Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương I: Tổng quan về thư kí

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương I: Tổng quan về thư kí

1. Học phần: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG ThS: Đặng Thanh Nam (Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU)
2. 1. Tài liệu học tập, tham khảo
3. • Giáo trình chính: Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Vũ Thị Phụng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 • Tài liệu tham khảo: - Nghiệp vụ thư ký văn phịng và tổ chức, Học viện Hành chính quốc gia, 2002. - Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Lương Minh Việt, NXB Hà Nội, 2005 - Kỹ năng giao tiếp, Chu Văn Đức, NXB Hà Nội, 2005 - Nghiệp vụ nhà hàng, Đại học Tơn Đức Thắng (lưu hành nội bộ), 2010 - Tài liệu mạng: www.webthuky.com; www.dddn.com.vn
4. 2. Nội dung của học phần:
5. Nội dung Tổng quan về nghề thư ký
6. Nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin cho lãnh đạo.
7. Xây dựng và quản lý Kế hoạch làm việc của lãnh đạo
8. Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị (sự kiện)
9. Nghiệp vụ tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo.
10. Giao tiếp hành chính của người thư ký
11. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ
12. I. Khái niệm, vị trí của người thư ký : 1. Khái niệm :
13. - Thư ký: là trợ lý cho cấp quản trị, nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phịng, cĩ khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, cĩ ĩc phán đốn sáng tạo và biết đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn (Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế).
14. - Thư ký văn phịng? là người được giao đảm nhận một phần hoặc tồn bộ các cơng việc cĩ liên quan đến chuyên mơn của văn phịng (quản lý hồ sơ, tài liệu; đảm nhận yêu cầu về thơng tin, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp cơng việc hàng ngày) nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức. (TS. Vũ Thị Phụng)
15. So sánh Thư ký Thư ký văn phịng Giống nhau Thực hiện các cơng việc về soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu, bố trí cơng việc, giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Khác nhau Vị trí Trợ lý, thư ký riêng cho lãnh đạo Thực hiện các cơng việc hành cơ quan/DN. chính văn phịng tại cơ quan/DN. Chuyên mơn Chuyên mơn sâu về một số lĩnh Nghiệp vụ hành chính văn vực cụ thể liên quan tới SX-KD- phịng điều hành. Nhiệm vụ Tổ chức, sắp xếp chương trình, Thực hiện các cơng việc hành kế hoạch làm việc của các nhân chính tổng hợp trong văn phịng lãnh đạo và tham mưu cho lãnh đạo những cơng việc cụ thể. Kết quả cơng Ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả Ảnh hưởng gián tiếp tới cơng việc cơng việc của lãnh đạo. việc của các đơn vị, cá nhân. Thẩm quyền Tương đối rộng trên nhiều lĩnh Trong phạm vi nghiệp vụ hành vực chính văn phịng.
16. 2. Vị trí của thư ký trong doanh nghiệp
17. • Là người giúp việc hàng ngày của lãnh đạo (đảm bảo văn bản, hồ sơ, tài liệu, hậu cần ) • Là người cung cấp thơng tin nhanh chĩng, chính xác cho lãnh đạo. • Là người sắp xếp các kế hoạch làm việc cho lãnh đạo, điều phối các hoạt động liên quan tới chương trình làm việc của lãnh đạo. • Là người tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo những nội dung cơng việc thuộc thẩm quyền.
18. II. Nhiệm vụ của người thư ký 1. Đảm bảo thơng tin phục vụ lãnh đạo: - Thu thập, cung cấp thơng tin theo yêu cầu của lãnh đạo. - Theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm vụ; nắm bắt thơng tin từ các đơn vị, cá nhân, khách hàng và báo cáo kịp thời lãnh đạo. - Truyền đạt các quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân thi hành. - Cung cấp các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo.
19. 2. Soạn thảo và quản lý văn bản, tài liệu. - Soạn thảo, đánh máy các VB theo yêu cầu của lãnh đạo. - Chuyển giao, theo dõi quá trình giải quyết VB theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. - Kiểm tra thể thức VB của các đơn vị trước khi trình lãnh đạo ký. - Lập hồ sơ vụ việc, hồ sơ nguyên tắc liên quan tới cơng việc và yêu cầu của lãnh đạo. Phục vụ việc tra cứu của lãnh đạo. - Ghi biên bản các cuộc họp theo yêu cầu của lãnh đạo
20. 3. Về tổ chức cơng việc: - Tham gia xây dựng lịch làm việc (ngày, tuần, tháng ). - Tổ chức cuộc họp, hội nghị, chuyến cơng tác của lãnh đạo. - Sắp xếp, trao đổi với các đơn vị, cá nhân, đối tác để chuẩn bị các buổi làm việc của lãnh đạo. - Bố trí, sắp xếp phịng làm việc của lãnh đạo.
21. 4. Các nhiệm vụ khác: - Trực điện thoại, tiếp khách, hướng dẫn làm việc với khách hàng, đối tác. - Thực hiện các thủ tục hành chính theo yêu cầu của lãnh đạo. - Quản lý, sắp xếp tư liệu, tài liệu của lãnh đạo - Thực hiện các cơng việc khác do lãnh đạo giao.
22. III. Yêu cầu đối với thư ký 1. Về chuyên mơn – nghiệp vụ • Được đào tạo về các nghiệp vụ hành chính: soạn thảo VB, lập KH, lập HS, lập kế hoạch, quản lý cơng việc, quản trị nhân sự, văn thư, lưu trữ, lễ tân, giao tiếp • Am hiểu về pháp luật và các quy định cụ thể của cơ quan/DN liên quan tới cơng việc. • Cách thức tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp (cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý, cách thức điều hành ) để tổ chức hiệu quả cơng việc.
23. • Cĩ kiến thức về kinh tế: - Hiểu biết về: thị trường, khách hàng, cung–cầu, PR - Hiểu biết về các lĩnh vực cụ thể của cơng ty mà thư ký đang làm việc: thương mại, lữ hành, xây dựng, ngân hàng - Thành thạo các tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng trong doanh nghiệp: ISO, GMP, GSP, .
24. 2. Về phẩm chất đạo đức • Bảo mật thơng tin. • Trung thực, cĩ trách nhiệm đối với cơng việc. • Tơn trọng lãnh đạo, đồng nghiệp; cĩ tinh thần hợp tác với đồng nghiệp, với khách hàng. • Luơn cố gắng trong cơng việc, cĩ ý thức học hỏi, tự đào tạo để nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ.
25. 3. Về kiến thức xã hội • Hiểu biết các thủ tục hành chính, các cơ quan hành chính nhà nước liên quan tới cơng việc. • Hiểu biết về văn hĩa, lịch sử, xã hội (văn hĩa – xã hội một số quốc gia liên quan tới cơng việc). • Cĩ kiến thức các ngành khoa học khác: tâm lý, quản trị, tài chính
26. V. Kỹ năng của người thư ký 1. Kỹ năng nghề nghiệp:
27. • Kỹ năng soạn thảo văn bản. • Kỹ năng quản lý văn bản, lập hồ sơ; • Kỹ năng phân tích, xử lí thơng tin - đánh giá, dự đốn tình hình. • Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý cơng việc. • Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, sự kiện. • Kỹ năng chuyến cơng tác • Ngoại ngữ thành thạo.
28. 2. Kỹ năng bổ trợ khác • Kỹ năng làm việc nhĩm. • Kỹ năng giao tiếp - ứng xử. • Kỹ năng xử lý tình huống. • Kỹ năng thương lượng - đàm phán • Kỹ năng tin học : xử lý văn bản, xử lý dữ liệu, excel, các phần mềm chuyên dụng. • Kỹ năng sử dụng thiết bị VP: fax, photo