›
›

Bài giảng Microsoft Access 2003 - Đinh Hoài Nam

ppt 133 trang ngocly 4500
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Microsoft Access 2003 - Đinh Hoài Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_microsoft_access_2003_dinh_hoai_nam.ppt

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Access 2003 - Đinh Hoài Nam

  1. Mở đầu Table Query Form Report Macro Giáo viên: Đinh Hoài Nam Nội dung Microsoft Access 2003 Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access  Bảng (Table)  Truy vấn dữ liệu (Query)  Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button  Báo biểu (Report) Macro - Menu 1
  2. Mở đầu Table Query Form Report Macro Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003 I. Giới thiệu ➢Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows ➢Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay ➢Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính ➢Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh như Pascal, Foxpro, C mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết 2
  3. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Các khái niệm cơ bản ➢Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản lý lương, bài toán Quản lý sinh viên ➢Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều. * Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field) Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá, ) * Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi - Record) Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8) 3
  4. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Các khái niệm cơ bản ➢Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm: ▪ Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau ▪ Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu 4
  5. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Các khái niệm cơ bản ▪ Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query ▪ Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng • In dữ liệu dưới dạng bảng biểu • Sắp xếp dữ liệu trước khi in • In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo ▪ Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định ▪ Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access Basic 5 ➢Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
  6. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Khởi động, thoát ➢Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau: 6
  7. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Khởi động, thoát ▪ Create a new database using • Blank Access database: tạo một CSDL mới • Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access • Open an Existing Database: mở một CSDL đã có ▪ Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK ▪ Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access ➢ Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4) Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo 7
  8. Mở đầu Table Query Form Report Macro Chương II : Bảng (Table) Gồm các thao tác: ✓ Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng ✓ Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật ✓ Thiết lập quan hệ giữa các bảng 8
  9. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng ➢ Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK ➢ Xuất hiện hộp thoại File New Database ➢ Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database ➢ Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table: 9
  10. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 1. Tạo bảng bằng Table Wizard Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access ➢ Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard, OK. ➢ Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table, sau cùng là chọn Finish 10
  11. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table ➢ Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Datasheet View, OK. Xuất hiện cửa sổ MS Access 11
  12. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View ➢ Bước 2: Nhập nội dung vào bảng ➢ Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên ▪ Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column ▪ Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel 12
  13. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 2. Tạo bảng bằng Datasheet View ➢ Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại ▪ Table Name: gõ tên bảng, OK ▪ Access sẽ hỏi có đặt khoá không, bạn chọn No ➢ Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close. 13
  14. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View Cho tạo bảng theo nhu cầu của NSD ➢ Trong hộp thoại New Table, chọn Design View, OK. Cửa sổ định nghĩa cấu trúc bảng có các phần 14
  15. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View ➢ Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64 ký tự), có thể có khoảng trống ➢ Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt buộc. Chọn một trong các kiểu Kiểu Ý nghĩa Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự Number Chứa giá trị số Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ Currency Chứa giá trị tiền tệ Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi mới) Yes/No Chứa giá trị logic (True/False) 15 Lookup Wizard Chọn một trị từ danh sách các trị
  16. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View ➢ Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu, khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup) ➢ Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách ▪ Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save) ▪ Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu. 16
  17. Mở đầu Table Query Form Report Macro I. Tạo cấu trúc của bảng 3. Tạo bảng bằng Design View ▪ Gõ tên bảng vào mục Table Name ▪ Nếu chưa tạo khoá chính (Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo không • No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế • Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh Bạn nên chọn No 17
  18. Mở đầu Table Query Form Report Macro 3. Tạo bảng bằng Design View ➢ Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng ▪ Trong cửa sổ Database, chọn trang Table Trang Table ▪ Chọn tên bảng cần nhập, chọn Open Chọn Open Bảng cần nhập Nhập dữ liệu18
  19. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 1. Công dụng: ▪ Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu ▪ Nhập dữ liệu theo mẫu ▪ Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai ▪ Tăng tốc độ tìm kiếm 19
  20. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 2. Tổng quan về các thuộc tính của trường Thuộc tính Ý nghĩa Field Size Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì tên trường) Default Value Xác định giá trị mặc định của trường Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này mới được nhập Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới hạn qui định ở mục Validation Rule Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường Allow Zero Length Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo) Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này20
  21. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 3. Chi tiết về các thuộc tính của trường ➢ Thuộc tính Field Size Field Size Miền giá trị ▪ Trường Number Integer -32768 → 32767 • Có thể chọn các Long Interger -2147483648 → 2147483648 kiểu sau Single -3.4*1038 → 3.4*1038 Double -1.797*10308 → 1.797*10308 ➢ Thuộc tính Format ▪ Trường Text Ký tự Công dụng @ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản & Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản Biến chữ thường thành chữ hoa
  22. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 3. Chi tiết về các thuộc tính của trường ➢ Thuộc tính Format Dạng Số Trình bày General Number 1234.5 1234.5 ▪ Trường Number Currency 1234.5 $1234.5 Fixed 1234.5 1234.50 Standard 1234.5 1,234.50 Percent 0.825 82.5% Dạng Hiển thị General Date 4/23/02 10:30:00 AM Long Date Tuesday, April 23, 2002 ▪ Trường Date / Time: thường chọn Medium Date 23/April/2002 kiểu Short Date Short Date 4/23/02 Long Time 10:30:00 AM Medium Time 10:30 AM 22 Short Time 10:30
  23. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 3. Chi tiết về các thuộc tính của trường ➢ Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu) ▪ Công dụng • Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm ký tự của tài khoản • Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số) • Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa) • Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)23
  24. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 3. Chi tiết về các thuộc tính của trường ➢ Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu) ▪ Vd1: để nhập số Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho điện thoại dạng Text 0 chữ số 0 9, bắt buộc theo mẫu: 9 chữ số 0 9, không bắt buộc 0-511-810425 # chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách ta dùng mặt nạ L một chữ cái, bắt buộc 0-000-000000 ? chữ hoặc dấu cách, không bắt buộc ▪ Vd2: để nhập điểm A ký tự chữ hay số, bắt buộc thi chứa hai chữ số a ký tự chữ hay số, không bắt buộc phần nguyên, một & ký tự bất kỳ, bắt buộc chữ số phần thập C ký tự bất kỳ, không bắt buộc phân ta dùng mặt nạ 24 00.0
  25. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 3. Chi tiết về các thuộc tính của trường ➢ Thuộc tính Default Value ▪ Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access. • Ví dụ: Date(): ngày hiện hành ➢ Thuộc tính Required ▪ Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi ➢ Thuộc tính Validation Rule Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0) 25
  26. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Giới thiệu các thuộc tính của trường 3. Chi tiết về các thuộc tính của trường ➢ Thuộc tính Allow Zero Length Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text và Memo nhận các chuỗi rỗng ➢ Thuộc tính Indexed ▪ Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận các giá trị sau: Giá trị Ý nghĩa No Không có chỉ mục Yes (Duplicate Ok) Tạo chỉ mục cho phép các giá trị trong trường này trùng lặp Yes (No Duplicate) Tạo chỉ mục không cho phép các 26 giá trị trong trường này trùng lặp
  27. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 1. Khái niệm ➢ Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh sách các trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ xuống (Combo box) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ➢Yêu cầu ▪ Giả sử có Table Danh muc nganh thi có cấu trúc và nội dung: ▪ Ta cần tạo Table Danh sach thi sinh có cấu trúc như sau: 27
  28. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ▪ Trường Manganh khi nhập liệu, các giá trị được chọn từ danh sách các trị ➢ Cách thực hiện ▪ Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế Table, khi tạo trường Manganh, ở cột Data Type, chọn Lookup Wizard , xuất hiện hộp thoại Lookup Wizard: 28
  29. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ➢ (1) Chọn I want the lookup column to look up the values in a table or query: nếu muốn giá trị trong danh sách được lấy từ table hay query ➢ (2) Chọn I will type in the values that I want: nếu muốn giá trị trong danh sách do người sử dụng tự đưa vào ❑ Chọn (1), Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn. 29 Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:
  30. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ▪ Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại: 30
  31. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ▪ Bước 3: • Available Fields: liệt kê các trường có trong Table • Chọn trường phù hợp rồi kích nút > để đưa sang danh sách Selected Fields. Ở đây ta chọn trường Manganh • Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau: 31
  32. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ▪ Bước 4: • Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau: • Chọn Finish để hoàn thành quá trình 32
  33. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ▪ Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn mã ngành 33
  34. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ❑ Chọn (2) để tự nhập vào các giá trị trong Combo box. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại: ➢ Lần lượt nhập vào các giá trị trong Col1, (giả sử trong bảng34 DS Nhan vien) như sau:
  35. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ➢ Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại: ➢ Chọn Finish để hoàn thành 35
  36. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard) 2. Cách tạo: Ví dụ minh họa ▪ Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn tên phòng ban. Các tên này do ta tự nhập vào trong các bước trên 36
  37. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Khoá chính 1. Định nghĩa ➢ Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi ➢ Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng 37
  38. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Khoá chính 2. Cách đặt khoá chính: ➢ Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là ▪ một trường: đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường cần chọn làm mục khoá chính Primary Key ▪ kết hợp của nhiều trường: nhấn giữ phím Shift sau đó chọn tất cả các trường cần chọn làm mục khoá chính ➢ Chọn lệnh Edit / Primary Key (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): các trường được chọn sẽ có hình chìa khoá ở đầu 38
  39. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Khoá chính 3. Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table ➢ Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình chìa khoá ở đầu sẽ biến mất 39
  40. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Lập quan hệ giữa các bảng 1. Công dụng ➢ Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng kiểu) ➢ Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin 40
  41. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Lập quan hệ giữa các bảng 2. Cách tạo ➢ Giả sử trong CSDL Vat tu hang hoa ta có 3 bảng với cấu trúc: ➢ Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu] với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap]41
  42. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Lập quan hệ giữa các bảng 2. Cách tạo 1 ➢ Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools / Relationships, xuất hiện màn hình Show Table (Nếu không xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table): ➢ Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại 42
  43. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Lập quan hệ giữa các bảng 2. Cách tạo ➢ Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập các quan hệ. Có hai loại quan hệ trong Access ▪ Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu tin tương ứng trong bảng B ▪ Quan hệ một-nhiều: mỗi mẩu tin của bảng A có nhiều mẩu tin tương ứng trong bảng B 43
  44. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Lập quan hệ giữa các bảng 2. Cách tạo ➢ Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ. Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit Relationships Chọn một kiểu quan hệ ➢ Chọn nút Create để thiết lập quan hệ, cuối cùng có kết quả sau: 44
  45. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Lập quan hệ giữa các bảng 3. Chú ý ➢Khi đã đánh dấu mục Enforce Referential Integrity thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau ▪ Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng thay đổi theo ▪ Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo 45
  46. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet 1. Thêm mẩu tin ➢ Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng ) 2. Xoá mẩu tin ➢ Chọn các mẩu tin cần xoá ➢ Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu tượng ) ➢ Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không 46
  47. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet 3. Sắp xếp mẩu tin ➢ Chọn trường cần sắp xếp ➢ Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort Descending (hoặc chọn biểu tượng ) 47
  48. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet 4. Lọc bản ghi ➢ Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp thoại Filter By Form như sau: ➢ Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn giá trị làm điều kiện để lọc ➢ Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê các bản ghi thoả mãn điều kiện 48
  49. Mở đầu Table Query Form Report Macro Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query) I. Khái niệm ➢Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu ➢Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu) theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table) 49
  50. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau: 1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng phổ biến nhất, dùng để: ▪ Chọn lọc các mẩu tin ▪ Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. ▪ Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn 2. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng 50
  51. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Các loại truy vấn thông dụng 3. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng 4. Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang và dọc 5. Append Query (Truy vấn thêm): Dùng để thêm (nối) các bảng ghi vào phần cuối của một bảng. 6. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một bảng mới từ số liệu của Query 51
  52. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo truy vấn ➢ Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn: in Design view và by using wizard ➢ By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu ➢ In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau: 52
  53. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo truy vấn ➢ Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện Cửa sổ Database Nút New Trang Queries 53 ▪ Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ như sau
  54. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo truy vấn ➢ Bước 2: chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn ▪ Cửa sổ Show Table cho chọn các bảng (Tables), các truy vấn (Queries) hoặc chọn cả bảng và truy vấn để làm nguồn dữ liệu cho truy vấn sắp tạo ▪ Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query54
  55. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo truy vấn Mô tả cửa sổ Select Query ▪ Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn ▪ Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng nhấn F6 để di chuyển giữa 2 phần 55
  56. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo truy vấn Mô tả cửa sổ Select Query ▪ Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn ▪ Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại dòng field ▪ Show: chọn trường có hiển thị hay không ▪ Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường ▪ Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu ▪ Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có) 56
  57. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo truy vấn ➢ Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức: Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức. Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa] ➢ Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm) Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C) ➢ Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / Save 57
  58. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo truy vấn Ghi chú: Thay đổi loại truy vấn Chọn lệnh Query, chọn trong danh sách loại Query phù hợp Chọn loại Query 58
  59. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Thực hiện truy vấn Trong cửa sổ thiết kế truy vấn ➢ Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ) ➢ Hoặc chọn biểu tượng View ➢ Hoặc chọn Design View Design View 59
  60. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Hiệu chỉnh truy vấn Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút Design để mở cửa sổ thiết kế. Thực hiện hiệu chỉnh theo yêu cầu nút Design 60
  61. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng ➢ Toán tử toán học ▪ +, -, *, /, luỹ thừa (^) ▪ Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): / ▪ Số dư (chia lấy phần dư): Mod ➢ Toán tử logic ▪ Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng) ▪ And (và): cho kết quả đúng khi tất cả điều kiện đúng, nếu một điều kiện nào đó sai thì cho kết quả sai ▪ Or (hoặc): cho kết quả đúng khi có ít nhất một điều kiện đúng, nếu tất cả điều kiện sai thì cho kết quả sai 61
  62. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Điều kiện trong truy vấn ➢ Toán tử so sánh , >=, =, <> (không bằng) ➢ Toán tử so sánh đặc biệt ▪ Between And (Nằm trong khoảng) • Vd: [slg] Between 150 And 200 ▪ Like (gần giống): • (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*” • (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*” • (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True 62
  63. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Điều kiện trong truy vấn ➢ Toán tử so sánh đặc biệt ▪ Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa • Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh] • Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi] 63
  64. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Điều kiện trong truy vấn ➢ Toán tử ghép nối ▪ & (nối chuỗi) • “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng” • 123 & 456: 123456 • 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn • Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ • “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm ▪ + (cộng với) • 123 + 456 : 579 • “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến • 1001 + “đêm” : Type mismatch (kết quả sai) 64
  65. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Điều kiện trong truy vấn ➢ Hằng trị (constants) ▪ True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng ➢ Dấu rào (Delimiter) ▪ “ ”: Rào giá trị chuỗi • Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng” ▪ [ ] : Rào tên biến • Vd: [SoLuong] * [DonGia] ▪ # / / #: Rào giá trị ngày • #23/04/2000# 65
  66. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Điều kiện trong truy vấn ➢ Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn ▪ Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện đồng thời thoả mãn ▪ Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” và đến trong tháng 6, trên dòng Criteria, ta ghi Điều kiện ghi trên cùng 1 dòng Kết quả 66
  67. Mở đầu Table Query Form Report Macro VI. Điều kiện trong truy vấn ▪ Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các điều kiện không cần đồng thời thoả mãn ▪ Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” hoặc đến trong tháng 6, trên dòng Criteria và dòng Or, ta ghi Điều kiện ghi trên dòng Criteria và dòng Or Kết quả 67
  68. Mở đầu Table Query Form Report Macro VII. Một số hàm thông dụng ➢ Hàm xử lý chuỗi ▪ Hàm LEFT, RIGHT LEFT(Biểu thức chuỗi, n) RIGHT(Biểu thức chuỗi, n) • Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi • Ví dụ: Trên dòng Criteria ghi: RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm các chứng từ có 2 ký tự bên phải của Mã hoá đơn là “NB” ▪ Hàm LEN(Biểu thức chuỗi) • Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi 68 • Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 8
  69. Mở đầu Table Query Form Report Macro VII. Một số hàm thông dụng ➢ Hàm thời gian ▪ Hàm DATE( ) • Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống ▪ Hàm DAY(Biểu thức ngày) ▪ Hàm MONTH(Biểu thức ngày) ▪ Hàm YEAR (Biểu thức ngày) • Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu thức ngày • Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong tháng 6 69
  70. Mở đầu Table Query Form Report Macro VII. Một số hàm thông dụng ➢ Hàm logic ▪ Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2) • Công dụng: Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1 Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2 • Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”, IIF([Diem]<8,”Khá”,”Giỏi”))) 70
  71. Mở đầu Table Query Form Report Macro VIII. Một số truy vấn thông dụng 1. Truy vấn cập nhật (Update Query) ➢ Các bước xây dựng truy vấn cập nhật ▪ Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác) ▪ Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng Update to trong lưới QBE ▪ Đặt biểu thức vào ô Update To của trường cần sửa ▪ Criteria: ghi điều kiện tương ứng ▪ Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì đơn giá 71 mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000
  72. Mở đầu Table Query Form Report Macro VIII. Một số truy vấn thông dụng 2. Truy vấn xoá (Delete Query) ▪ Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác) ▪ Chọn lệnh Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete trong lưới QBE ▪ Kéo dấu * của bảng muốn xoá vào dòng Field, từ khoá From xuất hiện trên dòng Delete ▪ Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete ▪ Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá 72
  73. Mở đầu Table Query Form Report Macro VIII. Một số truy vấn thông dụng 3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) ▪ Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác) ▪ Chọn các trường cần đưa vào bảng và kéo lần lượt vào lưới QBE ▪ Gọi lệnh Query/ Make Table Query, xuất hiện hộp thoại Make Table như sau: 73 ▪Table Name: gõ tên cần đặt cho bảng, OK
  74. Mở đầu Table Query Form Report Macro VIII. Một số truy vấn thông dụng 3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) ▪ Cửa sổ Select Query thay đổi thành Make Table Query ▪Thực hiện Query để Access tạo bảng theo yêu cầu ▪Mở (cấu trúc) bảng vừa tạo để xem kết quả 74
  75. Mở đầu Table Query Form Report Macro 4. Truy vấn Crosstab ➢ Công dụng: dùng để thống kê số liệu và trình bày kết quả theo dạng một bảng tính, với hình thức dễ đọc. ➢ Cách thực hiện: minh hoạ thông qua ví dụ sau ▪ Giả sử trên cơ sở của dữ liệu ▪ Cần có thống kê số liệu như sau 75
  76. Mở đầu Table Query Form Report Macro 4. Truy vấn Crosstab ➢ B1: Chọn Queries / New / Crosstab Query Wizard, xuất hiện hộp thoại ▪ Chọn dữ liệu nguồn (từ Tables/ Queries hay cả hai ▪ Chọn Next sang bước tiếp theo 76
  77. Mở đầu Table Query Form Report Macro 4. Truy vấn Crosstab ➢ B2: Chọn trường làm tiêu đề dòng ▪ Available Fields: chọn tên trường làm tiêu đề dòng (tối đa là 3) ▪ Selected Fields: chứa tên các trường được chọn ▪ Sample: mẫu thể hiện ▪ Chọn Next sang bước tiếp theo 77
  78. Mở đầu Table Query Form Report Macro 4. Truy vấn Crosstab ➢ B3: Chọn trường làm tiêu đềcột ▪ Chọn Next sang bước tiếp theo 78
  79. Mở đầu Table Query Form Report Macro 4. Truy vấn Crosstab ➢ B4: Chọn trường cần tính tại mỗi giao điểm dòng và cột ▪ Chọn Next sang bước tiếp theo 79
  80. Mở đầu Table Query Form Report Macro 4. Truy vấn Crosstab ➢ B5: Gõ tên đặt cho Query, chọn Finish để hoàn thành ➢ Lưu ý: đối với các Table hoặc Query chứa dữ liệu được80 chọn làm nguồn, phải có ít nhất là 3 trường
  81. Mở đầu Table Query Form Report Macro Chương IV : Form (Mẫu biểu) I. Khái niệm ➢ Form là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương trình ➢ Nguồn dữ liệu (nếu có) của Form là một bảng hoặc một truy vấn ▪ Khi có nguồn dữ liệu: Form dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn ▪ Khi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao diện chương trình 81
  82. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form Có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau như ▪ Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access ▪ AutoForm : tự động tạo theo các kiểu cho sẵn (Columnar / Tabular / Datasheet) ▪ Design View: NSD tự thiết kế theo ý mình 82
  83. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access ➢ Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện ➢ Chọn Form Wizard ➢ Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query) ➢ Chọn OK sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại a : Chọn nguồn dữ liệu 83
  84. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: ➢ Chọn các Field phù hợp (trong mục Availables Fields), bấm nút > hoặc 1a >> để đưa vào Selected Fields(b) 1b ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp 84 thoại  :
  85. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: ➢ Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng 2 85 ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  :
  86. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: ➢ Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form 3 86 ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :
  87. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 1. Dùng Form Wizard: 4 ➢ Đặt tên cho Form ➢ Chọn Finish để hoàn thành quá trình 87
  88. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 2. Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất cả các trường trong Table hoặc Query ➢ Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện ➢ Chọn AutoForm: Columnar ➢ Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query) ➢ Chọn OK kết quả sẽ xuất hiện Chọn nguồn dữ liệu 88
  89. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 2. Dùng Auto Form: ➢ Màn hình nhập liệu như sau Về mẩu tin phía sau Về mẩu tin cuối cùng Thêm mẩu tin mới Về mẩu tin đầu Về mẩu tin phía Stt mẩu tin 89 tiên trước hiện tại
  90. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: ➢ Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện ➢ Chọn Design View ➢ Chọn nguồn dữ liệu cho Form (Table hoặc Query) ➢ Chọn OK, xuất hiện cửa sổ như sau Chọn nguồn dữ liệu 90
  91. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: Màn hình thiết kế Form Thanh công cụ Toolbox Tên gọi và ý nghĩa của các nút chọn trên thanh công cụ91 Toolbox như sau:
  92. Mở đầu Table Query Form Report Macro Select Object Controls Wizard Label Text Box Option Group Toggle Button Option Button Check Box Combo Box List Box Command Button Image Unbound Object Frame Bound Object Frame Page Break Tab Control Subform/Subreport Line Rectangle More Controls 92
  93. Mở đầu Table Query Form Report Macro Select Object chọn đối tượng cần hiệu chỉnh Label tạo nhãn Option Group nhóm chọn việc Option Button tạo nút chọn một trong nhiều giá trị Combo Box chọn giá trị từ danh sách Command Button tạo nút lệnh Unbound Object Frame tạo một khung hình cố định Page Break tạo dấu phân trang Subform/Subreport tạo Form con, tạo Report con Rectangle tạo hình chữ nhật 93
  94. Mở đầu Table Query Form Report Macro Controls Wizard bật/tắt Controls Wizard Text Box hiển thị giá trị/nhập dữ liệu cho trường, kết quả biểu thức Toggle Button tạo nút bật tắt Check Box hộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị cùng lúc List Box hộp danh sách, cho chọn 1 gía trị trong danh sách Image đối tượng hình ảnh Bound Object Frame tạo khung hình không cố định Tab Control tạo Tab để điều khiển việc chọn trang Line vẽ đường thẳng More Controls chọn sử dụng các nút điều khiển từ nhiều chương trình khác 94
  95. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 3. Tự thiết kế Form: ➢ Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access ▪ Dùng Control Wizard • Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng) • Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form • Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop • Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access ▪ Tự thiết kế • Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form • Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop • Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi95 các thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại
  96. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Tạo Form 4. Hiệu chỉnh Form: ➢ Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh, chọn nút Design ➢ Tự sửa đổi như khi thiết kế 5. Thực hiện Form Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện, chọn nút Open 96
  97. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Các loại điều khiển 1. Các loại điều khiển Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau: ▪ Hộp văn bản (Textbox) ▪ Nhãn (Label) ▪ Hộp lựa chọn (Combo Box) ▪ Hộp danh sách (List Box) ▪ Nút lệnh (Command Button) ▪ Nhóm lựa chọn (Option Group) 97
  98. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Các loại điều khiển 2. Cách dùng Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau: ➢ Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất ➢ Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình bày. Label là loại thông dụng nhất ➢Calculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức. Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán (+, -, *, /, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví dụ: Giamoi:0.75*[Dongia] 98
  99. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Các loại điều khiển 3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể thay đổi bằng cách: ➢ Mở Form ở chế độ Design. ➢ Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoại Chọn các hàng và kéo rê 99 chuột để thay đổi vị trí
  100. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế 1. Cách tạo ➢ Mở Form ở chế độ Design. ➢ Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard ➢ Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp đối thoại Command Button Wizard  như sau: 100
  101. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 1 ➢ Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng ➢ Actions: chọn lệnh cụ thể ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại101 
  102. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 2 ➢ Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn) ➢ Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên) ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại102 
  103. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 3 ➢ Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên) ➢ Chọn Finish để hoàn thành 103
  104. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action ➢ Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin) Find Next Tìm đến mẩu tin gần nhất Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước 104
  105. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action ➢ Record Operations (Thao tác với mẩu tin) Add New Record Thêm mẩu tin mới Delete Record Xoá mẩu tin đang chọn Duplicate Record Tạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin đang chọn Print Record In mẩu tin hiện hành Save Record Lưu mẩu tin đang sửa Undo Record Phục hồi mẩu tin 105
  106. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action ➢ Form Operations (Thao tác với Form) Apply Form Filter Áp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn vừa tạo Edit Form Filter Tạo tiêu chuẩn lọc Close Form Đóng Form Open Form Mở Form Print a Form In Form Print Current Form In Form hiện hành Refresh Form Data Làm mới lại dữ liệu trong Form 106
  107. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action ➢ Report Operations (Thao tác với Report) Mail Report Gởi Email Report Preview Report Xem Report trước khi in Print Report In Report ra giấy Send Report to File Chuyển Report thành một tập tin 107
  108. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action ➢ Application (Thao tác với ứng dụng) Quit Application Thoát ứng dụng Run Application Chạy ứng dụng ➢ Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác) Print Table In bảng Run Macro Chạy một Macro Run Query Thực hiện một Query 108
  109. Mở đầu Table Query Form Report Macro Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu) I. Khái niệm ➢ Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query II. Các kiểu trình bày Report Columnar Report (báo biểu dạng cột) Tabular Report (báo biểu dạng bảng) 109
  110. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Các kiểu trình bày Report 1. Columnar Report (báo biểu dạng cột) ➢ Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột. 110
  111. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Các kiểu trình bày Report 2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) ➢ Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu 111
  112. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report ➢ Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard. ➢ Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể) Chọn cách tạo ➢ Chọn OK, xuất Report hiện hộp thoại Report Wizard (a) Chọn nguồn số như sau 112 liệu để tạo Report
  113. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn 1a 1b Chọn Next sang bước tiếp ➢ Chọn các trường phù theo, xuất hiện hộp thoại  hợp và đưa sang mục 113 Selected Fields (b)
  114. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp 2 2 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  114
  115. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp 3 ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại115 
  116. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn. Sắp xếp theo 4 thứ tự tăng hoặc giảm dần Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ý ➢ Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện116 hộp thoại 
  117. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max) Chọn hàm cần tính 5 Chọn trường cần tính toán ➢ Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only) ➢ Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số ➢ Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại ,117 chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại 
  118. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Layout: chọn kiểu trình bày ➢ Orientation: chọn hướng in của trang giấy Hướng in của giấy 6 Kiểu trình bày 118 ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
  119. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Chọn một trong các mẫu trình bày 7 Danh sách các mẫu 119 ➢ Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại 
  120. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report ➢ Đặt tên cho Report 8 Gõ tên Report vào đây ➢ Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện 120 ➢ Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốn
  121. Mở đầu Table Query Form Report Macro III. Cách tạo Report Thêm Số thứ tự Kẻ khung Các tính toán cần thiết 121
  122. Mở đầu Table Query Form Report Macro Chương VI : Macro - Menu I. Khái niệm Macro ➢ Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện ➢ Có 3 loại Macro ▪ Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện ▪ Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện ▪ Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó 122
  123. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Cách tạo Macro ➢ Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau ➢ Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng ➢ Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế. ➢ Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiết 123
  124. Mở đầu Table Query Form Report Macro II. Cách tạo Macro ➢ Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau Cột Macro Name III. Thực hiện Macro ➢ Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open ➢Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report 124
  125. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Tạo Menu ➢ Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng ➢ Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau: Menu cấp 1 Menu cấp 2 Menu cấp 1253
  126. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Tạo Menu ➢ Bước 1: Tạo Menu cấp 1 ▪ Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau: Menu cấp 1 126
  127. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Tạo Menu ➢ Bước 2: Tạo Menu cấp 2 ▪ Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau: Menu cấp 2 127
  128. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Tạo Menu ➢ Bước 2: Tạo Menu cấp 2 ▪ Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ • Report Name: R_DSCanbo • View : Print Preview 128 Menu cấp 2
  129. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Tạo Menu ➢ Bước 2: Tạo Menu cấp 2 129 Menu cấp 2
  130. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Tạo Menu ➢ Bước 3: Tạo Menu cấp 3 130 Menu cấp 3
  131. Mở đầu Table Query Form Report Macro ➢ Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report) ➢ Trong cửa sổ Database, chọn Form / New ➢ Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp Form Properties Thêm tiêu đề chương trình Thêm hình vẽ Tên Macro Menu cấp 1 131 ➢ Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1
  132. Mở đầu Table Query Form Report Macro IV. Tạo Menu ➢ Trang trí thêm cho Form các thành phần như ▪ Tiêu đề chương trình ▪ Hình vẽ để minh hoạ ▪ Các trang trí khác (nếu muốn) ➢ Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước 132
  133. Mở đầu Table Query Form Report Macro V. Sử dụng Menu ➢ Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau: 133