Bài giảng Kĩ năng xử lí chứng từ - Bài 1: Chuẩn bị hệ thống chứng từ cần thiết - Ngô Hoàng Điệp

Nội dung text: Bài giảng Kĩ năng xử lí chứng từ - Bài 1: Chuẩn bị hệ thống chứng từ cần thiết - Ngô Hoàng Điệp

1. K nng x lý ch ng t Ngô Hoàng ip MC TIÊU Sau khi hoàn thành bài 1, sinh viên có th : • Hi u rõ mc ích ca tng lo i ch ng t; • Chu n b ư c ch ng t sn sàng; • Vi t ư c tng lo i ch ng t; • Bi t cách sp xp ch ng t trong mi quan h i chi u vi các ch ng t khác 1
2. NI DUNG 1 Chuẩn bị chứng từ 2 Nguyên tắc lập chứng từ CHU N B CH NG T CHUẨN BỊ CHỨNG TỪ Bán Kho Tiền Khác hàng hàng tệ HOÁ CHỨNG CHỨNG CHỨNG ĐƠN TỪ TỪ TỪ GTGT HÀNG TIỀN KHÁC TỒN TỆ KHO 1 2 3 4 2
3. HOÁ N GTGT 1 Tính pháp lý 2 Thông báo phát hành 3 Ph t vi ph m hành chính 4 Vi t hoá n GTGT 5 BCTH s dng hoá n Tính pháp lý • Ch ng t bt bu c • Hoá n t in: Làm th tc in, thông báo phát hành hoá n theo quy nh ca pháp lu t (Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông tư 26/2015/TT-BTC). • Báo cáo tình hình s dng hoá n theo quý. 3
4. THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ N • iu 9, thông tư 39/2014/TT-BTC • Thông tư 26/2015/TT-BTC –Mu thông báo phát hành hoá n (m u TB01/AC) • Tài li u ính kèm khi thông báo phát hành hoá n – Hoá n mu (DN in s ưa) –Hp ng t in hoá n – Biên bn thanh lý hp ng in hoá n • Niêm yt mu hoá n t in PH T VI PH M PHÁT HÀNH HOÁ N • Li th ư ng mc ph i: – Thi u th tc t in – Không thông báo phát hành hoá n • Thông tư 10/2014/TT- BTC, c bi t lưu ý: – Không 05 ngày – iu 7 • Gi phát hành – iu 10 –Mng Internet và; – iu 11 –Vn bn ( óng du) 4
5. VI T HOÁ N GTGT • Li th ư ng mc ph i: • Th c hành vi t – Ngày vi t không theo – Hoá n bán 2 mt th t hàng – Không úng th i gian – Hoá n bán hn 10 phát sinh mt hàng – Vi t tt – Hoá n dch v –Gch chéo ph n tr ng • Mt s ngành c bi t – Bán nhà t – Bán xe ô tô BÁO CÁO TÌNH HÌNH S D NG HOÁ N • Lp báo cáo tình hình s dng hoá n –Mt bài tp vi các thông tin: •S lư ng hoá n, s hoá n ã thông báo phát hành •S hoá ã s dng n cu i quý 2/2015 •S hoá n ã phát hành trong quý 3/2015 –S dng: – Hu b: –S dng ph n mm HTTK lp BCTHSD hoá n. – Truy xu t s li u, gi qua mng. 5
6. LƯU TR HOÁ N GTGT • Hoá n ã phát hành – Liên 1, 2, 3 • Hoá n ch ưa phát hành B PH T KHI –Sp th t, lưu cn th n MT HOÁ • Hoá n hu N ??? – 3 liên, xp góc, bm li CH NG T HÀNG TN KHO 1 Tính pháp lý 2 Bi u mu – Ý ngh a ch tiêu 3 Lp ch ng t nh p xu t 4 Lưu tr ch ng t 6
7. TÍNH PHÁP LÝ • Ch ng t hư ng dn • Hình th c: – In t máy vi tính (ph n mm k toán, word, excel) – Vi t trên mu bi u in sn – Thêm các thông tin cn thi t
   Thi t k li mu •Mi nghi p v nh p xu t kho ph i có ch ng t nh p xu t. BI U MU • SV nêu ý ngh a ca tng ch tiêu trên: – Phi u nh p kho – Phi u xu t kho 7
8. LP CH NG T HÀNG TN KHO LP CH NG T LI M C PH I Phi u nh p kho Cn c lp ch ng t? Phi u xu t kho Kho nh p/Kho xu t? B ph n nh n hàng? Ch ký? LƯU TR CH NG T HÀNG TN KHO • óng ch ng t thành quy n • ánh s quy n ch ng t •Xp các ch ng t ính kèm 8
9. CH NG T TI N T 1 Tính pháp lý 2 Bi u mu – Ý ngh a ch tiêu 3 Lp ch ng t thu chi 4 Lưu tr ch ng t Tính pháp lý • Phi u thu, phi u chi: Ch ng t bt bu c •U nhi m chi: Theo mu tng ngân hàng • Internet Banking: Thu c ch ng in th , xem sao kê online. • Hình th c: – Theo bi u mu qui nh – In ra t máy vi tính – Vi t tay trên bi u mu có sn •Bt bu c có ch ng t thu, chi, UNC, Sec 9
10. Bi u mu • SV nêu ý ngh a ca tng ch tiêu trên: – Phi u thu ti n – Phi u chi ti n – UNC LP CH NG T Phi u thu ti n Thu ti n mt Phi u chi ti n Chi ti n mt Chi TGNH U nhi m chi Ki m kê qu Biên bn ki m kê qu LI M C PH I Cn c lp ch ng t? Vư t quy n? Thanh toán 2 ln? Ch ký? 10
11. LƯU CH NG T TI N T • óng thành quy n • ánh s quy n •Xp các ch ng t ính kèm •Lưu Bng t giá ca ngân hàng ính kèm (ti ngày có phát sinh giao dch ngo i t) CÁC CH NG T KHÁC GI Y NGH T M NG PHI U THANH TOÁN T M NG H S TÀI S N C NH BNG TRÍCH KH U HAO TÀI SN C NH BNG PHÂN B CHI PHÍ TR H S LƯ NG VÀ B O HI M TR Ư C 11
12. TM NG VÀ THANH TOÁN T M NG • Ch ng t hư ng dn •Lp gi y ngh tm ng •Lp phi u thanh toán tm ng •X lý các tr ư ng hp: – Ch m thanh toán tm ng –Tm ng, thanh toán ch ng chéo –S ti n thanh toán >Hoá n ính kèm •Lưu tr ch ng t H S TÀI S N C NH •H s TSC • Phân lo i TSC •Lp bng kh u hao TSC •Lưu tr h s TSC 12
13. H S TÀI S N C NH • Bao gm: –Hp ng kinh t và các ph lc hp ng (nu có) – Hoá n GTGT/Bán hàng – Ch ng t thanh toán (Phi u chi, UNC, kh ư c vay) – Biên bn bàn giao (nu có) • Tr ư ng hp c bi t – t: Gi y ch ng nh n quy n s dng t – Nhà: Gi y ch ng nh n s hu công trình – Xe: Gi y t xe và bo hi m xe PHÂN LO I TSC • Phân theo nhóm TSC , vì: –D lưu tr và chuyên nghi p –D tng hp s li u lên Bn thuy t minh BCTC –D lp bng kh u hao TSC – Ph c v cho ki m tra, thanh tra thu 13
14. BNG KH U HAO TSC • SVxemfilemu Excel •Ly 6 ví d TSC tách nhóm: – Nhà ca – Máy móc thi t b – Ph ư ng ti n vn ti – Thi t b dng c qu n lý – t ai – Ph n mm máy vi tính •Bng kh u hao có th theo dõi lch s ca TSC LƯU TR H S TSC • Thông th ư ng DN óng trên bìa còng. • Ch ng t lưu trong h s có th ch ng t photo nh ưng ph i trình bn chính (nu có yêu cu) •Lưu theo nhóm, không tách nm (vì TSC có th i gian s dng dài). •B sung vào h s: Thông tư 45 i chi u khi ki m tra, thanh tra thu . 14
15. BNG PHÂN B CP TR TR Ư C • H s chi phí tr tr ư c – Hoá n – Ch ng t thanh toán –Bng phân b chi phí tr tr ư c • Bng phân b chi phí tr tr ư c – Phân nhóm theo mc ích s dng ca chi phí – Theo dõi lch s phân b H S LƯ NG VÀ B O HI M • H s lư ng: –H s cá nhân ca ng ư i lao ng –Hp ng lao ng – Tho thu n thu nh p – Qui ch tài chính ca công ty • H s bo hi m – Danh sách lao ng tham gia bo hi m –H s ng ký bo hi m – Ch ng t np bo hi m 15
16. TI P THEO 1 Chuẩn bị chứng từ 2 Nguyên tắc lập và ký chứng từ 3 NGUYÊN T C L P CH NG T •Mi nghi p phát sinh u ph i lp ch ng t, lp úng th i gian phát sinh và ni dung phát sinh. •Lp 1 ln khi nghi p v phát sinh •Lp liên, t gi y than vi t (in) 1 ln • Ch vi t rõ ràng, không ư c ty xoá, không ư c vi t tt. 16
17. NGUYÊN T C KÝ CH NG T • Có ch ký theo ch c danh qui nh trên ch ng t • Ký bng bút bi, bút mc • Ch ng t chi ph i ký tng liên • ng ký ch ký trong n v: Th kho, th qu , k toán viên, k toán tr ư ng, Giám c và ng ư i ư c u quy n. HT BÀI 1 BÀI 2: CH NG T K TOÁN QUA CÁC PH N HÀNH 17