Bài giảng MS Access - Chương 5: Tạo báo cáo (Report)

Nội dung text: Bài giảng MS Access - Chương 5: Tạo báo cáo (Report)

1. Chương 5 TẠO BÁO CÁO (REPORT) CHUONG 5 1
2. 5.1 Công dụng của Report • Đối tượng Report là mẫu báo cáo. • Mẫu báo cáo quy định hình thức của một báo cáo, quy định giá trị cũng như công thức tính của các nội dung xuất hiện trong báo cáo. • Sau khi tạo mẫu báo cáo, nếu ta ra lệnh thực hiện báo cáo thì ACCESS sẽ lấy nội dung hiện tại của bảng/query phối hợp với quy định ở mẫu báo cáo để tạo ra kết quả. CHUONG 5 2
3. 5.1 Công dụng của Report • Báo cáo thường được in ra giấy và luân chuyển trong công ty theo quy trình xác định. • Hình thức nội dung các báo cáo rất đa dạng tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh hoạt động của công ty. Ví dụ : kinh doanh mua bán báo cáo có thể là danh sách khách hàng, danh mục vật tư, hóa đơn, phiếu nhập kho, báo cáo xuất nhập tồn kho, báo cáo doanh thu v/v; nếu là cơ quan trường học thì báo cáo có thể là danh sách sinh viên, bảng điểm của một môn học, bảng kết quả học tập của sinh viên. CHUONG 5 3
4. Mở rộng n Có thể sử dụng một số tính toán đơn giản trong report n Ví dụ: ¡ Thành tiền=slban*giaban n Có thể nhóm dữ liệu theo một đặc điểm riêng ¡ Nhóm nhân viên theo phòng ban n Query sử dụng lam báo cáo là query select, tổng hơp, CHUONG 5 4
5. Ví dụ : bảng lương nhân viên này là một báo cáo CHUONG 5 5
6. 5.2 Màn hình CSDL - đối tượng Report CSDL ĐANG CÓ 3 MẪU BÁO CÁO CHUONG 5 6
7. Màn hình thiết kế mẫu báo cáo Bấm chọn tên report cần xem, rồi chọn lệnh Design sẽ làm xuất hiện màn hình này CHUONG 5 7
8. Màn hình kết quả mẫu báo cáo Bấm chọn tên report cần xem, rồi chọn lệnh Preview sẽ cho xem thử nội dung báo cáo CHUONG 5 8
9. CÁC LOẠI REPORT 1. Columnar Report : báo cáo dạng cột ¡ Dạng Report này chỉ thích hợp để tạo báo cáo dạng thẻ, phiếu ￿ không thích hợp trong báo cáo quản lý vì cồng kềnh chiếm nhiều diện tích. n 2. Tabular Report : báo cáo dạng bảng ¡ Loại này thích hợp cho các bảng kê, các bảng tập hợp số liệu, và khá phổ biến theo phong cách quản lý chứng từ văn phòng của chúng ta. CHUONG 5 9
10. Columnar Report (báo cáo dạng cột): CHUONG 5 10
11. Tabular Report : báo cáo dạng bảng CHUONG 5 11
12. Tạo nhanh mẫu báo cáo bằng Wizard 1. Chọn New 2. Report Wizard 3. Bảng hoặc vấn tin CHUONG 5 12
13. Chọn các vùng xuất hiện trong báo cáo CHUONG 5 13
14. Chọn vùng khóa để nhóm dữ liệu CHUONG 5 14
15. Quy định về sắp thứ tự CHUONG 5 15
16. Cách trình bày của báo cáo CHUONG 5 16
17. Quy định về hình thức của báo cáo CHUONG 5 17
18. Đặt tên cho mẫu báo cáo & kết thúc CHUONG 5 18
19. KẾT QUẢ CHUONG 5 19
20. MÀN HÌNH THIẾT KẾ CHUONG 5 20
21. Màn hình thiết kế Report header sẽ xuất hiện một lầnPage ở trang header đầu sẽ xuất tiênhiện ở đầu trang Phần quan trọng nhất là Detail, page footer sẽ bắt buột phải có. xuất hiện ở cuối Reporttrang footer. sẽ xuất hiện một lần ở trang cuối cùng. CHUONG 5 21
22. Màn hình thiết kế (tt) Ngoài ra Group header và groupTenphong footer header là group dùng khi Report có nhu cầu phảiheader kết nhóm số liệu và có thể kết nhóm phân cấp . CHUONG 5 22
23. Bảng thuộc tính Teân thuoäc tính YÙ nghóa Teân ñoái töôïng Record source Nguoàn soá lieäu laáy töø Table Report hay Query naøo Filter/ Filter on Ñieàu kieän loïc neáu coù Order by / Order Sắp xếpï vaø keát nhoùm soá lieäu by on Page header In khi naøo (moïi trang, tröø trang ñaàu, tröø trang cuoái) Caption Teân töïa cuûa Object laøm tieâu ñeà treân thanh hieån thò khi ôû cheá ñoä view Picture/picture Hình aûnh ñöôïc löu daïng gì type ,kích côû Keep together Khoâng taùch trang CHUONG 5 23
24. Bảng thuộc tính Teân thuoäc tính YÙ nghóa Teân ñoái töôïng Name Teân ñoái töôïng Report header/footer, page header/footer, Detail, group header, group footer, label, line , text box . Force new page Baét ñaàu trang môùi Report header/ footer, Detail, group header, group footer visible Hieän hay aån ôû cheá ñoä view Report header/footer, page header/footer, Detail, group header, group footer, label, line , text box . Can Grow/shrink Coù theå nôû lôùn hay khoâng Report header/footer, Detail, group Hay thun nhoû header, group footer, text box Height, left, top, Caùch beà cao, beân traùi, phía Report header/footer, page bottom/width treân, phía döôùi/ñoä roäng header/footer, Detail, group header, group footer, label, line, text box . CHUONG 5 24
25. Bảng thuộc tính Teân thuoäc tính YÙ nghóa Teân ñoái töôïng Back style,color Kieåu maøu haäu caûnh tag Ñaùnh daáu Special effect Hieäu öùng chìm noåi On Format ,print, Phaûi laøm gì khi ñònh daïng khi in, hoaøn retreat taát Repeat section Laëp laïi tieâu ñeà khi sang trang Group header /footer Border style, color, Kieåu maøu beà daøy ñöôøng vieàn Label Object width Fore color Maøu chöõ Font name, size, Teân font, côû,kieåu chöõ, ñaäm nghieâng, Label, text Object font weight, gaïch döôùi italic, underline Text align Canh bieân traùi phaûi giöõa Vaø moät soá tính chaát khaùc CHUONG 5 25
26. Bài tập n Thiết kế danh sách nhân viên theo từng phòng ban ¡ Wizard ¡ Tự thiết kế CHUONG 5 26
27. Phân tích n Phải có query lấy thêm tên phòng ban n Msnv,ho,ten,chứcvụ,diachi,tenphong n Report trên query này ¡ Có nhóm trên phòng ban CHUONG 5 27
28. query CHUONG 5 28
29. Chèn group header n Click chuột phải Tên field cần n Chọn sorting and grouping group Chọn yes để tạo group CHUONG 5 29
30. report CHUONG 5 30
31. Kết quả CHUONG 5 31
32. Bài tập n Làm báo cáo số nhân viên theo trình độ n In bảng lương nhân viên nhóm theo chức vụ n In báo cáo về số nhân viên, tổng lương theo từng phòng ban n Thống kê số nhân viên theo chức vụ, theo từng trình độ CHUONG 5 32
33. n =“ ngày ”&day(date())& “ tháng ”& month(date())&”năm “& year(date()) CHUONG 5 33