Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Quản trị thông tin & thời gian

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Quản trị thông tin & thời gian

1. CHÖÔNG 2 QUAÛN TRÒ THOÂNG TIN & THÔØI GIAN Monday, September 13, 2010 1 NỘI DUNG CHÍNH ¨ Tổng quát hệ thống thông tin. ¨ Xử lý công văn đến. ¨ Xử lý công văn đi. ¨ Quản trị thời gian Monday, September 13, 2010 2 1
2. 1. Tổng quát hệ thống thông tin 1.1. Khái niệm thông tin n Thông tin làsựtruyền tín hiệu, tin tức về những sự kiện, hoaït ñoäng ñaõ, ñang vaøseõ xaûy ra cho nhieàu ngöôøi cuøng bieát. n Thông tin là đại lượng vô hình, không nhìn thấy, sờ mó được. n Con người chỉ nắm được “vật mang tin”làcác tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử .v.v. n Dưới góc độ quản trị, thông tin là: ¨ Sản phẩm ¨ Tài sản vô hình Monday, September 13, 2010 3 1.2. Vai troøcuûa thoâng tin n Phöông tieän quaûn lyù: thoáng nhaát hoaït ñoäïng cuûa cô quan, toåchöùc nhaèm ñaït muïc tieâu chung. n Cô sôûñeåban haønh caùc quyeát ñònh quaûn lyù n Coâng cuïquan troïng cuûa nhaøquaûn trò trong: ¨ Xaây döïng chương trình, keáhoaïch ¨ Toåchöùc quaûn lyùcaùc nguoàn löïc ¨ Chæñaïo, ñieàu haønh, höôùng daãn, kieåm tra. Monday, September 13, 2010 4 2
3. 1.3. Phaân loại thoâng tin n Theo caáp quaûn lyù: thoâng tin töøtreân xuoáng, töø döôùi leân, thoâng tin cheùo. n Theo lónh vöïc hoaït ñoäng: thoâng tin chính trò, kinh teá, vaên hoùa -xaõ hoäi, khoa hoïc –kyõ thuaät, an ninh –quoác phoøng. n Theo tính chaát phaùp lyù: thoâng tin chính thöùc, khoâng chính thöùc. n Theo hình thöùc truyeàn tin: vaên baûn, lôøi noùi. n Theo thôøi gian: quaùkhöù, hieän taïi, töông lai Monday, September 13, 2010 5 Cơ quan, tổ chức bênngoài Thông tin đầuvào Thông tin (vănthư đến) đầura (vănthưđi) Cơ quan, tổ chức (thôngtin nộibộ) Monday, September 13, 2010 6 3
4. 2. Xử lý công văn đến 2.1. Các bước xử lý n Phân loại văn thư. n Mở thư. n Đóng dấu công văn đến vàghi ngày nhận n Vào sổ công văn đến. n Trình cấp trên duyệt. n Soạn phiếu chuyển. n Phân phối văn thư. Monday, September 13, 2010 7 2.2. Phân loại văn thư n Thư khẩn: điện tín, thư phát nhanh, thư bảo đảm. n Thư cánhân hoặc thư cóin dấu “mật”. n Thư hạng một: các loại thư, bưu ảnh, bưu kiện, hoá đơn, thư trong nội bộ. n Thư hạng hai: báo vàtạp chí. n Thư loại ba: các Catalogue vàcác ấn phẩm khác. Monday, September 13, 2010 8 4
5. 2.3. Mở thư n Thư ký, nhân viên văn phòng không được quyền mở các loại thư cánhân và thư có ký hiệu “mật”. 2.4. Đóng dấu ngày, giờ n Xác định ngày nhận. n Xác định thời hạn trả lời văn thư. n Các đề nghị giao kết hợp đồng, tài liệu dự thầu cóthể cóngày hết hạn. Monday, September 13, 2010 9 Mẫu dấu công văn đến TEÂN CÔ QUAN, TOÅCHÖÙC COÂNG VAÊN ÑEÁN Soá: Ngaøy . thaùng . naêm . Kính chuyeån: Monday, September 13, 2010 10 5
6. Mẫu sổ coâng văn đến Trích Nơigửi Số Ngày Ngày yếu Người Ký STT Công tháng đến công nội nhận tên văn năm văn dung Monday, September 13, 2010 11 3. Xử lý công văn đi n Kiểm tra: ¨ Văn thư đã đề ngày tháng chưa. ¨ Địa chỉ cóchính xác không. ¨ Địa chỉ bên trong cóphùhợp với địa chỉ bên ngoài. ¨ Văn thư đã ký tên, đóng dấu chưa. n Vào sổ công văn đi. n Chuyển phát. Monday, September 13, 2010 12 6
7. Mẫu sổ công văn đi Trích Số và Đơnvị Ngày yếu Nơi ký hoặc Ghi tháng nội nhận hiệu người chú CV dung CV CV nhận CV Monday, September 13, 2010 13 4. Quản trị thời gian 4.1. Khái niệm: n Quản trị thời gian làviệc hoạch định, tổ chức vàkiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian một cách cóhiệu quả. 4.2. Đặc điểm của thời gian: n Tồn tại khách quan n Mang tính một chiều, không lặp lại n Cógiới hạn Monday, September 13, 2010 14 7
8. n Liên tục không thay đổi n Giátrị phụ thuộc vào chủ thể sử dụng n Thuộc về mọi người n Tài nguyên quý hiếm không thể tích lũy, dùmuốn hay không thìchúng ta đều phải tiêu dùng nóvới tốc độ 60 giây trong 1 phút. Monday, September 13, 2010 15 4.3. Nguyên nhân mất thời gian n Không lập hoặc lập kế hoạch không tốt. n Không phân quyền, phân công hiệu quả. n Tốn thời gian vào việc không tên, lặt vặt. n Đọc tài liệu quáchậm, không biết phương pháp đọc nhanh. n Không tập trung trong công việc. Monday, September 13, 2010 16 8
9. 4.4. Các biện pháp tiết kiệm thời gian n Lập kế hoạch, lịch làm việc. n "Giờ nào việc nấy" -Làm đúng theo kế hoạch làm việc. n Tập trung vào công việc đang làm. n Liệt kê các công việc theo thứ tự ưu tiên. n Phải biết nói “Không”khi cần thiết. n Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người. n Làm việc theo nhóm, siêng năng. Monday, September 13, 2010 17 4.5. Những nguyên tắc quản trị thời gian n Suy nghĩ chậm, chắc chắn, tích cực. n Nói ít đi, làm nhiều hơn. n Nói, nghĩ, làm phải đi liền với nhau. n Bám sát công việc theo lịch trình. n Đầu tư thời gian một cách khoa học. n Luôn hướng tới các mục tiêu của cuộc sống. n Tôn trọng thời gian./. Monday, September 13, 2010 18 9
10. CAÂU HOÛI OÂN TAÄP 1. Neâukhaùinieämthoâng tin? 2. Neâu caùc böôùc xöûlyùcoâng vaên ñeán? 3. Caùc bieän phaùp giuùp söûduïng hieäu quaûthôøi gian? Monday, September 13, 2010 19 10