Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 1: Khái quát về quản trị văn phòng - Nguyễn Nam Hà

Nội dung text: Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 1: Khái quát về quản trị văn phòng - Nguyễn Nam Hà

1. TRƯỜNG ĐẠI HOÏC COÂNG NGHIEÄP TPHCM MOÂN QUAÛN TRÒVAÊN PHOØNG (OFFICEMANAGEMENT) GV: TS. NGUYEÃN NAM HAØ namhadhcn@yahoo.com.vn Monday, September 13, 2010 1 n Soáñôn vò hoïc trình: 2tín chæ(30tieát lyù thuyeát) Chöôngtrìnhmoân hoïc: Goàm2phaànvôùi9chöông n Phaàn I: Tổng quan về quaûn trò văn phoøng ¨ Chöông 1: Khaùi quaùt veàquản trị vaên phoøng ¨ Chöông 2: Quản trị thoâng tin & hồ sơ. ¨ Chöông 3: Giao tieáp vaên phoøng ¨ Chöông 4: Quaûn trò hoäi hoïp & xaây döïng chöông trình, keáhoaïch hoaït ñoäng. Monday, September 13, 2010 2 1
2. n Phaàn II: Kyõ thuaät soaïn thaûo & trình baøy vaên baûn ¨ Chöông 5: Khaùi quaùt chung veàvaên baûn ¨ Chöông 6: Theåthöùc vaøkyõ thuaät trình baøy vaên baûn ¨ Chöông 7: Phong caùch ngoân ngöõ trong vaên baûn haønh chính –coâng vuï ¨ Chöông 8: Quy trình soaïn thaûo vaøban haønh vaên baûn ¨ Chöông 9: Kyõ thuaät soaïn thaûo vaøtrình baøy moät soávaên baûn haønh chính thoâng duïng. Monday, September 13, 2010 3 Muïcñíchmoân hoïc: n Cungcaápkieánthöùcveà: ¨ Chöùc naêng, nhieäm vuï, cô caáu toåchöùc, hình thöùc toåchöùc vaên phoøng. ¨ Heäthoángvaên baûnquyphaïmphaùpluaät, văn bản tư phaùp vaøvaên baûnhaønhchính. n Reøn luyeän kyõ naêng soaïnthaûovaøtrìnhbaøy moätsoávaên baûnhaønhchính–coâng vuïthoâng duïngnhöquyeátñònh, thoângbaùo, tôøtrình, baùo caùo, coângvaên, hôïpñoàng. Monday, September 13, 2010 4 2
3. Taøilieäumoân hoïc: n GiaùotrìnhKyõ thuaätsoaïnthaûovaên baûncuûa TröôøngÑHCN TPHCM, 2007 n Quaûn trò haønh chính vaên phoøng, NXB Toång hôïp TPHCM, 2008 Vaên baûn quy phaïm phaùp luaät: n Hieánphaùpnaêm1992; n LuaätBan haønhvaên baûnquyphaïmphaùpluaätnaêm 2008 (01/01/2009); n Luaät Ban haønh vaên baûn quy phaïm phaùp luaät cuûa Hoäi ñoàng nhaân daân, Uyûban nhaân daân naêm 2004 Monda(y01, Sep/te4mbe/20r 13, 05); 2010 5 n Nghò ñònh cuûa Chính phuûsoá 24/2009/NĐ-CP ngaøy 05/03/2009 quy ñònh chi tieát veàbieän phaùp thi haønh luaät ban haønh văn baûn quy phaïm phaùp luaät. n Nghò ñònh cuûa Chính phuûsoá110/2004/NÑ-CP ngaøy 08/4/2004 veàcoâng taùc vaên thö. n Nghò ñònh cuûa Chính phuûsoá9/2010/NÑ-CP ngaøy 08/2/2010 söûa ñoåi boåsung moät soáñieàu cuûa Nghò ñònh soá110/2004/NÑ-CP ngaøy 08/4/2004 veàcoâng taùc vaên thö. Monday, September 13, 2010 6 3
4. n Thoângtölieântòch soá55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngaøy06/5/2005 cuûaBoänoäivuï, Vaên phoøng Chínhphuû“Höôùngdaãnveàtheåthöùcvaø kyõthuaättrìnhbaøyvaên baûn”. Caùc website tham khảo: n (Quốc hội) n (Chính phủ) n (DHCN TPHCM) n (Khoa QTKD) Monday, September 13, 2010 7 ÑEÀTAØI TIEÅU LUAÄN 1. Vaên phoøng aûo: thöïc traïng vaøgiaûi phaùp phaùt trieån. 2. Coâng taùc leã taân vaên phoøng: thöïc traïng vaøgiaûi phaùp hoaøn thieän. 3.Vaán ñeàphong thuûy trong löïa choïn vò tríñaët vaên phoøng: thöïc traïng vaømoät soákieán nghò. 4. Vaán ñeàphong thuûy trong baøi trívaên phoøng: thöïc traïng vaømoät soákieán nghò. 5. Vaán ñeàkhoâng gian vaøaùnh saùng trong vaên phoøng: thöïc traïng vaømoät soákieán nghò. Monday, September 13, 2010 8 4
5. 6. Hoaøn thieän kyõ thuaät soaïn thaûo quyeát ñònh haønh chính. 7. Hoaøn thieän kyõ thuaät soaïn thaûo thoâng baùo. 8. Hoaøn thieän kyõ thuaät soaïn thaûo tôøtrình. 9.Hoaøn thieän kyõ thuaätsoaïnthaûobaùocaùo. 10.Hoaøn thieän kyõ thuaätsoaïnthaûocoângvaên. 11.Hoaøn thieän kyõ thuaätsoaïnthaûohôïpñoàng kinhdoanh. 12.Hoaøn thieän kyõ thuaätsoaïnthaûohôïpñoàng daânsöï. Monday, September 13, 2010 9 PHAÀNI TOÅNG QUAN VEÀQUAÛN TRÒ VAÊN PHOØNG Monday, September 13, 2010 10 5
6. CHÖÔNG 1 KHAÙI QUAÙT VEÀQUAÛN TRÒ VAÊN PHOØNG SOÁTIEÁT HOÏC: 2 Monday, September 13, 2010 11 NỘI DUNG CHÍNH n Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng n Cơ cấu tổ chức văn phòng: ¨ Nguyên tắc hoạt động ¨ Tổ chức văn phòng ¨ Bố trí văn phòng Monday, September 13, 2010 12 6
7. 1.Khaùi nieäm, chöùc naêng, nhieäm vuï 1.1.Khaùinieämvaên phoøng n Nghĩa roäng: Vaên phoøng laøboämaùy ñieàu haønh cuûa cô quan, toåchöùc. n Nghĩa heïp: Văn phoøng laøtruïsôûlaøm vieäc cuûa cô quan, toåchöùc. n Vaên phoøng laøboämaùy ñieàu haønh toång hôïp cuûa cô quan, toåchöùc, laønôi thu thaäp, xöûlyù thoâng tin phuïc vuïñieàu haønh vaøbaûo ñaûm caùc ñieàu kieän vaät chaát, kyõ thuaät cho hoaït ñoäng cuûa cô quan, toåchöùc. Monday, September 13, 2010 13 1.2. Khaùi nieäm quaûn trò vaên phoøng n Quaûn trò vaên phoøng laøvieäc hoaïch ñònh, toå chöùc, phoái hôïp, kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng xöû lyùthoâng tin. Quaûn trò vaên phoøng coù5 chöùc naêng cô baûn: n Hoaïch ñònh coâng vieäc vaên phoøng n Toåchöùc thöïc hieän coâng vieäc vaên phoøng n Laõnh ñaïo coâng taùc vaên phoøng n Kieåm soaùt coâng vieäc vaên phoøng n Dòch vuïhaønh chính vaên phoøng Monday, September 13, 2010 14 7
8. 1.3. Chöùc naêng cuûa vaên phoøng 1.3.1. Chöùc naêng tham möu, toång hôïp n Toång hôïp, xöûlyùvaøcung caáp thoâng tin veà hoaït ñoäng cuûa cô quan, toåchöùc n Tham möu cho laõnh ñaïo veàcaùc bieän phaùp giaûi quyeát vaøxöûlyù n Giuùp laõnh ñaïo caùc coâng vieäc sau: ¨ Xaây döïng chöông trình, keáhoaïch, lòch laøm vieäc ¨ Theo doõi, ñoân ñoác caùc ñôn vò, boäphaän ¨ Toåchöùc, ñieàu phoái caùc hoaït ñoäng chung Monday, September 13, 2010 15 1.3.2. Chöùc naêng haäu caàn n Toåchöùc vieäc quaûn lyù, söûduïng caùc khoaûn kinh phí, quaûn lyùtaøi saûn cuûa cô quan, toåchöùc n Baûo ñaûm cô sôûvaät chaát, phöông tieän vaø ñieàu kieän laøm vieäc cuûa cô quan, toåchöùc 1.3.3. Chöùc naêng ñaïi dieän n Laøñaàu moái giao tieáp cuûa cô quan, toå chöùc Monday, September 13, 2010 16 8
9. 1.4.Nhieäm vuïcuûa vaên phoøng n Xaây döïng chöông trình, keáhoaïch coâng taùc n Chuaån bò taøi lieäu phuïc vuïlaõnh ñaïo giaûi quyeát coâng vieäc haønh ngaøy, hoäi hoïp n Soaïn thaûo vaøban haønh vaên baûn, ñeàxuaát caùc bieän phaùp baûo ñaûm thi haønh n Toåchöùc hoäi hoïp n Quaûn lyù, löu tröõ vaên baûn n Toåchöùc giao tieáp ñoái noäi, ñoái ngoaïi n Quaûn lyùtaøi saûn cuûa ñôn vò n Chaêm lo ñôøi soáng vaät chaát, tinh thaàn cho caùn Mondaybo, Septä,e mbenhr 13a, ân vieân 2010 17 2.Cô caáu –toåchöùc cuûa vaên phoøng 2.1. Nguyeân taéc hoaït ñoäng n Hoaït ñoäng theo nguyeân taéc haønh chính (thuû tröôûng laõnh ñaïo) n Vaên phoøng cô quan, toåchöùc caáp treân höôùng daãn, kieåm tra chuyeân moân vaên phoøng cô quan, toåchöùc caáp döôùi n Quaûn lyùcaùn boä, nghieäp vuïchuyeân moân theo quy ñònh cuûa phaùp luaät vaøquy ñònh cuûa cô quan, toåchöùc. Monday, September 13, 2010 18 9
10. 2.2. Toåchöùc vaên phoøng 2.2.1. Hình thöùc toåchöùc: n Coù2 hình thöùc: taäp trung moät ñaàu moái vaøtaäp trung theo chöùc naêng. n Hình thöùc taäp trung moät ñaàu moái: moïi hoaït ñoäng cuûa vaên phoøng ñaët döôùi söïñieàu haønh cuûa nhaøquaûn trò haønh chính n Öu ñieåm: deã ñieàu haønh coâng vieäc, huy ñoäng nhaân söï, deã kieåm tra, ñieàu ñoäng, phaân boå trang thieát bò, phöông tieän laøm vieäc n Nhöôïc ñieåm: khoùchuyeân moân hoùa, khoùquan taâm ñuùng möùc taàm quan troïng cuûa töøng loaïi coâng vieäc. Monday, September 13, 2010 19 n Hình thöùc taäp trung theo chöùc naêng: hoaït ñoäng cuûa vaên phoøng ñaët taïi caùc boäphaän chuyeân moân döôùi söïgiaùm saùt cuûa nhaø quaûn trò haønh chính n Öu ñieåm: chuyeân moân hoùa coâng vieäc, töøng loaïi coâng vieäc ñöôïc ñaët ñuùng taàm quan troïng cuûa noù n Nhöôïc ñieåm: deã daãn ñeán vi phaïm cheáñoä thuûtröôûng Monday, September 13, 2010 20 10
11. 2.2.2.Cô caáu toåchöùc n Laõnh ñaïo vaên phoøng -phoøng haønh chính: ¨ Chaùnh vaên phoøng –Tröôûng phoøng haønh chính ¨ PhoùChaùnh vaên phoøng –Phoùphoøng haønh chính n Caùc boäphaän tröïc thuoäc: ¨ Boäphaän vaên thö ¨ Boäphaän toång hôïp ¨ Boäphaän quaûn lyùcô sôûvaät chaát (quaûn trò) ¨ Boäphaän baûo veä, leã taân, taïp vuï Monday, September 13, 2010 21 n Boäphaän vaên thö: quaûn lyù, ñieàu haønh coâng taùc tieáp nhaän, xöûlyù, baûo quaûn, baûo maät, chuyeån giao vaên baûn trong vaøngoaøi cô quan, toåchöùc. n Boäphaän toång hôïp: goàm caùc chuyeân vieân coù nhieäm vuïnghieân cöùu chuûtröông, chính saùch cuûa caáp treân, caùc lónh vöïc chuyeân moân coù lieân quan. Tham möu cho laõnh ñaïo trong vieäc trong ñieàu haønh hoaït ñoäng cuûa cô quan toå chöùc (ñeàxuaát caùc phöông aùn giaûi quyeát coâng vieäc). Monday, September 13, 2010 22 11
12. 3. Boátrívaên phoøng 3.1. Muïc ñích, yeâu caàu: n Taïo moâi tröôøng thích hôïp cho coâng vieäc cuûa nhaân vieân nhaèm naâng cao hieäu quaûlaøm vieäc n Thuaän tieän cho vieäc tieáp khaùch n Ñaûm baûo giöõ gìn bímaät vaên baûn, taøi lieäu n Taän duïng toái ña maët baèng, tieát kieäm vaøsöû duïng cô ñoäng dieän tích vaên phoøng n Giaûm thieåu thôøi gian di chuyeån giöõa caùc boä phaän cuûa vaên phoøng. Monday, September 13, 2010 23 3.2. Caùc phöông phaùp boátrívaên phoøng n Vaên phoøng boátrítheo khoâng gian ñoùng (vaên phoøng chia nhoû): laøcaùch boátrívaên phoøng truyeàn thoáng; töøng boäphaän boátríphoøng rieâng coùtöôøng ngaên, cöûa ra vaøo ñoùng kín. n Öu ñieåm: ¨ Baûo maät coâng vieäc ¨ Baûo ñaûm tính rieâng töcuûa moãi nhaân vieân ¨ Phuøhôïp vôùi coâng vieäc taäp trung cao n Nhöôïc ñieåm: toán dieän tích, taêng chi phíñieän, Mondathy, Siepeteátmbe br 13ò , vaên phoøng. 2010 24 12
13. n Vaên phoøng boátrítheo khoâng gian môû: caùc boäphaän ñöôïc boátrítrong cuøng moät phoøng khoâng coùvaùch ngaên hoaëc coùvaùch ngaên thaáp mang tính trang trí. n Öu ñieåm: ¨ Tieát kieäm chi phí, dieän tích ¨ Thuaän tieän trong giao tieáp giöõa caùc boä phaän n Nhöôïc ñieåm: ¨ Khoâng phuøhôïp coâng vieäc taäp trung cao Monday, September 13, 2010 25 3.3. Trang thieát bò vaên phoøng n Thieát bò vaên phoøng: ñieän thoaïi, maùy fax, Maùy photo-copy, maùy vi tính, maùy tính ñieän töû nÑoàduøng vaên phoøng: baøn, gheá, tuûñöïng hoàsô, giaù ñeåtaøi lieäu, tuûaùo n Hieän ñaïi hoùa coâng taùc vaên phoøng: tin hoïc hoùa, töï ñoäng hoùa, vieãn thoâng hoùa coâng taùc vaên phoøng n Xaây döïng vaên phoøng “khoâng giaáy”, vaên thöñieän töû. n Xaây döïng ñoäi nguõ nhaân vieân coùtrình ñoäquaûn lyù, chuyeân moân nghieäp vuï, kyõ naêng haønh chính Monday, September 13, 2010 26 13
14. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Vaên phoøng laøgì? 2. Caùc chöùc naêng cô baûn cuûa vaên phoøng? 3. Cô caáu toåchöùc vaên phoøng? 4. Caùc hình thöùc toåchöùc vaên phoøng? 5. Phaân tích vai troøcuûa vaên phoøng ñoái vôùi cô quan, toåchöùc? 6. Vìsao noùi “Vaên phoøng laøboämaët cuûa cô quan, toåchöùc”? Monday, September 13, 2010 27 14