoc_dai_cuong_chuong_4_xu_ly_du_lieu_voi_bang.pdf

Nội dung text: Bài giảng Tin học đại cương - Chương 4: Xử lý dữ liệu với bảng tính Excel 2007 - Trần Minh Tùng

  1. Chương 4: Xử lý dữ liệu với bảng tính Excel 2007 Giảng viên: Th.S Trần Minh Tùng Email: tungvnmu@yahoo.com
  2. NỘI DUNG TRÌNH BÀY 1. Đại cương về Microsoft Excel 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình 3. Các thao tác với bảng tính 4. Kiểu dữ liệu và toán tử 5. Địa chỉ ô 6. Thiết lập công thức
  3. 1. Đại cương về Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu 1.2 Khởi động và thoát 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel
  4. 1.1 Giới thiệu MS.Excel là phần mềm xử lý bảng tính trong bộ phần mềm Microsoft Office. MS.Excel có nhiều tính năng và ưu điểm như:  Hỗ trợ tổ chức, tính toán, xử lý và phân tích các loại dữ liệu khác nhau từ đơn giản đến phức tạp  Thực hiện nhiều loại công việc từ quản lý tài chính cá nhân, gia đình đến phân tích, dự báo kinh doanh trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ
  5. 1.1 Giới thiệu (tt) MS.Excel có nhiều tính năng và ưu điểm như:  Giao diện đơn giản và thân thiện  Khả năng lưu trữ dữ liệu nhiều  Khả năng lập báo cáo, tổ chức danh sách lưu trữ hiệu quả  Truy xuất các nguồn dữ liệu khác nhau với thư viện hàm phong phú và nhiều tính năng tiện dụng khác
  6. 1.2 Khởi động và thoát a. Khởi động C1: Click Start All Programs Microsoft Office Microsoft Excel 2007 C2: Double click lên biểu tượng chương trình trên màn hình Destop (nếu có)
  7. 1.2 Khởi động và thoát (tt) b. Thoát  C1: Click vào biểu tượng Microsoft Office Close  C2: Click biểu tượng ở góc trên bên trái cửa sổ Excel  C3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
  8. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel
  9. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Các thành phần chính của bảng tính gồm:
  10. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Các thành phần chính của bảng tính gồm:  Worksheet (trang tính): là một vùng làm việc chính trên màn hình. Trang tính gồm nhiều cột và dòng. Trang tính được phân biệt bằng tên trên các nhãn ở phía dưới góc trái màn hình gồm: Sheet1, Sheet2, Sheet3
  11. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Các thành phần chính của bảng tính gồm: Row (dòng): một trang tính được chia thành nhiều dòng. Các dòng được đánh số liên tiếp từ trên xuống dưới bằng các số, bắt đầu từ 1,2,3,
  12. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Các thành phần chính của bảng tính gồm:  Column (cột): một trang tính được chia thành nhiều cột. Mỗi cột được đánh thứ tự liên tiếp từ trái sang phải bằng các chữ cái và các cặp chữ cái bắt đầu là A, B, C, , AA, AB, đến IV
  13. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Các thành phần chính của bảng tính gồm: Cell (ô): là vùng giao nhau giữa cột và dòng trên trang tính dùng để chứa dữ liệu. Mỗi ô có định chỉ duy nhất để xác định thông qua cặp tên cột và tên dòng mà ô tính nằm trên đó Ví dụ: địa chỉ ô tính nằm trên cột A và dòng 1 tên là A1 địa chỉ ô tính nằm trên cột B dòng 5 tên là B5
  14. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Ngoài ra, còn có các thành phần khác trên trang tính như:  Name Box (hộp tên): hiển thị tên ô tính hoặc vùng làm việc do người dùng định nghĩa  Formula bar (thanh công thức): dùng để nhập công thức, giá trị hoặc hiển thị nội dung của ô được chọn
  15. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Ngoài ra, còn có các thành phần khác trên trang tính như:  Nhãn trang tính: các nhãn ở phía dưới góc trái màn hình gồm: Sheet1, Sheet2, Sheet3. Người dùng làm việc với trang tính nào nhấn chuột vào trang tính đó  Các chế độ hiển thị trang tính và thanh công cụ Zoom: dùng để hiển thị trang tính theo các chế độ khác nhau và phóng to, thu nhỏ cửa sổ làm việc của trang tính
  16. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Excel 2007 sử dụng Ribbon thay thế menu và toolbar của các phiên bản trước. Ribbon được xem là trung tâm điều khiển để tạo ra các bảng tính
  17. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) • Ribbon có 3 thành phần cơ bản gồm: (1) Tab (thẻ) gồm 7 thẻ cơ bản: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View (2) Groups (nhóm): mỗi tab có một vài nhóm chỉ ra các mục có liên quan với nhau. Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ ở góc phải bên dưới của mỗi nhóm để hiển thị các tùy chọn liên quan (3) Commands (nút lệnh): cho người dùng nhập hoặc chọn
  18. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ ở góc phải bên dưới của mỗi nhóm để hiển thị các tùy chọn liên quan 18
  19. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) 7 Tab của Ribbon gồm: 1. Home: chứa các nút lệnh thường được sử dụng khi làm việc gồm: cắt, dán, sao chép, định dạng, tìm kiếm, thay thế, 19
  20. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) 7 Tab của Ribbon gồm: 1.Insert: chèn các loại đối tượng vào trang tính như: sơ đồ, biểu đồ, 2.Page Layouts: thiết lập định dạng trang tính và thiết lập in như: khoảng cách, hướng trang, ngắt trang, 20
  21. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) 4. Formulas: chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán, 5. Data: Các nút lệnh thao tác với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, công cụ phân tích, dự báo, 21
  22. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) 6. Review: kiểm tra chính tả, thiết lập bảo vệ trang tính, thêm chú thích, 7. View: thiết lập các chế độ hiển thị trang tính như phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, 22
  23. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Ngoài ra, một số tab chỉ hiển thị khi cần như tab Design, Format chỉ hiển thị khi một đối tượng được chọn 23
  24. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Một số thuật ngữ khi làm việc với Excel gồm:  Workbook (bảng tính): là một tập tin để làm việc như tính toán, vẽ đồ thị, và lưu trữ các kiểu dữ liệu dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều trang tính (sheet). Do đó, có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy vào bộ nhớ máy tính 24
  25. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Một số thuật ngữ khi làm việc với Excel gồm:  Worksheet (trang tính): gọi tắt là “sheet” là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột (column) và dòng (row). Worksheet được lưu trong workbook Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ 25
  26. 1.3 Cửa sổ giao diện MS. Excel (tt) Một số thuật ngữ khi làm việc với Excel gồm:  Chart sheet (trang biểu đồ): thực chất là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ưu  Sheet tabs (tên trang tính): tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dưới của cửa sổ workbook. Mặc định, khi tạo mới Excel, trang tính mới có 3 sheet có tên lần lượt là Sheet1, Sheet2, Sheet3 26
  27. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình Thao tác thực hiện: + C1: Click tab View chọn chế độ xem trang tính trong nhóm Workbook Views + C2: Click chế độ xem trang tính trên thanh view ở góc dưới phải cửa sổ làm việc
  28. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)  Normal: xem trang tính ở chế độ bình thường. Đây là chế độ mặc định của Excel
  29. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)  Page layout: xem bảng tính ở chế độ trang
  30. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)  Page Break Preview: xem trang tính ở chế độ ngắt trang
  31. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)  Full Screen: phóng to trang tính trên toàn màn hình Người dùng có thể chọn xem tài liệu theo nhiều cách khác nhau ở chế độ tùy chọn Custom View
  32. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Người dùng có thể phóng to hay thu nhỏ trang tính theo các cách sau: + C1: Click tab View click nút Zoom trong nhóm Zoom chọn chế độ phóng to hay thu nhỏ + C2: Kéo thanh trượt Zoom ở góc dưới bên phải cửa sổ Excel 32
  33. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) (3) Tùy chỉnh Quick Access Toobar Tùy chỉnh này chứa tập hợp các lệnh không phụ thuộc tab đang hiển thị. Tùy chỉnh này gồm một nhóm nhỏ các nút lệnh nằm phía bên trái trên Ribbon. Các nút lệnh bao gồm: New, Save, Undo, Repeat và Redo, 33
  34. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Người dùng có thể thu nhỏ và hiển thị lại Ribbon bằng cách: + C1: double click chuột vào tab tab hiện hành sẽ được thu nhỏ hoặc hiển thị lại + C2: click Quick Access Toobar Minimize the Ribbon 34
  35. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Người dùng có thể tùy chỉnh các thông số trong Excel bằng cách: click nút Office Button Excel Option hộp thoại Excel Option hiển thị 35
  36. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Popular: xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini, sự phối hợp màu sắc, các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp, điền tên người dùng, xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi 36
  37. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Formulas : xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc 37
  38. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Proofing: xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay các lỗi trong tài liệu thông qua Custom Dictionaries 38
  39. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Save: xác định cách một workbook được lưu. Bạn có thể xác định cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu 39
  40. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Advanced: xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác 40
  41. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Customize: thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar 41
  42. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Add-Ins: thêm các công cụ phân tích, thống kê, tìm kiếm, 42
  43. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Trust Center: thiết lập các chính sách bảo mật, khóa hoặc mở khóa các marco, 43
  44. 2. Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt) Resources: cập nhật, sửa lỗi, hướng dẫn sử dụng, 44
  45. 3. Các thao tác với bảng tính 3.1. Tạo bảng tính 3.2. Lưu bảng tính 3.3. Mở bảng tính 3.4. Chèn trang tính 3.5. Xóa trang tính 3.6. Đổi tên trang tính 3.7. Sao chép và di chuyển trang tính 3.8. Di chuyển trang tính 3.9. Bảo vệ trang tính 3.10. Chia tách trang tính 3.11. Sắp xếp trang tính 3.12. Hiện/ ẩn trang tính 3.13. Các phím tắt thông dụng khi làm việc với trang tính 45
  46. 3.1 Tạo bảng tính Click biểu tượng New Chọn Blank Workbook trong nhóm Blank and recent nhấn nút Create 46
  47. 3.1 Tạo bảng tính (tt) Cửa sổ trang tính mới hiển thị 47
  48. 3.2 Lưu bảng tính Tập tin của MS. Excel 2007 có phần mở rộng mặc định là .xlsx Thao tác thực hiện: click biểu tượng chọn Save As hộp thoại Save As hiển thị chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu trong khung Save in đặt tên cho tập tin trong khung File Name Nhấn nút Save 48
  49. 3.2 Lưu bảng tính (tt) Đối với tập tin đã lưu, Click biểu tượng chọn Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để cập nhật nội dung thay đổi 49
  50. 3.2 Lưu bảng tính (tt) Người dùng có thể bảo vệ bảng tính với mật khẩu bảo vệ bằng cách: Click biểu tượng Prepare Encrypt Document hộp thoại Encrypt Document hiển thị 50
  51. 3.2 Lưu bảng tính (tt) Người dùng nhập mật khẩu bảo vệ nhấn nút OK hộp thoại Confirm Password hiển thị yêu cầu người dùng xác nhận mật khẩu vừa nhập nhấn nút OK 51
  52. 3.2 Lưu bảng tính (tt) Hoặc người dùng click nút Tool trong hộp thoại Save As chọn General Options hộp thoại General Options hiển thị với các tùy chọn: - Password to open: mật khẩu để mở - Password to modify: mật khẩu thay đổi nội dung 52
  53. 3.3 Mở bảng tính Click biểu tượng Open hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+O hộp thoại Open xuất hiện chọn tập tin cần mở nhấn nút Open 53
  54. 3.3 Mở bảng tính (tt) Người dùng có thể mở bảng tính theo các tùy chọn sau: - Open: mở bình thường - Open Read – Only: mở tập tin ở dạng chỉ đọc - Open as Copy: tạo bản sao của tập tin và mở - Open in Browse: mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định - Open and Repair: mở và sửa lỗi Thao tác thực hiện: click nút Open trong hộp thoại Open và chọn tùy chọn cần mở tương ứng 54
  55. 3.3 Mở bảng tính (tt) Để mở tập tin có mật khẩu bảo vệ, người dùng nhập mật khẩu để mở tập tin trong hộp thoại Password nhấn nút OK 55
  56. 3.3 Mở bảng tính (tt) Để mở bảng tính đã mở gần đây, click biểu tượng chọn tập tin cần mở trong cửa sổ Recent Documents
  57. 3.4 Chèn trang tính Để chèn thêm worksheet mới vào workbook người dùng có thể thực hiện theo các cách sau: + + C1: nhấn tổ hợp phím Shift+F11để chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành + C2: click tab Home nhấn nút Insert trong nhóm Cells chọn Insert sheet 57
  58. 3.4 Chèn trang tính (tt) + C3: right click lên thanh sheet tab và chọn Insert hộp thoại insert hiển thị chọn Worksheet nhấn nút OK 58
  59. 3.4 Chèn trang tính (tt) Sheet được chèn vào sẽ được chèn trước sheet hiện hành 59
  60. 3.5 Xóa trang tính Để xóa sheet, người dùng có thể thực hiện theo các cách sau: + C1: chọn sheet muốn xóa click tab Home nhấn nút Delete trong nhóm Cells chọn Delete sheet + C2: right click vào tên sheet muốn xóa chọn Delete nhấn nút OK để xác nhận xóa 60
  61. 3.6 Đổi tên trang tính Để đổi tên sheet, right click vào sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab chọn Rename nhập vào tên mới nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet 61
  62. 3.7 Sao chép trang tính Để sao chép sheet, right click vào sheet ở thanh sheet tab chọn Move Or Copy hộp thoại Move or Copy hiển thị chọn Create to Copy để tạo một bản sao của sheet được chọn và bản sao của sheet sẽ xuất hiển ở vị trí cuối cùng trên thanh sheet tab 62
  63. 3.8 Di chuyển trang tính Để sao chép hoặc di chuyển sheet, thực hiện theo các cách sau: - C1: right click vào sheet ở thanh sheet tab chọn Move Or Copy hộp thoại Move or Copy hiển thị chọn Move to end để di chuyển sheet được chọn đến vị trí cuối cùng trên thanh sheet tab - C2: chọn sheet + nhấn giữ chuột trái và di chuyển đến vị trí mới 63
  64. 3.9 Bảo vệ trang tính Để bảo vệ sheet và bảo vệ các ô tính, right click vào sheet ở thanh sheet tab chọn Protect Sheet hộp thoại Protect Sheet hiển thị nhập mật khẩu bảo vệ sheet 64
  65. 3.10 Sắp xếp trang tính Người dùng có thể nhấn và giữ phím trái chuột lên tên sheet và kéo thả đến vị trí mới 65
  66. 3.10 Sắp xếp trang tính (tt) Ngoài ra, người dùng có thể sắp xếp nội dung trong một trang tính để tiện việc cập nhật nội dung bằng cách: click tab View click nút New Window trong nhóm Window một cửa sổ của tập tin hiện hành hiển thị Click nút Arrange All để sắp xếp các cửa sổ giao diện khác nhau 66
  67. 3.10 Sắp xếp trang tính (tt) Người dùng có thể cập nhật nội dung trong các cửa sổ làm việc khác nhau. Những nội dung chỉnh sửa vẫn được lưu trữ trên tập tin Excel hiện hành 67
  68. 3.11 Chia tách trang tính Để chia tách trang tính và xem đồng thời các nội dụng khác nhau, thực hiện theo các cách sau: + C1: Click tab View click nút Split trong nhóm Window xuất hiện vạch ngang màn hình click vào vị trí muốn phân chia trong cửa sổ soạn thảo + C2: click nút ở trên cùng thanh cuộn dọc Để bỏ phân chia cửa sổ double click vào vị trí phân chia cửa sổ hoặc click nút lại Split trong nhóm Window 68
  69. 3.11 Chia tách trang tính Người dùng có thể nhấn và giữ phím trái chuột lên tên sheet và kéo thả đến vị trí mới 69
  70. 3.12 Hiển/ ẩn trang tính Để ẩn sheet, nhấn phải chuột vào tên sheet chọn Hide để ẩn sheet Để hiển thị lại sheet đã ẩn, right click lên thanh sheet tab chọn Unhide hộp thoại Unhide hiển thị chọn tên sheet cần hiển thị nhấn nút OK 70
  71. 3.13 Một số phím tắt thông dụng khi làm việc với trang tính Phím tắt Mô tả hoặc tab Sang một ô bên phải  hoặc Shift Tab Sang một ô bên trái ↑ Lên một dòng ↓ Xuống một dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctr+Home Đến ô A1 trong trang tính Ctr+End Đến ô có chứa dữ liệu bên phải nhất và dưới cùng trang tính Alt+Page Up Di chuyển đến ô bên trái một màn hình Alt+Page Down Di chuyển đến ô bên phải một màn hình
  72. 3.13 Một số phím tắt thông dụng khi làm việc với trang tính (tt) Phím tắt Mô tả Page Up Di chuyển đến ô phía trên một màn hình Page Down Di chuyển đến ô phía dưới một màn hình ↑ Lên một dòng ↓ Xuống một dòng F5 Mở hộp thoại Go To Ctr+1 Mở hộp thoại Format Cell End + hoặc Ctrl+ Di chuyển đến ô bên phải đầu tiên mà trước và sau nó là ô trống End +  hoặc Ctrl+ Di chuyển đến ô bên trái đầu tiên mà trước và sau nó là ô trống
  73. 3.13 Một số phím tắt thông dụng khi làm việc với trang tính (tt) Phím tắt Mô tả End + ↑ hoặc Ctrl+↑ Di chuyển lên ô phía trên đầu tiên mà trước và sau nó là ô trống End +↓ hoặc Ctrl+↓ Di chuyển xuống ô phía trên đầu tiên mà trước và sau nó là ô trống Ctrl + Page Up Mở trang tính phía trước trang hiện hành Ctrl+ Page Down Mở trang tính phía sau trang hiện hành
  74. 4. Kiểu dữ liệu và toán tử 4.1. Kiểu dữ liệu 4.2. Các toán tử 74
  75. 4.1 Kiểu dữ liệu 4.1.1. Kiểu số 4.1.2. Kiểu chuỗi 4.1.3. Kiểu ngày 4.1.4. Kiểu công thức 75
  76. 4.1.1 Kiểu số - Chứa các số từ 0 đến 9 - Mặc định canh lề phải ô - Khi số quá lớn (vượt quá độ rộng cột): số tự động chuyển sang dạng số khoa học (3E+2) hoặc hiển thị thành ### 76
  77. 4.1.2 Kiểu chuỗi - Nội dung nhập vào chứa ký tự từ A-Z hoặc khoảng trắng và và các ký hiệu có trên bàn phím nói riêng và trong bộ mã ASCII nói chung - Mặc định canh lề trái ô - Không có giá trị tính toán 77
  78. 4.1.3 Kiểu ngày - Mặc định canh lề phải ô - Nhập ngày giờ phải tuân thủ theo dạng thức ngày giờ của hệ thống - Khi nhập ngày giờ sai, Excel tự động chuyển sang chuỗi - Tổ hợp phím Ctrl+; (dấu phẩy) cho ngày hệ thống - Tổ hợp phím Ctrl+Shift + ; cho giờ hệ thống - Kiểu ngày giờ có giá trị tính toán 78
  79. 4.1.4 Kiểu công thức - Bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) - Giá trị của công thức được hiển thị trong ô, nội dung công thức được hiển thị trên thanh công thức - Thành phần của công thức có thể là: toán tử, trị số, địa chỉ tham chiếu và các hàm Lưu ý: Tên hàm không phân biệt chữ thường hay in hoa Các đối số có thể có hoặc không tùy theo hàm Các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tùy quy định trong mỗi hệ điều hành (hoặc dấu phân cách nào khác tùy theo cách đặt các thông số quốc tế) Một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 đối số nhưng không được vượt quá 255 ký tự 79
  80. 4.2 Toán tử 4.2.1. Toán tử số 4.2.2. Toán tử chuỗi 4.2.3. Toán tử so sánh 4.2.4. Toán tử luận lý 80
  81. 4.2.1 Toán tử số Toán tử Mô tả Ví dụ + Phép cộng 12+3=14 - Phép trừ 12-3=9 * Phép nhân 12*3=36 / Phép chia 12/3=4 ^ Phép lũy thừa 12^3=1728 % Phần trăm 50%*600=300 81
  82. 4.2.1 Toán tử số (tt) Thứ tự ưu tiên các toán tử: 1. Lũy thừa 2. Nhân và chia cùng mức ưu tiên 3. Cộng và trừ cùng mức ưu tiên 4. Phần trăm Các phép toán cùng mức ưu tiên được thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên phải sử dụng cặp dấu ngoặc (). Toán tử trong cặp ngoặc () trong cùng sẽ được thực hiện trước 82
  83. 4.2.2 Toán tử nối chuỗi Ký tự & dùng để nối chuỗi “Công nghệ” & “ ” & “Thông tin” Công nghệ thông tin 83
  84. 4.2.3 Toán tử so sánh Các toán tử so sánh trả về True (Đúng) hoặc False (Sai) Toán tử Mô tả Ví dụ > Lớn hơn 3>5 False >= Lớn hơn bằng 5>=3 True Khác 3<> 5 True 84
  85. 4.2.4 Toán tử luận lý (tt) Toán tử luận lý AND, OR, NOT dùng để kiểm tra điều kiện chọn của các cột hoặc các hàm được kết hợp với nhau và trả về giá trị TRUE hoặc FALSE 85
  86. 4.2.4 Toán tử luận lý (tt) 86
  87. 5. Địa chỉ ô  Địa chỉ tương đối: là địa chỉ thay đổi tùy theo vị trí ô chứa nó, nghĩa là tọa độ ô trong công thức sẽ thay đổi khi sao chép đến vị trí mới, ví dụ A5 Cú pháp: Ví dụ: A5 87
  88. 5. Địa chỉ ô (tt)  Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi trong mọi trường hợp, nghĩa là tọa độ ô trong công thức không thay đổi khi sao chép đến vị trí mới. Tạo địa chỉ tuyệt đối bằng cách thêm dấu $ phía trước ký hiệu cột và tiêu đề dòng Cú pháp: $ $ Ví dụ: $A$5 88
  89. 5. Địa chỉ ô (tt)  Địa chỉ hỗn hợp: là địa chỉ không thay đổi thành phần có dấu $ phía trước Cú pháp: $ $ Ví dụ: A$5, $A5 89
  90. 6. Thiết lập công thức Công thức có thể chứa toán tử, trị số, địa chỉ tham chiếu và các hàm: - Di chuyển chuột vào ô cần thiết lập công thức - Nhập toán tử = - Nhập biểu thức cần tính - Nhấn phím Enter sau khi nhập công thức - Nếu công thức bị lỗi sẽ hiển thị thông báo Người dùng có thể nhập công thức tại ô cần thiết lập hoặc nhập trên thanh công thức Formula 90
  91. 6. Thiết lập công thức (tt) Lưu ý: - Tên hàm không phân biệt chữ thường hay in hoa - Các đối số có thể có hoặc không tùy theo hàm - Các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tùy quy định trong mỗi hệ điều hành (hoặc dấu phân cách nào khác tùy theo cách đặt các thông số quốc tế) - Một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 đối số nhưng không được vượt quá 255 ký tự 91
  92. 6. Thiết lập công thức (tt) Bảng mã lỗi khi hàm không tính toán được Mã lỗi Ý nghĩa #VALUE! Không tính được, giá trị sai #N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #NAME? - Nhập sai tên hàm - Dùng các hàm không thường trực trong Excel như: EDATE, WORKDAYS, - Dùng ký tự không được phép trong công thức - Nhập chuỗi không có dấu “” - Không có dấu : trong địa chỉ ô 92
  93. 6. Thiết lập công thức (tt) Bảng mã lỗi khi hàm không tính toán được Mã lỗi Ý nghĩa #NUM! Giá trị số không hợp lệ #DIV/0 Lỗi chia cho 0 #REF! Không tham chiếu được #NUL! Giá trị không tồn tại #### Cột quá hẹp 93
  94. 6. Thiết lập công thức (tt) 94
  95. 6. Thiết lập công thức (tt) 95
  96. 7. Nhập dữ liệu Có hai cách để nhập dữ liệu: + C1: Nhập dữ liệu vào một ô: click vào ô muốn nhập dữ liệu nhập nội dung 96
  97. 7. Nhập dữ liệu (tt) Có hai cách để nhập dữ liệu: + C2: Nhập dữ liệu vào thanh công thức: click vào ô muốn nhập dữ liệu di chuyển chuột về thanh công thức nhập nội dung 97
  98. 8. Thao tác với dòng, cột và ô 8.1. Thao tác với dòng 8.2. Thao tác với cột 8.3. Thao tác với ô 98
  99. 8.1 Thao tác với dòng Thêm dòng: + C1: đặt chuột tại dòng cần chèn click nút Insert của thẻ Home chọn Inserts Sheet Rows + C2: right click vào tên dòng cần chèn chọn Insert + C3: right click vào ô tại dòng cần chèn chọn Insert hộp thoại Insert hiển thị chọn Entire row 99
  100. 8.1 Thao tác với dòng (tt) Xóa dòng: + C1: đặt chuột tại dòng cần xóa click nút Delete của thẻ Home chọn Delete Sheet Rows + C2: right click vào tên dòng cần xóa chọn Delete + C3: right click vào ô tại dòng cần xóa chọn Delete hộp thoại Delete hiển thị chọn Entire row 100
  101. 8.1 Thao tác với dòng (tt) Ẩn dòng: + C1: tô đen các dòng cần ẩn click nút Format của thẻ Home Hide & Unhide Hide Rows + C2: tô đen các dòng cần ẩn right click và chọn Hide 101
  102. 8.1 Thao tác với dòng (tt) Hiển thị dòng đã ẩn: + C1: tô đen các dòng cần hiển thị click nút Format của thẻ Home Hide & Unhide Unhide Rows + C2: tô đen các dòng gần kề với các dòng đã ẩn right click và chọn Unhide 102
  103. 8.1 Thao tác với dòng (tt) Thay đổi chiều cao dòng: + C1: dùng chuột đưa vào đường phân cách giữa hai tên dòng và điều chỉnh chiều cao dòng hoặc double click vào đường phân cách + C2: right click vào dòng cần thay đổi chiều cao Rows Height hộp thoại Row Height hiển thị nhập vào chiều cao + C3: chọn dòng cần thay đổi chiều vào click nút Format của thẻ Home Row Height hộp thoại Row Height hiển thị nhập vào chiều cao 10 3
  104. 8.2 Thao tác với cột Thêm cột: + C1: đặt chuột tại cột cần chèn click nút Insert của thẻ Home chọn Inserts Sheet Column + C2: right click vào tên cột cần chèn chọn Insert + C3: right click vào ô tại dòng cần chèn chọn Insert hộp thoại Insert hiển thị chọn Entire column 10 4
  105. 8.2 Thao tác với cột (tt) Xóa cột: + C1: đặt chuột tại cột cần xóa click nút Delete của thẻ Home chọn Delete Sheet Columns + C2: right click vào tên cột cần xóa chọn Delete + C3: right click vào ô tại dòng cần xóa chọn Delete hộp thoại Delete hiển thị chọn Entire column 105
  106. 8.2 Thao tác với cột (tt) Ẩn cột: + C1: tô đen các cột cần ẩn click nút Format của thẻ Home Hide & Unhide Hide Columns + C2: tô đen các cột cần ẩn right click và chọn Hide 106
  107. 8.2 Thao tác với cột (tt) Hiển thị cột đã ẩn: + C1: tô đen các cột cần hiển thị click nút Format của thẻ Home Hide & Unhide Unhide Columns + C2: tô đen các cột gần kề với các cột đã ẩn right click và chọn Unhide 107
  108. 8.2 Thao tác với cột (tt) Thay đổi chiều cao cột: + C1: dùng chuột đưa vào đường phân cách giữa hai tên cột và điều chỉnh chiều cao cột hoặc double click vào đường phân cách + C2: right click vào cột cần thay đổi chiều cao Columns Width hộp thoại Column Width hiển thị nhập vào chiều cao + C3: chọn cột cần thay đổi chiều vào click nút Format của thẻ Home Columns Width hộp thoại Column Width hiển thị nhập vào chiều cao 108
  109. 8.3 Thao tác với ô Thêm ô: + C1: đặt chuột tại ô cần chèn click nút Insert của thẻ Home chọn Inserts Cell + C2: right click vào tên cột cần chèn chọn Insert hộp thoại Insert hiển thị 10 9
  110. 8.3 Thao tác với ô Thêm ô: + Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải - Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới 11 0
  111. 8.3 Thao tác với ô (tt) Xóa ô: + C1: đặt chuột tại ô cần xóa click nút Delete của thẻ Home chọn Delete Cells hộp thoại Delete Cells hiển thị + C2: right click vào ô cần xóa chọn Delete hộp thoại Delete Cells hiển thị 111
  112. 8.3 Thao tác với ô (tt) Xóa ô: + Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái + Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên 112
  113. 9. Các hàm cơ bản trong Excel 9.1. Giới thiệu 9.2. Các hàm cơ bản 113
  114. 9.1 Giới thiệu Nhập các hàm vào bảng tính - Chọn ô để hiển thị kết quả công thức - Chèn dấu (=) vào trước công thức thanh công cụ của công thức hiển thị - Nhập tên một hàm -Nhấn phím Enter Cú pháp hàm: TENHAM([tham số 1; tham số 2; ; tham số n]) 114
  115. 9.1 Giới thiệu (tt) Các hàm có thể được truy xuất thông qua biểu tượng AutoSum trên thẻ Formulas. Một số hàm sẽ được hiển thị khi kích vào mũi tê xổ xuống bên cạnh biểu tượng AutoSum 115
  116. 9.1 Giới thiệu (tt) 116
  117. 9.2 Các hàm cơ bản 9.2.1. Hàm Sum 9.2.2. Hàm Average 9.2.3. Hàm Count 9.2.4. Hàm Max 9.2.5. Hàm Min 117
  118. 9.2.1 Hàm Sum Hàm SUM(number1, number2, ) hoặc SUM(list): tính tổng các số hoặc tính tổng các ô trong trong danh sách (list) 118
  119. 9.2.2 Hàm Average Hàm AVERAGE (number1, number2, ) hoặc AVERAGE(list): tính trung bình cộng của các số hoặc các ô trong danh sách (list) 119
  120. 9.2.3 Hàm Count Hàm COUNT(list): đếm các ô trong danh sách (list) có chứa giá trị số, ngày, giờ 120
  121. 9.2.4 Hàm Max Hàm MAX (number1, number2, ) hoặc MAX(list): tính giá trị lớn nhất trong các số hoặc các ô trong danh sách (list) 121
  122. 9.2.5 Hàm Min Hàm MIN (number1, number2, ) hoặc MIN(list): tính giá trị nhỏ nhất trong các số hoặc các ô trong danh sách (list) 122