Bài giảng MOS Excel 2010 căn bản - Bài 5: Định dạng trong sổ tính Excel

Nội dung text: Bài giảng MOS Excel 2010 căn bản - Bài 5: Định dạng trong sổ tính Excel

1. 10/3/2013 VMU Bài 5 Định dạng trong sổ tính Excel 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản1 MỤC TIÊU BÀI HỌC VMU • Chỉnh sửa font cho dữ liệu trong sổ tính. 1 • Kiểm tra chính tả trong sổ tính. 2 • Áp dụng định dạng kiểu số vào trang tính Excel. 3 • Thêm đường viền và màu sắc vào ô. 4 •Cănlềchonộidung trênô. 5 • Áp dụng phong cách cho ô. 6 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản2 NỘI DUNG CHÍNH VMU CHỦ ĐỀ A: CHỈNH SỬA FONT CHO DỮ LIỆU TRONG SỔ TÍNH. CHỦ ĐỀ B: KIỂM TRA CHÍNH TẢ TRONG SỔ TÍNH. CHỦ ĐỀ C: ÁP DỤNG ĐỊNH DẠNG KIỂU SỐ VÀO TRANG TÍNH EXCEL. CHỦ ĐỀ D: THÊM ĐƯỜNG VIỀN VÀ MÀU SẮC VÀO Ô. CHỦ ĐỀ E: CĂN LỀ CHO NỘI DUNG TRÊN Ô. CHỦ ĐỀ F: ÁP DỤNG PHONG CÁCH CHO Ô. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản3 1
2. 10/3/2013 VMU CHỦ ĐỀ A: CHỈNH SỬAFONT CHO DỮ LIỆUTRONGSỔ TÍNH 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản4 Chỉnh sửaFont VMU  Font trong Excel là gì?  Là cách biểu diễn dữ liệu được định nghĩa trước trong hệ thống, được sử dụng để định dạng các ký tự.  Mỗi font có một phong cách duy nhất định nghĩa ra cách các dữ liệu được hiển thị.  Các thành phần hiển thị có thể là các số, các ký tự, ký hiệu, các dấu hay các ký tự đồ họa. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản5 Chỉnh sửaFont VMU  Bạn có thể thay đổi các tùy chọn cho định dạng font trong thẻ Home, nhóm Font và thay đổi các tùy chọn Font style, Size, Font color và Font type.  Bạn có thể truy cập các tùy chọn này trong hộp thoại Format Cells. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản6 2
3. 10/3/2013 Hộp thoại Format Cells VMU Loại font chữ Phong cách của font Kích thước font Chữ gạch chân Màu chữ Xem trước định dạng Hiệu ứng cho font chữ 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản7 Các bướcthayđổi định dạng font VMU  Để thay đổi loại font, kích thước và phong cách cho font, bạn có thể thực hiện theo các bước:  Lựa chọn ô cần định dạng  Thẻ home, nhóm Font chọn định dạng cần sử dụng 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản8 VMU THỰCHÀNHCHỦ ĐỀ A 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản9 3
4. 10/3/2013 VMU CHỦ ĐỀ B: KIỂMTRACHÍNHTẢ TRONG SỔ TÍNH. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản10 Kiểmtralỗichínhtả VMU  Excel cung cấp mặc định cho bạn tính năng kiểm tra lỗi chính tả để bạn có thể khắc phục nhanh chóng thông qua việc phát hiện và chỉnh sửa lỗi.  Hộp thoại Spelling (F7 là phím tắt để mở hộp thoại Spelling) 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản11 Các yếutố củahộpthoại Spelling Bỏ qua sự xuất hiện củaVMU từ được chọn Bỏ qua tất cả những lần xuất hiện của từ được chọn Thêm từ được chọn vào từ điển Thay thế từ hiện tại bằng từ chính xác Thay thế tất cả các từ sai chính tả Sửa tất cả các từ có lỗi chính tả hiển thị trong ô Not In Dictionary Liệt kê tất cả các Hiển Hiển thị các trường hợp thị hộp từ trong đúng chính tả thoại trang tính cho từ được Excel mà Excel hiển thị trong ô Option không nhận Not In s biết được Dictionary 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản12 4
5. 10/3/2013 Các bước chi tiết để bạn kiểm tra chính tả trong trang tính VMU  Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Review.  Trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, chọn Spelling.  Trong hộp thoại Spelling, gõ các từ được đánh dấu là sai chính tả trong trang tính. Chọn Ignore Once hoặc Ignore All để bỏ qua các từ sai chính tả. Chọn Add to Dictionary để thêm từ đó vào từ điển của Excel. Trong danh sách Suggestions, chọn từ chính xác bạn muốn và chọn Change hoặc Change All để sửa lỗi sai chính tả.  Chọn OK để xác nhận quá trình sửa lỗi. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản13 VMU THỰCHÀNHCHỦ ĐỀ B 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản14 VMU CHỦ ĐỀ C: ÁP DỤNG ĐỊNH DẠNG KIỂUSỐ VÀO TRANG TÍNH EXCEL 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản15 5
6. 10/3/2013 Định dạng số trong Excel VMU  Khi làm việc với các giá trị dạng số hay tiền tệ, bạn muốn các giá trị này hiển thị theo một định dạng nhất định.  Chẳng hạn, với các giá trị tiền tệ, bạn muốn hiển thị chữ VND để thể hiện đơn vị Việt Nam đồng hay với số âm, bạn muốn định dạng màu đỏ.  Excel cung cấp cho bạn đầy đủ các tính năng để định dạng các thành phần dữ liệu dạng số và bạn không cần thao tác thủ công để thể hiện các yêu cầu ở trên. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản16 Định dạng số trong Excel VMU  Định dạng số là định dạng dữ liệu để thay đổi giao diện của dữ liệu dạng số trong ô.  Các định dạng này không làm thay đổi giá trị dữ liệu trong ô mà chỉ thay đổi giao diện của ô.  Định dạng số có thể khác nhau tùy theo kiểu dữ liệu bạn chèn vào là tiền tệ, ngày tháng hay thời gian. Ví dụ: VND 100.000 hoặc 10:00:00 PM. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản17 Định dạng số trong Excel VMU  Có nhiều cách để thiết lập định dạng số trong Excel 2 3 1 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản18 6
7. 10/3/2013 Định dạng số trong Excel VMU  Có nhiều cách để thiết lập định dạng số trong Excel 2 1 3 4 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản19 Định dạng số trong Excel VMU  Có nhiều cách để thiết lập định dạng số trong Excel 1 3 2 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản20 Định dạng số trong Excel VMU  Bạn có thể thiết lập định dạng cho số bằng cách vào thẻ Home, trong nhóm Number. chọn mũi tên góc dưới bên phải của nhóm. Định dạng số mặc định của Excel Hiển thị các số, bạn có thể xác định số lượng số thập phân xuất hiện sau dấu phẩy hay định dạng của số âm. Hiển thị giá trị tiền tệ, ký hiện tiền tệ mặc định là dấu $, bạn có thể thay đổi ký hiệu khác. Hiển thị giá trị tiền tệ. Định dạng này sẽ căn lề cho ký hiệu tiền tệ và dấu ngăn cách thập phân trong một cột 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản21 7
8. 10/3/2013 Định dạng số trong Excel VMU  Bạn có thể thiết lập định dạng cho số bằng cách vào thẻ Home, trong nhóm Number. chọn mũi tên góc dưới bên phải của nhóm. Hiển thị giá trị ngày hoặc kết hợp ngày tháng với thời gian. Hiểnthịgiátrịthờigianhoặckết hợp ngày tháng, thời gian Nhân giá trị của ô với 100 và hiển thị kết quả có ký hiệu phần trăm Hiển thị một số ở dạng phân số. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản22 Định dạng số trong Excel VMU  Bạn có thể thiết lập định dạng cho số bằng cách vào thẻ Home, trong nhóm Number. chọn mũi tên góc dưới bên phải của nhóm. Coi giá trị trong ô như văn bản, cho dù bạn gõ vào dữ liệu dạng số Một số định dạng số cụ thể như số điện thoại, mã vùng, Sao chép định dạng số có sẵn trong ô Type và chỉnh sửa để tạo ra định dạng bất kỳ phù hợp với cách hiển thị bạn muốn 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản23 VMU THỰCHÀNHCHỦ ĐỀ C 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản24 8
9. 10/3/2013 VMU CHỦ ĐỀ D: THÊM ĐƯỜNG VIỀNVÀ MÀU SẮCVÀOÔ 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản25 Thêm đường viền và màu sắc vào ô VMU  Bạn có rất nhiều tùy chọn để áp dụng đường viền cho một ô hoặc dải các ô ở bốn phía: trên/dưới/trái/phải của ô hoặc một phía cụ thể 2 1 3 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản26 Thêm đường viền và màu sắc vào ô VMU  Bạn có rất nhiều tùy chọn để áp dụng đường viền cho một ô hoặc dải các ô ở bốn phía: trên/dưới/trái/phải của ô hoặc một phía cụ thể Right Click 2 1 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản27 9
10. 10/3/2013 Hộp thoại Format Cell – Border VMU Kiểu đường viền Kiểu viền tạo sẵn Viền tùy chọn Màu đường viền 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản28 Các tùy chọn Sheet Background VMU  Excel cho phép bạn thiết lập nền của trang tính thành hình 1 2 ảnh, bạn có thể thiết lập tùy chỉnh này trong thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn nút Background.  Nút này sẽ mở hộp thoại Sheet Background và bạn có thể chọn ảnh để thiết lập nền cho trang tính.  Bên cạnh đó, bạn còn có thể áp dụng bất kỳ màu sắc hay mẫu có sẵn sử dụng bộ sưu tập Fill Color hoặc sử dụng các tùy chọn trong thẻ Fill của hộp thoại Format. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản29 Hộp thoại Fill VMU Lựa chọn màu nền cho trang tính Chọn mẫu màu có sẵn Chọn phong cách cho mẫu nền trang tính Hiển thị hộp thoại Fill Effects, bạn có thể chọn các hiệu ứng thích hợn cho nền của trang tính Hiển thị hộp thoại Colors để bạn chọn các màu chuẩn hoặc 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản30tùy chỉnh 10
11. 10/3/2013 VMU THỰC HÀNH CHỦ ĐỀ D 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản31 VMU CHỦ ĐỀ E: CĂN LỀ CHO NỘI DUNG TRÊN Ô 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản32 Căn lề nội dung trong ô VMU  Các tùy chọn Alignment  Tùy chọn Alignment trong Excel được dùng để căn lề nội dung của ô theo chiều ngang hay chiều dọc. Tùy chọn Alignment trong ô cho phép bạn thay đổi vị trí dữ liệu dựa trên độ rộng và chiều cao của ô. 3 1 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản33 2 11
12. 10/3/2013 Hộp thoại Format Cells ‐ Alignment VMU Căn lề theo phương ngang Căn lề theo phương thẳng đứng Hướng của văn bản Kiểm soát văn bản trong ô 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản34 Các tùy chỉnh Cell Merge (trộn ô) VMU  Tùy chỉnh trộn ô trong Excel giúp bạn trộn các ô theo các cột và các dòng thành một ô hoặc chia một ô thành các dòng và các cột.  Bạn có thể chọn nút Merge & Center hoặc chọn các tùy chỉnh từ danh sách Merge & Center. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản35 Các tùy chọn trộn ô VMU  Tùy chỉnh trộn ô trong Excel giúp bạn trộn các ô theo các cột và các dòng thành một ô hoặc chia một ô thành các dòng và các cột. Trộn ô và căn lề giữa cho văn bản sau khi trộn Trộn ô và giữ nguyên nội dung bên trong Kết hợp các ô được chọn dọc theo cột để tạo thành ô lớn hơn, các dữ liệu trong ô phía trên bên trái giữ nguyên Tách các ô đã trộn thành các ô riêng rẽ 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản36 12
13. 10/3/2013 Tùy chọn Wrap Text VMU  Khi bạn nhập dữ liệu trong ô dài hơn độ rộng của cột, bạn có thể đẩy đoạn văn bản đó xuống dòng sử dụng tùy chỉnh Wrap Text.  Nếu đang thao tác với dữ liệu trong ô, bạn muốn cố ý xuống dòng trong vùng diện tích của ô đó, bạn có thể dùng tổ hợp phím Alt + Enter. 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản37 VMU THỰC HÀNH CHỦ ĐỀ E 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản38 VMU CHỦ ĐỀ F: ÁP DỤNG PHONG CÁCH (STYLE) CHO Ô 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản39 13
14. 10/3/2013 Áp dụng phong cách cho ô VMU  Lợi ích của việc sử dụng phong cách cho ô (Cell styles): tạo ra định dạng thống nhất và nhanh chóng cho các ô trong trang tính.  Excel cung cấp sẵn khá nhiều phong cách để chúng ta lựa chọn, đồng thời vẫn có thể tự tạo ra phong cách cho riêng mình 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản40 Các cell styles có sẵn VMU 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản41 Sử dụng cell styles có sẵn VMU 1 2 3 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản42 14
15. 10/3/2013 Tạo mới style VMU 1 2 3 4 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản43 VMU THỰC HÀNH CHỦ ĐỀ F 10/3/2013 MOS Excel 2010 - Phần Căn bản44 THANK YOU! WWW.IIGVIETNAM.COM WWW.FACEBOOK.COM/IIGVN 15