Bài giảng Hệ thống thông tin - Chương 3: Khảo sát hệ thống

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin - Chương 3: Khảo sát hệ thống

1. Khảo sát hệ thống
2. Nội dung chi tiết  Mục đích khảo sát yêu cầu  Nội dung khảo sát  Đối tượng khảo sát  Các phương pháp xác định yêu cầu  Đánh giá hiện trạng  Chọn lựa phương án thiết kế Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 2
3. Mục tiêu khảo sát yêu cầu  Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường của hệ thống.  Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động.  Nêu ra được các điểm hạn chế cần phải thay đổi.  Đưa ra những vấn đề cần được nghiên cứu thay đổi. Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 3
4. Nội dung khảo sát  Mục tiêu của đơn vị được khảo sát  Chiến lược, công việc thực hiện  Dữ liệu  Định nghĩa, nội dung, kích thước  Ví dụ − Hồ sơ, sổ sách, tập tin − Biểu mẫu, báo cáo, qui tắc, công thức − Những qui định ràng buộc trên dữ liệu − Các sự kiện tác động lên dữ liệu Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 4
5. Nội dung khảo sát (tt)  Xử lý  Tìm hiểu các dữ liệu được tạo ra, di chuyển, biến đổi và được lưu trữ khi nào, như thế nào, bởi ai  Phương pháp, tần xuất, khối lượng.  Độ phức tạp, độ chính xác.  Thứ tự và các phụ thuộc của các hoạt động truy xuất dữ liệu. Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 5
6. Nội dung khảo sát (tt)  Các chính sách, hướng dẫn, mô tả hoạt động quản lý, thị trường và môi trường hệ thống.  Các phương tiện, tài nguyên (phần cứng, phần mềm, trang thiết bị, )  Trình độ chuyên môn sử dụng vi tính của các đối tượng xử lý thông tin  Các đánh giá, phàn nàn về hệ thống hiện tại, các đề xuất giải quyết Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 6
7. Đối tượng khảo sát Cán bộ lãnh đạo, quản lý Người sử dụng, nhân viên Người dùng nghiệp vụ Nhân viên kỹ thuật Biểu mẫu Sổ sách Tập tin Đối tượng Tài liệu Thủ tục, qui trình Thông báo Chương trình máy tính Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 7
8. Nội dung chi tiết  Mục đích khảo sát yêu cầu  Nội dung khảo sát  Đối tượng khảo sát  Các phương pháp xác định yêu cầu  Đánh giá hiện trạng  Chọn lựa phương án thiết kế Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 8
9. Phương pháp xác định yêu cầu  Phỏng vấn  Dùng bảng câu hỏi  Quan sát trực tiếp  Phân tích tài liệu  Kết hợp thiết kế ứng dụng  Sử dụng prototype Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 9
10. Phỏng vấn Phân tích viên Đơn vị Lên kế hoạch Xác nhận kế hoạch phỏng vấn phỏng vấn Chuẩn bị chủ đề, Sắp xếp nhân sự câu hỏi phỏng vấn tham gia phỏng vấn Gởi chủ đề phỏng vấn Đặt câu hỏi Trả lời Ghi nhận Kiểm tra và đánh Bổ sung hoặc giá kết quả xác nhận kết quả Tìm kiếm các quan điểm khác Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 10
11. Phỏng vấn (tt)  Mẫu kế hoạch phỏng vấn Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: Người lập: Ngày lập: / / STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 11
12. Phỏng vấn (tt) Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn Hệ thống: Người phỏng vấn: . Phân tích viên: Vị trí/phương tiện Văn phòng, phòng họp, điện thoại, Mục tiêu: Dữ liệu gì? Lãnh vực nào? Chi tiết buổi phỏng vấn Thời gian ước lượng (phút) Giới thiệu Tổng: Tổng quan của hệ thống Chủ đề 1 Các câu hỏi Chủ đề 2 Các câu hỏi Tóm tắt các điểm chính Câu hỏi của người trả lời phỏng vấn Kết thúc Quan sát tổng quan Phát sinh ngoài dự kiến Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 12
13. Phỏng vấn (tt)  Ví dụ Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: Cửa hàng nước giải khát Người lập: Nguyễn Văn A Ngày lập: 01/08/2003 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Hiểu tất cả các yêu cầu về bán 1 Qui trình bán NGK lẻ, bán sỉ và quy trình xử lý đặt 5/8/2003 5/8/2003 hàng 2 Qui trình đặt mua NGK Quản lý nhập xuất tồn kho 7/8/2003 7/8/2003 Quản lý nhập xuất tồn 3 8/8/2003 8/8/2003 kho Nắm rõ về tài nguyên máy móc Hệ thống máy móc phần 4 trang thiết bị, phần mềm, hệ 10/8/2003 10/8/2003 mềm điều hành đang sử dụng Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 13
14. Phỏng vấn (tt)  Ví dụ Người được phỏng vấn: Tr ần Thị X Ngày: 05/08/2003 Câu hỏi Ghi nhận Câu hỏi 1: Tr ả lời: Tất cả đơn hàng của khách hàng phải được thanh Phải thanh toán trước hoặc ngay khi giao toán trước rồi mới giao hàng? Kết quả quan sát: Thái độ không chắc chắn Câu hỏi 2: Tr ả lời: Anh/Chị muốn hệ thống mới sẽ giúp cho anh/chị Dữ liệu chỉ nhập một lần và các báo cáo tự động điều gì? tính toán Kết quả quan sát: Không tin tưởng lắm, hình đã triển khai thất bại một lần Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 14
15. Phỏng vấn (tt)  Loại câu hỏi  Câu hỏi mở −Là câu hỏi có phạm vi trả lời tự do, kết quả không tuân theo một vài tình huống cố định  Câu hỏi đóng −Là câu hỏi có các trả lời là việc chọn lựa một hay nhiều trong những tình huống xác định trước Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 15
16. Phỏng vấn (tt) Câu hỏi mở Câu hỏi đóng Ưu điểm: • Không ràng buộc kết quả • Thời gian trả lời ngắn trả lời • Nội dung trả lời tập trung, • Có thể phát sinh ý tưởng chi tiết mới Khuyết điểm: • Thời gian dễ kéo dài • Mất nhiều thời gian chuẩn • Nội dung trả lời có thể vượt bị câu hỏi phạm vi câu hỏi • Không mở rộng được kết quả trả lời Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 16
17. Khảo sát dùng bảng câu hỏi  Phân loại câu hỏi thành nhóm  Phân loại đối tượng thành nhóm  Đối tượng tích cực  Ngẫu nhiên  Theo chủ định thỏa tiêu chuẩn nào đó −Có kinh nghiệm 2 năm trở lên −Thường xuyên sử dụng hệ thống  Theo loại −Người dùng, người quản lý, Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 17
18. So sánh phỏng vấn – bảng câu hỏi Đặc điểm Phỏng vấn Bảng câu hỏi Trung bình – thấp (chỉ trả Sự phong phú thông tin Cao (cách trả lời, cử chỉ) lời) Thời gian Có thể kéo dài Thấp, vừa phải Chi phí Có thể cao Vừa phải Cơ hội nắm bắt và phát Tốt (phát hiện và chọn lọc Hạn chế (sau khi thu thập hiện các câu hỏi) dữ liệu) Tính bảo mật Mọi người biết lẫn nhau Không biết người trả lời Người được phỏng vấn Trả lời thụ động, không Vai trò tham gia đóng vai trò quan trọng và chắc chắn quyết định kết có thể quyết định kết quả quả Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 18
19. Phỏng vấn nhóm  Nhiều phân tích viên  Nhiều đối tượng phỏng vấn  Mỗi phân tích viên đặt câu hỏi và ghi nhận lại những ý kiến thuộc lĩnh vực của mình Câu hỏi về Trả lời về nghiệp vụ kỹ thuật Phỏng Câu hỏi về Trả lời về kỹ thuật vấn nghiệp vụ nhóm Câu hỏi Trả lời về tổng quan tổng quan Phân tích viên Người phỏng vấn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 19
20. Phỏng vấn nhóm (tt)  Ưu điểm  Giảm thiểu thời gian phỏng vấn  Cho phép các đối tượng phỏng vấn nghe được ý kiến chủ đạo của cấp trên khi gặp vấn đề bất đồng ý kiến  Khuyết điểm  Khó có thể tổ chức buổi phỏng vấn (thời gian, vị trí thích hợp) Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 20
21. Quan sát trực tiếp  Quan sát trực tiếp tại nơi làm việc, hiện trường  Thu thập chính xác cách thức và quy trình làm việc thực tế của hệ thống  Thông thường khi khảo sát  Phương pháp phỏng vấn + quan sát Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 21
22. Phân tích tài liệu Tài liệu giao dịch: chứng từ, thư từ, thông báo, Tài liệu lưu: sổ sách, tập tin, báo cáo, Tài liệu hoàn chỉnh Tài liệu tổng hợp: báo cáo, thống kê, kế hoạch Tài liệu tổ chức, chính sách: cấu trúc tổ chức, mô tả công việc, qui trình, thủ tục , Tài liệu Tài liệu bổ sung: bảng hỏi, phiếu thu thập, Tài liệu Tài liệu nghiên cứu: báo cáo nghiên cứu, làm tiếp Tài liệu chuẩn bị: cuộc họp, máy tính, Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 22
23. Phân tích tài liệu (tt)  Các thông tin mang lại từ phân tích tài liệu  Các vấn đề tồn tại trong hệ thống −Thiếu thông tin, các bước dư thừa  Các cơ hội để hệ thống đáp ứng nhu cầu mới −Ví dụ: phân tích được doanh thu, thói quen khách hàng,  Phương hướng tổ chức có thể tác động đến các yêu cầu của HTTT  Lý do tồn tại của hệ thống hiện hành  Tìm ra tên và vị trí của những cá nhân có liên quan đến hệ thống −Giúp cho việc giao tiếp liên lạc đúng mục tiêu hơn  Dữ liệu cấu trúc, qui tắc xử lý dữ liệu Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 23
24. Phân tích tài liệu (tt)  Hạn chế  Các tài liệu, thủ tục cũng là nguồn thông tin không đúng, trùng lắp  Thiếu tài liệu  Tài liệu hết hạn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 24
25. Kết hợp thiết kế ứng dụng  JAD (Join Application Design)  Là một hình thức phỏng vấn nhóm −Có chương trình −Phân tích viên điều khiển thứ tự câu hỏi  Gồm các thành phần −Địa điểm −Người tham dự • Người chủ trì, người dùng hệ thống, phân tích viên, nhân viên phát triển, người ghi chép −Chương trình −Công cụ trợ giúp Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 25
26. - Khung cảnh một phòng họp bình thường cho buổi họp JAD - (nguồn: Adapter from Wood and Silver, 1989) 26
27. Kết hợp thiết kế ứng dụng (tt)  Sử dụng bản mẫu (prototype) Các yêu cầu ban đầu Xác định bài toán Xây dựng bản mẫu Bản mẫu Chuyển đổi tới hệ thống vật lý Các yêu cầu mới Nếu bản mẫu không đủ Vấn đề phát sinh Cài đặt và sử dụng Đánh giá và nâng cấp bản mẫu bản mẫu Phiên bản kế tiếp Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 27
28. Kết hợp thiết kế ứng dụng (tt)  Hữu dụng trong các trường hợp  Yêu cầu chưa rõ ràng và thông suốt  Người dùng và thành viên khách tham gia vào việc phát triển hệ thống  Có những vấn đề trao đổi đã tồn tại giữa phân tích viên và người dùng  Công cụ và dữ liệu sẳn sàng −Công cụ phát sinh báo biểu và giao diện Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 28
29. Kết hợp thiết kế ứng dụng (tt)  Hạn chế  Tạo ra một xu hướng làm việc không theo chuẩn tài liệu hình thức về yêu cầu hệ thống  Các bản mẫu có thể trở thành rất đặc thù phong cách của người dùng ban đầu  Bỏ qua các phát sinh về tương tác và chia sẻ dữ liệu với những hệ thống khác Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 29
30. Nội dung chi tiết  Mục đích khảo sát yêu cầu  Nội dung khảo sát  Đối tượng khảo sát  Các phương pháp xác định yêu cầu  Đánh giá hiện trạng  Chọn lựa phương án thiết kế Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 30
31. Đánh giá hiện trạng  Phê phán - Thiếu thông tin cho xử lý - Thiếu nhân lực Thiếu, vắng - Thiếu phương tiện - Bỏ xót công việc đang làm -Cơ cấu bất hợp lý -Phương pháp không chặt chẽ Kém hiệu lực -Lưu chuyển giấy tờ bất hợp lý, cầu kỳ, -Giấy tờ, sổ sách trình bày kém -Quá tải, ùn tắc -Chi phí cao Tốn kém, dư thừa -Lãng phí Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 31
32. Ví dụ - Bán lẻ - Theo đặt hàng - Thanh toán Kho Nhà cung cấp Bộ phận bán hàng Khách hàng - Giao hàng Văn phòng - Đặt mua NGK - Tồn kho - Kế toán - Lập thu, chi, theo dõi - Thống kê, báo cáo tổng hợp Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 32
33. Ví dụ (tt)  Thiếu  Sổ ghi chép tồn kho, tồn kho hiện hành là do kiểm kê sau một vài ngày  Thiếu thông tin xuất bán lẻ  Kém hiệu lực  Các thông tin sẽ ùn tắc tại bộ phận bán hàng  Nếu kho lớn, việc kiểm kê tồn kho sẽ khó khăn và không chính xác  Tốn kém  Chi phí, giấy tờ Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 33
34.  Ví dụ: Đại lý băng đĩa ABC Bán hàng: B -Bán lẻ ộ phận kinh doanh kinh phận ộ -Theo đơn đặt h Kho -Thanh toán hà cung cấp Đặt mua băng đĩa Khách hàng - Giao hàng Văn phòng - Tính tồn kho - Kế toán - Lập thu, chi, Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin theo dõi34 Thố kê
35. Nội dung chi tiết  Mục đích khảo sát yêu cầu  Nội dung khảo sát  Đối tượng khảo sát  Các phương pháp xác định yêu cầu  Đánh giá hiện trạng  Chọn lựa phương án thiết kế Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 35
36. Chọn lựa phương án Tài liệu yêu cầu hệ thống Phát sinh phương án Phương án 1 Phương án 2 Phương án n Chọn lựa Điều kiện ràng buộc Phương án tốt nhất Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 36
37. Phân nhóm yêu cầu Nhu cầu nâng cao, hệ thống vẫn tồn tại nếu không có yêu cầu này Tiềm năng của hệ thống Mong mới, dùng để so sánh các muốn phương án Cần thiết Cơ sở cho tất cả phương án, hệ thống mới nếu không có các yêu cầu này thi không có Căn bản, bắt buộc ý nghĩa Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 37
38. Ví dụ Y1 Quản lý lưu trữ tất cả thông tin về bán hàng, đặt hàng, nhập xuất kho, thu chi và công nợ Y2 Cho phép tìm kiếm tức thời các thông tin về cộng nợ của một khách hàng Y3 Tự động tính toán tồn kho tại thời điểm cuối ngày Y4 Tự động tính toán và in bảng doanh thu theo tháng Y5 Các thông tin chứng từ chỉ nhập một lần và được truy xuất bởi tất cả phòng ban liên quan Y6 Các biểu mẫu hoá đơn, phiếu giao hàng, thống kê có thể in ra giấy Y7 Thông báo và in danh sách các khách hàng nợ quá hạn Y8 Tư động tính tồn kho tại bất kỳ thời điểm trong ngày, theo từng loại NGK bất kỳ Y9 Tự động tính toán và in bảng doanh thu theo ngày Y10 Trợ giúp cho thủ kho tính toán số lượng đặt mua nhà cung cấp tại bất kỳ thời điểm trong ngày Y11 Lập đề xuất mức tồn kho tối thiểu hợp lý cho từng loại NGK Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 38
39. Ràng buộc hệ thống  Ngày ràng buộc hệ thống mới  Các nguồn tài chính và nhân lực hiện có  Các yếu tố của hệ thống hiện hành không thể thay đổi  Các giới hạn pháp lý và hợp đồng  Tầm quan trọng hoặc tính năng động của hệ thống có thể giới hạn cách thức xây dựng hệ thống (ví dụ: bảo mật) Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 39
40. Ví dụ R1 Chi phí phát triển phần mềm không được vượt quá 70 triệu R2 Chi phí phần cứng không được vượt quá 50 triệu R3 Hệ thống phải hoạt động sau 5 tháng kể từ ngày bắt đầu R4 Không thay đổi hệ kế toán đang chạy rất ổn định R5 Hệ thống phải được sử dụng bởi tất cả nhân viên có liên quan đến công việc Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 40
41. Phát sinh phương án  Là việc tổ hợp giữa đáp ứng yêu cầu và thỏa ràng buộc Yêu cầu Thỏa Đáp ràng ứng buộc yêu cầu Phương án Ràng buộc Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 41
42. Chọn lựa phát triển  Gia công  Phần mềm đóng gói  Các nhà sản xuất theo đặt hàng  Các giải pháp tổng thể  Phát triển nội bộ Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 42
43. Ví dụ Tiêu chuẩn Phương án A Phương án B Phương án C Yêu cầu Có (yêu cầu 5 không đáp Có đầy đủ Có đầy đủ Y1 Y6 ứng) Y7 Có Có Có Y8 Không Có Có Y9 Không Có (cuối ngày) Có Y10 Không Không Có Y11 Không Không Có Ràng buộc R1 40 70 100 R2 40 60 70 R3 3 tháng 5,5 tháng 7 tháng R4 Không thay đổi Không thay đổi Thay đổi R5 Một vài thành viên Tất cả Tất cả Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 43
44. Ví dụ (tt) Điều kiện Trọng Phương án A Phương án B Phương án C số Tỉ lệ Điểm Tỉ lệ Điểm Tỉ lệ Điểm Yêu cầu Y1 30 5 150 Y2 20 3 60 50 210 Ràng buộc R1 40 4 160 R2 10 4 40 50 200 Tổng 100 410 Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 44
45. Ví dụ (tt) Điều kiện Trọng Phương án A Phương án B Phương án C số Tỉ lệ Điểm Tỉ lệ Điểm Tỉ lệ Điểm Yêu cầu Y1 Y6 25 5 125 5 125 5 125 Y7 8 4 32 5 40 5 40 Y8 7 1 7 4 28 5 35 Y9 5 1 5 3 15 5 25 Y10 3 1 3 1 3 4 12 Y11 2 1 2 1 2 4 8 50 174 213 245 Ràng buộc R1 20 5 100 5 100 1 20 R2 10 5 50 4 40 2 20 R3 8 5 40 3 24 2 16 R4 7 5 35 5 35 2 14 R5 5 5 25 5 25 4 20 50 250 224 90 Tổng 100 424 437 335 Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin 45