Bài giảng Kỹ năng đàm phán (Bản đẹp)

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng đàm phán (Bản đẹp)

1. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN
2. • Tổng quan về đàm phán 1 Nội dung chính • Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán 2 • Lập kế hoạch và thực hiện đàm phán 3 • Các kỹ năng cần thiết trong đàm phán 4
3. Module 1: Tổng quan về Nghệ thuật đàm phán
4. ĐÀM PHÁN DIỄN RA Ở ĐÂU ?  Trong mối quan hệ gia đình  Trong công việc  Trong khi vui chơi giải trí  Khi đi mua sắm  .
5. ĐÀM PHÁN DIỄN RA KHI NÀO ?  Đàm phán diễn ra khi một ai đó có một cái gì đó mà người khác cần và hai bên sẵn lòng thỏa thuận trao đổi.  Mọi người đều sống và phát triển bằng cách đàm phán thương lượng hay giao tiếp với một ai đó
6. 1. Định nghĩa đàm phán  Đàm phán là bàn bạc với người khác về một vấn đề nào đó để đi đến thỏa thuận hoặc thỏa hiệp.  Đàm phán dựa trên cơ sở: - Thuyết phục có mục đích - Thỏa thuận mang tính xây dựng
7. 1. Định nghĩa đàm phán Miền không thỏa thuận Biên độ thương lượng chung Miền không thỏa thuận MiỀN CHẤP NHẬN CỦA A MiỀN CHẤP NHẬN CỦA B Miền đàm phán Nếu hai bên không có miền biên độ thương lượng chung thì không đàm phán được
8. 1. Định nghĩa đàm phán  Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.  Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.  Là một hành vi, là một quá trình  Kết nối lâu dài
9. 1. Định nghĩa đàm phán “Whenever people exchange ideas with the intention of changing relationships, whenever they confer for agreement, then they are negotiating.” “Bất cứ khi nào chúng ta trao đổi ý tưởng với mục đích thay đổi mối quan hệ, bất kỳ khi nào chúng ta bàn bạc để đi đến thỏa thuận chung, khi đó chúng ta đang thực hiện đàm phán” - Gerard Nierenberg - “Negotiation is conducted neither to widen nor to breach the relationship, but to form a new or different configuration.” “Đàm phán được thực hiện không phải đển nới rộng hoặc phá bỏ quan hệ, mà để thiết lập nên một phương án mới” - Israel Unterman -
10. 2. Các loại đàm phán X X Y Y PHÂN CHIA KẾT HỢP (Mặc cả) (Giải quyết vấn đề)
11. 2. Các loại đàm phán  Phân chia (Mặc cả) Khi một trong hai phía (hoặc cả hai) đưa ra những điều kiện không chấp nhận được đối với phía kia  Hợp tác (giải quyết vấn đề cùng nhau) Cần có sự tin tưởng lẫn nhau, cần sẵn lòng tìm hiểu bản chất vấn đề, cần linh hoạt, cần có động lực để tìm kiếm giải pháp chung, chứ không phải giải pháp chỉ từ phía mình
12. 3. Phương pháp đàm phán Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng Đàm phán nguyên tắc Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác Giải quyết công việc hiệu Mục tiêu Đạt được thỏa thuận Giành được thắng lợi quả Nhượng bộ để tăng tiến Yêu cầu bên kia Phân tích công việc và quan Nhượng bộ quan hệ nhượng bộ hệ để trao đổi nhượng bộ Ôn hòa với người, cứng rắn Thái độ Ôn hòa Cứng rắn với công việc Không tín nhiệm đối Sự tín nhiệm không liên Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác tác quan đến đàm phán Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ Lập trường Dễ thay đổi lập trường Giữ vững lập trường không ở lập trường
13. 3. Phương pháp đàm phán Đàm phán nguyên Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng tắc Cùng tìm kiếm lợi ích Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên kia chung Điều kiện để thỏa Nhượng bộ để đạt được Để đạt được cái muốn có Cả 2 bên cùng có lợi thuận thỏa thuận mới chịu thỏa thuận Tìm ra phương án đối tác có Tìm ra phương án mà mình Vạch ra nhiều phương Phương án thể chấp thuận chấp thuận án cho 2 bên lựa chọn Kiên trì muốn đạt được thỏa Kiên trì tiêu chuẩn Kiên trì Kiên trì giữ vững lập trường thuận khách quan Căn cứ vào tiêu chuẩn Thi đua sức mạnh ý chí giữa Biểu hiện Hết sức tránh tính nóng nảy khách quan để đạt đôi bên được thỏa thuận Khuất phục trước sức ép của Tăng sức ép khiến bên kia Khuất phục nguyên tắc Kết quả chứ không khuất phục đối tác khuất phục hoặc đổ vỡ. sức ép.
14. 4. Hình thức đàm phán Qua thư tín/Văn bản Qua điện thoại/Điện tử Trực tiếp
15. Module 2: Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán
16. 1. Quyền lực và sự cân bằng quyền lực Tính Chuyên trung môn tâm Tầm Tính Quyền Quyền lực Sự phù Nỗ lực quan hiện hợp lực cá trọng vị trí hữu + nhân Tính Sức linh hút cá hoạt nhân
17. 10 kiểu quyền lực Vị trí Sức hút Sự u mê Thiếu lợi Kiến thức Sự bất lực ích Đặc điểm, Thưởng tính cách Giới tính Phạt
18. 2. Sự tin tưởng  Thiếu sự tin tưởng sẽ dẫn đến Thắng – Thua  Sự tin tưởng có thể là đúng hoặc có thể chỉ là ngộ nhận của các bên  Sự tin tưởng cần được kiểm chứng
19. 3. Cấp độ thẩm quyền  Giới hạn được ra quyền định  Cần nắm rõ cấp độ thẩm quyền của người đang đàm phán với bạn  Thẩm quyền cao chưa chắc đã phải là tốt nhất  “Nhóm đàm phán” có thể là một lựa chọn tốt
20. 4. Giá trị  Giá cả  Điều khoản và thời gian giao hàng  Đóng gói  Thời gian vòng quay hang  Giới hạn số lượng  Điều khoản thanh toán  Nhân sự  .
21. 4. Giá trị
22. 4. Giá trị cá nhân  Giá trị cuộc sống  Giá trị công việc  Mục tiêu cá nhân  Hành vi  Niềm tin
23. 5. Thành công  Thành công xảy ra khi giá trị được tối đa hóa cho cả hai bên trong cuộc đàm phán
24. 6. Cảm xúc và quản lý cảm xúc  Biểu lộ cảm xúc một cách có kế hoạch  Thông qua ngôn ngữ hình thể  Cần xây dựng và duy trì phong cách chuyên nghiệp trong suốt buổi đàm phán
25. Module 3: Đặc điểm hành vi
26. Đặc điểm hành vi Tự tin Sáng tạo Kiểm và quan soát sát cảm xúc Đặc điểm hành vi Chắc Óc phân chắn và tích lịch sự Kiên nhẫn
27. Đặc điểm hành vi
28. Lập kế hoạch  Lập kế hoạch về thời gian  Lập kế hoạch câu hỏi  Lập kế hoạch lịch trình  Lập kế hoạch địa điểm, vị trí ngồi  Lập kế hoạch về kỹ xảo sắp xếp chỗ ngồi  Ước lượng những phản ứng có thể xảy ra  Lập kế hoạch để cải thiện quyền lực
29. Cách hành xử  Luôn giữ hành vi chuẩn mực  Chuyên nghiệp  Tập trung vào lợi ích  Tối đa hóa mục tiêu của mỗi bên  Luôn chú ý chuyển trọng tâm của cuộc hội thoại về lợi ích của các bên
30. Module 4: Lập kế hoạch và thực hiện đàm phán
31. 1. Bước chuẩn bị thông tin cho đàm phán Thời gian, địa Thông tin về Chiến lược đáy Chiến lược Nhân sự tham điểm đàm đối tác và BATNA đàm phán gia đàm phán phán • Kinh doanh, thị • Chiến lược đáy • Địa điểm văn • Cộng tác • Số lượng trường • Thỏa thuận phòng của đối • Thỏa hiệp • Năng lực của • Quyền lực và khung; và tác hay văn • Hòa giải nhân sự tham phòng của quyền hạn của • Thay thế tốt • Kiểm soát gia đàm phán người đi đàm mình hay địa nhất cho đàm • Tránh né phán. phán điểm khác • Văn hóa • Vị trí ngồi của phía mình và phía đối tác trong phòng họp
32. Chiến lược đáy  Kịch bản xấu nhất  Giới hạn quyền lực của người đàm phán  Kiểm soát không để cuộc đàm phán kết thúc quá sớm  Kiểm soát được áp lực từ phía đối tác  Tuy nhiên, có thể hạn chế sự sáng tạo của người đàm phán
33. Phong cách đàm phán Cao Hợp tác hệ Chấp nhận Lose - Win Win - Win quan của Nhượng bộ Split the difference trọng quan Né tránh Cạnh tranh Tầm Lose - Lose Win - Lose Thấp Tầm quan trọng của kết quả Cao
34. Phong cách đàm phán • Cùng tìm ra các giải pháp liên kết và thỏa mãn tất cả các bên có liên Hợp tác quan • Theo đuổi mục đích bằng mọi giá một cách dứt khoát và không hợp Cạnh tranh tác (thắng bằng mọi giá) • Chia sẻ quyền lợi mỗi bên để đạt được một mức chấp nhận được Nhượng bộ • Thỏa mãn các yêu cầu của đối tác Chấp nhận • Không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn, trì Né tránh hoãn giải quyết vấn đề
35. 2. Bước mở đầu màn đàm phán  Tạo ấn tượng ban đầu như thế nào ?
36. 2. Bước mở đầu màn đàm phán  Đưa ra đề nghị đầu tiên có nên hay không ?
37. 3. Thực hiện đàm phán  Các bước thực hiện  Các kỹ năng cần thiết trong đàm phán
38. 3. Thực hiện đàm phán – Các bước thực hiện Phân tích và dự Thuyết phục và Thăm dò Kết thúc kiến kết quả tiến tới giải pháp
39. 3. Thực hiện đàm phán – Thăm dò  Xác định vị trí quyền lực và quyền hạn của đối phương  Năng lực và văn hóa đàm phán của họ  Tìm hiểu mức độ cam kết của họ về từng vấn đề, để xác định được mức độ ưu tiên của họ đối với các vấn đề  Trình bày đề nghị đầu tiên của mình  Thỏa thuận chương trình làm việc ===> Xác định họ muốn gì, cách lập luận, điểm mạnh, điểm yếu của họ, các phong cách đàm phán của mỗi bên
40. 3. Thực hiện đàm phán – Phân tích và dự báo kết quả  Khéo léo sử dụng những lợi ích mà đề nghị của bạn mang lại  Tổng kết lại những lập luận qua từng giai đoạn  Nhấn mạnh vào những điểm chung  Lắng nghe để khám phá những dấu hiệu thay đổi  Ra dấu hiệu cho đối tác biết được rằng bạn có thể có thay đổi
41. 3. Thực hiện đàm phán – Thuyết phục và tiến tới giải pháp  Hỏi rõ lại cho rõ thông tin  Ra tín hiệu  Đề nghị  Móc nối các vấn đề trao đổi  Lắng nghe hiệu quả
42. 3. Thực hiện đàm phán – Thuyết phục  Thuyết phục trực tiếp có hiệu quả hơn  Có hiệu quả nhất khi có được một trong các thành viên của đối tác thuyết phục hộ-vận động ngầm để xây dựng kết quả mong đợi  Thuyết phục nhằm vào người chủ chốt chứ không phải thuyết phục tất cả mọi người  Thuyết phục dựa trên những lợi ích hoặc hậu quả có thể
43. 3. Thực hiện đàm phán – Tiến tới giải pháp  Đưa ra những đề nghị thực tế, và chỉ thay đổi ít so với đề nghị đó  Khi đối tác trình bày phương án của họ, nên tránh ngắt lời để nắm hết được các ý  Nên cứng rắn về nguyên tắc, nhưng linh hoạt trong cụ thể  Tìm cách liên kết vấn đề của mình với đối tác càng nhiều càng tốt  Đàm phán cả gói, không đàm phán riêng lẻ
44. 3. Thực hiện đàm phán – Phát triển các lựa chọn cho đàm phán  Cân nhắc lợi ích của hai bên, chứ không phải là vị trí  Sáng tạo  Suy nghĩ mọi việc từ vị trí của đối tác  Cân nhắc Thỏa thuận khung của đối tác  Cân nhắc BATNA của đối tác  Tìm kiếm sự hài hòa lợi ích của cả hai bên
45. 4. Kết thúc đám phán  Nếu đạt được thỏa thuận: ✓ Rà soát nội dung ✓ Dành quyền soạn văn bản ✓ Ký hợp đồng  Không đạt được thỏa thuận: ✓ Thông báo cho đối phương biết ✓ Tìm đối tác mới ✓ Bắt cá hai tay ✓ Mở lại đàm phán trong thể diện
46. Thực tế là .  Mặc cả quá nhiều, Thắng-Thua sẽ không bao giờ có được quan hệ lâu dài
47. Đàm phán thành công khi .  Giá trị được tối đa hóa cho cả hai bên  Niềm tin được gây dựng  Thông tin thu thập đủ  Hỏi nhiều câu hỏi  Nghe và quan sát  Cảm xúc được kiểm soát  Tập trung vào lợi ích và giá trị  Đưa ra lý do trước, đưa ra giải pháp ngay sau đó  Nắm rõ mục đích cuối cùng muốn đạt được là gì  Chuẩn bị và lê kế hoạch
48. Các kỹ năng cần thiết trong đàm phán
49. Các kỹ năng và kỹ thuật cần thiết  Kỹ năng lắng nghe và im lặng  Kỹ năng đặt câu hỏi  Kỹ năng trả lời câu hỏi  Kỹ năng thuyết phục  Kỹ thuật xử lý nhượng bộ  Kỹ thuật điều chỉnh mục tiêu ban đầu  Kỹ thuật chống chơi xấu trong đàm phán  Kỹ thuật xử lý bế tắc  Kỹ thuật kết thúc đàm phán