Bài giảng Hệ thống thông tin - Chương 4.1: Phân tích tổ chức

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin - Chương 4.1: Phân tích tổ chức

1. PHÂN TÍCH TỔ CHỨC
2. MỤC TIÊU  Xác định các công việc tại các vị trí làm việc.  Tập hợp các hồ sơ, dữ liệu cho từng nghiệp vụ.  Rút ra các quy tắc nghiệp vụ ràng buộc về xử lý và dữ liệu trong hệ thống tổ chức hiện hữu.  Tổng hợp và mô tả tổng hợp hoạt động của xí nghiệp. 2
3. MỤC TIÊU Who? Where? Sơ đồ biểu diễn Người hay máy Vị trí làm việc tổ chức When? What? Điều kiện khởi Sơ đồ biểu diễn Sử dụng hồ sơ gì động dòng công việc Whoi? Which? What? Ràng buộc nào Tạo ra kết quả gì? Ai sử dụng kết quả 3
4. Phương thức tiến hành  Dựa trên thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát. Trong giai đoạn này phân tích viên tiến hành tập hợp và viết sưu liệu:  Sơ đồ hiện trạng  Tài liệu mô tả hồ sơ  Tài liệu mô tả công việc  Tài liệu mô tả quy tắc nghiệp vụ  Tài liệu mô tả dữ liệu 4
5. Sơ đồ hiện trạng  Ví dụ 1: Khi bệnh nhân đến bệnh viện có yêu cầu được khám bệnh, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ tiếp nhận bệnh nhân. Việc tiếp nhận bệnh nhân được thực hiện bằng việc ghi thông tin vào phiếu tiếp nhận bệnh đồng thời cập nhật sổ tiếp nhận bệnh nhân. Dựa trên phiếu tiếp nhận bệnh nhân, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ lập hồ sơ bệnh nhân, đồng thời cập nhật hồ sơ bệnh nhân và cho ra sổ khám bệnh cũng như phiếu thu tiền. Bác sĩ khám bệnh sẽ ghi các thông tin liên quan đến bệnh án của bệnh nhân vào sổ khám bệnh và ghi toa thuốc. Từ những thông tin này, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ cập nhật hồ sơ bệnh án, đưa toa thuốc cùng sổ khám bệnh lại cho bệnh nhân 5
6. Quản lý hồ sơ bệnh nhân Vị trí liên quan Nhân viên quản lý hồ sơ Vị trí ngoài Yêu c ầu khám Tiếp nhận Bệnh nhân Bệnh nhân Sổ tiếp nhận Phiếu tiếp nhận bệnh Bệnh nhân Lập hồ sơ bệnh nhân Sổ khám bệnh Hồ sơ bệnh Phiếu thu Bệnh nhân nhân Bác sĩ tiến Lưu hồ sơ bệnh án Toa thuốc Hồ sơ bệnh nhân 6
7.  Ví dụ 2: Dựa vào danh sách mặt hàng và phiếu vật tư, nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếu đặt hàng để chuyển cho nhà thầu, đồng thời cập nhật sổ đặt hàng. Khi giao hàng, nhà thầu sẽ gởi kèm phiếu cung ứng. Nhân viên quản lý kho sẽ nhập và kiểm hàng, lập phiếu nhập hàng và chuyển cho nhà thầu. Khi có hóa đơn do nhà thầu gởi đến, nhân viên quản lý kho tiến hành cập nhật chứng từ gồm sổ hóa đơn và phiều vật tư. 7
8. Vị trí liên quan Nhân viên quản lý kho Vị trí ngoài Lập và chuyển đơn Danh sách hàng (T1) MH(D2) Phiếu đặt Nhà thầu Phiếu vật hàng(D3) tư (D1) Phiếu cung ứng(D5) Sổ đặt Nhà thầu hàng (D3) Nhập và kiểm hàng (T2) Sổ hóa Phiếu nhận đơn (D6) hàng (4) Nhà thầu Phiếu vật tư (D1) Cập nhật chứng từ (T3) 8
9. Mô tả hồ sơ STT HSơ Vai trò Công việc 1 D1 Phiếu vật tư: dùng để ghi lại các loại vật T1,T3 tư trong kho, cho ta biết trình trạng cùng giá trị kho hàng. 2 D2 Danh sách các mặt hàng: cho biết các T1 mặt hàng cần đặt trong ngày tới. 3 D3 Phiếu đặt hàng: dùng để đặt phiếu hàng T1 nhà thầu. 4 D4 Phiếu nhận hàng: dùng ghi lại thông tin T2 các mặt hàng nhận từ nhà thầu. 5 D5 Phiếu cung ứng: chứng từ của nhà cung T2 cấp ghi chi tiết về mặt hàng giao. 6 D6 Sổ hóa đơn: tập hợp các phiếu giao hàng T3 hay hóa đơn đã ký xác nhận. 9
10. Mức quan niệm dữ liệu  Mục tiêu  Tổng hợp các xử lý  Tổng hợp các dữ liệu  Thanh lọc dữ liệu  Lập từ điển dữ liệu 10
11. Mục tiêu  Làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của các thông tin khi tiến hành tìm hiểu hiện trạng.  Thể hiện hoạt động của hệ thống tổ chức bằng bảng các dòng luân chuyển thông tin.  Tổng hợp các dữ liệu thành từ điển dữ liệu. 11
12. Tổng hợp các xử lý STT DÒNG THÔNG TIN NGUỒN ĐÍCH 1 Yêu cầu khám Bệnh nhân Nhân viên 2 Phiếu tiếp nhận bệnh Nhân viên Bệnh nhân 3 Phiếu tiếp nhận có điền thông tin Bệnh nhân Nhân viên 4 Phiếu thu Nhân viên Bệnh nhân 5 Phiếu thu Bệnh nhân Nhân viên 6 Sổ khám Nhân viên Bác sĩ 7 Toa thuốc Bác sĩ Nhân viên 8 Sổ khám Bác sĩ Nhân viên 9 Toa thuốc Nhân viên Bệnh nhân 10 Sổ khám Nhân viên Bệnh nhân 12
13. Tổng hợp các dữ liệu  Thanh lọc dữ liệu  Dữ liệu đồng nghĩa Đơn giá  giá đơn vị  Dữ liệu đa nghĩa • Trị giá tại bộ phận cung ứng chỉ giá vốn nguyên vật liệu. • Trị giá tại bộ phận bán hàng chỉ giá vốn sản phẩm.  Lập từ điển dữ liệu STT Tên Định nghĩa Kiển dữ Loại dữ Quy tắc Định Ví dụ liệu liệu lượng 1 TenNCC Tên nhà cung cấp Kiểu chữ, Sơ cấp Chữ in 1000 COFiCo dài 20 hoa 13