Bài giảng Microsoft Access - Chương 5: Form – Biểu mẫu trong Access

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Access - Chương 5: Form – Biểu mẫu trong Access

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CƠNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Chương 5 Form – Biểu mẫu trong Access 1. Cơng dụng và khái quát về biểu mẫu 2. Cách tạo Form 3. Tùy biến Form trong chế độ Design View 4. Cách tạo các Control cĩ hỗ trợ của chức năng Wizard 5. Form và những bảng liên kết 6. Tab Control 7. Navigation Form
2. 5.1 Giới thiệu Biểu mẫu (Form) là phương tiện giao dịên cơ bản giữa người dùng và Access, thơng tin trong biểu mẫu được lấy từ bảng, cĩ thể thiết kế các biểu mẫu cho nhiều mục đích khác nhau: ➢Hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu: Đây là cơng việc thơng dụng nhất của biểu mẫu. Sử dụng biểu mẫu để thay đổi, bổ sung, xố dữ liệu thì dễ dàng hơn. ➢Nhập các dữ liệu: Cĩ thể thiết kế biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu mới vào CSDL hoặc để cung cấp dữ liệu cho việc tự động hố tính tốn. ➢Và cịn nhiều mục đích khác. 2
3. 5.2 Cách tạo Form Để tạo form, chọn tab From Design :Tạo một From mới trống và Create trên thanh hiển thị nĩ trong chế độ Design View Ribbon, chọn cách tạo form bằng các nút lệnh trong nhĩm lệnh Forms. Blank Form : Tạo một Form trống, Form mới khơng bị ràng buộc với một nguồn dữ liệu, mở ra trong chế độ Layout View Form Wizard: Hỗ trợ thiết kế Form đơn giản :Wizard yêu cầu các nguồn dữ liệu, chọn Field hiển thị Nguồn cho Form cĩ thể là table hoặc query. Navigation Form: (một tính năng hồn tồn mới trong Access 2010) Cho phép người dùng dễ dàng di chuyển giữa các thành phần trong form 3
4. 5.2.1 Tạo một Single Form Access cung cấp một cách dễ dàng và thuận lợi để tạo một form dựa trên dữ liệu nguồn là Table/Query. Cách thực hiện: •Trong Navigation, chọn table hoặc query mà bạn muốn sử dụng làm dữ liệu nguồn cho from. • Chọn tab trên thanh Ribbon. • Trong nhĩm lệnh Form, click nút Form. • Xuất hiện một Form mới ở dạng Layout view. • Single form hiển thị một record tại một thời điểm. • Mặc định mỗi field hiển thị trên một dịng và theo thứ tự của các field trong bảng hoặc query dữ liệu nguồn. 4
5. Nếu dữ liệu nguồn của form là bảng cha cĩ liên kết với bảng con, thì kết quả form sẽ hiển thị các record quan hệ trong bảng con. 5
6. 5.2.2 Tạo Form bằng chức năng Form Wizard • Là cơng cụ tạo Form qua các bước trung gian với một loạt câu hỏi gợi ý giúp xây dựng From phù hợp nhất. - Trên thanh Ribbon chọn Create / From Wizard - Chọn Table/ Query làm dữ liệu cho Form. Chọn các Field sử dụng trong khung Available Field. Chọn Next để tiếp tục - Chọn dạng Form gồm : ➢ Columnar ➢ Tabular ➢ Datasheet ➢ Justified - Chọn Next - Nhập tiêu đề cho Form -> Finish 6
7. 5.2.3 Tạo Form bằng Design • Thiết kế From bằng tay mà khơng cĩ sự hỗ trợ của Access 5.2.3.1 Layout View ( Blank Form) Cách tạo: ➢Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Blank Form trong nhĩm lệnh Forms. ➢Xuất hiện một form trắng ở chế độ Layout view. ➢Drag chuột kéo các field từ field list vào form. 7
8. 5.2.3.2 Design View Khi thiết kế form bằng Design view thì các control khi thả vào form nĩ khơng tự động canh theo hàng và cột như Blank Form. Cách tạo: ➢Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Design View trong nhĩm lệnh Forms. ➢Xuất hiện một form trắng ở chế độ Design view. ➢Drag chuột kéo các field từ field list vào form. 8
9. 5.2.3.3 Các thành phần trong cửa sổ thiết kế Form ➢Form Header: Chứa nội dung tiêu đề Form ➢Form Footer: Chứa nội dung của phần cuối Form ➢Detail: Chứa nội dung chính của Form, hiện thị nội dung trong dữ liệu nguồn của Form hoặc các control đưa vào từ toolbox 9
10. 5.2.3.4 Thiết lập các thuộc tính của Form ➢Chọn form cần thiết lập thuộc tính. ➢Click nút Properties Sheet. ➢Chọn thuộc tính. * Các thuộc tính trong Properties Sheet được hiển thị theo từng nhĩm 10
11. 5.2.3.5 Các thuộc tính quan trọng trong nhĩm Format Thuộc tính Cơng dụng Caption Tạo tiêu đề cho form. Thiết lập dạng hiển thị của form. - Single Form chỉ hiển thị một Recor tại một thời điểm - Continuous Form: hiển thị các record liên tiếp Default view nhau. - Datasheet hiển thị dữ liệu dạng bảng. Scroll Bar Thiết lập chế độ hiển thị thanh cuộn. Record Bật/tắt thanh chọn record. Selectors Navigation Bật/tắt các nút duyệt record. Buttons Bật/tắt các đường kẽ phân cách các phần Dividing lines của form. Tự động hiển thị form ngay giữa màn Auto Center hình. Border Style Chọn kiểu đường viền của form. Min Max botton Bật/tắt nút Max/Min. Close Button Bật/tắt nút close form. Picture Canh vị trí cho các picture trên form. Alignment 11
12. 5.2.3.6 Các thuộc tính quan trọng trong nhĩm Data Thuộc tính Cơng dụng Record Source Chọn dữ liệu nguồn cho form. Filter Khai báo điều kiện lọc. Order by Khai báo field cần sắp xếp số liệu. Cho phép/khơng cho phép lọc các Allow filter record. Allow Edits Cho phép/ khơng cho phép chỉnh sửa. Cho phép nhập thêm các record hay Allow Additions khơng. 12
13. 5.3 Sử dụng Form • Một Form khi thiết kế xong cĩ ba dạng ➢ Layout view: Cho phép xem những gì trơng giống như Form của bạn, sắp xếp lại các field, và áp dụng định dạng ➢ Design view: Cho phép tinh chỉnh lại Form, nhưng khơng nhìn thấy dữ liệu thực. ➢ Form view: Thực hiện các thao tác trên dữ liệu thơng qua Form 13
14. 5.3.1 Tìm kiếm và chỉnh sửa một record a) Sử dụng form để tìm kiếm một record - Mở form ở dạng form view. - Chọn tab Home trên thanh Ribbon. - Đặt trỏ trong field chứa dữ liệu cần tìm, Click nút Find trong nhĩm lệnh Find. -Xuất hiện cửa sổ Find and Replace. ♦ Find What: nhập giá trị cần tìm. ♦ Look in: Phạm vi tìm kiếm. ♦ Search: Hướng tìm. ♦ Match: Chọn cách so trùng giá trị nhập trong ơ Find What với giá trị trong field chứa dữ liệu cần 14 tìm.
15. b) Thay thế hoặc chỉnh sửa dữ liệu Khi đã tìm thấy record cần tìm, bạn thực hiện chỉnh sửa thì giá trị sau khi chỉnh sửa sẽ cập nhật xuống bảng. Nếu cần thay thế giá trị thì chọn tab Replace trong cửa sổ Find and Replace. oNhập giá trị cần thay thế trong ơ Replace with. oClick nút Replace hoặc Replace All nếu cần thay tất cả giá trị trong bảng. 15
16. 5.3.2 Thêm một record Khi làm việc trên form, để thêm một record mới bạn thực hiện như sau: ➢Mở form ở chế độ form view. ➢Click nút New Record trên thanh Navigation button bên dưới cửa sổ form. ➢Form sẽ chuyển đến record trống, cho phép bạn nhập dữ liệu. Tuy nhiên khi nhập dữ liệu phải thỏa mãn các ràng buộc trong cơ sở dữ liệu. 16
17. 5.3.3 Xĩa một record ➢Di chuyển đến record cần xĩa. ➢Trong nhĩm lệnh Record trên thanh Ribbon, chọn lệnh Delete → chọn Delete Record. Tuy nhiên khi xĩa record phải xem xét ảnh hưởng đến các Record quan hệ. 17
18. 5.3.4 Lọc dữ liệu trên form ➢Mở form ở dạng Form view. ➢Trong nhĩm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon, click nút Advanced, Chọn lệnh Filter by Form. ➢Form chuyển sang dạng Filter. 18
19. - Click nút combobox của field chứa giá trị chọn điều kiện lọc. - Nếu cĩ nhiều điều kiện thì bạn chọn tab OR bên dưới cửa sổ Filter, chọn kiện lọc tiếp theo. - Click nút Toggle Filter để thực hiện lọc. - Click nút Toggle Filter để bỏ lọc. 19
20. * 5.4. Tùy biến form trong chế độ Desing view : 5.4.1. Thêm một control vào form : Để thêm một control vào form ta làm các bước như sau: ➢Chuyển form sang dạng Design view, Thanh Ribbon chuyển sang Form Design Tools. ➢Chọn tab Design, trong nhĩm Control, chọn các control. ➢Drag chuột vẽ vào form tại bất kỳ vị trí nào mà bạn mong muốn. 20
21. - Đối với các control cĩ sự trợ giúp của Control Wizard thì cĩ thể thiết kế bằng hai cách: Design hoặc Wizard bằng cách bật tắt nút Control Wizard. 21
22. 5.4.2. Các loại form control : 22
23. 5.4.2. Các loại form control : 23
24. 5.4.3 Định dạng các control trên form a) Canh lề cho các control Chọn các control cần canh lề và thực hiện một trong các cách như sau: - Click phải và chọn Align, sau đĩ chọn một trong các kiểu canh lề trên submenu. - Chọn tab Arrange trên Form Design Tools. - Trong nhĩm lệnh Sizing & Ordering, click nút Align và chọn một trong các kiểu canh lề trong Submenu. 24
25. b) Hiệu chỉnh kích thước và khoảng cách giữa các control trên form ➢Chọn các control cần hiện chỉnh. ➢Chọn tab Arrange trên Form Design Tools. ➢Trong nhĩm lệnh Sizing & Ordering, click nút Size/Space. ➢Chọn lệnh hiệu chỉnh thích hợp. 25
26. 5.4.4 Thiết lập thuộc tính cho control - Chọn control cần thiết lập thuộc tính. - Click nút properties Sheet trong nhĩm lệnh Tools trên thanh Ribbon. 26
27. 5.5 Cách tạo các control cĩ hỗ trợ của chức năng Wizard 5.5.1. Command button : a) Tạo bằng wizard ➢Chọn button trong nhĩm Controls, drag chuột vẽ vào form. ➢Xuất hiện cửa sổ Command button Wizard. ➢Trong khung Categories chọn nhĩm lệnh. 27
28. ♦ Record Navigation: chứa các lệnh di chuyển giữa các record như: ➢Go To First Record: di chuyển đến record đầu, ➢Go To Last Record: di chuyển đến record cuối, ➢Go To Next Record: di chuyển đến record kế record hiện hành, ➢Go To Previous Record: di chuyển đến record trước record hiện hành. Các lệnh này thường dùng để tạo thanh navigation buttons trên form. 28
29. ♦ Record Operations: gồm các lệnh thêm record hoặc xĩa record như: ➢Add New Record: Thêm record mới. ➢Delete Record: Xĩa record. ➢Duplicate Record: Tạo các record cĩ giá trị trùng ở tất cả các field. ➢Print Record: In mẩu tin hiện tại ➢Save Record: lưu những thay đổi trước khi chuyển đến record tiếp theo. ➢Undo Record: Hủy sự thay đổi sau cùng. 29
30. ♦ Form Operations: gồm các lệnh về form ➢CloseForm: đĩng form hiện hành. ➢Print Current Form: in form hiện hành. ➢Open Form: Mở một form khác. ♦ Report Operations: gồm các lệnh về Report ➢ Open Report: mở report. ➢ Preview Report: xem một report trước khi in. ➢ Print Report: in report. ♦ Application: gồm lệnh liên quan đến ứng dụng như Quit Application. ♦ Miscellaneous: chứa những lệnh tổng hợp: Run Query, Run Macro ➢ Chọn lệnh cho nút trong khung Action, click Next. ➢ Chọn Text hoặc Picture hiển thị trên nút, click Next. ➢ Đặt tên cho nút, Finish. 30
31. b) Tạo bằng design ➢Tắt nút wizard. ➢Chọn nút button trong nhĩm controls. ➢Drag chuột vẽ vào form. ➢Gán lệnh bằng cách click phải trên nút, chọn Build event. ➢Chọn Macro builder, ➢Trong khung New Action, chọn lệnh Close Window. ➢Điền các argument vào các khung. ♦ Object type: Form ♦ Object name: Nhập tên form. 31
32. 5.5.2 Option Group a) Tạo bằng wizard ➢Chọn cơng cụ option group trong nhĩm Controls. ➢Xuất hiện cửa sổ Option group Wizard. ➢Nhập nhãn cho các option, click Next. ➢Chọn/khơng chọn option mặc định, click Next. ➢Nhập giá trị cho các option, mặc định, option đầu tiên sẽ cĩ option value là 1, click Next. 32
33. ➢Chọn vị trí lưu trữ giá trị của option group, click Next. ➢ Chọn loại option trong option group và style cho option group, các option này cĩ hình dạng khác nhau nhưng chức năng là giống nhau, click Next. ➢ Nhập nhãn cho Option group, click Finish. 33
34. b) Tạo bằng design ➢Tắt nút Control Wizard. ➢Click nút Option group trong nhĩm Controls vẽ vào form. ➢Chọn loại Option vẽ vào trong khung của Option group. ➢Mở Properties Sheet của Option group và thiết lập các thuộc tính sau: ♦ Control source: chọn field chứa dữ liệu nguồn cho option group. ♦ Lần lượt chọn từng option và gán giá trị cho thuộc tính option value. 34
35. 5.5.3 Combobox và Listbox a) Tạo bằng wizard: ➢Chọn cơng cụ Combo box/List box trong nhĩm Controls. ➢Drag chuột vẽ vào form, xuất hiện cửa sổ Combo box Wizard với hai lựa chọn ứng với hai chức năng của combo box: 35
36. - Nếu chọn I want the combo box to get the values from another table or query thì sau khi click Next để thực hiện bước tiếp theo ta chọn bảng chứa dữ liệu nguồn cho Combo box, dữ liệu nguồn cĩ thể là Table hoặc Query, click Next. 36
37. - Chọn field chứa dữ liệu đưa vào Combo box, click nút để chọn một field hoặc click nút để chọn nhiều field, click Next. 37
38. - Chọn field sắp xếp (cĩ thể bỏ qua), mặc định các field đã được sắp xếp, click Next. 38
39. ➢Điều chỉnh độ rộng của cột dữ liệu trong combo box. ➢ Hide key column (recommended): ẩn hoặc hiện cột khĩa. Mặc định mục Hide key column được chọn (cột khĩa bị ẩn), nếu muốn combo box hiển thị field khĩa thì bỏ check, click Next. ➢ Chọn field chứa giá trị của combo box, click Next. 39
40. ➢Nhập nhãn cho combo box, click Finish. ➢Nếu chọn I will type in the values that I want, thì sau khi chọn xong, click Next. ➢Nhập số cột trong ơ Number of columns, ➢Nhập giá trị cho các cột trong combo box, click Next. ➢Nhập nhãn cho combo box, click Finish. 40
41. b) Tạo bằng Design: ➢Tắt nút wizard. ➢Click nút combo box trong nhĩm Controls drag chuột vẽ vào form. ➢Sử dụng Properties Sheet để thiết lập các thuộc tính sau: 41
42. Ví dụ: Tạo form hĩa đơn lấy dữ liệu nguồn từ bảng HoaDon, khi tạo combo box MaKH ta thiết lập các thuộc tính sau: 42
43. 5.6 Form và những bảng liên kết ➢Access 2010 nhận ra các quan hệ khi tạo một form mới từ một bảng cha. Nếu bảng cha cĩ nhiều bảng con thì Access chỉ hiển thị các record trong một bảng, nĩ sẽ chọn bảng đầu tiên mà nĩ tìm thấy. ➢Ví dụ: Bảng HOADON và bảng SANPHAM trong cơ sở dữ liệu QL BAN HANG. Khi tạo form từ bảng HOADON thì nĩ sẽ hiển thị danh sách các SAN PHAM quan hệ trong bảng SANPHAM. 43
44. 5.6.1 Subform control ➢Subforms là khơng thể thiếu cho việc hiển thị thơng tin từ hai bảng khác nhau hoặc các truy vấn trên cùng một form. Thơng thường, subforms được sử dụng khi dữ liệu nguồn trong main cĩ quan hệ một-nhiều với dữ liệu nguồn của subform. Nhiều record trong subform được liên kết với một record trong mainform. ➢Access sử dụng các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields của subform để lựa chọn các record trong subform cĩ liên quan đến mỗi record trong mainform. 44
45. a) Tạo bằng Wizard: - Tạo main form: dữ liệu nguồn của main form thường là thơng tin ở bảng cha, do đĩ dạng form thường là những dạng hiển thị một record tại một thời điểm như columnar. ➢Mở main form ở chế độ Design. ➢Bật nút control Wizard. ➢Chọn cơng cụ SubForm/SubReport trong nhĩm Controls vẽ vào Form, xuất hiện cửa sổ SubForm Wizard với hai tùy chọn: 45
46. Use existing Tables and Queries (sử dụng bảng và các query làm dữ liệu nguồn cho subform) → Next. ➢Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho sub form, trong bảng hoặc query phải cĩ field liên kết với main form → Next. ➢Chọn field liên kết với subform → Next. ➢Nhập tên cho subform → Finish. ➢Use an existing form: sử dụng form cĩ sẵn làm subform. ➢Chọn form làm subform → Next. ➢Nhập tên cho SubForm → Finish. 46
47. b) Tạo bằng Design: ➢Nếu dữ liệu nguồn của subform được lấy từ nhiều bảng thì phải tạo query, trong query phải chứa field liên kết với main form (link child filed). ➢Dạng của subform thể hiện quan hệ n, do đĩ thường chọn dạng Datasheet hoặc Tabular. ➢Mở main form ở chế độ design, chọn cơng cụ subform/Subreport trong nhĩm Controls drag chuột vẽ vào main form. ➢Mở Properties Sheet và thiết lập các thuộc tính: ❑ Source object: Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Subform, hoặc chọn form nếu đã thiết kế form để làm subform. ❑ Link child field: nhập tên của field trong subform liên kết với main form. ❑ Link master field: nhập tên field của main form liên kết với subform. 47
48. 5.6.2 Hiệu chỉnh Subform ➢Khi chỉ định thuộc tính Source Object cho Subform thì form xuất hiện với dạng mặc định được quy định trong thuộc tính Default view. ➢Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng một form hồn tồn riêng biệt để bạn cĩ thể tùy biến nĩ. 5.6.3. Tạo ơ tính tốn trong subform : ➢Khi tạo một subform, bạn cĩ thể muốn hiển thị subform thơng tin tổng hợp ở dạng tổng thể. ➢Ví dụ, bạn cĩ thể tính tổng tiền của các Hĩa đơn. 48
49. * Ví dụ: Cần hiển thị tổng thành tiền cho tất cả hĩa đơn của mỗi khách hàng. 49
50. ➢Trước khi đặt ơ tính tốn tổng hợp dữ liệu trên Mainform thì giá trị của nĩ phải được tính trong Subform. Ơ tính tốn tổng hợp dữ liệu phải được đặt trong phần footer của Subform. ➢Ví dụ: Tính tổng thành tiền của các hĩa đơn. 50
51. * - Sau đĩ, trên Mainform bạn chèn một text box với ControlSource được thiết lập giá trị như sau: Trong đĩ: - SubformName: là tên của Subform. - ControlName_inSubform: tên của ơ tính tốn tổng hợp dữ liệu trong Subform. 51
52. 5.7 Tab control ➢Tab control là một cơng cụ cho phép bạn cĩ thể hiển thị nhiều nội dung trên một khơng gian hạn chế, bằng cách các tổ chức nội dung cần hiển thị trên từng trang riêng biệt. ➢Tab control khơng phải là lựa chọn tốt vì nhược điểm của nĩ là cần phải click chuột để di chuyển từ tab này sang tab khác. 52
53. 5.7.1 Sử dụng Tab Control ➢Trong Form Design Tools trên thanh Ribbon. ➢Chọn Design, trong nhĩm Controls, click nút Tab Control. ➢Vẽ tab control vào form tại vị trí thích hợp. ➢Thêm tất cả các trang cần thiết. 53
54. 5.7.2 Hiệu chỉnh Tab Control a) Thêm và xĩa tab - Khi tạo mới một tab control thì luơn mặc định cĩ hai trang bạn cĩ thể thêm hoặc xĩa bằng cách Click phải chọn Insert hoặc Delete Page. b) Tạo nhãn cho các tab ➢Chọn tab muốn tạo nhãn. ➢Mở Properties Sheet. ➢Chọn thuộc tính caption: nhập nhãn cho các trang. 54
55. c) Sắp xếp lại thứ tự tab - Sắp xếp thứ tự của các trang bằng cách click phải trên tab → chọn Page Order - Chọn Page → click nút Move Up/Move Down. d) Đặt các control vào trang - Chọn trang thích hợp. - Chọn control trong Navigation pane, drag chuột đưa vào trang. 55
56. 5.8 Navigation Form ➢Access 2010 giới thiệu một dạng form mới là Navigation form, là một form cĩ một navigation control mà nĩ cĩ thể hiển thị một hoặc nhiều form và report, navigation control cĩ nhiều tab giúp bạn cĩ thể di chuyển nhanh đến bất kỳ một form khác, hoặc form dạng Main/Sub. 56
57. 5.8.1. Tạo Single level Navigation Form : ➢Trong nhĩm lệnh Forms trên thanh Ribbon, click nút dropdown Navigation. ➢Chọn dạng Navigation, gồm các dạng: oHorizontal Tabs. oVertical Tabs, Left. oVertical Tabs, Right. oHorizontal Tabs, 2 levels oHorizontal Tabs and Vertical Tabs, Left. oHorizontal Tabs and Vertical Tabs, Right 57
58. ➢Navigation form xuất hiện trong chế độ Design view với sự kết hợp của hai control: một control subform rỗng và lớn và một navigation. 58
59. ➢Để thêm một navigation button vào form, click chọn một form trong Navigation Panel của Access và drag chuột kéo form vào navigation control (Chế độ Layout View) 59
60. ➢Để thay đổi nhãn của Navigation button, bạn double click vào nhãn và nhập tên mới. ➢Tạo khoảng cách giữa các navigation button bằng cách chọn Form Layout Tools, chọn tab Arrange → Control Padding, chọn loại khoảng cách. 60
61. 5.8.2 Tạo Two level Navigation Form ➢Trong nhĩm lệnh Forms trên thanh Ribbon, click nút dropdown Navigation. ➢Chọn dạng Navigation: Horizontal Tabs, 2 levels ➢Xuất hiện một Navigation Form ở chế độ Layout view với sự kết hợp của ba control: một control subform rỗng và lớn và hai navigation control. ➢Tạo tiêu đề cho level1 bằng cách double click vào khung [Add New] → Nhập tiêu đề. ➢Thêm submenu cho tiên đề này bằng cách drag chuột kéo form từ trong navigation pane vào submenu. 61