Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 4: Tổ chức văn phòng

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 4: Tổ chức văn phòng

1. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Cơ cấu tổ chức văn phòng a. Bộ phận hành chánh văn thư b. Bộ phận tổng hợp c. Bộ phận quản trị d. Bộ phận lưu trữ e. Bộ phận tài vụ f. Bộ phận tổ chức nhân sự g. Bộ phận bảo vệ
2. BỐ TRÍ VĂN PHÒNG Các yêu cầu của việc bố trí văn phòng - Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng - Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển của các bộ phận văn phòng
3. Nguyên tắc sắp xếp các phòng làm việc trong cơ quan - Mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban - Bố trí phòng - Ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc
4. Phương pháp bố trí văn phòng Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận -Văn phòng bố trí kín (văn phòng chia nhỏ) - Văn phòng bố trí mở
5. Bố trí văn phòng kiểu mở (theo vách ngăn)
6. Căn cứ vào trình độ tập trung hóa - Bố trí phân tán: ➢ Ưu điểm: - Nâng cao tính chủ động - Đảm bảo phục vụ kịp thời - Tiết kiệm thời gian chờ đợi. ➢ Nhược điểm: - Không sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phòng - Chi phí văn phòng sẽ lớn.
7. Căn cứ vào trình độ tập trung hóa - Bố trí tập trung: ➢ Ưu điểm: - Nâng cao được hệ số sử dụng công suất thiết bị, - Sử dụng tối đa năng lực của nhân viên - Giảm chi phí văn phòng. ➢ Nhược điểm: - Công việc quá tải, gây ùn tắc, xử lý không kịp thời
8. Thiết kế văn phòng theo phong thuỷ - Phòng làm việc của giám đốc - Phòng ban khác - Các cách bố trí nội thất văn phòng theo phong thuỷ
9. P. NC P. Kinh doanh ĐB TB P. Tài vụ T ĐN N P. Kế hoạch P. Tiếp thị
10. Bố trí trang thiết bị, dụng cụ trong văn phòng - Các điều kiện làm viêc khác ➢ Ánh sáng ➢ Nhiệt độ: ➢ Tiếng ồn: ➢ Màu sắt: ➢ Y tế: ➢ Vệ sinh: ➢ Phòng cháy chữa cháy: