Bài giảng Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Chương 5: Trộn tài liệu

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Chương 5: Trộn tài liệu

1. CHƯƠNG 5: TRỘN TÀI LIỆU 5.1 KHÁI NIỆM VỀ TRỘN TÀI LIỆU 5.2 CHUẨN BỊ DỮ LIỆU 5.3 SOẠN MẪU TÀI LIỆU TRỘN 5.4 KÍCH HOẠT TÍNH NĂNG MAIL MERGE 5.5 CÁC BIỂU TƯỢNG THƯỜNG DÙNG TRÊN THANH MAIL MERGE.
2. 5.1 KHÁI NIỆM VỀ TRỘN TÀI LIỆU Tính năng Mail Merge của Word sẽ giúp làm đơn giản và rất nhanh chĩng tạo ra được nhiều tại liệu cùng biểu mẫu ghi đầy đủ thơng tin cần thiết.
3. 5.2 CHUẨN BỊ DỮ LIỆU Phải chắc chắn bạn đã tạo được file danh sách và save thành file danhsach
4. 5.3 SOẠN MẪU TÀI LIỆU TRỘN
5. 5.4 KÍCH HOẠT TÍNH NĂNG MAIL MERGE Tools | letters and mailing / Mail Merge wizard.
6. Click vào đây để chọn file nguồn (danhsach)
7. Xuất hiện hợp thoại như sau:
8. Click vào đây để Insert mail fields
9. Chọn fields nhấn nút insert
10. 5.5 CÁC BIỂU TƯỢNG THƯỜNG DÙNG TRÊN THANH MAIL MERGE. Để chèn một trường tin (cột) từ danh sách lên tài liệu trộn.
11. Để chuyển đến vị trí các tài liệu sau khi đã trộn được. Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiếp tục những thiết lập Để kiểm tra xem có một lỗi nào trong quá trình thiết lập các thông tin trộn tài liệu hay không?
12. Thực hiện trộn tài liệu và đưa các kết quả ra một tệp Word mới. Thực hiện trộn tài liệu và in luơn kết quả ra máy in Mở hộp thoại thiết lập các thông tin trước khi trộn thử Merge.