Bài giảng Quản trị Logistics - Chương 4: Hệ thống thông tin

Nội dung text: Bài giảng Quản trị Logistics - Chương 4: Hệ thống thông tin

1. Chương 4 Hệ Thống Thông Tin 1. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong hoạt động logistics 2. Chu trình đặt hàng - sự cần thiết phải quản lí hệ thống thông tin 3. Hệ thống thông tin trong hoạt động logistics -những bước cải tiến 4. Giới thiệu một số hệ thống thông tin của các công ty logistics tại Việt Nam
2. 4.1. Tầm quan trọng của Hệ thống thông tin trong hoat động Logistics: Hệ thống thông tin là gì ? Theo luật giao dịch điện tử của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa việt Nam được Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29 tháng 11/2005 Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi nhận,lưu trữ hiển thị hoặc thực hiện các xử lí khác đối với thông điệp dữ liệu Thông tin dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự Hệ thống thông tin đóng vai trò cực kì quan trọng
3. Hệ thống thông tin logistics bao gồm: ➢Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống logistics: doanh nghiệp logistics, các nhà cung cấp, các khách hàng/ người mua hàng ➢Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: logistics, kỹ thuật, kế toán – tài chính, tổ chức nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh ➢Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng bến bãi, vận tải Và sự kết nối giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên. Thông tin kịp thời chính xác là nền tảng đảm bảo sự thành công của logistics.
4. 4.2 Chu trình đặt hàng - sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin. Một chu trình đặt hàng chuẩn gồm các bước sau: 1. Chuẩn bị đơn hàng và chuyển đi 2. Đơn hàng được chấp nhận và nhập vào hệ thống (ghi vào sổ, vào máy ) 3. Giải quyết đơn hàng 4. Chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu (sản xuất, thu mua, phân loại, đóng gói, dán nhãn ) 5. Vận chuyển hàng hóa 6. Bốc dỡ, giao nhận hàng
5. Giả sử rằng: khi việc đặt hàng được thực hiện bằng tay (không sử dụng máy tính, EDI và mạng) thì chu trình đặt hàng cần một khoảng thời gian như sau: 1.Khách hàng 6.Giao hàng cho 5.Chuyển hàng đặt hàng khách hàng cho khách hàng 2 Ngày 1 Ngày 3 Ngày 2.Nhà cung cấp 3.Giải quyết đơn 4.Chuẩn bị hàng nhận đơn đặt hàng đặt hàng và đóng gói 1 Ngày 1 Ngày 5 Ngày Hình Toàn bộ chu trình đặt hàng - đứng trên góc độ khách hàng . Giả định nêu trên xảy ra khi điều kiện không có những biến động, thời gian thực hiện mỗi bước công việc là thời gian trung bình. Tổng cộng mất đến 13 ngày. Một khi xảy ra những sự cố bất trắc thì sẽ dẫn đến những thay đổi về thời gian.
6. Hình: Chu trình đặt hàng khi có những thay đổi. 1. Khách hàng chuẩn bị 2. Nhà cung cấp nhận đơn hàng và gởi đi đơn hàng 2 1 Thời gian dao động 1-3 ngày Thời gian dao động 0,5 -1,5 ngày 3. Giải quyết đơn 4. Chuẩn bị hàng hóa đặt hàng và đóng gói 1 5 Thời gian dao động 0,5-1,5 ngày Thời gian dao động 1-9 ngày 5.Thời gian vận 6. Khách hàng nhận chuyển hàng hóa hàng và đưa vào kho 3 1 Thời gian dao động 1-5 ngày Thời gian dao động 0,5 -1,5 ngày 4.5 13 21.5 Thời gian dao động từ 4,5- 21,5 ngày
7. 4.3 Hệ thống thông tin trong hoạt động logistics-những bước cải tiến: Sơ đồ: Đường đi của một đơn hàng Khách hàng Giao hàng cho Vận chuyển đặt hàng khách hàng hàng hóa Chuyển đơn đặt hàng Danh mục Đơn đặt Hóa đơn hàng hóa hàng có sẵn Hồ sơ Thực Nhận đơn Kiểm tra danhmục hiện đơn Chuẩn bị hàng công nợ hàng hóa đặt hàng xuất kho Kế hoạch sản xuất Chứng từ Kế hoạch sản xuất vận tải chuyển hàng Thông Tin Trực Tiếp Thông Tin Gián Tiếp
8. Bảng: Đặc trưng của các hệ thống thực hiện đơn hàng Cấp Hình thức của Tốc Chi phí thực Hiệu Độ chính độ hệ thống độ hiện/ duy trì quả xác 1 Thực hiện bằng Chậm Thấp Thấp Thấp tay 2 Thực hiện bằng Trung Trung bình Tốt Trung điện thoại bình bình 3 Nối mạng điện Nhanh Đầu tư cao chi phí Rất Cao tử trực tuyến hoạt động thấp tốt
9. Cấp độ 1, 2 Bưu Điện Bộ Phận Nhận Hóa Đơn Tin Người Mua Nhà Cung Cấp Yêu Cầu Mua Hàng Điện thoại Bộ Phận Nhận Đơn Hàng Đại Diện Thương Mại Bưu Điện Hình: Dòng thông tin theo kiểu truyền thống
10. Cấp độ 3: Nối mạng điện tử trực tuyến Ở cấp độ 1 và 2 khi hình thức thực hiện bằng tay và điện thoại thì tốc độ thực hiện chậm, khi nhận đơn hàng, bộ phận thông tin tiến hành ghi sổ và triển khai các bước còn lại. Qua nhiều công đoạn rất mất thời gian chỉ đến khi máy tính ra đời, phát triển và được nối mạng thì mới tạo ra được cuộc cách mạng thực sự trong việc thực hiện đơn đặt hàng và tạo điều kiện cho logistics ra đời và phát triển.
11. Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchanger – EDI) • Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchanger – EDI) là hệ thống trao đổi dữ liệu từ máy tính qua máy tính giữa các bộ phận với nhau. • EDI cho phép gửi và nhận dữ liệu với tốc độ nhanh nhất, chính xác cao. • EDI là hệ thống khá phức tạp chi phí đầu tư tốn kém nhưng lợi ích của nó thì không ai phủ nhận.
12. Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchanger – EDI)
13. Cụ Thể Là: ➢Giảm được khoảng 60%-70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ,chuyển đến địa chỉ cần thiết và có công việc có liên quan. ➢Giảm thiểu được những sai sót so với việc thao tác bằng tay. ➢Giảm được 80% chi phí chuyển đơn đặt hàng và giải quyết các công việc có liên quan. ➢Giúp phản hồi thông tin nhanh chóng. ➢Giảm công việc và thời gian bốc dỡ hàng. ➢Giảm lượng hàng dự trữ. ➢Tăng độ chính xác trong tất cả các công việc của chu trình đặt hàng.
14. Giao dịch trực tiếp Hộp thư của Hộp thư của người mua nhà cung cấp Máy tính người Máy tính nhà mua cung cấp Giao dịch gián tiếp Mạng Máy Tính Bên Thứ 3 Hộp thư nhà Hộp thư người Hình: Dòng thông tin giao dịch điện tử
15. Máy tính và EDI không chỉ giúp nâng cao hiệu quả khâu trung tâm của hệ thống logistics - chu trình đặt hàng mà còn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả ở tất cả các khâu khác: ❖ Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn kho vật tư, ❖ Tự động lập yêu cầu vật tư (khi tồn kho đến điểm tới hạn), ❖ Lập đơn đặt hàng và kiểm tra đơn đặt hàng, ❖ Theo dõi, xúc tiến việc thực hiện các đơn hàng, ❖ Lưu trữ các đơn hàng đã thực hiện, ❖ Sử dụng trong việc phân tích tình hình thực hiện các đơn đặt hàng, ❖ Lập các báo cáo theo yêu cầu. Đặc biệt trong khâu quản lý vật tư và lập đơn hàng, máy vi tính đóng vai trò rất quan trọng. Các dữ liệu được lưu trong đĩa hay tạo thành các tập tin rất thuận tiện cho việc truy cập, tạo các báo cáo theo mẫu thống nhất.
16. Các vật tư dược quản lý bằng Các vật tư không quản lý bằng máy tính máy tính Máy tính Phòng/ban có nhu cầu In các yêu cầu mua hàng Các kế hoạch yêu cầu vật tư (MRP) Các bản yêu cầu vật tư(viết tay) Nhân viên kế hoạch kiểm tra lại Nhân viên cung ứng/ mua hàng kiểm tra lại Nếu không sửa đổi Sửa đổi lại Máy tính Lập đơn đặt hàng và Bản copy đơn đặt hàng thông báo Hình: Sơ đồ lập đơn hàng trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính.
17. Thay đổi đơn thông báo báo cáo báo cáo báo cáo tồn hóa đơn hàng kiểm tra kho Nhập dữ liệu ▪Hồ sơ các đơn đặt hàng ▪Hồ sơ hàng tồn kho Máy Tính ▪Hồ sơ hàng hóa ▪Hồ sơ nhà cung cấp ▪Hồ sơ hợp đồng ▪Hồ sơ các vật tư đặc biệt Báo cáo Các đơn Danh sách Danh sách Danh sách Báo cáo Báo cáo hoạt động đặt hàng đơn đặt những mặt các đơn về các tình hình cung ứng thêm hàng mở hàng đã hết hàng đòi nhà cung quản lý vật : rộng hỏi nhà cấp: tư - chi phí cung cấp uy - giao - giao tín hàng hàng - chất -chất lượng lượng - dịch vụ -đề xuất Các đơn hàng có Danh mục - giá thay đổi các đơn Kiểm tra nhà hàng chờ cung ứng Hình: Sơ đồ hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính.
18. 4.4 Giới thiệu một số hệ thống thông tin của các công ty logistics tại Việt Nam 4.4.1 Hệ thống thông tin của MAERSK Logistics Việt Nam : Sử dụng hệ thống thông tin toàn cầu (global systems). • Maersk Communication System (MCS): MCS là hệ thống trao đổi thông tin giữa các văn phòng Maersk Logistics trên khắc thế giới dưới dạng telex. • Operations and Documentation Execution System (MODS): được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management). MODS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng.
19. 4.4.2 Hệ thống thông tin của FLDC FLDC – First Logistics Development (JV) Company – Liên doanh phát triển tiếp vận số một Là một công ty liên doanh với 4 đối tác : 1. Công ty Neptune Oriental Line - NOL,Singapore. 2. Công thương maị Mitsui-Mitsui & Co.Ltd, Nhật Bản . 3. Tổng công ty đường sông miền nam – SOWATCO, Việt Nam 4. Tổng công ty vận tải và thuê tàu – Vietfratch,Việt Nam – Được bộ kế hoạch và đầu tư cấp giấy phép số 996/GP cho phép thành lập ngày 22/09/1994 – Trong đó NOL là cổ đông chính góp 48%; Mitsui góp 15%; Sowatco góp 26%; Vietfrach 11% – FLDC có chức năng chính là xây dựng và khai thác cảng container chuyên dụng, với tên giao dịch là Vietnam International Container Terminal, gọi tắt là VICT – VICT là một trong những đơn vị đầu tiên tại Việt Nam kinh doanh dịch vụ logistics. – Cũng như tại các cảng biển lớn của thế giới, công nghệ thông tin được sử dụng như một công cụ hữu hiệu để điều khiển hoạt động logistics.
20. Tại các cảng biển Việt Nam hiện nay hệ thống thông tin phục vụ cho giao nhận vận tải đường biển khá phức tạp và không hiệu quả Người giửi/ nhận hàng Hãng tàu vận tải Ngân hàng Hải quan Công ty vận tải Công ty giao nội bộ nhận Nhà khai thác cảng Hình: Hệ thống thông tin truyền thống trong giao nhận vận tải tại các cảng biển Việt Nam.
21. So với các cảng biển trên thế giới và trong khu vực thì việc sử dụng IT và EDI tại các cảng Việt Nam còn chậm. Ứng Dụng IT HảiPhòng Quy Nhơn Sài Gòn Tân Cảng Bến Nghé VICT Và EDI Hệ thống quản lý Có Không Sơ khởi Sơ khởi Không có nội bộ Sử dụng EDI Không Không Sơ khởi Sơ khởi Không có Nguồn: Vietnamshipper Hệ thống MAPS với máy chủ IBM, cài đặt chương trình AS 400, nối với các bộ phận: o Phân bổ tàu bến o Bãi xếp/ dỡ container o Cổng bãi o Quản lý container tại cổng bãi o Bộ phận làm báo cáo o Hệ thông xuất vận đơn o Dịch vụ thông tin o Kho hàng lẻ/ trạm đóng hàng
22. Hệ thống thông tin của VICT hoàn thiện theo hướng thương mại điện tử, xây dựng thông tin cảng (Port Information Center) Hãng tàu vận tải Công ty vận tải bộ Trung tâm Người gửi /nhận thông tin Công ty giao nhận hàng cảng Hải quan Ngân hàng Mô hình trung tâm thông tin cảng.
23. Hệ thống thông tin Quản trị hệ thống thông tin là bộ phận có tầm quan trọng đặc biệt, không thể thiếu trong toàn bộ quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát có hiệu quả hoạt động logistics. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin các hệ thống thông tin trong quản trị logistics ngày càng hoàn thiện; Công nghệ thông tin thực sự trở thành vũ khí cạnh tranh sắc bén, giúp công ty logistics thành công và logistics toàn cầu lớn mạnh