Bài giảng Quản trị dự án đầu tư - Chương 5: Quản trị chi phí thực hiện dự án

Nội dung text: Bài giảng Quản trị dự án đầu tư - Chương 5: Quản trị chi phí thực hiện dự án

1. 15/04/2015 Chương 5: QUẢN TRỊ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN I. KỸ THUẬT KIỂM SOÁT CHI PHÍ THỰC HIỆN D.ÁN II. KỸ THUẬT TÍCH HỚP KIỂM SOÁT CV VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN THỰC HIỆN D.ÁN III. KIỂM SOÁT CHI PHÍ HOÀN THÀNH TRƯỚC HẠN IV. PHÂN TÍCH EARNED VALUE V. CÁC LOẠI CHỈ SỐ PHẢN ÁNH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN D.ÁN VI. DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC TẾ CẢU TOÀN BỘ DỰ ÁN VII. QUẢN LÝ TỔNG THỂ NHIỀU DỰ ÁN BẰNG MA TRẬN % HOÀN THÀNH 1 Chương 5: QUẢN TRỊ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN I. KỸ THUẬT KIỂM SOÁT CHI PHÍ THỰC HIỆN D.ÁN a) Kỹ thuật xây dựng tập hợp các đường cong chi phí hình chữ s time 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 % lũy kế kh 0 1 9 16 24 32 40 47 55 63 71 82 92 96 100 100 100 % lũy kế tt 0 1 9 17 28 35 42 55 2 I. KỸ THUẬT KIỂM SOÁT CHI PHÍ THỰC HIỆN D.ÁN a) Kỹ thuật xây dựng tập hợp các đường cong chi phí hình chữ s 3 1
2. 15/04/2015 I. KỸ THUẬT KIỂM SOÁT CHI PHÍ THỰC HIỆN D.ÁN b) Kỹ thuật xây dựng bảng so sánh chi phí thực tế và kế hoạch time 1 2 3 4 5 6 7 8 Cp. Kế hoạch 0 100 108 120 90 150 125 146 Cp. Thực tế 0 100 108 121,2 94,5 154,5 127,5 156,2 % so với kh mỗi time 0 100,0 100,0 101,0 105,0 103,0 102,0 107,0 Cp kế hoạch lũy kế 0 100 208 328 418 568 693 839 Cp thực tế lũy kế 0 100 208 329,2 423,7 578,2 705,7 861,9 % so với kh mỗi time 0 100 100 100,4 101,4 101,8 101,8 102,7 4 Chương 5: QUẢN TRỊ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN II. KỸ THUẬT TÍCH HỚP KIỂM SOÁT CV VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN THỰC HIỆN D.ÁN 2.1 Ký thuật tích hợp. Đây là kỹ thuật kiểm soát khối lượng cv được hoàn thành trong mối liên hệ với chi phí bỏ ra và thới hạn thực hiện các cv của dự án 5 II. KỸ THUẬT TÍCH HỚP KIỂM SOÁT CV VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN THỰC HIỆN D.ÁN 2.1 Ký thuật tích hợp ngày % chi phic lũy kế thực tế % khối lượng cv hoàn thành lũy kế Ví dụ. Có báo cáo về Kế hoạch Thức tế Kế hoạch Thức tế 1 0 0 4 4 Dự án như sau. 2 1 9 7 8 3 9 16 14 15 4 16 17 21 22 5 24 28 29 32 6 32 35 36 37 7 40 42 43 50 8 47 55 50 57 9 55 57 10 63 64 11 71 71 12 82 79 13 92 86 14 96 89 15 100 93 16 100 96 6 17 100 100 2
3. 15/04/2015 II. KỸ THUẬT TÍCH HỚP KIỂM SOÁT CV VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN THỰC HIỆN D.ÁN 2.1 Ký thuật tích hợp. Biểu đồ chi phí và khối lượng cv của dự án. Ghi chú: đường nằm trên biểu diễn các mực độ thực tế. Đuocngừ nằm dưới biểu diến mức độ kế hoạch. 7 II. KỸ THUẬT TÍCH HỚP KIỂM SOÁT CV VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN THỰC HIỆN D.ÁN 2.1 Ký thuật tích hợp. Biểu đồ chi phí và khối lượng cv của dự án. Ghi chú: đường nằm trên biểu diễn các mực độ thực tế. Đuocngừ nằm dưới biểu diến mức độ kế hoạch. 8 II. KỸ THUẬT TÍCH HỚP KIỂM SOÁT CV VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN THỰC HIỆN D.ÁN Biểu đồ chi phí và khối lượng cv của dự án. Ghi chú: đường nằm trên biểu diễn các mực độ thực tế. Đuocngừ nằm dưới biểu diến mức độ kế hoạch. Đến cuối ngày thứ 8 cp & khối lượng cv thực hiện bằng ngày thứ 9 9 3
4. 15/04/2015 Chương 5: QUẢN TRỊ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN II. KỸ THUẬT TÍCH HỚP KIỂM SOÁT CV VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN THỰC HIỆN D.ÁN 2.2 các trường hợp có thể xảy ra giữa chi phí và tiến độ thực hiện dự án 1. Thường xảy ra nhất • Vượt chi ngân sách đã dự trù • Chậm tiến độ 2. Thông thường • Vượt chi ngân sách đã dự trù • Tiến độ nhanh 2. Thông thường • Chi dưới ngân sách đã dự trù • Chậm tiến độ 2. ít xảy ra nhất • Vượt chi ngân sách đã dự trù • Vượt tiến độ 10 Chương 5: QUẢN TRỊ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN III. Kiểm soát chi phí hoàn thành trước thời hạn 3.1 yêu cầu • Hoàn thành dự án trước thời hạn với yêu cầu kyc thuật và chất lượng công trình vẫn đảm bảo chất lượng • Thời gian rút ngắn < thời gian dự tính tei • Khi thực hiện rút ngắn ngắn thời gian dự án mà xuất hiện tiến trình tới hạn mới. Thì ta phải tiếp tục rút ngắn thời gian của tiến trình tới hạn mới. 11 III. Kiểm soát chi phí hoàn thành trước thời hạn 3.2 quy trình xác định chi phí rút ngắn thời gian hoàn thành dự án. Bước 1: vẽ sơ đồ PERT theo dự tinh ban đầu Bước 2: xác định thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất của từng cv (tn). Nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Bước 3: xác định thời gian rút ngắn của từng cv (tr): Tr = te – tn Bước 4: xác định chi phí tăng thêm khi phải rút ngắn thời gian thực hiện từng công việc: cr 12 4
5. 15/04/2015 III. Kiểm soát chi phí hoàn thành trước thời hạn 3.2 quy trình xác định chi phí rút ngắn thời gian hoàn thành dự án. Bước 5: xác định yêu cầu rút ngắn thời gian của toàn bộ dự án. Bước 6: tính chi phí của nhiều phương án rút ngắn thời gian thực hiện dự án. Bước 7: chọn phương án rút ngắn có chi phí thấp nhất. Nhưng đảm bảo thời gian thưc hiện đã đước rút ngắn theo yêu cầu. 13 III. Kiểm soát chi phí hoàn thành trước thời hạn 3.2 quy trình xác định chi phí rút ngắn thời gian hoàn thành dự án. Bước 8: vẽ lại sơ đồ PERT với thời gian thực hiện cảu các cv đã được rút ngắn. Kiểm tra lại tiến trình tới hặn, với yêu cầu tiến trình được rút ngắn vẫn còn là tiến trình tới hạn. Lúc đó yêu cầu rút ngắn đã đước thỏa mãn. Bước 9: nếu tiến trình rút ngắn ko còn là tới hạn nữa. Lúc này xuất hiện tiến trình tới hạn mới, thì ta lại phải rút ngắn thời gian của tiến trình tới hạn mới xuất hiện bằng với thời gian rút ngắn như mong muốn. Các bước tương tự theo quy trình trên. 14 Vd: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Vd: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” TT Tên công việc Ký.h Độ dài thời Độ dài thời gian Chi phí rút ngắn gian mong muốn rút (tr/tuần) (tuần) ngắn 1 Làm móng nhà A 5 3 20 2 Vận chuyển cần cẩu về B 1 1 - 3 Lắp dựng cần cẩu C 3 2 30 4 Vận chuyển cấu kiện D 4 3 40 5 Lắp ghép khung nhà E 7 5 100 Yêu cầu: rút ngăn dự án xuống còn 11 tuần. Xác địnhk chi phí rút ngắn. 15 5
6. 15/04/2015 Vd: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Bước 1: vẽ sơ đồ PERT theo dự tinh ban đầu 2 A5 F0 E7 B1 C3 1 3 5 6 D4 G0 4 16 Vd: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Bước 2,3,4,5 Công Time dự Time Chi phí Time rút Time rút Chi phí việc tínhban mong rút ngắn ngắn tr ngăn hoàn đầute muốn tn Cn (tuần) trên tiến thành (tr/tuấn) trình tới trước hạn thời hạn (Cr) 1 2 3 4 5 = (2-3) 6 7= 1 tuần * 4 A 5 3 20 2 1 20 B 1 1 - 0 - - C 3 2 30 1 - - D 4 3 40 1 - - E 7 5 100 2 1 100 F Cv ảo - - - - - G Cv ảo - - - - - 17 Vd: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Bước 6: tính chi phí của nhiều phương án rút ngắn thời gian thực hiện dự án. Ở đây có hai p.án rút ngắn thời gian hoàn thành dự án còn 11 tuần: • P.án 1: rút ngắn 1 tuần ở cv A, với chi phí rút ngắn là 20 tr • P.án 2: rút ngắn 1 tuần ở cv E, với chi phí rút ngắn là 100 tr Bước 7: chọn phương án rút ngắn có chi phí thấp nhất.18 6
7. 15/04/2015 Vd: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Bước 8: vẽ lại sơ đồ PERT với thời gian thực hiện cảu các cv đã được rút ngắn 2 A4 F0 E7 B1 C3 1 3 5 6 D4 G0 4 rút ngắn 1 tuần cv A với chi phí thêm 20 triệu đồng Bước 9; kiểm tra 19 Vd2: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Vd 2: Cũng dự án trên rút ngắn tiến trình xuống còn 10 tuần; tức là rút ngắn tiến trình tới hạn AFE từ 12 tuần xuống 10 tuần. Các bước 1 đến7 tt Căn cứ vào bảng trên ta có phương án rút ngăn thời gian thực hiện cv A xuống 2 tuần với chi phí 40 (triệu). Thay vì rút ngăn thời gian thực hiện cv E xuống 2 tuần với chi phí 200 (triệu). 20 Vd2:Vd: dựdự án án “ “ lắp lắp ghépghép khu khu nhà nhà công công nghiệp” nghiệp” Bước 8: vẽ lại sơ đồ PERT với thời gian thực hiện cảu các cv đã được rút ngắn 2 A3 F0 E7 B1 C3 1 3 5 6 D4 G0 4 rút ngắn 2 tuần cv a với chi phí 40 triệu đồng Bước 9; kiểm tra 21 7
8. 15/04/2015 Vd2: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Bước 9; kiểm tra Kiểm tra tiến trình tới hạn thì thấy đạt yêu cầu, nhưng lại xuất hiện hai tiến trình tới hạn mới • BCE có tổng thời gian là 1+3+7 = 11 • DGE có tổng thời gian là 4+0+7 = 11 Đến đây ta phải rút ngắn thời gian của hai tiến trình này xuống 1 tuần để dự án hoàn thành đúng 10 tuần 22 Vd2: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Trước tiên ta rút ngắn tiến trình BCE Công Time dự Time Chi phí Time rút Time rút Chi phí việc tínhban mong rút ngắn ngắn tr ngăn hoàn đầute muốn tn Cn (tuần) trên tiến thành (tr/tuấn) trình tới trước hạn thời hạn (Cr) 1 2 3 4 5 = (2-3) 6 7= 1 tuần * 4 A 5 3 20 2 - - B 1 1 - 0 - - C 3 2 30 1 1 30 D 4 3 40 1 - - E 7 5 100 1 2 100 F Cv ảo - - - - - G Cv ảo - - - - - 23 Vd2: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Trước tiên ta rút ngắn tiến trình BCF Ở đây có hai p.án rút ngắn thời gian hoàn thành dự án còn 10 tuần: • P.án 1: rút ngắn 1 tuần ở cv C, với chi phí rút ngắn là 30 tr • P.án 2: rút ngắn 1 tuần ở cv F, với chi phí rút ngắn là 100 tr Bước 7: chọn phương án rút ngắn có chi phí thấp nhất. 24 8
9. 15/04/2015 Vd2:Vd: dựdự án án “ “ lắp lắp ghépghép khu khu nhà nhà công công nghiệp” nghiệp” Bước 8: vẽ lại sơ đồ PERT với thời gian thực hiện của các cv đã được rút ngắn 2 A3 F0 E7 B1 C2 1 3 5 6 D4 G0 4 rút ngắn 1 tuần cv C với chi phí thêm 30 triệu đồng Bước 9; kiểm tra 25 Vd2:Vd: dựdự án án “ “ lắp lắp ghépghép khu khu nhà nhà công công nghiệp” nghiệp” Bước 8: vẽ lại sơ đồ PERT với thời gian thực hiện của các cv đã được rút ngắn 2 A3 F0 E7 B1 C2 1 3 5 6 D3 G0 4 rút ngắn 1 tuần cv D với chi phí thêm 40 triệu đồng Bước 9; kiểm tra 26 Vd2: dự án “ lắp ghép khu nhà công nghiệp” Nhận xét: . Rút ngắn cv A 2 tuần có chi phí thêm 40 triệu đồng . Rút ngắn cv C 1 tuần có chi phí thêm 30 triệu đồng . Rút ngắn cv D 1 tuần có chi phí thêm 40 triệu đồng  Tổng cộng chi phí tăng thêm 110 triệu đồng để rút ngắn dự án xuống 2 tuần. 27 9
10. 15/04/2015 Chương 5: QUẢN TRỊ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN IV. PHÂN TÍCH EARNED VALUE 4.1 KHÁI NIỆM. Phân Tích EARNED VALUE Lfà việc tính toán các sai lệch về chi phí và tiến trình nhằm đo lường kết quả thực hiện quản lý dự án tại những mốc thời gian nhất định Qua phân tích cho biết chi phí cảu dự án là vượt mức hay tiêt kiệm. Tiến độ thực hiện khối lượng công việc cảu dự án là nhanh hay chậm. Và tổng giá trị tương ứng là bao nhiêu. 28 IV. PHÂN TÍCH EARNED VALUE 4.2 Nội dung phân tích Ta xét một số loại chi phí sau đây có liên quan đến dự án. . BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) chi phí dự toán theo tiến độ của các công việc thuộc dự án sẽ phải được hoàn thành vào thời điểm này . ACWP (Actual Cost of Work Perfomed) chi phí thực tế cua các công việc thuộc dự án sẽ phải được hoàn thành vào thời điểm này . BCWP (Budgeted Cost of Work Perfomed) chi phí dự toán của các công việc thuộc dự án sẽ phải được hoàn thành vào thời điểm này  Sai lệch chi phí : CV = BCWP – ACWP  Sai lệch của tiến độ: SV = BCWP - BCWS 29 IV. PHÂN TÍCH EARNED VALUE 4.2 Nội dung phân tích Vd; một gói công việc của dự án đươc lên lịch trình như sau BCWS = 2.500 triệu đồng ACWP = 1.800 triệu đồng BCWP = 1.500 triệu đồng Ta có các loại sai lệch  Sai lệch chi phí : CV = BCWP – ACWP = 1.500 - 1.800 = -300 tr  Sai lệch của tiến độ: SV = BCWP - BCWS = 1.500 - 2.500 = -1.000 tr Nhận xét: dự án chi tiêu ở mức cao hơn so với dự toán đưa ra là 300 tr. Và hoàn thành cv trễ so với tiến độ đề ra với giá trị cv chậm trễ là 1000 tr 30 10
11. 15/04/2015 V. CÁC LOẠI CHỈ SỐ PHẢN ÁNH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN. 5.1 Chỉ số thực hiện chi phí CPI = BVWP / ACWP 5.2 Chỉ số thực hiện tiến độ; SPI = BCWP /BCWS 5.3 Chỉ số hoàn thành công việc PCI = BCWP / BAC Trong đó BAC là tổng chi phí của dự án. Vd: • Chỉ số thực hiện chi phí CPI = BVWP – ACWP = 1500/1800 = 0,83 . Chỉ số thực hiện tiến độ; SPI = BCWP – BCWS = 1500/2500 = 0,6 • Chỉ số hoàn thành công việc PCI = BCWP – BAC = 1500/3000=0,5 31 VI. DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC TẾ CỦA TOÀN BỘ DỰ ÁN. Chi phí dự toán của các công việc dự án đã được xây dựng trong quá trình soạn thảo dự án. Tuy nhiên trong thời gian thực hiện dự án. Có nhiều biến động. Bởi vậy, việc dự báo chi phí thực tế để hoàn thành toàn bộ dự án là một yêu cầu cần thiết, qua đó chủ động tìm cách giải quyết nhằm có đủ chi phí để thực hiện dựa án. Chi phí dự báo cho việc hoàn thành dự án: FAC = ETC + ACWP Trong đó : ETC là chi phí ước lượng để hoàn thành phần còn lại của dự án ETC = phần còn lại của công việc/CPI = BAC – BCWP)/CPI = (3000-1500)/0,83 = 1807 triệu đồng FAC = 1807 + 1800 = 3607 triệu đồng. 32 VII. MA TRẬN % HOÀN THÀN DỰ ÁN. CÔNG DỰ ÁN A DỰ ÁN B TỔNG TỔNG VIỆC CP ước tính % khối lượng CP ước tính % khối lượng CHI CHI PHÍ PHÍ % hoàn % dự án % hoàn % dự án ƯỚC HIỆN thành thành TÍNH TẠI Cp hiện tại % hoàn thành Cp hiện tại % hoàn thành toàn bộ toàn bộ Thiết kế 50 3,7% 140 3,19% 190 tr 67tr 50% 0,87% 30% 2,44% 3,315 1,17% 25 0,44% 42 0,73% Tư vấn 100 7,41% 250 5,69% 350 tr 55 tr 20% 1,74% 14% 4,36% 6,1% 0,96% 20 0,35% 35 0,61% Xây lắp 1200 88,9% 4000 91,12% 5200 580 tr 15% 20,91% 10% 69,69% 90,59% 10,1% 180 3,14% 400 6,79% Tổng chi 1350 4390 5740 702 phí tr % toàn 23,53% 76,48% 100% 12,23% bộ 33 11