Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc

Nội dung text: Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc

1. Bài 2: Ph©n tÝch c«ng viÖc
2. Mỗi người, ai đó, người nào đó, không ai cả ⚫ Một việc quan trọng cần phải làm. Vậy nên chúng ta đã yêu cầu mỗi người phải quan tâm đến nó. ⚫ Mỗi người luôn nghĩ rằng chắc chắn sẽ có ai đó làm việc đó. ⚫ Người nào đó có thể làm điều đó, nhưng đã không ai làm cả. ⚫ Ai đó đã nổi nóng lên vì cứ cho rằng công việc này thuộc về trách nhiệm của mỗi người. ⚫ Mỗi người lại tưởng rằng người nào đó có thể làm việc đó, nhưng không ai nhận thấy rằng mỗi người đều không làm việc đó.
3. Mỗi người, ai đó, người nào đó, không ai cả Cuèi cïng, mçi ngêi ®Òu chª tr¸ch ai ®ã vÒ viÖc ®· kh«ng cã ai lµm viÖc mµ ngêi nµo ®ã lÏ ra ph¶i lµm
4. KHI KHÔNG CÓ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC !!! Yêu cầu công việc QUẢN LÝ CHO RẰNG NHÂN VIÊN PHẢI LÀM NHÂN VIÊN NGHĨ MÌNH PHẢI LÀM
5. Sản phẩm PTCV ⚫ Bản mô tả công việc: các nhiệm vụ cấu thành ⚫ Bản yêu cầu chuyên môn của công việc: kỹ năng đặc thù cần có để hoàn thành công việc ⚫ Bản tiêu chuẩn kết quả công việc: thước đo đánh giá kết quả công việc
6. Kết quả PTCV ⚫ Định hướng cho tuyển dụng ⚫ Sắp xếp, bố trí, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên ⚫ Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống tiền lương ⚫ Xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chương trình đào tạo ⚫ Là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc
7. Lợi ích của việc phân tích công việc 1. Đánh giá sự tác động của môi trường tới từng công việc. 2. Loại bỏ những yêu cầu công việc không cần thiết có thể gây ra sự phân biệt. 3. Tìm ra những yếu tố thúc đẩy hoặc làm giảm chất lượng công việc. 4. Lập kế hoạch cho những yêu cầu về nguồn nhân sự trong tương lai. 5. Tìm sự tương thích giữa ứng viên và vị trí còn thiếu 6. Quyết định nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới và cũ 7. Lên kế hoạch phát triển cho nhân viên có năng lực 8. Đề ra Kết quả làm việc tiêu chuẩn thực tế 9. Lựa chọn nhân viên vào vị trí mà họ có thể phát huy kỹ năng hiệu quả nhất 10. Có chế độ đãi ngộ công bằng với NV
8. Thông tin từ phân tích Công việc Kế hoạch NNL Nhiệm vụ Trách nhiệm Phận sự (Tasks) (Responsibility) (Duties) Đào tạo Lựa chọn Đào tạo & Mô tả Phát triển Công việc Phân tích Đánh giá kết quả Công việc Làm việc Đặc điểm Chế độ dãI ngộ Công việc và lợi ích An toàn và Sức khỏe Quan hệ với NV Kiến thức Kỹ năng Khả năng Phân tích công Vvệc cho nhóm
9. Ứng dụng của bản phân tích công việc 1. Bản mô tả công việc 2. Bản chi tiết đặc điểm công việc Xác định công việc 3. Phác thảo về công việc 4. Sơ đồ và hệ thống của tổ chức 5. Kế hoạch NNL 6. Tuyển dụng 7. Lựa chọn 8. Định hướng 9. Đánh giá kết quả làm việc Liên quan đến 10. Đào tạo và phát triển Hoạt động NNL 11. Kế hoạch và phát triển nghề nghiệp 12. Chế độ đãi ngộ và lợi ích 13. Sức khỏe và an toàn 14. Quan hệ ngành
10. Phân tích hoạt động tác nghiệp Đầu vào Quá trình Đầu ra Nguyên liệu đầu vào • Nguyên vật liệu • Thông tin • Dữ liệu Hoạt động Thành phẩm Thiết bị • Máy móc Nhiệm vụ của việc • Sản phẩm • Điều kiện làm việc sản xuất đầu ra là • Dịch vụ • Hệ thống gì? • Thông tin Nguồn nhân lực • Kiến thức • Kỹ năng Làm thế nào để đo/ • Khả năng đánh giá đầu ra?
11. Các yếu tố trong phân tích Công việc Phân tích công việc Thu thập thông tin về công việc được Thực hiện tại một tổ chức. Kiến thức (Knowlelge: K) Mức hiểu biết cần có của nhân viên để nắm được những yếu tố nhất định trong công việc. Kỹ năng (Skills: S) Khả năng sử dụng dụng cụ, thiết bị và máy móc để thực hiện công việc thuộc nhiệm vụ Khả năng (Abilities:A) Khả năng tư duy và thể chất cần có để thực hiện nhiệm vụ mà không cần sử dụng dụng cụ, thiết bị hay máy móc
12. Các bước tiến hành phân tích công việc Bước 1 Xác định mục đích của việc phân tích công việc Bước 2 Xác định công việc sẽ được phân tích Bước 3 Giải thích quy trình cho nhân viên và xác định mức độ tham gia của họ vào việc phân tích Bước 4 Quyết định phương pháp thu thập dữ liệu và tiến hành thu thập thông tin phân tích công việc Bước 5 Xử lý thông tin phân tích công việc Bước 6 Xem xét và cập nhật thường xuyên
13. Quá trình phân tích công việc Mục tiêu phân tích công việc Thu thập thông tin cho: • Bản mô tả công việc • Bản đặc điểm công việc • Bản phác thảo công việc • Kế hoạch nguồn nhân lực • Tuyển dụng, vv Loại thông tin cần thu thập: • Cái gì sẽ được thực hiện? • Sẽ được thực hiện ở đâu? • Sẽ được thực hiện như thế nào? • Tại sao cần phảI thực hiện? • Khi nào sẽ thực hiện? Nguồn dữ liệu • Người giữ chức vụ Phương pháp phân tích • Cấp trên Dữ liệu •Người phân tích công việc • Quan sát • Chuyên gia • Phỏng vấn • Tài liệu lưu trữ • Bản thăm dò ý kiến • Kế hoạch và kế hoạch chi tiết • Ghi chép/Nhật biên • Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực Mẫu phân tích dữ liệu • Định tính • Định lượng
14. Mục đích của việc phân tích Công việc 1. Tại sao công việc này tồn tại? 2. Những hoạt động tư duy và thể chất nào NV nắm giữ vị trí này đảm nhận? 3. Công việc được thực hiện khi nào? 4. Công việc được thực hiện ở đâu? 5. NV thực hiện công việc như thế nào? 6. Bằng cấp nào cần có để thực hiện công việc? 7. Điều kiện làm việc của công việc này như thế nào? 8. Máy móc và thiết bị nào được sử dụng trong công việc? 9. Việc thực hiện thành công công việc được thể hiện như thế nào?
15. Thông tin phân tích công việc Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Chuẩn bị cho Thu thập thông tin áp dụng những thông tin việc PTCV cho việc PTCV của PTCV áp dụng Bổ sung cho Quen thuộc Phát triển hệ thống Xác định Thu thập • Mô tả công việc với tổ chức và Bản thăm dò thông tin Công việc Dữ liệu • Bản chi tiết đặc loại công việc ý kiến điểm công việc Nguồn •Tiêu chuẩn công nhân lực việc
16. Thông tin nào tôi cần thu thập? ⚫ Các hoạt động của công việc. ⚫ Các hành vi về con người. ⚫ Máy móc, công cụ, trang thiết bị và thiết bị trợ giúp. ⚫ Các tiêu chuẩn trong công việc. ⚫ Hoàn cảnh làm việc. ⚫ Các đòi hỏi về nhân sự.
17. Các hoạt động của công việc ⚫ Lau dọn ⚫ Bán hàng ⚫ Giảng dạy ⚫ Sơn vẽ ⚫ Tiến hành các hoạt động như thê nào, khi nào và tại sao.
18. Các hành vi con người ⚫ Tư duy ⚫ Giao tiếp ⚫ Quyết định ⚫ Viết ⚫ Các đòi hỏi của công việc ⚫ Nâng nhấc ⚫ Đi lại ⚫ Sử dụng máy tính
19. Máy móc, công cụ, trang thiết bị và thiết bị trợ giúp công việc. ⚫ Sản phẩm tạo ra là gì? ⚫ Vật liệu, dụng cụ được sử dụng? ⚫ Kiến thức? ⚫ Dịch vụ hỗ trợ?
20. Bối cảnh công việc ⚫ Điều kiện làm việc ⚫ Lịch trình ⚫ Bối cảnh tổ chức ⚫ Bối cảnh xã hội
21. Các yêu cầu về nhân sự ⚫ Kiến thức và kĩ năng liên quan đến công việc ⚫ Giáo dục ⚫ Đào tạo ⚫ Kinh nghiệm thực tiễn ⚫ Các thuộc tính cá nhân ⚫ Năng khiếu ⚫ Đặc điểm về thể chất ⚫ Tính cách ⚫ Sở thích
22. Phương pháp thu thập dữ liệu Quan sát NV sẽ được quan sát cách họ thực hiện công việc Phỏng vấn nhóm/cá nhân Những nhân viên có am hiểu sẽ được Phỏng vấn về những hoạt động công việc nhất định Phiếu thăm dò ý kiến và bản liệt kê những mục cần kiểm tra có cấu trúc sẵn Những nhân viên am hiểu sẽ phải điền vào mẫu in sẵn về những hoạt động trong công việc Thảo luận chuyên môn Những đặc điểm đặc trưng về công việc được các “chuyên gia” đưa ra Ghi chép/ Nhật ký/Nhật biên Yêu cầu nhân viên phải ghi lại những hoạt động thường nhật của họ
23. Được sử dụng rộng rãi: Cuộc phỏng vấn ⚫ Các cuộc phỏng vấn cá nhân đối với mỗi nhân viên. ⚫ Các cuộc phỏng vấn nhóm đối với những nhóm nhân viên có cùng loại công việc ⚫ Các cuộc phỏng vấn cấp giám sát viên đối với một hoặc nhiều giám sát viên hiểu về công việc.
24. Các câu hỏi phỏng vấn mẫu Công việc đang thực hiện là gì? Những nhiệm vụ chính trong công việc của bạn là gì? Chính xác thì bạn phải làm gì? Tại những địa điểm nào bạn phải tiến hành công việc? Những yêu cầu về giáo dục, kinh nghiệm, kỹ năng, và (nếu có thể) chứng chỉ và bằng cấp là gì? Bạn tham gia vào các loại hoạt động nào? Trách nhiệm và nghĩa vụ của công việc là gì?
25. Các câu hỏi phỏng vấn mẫu (tiếp) Trách nhiệm chính hoặc các tiêu chuẩn tiến hành điển hình ở công việc của bạn là gì? Trách nhiệm của bạn là gì? Các điều kiện công việc và môi trường liên quan là gì? Những yêu cầu tự nhiên của công việc là gì? Các yêu cầu tinh thần và tình cảm ra sao? Các điều kiện an toàn và sức khoẻ như thế nào? Bạn có tiếp xúc với sự độc hại nào hoặc điều kiện làm việc bất thường nào không?
26. Hướng dẫn phỏng vấn - Phân tích viên và giám sát viên nên chọn lựa những nhân viên có hiểu biết về công việc tốt nhất và những người khách quan khi được hỏi. - Tạo ra một mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn - Theo một hướng dẫn vạch sẵn hoặc một bảng liệt kê những gì cần hỏi. - Yêu cầu một nhân viên liệt kê ra những nhiệm vụ theo thứ tự mức độ quan trọng và tần suất thực hiện. - Tổng kết và xác minh dữ liệu.
27. Mẫu phỏng vấn có cấu trúc in sẵn Tên: Tuổi: Nam/Nữ Thời gian làm việc lại tổ chức: Chức danh công việc hiện tại và cấp độ: Phòng: . Nhóm: . Tên người quản lý: Ngày phỏng vấn: . 1. Mục đích của công việc: 2. Mô tả bổ phận chính của công việc: 3. Các bổn phận khác: 4. Máy móc thiết bị Liên tục Thường xuyên Đôi khi được sử dụng: . . .
28. Đánh giá các khả năng thu thập dữ liệu Phương pháp ưu điểm Hạn chế Phỏng vấn Chính xác Mất nhiều thời gian, chi phí Bản câu hỏi ĐT Nhanh, ít tốn kém Có thể bỏ lỡ những đầu việc xảy ra thường xuyên, thu hồi kết quả chậm. Nhật biên của Có thể rất chi tiết Không hoàn chỉnh, mất thời NV gian, chi phí cao, dễ bị chi Phát huy tác dụng khi phối. việc liên lạc bị hạn chế Quan sát Mất thời gian, chi phí cao, không nhận được mẫu bổn phận đại diện. Có thể đạt được độ chính xác cao nhờ các Hỗn hợp Yêu cầu có khả năng tốt trong cách nhìn nhận khác tất cả phương pháp. nhau
29. Kết quả phân tích công việc Bản chi tiết đặc điểm Bản mô tả công việc công việc Là bản ghi trong đó, giải thích Mô tả những yêu cầu của bổn phận, điều kiện làm việc, công việc và những kỹ năng và các yếu tố khác của một mà NV cần có để hoàn thành công việc xác định công việc.
30. Bản Mô tả Công việc Không có tiêu chuẩn chung; các thành phần chủ yếu gồm: ⚫ Tên công việc/chức danh ⚫ Tóm tắt công việc/xác định công việc ⚫ Chức năng căn bản hay các nhiệm vụ/trách nhiệm chính ⚫ Các yêu cầu về tiêu chuẩn và điều kiện thực hiện công việc
31. Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Tên công việc/chức danh” ⚫ Thể hiện vị trí của người làm việc trong tổ chức. ⚫ Thể hiện những nghĩa vụ mà công việc này phải thực hiện. ⚫ Thể hiện những mối quan hệ và cấp bậc của người thực hiện công việc này trong tổ chức.
32. Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Tóm tắt công việc/ xác định công việc” ⚫ Công việc nằm ở bộ phận nào trong tổ chức ⚫ Người thực hiện công việc này sẽ báo cáo cho ai ⚫ Ngày tháng gần nhất công việc đã được điều chỉnh lại ⚫ Mã số công việc (tương ứng mức đãi ngộ) ⚫ Số lượng người có cùng chức danh công việc này ⚫ Số lượng nhân viên tại đơn vị phòng ban mà công việc này đang thực hiện tại đó ⚫ Mã số quản lý công việc này tại Bộ Lao động/Bộ Nội vụ ⚫ Tóm tắt sơ lược về công việc
33. Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Trách nhiệm, nghĩa vụ, hoặc những chức năng chính của công việc” ⚫ Phần này bao gồm những nội dung sau: ⚫ Mô tả các chức năng, nhiệm vụ mà công việc này đảm nhiệm theo mức độ từ quan trọng và mức độ tốn kém về thời gian của mỗi nhiệm vụ trong tổng quỹ thời gian của người thực hiện công việc này. ⚫ Chỉ ra trách nhiệm mà người thực hiện phải đảm đương và kết quả cần đạt được. ⚫ Chỉ ra các công cụ hoặc thiết bị mà người thực hiện công việc này cấn sử dụng để hoàn thành công việc. ⚫ Không cần liệt kê quá chi tiết mà chỉ bao gồm những công việc chính yếu. ⚫ Có thể kèm theo câu cuối: “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”
34. Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Tiêu chuẩn và điều kiện thực hiện công việc” ⚫ Các yêu cầu về trình độ cá nhân của người thực hiện cần phải có để có thể thực hiện được các nhiệm vụ và trách nhiệm mà công việc này gánh vác ⚫ Yêu cầu về kỹ năng ⚫ Yêu cầu về kiến thức ⚫ Yêu cầu về kinh nghiệm ⚫ Yêu cầu về tính cách ⚫ Yêu cầu về sức khỏe
35. ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỐT ⚫ Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất. ⚫ Sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ cơ bản” ở đầu và kết thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”. Đừng cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ ⚫ Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn. Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn, và đưa vào các ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào có thể ⚫ Hãy đề cập đến các chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể
36. ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỐT (TIẾP) ⚫ Hãy khách quan và chính xác khi mô tả công việc. Mô tả theo cách nó phải được thực hiện trên thực tế ⚫ Sử dụng các từ có tính hành động. Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích qui trình cần được áp dụng ⚫ Hãy đơn giản và ngắn gọn. Đừng làm cho bản mô tả công việc quá rườm rà. Sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc
37. VD về đặc điểm chi tiết công việc Ví trí công việc: Nhân viên bệnh viện Bản đặc điểm công việc Bản đặc điểm công việc về điều kiện làm việc trong điều kiện làm việc 1. Sẵn sàng làm việc ở bên ngoài 1. Làm việc trong điều kiện tốt 2. Tiếp xúc với những tình huống 2. Xử lý các vấn đề về bệnh tật, không mấy dễ chịu và giao tiếp giao tiếp với bệnh nhân với bệnh nhân 3. Giao tiếp, đối xử với bệnh nhân 3. Tiếp xúc với trường hợp lạm tâm thần dụng lời nói và hành động.
38. Tóm tắt phân tích công việc Tiến hành quá trình Phân tích công việc Đầu ra của phân tích CV là quy trình nhằm mục đích phân tích công việc xác định bổn phận, trách Bản mô tả công việc 1. Hiểu được mục đích của việc nhiệm, và độ tín nhiệm của Bản kê về những việc NV làm, làm phân tích công việc. một công việc như thế nào và tại sao lại được 2. Hiểu được vai trò của công làm. việc trong tổ chức Bản đặc điểm chi tiết CV 3. Đo lường, xác dịnh vị trí Bản liệt kê khả năng, trình độ tối Phương pháp phân tích 4. Quyết định phương pháp thu thiểu mà NV phải có để thực hiện công việc thập dữ liệu cho việc phân thành công những yếu tố chính tích công việc trong công việc của mình. 5. Làm rõ vấn đề, nếu cần 1. Quan sát 6. Lập bản thảo đầu tiên của Bản đánh giá công việc 2. Phỏng vấn cá nhân bản chi tiết đặc điểm công việc Chỉ ra giá trị của mỗi công việc 3. Phỏng vấn nhóm 7. Bổ sung bản thảo bằng cách trong tỏ chức 4. Thảo luận chuyên ngành làm việc với người giám sát 5. Ghi chép/ Nhật ký công việc
39. Tiêu chuẩn thực hiện công việc Nhân viên bán hàng (trong 6 tháng) • Thực hiện 100 cuộc điện thoại bán hàng • Liên hệ với 20 khách hàng mới • Bán buôn sản phẩm mới (số hiệu 117) cho 30 người bán buôn • Đạt 10. 000. 000 đ doanh thu cho sản phẩm 12 • Đạt 17. 000. 000 đ doanh thu cho sản phẩm 17 • 35 cuộc điện thoại phục vụ khách hàng • 4 cuộc đàm phán về bán hàng • Thực hiện 1 báo cáo cuối tháng