Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo - Bài 8: Kỹ năng điều hành công sở ở cơ sở

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo - Bài 8: Kỹ năng điều hành công sở ở cơ sở

1. BÀI 8 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CƠNG SỞ Ở CƠ SỞ 1
2. néi Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ của điều hành cơng sở dung chđ Những kỹ năng cơ bản trong điều yÕu hành cơng sở ở cơ sở 2
3. Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc 1 và nhiệm vụ của điều hành cơng sở 1.1.Khái niệm 1.1.1.Khái niệm cơng sở Là địa điểm hoạt động, hay cịn gọi là trụ sở của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, nơi tiến hành các hoạt động cơng vụ hoặc dịch vụ cơng. 3
4. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 1/ Phương thức thành lập 2/ Cơ sở pháp lý hoạt động 3/ Mục tiêu 4/ Phương thức hoạt động 5/ Tài chính 6/ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7/ Chức danh và lương 8/ Phạm vi hoạt động 4
5. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 1/ Phương thức thành lập Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp Theo luật định. Do cơ quan nhà nước cấp trên thành lập Theo luật định. VD:UBND được Căn cứ vào nhu thành lập trên cơ sở cầu thực tế. luật tổ chức chính quyền địa phương 5
6. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 2/ Cơ sở pháp lý hoạt động Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp Theo Hiến Pháp Theo Hiến Pháp và pháp luật. Tùy và pháp luật. Hoạt theo từng ngành động chủ yếu theo mà cĩ các văn bản Luật Hành chính quy phạm pháp luật quy định. 6
7. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 3/ Mục tiêu Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp Vì lợi ích cộng Vì lợi ích cộng đồng đồng 7
8. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 4/ Phương thức hoạt động Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp Tuyển dụng cơng Tuyển dụng viên chức theo luật cán chức theo luật viên bộ, Cơng chức chức - Làm việc theo - Làm việc theo biên chế biên chế - Làm việc theo - Làm việc theo hợp đồng hợp đồng 8
9. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 5/ Tài chính Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp Ngân sách Nhà Từ nguồn ngân nước và cĩ các sách Nhà nước khoản thu khác 9
10. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 6/ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp Do pháp luật quy định chặt chẽ, đồng thời phải tuân theo Do pháp luật quy Quyết định của cơ định trên lĩnh vực quan nhà nước cấp trên. Cĩ quyền hạn riêng lẽ chung trên nhiều lĩnh vực 10
11. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 7/ Chức danh và lương Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp - Viên chức - Cán bộ - Lương từ ngân - Cơng chức sách nhà nước - Lương từ ngân (các khoản thu sách nhà nước khác) 11
12. Phân biệt cơng sở hành chính với cơng sở sự nghiệp: 8/ Phạm vi hoạt động Cơng sở hành chính Cơng sở sự nghiệp Trên tất cả các Theo lĩnh vực và ngành và lĩnh vực ngành 12
13. 1.1.2. Khái niệm điều hành cơng sở Là hoạt động đảm bảo cho cán bộ, cơng chức thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các cơng việc được giao để hồn thành mục tiêu chung của tổ chức. 13
14. 1.2. Mục tiêu Hiện thực Gĩp phần Tạo ra nề Thực hiện cĩ hĩa các chủ nâng cao nếp làm việc hiệu quả quá trương của năng suất lao khoa học trình cải cách Đảng, chính động trong nền hành sách pháp cơng sở chính nhà luật của nhà nước nước 14
15. 1.3. Yêu cầu ✓ Điều hành cơng sở phải được tiến hành trên cơ sở tuân thủ pháp luật  Điều hành cơng sở phải tuân thủ quy chế làm việc của cơ quan 15
16. 1.4. Nguyên tắc ✓ Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trị tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân ✓Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, dưới sự giám sát của Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể nhân dân cùng cấp. 16
17. 1.4. Nguyên tắc(tt) ✓ Cán bộ, cơng chức phải sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đĩng gĩp của nhân dân, cĩ ý thức học tập, nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hĩa – đạo đức cơng vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại. ✓ Giải quyết cơng việc theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; bảo đảm cơng khai, dân chủ, minh bạch, liên tục, kịp thời, hiệu quả tối ưu, theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định 17
18. 1.5. Nhiệm vụ - Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động - Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý - Quản lý cơng vụ và phối hợp hoạt động - Quản lý và phát triển đội ngũ CBCC - Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị - Xây dựng và quản lý hệ thống thơng tin quản lý; tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội bộ cơng sở và với bên ngồi, đặc biệt là hoạt động tiếp dân 18
19. 1.4. Nhiệm vụ (tt) - Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách - Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi - Bảo vệ chính trị nội bộ; an tồn và an ninh trật tự trong cơng sở - Xây dựng văn hĩa cơng sở tích cực; và xây dựng cơng sở thành một tổ chức học tập -Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đĩng gĩp cho việc hồn thiện hệ thống chính sách cơng, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà cơng sở hoạt động 19
20. 2 NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CƠNG SỞ Ở CƠ SỞ 2.1. Kế hoạch hĩa và thiết kế cơng việc ✓ 2.1.1. Kế hoạch hĩa Về phương diện hành chính: - Kế hoạch là phương án tổ chức các cơng việc trong quá trình hoạt động của tổ chức. - Lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu, nội dung và khối lượng cơng việc cụ thể cần đạt được, phương pháp, những bước đi cần thiết, thời hạn thực hiện để đạt các mục tiêu đĩ 20
21. 2.1. Kế hoạch hĩa và thiết kế cơng việc(tt) 2.1.1. Kế hoạch hĩa (tt) Đây là sự xác Ýđịnh NGHĨA mục tiêu Kế hoạch là phương Giảm tốicụ đa thể các cần bất đạt trắc YÊUcĩhướng thểCẦU: xảy và ra. các nội dung Cụ thể. được và những Kiểmcần tralàm, được là phương các hoạt án Thiết thực. hành độngbước đểđi cầnthực hiện Kịp thời. động thuận lợi, cĩ căn cứ.một cơngthiết việc để đạthay đếnmột Phù hợp với năng lực CBCCnhiệm và mục vụ tiêucụ thểhoạt động.trong Cĩ sự thống nhất giữaTập cácquá trungbiện trìnhcác pháp các hoạtmục thực nguồn độngtiêuhiện. lựcđĩ. của Cĩ tính khả thi. đểcơ thực quan, hiện cơng tốt sở.mục tiêu đã định. 21
22. 2.1. Kế hoạch hĩa và thiết kế cơng việc(tt) 2.1.2. Thiết kế cơng việc * Khái niệm thiết kế cơng việc: Là việc phân chia các loại cơng việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý. Đây là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm trong việc thi hành cơng vụ và tham gia các hoạt động của cơng sở nĩi chung 22
23. 2.1. Kế hoạch hĩa và thiết kế cơng việc(tt) 2.1.2. Thiết kế cơng việc(tt) * Vai trị của thiết kế cơng việc: + Giúp cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức trở nên cụ thể hơn và khả thi hơn + Là cơ sở của phân cơng và thực thi cơng việc + Tạo tiền đề cho việc sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức + Là cơ sở cho hoạt động đánh giá cán bộ cơng chức. 23
24. 2.1. Kế hoạch hĩa và thiết kế cơng việc(tt) 2.1.2. Thiết kế cơng việc(tt) * Nội dung của thiết kế cơng việc gồm các bước : Đánh giá cơng việc thực tại, phân tích cơng việc và thiết kế cơng việc. 24
25. Đánh giá cơng việc thực tại Thảo luận với người lao động và người giám sát liên quan để biết được hiệu quả (chất lượng, tiến độ) trong thực thi cơng việc, đánh giá xem cĩ cần phải thay đổi gì đối với điều kiện làm việc hay cĩ cần đào tạo khơng? Việc đánh giá sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện cơng việc thực tại, qua đĩ xác định được cĩ cần thiết phải thiết kế cơng việc hay dự đốn được tính khả thi khi thiết kế cơng việc. 25
26. Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách cĩ hệ thống các thơng tin quan trọng, cĩ liên quan đến các cơng việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của cơng việc. Bao gồm nhiều việc như: kiểm tra cơng việc, quyết định nhiệm vụ phải làm, cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm nào tại nơi làm việc cĩ tầm quan trọng để hồn thành các nhiệm vụ, xác định các vấn đề cĩ liên quan. 26
27. 2.1.2. Thiết kế cơng việc(tt) * Thiết kế cơng việc Thiết kế cơng việc là căn cứ trên cơ sở phân tích cơng việc thực tại, xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết, và các vấn đề khác đảm bảo phù hợp nhất để thực hiện cơng việc. Kết quả của thiết kế cơng việc là bản mơ tả cơng việc được giao, trong đĩ liệt kê các kỹ năng của người được giao việc, phát thảo kết quả mong muốn đạt được, xác định các nguyên tắc chỉ đạo và thời hạn được biết, liệt kê các nguồn lực cần thiết và các kết quả khi thực hiện tốt cơng việc. 27
28. 2.1.2. Thiết kế cơng việc(tt) * Yêu cầu khi thiết kế cơng việc + Phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đơn vị. + Nội dung cơng việc phải rõ ràng, cĩ tính khả thi. + Tạo ra khả năng sáng tạo của CBCC khi thực hiện nhiệm vụ. + Tạo ra khả hợp tác của CBCC + Cĩ khả năng kiểm tra việc thi hành cơng việc một cách thuận lợi 28
29. 2.1.2. Thiết kế cơng việc (tt) Thiết kế cơng việc theo dây chuyền Phương pháp thiết kế Thiết kế cơng việc theo nhĩm cơng việc Thiết kế cơng việc theo từng cá nhân 29
30. 2.2. phân cơng cơng việc Khái niệm: Phân cơng cơng việc là hoạt động nhằm giao cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân những việc, những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định nhằm nâng cao hoạt động của cơ quan, tổ chức. 30
31. 2.2. phân cơng cơng việc(tt) Cách thức phân cơng cơng việc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị, cá nhân Theo khối lượng và tính chất cơng việc Phải chú ý hướng tới chuyên mơn hĩa 31
32. 2.2. phân cơng cơng việc (tt) Cách thức phân cơng cơng việc (tt) Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của CBCC và chức trách được giao. 32
33. 2.3. Tổ chức, điều hành các cuộc họp Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 33
34. 2.3.Tổ chức và điều hành các cuộc họp Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đĩ thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật 34
35. Mục đích của cuộc họp Xác định và Xử lý và trao Đánh giá kết giải quyết vấn đổi thơng tin quả hoạt động đề 35
36. Các loại cuộc họp
37. Các loại cuộc họp Đồn cơng tác của Ban tổ chức TW làm việc với tỉnh Trà Vinh
38. Các loại cuộc họp
39. Các loại cuộc họp Tập huấn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội.
40. QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP Gồm 3 giai đoạn 1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp 2. Giai đoạn tiến hành cuộc họp 3. Giai đoạn ra văn bản quản lý 41
41. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ✓Là khâu quan trọng, cần thời gian, nguồn lực, đặc biệt là cần cĩ kỹ năng ✓Chuẩn bị tốt là bảo đảm thắng lợi 50% & thực tế chứng minh rằng nhiều cuộc họp phải hỗn đi hỗn lại, khơng đảm bảo thời gian, tiến độ, phải hủy bỏ, chất lượng khơng cao là do khâu chuẩn bị khơng tốt ✓Là khâu phức tạp, liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân 42
42. NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRONG KHÂU CHUẨN BỊ ✓Hoạch định chủ trương họp ✓Phân cơng chuẩn bị ✓Chuẩn bị nội dung/tài liệu họp ✓Chuẩn bị các thủ tục ✓Chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện 43
43. HOẠCH ĐỊNH CHỦ TRƯƠNG ✓Đây là cơng việc của lãnh đạo UBND cấp xã ✓Nội dung của chủ trương, bao gồm: (1) Khẳng định sự cần thiết của cuộc họp trên cơ sở yêu cầu của cơng việc, căn cứ pháp lý, hồn cảnh & điều kiện thực tế của cơ quan, cá nhân liên quan, (2) Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung chính của cuộc họp, (3) khẳng định thời gian, địa điểm & thành phần tham dự cuộc họp 44
44. TIẾN HÀNH CUỘC HỌP ✓Đây là khâu quan trọng nhất, quyết định sự thành cơng hay thất bại của cuộc họp ✓Thực tế cho thấy: (1) trình bày nội dung mà khơng rõ thì các đại biểu sẽ khơng nắm được, cĩ thể hiểu khác, hiểu nhầm, (2) chủ trì thảo luận mà thiếu tập trung, thiếu mạch lạc & khơng kiên quyết thì dễ làm cho các ý kiến phân tán, (3) thơng tin mà khơng đầy đủ, chính xác cũng làm ảnh hưởng đến ý kiến, sự đĩng gĩp của đại biểu, 45
45. NHỮNG CƠNG VIỆC CẦN LÀM Những cơng việc chủ yếu phải làm trong cuộc họp là: ❑ Khai mạc cuộc họp ❑ Điều hành cuộc họp ❑ Kết luận & kết thúc cuộc họp 46
46. KHAI MẠC CUỘC HỌP ▪ Kiểm tra đại biểu cĩ mặt, để quyết định bắt đầu cuộc họp ▪ Chào cờ (nếu cần) ▪ Tuyên bố lý do (ngắn, rõ về căn cứ & mục đích cuộc họp ▪ Giới thiệu đại biểu (khách - chủ, trên - dưới, họ & tên, chức danh, chức vụ đầy đủ, chính xác) ▪ Giới thiệu chương trình, thời gian làm việc ▪ Giới thiệu người chủ trì 47
47. CHỦ TRÌ CUỘC HỌP • Phát biểu mở đầu cuộc họp • Trực tiếp trình bày/giới thiệu người trình bày nội dung • Hướng dẫn thảo luận • Xử lý các tình huống phát sinh • Kết luận cuộc họp 48
48. PHÁT BIỂU MỞ ĐẦU • Nêu rõ lịch sử vấn đề • Quán triệt lại căn cứ, mục đích, yêu cầu của cuộc họp (ngắn gọn) • Bổ sung thơng tin (nếu cần) 49
49. HƯỚNG DẪN THẢO LUẬN • Nêu rõ trọng tâm, trọng điểm thảo luận • Yêu cầu về cách đĩng gĩp ý kiến: thẳng vào văn bản: nhất trí, băn khoăn, phản đối, đề xuất giải pháp • Yêu cầu về cách phát biểu: ngắn gọn, tránh trùng lắp, tập trung vào phạm vi, lĩnh vực quản lý, phụ trách • Quy định thời lượng (nếu cần) 50
50. 2.4. Phối hợp trong quản lý Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của cán bộ cơng chức, các cơ quan hành chính nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước. 51
51. 2.4. Phối hợp trong quản lý (tt) Hình thức phối hợp: • Dọc • Ngang • Ma trận • Bên trong • Bên ngồi 52
52. 2.4. Phối hợp trong quản lý (tt) Nguyên tắc phối hợp: phải đảm bảo lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thơng tin, chuyên mơn hĩa và hợp tác, đảm bảo tính khách quan thống nhất hành động vì mục tiêu chung. 53
53. 2.5. Kiểm sốt cơng việc Kiểm sốt cơng việc là hoạt động đo lường, chấn chỉnh việc thực hiện cơng việc nhằm khẳng định các mục tiêu của cơng sở, các kế hoạch lập ra để đạt tới mục tiêu đã, đang được hồn thành 54
54. 2.5.kiểm sốt cơng việc (tt) Mục tiêu: Phát hiện các sai sĩt ĐánhNguyên giá tắc: kết quả thực tế Nội dung:- Tồn diện KS việc sử dụng, bố trí nhân lực- Khách quan KS việc -sửCơng dụng ngânminh sách KS việc -sửKịp dụng thời các phương -tiệnCụ làm thể việc KS quá trình giải quyết cơng việc hàng ngày theo mục tiêu và KH đã được thơng qua. 55
55. 2.5. Kiểm sốt cơng việc (tt) Cần làm rõ các vấn đề khi kiểm sốt: ✓ Cĩ bao nhiêu cơng việc cần kiểm sốt, bao nhiêu bước. ✓ Tần suất kiểm sốt? Một lần hay thường xuyên ✓ Ai tiến hành kiểm sốt. ✓ Bao nhiêu điểm cần kiểm sốt, điểm nào trọng yếu ✓ Đo lường các đặc tính cơng việc./. 56